KOORDİNASYON FONKSİYONU UYUMLAŞTIRMA, DÜZENLEŞTİRME VE EŞGÜDÜMLEME
KOORDİNASYONUN TANIMI Örgüt içinde görevler verildikten sonra, işletmenin başarısı için çabaların ortak amaca ulaşmasını sağlaması zorunludur. Koordinasyon en yalın anlamıyla bir işbirliği sistem ve mekanizması olarak açıklanabilir. Koordinasyon “ insan çabalarının birleştirilmesi, zaman bakımından ayarlanması, ortaklaşa amaca ulaşmak için didinmelerin bir biri ardına gelmelerini ve iç içe geçerek kenetlenip bir birlerini bütünlemeleridir.
KOORDİNASYON İLKELERİ İlgili sorumlu kişiler arasında doğrudan görüşme yoluyla koordinasyon sağlanmalıdır. Planlamaya giderken ve politikalar belirlenirken daha başlangıçta koordinasyona gidilmelidir. Bir sorun ile ilgili bütün etkenlerin karşılıklı olarak birbirleri üzerine olan etkileri dikkate alınarak koordinasyona gidilmelidir. Koordinasyon sürekli bir işlem olarak düşünülmelidir.
KOORDİNASYONUN TEMEL UNSURLARI Basit ve Elverişli bir organizasyon yapısının kurulması Plan ve programların uyumlaştırılması Gönüllü koordinasyon İyi bir iletişim düzeninin düzeninin kurulması
Basit ve uygun bir organizasyon yapısının kurulması Organizasyonda yapılacak işlerin belirlenmesi, bu işleri yapacak personelin atanması, yetki ve sorumlulukların dağılımı ile belirlendiğine göre, organizasyon yapısı oluşturulurken koordinasyonun da dikkate alınması gerekir. Bölümlere ayırma işleminde, benzer görev ve işlerin aynı grup altında toplanması koordinasyonu sağlar.Yetki ve sorumlulukların kesin çizgilerle ayrılması ve örgüt kılavuzlarının düzenlenmesi koordinasyonu kolaylaştırır.
Plan ve Programların Uyumlaştırılması Koordinasyon için en uygun zaman planlama safhasıdır. Planlama yapılırken ileride sorun çıkmaması için planlarda denge sağlamak gerekir. Plan ve programlarda ortaya çıkan tutarsızlıklar giderilmeye çalışılır. Birbirini tutmayan iki ayrı plandan biri tercih edilebileceği gibi iki planda da değişikliklere gidilebilir. Plan ve programların zaman yönünden de uyumlu olması gerekir.
Gönüllü Koordinasyon Organizasyonun çeşitli basamaklarında çalışan bireylerin, karşılaştıkları sorunları ve ihtiyaçlarını birbirleriyle görüşerek, üstlerine danışmaksızın çözmeleri ve karşılamaları gönüllü koordinasyon örneğidir. Bu arada insanların birlikte çalışmalarını kolaylaştırmak, biraraya gelerek sorunları çözmelerine izin vermek gönüllü koordinasyonu teşvik eder. Koordinasyon büyük ölçüde çalışanların kendiliğinden birbirleriyle işbirliği yapmaları yoluyla sağlanmalıdır.
Gözetim Yoluyla Koordinasyon Uyumlu program ve politikalar, iyi düzenlenmiş bir iletişim sistemi, gönüllü uyumlaştırma için gerekli ise de, gözetim yoluyla düzenleştirmeye gitmek yararlıdır.Çeşitli yönetim basamaklarında gözetim görevini yerine getirenler, aynı zamanda koordinasyonu da sağlarlar. Gözetim sonucunda aksayan işlerin düzeltilmesini sağlamak ya da üst kademe yöneticilerinden bunu istemek de bir koordinasyon faaliyetidir.
İyi Bir İletişim Düzeninin Kurulması İletişim koordinasyonu sağlayan en önemli örgütsel bir süreçtir. Bir örgütün işleyişini sağlayan iletişim süreci, hem dikey hem de yatay olarak faaliyetler arasında koordinasyonu sağlama işlevini yerine getirir. Kademeler ve bölümler arasındaki iletişim engellerine dayalı eksik ya da hatalı iletişim koordinasyonun bozulmasına neden olur. Bu nedenle etkin bir iletişim düzeni kurmak hem koordinasyon hem de örgütün performansını artırmak için büyük bir önem taşımaktadır.
