BİLGİ ve BELGE YÖNETİMİ TEKNİKLERİ Uzm.Ahmet YÜKSEL

Belgeler ilk kayıt işlemlerinden beri var olmuştur; ancak belge yönetiminin ayrı bir disiplin olarak ortaya çıkması, 20. yüzyılın ortalarına rastlar. Günümüzde bilgi en önemli olgu haline gelmiştir. Bilgiye doğru zamanda ve güvenilir olarak erişmek her zaman mümkün olamamaktadır. Klasik yöntemle tutulan dosya ve arşiv kayıtları zaman zaman erişim ve kullanılabilirlik sorunları çıkartmaktadır. Bilgisayarların gelişmesiyle beraber,bu sorunun çözülmesi beklenirken, eldeki belgelere bir de bilgisayarların ürettiği kullanıcıdan bağımsız belgeler eklenmiştir. İstenilen bilgi ya da belgeye zamanında erişmek, bu karmaşanın içinde neredeyse imkânsız hale gelmiştir. Hiçbir zaman bulunamayan ya da kaybolan belgeler de bunlara eklenince, belgeye hızlı ve doğru olarak erişim, son derece hızlı bir teknoloji olan bilgisayarlar kullandığı halde, büyük bir problem olarak ortaya çıkmaktadır

Bütün bu sorunları ortadan kaldırmak, bilgi yani belgeye hızlı ve doğru erişimi sağlamak için belge ve bilgi yönetim sistemleri ortaya çıkmıştır. Belge ve Bilgi Yönetim Sistemleri Belge yönetim sistemleri temel olarak belgeler güvenli, hızlı erişilebilir, arandığında rahatlıkla bulunabilecek bir şekilde düzenlemeye yarayan bir araç olarak tanımlanabilir. Belge yönetimi, bürolara dışarıdan gelen veya bürodan dışarıya giden belgelerin bir düzen içinde yönetilmesi anlamına gelmektedir. Günümüzde örgütlerin bilgi işleyen birimlere dönüşmesiyle birlikte, belge ve bilgi yönetiminin önemi artmıştır. Örgütlerde bilgiyi organize etmek için yönetim bilgi sistemi (YBS), belgelere zamanında ulaşmak için belge yönetim sistemi (BYS) geliştirilmiştir.

Belgeler, örgütün faaliyetlerinin doğal ürünleridir Belgeler, örgütün faaliyetlerinin doğal ürünleridir. Örgütsel ve yönetsel faaliyetler, söz konusu belgeler üzerinden yürütülür. Örgütlerde belgelerin üretimi, planlanması, organizasyonu ve kontrolü için geliştirilen sistem, belge yönetimi sistemi olarak adlandırılır. Günümüzde bilimsel gelişmelere paralel olarak hızlı bir şekilde artan belge dolaşımı ve bilgi birikimi nedeniyle belgelerin arşivlenmesi büyük önem kazanmıştır. Bu hızlı çalışma temposu içerisinde doğru bilgi ve belgeye hızlı bir şekilde ulaşmak için belgelerin etkin biçimde dosyalanması ve arşivlenmesi gerekir. Bu nedenle, gelişmekte olan bilgisayar teknolojisi ve yazılımı her alanda olduğu gibi bu alanda da kullanılmaya başlanmış ve sonuç çok başarılı olmuştur. Belgelerin arşivlenmesi ve belge yönetim sistemleri oluşturulması amacıyla kullanılan yazılımlar sadece belge ve bilgi saklamakla kalmamakta, ayrıca bürolarda çalışma verimliliğini de artırmaktadır. Bürolarda hızlı belge dolaşımını ve iletişimi de sağlayan bu yazılımlar sayesinde, uzun süredir arzu edilen kâğıtsız ofis ideali neredeyse gerçekleşmiş durumdadır.

Belge yönetim sistemi, tüm belgeleri elektronik ortama aktaran, bu ortamda saklayan ve bilgiye kolay erişimin en sağlıklı yolu olan sorgulama ve görüntüleme gibi işlevleri üstlenen modüllerden oluşur ve özellikle belge hacmi yüksek olan, bu belgelerin içerdiği her türlü bilgiye kısa sürede, kesintisiz ve en etkin çözümü sağlayacak biçimde erişilmesi gereken kurum ve kuruluşlar için vazgeçilmez bir sistemdir. Elektronik bir belge yönetim sisteminin sağladığı yararlar daha çok, geleneksel dosya ve arşiv yöntemlerinin kısıtlamalarından kaynaklanmaktadır. Bu yararlar şu şekilde özetlenebilir: Belge, daha doğrusu bilgi arama sırasında yaşanan zaman kaybı önlenir ve istenilen belgeye en çok birkaç saniye içinde ulaşılır.

Elektronik ortamdaki bir belgenin kurum içinde ve/veya kurumlar arasındaki dolaşım süresi çok kısalacağından, işlem süreleri azalır ve normalde günlerce sürebilecek işlemler, birkaç dakika içinde sonuçlandırılabilir. Bilgiye erişmek isteyen veya bu işle görevlendirilen kişi, yetkili olması koşulu ile istediği belgeye, masasındaki bilgisayardan erişebilir. Yetkisi çerçevesinde belgeyi sadece inceleyebilir veya belge üzerinde işlem yapabilir. Bunun için masasından kalkması, koridorlardan geçip merdivenlerden inmesi ve arşiv odasının tozlu rafları arasında, aradığı belgenin son şeklinin nerede olacağını bilmeksizin dolaşması gerekmez. Belgeler ağ veya intranet üzerinden kurum içinde ve internet üzerinden de kurum dışında istenilen kişilere kolayca ve anında gönderilebilir, Taranan belgeler üzerinde yapılacak değişiklikler, belgenin aslını etkilemez. Böylece asıl belgenin güvenliği sağlanır.

