Yönetim Bilişim Sistemleri Enformasyon Sistemleri Kurma Yrd. Doç. Dr. Doğan AYDOĞAN

Bir bankada hesabı olan müşteri aynı bankadan kredi kartı ya da farklı bir hizmet almak istediğinde benzer bilgileri defalarca girmektedir. Bir müşteri temsilcisi işlemleri; bir müşteri ile 9 dakika yerine 2 dakika içerisinde bitirebilirse %450 verimlilik artışı sağlanabilir. VE müşteri temsilcisi sayısında azalmaya gidilebilir. Türkiye’nin en büyük bankalarından Ziraat bankası teknolojik bir dönüşüme karar verirse nasıl hareket edecektir?

13.1 Planlı Örgütsel Değişim Olarak Sistemler Yeni bir sistem tasarlama sadece yazılım ve donanımla ilgili bir mesele değildir. Yeni bir sistem uygulamak örgütü ve yönetimi de dönüştüren kapsamlı bir süreçtir.

Sistem Geliştirme ve Örgütsel Değişim Otomasyon: En sık karşılaşılan ve işlem süreçlerini verimli hale getirmeyi hedefleyen değişimlerdir Rasyonelleştirme: Bir işlem sürecinin otomasyona tabi tutulması diğer iş süreçlerini ve birimlerini hantal kılmaktadır. Bu nedenle işletme düzeyinde bir Toplam Kalite Yönetimine İhtiyaç vardır. İş Süreçlerinin Yeniden Tasarımı: Çok daha köklü bir dönüşümü barındırır. İşletme düzeyindeki işlem süreçleri haritalanarak, tekrarlanan, işi yavaşlatan süreçler gözden geçirilir. Genel olarak Kağıt yoğun işlerin teknolojiyle yer değiştirilmesi ve örgütün buna göre düzenlenmesini içerir. Paradigma Değişikliği; İşletmedeki bir işlem sürecini ya da işlem süreçlerinin tamamını değil; yapılan işin kendisini ve yapılış şeklini değiştirmeyi planlayan dönüşümlerdir. Bazen çok büyük getiri sağlarlar bazen de büyük çöküşlere yol açarlar. Örn: Bir bankanın şubelerden ve veznedarlardan vazgeçip internet bankasına dönüşmeye karar vermesi her iki olasılığı da barındırır. Paradigma Değişimi İş Süreçlerini Yeniden Tasarlama Rasyonelleştirme Otomasyon

İş Süreçlerinin Yeniden Tasarımı İş süreçlerinin yeniden tasarımı; dünya, teknoloji ve ürünler değiştikçe sonlanmayacak bir süreçtir. Değişecek Süreci Tanımla: Herhangi bir iş sürecinin otomasyonu beklenenden farklı hatta olumsuz sonuçlar doğurabilir. Önemli olan örgütün analiz edilerek, değiştirilecek ve fark yaratacak, maliyetleri düşürecek iş süreçlerinin tespit edilmesidir. Mevcut Süreci Analiz Et: Mevcut süreçte verimlilik, dar boğazlar, zaman kaybı, kağıt yoğun işler hangi noktada analiz et. (Örn: Bir kitapçı- Gelen müşteri aradığı kitabı raflarda bulamıyor ve kasiyere soruyor, kasiyer raflarda arıyor ve buluyor) Yeni Süreci Tasarla: Yeni bir iş süreci ve olay öyküsü planlanır. Buna göre uygun teknoloji devreye sokulur. (Örn: Kitap dükkanı ortasında bulunan bir bilgisayar, kullanıcıların aradığı yazar, kitap ya da konuyu, hangi rafta bulabileceklerini gösterir.) Yeni sürecin zaman ve mali karı hesaplanır. Yeni Süreci Uygula: Süreç uygun teknoloji ile uygulandıktan sonra yeni sorunlar ve olası çözümler belirecektir. (Bilgisayar bozulabilir, çalışanlar artık bilgisayar kullanmayı bilmelidir, elektrikler gidebilir v.b.) Sürekli ölç: Yeni bir süreç uygulandığında verimliliğin sürekli ölçülmesi gerekir. (Bilgisayarı bir düşman olarak gören çalışanlar bilgisayarı verimsiz kullanabilir, hatalı veri girişi yapabilir v.b.) Doksanlı yıllarda dükkana bir bilgisayar alan bir yönetici, süreç içinde kendini online satış yapan bir kitapçı olarak bulabilir ve hatta tüm fiziksel dükkanlarını kapatabilir. İş süreçlerinin dönüşümü yeni dönüşümleri barındırır ve bunlara karşı örgüt kültürü dirençlidir.

İş Süreçleri Yönetimi Araçları IBM, TIBCO ve Oracle gibi şirketler iş süreçleri yönetimi için yazılımlar üretmiştir. Bu araçlar İş süreçleri analizi Geliştirilmiş süreçlerin modellerini kurma Süreçleri oluşturan iş kurallarını yakalama Var olan süreçle tasarlanmış modeli bütünleştirme gibi olanaklar sunmaktadır.

