Halkla İlişkiler ve Medya İlişkileri 7. Hafta

Medya İlişkileri Nedir? Teknolojik anlamda meydana gelen değişiklikler kitle iletişiminde büyük bir etki yaratmıştır. Buna göre, Son otuz yılda üretilen enformasyon son 500 yılda üretilen enformasyondan fazladır. İnternet, enformasyon erişimi ve aktarımında fırsat eşitliğini artırarak zaman, mekan ve iletişim engellerini ortadan kaldırmaktadır.

Halkla ilişkiler ile medya arasındaki ilişkiye bakıldığında; medya ilişkilerinin başarısının halkla ilişkiler programının başarısını doğrudan etkilediği gözlenmektedir. Medya ile ilişkilerde, kurumu temsil eden kişilerin basın-yayın organlarıyla, ağırlıklı olarak da yazılı basınla kurduğu her düzeyde iletişimi içine alan bir ilişkiler ağı anlaşılmaktadır.

Halkla ilişkiler uygulayıcısı için medya ile kurulan tüm ilişkiler bir fırsattır. Medya iletişimi kanallarınız ve stratejiniz ne olursa olsun, her röportaj, her haber, her makale sizin için değerlidir. Buna göre basın-yayın organları ile doğru ilişkiler kurma yeteneği, halkla ilişkiler pratiğinin kilit değerlerinden biridir. Dolayısıyla internet dahil tüm iletişim araçlarının halkla ilişkilerciler için aynı derecede önemli olduğunu ve medya ilişkilerini yürütme becerisinin en önemli sermaye olduğu unutulmamalıdır.

Medya İlişkilerinin Temeli Günümüzde her kurum, kurumsal kimliğin oluşturulmasında medyanın vazgeçilmez gücünü kavramıştır. Doğru ve hedefe ulaşan tanıtım ihtiyacı herkes için günden güne artmaktadır. Fakat medyada tematik kanalların artması dikkatli bir medya yaklaşımı geliştirmeyi zorunlu kılmaktadır. Hedef, strateji ve vizyona uygun bir medya yaklaşımına eşlik edecek doğru bir medya iletişimi, kuruma ait bilgi ve etkinliklerin medya tarafından en verimli şekilde habere dönüştürülmesinin nesnel koşullarını hazırlar.

Ayrıca medya iletişimi yöntemleri çeşitlilik gösterse de, gerçekleştireceğiniz her etkinlik, pratikte bir röportaj olacak ve bu alandaki başarı, sonuçları da ciddi bir biçimde etkileyecektir.

Medyanın Yapısı ve İşleyişi Yaşadığı çevre hakkında doğru, eksiksiz ve güncel bilgiye ulaşabilmek, insanoğlu için öteden beri ihtiyaç olmuştur. Bilgiye ulaşmanın yanı sıra başkasının elinde bulunan bilgilere ulaşma ve yayma arzusu, her zaman bireyin temel dürtülerinden biri olmuştur. Dolayısıyla medya, bireyin ihtiyaç duyduğu bu bilgileri ona sunmada önemli bir görev üstlenmektedir.

Medyanın işleyiş ve yapısını tanımayan, gazetecilerin motivasyonlarını, amaçlarını ve önceliklerini gerektiği gibi anlamayan bir halkla ilişkiler uzmanının medya ilişkilerinde başarı sağlaması oldukça zordur. Medya sektörü, yapısı gereği çalışan rotasyonun çok hızlı olduğu bir sektördür. Bu hızı takip etmez, bilgi ve ilişkilerinizi her an güncel tutmazsanız, kendinizi her an sistemin dışında bulabilirsiniz.

Kısacası, başarılı bir medya ilişkileri yönetimi için, hem medya mensuplarının mesleki psikolojisini iyi tanımlamalı hem de medya kuruluşlarının fiziksel işleyişine bir gazeteci kadar hakim olmalısınız. Bu fiziksel işleyişi iyi tanımıyor ve hedef kitlenizin izlediği yayınlarla ilgili sistematik bilgileri (yayın bağlama ve yayın girme saati gibi) düzenli olarak yönetemiyorsanız, medya ilişkilerinizi yönetmeniz zorlaşır.