İş yapma süresi iyileşir ve karar verme süreci hız kazanır. Maliyetlerin düşmesi ve bireysel üretkenliğin artmasının yanı sıra, müşteriye verilen hizmetin niteliği yükselir ve müşteri memnuniyeti sağlanır. Belgeler 100 yıl garantili optik disklerde veya 10 yıl garantili CD’lerde saklanır. Böylece belgelerin kaybolması, yanlış dosyalanması (arşivlenmesi) ve yetkisiz veya kötü niyetli kişilerce değiştirilmesi gibi sorunlar ortadan kalkar. Zaman içinde büroları daraltan arşiv dolaplarının yerini, cebe bile sığacak boyuttaki optik disk veya CD'ler alır. Böylece arşiv odaları daha yararlı amaçlara yönelik olarak kullanılabilir. Yapılan araştırmalar, belge yönetim sistemi kullanımı sayesinde arşiv alanında yüzde doksan oranında tasarruf sağlandığını göstermektedir. Dünyada uzun zamandır kullanılan belge yönetim sistemleri ülkemizde yeni yeni kullanılmaya başlanmış ve bu konunun önemi daha yeni anlaşılmıştır. Son yıllarda birçok işletme kendi bünyesinde elektronik arşiv ve belge yönetim sistemi kullanımına geçmek için çalışmalara başlamıştır.

Belge Yönetim Sistemi Uygulama Alanları Bir belgenin zaman içinde yeniden kullanılmak üzere saklanması gerekmektedir. Bu tür belgeler normal dosyalama ve arşiv düzeninde dosyalansalar bile daha sonra belgeyi bulmak genelde sorun olmaktadır. Oysa belgelerin elektronik ortamda saklanması halinde, istenilen belgeye kısa sürede erişmek mümkündür. Bir ihracat şirketinde yazışmaların yurt içi ve yurt dışı olmak üzere iki ana grupta toplandığı varsayılırsa, bu iki ana gruba ülke bazında gelen ve giden yazılar, teklifler, faturalar vb. gibi alt gruplar açılabilir. Yurt içi ve yurt dışı belgeleri arşiv odasında ayrı dolaplarda saklanabilir. Böyle bir durumda istenen bir belgeye ulaşabilmek için: 1. Arşiv odasına gidilir 2. Belgenin bulunduğu dolap açılır. 3. Konu ile ilgili dosya dolaptan çıkarılır. 4. Dosya açılıp içindeki belge, verilen isim ya da numaraya göre bulunur.

Oysa BYS programı kullanıldığında, gerek belge saklamak (arşivlemek) gerekse arşivlenen bir belgeyi belli bir zaman sonra yeniden kullanmak için kişinin masasından kalkmasına ve arşiv odasına gitmesine hiç gerek kalmaz. Tüm belgeleri, bulunduğu yerden saklayabileceği gibi yine tüm belgelere bulunduğu yerden erişebilir. Program arşiv odası gibi kullanılarak içinde istenilen sayıda dolap yaratılır. Bu dolapların içinde de, yine istenilen sayıda dosya yaratılarak, daha sonra belgelerin tür veya konularına göre arşivlenmeleri sağlanır. Saklanan her belge belli bir sistem içinde arşivlendiği için tüm belgelere, sorgulama yardımıyla kısa sürede erişilir ve belgeler kullanılır hale gelir. Bu sistemde hem bilgisayar ortamında yer alan belgeler (Word, Excel belgeleri resimler vb.) hem de tarayıcı ile taranan belgeler, her türlü ses ve görüntü kayıtları ve Internet’ten alınan bilgiler güvenli bir şekilde saklanabilirler.

Böylece, normal koşullarda bir sürü dolap dolduran belgeler bilgisayar ortamında saklanır ve daha az yer kaplamaları sağlanır, Optik disk veya CD’lere düzenli biçimde yedekleme yapılması halinde, belgelerin kaybolma riskinin yanı sıra, üzerlerinde yetkisiz kişilerce istenmeyen değişikliklerin yapılması riski de ortadan kaldırılır. Yangın, sel gibi doğal afetler yaşanması halinde bile belgeler güven içinde olur. Belge yönetim sisteminde arşivlenen belgelere erişim çok kolaydır. Arşivdeki belgelere bütün kullanıcılar yetkileri doğrultusunda erişebilir, hatta bu erişimi internet üzerinden bile ağlayabilirler. Üstelik bir belgeye birden fazla kullanıcı aynı anda da erişim sağlayabilir. Uzun süreli depolama ve yedekleme amacıyla veriler optik disklere veya CD-DVD ROM’lara aktarılır. Böylece hem uzun yıllar boyunca saklanacak olan belgelerin güvenliği sağlanır hem de kullanıcılar bu depolama birimlerine erişerek belgeleri inceleyebilirler.

Sanal Evrak Yönetim Sistemi Bugün bilgisayarlara bağlı olarak geliştirilen çeşitli programlar sayesinde, arşivleme ve iş akışı sanal biçimde yönetilebilmektedir. Söz konusu programlar yardımıyla, gerektiğinde fax ve e-mail işlemleri, elektronik ortamda, kağıt kullanmadan yapılabilmektedir. Faxination, domino, fax server gibi programlar, bir tek tuşla belge ve dokümanları, istenilen yere ulaştırabilmektedir. Bunun yanında, herhangi bir maliyeti olmadan ve microsoftun outlook'unu kullanarak, kolayca faks gönderip, alınabilmektedir. Bir fatura klasörü yaratıldığı varsayılırsa, normal olarak bu klasöre konacak faturalara isim verirken, fatura şirketiyle ilintili bir isim verilecek, ayrıca fatura tarihi de fatura dosyasının ismine eklenecektir. Ancak daha sonra yüzlerce fatura içinden aranılan bir fatura dosyasına ulaşmak bile sadece bu iki kritere göre oldukça kolay olacaktır.

