SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Isparta İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Isparta Devlet Hastanesi

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI ( TARİHLİ RESMİ GAZETE YAYININA GÖRE)

 RESMÎ YAZI: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgedir.  NÜSHA SAYISI: Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az 2 nüsha olarak düzenlenir.  BELGE BOYUTU: Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) boyutunda kağıt kullanılması esastır.  YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU: “Times New Roman” (12 punto) veya “Arial”(11 punto) olması esastır. Gerekli hallerde 9 puntoya düşürülebilir. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.  YAZI ALANI: Sayfanın üst,alt,sol ve sağ kenarlarında 2,5 cm boşluk bırakılmalıdır. EBYS BU AYARLAMALARI SİSTEMATİK YAPAR. Giriş

RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ

1. BAŞLIK 2. SAYI 3. TARİH 4. KONU 5. MUHATAP 6. İLGİ 7.METİN 8.İMZA 9. EK 10.DAĞITIM 11.PARAF 12.ADRES 13. GİZLİLİK DERECELİ VE SÜRELİ YAZILAR 14. SAYFA NUMARASI VE BELGELERİN ÇOĞALTILMASI 15.OLUR YAZILARI

1- BAŞLIK T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Isparta İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Isparta Devlet Hastanesi

2- SAYI BAŞLIKTAN SONRA 2 SATIR BOŞLUK BIRAKILACAK EBYS, BU BOŞLUĞU OTOMATİK AYARLAR.

2. Sayı T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Isparta İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Isparta Devlet Hastanesi Sayı: T.C. Devlet Teşkilat Numarası- Standard Dosya Planı Kodu– Birim Evrak Kayıt No /Genel Evrak No

Sayı: / 1356 Standard Dosya Planı Kodu T.C. Devlet Teşkilatı Numarası(Isparta Devlet Hastanesi Kurum Kodu) Birim Evrak Bölümü Kayıt Numarası 2-Sayı Genel Evrak Bölümü Kayıt Numarası

Sayı: E Standard Dosya Planı Kodu T.C. Devlet Teşkilatı Numarası(Isparta Devlet Hastanesi Kurum Kodu) 2-Sayı (Elektronik Belgelerde) Elektronik Belge Kayıt Numarası EBYS ‘DE SİSTEM SAYIYI OTOMATİK VERİR

3- TARİH SAYI İLE AYNI SATIRDA YER ALIR TUTANAK,RAPOR, TEBLİĞ-TEBELLÜĞ VB. BELGELERDE METNİN BİTİMİNDE YER ALABİLİR. AŞAĞIDAKİ YAZIMLARIN HEPSİ DOĞRUDUR: /02/ ŞUBAT 2015 EBYS ‘DE SİSTEM TARİHİ OTOMATİK ATAR VE TARİH YETKİLİNİN BELGEYİ ELEKTRONİK İMZA İLE İMZALADIĞI GÜNÜ GÖSTERİR.

4-KONU “SAYI” BAŞLIĞININ HEMEN ALTINA YAZILIR. KONU, “T.C.” BAŞLIĞINI GEÇMEYECEK ŞEKİLDE, GEÇMESİNİN ZORUNLU OLACAĞI HALLERDE İSE “KONU” BAŞLIĞININ ALTI BOŞ KALACAK ŞEKİLDE BİR ALT SATIRA YAZILIR. KONU, BAŞ HARFLERİ BÜYÜK, DİĞER HARFLERİ KÜÇÜK OLARAK, HERHANGİ BİR NOKTALAMA İŞARETİ KULANILMAKSIZIN, KISA VE ÖZ YAZILIR.

4-KONU

5- MUHATAP BELGENİN GÖNDERİLDİĞİ İDAREYİ YA DA KİŞİYİ BELİRTİR. “KONU” SATIRINDAN SONRA, METNİN UZUNLUĞUNA GÖRE İKİ(2) – DÖRT(4) SATIR BOŞLUK BIRAKILARAK YAZILIR. MUHATAP İDARE YA DA ÖZEL HUKUK TÜZEL KİŞİSİYSE BÜYÜK HARFLERLE VE ÜST SATIRA, SÖZKONUSU KURUMLARIN BAĞLI BİRİMİ YA DA İLGİLİ ŞAHIS İSE İLK HARFLER BÜYÜK DİĞERLERİ KÜÇÜK OLARAK BİR ALT SATIRA YAZILIR.

5- MUHATAP

GEREKLİ HALLERDE BELGENİN GİDECEĞİ YERİN ADRESİ MUHATAP SATIRININ ALTINDA İLK HARFİ BÜYÜK DİĞERLERİ KÜÇÜK OLACAK ŞEKİLDE VE YİNE GEREKLİ HALLERDE BİRDEN FAZLA SATIRDA YAZILABİLİR.

5-MUHATAP GEREKLİ HALLERDE MUHATAP ÇOKLU HİTAP VEYA DAĞITIMLI OLABİLİR. DAĞITIMLI YAZILARDA DAĞITIM YERLERİ YAZI ALANIN SOL ALT KÖŞESİNDE, VARSA EK BİLGİSİNİN ALTINDA VE GEREKİYORSA “GEREĞİ” VE “BİLGİ” ALT BAŞLIKLARINA AYRILARAK BELİRTİLMELİDİR.