Medya İlişkilerinde Etik Burada öncelikle medya ile iyi bir ilişki kurulabilmesi için şu kurallara uyulması gerekmektedir; Dürüstlük, Kullanılabilirlik, Samimiyet, Açıksözlülük, Materyalin medyaya zamanında ulaştırılması.

Halkla ilişkiler uzmanlarının ve mesleğinin en çok tartışılan etik problemleri arasında, medya ile ilişkilerdeki etik problemler gelmektedir. Bunlar esas olarak iki ana konu etrafındadır: Halkla ilişkiler uzmanları, medyaya tam, doğru, net, eksiksiz ve tarafsız bilgi vermek yerine, abartılı ve gerçeği tam olarak yansıtmayan bilgiler vermekle suçlanmaktadırlar. Halkla ilişkiler uzmanları, medya mensupları ile yakın ilişkiler kurarak, onlara bir takım bedava olanaklar sağlayarak veya rüşvet vererek medyada haberlerinin yayınlanmasını sağlamakla suçlanmaktadırlar.

Medyaya Ulaştırılan Haberlerin Tam Olarak Gerçeği Yansıtmaması Aleaddin Asna, halkla ilişkiler mesleğinin üç temel ilkesi olduğundan bahsetmektedir: Dürüstlük, İnandırıcılık ve Yineleme. Dürüstlük ilkesi, halkla ilişkiler çabasının her adımında dürüst davranmak, araştırma ve değerlendirmede, mesajların ve programların hazırlanmasında, planların uygulanmasında dürüstlükten ayrılmamaktır. Halkla İlişkiler çalışmalarında gerçekler, hedef kitlelerden gizlenmemelidir.

Hiç saklamadan , gizlemeden gerçekleri olduğu gibi duyuran halkla ilişkiler uzmanı ve kuruluşları, güven duygularını pekiştirmekle birlikte her zaman destek bulmaları da olasıdır Halkla İlişkiler Mesleki Etik İlkeleri’nde de, basına yönelik davranış kuralları arasında, basına daima doğru, tam, kesin, net, çarpıtılmamış ve tarafsız bilgi verilmesi gerektiğinden bahsedilmektedir:

Medya İlişkileri Yöntemleri Medyada görünürlük sağlamak için kullanılan yöntemler şunlardır: Basın Bülteni, Basın Kiti ( Kurumsal dosyalar) Basın Toplantısı Video haber bültenleri (VNR) Basın davetleri ve geziler İnternet ve internet siteleri Sanal Medya Turu

Basın Bülteni Basın bülteni medya ilişkilerinde en sık kullanılan araçlardan biridir. İyi hazırlanır ve doğru kişilere ulaşırsa oldukça etkili olabilir. Bültenler, kurumlara ilişkin güncel haberlerden, bu haberlerin ayrıntılarına ilişkin bilgilerden ve bazen de her ikisinin karmasından oluşur. Medya organları ile tek tek temas kurmak her zaman mümkün olmadığı için, basın bültenleri kurumların medyaya bilgi ulaştırmasını sağlayan en verimli yöntemlerden biridir.

Basın bülteni, kuruma ait ürün, hizmet ya da kurumsal başarılar hakkında basına bilgi veren yazılı bir metindir. Haber diline uygun yazılmamış ve hedef iyi belirlenmemişse, bülteniniz büyük olasılıkla etkili olmayacaktır. Ancak daha da önemlisi, haber bülteninizin gazeteci için haber değeri taşıyıp taşımadığıdır. Bununla birlikte bir basın bülteni “ilgi çekici” olmalıdır. Basın bülteni gazetecileri “harekete geçirmelidir.”

Basın Bülteni Yazarken Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar: Buna göre; Her paragrafın tek bir fikri işlemesine veya tek bir ana mesaj vermesine dikkat edilmelidir. Tekrardan kaçınılmalıdır. Ayrıca olguyu birkaç kez yinelemek bültenin etkisini artırmaz, olsa olsa okuyucunun ilgisini dağıtır. Bir sözcüğü kullanmadan önce anlamını doğru bilmek ve kullanmak gerekmektedir.