Sanal Belge Yönetim Aracı Olarak İntranet Günümüzde örgütlerin, mal ve hizmet üreten birimlerden, bilgi işleyen birimlere dönüşmesi, örgütlerin tüm iş yapma yöntem ve tekniklerinde köklü değişiklikler ortaya çıkarmaktadır. Sanal örgütlerde bilgi ve belgenin toplanması, iletilmesi ve alınması, sanal ortamlarda yürütülebilmektedir. Bu faaliyetler, kısaca işletme içi internet olarak tanımlanan intranet aracılığıyla yapılmaktadır. Bilindiği gibi internet, birbirine bağlı milyonlarca bilgisayar ve veri tabanından oluşmuş, ağdır. Aynı sistemin örgüt düzeyinde lokal bir alanda uygulanmasıyla, lokal bir internet ağı oluşturulmaktadır. Bu lokal internet ağına “intranet” denilmektedir. Kurum ve kuruluşların iletişimde bulunduğu yan sanayi, bayii, acente, şube, birim gibi unsurlarıyla, kullanabilecekleri türden bir internet ağı “intranet” olarak tanımlanabilir.

Ayrıca intranet tüm örgütlerin üzerinde durduğu, verimlilik, etkinlik ve ekonomiklik konularında, örgüt içi ve dışında hızlı, güvenilir iletişime büyük katkılar sağlamaktadır. Örgütlerde evrak, bilgi ve belge yönetimi amacıyla kullanılan intranet aşağıdaki yöntemlerle uygulanmaktadır. İletişim Amaçlı İntranet Örgüt içi iletişimin web sayfaları üzerinden yapılması ile bölümler, takımlar veya işletme içinde “bir kişiden çok kişiye” bilgi akışı gerçekleşebilir. Bu yolla, bilginin belli noktalarda yığılması engellenmiş olur. Aynı zamanda, ortak kullanılan bilginin üretim, basım ve gönderim maliyetleri ortadan kalkar.

Uygulama Amaçlı İntranet İşletme içi yardım uygulamaları iç yazışmalar ve benzeri iki yönlü (interaktif) etkileşmelere açık intranettir. Çalışanlarının, rapor üretimi, verileri incelemek veya müşteriler hakkında bilgi edinmek amacıyla, ortak veriye erişim için web teknolojisi kullanmaları, onları, telefon ve yazışma gibi gerilime yol açan geleneksel yöntemlerden kurtarmaktadır. İşbirliği Amaçlı İntranet Çok kişiden, çok kişiye karşılıklı etkileşimi ifade eden intranetin bu türünde, örgütte kullanılan bir ortak bilgi tabanı bulunmaktadır; bu yolla herhangi bir birim tarafından gönderilen bilgi, diğerleri tarafından da kullanılabilir, intranetin bu yöntemle kullanılması, birimler ve elemanlar arası doğrudan bilgi değişimini kolaylaştırır.

Çağdaş Ofislerde Bilgi Yönetim Sistemi Günümüzde kuruluşların, ekonomik faaliyetlerini başarılı bir şekilde sürdürebilmeleri, teknolojiyi yönetmelerine bağlıdır. Bugün büyük olanlar değil, hızlı olanlar daha başarılı olmaktadır. Bilgiler çeşitli biçimlerde tasarımlanan web sayfalarında dolaşmakta ve bunların her geçen gün hacmi genişlemektedir. Bu gelişmeler, “sayfa içerik yönetimi”ni gerekli kılmaktadır. Yapılan araştırmalara göre, web sayfalarındaki içerik sayısı, yılda % 200 artış göstermektedir. Bilgi yönetim sistemleri, bilgisayar ortamına aktarılabilen her türlü bilgiyi, sisteme girdi olarak kabul eder. Günlük hayatımızda kullandığımız her türlü doküman, bilgi ve belge, bilgisayar teknolojileri kullanılarak, sisteme aktarılabilir.

Eğer bilgi matbu ise bu tipteki bilgilerin bilgisayar ortamına aktarılabilmesi için bir tarayıcı (scanner) kullanılması gerekir. Tarayıcılar, bu tür dokümanları özel bir teknoloji ile elektronik forma dönüştüren cihazlardır. Bilgisayar sektöründe bugün kullanılan tarayıcılarla bilgiler kolay bir biçimde taranarak, bilgisayarın belleğine yüklenebilmektedir. Bu amaçla kullanılan çeşitli tarayıcı tipleri bulunmaktadır. Bunlar, l dakikada 1-5 sayfa tarayabilen normal tarayıcılar, dakikada 5-150 sayfa tarama yapabilen hızlı Tarayıcılar ve bu kapasiteleri aşan kitap tarayıcıları (Book Scanner) ve yazı ve görüntüleri tarayabilen çok fonksiyonlu kamera tarayıcılar (Camera Scanner) olarak sıralanabilir. Dokümanları standart olarak 600 dpi da taramak tekrar çıktı alındığında orijinal dokümanın kalitesini kaybetmemesi açısından önemlidir. Bunun için dokümanlar genellikle 600 dpi 'da taranır. Bilgi yönetim sistemine aktarılacak bilgiler eğer elektronik formda ise, sisteme aktarmak daha hızlı bir şekilde yapılabilir.