13.2 Sistem Geliştirmeye Genel Bir Bakış Enformasyon sistemleri örgütte var olan bir sorunu ortadan kaldırmak ya da verimliliği arttırmak maksadıyla ortaya çıkmıştır. Bu çerçevede işletme üzerinde yapılan yapısal değiştirmeye sistem geliştirme denir. Sistem geliştirme; sistem analizi, sistem tasarımı, programlama, test, dönüştürme, üretim ve bakımı kapsar. Sistem geliştirme genel olarak altı ana süreçten oluşur. Bazı aşamalar tekrar edilebilir. Sistem Analizi Sistem Tasarımı Programlama Test Dönüştürme Üretim ve Bakım

Sistem Analizi Enformasyon Gereksinimlerinin Saptanması Yapısal bir sorunun yerine yerleştirilecek olan enformasyon teknolojisi için yapılan analizdir. Sorunun tanımı, Sorunun nedenleri, olası çözüm veya çözümler, geliştirilecek olan enformasyon teknolojisinin gereksinimleri. Bu çerçevede bir fizibilite raporu ortaya konur. Beklenen enformasyon teknolojisi oluşturulabilir mi, Örgüt üzerinde etkiler nelerdir, örgüt bunu kaldırabilir mi, beklenen nihai faydayı sağlayacak bir yatırım mı gibi sorular cevaplanır. Enformasyon Gereksinimlerinin Saptanması En önemli sorun, enformasyon teknolojisini doğru planlamaktır. Temel soru: kim, hangi enformasyona, nerede, ne zaman ve nasıl ihtiyaç duymaktadır. İhtiyaç analizinin yanlış yapılması, ve yanlış bir kurgu üzerinden üretilen bir enformasyon teknolojisi beklenen faydayı sağlayamaz.

Sistem Tasarımı Sistemi kullanacak olanların görevi Sistem analizi; sistemdeki ihtiyaçları ve yapılmasını tespit ederken. Sistem tasarımı bu ihtiyaçlara yönelik çözümün nasıl olacağını ve yol haritasını belirler. Bir örgütü işlem süreçleri ve departmanlara bölerek birçok farklı şekilde modelleyebiliriz. Aynı Legolarda olduğu gibi aynı parçalardan farklı bütünler inşa etmek mümkündür. Sistemi kullanacak olanların görevi Bir sistem tasarımı teknik bir mesele olsa da o sistemi kullanan ve kullanacak olanların deneyim ve bilgisi sistem tasarımını yönlendirmede önemlidir. Sistem kullanıcılarının muhafazakar bir içe kapanış yerine, üretilen yeni sisteme doğru ve tam bilgi vermesi başarılı bir sistem tasarımı için önemlidir.

Teknik Süreç; Programlama, Test ve Bakım Tespit edilen sorunlar üzerinden geliştirilen sistem için gerekli yazılımın üretilmesidir. Bugün birçok işletme yazılım üretmemekte, bu işte uzmanlaşmış yazılım ve sistem üreticilerinden ; uygun yazılım veya hizmetleri satın almaktadır. ( Her okulun kendi uzaktan eğitim sistemini kurması mantıksızdır, bunun yerine bu konuda uzmanlaşmış olan ADOBE firmasından hizmet satın alınması gibi)

Teknik Süreç; Programlama, Test ve Bakım Sistem belirtilen koşullar altında istenilen sonuçları üretebilecek mi? Bu sorunun cevaplanması için eksiksiz ve çeşitli testler uygulanır. Uzun zaman alır. Veriler derlenir ve karşılaştırılır. Bu esnada ortaya çıkan hataları görmezden gelmek yanıltıcıdır, büyük sonuçlar doğurabilir. Birim Testi: Sistemdeki bütün yazılımlar ve donanımlar tek tek test edilir. Ancak bu yeterli değildir. Amaç tek başına unsurların doğru çalıştığını bulmak değil, bir plan çerçevesinde birbirleriyle doğru etkileşimde bulunduklarını bulmaktır. Sistem Testi: Unsurların birbirleri ile belirli plan dahilinde çalışıp çalışmadığının tespitidir. İş sürecinin zaman performansı, dosya aktarma ve depolama kapasitesi, olası risklere karşı önlemler ve kurtarma opsiyonları incelenir. Kabul Testi: Kullanıcılar ve yöneticiler tarafından kullanılan sistem onaylanır ve son sertifikasyon ile işleme sokulur.

Test Planı Büyük bir işletmede bir dönüşümü bir anda gerçekleştiremezsiniz bu nedenle bir test planı dahilinde hareket etmek gerekir. Paralel Strateji: Herkes yeni sistemin doğruluğundan ve kullanım biçiminden emin olana kadar eski ve yeni sistem birlikte kullanılır. Bu sistem pahalı ve ek kaynak gerektirse de en güvenli yoldur. Doğrudan Geçiş Stratejisi: Belirlenen bir günde eski sistemin devreden çıkarılıp yeni sistemin devreye sokulmasıdır. Yeni sistemin çalışmaması ya da hata vermesi durumunda paralel stratejiden daha pahalıya mal olur. Pilot çalışma Stratejisi: Yeni sistem önce bir birim tarafından kullanılır ve aşama aşama genele yayılır. Aşamalı Yaklaşım Süreci: Yeni sistem faaliyetler ve örgüt birimleri tarafından aşama aşama devreye sokulur. Bu süreçte örgüt kültürü, katılımı, katkısı ve eğitimi son derece önemlidir.

Teknik Süreç; Programlama, Test ve Bakım Üretim ve Bakım Sistem tamamen devreye sokulduktan sonra üretim sürecinde oluşan aksaklıklar, olası geliştirmeler gözden geçirilmeli ve sistem gerekli koşulları sağlamak üzere bakıma tabi tutulmalıdır. Sistemde hataların ayıklanması ve verimliliğin arttırılması için kullanıcı geri dönüşlerinin toplanması gereklidir.