KAMUDA HASSAS GÖREV

Kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla (18) standart ve bu standartlar için gerekli (79) genel şart belirlenmiş bulunmaktadır.

STANDARTLAR – KONTROL ORTAMI; Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. 2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. 2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. 2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. 2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. 2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. 2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından hazırlanmıştır. Bu broşür; Bakanlığımız Kamu İç Kontrol standartlarına Uyum Eylem Planında yer alan, hassas görevlerin birimler ve alt birimler düzeyinde belirlenmesine yönelik 2.6.1 ve 11.3.1 no.lu eylemler kapsamında bilgilendirme yapmak Amacıyla; Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından hazırlanmıştır.

zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine Hassas Görev nedir? Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren, zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren ve kaynakların etkin kullanımını sağlayan kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir.

Hassas Görevler neden tespit edilmelidir? Hassas görevlerin tespit edilmesi:  Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde ifa edebilmesi için kritik faaliyetlerin tespit edilmesini,  Bu kritik faaliyetlerin gözden geçirilmesini ve bu sayede aksaklıklar varsa tespit edilmesini,  Bu kritik faaliyetler için gerekli kontrol önlemlerinin alınmasını, temin eder. Böylece;  Birimin faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesine,  Kamu kaynaklarının verimli biçimde kullanılmasına, yardımcı olur.

Hassas Görevler nasıl tespit edilir? Hassas Görevler tespit edilirken birimlerin; hizmet envanteri, operasyonel plan ve görev tanım rehberlerinde yer alan görevleri kapsamında soracakları başlıca sorular şunlardır:  Hangi görevler gizlilik statüsündedir?  Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır?  Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?  Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?  Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?  Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?

Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur?  Hangi işler yüksek maliyetlidir?  Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki almasına neden olur?  Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?  Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?  Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur?  Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?