KOORDİNASYON ÇEŞİTLERİ Koordinasyon, örgüt içi ilişkilere bağlı olarak üçe ayrılabilir. Dikey koordinasyon Yatay koordinasyon Merkezi koordinasyon
Dikey Koordinasyon Yöneticiler ile astları arasındaki bağlantı dikey koordinasyondur. Yöneticiler astlarına belirli konularda yetki ve sorumluluk verip, gelişmeler hakkında bilgi alarak koordinasyonu sağlar. Bunun dışında yönetici yetkisini kullanarak baskıya dayalı bir koordinasyon kurma yolunu seçebilir.
Yatay Koordinasyon Örgütlerin aynı düzeydeki birimlerinin ve çalışanlarının aralarındaki iletişim bağlantısına yatay koordinasyon adı verilir. Yatay koordinasyonda bir yöneticinin biçimsel yetkisini kullanarak astları arasında oluşturduğu koordinasyon yerine, bir birim içindeki aynı seviyede bulunan çalışanların her hangi bir işi sonuçlandırmak amacıyla bir araya gelip işbirliği yapmaları sonucunda da yatay koordinasyon sağlanır.
Çapraz Koordinasyon Proje faaliyetlerinin önem kazandığı örgütlerde, çapraz koordinasyonu sağlama zorunluluğu vardır. Burada emir komuta zinciri yerine projeler için kullanılan özel birimler yer alır. Projeler işbirliği odaklı bir çalışma sistemini gerektirdiği için yöneticilerin ve çalışanların, sürekli bir araya gelerek, proje ile gelişmeleri ve sorunları paylaşıp birlikte çözüm üretmelerini gerektirmektedir. Bu nedenle dikey ya da yatay koordinasyon proje faaliyetlerinin koordinasyonun da yetersiz kaldığı için, proje faaliyetlerinin yapısına uygun bir şekilde çapraz koordinasyon sistemi kurmak kaçınılmaz hale gelir.
Merkezi Koordinasyon Örgütlerde bazı durumlarda merkezi koordinasyon birimi kurulabilir. Merkezi bilgi sistemi aracılıyla farklı birimlerdeki faaliyetler ve sonuçlar izlenerek istenilen bilgiye ulaşılabilir. Bu doğrulta çalışanlar, üstlerine başvurmaksızın ihtiyaç duydukları zaman merkezi koordinasyon birimiyle ilişki kurabilirler.
DENETİM FONKSİYONU
DENETİM KAVRAMI VE TANIMI Yönetimin temel fonksiyonlarından biri olan denetimde, planlama sürecinde belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmada ne ölçüde başarı sağlandığı belirlenir. Denetim başarılması istenen durum ile başarılan arasında köprü kurmaktır. Düzenleyici, iyileştirici ve geliştirici bir fonksiyon olan denetimin temel amacı işletmenin amaçlarının gerçekleşmesidir.
“ Denetim, amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığını veya hangi ölçüde ulaşıldığını araştırmak, gerekirse düzeltici önlemler almaktır”. Başka bir deyişle diğer yönetim fonksiyonlarının neleri, nasıl, ne ölçüde başardığını araştırarak, hedeflere ulaşılmasını sağlayıcı düzenlemeler yapmak, denetim fonksiyonunun görevidir.
Denetimin Evreleri Standartların Belirlenmesi Gerçekleşen durumun ortaya konulması Standartlarla Mevcut Durumun Karşılaştırılması Sapmalar nedeniyle düzeltici önlemlerin alınması
Standartların Belirlenmesi İşletmelerin amaçlarına ulaşıp ulaşmadığını veya hangi ölçüde ulaştığını ortaya koymak için bazı ölçülere ya da kıstaslara ihtiyaç vardır. Bu ölçülere standart adı verilir. Standartlar gerçek sonuçların ölçülmesi için ortaya konmuş kriterlerdir. Denetimde uygulamalar sonucunda ulaşılan noktanın doğru ya da yanlış olduğu, ortaya konan bir standart ile öğrenilebilir. Standartların doğuş nedeni, işletmelerin amaçlarıdır. Çünkü standartlar önceden belirlenen işletme amaçlarından hareketle elde edilir. Bu standartlar, örgütün farklı kademelerindeki yöneticilerden, bölümlerden veya işgörenlerden beklenen başarı düzeylerinin özel ifadeleridir.