Alıntılar dışında sıfat kullanılmamalıdır Alıntılar dışında sıfat kullanılmamalıdır. Çünkü haber bülteninin temel koşullarından biri, nesnelliğe ters düşmemektedir. Mesajlar kısa ve anlaşılır cümlelerle verilmeli, genellikle aktif cümleler kullanılmalıdır.

Basın Kiti (Kurumsal Dosyalar) Doğru hazırlanmış bir basın kiti, kuruma ve kurum yöneticilerine ait bilgileri, kurumsal broşürleri, görsel malzemeyi ve güncel basın bültenlerini kapsar. Düzgün bir basın kiti, kurumun medya nezdindeki imajını doğrudan etkilemektedir. Göz dolduran bir basın kitini iki haftada hazırlamak mümkündür. Bu dosyaların CD’ye kaydedilmesi basın mensuplarının işini kolaylaştıracağından önem taşır.

Özel Görüşme ve Röportaj Bir muhabir için, belirli bir konuda bilgi almanın ve alınan bilgiyi dağıtmanın en sağlıklı yolu, kuşkusuz ilgili kişi ya da kişilerle yüz yüze görüşmektir. Medya dilinde röportaj adı verilen bu görüşmeler, yazılı basın ( dergi ve gazete), radyo ve televizyon röportajları olmak üzere üçe ayrılır. Bunların her biri kendine özgü nitelikler taşıdığı için, röportajın yapılacağı kişi ya da kişilerin bu konuda bilgili ve hazırlıklı olması her iki tarafın da işini kolaylaştırır ve başarıyı artırır.

Dergi ve gazete röportajlarını, radyo ve televizyon röportajlarından ayıran başlıca özelliklerinden biri, birincisinde röportaj süresinin genellikle uzun tutulabilmesidir. Dergi ve gazete röportajları, gerek ele alınan konuların kapsamı gerekse tartışmanın derinliği açısından daha geniş olanaklar sunar. Televizyon röportajları ise oldukça farklı bir format üzerine kuruludur ve özellikle canlı yayın röportajları büyük ustalık ve tecrübe talep eder.

Kurum olarak sizden bir röportaj talep edildiğinde ise; yapmanız gereken ilk şey, bu röportajı yapıp yapmamaya karar vermektir. Eğer röportaj yapılması kabul edilmiş ise, kurumu temsil eden kişi olarak nasıl bir mesaj vereceğinizi iyi ayarlamanız gerekecektir.

Ayrıca her zaman halkla ilişkiler uygulayıcıları tahmin ettikleri sorularla karşılaşmazlar. Bu beklenmedik sorular karşısında halkla ilişkiler uzmanının saldırgan ve varsayımlara dayanan cevaplar vermemesi gerekmektedir. Olumsuz koşulları olumluya çevirecek nitelikte mesajların verilmesi kurum adına daha yararlı olacaktır.

Basın Toplantısı Basın toplantısı, medya ilişkileri konusunda en güçlü ve en etkili olanıdır. Basın toplantıları, herhangi bir konuda daha ayrıntılı bilgi verme imkanı sunduğu için büyük bir avantaj sağlamaktadır.

Fakat bir basın toplantısı bir hayli zaman, enerji ve maliyet gerektirmektedir. Basın toplantısını gerektirecek kadar kuvvetli bir mesajınız yoksa, düzenleyeceğiniz her bir basın toplantısı, yüzünüzü gereksiz yere eskitmeniz anlamına gelecektir. Yerinde ve gerektiği gibi düzenlendiğinde güçlü bir araç olabilen basın toplantıları, profesyonellikten uzak bir anlayışla gerçekleştirildiğinde, istenen yararları sağlamadığı gibi basın toplantısını düzenleyenin itibarını da zedeleyebilir.

