STOK KONTROL

STOK KAVRAMI Geleceğe dönük gereksinimleri karşılamak üzere üretimi ve pazarlamayı istenilen düzeyde tutmak, Teslim ve satış işlerini önceden saptanan sayılarla gerçekleştirebilmek için, zaman ve nicelik yönünden en uygun (optimal) ve ekonomik sayılan materyali elde bulundurmayı sağlamak olarak tanımlanır.

Stoklar söz konusu varlıkların miktarları ve parasal değeri ile ölçülür.

Sipariş üzerine çalışan atölye büyüklüğünde bir sistemde stok bulundurmaya pek gerek yoktur. Hammaddeler sipariş alındıktan sonra tedarik edilir ve mamul bittiğinde müşteriye derhal teslim edilir.

Üretim sistemi büyüdükçe, mamul çeşidi arttıkça, tedarik, talep ve imalata ilişkin faktörlerdeki belirsizlik ve aralarındaki ilişkilerin karmaşıklığı stok bulundurmayı zorunlu kılar.

STOKLARIN İŞLETME EKONOMİSİNDEKİ ÖNEMİ Modern işletmelerde stoklar her kademede işletme sahibini yakından ilgilendiren bir sorun haline gelmiştir. Yanlış stok politikaları seçilmesi veya uygulama hataları yüzünden pek çok işletmenin kritik duruma düşmesi sık rastlanılan bir olaydır.

Stok Kontrol Sistemlerinin Önemi 1. Stoklara bağlanan para tam ihtiyaca göre saptandığından sağlıklı bir finans yönetimine olanak sağlar. 2. Tedarik ve satış masrafları azalır. 3.Dikkatsizlik yüzünden ziyan olan malzeme ve mamullerin miktarı azaltılır.

Stok Kontrolünde belli başlı 3 fonksiyon vardır: 1. Tedarik ve sevkıyat 2. Depoda saklama 3. Stok kayıtlarının tutulması

Stok kontrol faaliyetlerinden etkilenen maliyet unsurları: 1. Miktar iskontoları: Satın alınan ürünün bir defadaki sipariş miktarı büyüdükçe birim fiyatta miktar iskontosu adı verilen bir indirim söz konusu olabilir.

Satıcı firmalar da üretim programlarını düzgün ve stoklarını düşük tutmak amacı ile müşterilerine daha büyük partiler halinde satın almaya özendirmek ister.Bunun için sipariş hacmi büyüdükçe birim fiyatta belli oranlarda indirim yapacaklarını bildirirler.

İşletmenin miktar iskontosu ile sağlayacağı avantajların, gereğinden yüksek stok düzeylerinin doğuracağı maliyetlerle kıyaslaması yapılmalıdır.

2. Sipariş maliyetleri: Sadece yeni bir sipariş verme nedeni ile yapılan masrafları kapsar.

Müşterinin kaçırılması maliyeti: Buna elde bulundurmama maliyeti de denir. İsteği karşılanamayan bir müşteri başka firmaya giderse, gelecekteki ihtiyaçlarını da oradan temin etmek ister. Yani geri çevrilen müşterilerin bir kısmı tamamen kaybedilmiş olur.Belirli bir anda ölçülmesi çok güç olan bu maliyet uzun vadede satış trendi değişimi incelenerek tespit edilir.Müşteriyi kaçırmanın çok önem taşıdığı hallerde maliyetine pek aldırış etmeksizin stok bulundurma yolu tercih edilir.

Son kullanma tarihi maliyetleri: İlacın son kullanma tarihi maksimum stok düzeyini sınırlar.

Vergiler ve faiz masrafları: Ülkenin vergilendirme yasaları, stokta fazla mal bulunması halinde işletmenin vergi yükünü artıracak nitelikte olabilir.Stokta bulunan her TL karşılığı varlık yatırım (veya bağlanan para) anlamına geldiğinden buna ödenecek faizlerin yükünü de düşünmek gerekir. Stoklara bağlanan para işletmenin hareket serbestliğini kısıtlar, normal faaliyetlerini yürütemeyecek duruma düşürebilir.