Standartlar şu üç faktör göz önünde bulundurularak belirlenir: Standart kaynaklarının belirlenmesi Stratejik denetim noktalarının belirlenmesi Standart türlerinin belirlenmesidir.
Standartlara temel oluşturacak kaynaklar işletme içi ve işletme dışı organlardan elde edilebilir. Bütçe, program, örgüt el kitapları ve emirler işletme içi kaynaklardır. Uluslar arası kalite standartları ve Türk Standartlar Enstitüsü”nün belirlediği standartlar işletme dışı standartlardır. Stratejik denetim noktalarından kilit noktalarda ortaya çıkabilecek sapmaların önceden tahmin edilerek gerekli tedbirlerin alınmasında yararlanılır. Standart türleri: fiziksel standartlar, sermaye standartları, gelir standartları kalite standartları ve maddi olmayan standartlar,
Gerçekleşen durumun ortaya konulması Denetim fonksiyonunun ilk aşamasında olması gereken ya da arzu edilen belirlendikten sonra, ikinci aşamada, gerçekleşeni ya da fiili durumu ortaya koymak gerekmektedir. Gerçek durum ya da mevcut durum, oluşmuş veya oluşmakta olan bir olayı doğrudan doğruya inceleme yoluyla saptanır.Bu aşama; bir gözlem, analiz ve yorum işidir. Gözlem ve analiz yolu ile ulaşılan bilgilerin gerçekleşen durumu tam olarak ortaya koyabilecek doğru bilgiler olması önemlidir. Bu nedenle veri toplamada ve yorumlamada objektif bir yaklaşımı benimsemek gerekir.
Standartların gerçekleşen durum ile karşılaştırılması Denetimde gerçekleşen durumun ortaya konulması, bir karşılaştırma yapmak olanağı sağlar. Bu karşılaştırmada ve durumun yorumlanmasında herhangi bir yanılgıya düşmemek için herşeyden önce standartların en uygun, gerçekçi ve objektif olması, gerçekleşen durumun eksiksiz olarak ortaya konması gerekir. Bu karşılaştırmada iki olasılık söz konusudur. Karşılaştırma sonucunda herhangi bir fark olmayabilir. Bu durumda arzu edilen amaç ve hedeflere ulaşıldığı söylenebilir. İkincisi ise sapmanın ortaya çıkmasıdır. Bu sapma ya da fark negatif olabileceği gibi pozitif de olabilir.
Farkın pozitif olması, beklenenin üzerinde bir başarı sağlanarak elde edilen sonuçların standartların üzerinde olduğu anlamına gelir. Farkın negatif ya da olumsuz olması ise standartların altında kalındığını gösterir. Her iki durumda da sapmaların gerçek nedenlerini ortaya koymak gerekir.
Sapmalar Nedeniyle Düzeltici önlemlerin alınması Olumsuz yönde sapmaların ortaya çıkması durumunda denetimin amacı, düzeltici eylemlerde bulunmak ve gelecekle ilgili ne tür önlemlere başvurulacağını kararlaştırmaktır. Bu nedenle sapmaların gerçek nedenlerini bulmak, rasyonel çözümler üretmek açısından önemlidir. Sapmaların gerçek nedenleri üzerinde durulurken, standartlar üzerinde de durulabilir. Standartların düşük ya da yüksek belirlenmesi durumunda da pozitif ya da negatif sapmaların ortaya çıkması kaçınılmaz hale gelebilir. Ayrıca planlama sürecinde işletmenin önceden tahmin edemediği bazı çevresel değişimler sapmalara neden olabilir. Denetimin temel amacı, sapmalar ortaya çıkmadan önleyici tedbirler alabilmektir.
