İÇ KONTROL Bilgilendirme Sunumu Turan GÜNEŞ 1

NEREDEN ÇIKTI ? neden toplandık? İÇ KONTROL KAVRAMI NEREDEN ÇIKTI ? neden toplandık? • AB’ye üye olmak için fasıl taraması yapılıyor. 1 • 32.Faslın konusu “Mali Kontrol” • Müzakerelere başladık. 2 • 5018 sayılı kanunu çıkardık ve Maliye Bakanlığına verdik. • Maliye Bakanlığı 5018 ‘e uygun İç Kontrol Standartları Rehberi hazırladı ve kurumlara dağıttı. • Rehber Iğdır ÜNİ. ‘ye geldi ve IĞDIR Ü. İç Kontrol Standartları Eylem Planı 3 hazırlanarak SGDB tarafından tüm Birimlerine uygulanmak üzere dağıtıldı. • Her Birim, Eylem Planına uygun hareket etmek ve istenen 4 raporları istenen günde Rektörlüğe göndermek durumunda. 2

İÇ KONTROLÜN AMACI NEDİR? Faaliyetlerimiz • Faaliyetlerimiz standartlara uygun hale gelir. Açısından • Birim varlıklarımız korunur. • Mali kararlarda güvenli veri Finansal kullanılır. • Hata ve yolsuzluk önlenir. Açıdan • Denetim için sağlıklı veri ve doküman oluşur. Yasalara Uygunluk • Yasalara ve kurallara Açısından uygunluk sağlanır. 3

İÇ KONTROL % 100 hedefe ulaşır mı? • Ne kadar güçlü ve sağlıklı bir sistem kurulsa da, organizasyon; dişlileri arasında insanların bulunduğu bir çarktır. • Kurumun, temel hedeflerini gerçekleştirip gerçekleştirmediği konusunda makul bir güvence elde etmek amacı ile tasarlanan bir sistemdir. 4

ADIMLARI GERÇEKLEŞTİRECEĞİZ ? İÇ KONTROL İÇİN HANGİ ADIMLARI GERÇEKLEŞTİRECEĞİZ ? 1- Kontrol Ortamı 2- Risk Değerlendirme 3- Kontrol Faaliyetleri 4- Bilgi ve İletişim 5- İzleme 5

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL RİSK KONTROL BİLGİ VE İZLEME ORTAMI DEĞERLENDİRME FAALİYETLERİ İLETİŞİM STANDARTLARI STANDARTLARI STANDARTLARI STANDARTLARI STANDARTLARI Etik Değerler ve Planlama ve Kontrol Stratejileri Bilgi ve İç Kontrolün Dürüstlük Programlama ve Yönetimleri İletişim Değerlendirilmesi Prosedürlerin İç Denetim Belirlenmesi ve Raporlama Misyon Risklerin Organizasyon Değerlendirilmesi Belirlenmesi ve Yapısı ve Görevler Değerlendirilmesi Hiyerarşik Kayıt ve Dosyalama Kontroller Sistemi Personelin Görevler Yeterliliği Ayrılığı Hata, Usulsüzlük ve ve Performansı Yolsuzlukların Faaliyetlerin Bildirilmesi Yetki Sürekliliği Devri Bilgi Sistemleri Kontrolleri 6

A. Kontrol Ortamı Standartları Sistemin temeli, kontrol ortamıdır. Sistemin etkenliğini ve kalitesini etkiler. Etik Değerler ve • Mal bildirimi, Kamu Etik Sözleşmesi gibi Dürüstlük prosedürler bu standarda yönelik uygulamalardır. Misyon, organizasyon • Birimlerin ve personelin görevleri yapısı ve görevler • Teşkilat şeması ve fonksiyonel görev dağılımı • Personelin işe alınma ve görevde yükselme Personelin yeterliliği ve prosedürleri performansı • Mesleki yeterlilik ve uzmanlık • İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları Yetki Devri açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. 7

B.Risk Değerlendirmesi Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. 8

B.Risk Değerlendirmesi 1. Riskin öneminin tahmin edilmesi. 2. Riskin gerçekleşme ihtimalinin veya sıklığının değerlendirilmesi. 3. Riskin nasıl yönetilmesi gerektiğinin belirlenmesi ve ne gibi önlemler alınması gerektiğine karar verilmesi. 9