Genelde tüm bilgi yönetim sistemleri, içeri alma (import) veya entegrasyon özelliklerini kullanarak, bilgileri sisteme aktarabilir. İçeri alma (import); kullanılan programın bir özelliği olup, mevcut dokümanın farklı bir formatta programa aktarılması ve kaydedilmesidir. Entegrasyon sistemleri ise word, excel, ınternet explorer gibi yaygın olarak kullanılan programlara yapılan entegrasyon eklentileri ile bilgiler, BYS’ye otomatik olarak aktarabilmektedir. Bilgiler analog ise; yani bilgi ses, video kayıtları gibi bilgisayar ortamına doğrudan aktarılamayan bilgi türünde ise, bu tür bilgilerin aktarımı için bilgisayarda ara donanımların kullanılması ve bunlarla ilgili programların, ilgili bilgisayara yüklenmiş olması gerekir. Örneğin: analog bir bilgi türü olan ses kaydının BYS’ye aktarılabilmesi için, bilgisayarda ses kartı; bir video kaydının aktarılabilmesi için ise bir video kartının monte edilmiş ve ilgili programların yüklenmiş olması gerekir.

Bilgi Yönetimi Temel olarak örgüt ortamında sürekli artan bilgi kapasitesini güncellemek, işlenen bilgilerin ulaşılabilir ve gerekli olanlarını ve bunlara ulaşmak için gerekli işlemlerin tanımlanması ve analizini kapsayan ve bunların şirket çalışanlarıyla paylaşılmasını sağlayan bir disiplindir. Kısaca bilgi yönetimi üretken bilginin elde edilmesi, paylaşılması geliştirilmesi ve kullanılması ile ilgilidir

Belge Yönetimi Belge yönetimi, belgenin oluşma ve takip eden aşamalardaki işlemlerin kontrol altına alınması, belli bir sistem içerisinde sağlıklı bir şekilde işlemesini sağlamanın yoludur. Dört farklı belge türü vardır: 1.Yazışmalar 2.Forumlar 3.Talimatlar 4.Raporlar

Örgütlerde; Bilgiyi organize etmek,Yönetim Bilgi Sistemi (YBS); Belgelere zamanında ulaşmak ise, Belge Yönetim Sistemi (BYS) sayesinde mümkün olabilir.

BYS Sistemi: Karar vermede destek sağlar, Kırtasiyeciliği önler ve maliyet azaltır, Belge yönetimine sistematik yaklaşım sağlar Örgütsel ve yönetsel faaliyetlerde etkinlik sağlar Örgütsel hafıza oluşturarak bilgi ihtiyacını karşılar Tarihsel araştırmalara kaynak sağlar Arşiv çalışmalarına nitelik kazandırır.

Belge ‘Bir olgunun yada iddianın doğruluğunu gösteren yazı’ ‘İş esnasında bir organizasyon tarafından üretilmiş veya kabul edilmiş ve organizasyonun faaliyetlerini bir delil olarak ya da taşıdığı bilgiden dolayı ortamına bakılmaksızın alıkonulmuş tüm dokümanlar’

Belge; Yürütülen faaliyetler sonucunda oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş materyaldir.

Kısaca Belge yönetimi; belgelerin üretimi, organizasyonu, korunması, kullanımı, erişimi, ve düzenlenmesinde ekonomi ve verimlilik sağlamak için oluşturulan bir programın uygulanmasıdır. Diyebiliriz.

Belge Yönetiminin Amacı Bilgiyi en düşük maliyetle sağlamak Belgelerin denetimi için etkili ilkeler tasarlamak Çalışanların en etkili tekniklerle belge kullanımı Belgelerin üretilmesi , saklanması , erişimi, arşivlere devri ve düzenlenmesi işlemlerine ilişkin en etkili belge kayıt sistemini oluşturmak

Elektronik belge yönetimi Belgelerin hızlı bir şekilde dosyalanması ve arşivlenmesi Belgelere hızlı erişim Farklı dosyalara ait belgeler arasında bağlantı kurma kolaylığı Elektronik ortamdaki belgelerin basılı ortama geçirilmeden dosyalanması Kağıttan ve yerden tasarruf sağlama Zaman Tasarrufu İş verimliliğinin ve etkinliğinin arttırılması Birden fazla kimsenin aynı anda aynı belge üzerinde çalışması Yüksek seviyede güvenlik sağlama

Elektronik belge Elektronik belge ; klavye,kamera, video.müzik seti, elektronik posta, faks, v.b. Araçlar aracılığı ile bilgisayar ortamına aktarılan her çeşit metin,ses,görüntü ve grafik bilgilerinden oluşan belge şeklinde tanımlanabilir.

Dijital belgeler Dijital yöntemle, kağıtlar bir tarayıcı ile taranıp görüntü dijital ortama aktarılır ve bir veri tabanı oluşturularak erişim sağlanır.

EVRAK YÖNETİMİ

Evrak ve Evrak Çeşitleri Evrak, örgütlerin yazılı iletişimleri sonucunda oluşan,belge niteliği taşıyan,bilgi ihtiva eden yazılardır.Bu yönüyle evrak’örgütsel ve yönetsel faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla hazırlanan yazılı ve basılı her türlü kağıdı ifade eder ‘ Örgütlerde evraklar örgüt içi ve örgüt dışı ilişkilerden ortaya çıkar.

Yazışmalar Yazışmalar evrak ve dosya hizmetlerinin ilk aşamasıdır.Yazışmalar gerekli işlemleri gördükten sonra dosya ve arşiv sistemi içinde saklanır.Yazılar içerikleri, gönderilen kişiler, gizlilik dereceleri ve zaman dikkate alınarak sınıflandırılır.