Denetim sisteminin özellikleri ve ilkeleri Denetim amaçlara ve planlara dayanmalıdır. Denetim ilgili faaliyetin ya da bölümün ihtiyaçlarını yansıtmalıdır. Denetim esnek olmalıdır. Denetim organizasyona uygun olmalıdır. Denetim ileriye dönük olmalıdır. Denetim tarafsız olmalıdır. Denetim kapsamlı olmalıdır. Denetim düzeltici tedbirleri almalıdır. Denetim süreci sürekli olarak gözden geçirilmelidir. Denetim anlaşılabilir olmalıdır. Stratejik denetim noktalarını belirlemek gerekir. Denetim sistemi ekonomik olmalıdır. Denetim sistemi işgörene yaptıkları hakkında bilgi vererek kendi kendilerini kontrol etme fırsatı sağlamalıdır.
DENETİM FAALİYETLERİ İLE İLGİLİ SİSTEMİN KURULMASI Denetim faaliyetleriyle ilgili olarak üç temel sistemden söz edilebilir. Geriye doğru denetim Faaliyet sırasında denetim İleriye doğru denetim
Geriye doğru denetim Geri besleme denetimi, organizasyonun çıktıları üzerinde yoğunlaşır. Faaliyet sonrası denetim ya da çıktı denetimi olarak adlandırılan geriye doğru denetim, organizasyonun görevi tamamladıktan sonra nihai ürün ya da hizmet üzerinde odaklaşır.
Faaliyet sırasında denetim Faaliyet sırasında denetim, planlanmış standartlara uygun biçimde yürütülmelerini sağlamak için, yerine getirilmekte olan işgören faaliyetlerini gözler. Faaliyet esnasında yapılan denetim yaygın bir denetim biçimidir.günlük iş faaliyetleri değerlendirilir. Bu denetim performans standartlarına dayanır ve işgören görevlerine ve davranışlarına rehber olacak kuralları ve yönetmelikleri kapsar. Faaliyet sırasında yapılan denetim, işgörenlerin iş faaliyetlerinin doğru sonuçlar üretmesini sağlamak amacıyla gerçekleştirilir. Bu denetim sistemi aynı zamanda uyarıcı özelliğe sahiptir.
İleriye doğru denetim İleriye doğru denetim, organizasyondaki insan kaynakları, materyaller ve finansal kaynaklar üzerinde odaklaşır. Ön denetim ya da önleyici denetim olarak da adlandırılan bu denetimin amacı, organizasyon görevlerini yerine getirmeye başladığı zaman sorunları önlemek için girdi kalitesinin yeterli ölçüde yüksek olmasını sağlamaktır. İleri besleme denetimi ileride oluşacak durumu kapsar ve sapmaları meydana gelmeden önce teşhir etme önleme girişiminde bulunur.
DENETİM TEKNİKLERİ İşletme faaliyetleri sonucu ortaya çıkan sapmaların düzeltilmesi denetim tekniklerinin etkin olarak uygulanmasıyla mümkündür. Çünkü denetim tekniklerine gereken önem verilmediği zaman gerçekleşmesi gereken durumla gerçekleşen durum arasındaki sapmalar sağlıklı bir şekilde ortaya koyulamayacak ve gerekli düzeltmeler yapılamayacaktır. Çok sayıda denetim tekniği vardır. Bu teknikler arasında yaygın olarak kullanılanlar; kişisel gözlem, başa baş analizi, PERT, CPM, iç kontrol ve istatistik raporlar, ve bütçelerdir.
Başa baş analizi Başa baş noktası, kar’a geçiş, ölü nokta, kar-zarar noktası, kritik iş hacmi, fayda eşiği ve maliyet karşılama gibi isimler ile adlandırılır.Başa baş analizi, işletmede maliyet-üretim hacmi ve kar arasındaki ilişkileri inceler.Toplam gelir ve toplam maliyet eğrileri, üretim hacimdeki değişmelerle aynı oranda değişmediği durumlarda bu iki eğri birbirini iki noktada kesecektir.Başabaş analizi, satış gelirleri ile giderlerini karşılaştırıp, işletmenin gelirlerinin hangi ölçüde giderlerini karşıladığını ortaya koyan ve zarar etmemek için yapması gereken satış miktarı ve satış gelirlerini belirten bir çalışmadır. Başabaş noktası kar ve zararın eşit olduğu noktadır. Diğer bir ifade ile kar veya zararın olmadığı noktadır.