Depolama maliyetleri: Depolama alanı bir makine gibi düşünülebilir.Yani deponun da yatırım, bakım, işletme ve kullanma verimine ilişkin maliyetleri vardır. Stok düzeylerinin düşük tutulması veya depolama olanaklarının yerinde kullanılması bu maliyetlerin azalmasını sağlar.

Fiyat değişikliği: Fiyatların hızla değiştiği spekülatif ve enflasyonist ortamlarda büyük önem taşır. İşletmenin finansal gücünün zayıflamasına yol açan fiyat dalgalanmalarına göre stok politikasından mümkün olduğu kadar kaçınmak sağlıklı bir işletme ekonomisi için zorunlu sayılmalıdır.

Stoklarla ilgili maliyet unsurlarını 3 grup halinde toplayabiliriz: 1. Sipariş maliyetleri: Yeni bir sipariş verileceği zaman ortaya çıkan maliyet unsurlarıdır. 2.Stok bulundurma maliyetleri: Elde bulundurma maliyetleri adı ile de bilinirler. Bir varlığın stokta bulunması ile veya bu yolla çaba harcanması sonunda meydana gelirler. 3. Stok bulundurmama maliyetleri: Elde bulundurmama maliyetleri de denir. İstenilen varlığın stokta bulunmaması veya yeterinden az bulunması ile ortaya çıkarlar.

STOK KONTROL YÖNTEMLERİ Stok kontrolünün amacı, istenilen malı, istenilen zamanda hazır bulundurmak ve bunu en ekonomik biçimde gerçekleş-tirmektir. Her işletme büyüklüğüne, yönetim şekline, mali olanaklarına göre bir stok kontrol sistemi uygular.

Stok Kontrol Yöntemleri 1. Gözle Kontrol Yöntemi Stoklar periyodik olarak tecrübeli bir kişi tarafından gözden geçirilir. Belirli bir düzeyin altına düşen stok kalemleri için derhal sipariş verilir.Sipariş verme düzeyi ve miktarı tamamen kontrol eden kişinin tecrübesine bağlıdır.

2. Çift Kutu Yöntemi: Herhangi bir stok iki bölmeli bir kutuda muhafaza edilir. Birinci kutu tamamen tükendiği zaman yeni sipariş verilir. İkinci kutudaki miktar yeni sipariş gelene kadar ihtiyacı karşılayabilmelidir.

3.Sabit Sipariş Periyodu Yöntemi: Her stok kaleminin miktarı, önceden saptanmış bir süre sonunda tespit edilir. Bu miktarı belirli bir stok düzeyine tamamlayacak sipariş verilir.

4.Sabit Sipariş Miktarı: Stok belirli bir düzeye indiğinde toplam stok maliyetini minimum yapacak şekilde önceden saptanmış sabit bir miktar sipariş edilir.

5. ABC Yöntemi Stok kalemlerinin toplam içindeki kümülatif yüzdelerine göre sınıflandırılmasından ibarettir. Sınıflandırmada stoklar genellikle 3 gruba ayrılır. A Grubu Stok Kalemleri: Toplam miktarın %15-20’ sini, toplam değerin %75-80’ini oluştururlar. B Grubu Stok Kalemleri: Miktar olarak %30-40, değer olarak %10-15’lik bir payları vardır. C Grubu Stok Kalemleri: Miktar olarak %40-50, değer olarak sadece %5-10’luk paya sahiptirler.

kod no tüketim (adet) Birim fiyat Tüketim (TL) Sıra no 03/323 40000 0,7 28000 5 03/334 195000 1,1 214500 1 03/335 4000 1,0 9 06/603 100000 0,5 50000 06/604 2000 1,4 2800 10 06/605 240000 168000 2 06/606 16000 0,8 12800 6 12/152 80000 0,6 48000 4 12/153 10000 7000 7 12/154 5000 0,9 4500 8