Risk Değerlendirmesi Standartları • Stratejik plan hazırlanması Planlama ve • Performans programı Programlama hazırlanması • Risklerin tanımlanmalıdır. Risklerin • Risklerin gerçekleşme olasılığı ve belirlenmesi ve muhtemel etkileri analiz edilmelidir. değerlendirilmesi • Risklere karşı alınacak önlemler belirlenmelidir. 10

RİSKİ RİSKİ RİSKTEN BELİRLEME DEĞERLENDİRME KAÇINMA 11

C.Kontrol Faaliyetleri Riskleri,sorunları Düzeltici ortaya çıkarır. önlemlerdir. Bu yolla riskler yönetilir. KONTROL KONTROL Kontrol faaliyetlerinin maliyeti, bunlardan sağlanacak yararlarla orantılı olmalıdır. 12

C.Kontrol Faaliyetleri Standartları Kontrol stratejileri ve yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Bilgi sistemleri kontrolleri Faaliyetlerin sürekliliği Hiyerarşik kontroller Görevler ayrılığı 13

D.Bilgi ve İletişim İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi, uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. 14

Bilgi ve İletişim Standartları Raporlama Kayıt ve dosyalama sistemi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 15

E.İzleme Sürekli izlenir. • Değişen • Değişen hedef ortam • Değişen İç Kontrol sürdürülebilirliği faaliyetlerinin Sürekli Güncelliği ve kalitesi izlenir. • Değişen • Değişen kaynak risk 16

İzleme Standartları İç Kontrolün Değerlendirilmesi İç Denetim 17

İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol, güçlü İç Kontrol, yazılı ve pozitif bir iç prosedürlerle kontrol başlar. ortamıyla başlar. 18

İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? Yönetim iç kontrolü iç denetçiler Yönetim iç kontrol tarafından sisteminin yapılması gereken sahibidir. bir iş olarak kabul eder. 19

İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? üniversitemizin İç kontrol sadece tüm fonksiyonlarını mali bir konudur. kapsamakta ve her alanını ilgilendirmektedir. 20

İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol, varmak istediğimiz hedefe doğru İç kontrol gidip gitmediğimizi ve bu amaçla yapılan evrakların faaliyetlerde ne kadar kontrolüdür. “kontrol” sahibi olduğumuz ile ilgili bir kavramdır. 21

İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol, ana İç kontrol faaliyetlerin bürokrasi yaratır daha etkin ve çalışanları gerçekleşmesine oyalar. yardım eder. 22

İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol yeterince İç kontrol makul ancak kuvvetli ise yolsuzluk kesin olmayan güvence olmayacağından ve mali verir. İç kontrol insanlar tabloların doğru tarafından uygulanır. İç olduğundan, kaynakların kontrol insanların neden etkili, ekonomik ve verimli olacağı hata ve hileleri kullanıldığından emin %100 öngören sihirli bir olabiliriz. küre değildir. 23

İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrolden kurumda çalışan tüm personel sorumludur. Her personel İç Kontrolden sadece sonuçta iç kontrol belli bir birim sisteminde kullanılacak sorumludur. bilgileri üretir ya da kontrolleri etkileyen faaliyetlerde bulunur. 24

İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol amaca ulaşmak için İç kontrol bir kullanılan bir amaçtır. araçtır. Kendisi bir amaç değildir. 25

İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol dinamik İç kontrol bir kere bir süreçtir. kurulan ve Sürekli gözden uygulanan bir geçirilmeli ve sistemdir. geliştirilmelidir. 26

İç Kontrol Nerede Başlar? Üniversite Birim Personel Kişilik Personelin kişiliğinde (ruhunda) başlar ve tüm çevresine halka halka yayılır. 27

MALİYE BAKANLIĞI BİZDEN NE İSTİYOR ? Maliye Bakanlığı tarafından 04 Şubat 2009 tarihinde Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi yayınlanmıştır. Eylem Planında yer alan çalışmaların da en geç 30 Haziran 2011 tarihinde tamamlanması öngörülmektedir. 28 28