Toplantılarda halkla ilişkiler grubu, basın yayın çalışanlarını bir otel ya da konferans salonu gibi saygın bir kamusal alana ya da şirketin kendi toplantı salonuna davet ederek basının önünde konuyla ilgili canlı bir konum gerçekleştirmektedir. Daha sonra ise kurum yöneticisi, basın danışmanı ya da uzmanlardan oluşan bir panelde basının sorularını cevaplandırır. Son olarak basın mensuplarına toplantıyı konu olan açıklamayla ilgili dosyalar ve ek malzemeler dağıtılır.

Basın Toplantıları İçin Strateji ve İpuçları İlk adım, davet edilecek basın mensuplarının listesini çıkartmaktır. Toplantı salonunda teknik donanımın eksiksiz ve çalışır durumda olduğundan emin olunmalı ve her türlü teknik aksaklık için önlem alınmalıdır. Medya çalışanlarının kaydını almak için bir basın masası oluşturulmalıdır.

İletilecek mesaja uygun bir basın dosyası oluşturulmalıdır. Verilmek istenen mesaj olabildiğince açık, eksiksiz biçimde iletilmeye çalışılmalıdır. Toplantıda temsil edilmeyen medya gruplarına toplantıdan hemen sonra basın dosyası ile ilgili görsel malzeme gönderilmelidir.

Görsel Malzeme Fotoğraflar, çizimler, grafikler ve benzeri görsel malzemeler kuruma ilişkin haberlere, makalelere, yazılara, broşürlere, kitapçıklara eşlik ederek bunlara ayrı bir boyut ve ilginçlik katmaktadırlar. Bu gibi malzemeler, bağımsız bir haber biçiminde düzenlendiği gibi, basın bülteninin, makalenin veya benzer bir metnin destekleyicisi olarak da kullanılabilir.

Görsel malzeme hangi amaçla ve ne şekilde kullanılırsa kullanılsın, hepsinin altında açıklayıcı bir yazının olması gerekmektedir. Bağımsız resimlerin altyazıları, bir basın bülteninde yer alan tüm unsurları, ayrıca resimdeki kişilerin unvanları ve görevleriyle birlikte isimlerini de kapsayacak şekilde hazırlanması gerekmektedir.

Buna ek olarak fotoğraf ve resimlere haber değeri açısından baktığımızda, bunların da “zamanlılık”, “yakınlık”, “tanıdıklık”, “önemlilik”, “ilgi uyandırıcılık”, “sıradışılık”, “çatışma” veya “ güvenilirlik” gibi klasik haber faktörleriyle sıkı sıkıya bağlantılı olduğu görülebilir. Her ne kadar maliyetli bir nitelik taşısalar da, görsel malzemelerin mesaj etkinliğine yaptıkları katkı yadsınamaz.

Video Haber Bültenleri (VNR; Video News Release) Video haber bültenleri, özellikle bilim haberleri , sağlık ve tıbbi haberler alanında, haber müdürleri tarafından daha çok kabul görmektedir. Video haber bültenleri, bir haberi belirli bir kurgu çerçevesinde ses ve görüntü eşliğinde sunan bütünlüklü bir haber paketidir.

Video, haber kanalları için genelde 30 saniyelik düzenlenir, fakat daha uzun da olabilir. Video haberlerde gereksiz kesmeler ve ses azalmaları olmamalıdır. Çünkü bunlar konunun akışını engeller. Konu rahatça akmalı ve işitsel veya görsel, ilgiyi mesajlardan uzaklaştıran hiçbir kesinti olmamalıdır. Karelerde ani ışık parlamalarına veya ses düzensizliklerine dikkat edilmelidir.

Basın Davetleri ve Geziler Basın gezileri aslında işletme bütçesine önemli bir yük getirmektedir. Bu tür organizasyonların temel amacı haber yaratabilmektir. Gezilen yerlerde görülenlerin haber olarak geçileceği düşünülür. Gezi programı, tesislerde basınla ilgilenecek kuruluş yöneticilerinden, kullanılacak araçlara ve sunulacak ikramlara kadar tüm ayrıntılarıyla belirlenir ve basın organlarına önceden ulaştırılır. Gezi sırasında dağıtılacak fotoğraf, broşür gibi yazılı ya da görsel malzeme de önceden hazırlanır.