Kod no Tüketim TL Küm. Tük. TL Küm % Sınıf 03/334 214500 39,8 A 0606/605 168000 382500 71,0 06/603 50000 432500 80,2 B 12/152 48000 480500 89,3 03/323 28000 508500 94,4 06/606 12800 521300 96,7 C 12/153 7000 528300 97,9 12/154 4500 532800 98,9 03/335 4000 536800 99,9 16/604 2800 539600 100

ABC prensibinin uygulanmasında öncelikle iki kural göz önüne alınmalıdır. 1. Düşük değerli kalemlerden bol miktarda bulundurmak 2. Yüksek değerli kalemlerin miktarını düşük tutup kontrolünü sıkılaştırmak

ABC Yöntemi ile stok kontrolünde A grubundaki kalemlerin kontrolünün daha sıkı yapılabilmesi için şu yollara başvurulabilir. 1. Ayrıntılı kayıt sistemleri düzenlenir. 2. Kontrol sorumluluğu daha üst düzeydeki personele verilir. 3.Gözden geçirme periyotları sıklaştırılır. 4. Tedarik süresi, sipariş noktası, emniyet stoku ve sipariş miktarı değerleri titizlikle hesaplanır. 5. Tedarik işlemleri yakından takip edilir.

C grubundaki kalemler için; 1.Kontrol sipariş ve kayıt işlemleri basit tutulur,bazıları elimine edilir. 2.Stok miktarı yüksek tutuldu-ğundan sık gözden geçirme ve sipariş işlemlerine gerek kalmaz. 3. İşlemler daha basit olduğundan daha az kalifiye personel tarafından yürütülebilir.

STOK KONTROL MODELLERİ Bir stok kontrol probleminde amaç toplam maliyeti minimum yapacak şekilde; 1. Ne miktar sipariş edilmelidir? 2.Ne zaman sipariş verilmelidir?

Stok modelinde üç temel maliyet unsuru vardır. 1. Birim maliyet 2. Elde etme maliyeti 3.Elde bulundurma maliyeti

Birim maliyet: Stoklanan malın birim satın alma değeri. Elde etme maliyeti: Bir siparişin verilmesi ile ilgili sabit harcamalardır.Hazırlık maliyeti, sipariş maliyeti veya tedarik maliyeti olarak da adlandırılır. Elde bulundurma maliyeti: Malın ambarda saklanması sırasında katlanılan maliyetlerdir. Depo kirası, aydınlatma- ısıtma vb giderler, sigorta masrafları, fire giderleri, finansman giderleri gibi maliyet unsurları bulunur.

Stok Modeli Değişkenleri Bir stok modelinde iki temel değişken bulunur. 1. Talep 2. Temin süresi

Talep: Eczane hizmetlerinde son tüketiciye ulaştırılmak üzere ürünler pazarlanmaktadır. Temin süresi: Stok yenilemek için geçen süredir. Stok yenileme gereğinin ortaya çıktığı zamandan, verilen siparişin stokta yeniden mevcut olduğu zamana kadar geçen toplam süredir.

Eczanelerde stok Stokların eczane faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli düzeyde olması gereklidir. Gerekli düzeyin altında veya üstünde stok bulundurulması eczane işletmesinin karlılığını olumsuz yönde etkileyecektir. Stok düzeyinin gereken düzeyin altında olması; Hastanın ihtiyacını zamanında karşılayamamaya İşletme imajının zedelenmesine Satış kaybına neden olacaktır.

Stok düzeyinin gereken düzeyin üstünde olması; Kaynak ihtiyacının, Maliyetin Depolama maliyetlerinin artma-sına neden olacaktır Son kullanma tarihi geçen ilaçlar nedeniyle stok kayıplarının ortaya çıkması söz konusu olacaktır.