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-1.1 : İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. • Eylem: İç kontrol sistemi ve işleyişinin yönetici ve personel tarafından sahiplenilmesini ve desteklenmesini temin etmek maksadıyla, öncelikle Üniversitemiz personeline ve yöneticilerine İç Kontrol Sisteminin tanıtılması hedeflenmiştir. İç Kontrol Sisteminin işleyişi hakkında bilgilendirme faaliyetleri kapsamında eğitim, seminer vs. düzenlenecektir. 29 29

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-1.2 : İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. • Eylem: Yöneticilerin, iç kontrol sisteminin ilkelerini benimsemeleri için bilgilendirme toplantıları düzenlenecektir. 30 30

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-1.3 : Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. • Eylem: Üniversitemizde oluşturulan Etik Kurulu "Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik“te yer alan ‘Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi’ni düzenleyerek personele duyurulmasını ve imzalatılmasını sağlayacaktır. 31 31

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-1.4 : Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. • Eylem: Her birim faaliyetlerini gösteren Birim İşlem Yönergesini düzenleyecek ve birim faaliyet raporuyla birlikte web sitelerinde yayınlayacaktır. 32 32

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-1.5 : İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. • Eylem: Yöneticilerin personele, personelin ise hizmet verilenlere adil ve eşit davranmaları için eğitim verilecek ve bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir. Öz değerlendirme ve anket çalışmaları yapılarak personelin görüş ve düşünceleri alınacaktır. 33 33

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-1.6 : İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. • Eylem: Birim faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelere elektronik ortamda ulaşılma imkanları verilecektir. Bilgi sistemleri, ihtiyacı karşılayacak şekilde yenilenecektir. 34

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-2.1: İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. • Eylem: Personelin çalıştığı birimlerin misyonuna sahip çıkmaları sağlanacaktır. Belirlenen misyon birimin panolarına asılacak ve web sayfalarında yayınlanacaktır. 35 35

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-2.2: Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. • Eylem: İdare birimleri ve alt birimlerince görev tanımları ve görev dağılımları yazılı olarak belirlenecek ve birim personeline yazılı olarak duyurulması sağlanacaktır. Bu kapsamda Görev Tanım Formu düzenlenecektir. 36 36

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-2.3: İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. • Eylem: Birim personelinin Görev Dağılım Çizelgesi oluşturulacak ve çizelgelerin personele yazılı olarak bildirilmesi sağlanacaktır. 37 37

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-2.4: İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. • Eylem: Üniversitemiz birimlerinin mevcut teşkilat şemaları, fonksiyonel görev dağılımlarına uygun bir şekilde yeniden oluşturulacaktır. 38 38

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-2.6: İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. • Eylem: Hassas görevlerin yürütülmesine ilişkin ilkeler yazılı bir şekilde belirlenecek ve personele duyurulacaktır. 39 39

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-2.7: Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. • Eylem: Yöneticiler, verilen görevlerin yerine getirilip getirilmediğini izlemek, iş ve işlemlerin performansını takip etmek üzere üçer aylık dönemler itibariyle Görev Değerlendirme Formu düzenleyeceklerdir. 40 40

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-3.2: İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. • Eylem: Yönetici ve personel atamalarında liyakat mekanizması esas alınacaktır. Görev dağılımı, mevcut personelin eğitim düzeyi, bilgi, deneyim gibi nitelikleri göz önünde bulundurularak yapılacaktır. Birimlerin yürüttüğü görevle ilgili mevzuat web sitelerinde yayınlanacaktır. 41 41

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-3.3: Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. • Eylem: Yapılacak görevlendirme ve atamalarda görevi üstlenecek kişinin yeterliliği dikkate alınacaktır. Kurumun genel hedeflerine uygun olarak belirlenen bireysel performansların objektif kriterler ve şeffaflık ilkesi doğrultusunda değerlendirilmesi sağlanacaktır. 42 42