Yazışma Evrakı Türleri Normal Yazılar Kıymetli Evrak Örgüt içi İlişkilerden Doğan Yazışmalar İç Yazışmalar,Bilgi Notları,Sirküler, Raporlar, Formlar Gizlilik Dereceli Yazılar Gizli,Çok Gizli,Kişiye Özel,Hizmete Özel . Örgütler Arası İletişimden Doğan evraklar . Resmi Yazışmalardan Doğan Evraklar Genelge,Yönergeler,Mazbata,Sözleşme, Tezkere,Şartname, Müzekkere,Vekaletname Rutin yazışmalar

Evrakın İşlem Süreci Evrakın Gelişi ve Teslim Alınması Evrakın Kaydı ve Tasnifi -Kişilere gelen mektup… -Nitelikli Evraklar(Gizli,Çok Gizli,Kişiye…. -Çeşitli Yazılı ve Basılı Yayın -İvedik Derecesi olan -Bunların dışında olan her türlü resmi yazışmalar Evrakın İlgili Birimlere Gönderilmesi Evrak Kayıt Sistemi ve Evrak Kayıt Defteri -Gelen Evrak Kayıt Defteri -Giden Evrak Kayıt Defteri -Zimmet Defteri Evrakın Gönderilmesi Evrak İsteme ve Evrakın Dolaşımı -Dosya Transfer Fişi -Hatırlatma Kartı

DOSYALAMA

Aynı konuyu içeren yazılar grubudur. Dosya; Aynı konuyu içeren yazılar grubudur.

Dosya Planı; Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

Dosya Yönergesi; Kurum ve kuruluşların yaptıkları haberleşme, ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla hazırlanan talimattır.

Kurum ve kuruluşlarda oluşan her türlü belgenin kaydedilmesi, Dosyalama; Kurum ve kuruluşlarda oluşan her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemidir.

Arşiv malzemesi; Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, kurum ve kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî, sosyal, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askerî, iktisadî, dinî, ilmî, edebî, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, ifade eder.

Arşiv; Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken) ve bir maksatla saklanan dokümantasyon; söz konusu dokümantasyona bakan kurum; bunları barındıran yerlerdir.

Birim Arşivi; Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre (5 yıl) saklandığı arşiv birimleri (kurum ve kuruluşların taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de) birim arşividir.

Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan Kurum Arşivi; Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli (15 yıl ya da süresiz)saklandığı merkezî arşivlerdir.

Dosyalama Yönetiminin Faydaları -İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun aranılan belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır, -Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınacaktır, -Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir,

Dosyalama Yönetiminin Faydaları -Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, şeffaf yönetim anlayışı sağlanacaktır, -İdarenin bilgi ve belge talebi personeli gereksiz telaş ve paniğe sevketmeyecektir, -Ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayarak, kararların doğru ve isabetli alınmasına etki edecek ve iş ve işlemlerde hata payının minimuma indirgenmesi mümkün olacaktır,

Dosyalama Yönetiminin Faydaları İşlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir, Belge ve dosyanın kaybolması söz konusu olmayacaktır. Dosya yönetimi geçici olarak verilen dosya veya belgenin kaydının tutulmasını ve iadesini sağlayacaktır, Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir,

Dosyalama Yönetiminin Faydaları Güncelliğini kaybeden (saklanmasına lüzum görülmeyen) belgeler rahatlıkla tespit edilecektir, Uzun yıllar muhafazası gereken, arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin tespiti sağlanacaktır. Gerek birim, gerekse kurum (merkez) arşivlerinde dosyalar rahatlıkla düzenlenecektir, Kurumların yürürlükteki arşiv mevzuatı doğrultusunda, iş ve işlemlerin mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesine imkan sağlayacaktır.

Dosyalama Yönetimine Geçilmemesinin Sakıncaları Dosyalama Yönetimini hayata geçiremeyen kurum ve kuruluşlarda; - İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim mümkün olamaz, - Geriye dönük bilgi ve belge kayıpları, alınması gereken kararların doğru ve isabetli bir şekilde alınmasını engeller, - Bilgi ve belge alt yapı eksikliği iş ve işlemlere de aynı oranda etki eder, verimliliği azaltır, - Bilgi ve belgelere gerekli olduğunda ulaşamama, kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olur, Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına sebep olur,

Dosyalama Yönetimine Geçilmemesinin Sakıncaları İster kağıt ortamında isterse digital ortamda olsun, oluşan kayıtların belirli sebepler doğrultusunda muhafaza edilmesine ihtiyaç duyulmaktadır. Kurumlar; 1) Faaliyetlerini ve faaliyetlerinin sonuçlarını; kurumları yasal olarak denetlemekle görevli organlara karşı belgelendirme (delillendirme) zorunluluğundadır.

Dosyalama Yönetimine Geçilmemesinin Sakıncaları 2) Yapılacak her türlü faaliyet veya alınacak her türlü kararlarda önceki faaliyetlere ilişkin kayıtlara başvurmak zorundadır. 3) Kurum kayıtları; Kurum, çalışan ve üçüncü şahısların hak ve menfaatlerinin korunması ve gerektiğinde ispatında birinci derecede önem arz etmekdedir. Bu sebepler doğrultusunda kurumlar oluşan her türlü kaydı korumak ve saklamakla yükümlüdür. Peki bunları sadece korumak ve saklamak yeterli midir?

Dosyalama Yönetimi Kurum ve kuruluşlar, kayıtlarını bir şekilde saklamalarına karşın, gerektiğinde kayıtların delillendirme gücünden; alacağı yeni kararlar için eski kayıtların etkinliğinden ve belgelerin ispat gücünden yeterince yararlanabiliyorlar mı?

Dosyalama Yönetimi Kurum ve kuruluşlar faaliyetleri ile ilgili teşekkül eden kayıtlarını yeniden kullanımına imkan verecek şekilde düzenlemek ve saklamak zorundadırlar. Bu da ancak, kayıtların doğru ve sistem dahilinde dosyalanması ile mümkündür.

DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ; Belgelerin düzenlenmesi ve tanziminde uygulanan dosya tasnif sistemleri belgelerin her safhada ulaşılabilir bir düzen içerisinde tutulmasını amaçlamaktadır.