Tüm işletmelerde olduğu gibi eczanelerde de optimum stok düzeyinin bulunması önemlidir. Optimum stok düzeyinin belirlenmesinde ise önemli olan konu stok bulundurma maliyeti ile sipariş verme maliyetinin dengelenmesidir. Büyük boyutlu alım yapılmasının amacı, mal fazlası nedeniyle karlılığın yüksek olmasıdır. Ancak bu stok bulundurma maliyetinin artmasına neden olabilir. Tersi durumda sipariş verme maliyetinin artacağı, stok bulundurma maliyetinin azalacağı düşünülür. Optimal stok düzeyi ise, her iki maliyetin toplamının minimum olduğu düzeyi ifade eder.

Stok düzeyi

Eczanelerde optimal stok düzeyinin bulunabilmesi için aşağıdaki konuların belirlenmesi gereklidir. 1.Asgari stok seviyesi 2.Azami stok seviyesi 3.Minimum sipariş miktarı 4. Sipariş maliyeti 5.Stok bulundurma maliyeti

Stokların Satın Alınması Bir eczanede stok hareketleri öncelikle ihtiyacın belirlenmesi ile başlar, stokların satılması ile biter. İhtiyacın belirlenmesi Siparişin verilmesi Siparişin kontrol edilerek teslim alınması Stokların kayıtlara alınması Stokların depolanması Stokların satılması

Stokların Teslim Alınması İrsaliye bilgilerinin incelenmesi Verilen sipariş ile sipariş içeriğinin karşılanması İrsaliye ile getirilen stokların karşılaştırılması Stokların özelliklerinin incelenmesi Uygun olmayan stokların tespit edilerek irsaliye ile iade edilmesi

ENVANTER ÇIKARILMASI Envanter, varlıkların ölçülmesi, tartılması, sayılmasını ifade eder. Envanterin iki aşaması vardır. 1. varlıkların tespit edilmesi 2. tespit ile kayıtların karşılaştırılması Eczane işletmeleri belirli periyotlarla bu işlemleri yürütürler. VUK’na göre, eczanelerin azami 3 yılda bir fiili envanter işlemleri yapmaları zorunludur.

Envanter çıkarılmasındaki temel mantık; Stokların takip yöntemi ile yakından ilgilidir. Stok takibinde iki yöntem kullanılmaktadır.Bunlar; 1. Sürekli envanter yöntemi 2. Aralıklı envanter Yöntemi

1. Sürekli envanter yöntemi Dönem başı stok + Alışlar - Satılan stokların maliyeti = Dönem sonu stoklar Yöntemin özelliği stokların maliyetinin ve buna bağlı satışların maliyetinin her an belirlenebilmesidir. İşletmedeki sistem, stokların maliyetinin her an belirlenmesine imkan verecek şekilde kurulmuştur. Stok yapıldığında, stokların maliyeti dönem başı stoklar ve alışlardan oluşan mevcut stoklardan indirilir. Eczane kayıtları ile işletmede bulunması gereken stok düzeyini gösterir.

Aralıklı Envanter Yöntemi: Dönem başı stok + Alışlar - Dönem sonu stoklar = Satılan stokların maliyeti Bu yöntemde işletme sattığı malların maliyetini, belirli dönemlerde yapacağı sayımlara bağlı olarak belirlemektedir.Eczaneler dönem sonlarında sayım yaparak stok mevcutlarını tespit ederler. Bu mevcutlarını, dönem başı stok ve alışlar toplamından düşerler. Elde edilen sonuç işletmenin satmış olduğu stokların maliyeti olarak kabul edilir.

Kaynaklar 1. Kobu,Bülent, Üretim Yönetimi,dokuzuncu baskı, avcıol basım,İstanbul,1996. 2. Yamak, Oygur,Üretim Yönetimi, Alfa basım,istanbul,1994.