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-3.5: Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. • Eylem: Eğitim faaliyetleri bir zorunluluk olarak görülüp, personelin eğitim ihtiyacı anket, analiz, gözlem gibi yöntemlerle ilgili birimce belirlenecektir. Birimlerce eğitim ihtiyaç analizi yapılarak eğitim ihtiyaç formu düzenlenerek eğitim birimine gönderilecektir. 43 43

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-4.1: İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. • Eylem: Bütün birimlerde iş akış süreçleri standart formda belirlenecek ve bu süreçlerde, evrakı düzenleyecek ve kontrol eden personel ile imzalamaya ve onaylamaya yetkililer belirlenerek bu durum personele bildirilecek, iş akış süreçleri birim web sitelerinde yayınlanacaktır. 44 44

KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-4.2: Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. • Eylem: İdari ve akademik olmak üzere Yetki Devri Yönergesi hazırlanarak yetki devirlerinin sınırları, kriterleri yazılı olarak belirlenecek, devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri işlemleri gerçekleştirilecektir. Yönerge ilgili kişilere yazılı olarak bildirilecek ve Üniversitemiz web sitesinde yayınlanacaktır. 45 45

RİSK DEĞERLENDİRME STANDARDI • RDS-5.5: Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. • Eylem: Birim yetkilileri, görev alanları çerçevesinde çalışan personel ile birlikte çalışmalar yaparak özel hedefler belirleyecek, bunları yazılı olarak personeline duyuracak ve web sitelerinde yayınlayacaktır. 46 46

RİSK DEĞERLENDİRME STANDARDI • RDS-5.6: İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. • Eylem: İdare ve birimler hedeflerini ölçülebilir, ulaşılabilir, spesifik ve süreli olarak belirlenmesine özen göstereceklerdir. Bunun için araştırmalar yaparak bir önceki yıl hedefleri veya ülkemiz ve dünya üniversiteleri ile karşılaştırmalar yapılarak değerlendirmeler yapacaklardır. 47 47

RİSK DEĞERLENDİRME STANDARDI • RDS-6: Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. • Eylem: Üniversitemizde, sistemli bir şekilde analizler yapmak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlamak değerlendirmek ve alınacak önlemleri belirlemek için risk değerlendirme komisyonu oluşturulacaktır. 48 48

KONTROL FAALİYETLERİ STANDARDI • KFS-7.1: Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. • Eylem: Her birim kontrol stratejileri ile kontrol yöntemlerini en az üç kişiden oluşturacakları çalışma grupları ile belirleyecek. Faaliyetlerinin süreç analizleri yapılarak riskli alanlar belirlenecek ve süreçler içerisinde riskleri kontrol altına alacak kontrol noktaları yerleştirilecektir. Çalışma grupları çalışmalarını rapor haline getirecek ve birim yöneticilerine sunacaklardır. 49 49

KONTROL FAALİYETLERİ STANDARDI • KFS-9.1: Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. • Eylem: İş akış şemaları ve mevzuat doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde işlemin yapılması, uygulanması, kontrol edilmesi farklı kişilerce yapılacaktır. Karşılıklı kontrol ve dengeleme etkinliği sağlanacaktır. Birimler; işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ile kontrol görevlerinin farklı personel tarafından yapılmasını esas alarak görev 50 dağılım çizelgeleri hazırlayacaklardır. 50

KONTROL FAALİYETLERİ STANDARDI • KFS-10.1: Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. • Eylem: Yöneticiler, faaliyetlerindeki prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanıp uygulanmadığına yönelik kontrolleri, aylık ve/veya üçer aylık tablo ve/veya raporlar düzenleyerek gerçekleştireceklerdir. 51 51

KONTROL FAALİYETLERİ STANDARDI • KFS-10.2: Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. • Eylem: Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla izleyerek tespit ettiği olumsuzlukları söz konusu personele bildirecek, olumsuzlukların giderilmesi için bilgilendirme toplantıları ve hizmet içi eğitimlerin verilmesini sağlayacaklardır. 52 52

KONTROL FAALİYETLERİ STANDARDI • KFS-12.1: Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. • Eylem: Birimlerinin bilgi sistemlerinin envanteri çıkartılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontrol mekanizmaları yazılı olarak belirlenecek, uygulanacak ve bilgiler çalışanlara anında ulaşacak şekilde düzenlenecektir. 53 53