Dosya tasnif sistemleri Alfabetik Dosyalama Sistemi Kronolojik Dosyalama Sistemi Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi Numara Esasına Göre Dosyalama Sistemi

1- Alfabetik Dosyalama Sistemi Sistemin esası alfabetik sıralamadır. Bu sistemin uygulanabilmesi için açılması gereken dosyaların isimlerle ilgili olması gerekmektedir. Personel özlük bilgileri, öğrenci dosyaları, müşteri dosyaları, kurumunun iş yaptığı firma dosyaları alfabetik dosya tasnif sistemi ile dosyalanabilmektedir. Sistemde, dosya isimleri esas alınarak, dosyalar alfabetik harf sırasına göre dizilmektedir. Bu sistemde kişi isimleri yerine soy isimlerinin esas alınması kullanım açısından daha uygundur. Sistem son derece basit ve güvenilirdir. Aranılan belgeyi direkt ve kolayca bulmak mümkündür. Yanlış dosyalama ve hata yapılma olasılığı minimumdur. Alfabe düzeni ve kullanımının çok yaygın olması sebebiyle kolaylıkla uygulanma imkanı bulunmaktadır.

2- Kronolojik Dosyalama Sistemi Bu dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir. Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler. Kullanım ihtiyacına göre dosyalar, yüzyıllar, yıllar ve aylar şeklinde ana bölümlemeye tabi tutulabilirler. Ana bölümlerin alt bölümleri ise, haftalar ve günlerdir. Belgenin tarihi dikkate alınarak, dosyalama yapılır ve dosyalar tarih sırasına göre arşive yerleştirilir. Banka işlemleri, muhasebe işlemleri gibi mali konularda oluşan belgelerin dosyalanmasında rahatlıkla uygulanabilmektedir. Bu sistem güvenilir ve basit bir sistemdir. Ancak uygulanabilmesi için dosyaların talep edilme esasının tarihe dayalı olması gerekmektedir.

3- Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi Sistem, kurum ve kuruluşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır. Dosyalar; kıtalara, ülkelere, illere, ilçelere, köylere ve mahallelere ayrılmak suretiyle alfabetik dosyalanırlar ve alfabetik olarak arşivde yerleştirilirler. Bu sistemde, kullanım ihtiyacına göre ana bölümler ve alt bölümler oluşturulabilmektedir. Örneğin; öncelikle kıtalara, kıtalar içinde ülkelere göre alt bölünmelere gidilebilir. Veya illere göre açılması gereken dosyalar için iller ana bölünme, illere bağlı ilçeler ise alt bölünmeleri oluşturabilir. Nüfus işlemleri, belediye işlemleri, tapu ve kadastro işlemleri vb. hizmetleri yürüten kurum ve kuruluşlarda verimli olarak kullanılma imkanı bulunmaktadır. Bu sistem de alfabetik ve kronolojik sistem gibi son derece basit, kolay uygulanabilen ve sade bir sistemdir.

4- Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi Tek Konu-Tek Dosya Sistemi şeklinde de adlandırılan bu sistem belgelerin konu bazında ayrılmasını hedeflemesi açısından desimal sisteme benzemektedir. Ancak belirlenen konuların numaralan-dırılmasında ana konular ve alt konular onlu sıralamaya tabi değildir. Bu sistemde konular üçlü bölünmeye tabi tutulur. Bunlar 1) Ana Konular, 2) Alt Konular, 3) Tek Konulardır. Ana konular konunun ilk yada ilk iki harfi ile, alt ve tek konular rakamla gösterilir. Sistem, ihtiyaç ölçüsünde dikey ve yatay bölünmeye açıktır.

Örnek: Konu Esasına Dayalı DOSYA PLANI; ANA KONULAR ME Mevzuat AP Araştırma, Planlama, Koordinasyon, İstatistik PE Personel, Eğitim BT Bütçe ve Tahakkuk İşlemleri İM İdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleri HT Hukuk, Teftiş, Savunma, Enformasyon KÜ Kültür Faaliyetleri KT Kültür ve Tabiat varlıklarının Korunması UL Uluslar arası İlişkiler Kİ Kamu İlişkileri, Haberleşme 1. ALT KONULAR PE Personel, Eğitim PE-1 Kadro İşlemleri, PE-2 İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar PE-3 Personel Özlük İşleri PE-4 İzin İşleri PE-5 Emeklilik İşleri PE-6 Disiplin ve Ödüllendirme İşlemleri PE-7 Hizmetiçi Eğitim İşleri PE-8 Burs İşlemleri PE-9 Diğer İşlemler 2. ALT KONULAR PE-3-1Tezkiye İşlemleri PE-3-2Terfi İşlemleri,

Konu Esasına Dayalı DOSYA PLANI Bu sistem için hazırlanan dosya planı tüm teşkilat için geçerlidir. Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.

5- Numara Esasına Göre Dosyalama Sistemi Rakam esasına dayalı bu sistem, 1- serial (numaralı) 2- desimal (ondalık) olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanmaktadır.

5-a- Serial(Numaralı) Sistem Bu sistemde dosyalar 1'den başlayarak sonsuza kadar müteselsil numara alır. Bu sistemin uygulanabilmesi için oluşan dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler ihtiva etmesi gerekmektedir. Belgelerin, ihtiva ettiği özel sayılar esas alınmak suretiyle dosyalanması ve bu sayılar doğrultusunda arşivlenmesi prensibine dayalı son derece basit ve kolay bir sistemdir. Personel dosyaları, hasta dosyaları, emekli sicil dosyaları, karar dosyaları vb. gibi belgelerin dosyalanması için rahatlıkla kullanılabilmektedir. Sistem, dosyaları tanımlayan bir araştırma vasıtasına (katalog, indeks vb.) ihtiyaç duymaktadır. Bu araştırma vasıtası olmaksızın aranılan bilgi ve belgelere erişim imkansızdır.