Başabaş Grafiği BBN Toplam gelirler ve maliyetler Üretim Miktarı Kar Toplam Maliyet Eğrisi Toplam gelirler ve maliyetler Zarar Sabit Masraf dogrusu Üretim Miktarı
Başabaş analizinde varsayımlar Üretim miktarı belirlenmelidir Belirli üretim miktarları için giderler sabit ve değişken olarak sınıflandırılır. Toplam sabit giderler, faaliyet düzeyi değişmedikçe faaliyet düzeyinin her noktasında aynı kalır. Toplam değişken giderler faaliyet düzeyi ile orantılı olarak değişir. İşletme tek tip mal üretip satmaktadır. Üretim faktörlerinin verimliliği sabittir. Dönem başı ve dönem sonu stok değişmeler çok küçüktür.
Bütçeler Bütçeler hem bir plan türü hem de bir denetim tekniğidir. Bütçenin özellikleri nedeniyle bir plan olarak düşünülmesi olağandır. İşletmelerde finansal denetim sağlayabilmek için her organizasyon birimi için ayrı bütçeler hazırlanır. Bu bakımdan bir planlama tekniği olan bütçenin aynı zamanda denetim tekniği olma özelliği ağır basar. Plandan farklı olarak bütçeler rakamlara dayandığı için rakamlar yoluyla denetim kolaylaşır. Bütçe hazırlamak bir bakıma standartlar saptamaktır. Ancak bütçelerin hazırlanması plan hazırlamaya bağlıdır. Bütçenin kullanılması konusunda gerekli düzeltmelerin yapılması bir denetim faaliyetidir. Bütçeler, gelir ve gider bütçeleri, zaman, yer, malzeme ve üretim bütçeleri, sermaye harcamaları bütçeleri ve nakit bütçeleri gibi çeşitli türlere ayrılabilir.
DENETİM ALANLARI Üretim faktörlerinin verimliliğini artırmak ve zamanı en etkin biçimde kullanmak için iyi bir denetim sisteminin kurulmasının yanında ilgili denetim alanlarını da belirlemek gerekir. Başka bir deyişle işletmede nelerin denetleneceğini kararlaştırmak gerekir. Denetim alanları ile ilgili konular arasında insan kaynakları, üretilen mal ya da hizmet, pazarlama faaliyetleri, halkla ilişkiler faaliyetleri, finansal faaliyetler, yatırım ve projeler, programlar ve yönetimin kalitesi yer almaktadır.Burada insan kaynakları ve yönetimin kalitesi üzerinde durulacaktır.
Denetimde insan kaynakları ile ilgili konular Personelin işteki verimini objektif olarak belirlemek Personelin bilgi, uzmanlık ve yeteneklerini nasıl kullandığını belirlemek Personelin güvenliği ile ilgili konularda önlem almak Ödül ve cezalandırma sistemlerinin etkin olarak kullanılması Personelin uymak zorunda olduğu kural, ilke ve politikalar. Personelin tutum ve davranışları, işgören değişim hızı Personel seçiminde etkili yöntemler kullanılması Ücret ve terfi durumları Eğitim ve yetiştirme faaliyetleri sonucunda personel beceri ve yeteneklerindeki gelişmenin izlenmesi
Yönetim kalitesinin denetimi Yönetim kalitesinin denetimi, yöneticiye işletmenin gelişmesi ve büyümesi hakkında kendini denetlemesi ve gerekli düzenlemeler gitmesi fırsatını vermektedir. Yönetici mevcut durumu objektif olarak değerlendirmek zorundadır. Yöneticiler aynı zamanda kendi kendilerini değerlendirerek oto kontrol mekanizmalarını geliştirebilirler. Bunun yanında işletmenin belirli bir dönemdeki başarısı ya da amaçları gerçekleştirmedeki etkililiği yönetimin kalitesi hakkında fikir verebilir. Ayrıca personel ile olan ilişkileri, personelin yöneticiler hakkındaki düşüncelerinden de yöneticilerin değerlendirilmesi ve yönetim kalitesinin iyileştirilmesi için yararlanılabilir.