KONTROL FAALİYETLERİ STANDARDI • KFS-12.2: Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. • Eylem: Birimlerin bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılacaktır. Hata ve usulsüzlüklerin tespit edilmesi, önlenmesi ve düzeltilmesi için sistemden raporlar alınarak değerlendirilecektir. 54 54

BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARDI • BİS-14.4: Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. • Eylem: Tüm birimlerde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenecek ve bu yolla faaliyetlerin denetimi sağlanacaktır. Tüm birimler ve personel, görevleri ve faaliyetleri ile ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında hem yazılı hem de düzenlenecek toplantılarla bilgilendirilecektir. Tüm birimlerde faaliyetleri ile ilgili raporlama akış çizelgeleri 55 oluşturulacaktır. 55

İZLEME STANDARDI • İZS-17.1: İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. • Eylem: İç kontrol izleme ve yönlendirme kurulu tarafından iç kontrol sistemini sürekli izlemek ve değerlendirmeler yapmak üzere Özel Değerlendirme Grubu oluşturulacaktır. Grup her üç ayda bir rapor hazırlayarak Kurula sunacaktır. Kurul iç kontrol sistemini Ocak ve Temmuz aylarında olmak üzere yılda iki defa değerlendirecektir. Değerlendirme sonuçlarını Üst Yönetime yılda bir defa rapor halinde sunacaktır. 56 56

ÖZETLE BİZ ŞİMDİ NE YAPACAĞIZ ? Nerden Başlayacağız ? başlayalım 57

Etik Değerler ve Dürüstlük Destek olmak, Örnek olmak, BİZ ŞİMDİ NE YAPACAĞIZ Etik Değerler ve Dürüstlük Destek olmak, Örnek olmak, Etik kurallara uymak, Dürüstlük, Adil ve eşit davranış, Güvenilir bilgi ve belge, 58

Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Misyon belirlenmeli, BİZ ŞİMDİ NE YAPACAĞIZ Misyon, Organizasyon Yapısı ve  Görevler Misyon belirlenmeli, Teşkilat şemaları oluşturulmalı, Görev tanımları belirlenmeli, Görev dağılımları yapılmalı, İş akış şemaları oluşturulmalı, Raporlama sistemi oluşturulmalı, 59

Personelin Yeterliliği ve Performansı Yeterli bilgi ve deneyim BİZ ŞİMDİ NE YAPACAĞIZ Personelin Yeterliliği ve Performansı Yeterli bilgi ve deneyim Uygun personel Liyakat sistemi Eğitim Değerlendirme İnsan kaynakları yönetimi 60

Sınırları belirlenmeli, Yazılı olmalı, BİZ ŞİMDİ NE YAPACAĞIZ Yetki Devri Sınırları belirlenmeli, Yazılı olmalı, Yeterli bilgi ve deneyim sahibi olmalı, Personele duyurulmalı, Sonuçları kontrol edilmeli, 61

Risk Değerlendirmesi Risk bir kurumun hedeflerine ulaşması üzerinde BİZ ŞİMDİ NE YAPACAĞIZ Risk Değerlendirmesi Risk bir kurumun hedeflerine ulaşması üzerinde etkili olabilecek belirsizliktir. Kurumun hedefleri belirlenmiş ve bu hedefler stratejik plan, bütçe ve prosedürlerle açıklığa kavuşmuş olmalıdır. 62

Risk Göstergeleri BİZ ŞİMDİ NE YAPACAĞIZ Bütçe rakamlarının büyüklüğü veya bu rakamlarda önemli değişiklik olması, Yapısal olarak riskli alanların varlığı, Büyük ölçekli ihaleler Teknoloji ve altyapı yatırımları Yönetim ve bilgi sistemindeki zafiyetler Yeni veya acil faaliyetlerin ortaya çıkması, Yönetim ve sorumluluk alanlarında karışıklık, 63

Risk Göstergeleri BİZ ŞİMDİ NE YAPACAĞIZ Güvenilir, bağımsız ve güncel bilginin olmaması Daha önce denetim yapılmamış olması Hizmetlerle ilgili şikayet ve davaların olması İç kontrol sistemlerinin yetersizliği Doğal afetler Kamuoyu ve Basın Bilgisi 64