Gezinin verimli geçmesi ve konukların usandırılmaması için, sürenin iyi planlanması gerekmektedir. Konuklara gerekli ilgi gösterilmelidir. Gezi sonunda konukların dinlenebilmesi için uygun bir yerde küçük bir ikramın yapılması yerinde olur. Bu yapılan gezinin sorunsuz ve keyifli bir biçimde tamamlanması, gazetecilere ileriye dönük olumlu ilişkilerin kurulmasına zemin hazırlar.

İnternet ve İnternet Siteleri İnternetin medya ilişkilerinde önemli bir yeri vardır. Birçok ticari kuruluşun web siteleri vardır ve bu siteler aracılığıyla hedef kitleyi bilgilendirmek mümkündür. Site sayfalarındaki arama motorları ise bilgiye ulaşmayı kolaylaştırır. Hızlı iletişim kurmak ve global düşünmek gerekliliğinden dolayı, internet medya mensupları için vazgeçilmez önem taşır.

Halkla ilişkiler cephesinden bakıldığında, günümüzde internet haberlerin kontrol edilememesi açısından çeşitli sorunlara açıktır. Öyle ki, internette yayınlanan bir haber medya tarafından kullanılıp yazılabilir.

Sanal Medya Turu Uydu ve radyo aracılığı ile yapılan medya turlarının hedef kitlelere etkili ve verimli bir biçimde ulaşma kapasitesi uzun süreden beri kabul edilmektedir. Dolayısıyla bu sanal turlar için internet önemli bir iletişim aracı niteliği taşımaktadır. Sanal medya turu geleneksel medya turlarının sanal uzantısı olarak tanımlanır.

Basın, televizyon ve radyonun internette birleşmesinin yansıması olan sanal medya turları,iletişimciyle tüm medya arasında, tek oturumda, etkili bir biçimde bağlantı kurmaktadır. Müşterinin mesajı, televizyon, radyo, web sitesi ve yazılı basın muhabirlerine uydu,internet ve telefon aracılığı ile aynı anda gönderilebilir.

Görüşmeler öncesinde, televizyonda web sitelerinde ve yazılı basında önce gereken muhabirler aranıp onlardan tur süresince cevaplanmak üzere, elektronik postayla soru göndermeleri istenir. İlgili şirketin merkezinde ise, muhabirlerden gelen sorular canlı olarak, uydu ve telefon bağlantısıyla cevaplanır.

Yüzyüze Medya İletişiminde Yaklaşımlar Burada uygulanması gereken üç önemli kural vardır; Girişimci davranmak, Kontrolü kazanmak ve elinizde tutmak, İnandırıcı, kendinden emin ve güvenli olmak. Bu kurallara bağlı kalabilmek ise önemli bir hazırlık çabası gerektirmektedir. Herhangi bir hazırlık yapmadan medya mensuplarının karşısına çıktığınızda dolayısıyla bunları uygulama şansınız kalmayacaktır.

Görüşmecileri tanıyın. İletişim hedeflerinizi önceden belirleyin. Buna göre her türlü medya iletişiminde geçerli olan temel yaklaşımlar şu şekilde sıralanabilir; Görüşmecileri tanıyın. İletişim hedeflerinizi önceden belirleyin. Önemli sorulara karşı hazırlıklı olun. Olumsuzluklara karşı hazırlıklı olun. İnandırıcı olun. Kriz iletişimini ihmal etmeyin. Doğru yanıtlar vermeye çalışın. Kıyafet seçimine ve görünümüne dikkat edin.

Canlı yayın ortamlarında stüdyo ortamını inceleyin ve ortamdaki harekete ve donanıma alışmaya çalışın. Oturma biçiminize dikkat edin. Yayın aralarında mikrofonun açık olabileceğini unutmayın. Ne kadar doğal ve güvenli görünürseniz, o kadar sempati toplarsınız. Kısa ve öz konuşun. Üçten az sayıda ana konuya değinmek için orada oturduğunuzu unutmayın. Her soruya açık cevap verin.

Teşekkürler…