5-b- Desimal (Ondalık) Sistem Bu tasnif sisteminin özelliği, kurumda görülen hizmetlerin on ana konu grubuna bölünmesi ve her ana konu grubunun kendi içerisinde onlu olarak alt konulara ayrılması şeklinde düzenlemeyi esas almasıdır. Numaralandırmada, ana konular onlu dilimler halinde; ana konulara bağlı alt konular ise, bulunduğu dilim içerisinde bir rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır. Alt konulara bağlı tali konular için de aynı usul uygulanarak, birer rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır. Numaralandırmada dikey bölünme “onlu” olarak sınırlı, yatay bölünme ise sınırsızdır.

5-b- Desimal (Ondalık) Sistem Desimal dosya tasnif sisteminde “0” rakamı ile biten numaralar daima “Genel” i; “9” ile biten rakamlar ise, daima “Diğer İşler”i ifade etmektedir.

Ondalık (DESİMAL) Sistem ANA KONULAR 00 Mevzuat, İstatistik 10 Araştırma, Planlama, Koordinasyon 20 Personel, Eğitim 30 Bütçe ve Tahakkuk İşlemleri 40 İdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleri 50 Hukuk, Teftiş, Savunma, Enformasyon 60 Kültür Faaliyetleri 70 Kültür ve Tabiat varlıklarının Korunması 80 Uluslar arası İlişkiler 90 Kamu İlişkileri, Haberleşme 1. ALT KONULAR 21Kadro İşlemleri, 22 İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar 23 Personel Özlük İşleri 24 İzin İşleri 25 Emeklilik İşleri 26 Disiplin ve Ödüllendirme İşlemleri 27 Hizmetiçi Eğitim İşleri 28 Burs İşlemleri 29 Diğer İşlemler 2. ALT KONULAR 230 Personel Özlük İşleri 231 Tezkiye İşlemleri 232 Terfi İşlemleri, 233 İntibak İşlemleri 234 Asalet Tasdik İşlemleri

Ondalık (DESİMAL) Sistem Desimal dosya tasnif sisteminin uygulandığı kurum ve kuruluşlarda hazırlanan yazı, plana göre hangi konuyu ihtiva ediyorsa bu konu için belirlenmiş numara yazının sayı bölümüne yansıtılır. Bu şekilde bir uygulama, yazının hangi konuyu ihtiva ettiğini göstermesi yanında işlemi tamamlandıktan sonra hangi dosyaya kaldırılacağını da belirleme özelliğini taşımaktadır. Sisteme uygun olarak hazırlanan dosyaların, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.

Dosyalama Sistemlerinde Standartlaşma Bilinen ve uygulanan bu dosya tasnif sistemlerinden Alfabetik, Serial, Kronolojik ve Coğrafi tasnif sistemlerinden birinin veya bir kaçının “Standart Dosya Planı” uygulaması kapsamında bir alt tasnif sistemi şeklinde uygulanması söz konusu iken Tek Konu-Tek Dosya ve Desimal Dosya Tasnif sistemi çerçevesinde kurum ve kuruluşların bu sistemleri uygulamaya yönelik her hangi bir çalışma içinde bulunmasına gerek bulunmamaktadır.

DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE STANDART DOSYA PLANI 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulan “Standart Dosya Planı” kurum ve kuruluşların ana faaliyetleri dışında herhangi bir plan hazırlamalarını engellemekte, “ortak alanlar” adı altında belirlenen faaliyetlerle hazırlanan planların müştereken kullanımını istemektedir.

STANDART DOSYA PLANI Standart dosya planı, belgelerin KONULARINA göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir.

STANDART DOSYA PLANI Ancak, Standart dosya planında, desimal dosyalama sisteminin öngördüğü kurallara riayet edilmemiş; tamamen kendine özgü bir bölünme ve kodlama tercih edilmiştir.

16 grup altında toplanmıştır. STANDART DOSYA PLANI Standart dosya planının hazırlanmasında, onlu bölünme kuralına uyulmamış, tüm kamuda yardımcı hizmet ve danışma-denetim faaliyetleri şeklinde adlandırılan faaliyetlere ilişkin planlar, 16 grup altında toplanmıştır. Plana, kurum ve kuruluşların ana faaliyetlerinin de eklenmesi durumunda bu sayı daha da artmaktadır.

STANDART DOSYA PLANI Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında da desimal sistemin kurallarına uyulmayarak, konular üç karakter rakam; ana konuya bağlı alt konular iki karakter rakam; alt konulara bağlı tali konular iki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır. Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır.

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanacaktır. Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturulacaktır.

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını kolaylaştıracak ve verimliliği artıracaktır. Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır. Kurum içi ve kurumlararası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI Standart dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan “Standart Dosya Planı” projesinin sonucu olup, planda; 000-099 (GENEL İŞLER) 100-599 (ANA HİZMET VE FAALİYETLER) 600-699 (DANIŞMA-DENETİM) 700-999 (YARDIMCI HİZMETLER) ŞEKLİNDE 4 ANA BAŞLIK YERALMAKTADIR

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI (000-099) Genel Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için 000-099 sayısal aralığı kullanılmıştır. 1- GENEL İŞLER 000-099 010 Mevzuat İşleri 010 01 Kanunlar 010 02 Tüzükler

Örnek:2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100-599 100 Eğitim Öğretim İşleri (Genel) 101 Akademik Birimlerin Kurulması 01 Üniversite 01 Devlet Üniversiteleri 02 Vakıf Üniversiteleri 01 Mütevelli Heyeti 02 Kuruluş ve Eğitim-Öğretime Açılması 03 Devlet Yardımları Örnek:-101.01.01.02.- : Üniversitenin Eğitim ve Öğretime Açılması

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI (600-699) Danışma-Denetim 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER (Araştırma, Planlama, Teftiş, Hukuk), Örnek: 602. Plan ve Program İşleri 01 Kalkınma Planı 01 Hazırlık Çalışmaları -602.01.01-: Kalkınma Planı Hazırlık Çalışmaları

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI (700-999) Yardımcı Hizmetler 4- YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER (Bilgi İşlem, Personel, Hizmetiçi Eğitim, İdari İşler, Mali İşler, Sivil Savunma vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin açılması gereken dosyalar ise, birim adı belirtilmeksizin faaliyetin adı altında 700-999 sayısal aralığında numaralandırılmıştır.