KONTROL FAALİYETLERİ İçin ne yapalım ? Görevler birbirinden ayrılmalı Hesapların mutabakatı Performanslar ölçülmeli İşlemler eksiksiz ve zamanında kayıt edilmeli 65

Amaçlar Riskler Amaçlara ulaşmayı engelleyebilecek Gerçekleşmesini istediğimiz sonuçlar Riskler Amaçlara ulaşmayı engelleyebilecek olaylar ya da durumlar Kontroller Riskleri bertaraf ederek ya da minimize ederek amaçlara ulaşmayı sağlayan araçlar ve yöntemler Sonuçlar 66

İş Analizinin Tanımı İş analizi, kurumda gerçekleştirilen birbirinden farklı işlevlere yönelik bilgilerin tek tek toplanması, değerlendirilmesi ve yorumlanması sürecidir. 67

İş Tanımı Her bir işin kapsamına giren eylem ve işlemler, sorumluluk ve ödevler ile çalışma koşullarının özet bir şekilde yazılı ifadesidir. 68

İş Akışı Analizi İş akışında girdinin (örneğin bir evrakın) nerede (örneğin hangi birimde) ne zaman (hangi zaman sırasına göre) ne ile (örneğin hangi insanlarla ve hangi araçlarla) iş görevine uygun gerçekleştirileceğini belirlenmektedir. 69

İş Akışı Analizinin Amacı • İş akışında zaman ve emek israfına yol açacak ve maliyetleri arttıracak unsurların belirlenip ortadan kaldırılmasıdır. 70

İş Akışı Analizinin Amacı • İş akışında zaman ve emek israfına yol açacak ve maliyetleri arttıracak unsurların belirlenip ortadan kaldırılmasıdır. 71

İş Akış Şeması Çıkarma Aşamaları • İşin başlığının yazılması ve başlangıç noktasının belirlenmesi: NE ?, • İşin nasıl yapıldığının belirlenmesi: “NASIL?” • İşin ne zaman yapıldığının belirlenmesi: “NE ZAMAN?”, • İşin kimin tarafından yapıldığının belirlenmesi: “KİM?” • İşin sonlandırılması: “SONUÇ” 72

ÖRNEK UYGULAMALAR 73

GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI 74

GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI 75

PART-TİME (KISMİ ZAMAN STATÜLÜ) ÖĞRENCİ ALIMI İŞ AKIŞ SÜRECİ Dayanak: KZSÖ Yönetmeliği Güz dönemi ZAMAN STATÜLÜ) başlangıcında, SKSD Kayıt/Belge: SKSD Resmi yazısı Bşk ‘dan Enformatik Sorumlu: Enformatik Başkanlığı ÖĞRENCİ ALIMI Bölümü için ayrılan İŞ AKIŞ SÜRECİ kontenjan sayısı alınır. Zaman: Her Güz Döneminin bir hafta öncesi Enformatik web sitesinden alım ilanı ile aranan kriterler, Dayanak: KZSÖ Yönetmeliği başvuru işlemleri ve Kayıt/Belge: Enformatik web sitesi takvim ilan edilir. Sorumlu: Enformatik Başkanlığı-web birimi Zaman: Her Güz Döneminin bir hafta öncesi Kurulan komisyon tarafından yapılan mülakat ve Dayanak: KZSÖ Yönetmeliği uygulamalar ile öğrenci Kayıt/Belge: Komisyon tutanağı alımı yapılır. Sorumlu: Enformatik Başkanlığı-Komisyon Zaman: Her Güz Döneminin bir hafta öncesi Alınan öğrencilere ait başvuru formları ve Dayanak: KZSÖ Yönetmeliği kimlik bilgileri resmi Kayıt/Belge: Başvuru belgeleri yazı ile SKSD Bşk ‘na Sorumlu: Enformatik Başkanlığı bildirilir. Zaman: Her Güz Döneminin bir hafta öncesi Alınan öğrenciler kendi adlarına açtırdıkları banka hesap Dayanak: KZSÖ Yönetmeliği numaralarını SKSD Bşk Kayıt/Belge: Banka belgesi ‘na teslim ederek Sorumlu: Alınan öğrenciler göreve başlarlar. Zaman: Mülakat sonuçlarının ilan edilmesi 76

Enformatik Bölümü Tarafından Birimlere Web Sitesi Yapılması İş Akış Şeması 77

KAMU GÖREVLİLERİ ETİK SÖZLEŞMESİ Kamu hizmetinin her türlü özel çıkarın üzerinde olduğu ve kamu görevlisinin halkın hizmetinde bulunduğu bilinç ve anlayışla; Halkın günlük yaşamını kolaylaştırmak, ihtiyaçlarını en etkin, hızlı ve verimli biçimde karşılamak, hizmet kalitesini yükseltmek ve toplumun memnuniyetini artırmak için çalışmayı, Görevimi insan haklarına saygı, saydamlık, katılımcılık, dürüstlük, hesap verebilirlik, kamu yararını gözetme ve hukukun üstünlüğü ilkeleri doğrultusunda yerine getirmeyi, Dil, din felsefi inanç, siyasi düşünce, ırk, yaş, bedensel engelli ve cinsiyet ayrımı yapmadan, fırsat eşitliğini engelleyici davranış ve uygulamalara meydan vermeden tarafsızlık içerisinde hizmet gereklerine uygun davranmayı, Görevimi, görevle ilişkisi bulunan hiçbir gerçek veya tüzel kişiden hediye almadan, maddi ve manevi fayda veya bu nitelikte herhangi bir çıkar sağlamadan, herhangi bir özel menfaat beklentisi içinde olmadan yerine getirmeyi, Kamu malları ve kaynaklarını kamusal amaçlar ve hizmet gerekleri dışında kullanmamayı ve kullandırmamayı, bu mal ve kaynakları israf etmemeyi, Kişilerin dilekçe, bilgi edinme, şikayet ve dava açma haklarına saygılı davranmayı, hizmetten yararlananlara, çalışma arkadaşlarıma ve diğer muhataplarıma karşı ilgili, nazik, ölçülü ve saygılı hareket etmeyi, Kamu Görevlileri Etik Kurulunca hazırlanan yönetmeliklerle belirlenen etik davranış ilke ve değerlerine bağlı olarak görev yapmayı ve hizmet sunmayı taahhüt ederim. Tarih – İmza- Ad Soyad- Unvan- Birim- Sicil No 78

BÖLÜM SEKRETELİĞİNİN GÖREV TANIMI •Bölüm Sekreterliği İşlemleri Kontrol Formu’nda belirtilen ilgili faaliyetlerin yürütülmesi •Bölüm Kurulu Kararlarının ve üst yazıların Bölüm Başkanı gözetiminde yazılması •Giden evrakların kayıt edilmesi ve suretlerinin dosyalanması •Evrakların ilgili kişi veya birime teslim edilmesi •Sınav ve ders programlarının ilan edilmesi •Final sınav sonuçlarının sınav tarihinden itibaren 1 hafta içinde ders veren Öğretim Elemanlarından toplanması ve Dekanlığa sunulması •Arşivlenecek evrakların hazırlanarak Yazı İşleri Birimine teslimini sağlamak •Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılması 79

80 ENFORMATİK BÖLÜMÜ GÖREV ORGANİZASYONU EĞİTİM İDARİ FAALİYETLER FAALİYETLERİ ENF KODLU Diğer Bölümlerin İdari Firma Part-Time Dersleri Akademik Personel ECDL Sınav Hizmetleri DERSLER Personel Elemanı Öğrenciler UYGULAMA BİLİMSEL FAALİYETLERİ FAALİYETLER Konferans Kitap Diğer Birimlerin KTÜ Web Sempozyum Makale Web Sitesi Sitesi Bildiri PROJELER SEM Döner Sermaye vb Projeler Projeleri 80