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI Planda ana konular için 000 (3) sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 (2) sayısal karakter kullanılmıştır. Örnek: -604.01.01-: Proje Başvurusu 604 Proje İşleri (ANA KONU) 604 01 Araştırma Projeleri (1. Alt Konu) 622 01 01 Başvurular ve Proje Önerileri (2. Alt Konu)

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı:B.30.2.ABÜ.0.70.00-622.01-347/300 A B C A:Haberleşme Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası.

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI 1-Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. 2- Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani “dosya numarası” uygulaması da sağlanmış olacaktır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında listelenen konulardan (100-599) faydalanılarak; Genel konular, Danışma, denetim veya Yardımcı hizmet ihtiva eden belgelerin dosyalanmasında ise, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.

“Genel” adı ile açılan dosyada bulunan alt ve tali konulardaki belgelerin ayırımını sağlamak amacıyla “yarım kapak dosya” veya “ayraç” kullanımı belgenin düzeni ve erişimi açısından olumlu sonuç verecektir.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının gerektirdiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir. Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar dosya numarasına yansıtılarak kullanılacak ve ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır.

Kısaltmaların Uygulandığı Dosyalama Örnekleri: Örnek-1: Ülkelere göre dosya açılması; 724.01.03.DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği) 724.01.03.IQ: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği) Örnek-2: İllere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde; 622.01.06: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara) 622.01.14: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Bolu) Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla “S” kısaltması kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir. Örnek-1: Kararlar için; 050.01.04. [2009/5]: 2009/5 sayılı Senato Kararı 050.02.04.[54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı Örnek-2: Dava dosyaları için; 641.04.[S2004/13]: 2004/13 sayılı idari dava dosyası 641.03.03.[S2003/115]: 2003/115 sayılı icra dava dosyası

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır.

Yoğunluğu az olan farklı dosyalar bir dosyada toplanabilir Yoğunluğu az olan farklı dosyalar bir dosyada toplanabilir. Her dosya grubu ayraçla ayrılmalıdır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan “Kurum adı veya amblemi”, “Birim adı veya rumuzu”, “Dosya numarası (Konu Kodu)”, “Konu adı” “yılı” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanısıra, dosyaların arşivde raf üzerinde bulunması gereken yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacak, asli düzenlerini oluşturacaklardır. Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulacaktır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Dosya Planında yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi gerekli alan; -Ana hizmet birimlerinin numaralandırıldığı 100-599 sayısal aralığında ise, dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek, bu birimlerce,

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR -Üniversitelerin ana hizmet birimleri faaliyetlerini ihtiva eden dosya planlarında yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi gerektiği durumlarda, üniversiteler için Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığı haberdar edilmek suretiyle uygun görülen düzeltmeler yapılacaktır. Genel işler, danışma-denetim ve yardımcı hizmet faaliyetlerinin numaralandırıldığı 000-099 ile 600-999 sayısal aralığında ise, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir.

Standart dosya planı Tüm kamu kurum ve kuruluşlarında müştereken kullanılabilecek standart dosya planı, benzer hizmet ve faaliyetlerde birliktelik sağlamak amacıyla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından kurum ve kuruluşların bu alanlar için tespit ettikleri konu başlıkları dikkate alınarak, hazırlanmış ve kullanıma sunulmuştur.

Standart Dosya Planı; kısaca; Birimimize gelen veya birimimizden çıkan yazıların konulacağı dosyanın (adresinin) belirlenmesi ve belirlenen adres doğrultusunda çeşitli tekniklerle dosyalarına konulması işlemidir.

Dosyalama İşlemi İki Aşamalıdır; 1- Yazıların öncelikle adresini (konusunu) belirlemek ve konuya en uygun dosya numarasını verip, yazıya yansıtmak, 2- Aynı konudaki belgeleri yoğunluklarını dikkate alarak, dosyalarına koymak.

Dosyalama İşlemleri (Genel) Hazırlanan bir yazı alt konu veya tali konu numarası almış dahi olsa, yazının almış olduğu numara ile dosya açmak yerine, ana dosya numarası altında “Genel” bir dosya açarak, yazıları bu dosyada toplamak; zaman içerisinde bu dosyadaki alt ve tali konulardaki birikim yoğunluğuna göre kendi özel numaraları ile dosya açmak daha verimli olacaktır.

Dosyalama İşlemleri (ortak alanlar) Birimin üstlenmiş olduğu görev ne olursa olsun teşekkül eden belgelerinden bir bölümü “faaliyet raporları” ise, “ortak alanlar”dan “Genel İşler” başlığı altında “040” dosya numarası ile; “malzeme talepleri” ise, “Satınalma ve Satış İşleri” başlığı altında “934.01” dosya numarası ile; “kurum içi personel görevlendirme” ise, “Personel İşleri” (900) başlığı altında “903.07.01” dosya numarası ile dosyalanacaktır.

Özet Bir Plan Standart dosya planının hacimli olması zaman kaybına sebebiyet vereceğinden, yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi, Yani; kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir.

Gelen Yazıların Dosya Numarası Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir.

DİNLEDİĞİNİZ İÇİN HEPİNİZE TEŞEKKÜR EDERİM