EĞİTİM FAALİYETLERİ GÖREV TANIMLARI Enformatik Bölümü; Üniversitemiz öğrencilerine temel bilgi teknolojilerinin öğretilmesi için gerekli örgütlenmeler ile düzenlemeleri yaparak fiilen dersleri koordine etmekte ve gerçekleştirmektedir. Eğitim Faaliyetlerinin içeriği aşağıda tanımlanmıştır. •Derslerin Anlatılması 1.Öğrenci sayısının tespiti 2.Laboratuarların fiziksel özelliklerinin tespiti. 3.Ders programlarının hazırlanması. 4.Sınav programlarının hazırlanması. 5.Ders ve sınav programlarının ilgili birimlere duyurulması. •Sınavların yapılması 1.Sınav soru bankası hazırlanması. 2.Soruların seçilmesi. 3.Soru kitapçıklarının elektronik ortamda hazırlanması. 4.Kitapçıkların matbaada basılması. 5.Sınav salon ve görevlilerinin belirlenerek duyurulması 81

Yeni başlayanlar için ! Biriminizde İç Kontrolü anlatın. Bilgilendirin. Toplantılara üst yönetimi davet edin. Etik kuralları belirleyin, imza karşılığı personelinize verin. Tüm bilgi, belge, rapor vb. web sitenize aktarın. Personele ve öğrencilere anket çalışması yapın. Personeli işlerini takip çizelgesi ile denetleyin. 82

Yeni başlayanlar için ! Misyonunuzu pano, afiş, web yolu ile duyurun. İş tanımlarını ve iş akışlarını hazırlayın. Teşkilat yapınızı web ortamına aktarın. Personelin eğitim ihtiyacını tespit edip üst yönetime bildirin. Başarılı personeli ödüllendirin. Personeli, özlük hakları, yükselme vb konularda bilgilendirin. 83

Yeni başlayanlar için ! İş akış şemalarındaki onay mercilerini tespit ederek var ise yetki devirlerini gösterin. En az 3 kişilik risk belirleme ekibini kurun. Birimin risklerini rapor haline getirin ve ortadan kaldırmak için faaliyet geliştirin. Birimin mevcut taşınır taşınmaz varlıklarının listesini çıkarın. Riskli alanlardaki faaliyetlere yöneticilerin de katılmasını sağlayın. Ayrılan bir personelin yerine bakabilecek ve işlerin aksamadan devamını sağlayacak alternatif personelleri tespit edin. 84

Yeni başlayanlar için ! Birimdeki bilgi ve gelişmeleri yazı ile yada diğer iletişim yolları ile paylaşın. Kimin, kime, ne zaman rapor vereceğini prosedüre bağlayın. Web sitesi ve bilişim ortamından azami yararlanın. Birim yönetimince uygun görülen dokümanları web sitenize aktarın. Birime ulaşan öneri ya da şikayetleri inceleyin ve sonuçlandırın. Hedeflere ne kadar ulaşıldığını tespit edin. 85

Yeni başlayanlar için ! Personelin idareye kolaylıkla öneri ya da şikayetini iletebilmesini sağlayın. Personel görev yerinde değil ise yerine kimin bakacağını yazılı olarak duyurun. Personelin yaptığı iş ile ilgili kanun, tüzük, yönetmelik vb sınıflandırarak web ortamında kullanımına açın. 86

İÇ KONTROL İÇİN WEB SİTEMİZDE NELER OLMALI? 87

Web sitemizde neler olacak ! Stratejik plan, rapor, Birimin performans Bilgi edinme faaliyetleri, göstergeleri, başvurularının bilgi ve mali durum yapılabilmesi belgeleri beklenti raporu, yatırım raporu 88

Web sitemizde neler olacak ! Şikayet ve Teşkilat şeması, Misyon ve Öneri Takip birimin özel görev tanımları Sistemi hedefleri 89

Web sitemizde neler olacak ! Kurumsal Faaliyetlere kimlik ve ait İlanlar, kişisel haklar Anket bilgilendirmeler prosedürler açısından ve eğitim ve sakıncalı faaliyetleri dokümanlar olmayan analizler 90

STRATEJİ GELİŞTRME DAİRE BAŞKANLIĞI TEŞEKKÜRLER STRATEJİ GELİŞTRME DAİRE BAŞKANLIĞI 91