6-İLGİ BELGENİN BAĞLANTILI OLDUĞU DİĞER BELGE VEYA BELGELERİN BELİRTİLDİĞİ BÖLÜMDÜR. “MUHATAP” BAŞLIĞINDAN SONRA İKİ(2) SATIR BOŞLUK BIRAKILARAK YAZILIR. “SAYI”, “KONU” VE “İLGİ” YAN BAŞLIKLARINDAN SONRA KULLANILAN İKİ NOKTA “:” AYNI HİZADA YAZILIR. İLGİDE YER ALAN BİLGİLER BİR SATIRI GEÇERSE, DEVAMI, BİR ALT SATIRA “İLGİ” BAŞLIĞININ ALTI BOŞ KALACAK ŞEKİLDE YAZILMALIDIR. BİRDEN FAZLA İLGİNİN OLMASI HALİNDE BELGELER ÖNCEKİ TARİHLİ OLANDAN BAŞLANARAK, ALFABENİN KÜÇÜK HARFLERİYLE VE PARANTEZ İŞARETİ “)” KULLANILARAK SIRALANMALIDIR.

6- İLGİ

Gelen Yazı Cevaben Yazılan Yazı

7- METİN YAZININ İÇERİĞİ OLAN VE İLGİ İLE İMZA ARASINDAKİ KISIMDIR. YAZIDA “İLGİ” VARSA İLGİDEN SONRA BİR(1) SATIR, YOKSA “MUHATAP” ALT BAŞLIĞINDAN SONRA İKİ(2) SATIR BOŞLUK BIRAKILARAK METNE BAŞLANILIR. METİN,BİRDEN FAZLA PARAGRAFTAN OLUŞABİLİR VE HER PARAGRAFA 1,25 CM( 1 TAB YA DA 7 KARAKTERE EŞİT) BOŞLUK BIRAKILARAK BAŞLANIR. METİN İÇERİSİNDE KULLANILACAK NOKTALAMA İŞARETLERİNDEN ÖNCE BOŞLUK BIRAKILMAZ. ANCAK NOKTALAMA İŞARETİNİN SONRASINDA BİR BOŞLUK BIRAKILIR.

7-METİN  BİRDEN FAZLA PARAGRAFI OLAN YAZILARDA PARAGRAF ARALARINDA SATIR BOŞLUĞU BIRAKILMAZ.  METİN TAMAMLANDIĞINDA KULLANILAN PROGRAMIN ARAÇ ÇUBUĞUNDAKİ PARAGRAF SEKMESİNDEN “İKİ YANA YASLA” YA DA “DOĞRULAMAK” SEÇİLEREK METİNDEKİ BÜTÜN CÜMLELERİN AYNI HİZADA OLMASI SAĞLANIR.

7- METİN ÜST VE AYNI DÜZEYDE MAKAMA YAZILAN YAZILAR “ARZ EDERİM” ALT MAKAMA YAZILAN YAZILAR “RİCA EDERİM” ÜST, AYNI DÜZEY VE ALT MAKAMLARA DAĞITIMLI YAZILAN YAZILAR “ARZ VE RİCA EDERİM” İBARESİYLE BİTİRİLİR. GERÇEK KİŞİLERE MUHATAP YAZIŞMALAR “SAYGILARIMLA”, “İYİ DİLEKLERİMLE” YA DA “BİLGİNİZE SUNULUR” İBARELERİYLE BİTİRİLEBİLİR.

8- İMZA METNİN BİTİMİNDEN İTİBAREN 2(İKİ)- 4(DÖRT) SATIR BOŞLUK BIRAKILARAK, METNİN SAĞ ALT TARAFINA YAZILIR. İMZAYI ATAN İDARECİNİN ADININ BAŞ HARFİ BÜYÜK, DİĞER HARFLERİ KÜÇÜK; SOYADININ İSE TÜM HARFLERİ BÜYÜK YAZILIR ÖNCE İMZA, SONRA İSİM VE SONRA MAKAM SIRALAMASI YAPILIR. İKİ YETKİLİNİN İMZALAYACAĞI YAZILARDA ALT MAKAMIN ADI YAZININ SOL TARAFINA ÜST MAKAMIN ADI İSE SAĞ TARAFA AÇILIR. İKİDEN FAZLA YETKİLİNİN İMZALAYACAĞI YAZILARDA ÜST MAKAM EN BAŞTA OLMAK ÜZERE İSİMLER VE ÜNVANLAR SOLDAN SAĞA DOĞRU SIRALANIR. BELGEYİ İMZA YETKİSİ DEVREDİLEN MAKAM İMZALADIĞINDA, İLGİLİ MAKAMIN YANINA “a.”, BELGE VEKALETEN İMZALANDIĞINDA “V.” KISALTMALARIYLA BELİRTİLEREK, İMZALAYAN İDARECİNİN ADININ ALTINDA YAZILIR. EBYS’DE SİSTEM PARAF VE İMZA İSİMLERİ SEÇİLDİKTEN SONRA YAZIYA OTOMATİK ATIYOR.

8-İMZA İKİ YETKİLİNİN İMZALADIĞI YAZILARDA İMZA SIRALAMASI İMZA İMZA Op. Dr. Veli Can YARAR Uz. Dr. Hüseyin YAVUZ Baştabip Yardımcısı Hastane Yöneticisi İKİDEN FAZLA YETKİLİNİN İMZALADIĞI YAZILARDA İMZA SIRALAMASI İMZA İMZA İMZA Uz. Dr. Hüseyin YAVUZ Uz. Dr. Elif ADANIR Turgut ÖREN Hastane Yöneticisi Baştabip Yardımcısı İdari ve Mali İşler Müd. İMZA İMZA Uz. Dr. Hüseyin YAVUZ Dr.Ertan ÖNKOL Hastane Yöneticisi Hastane Yöneticisi a. Baştabip Yardımcısı İMZA Adı SOYADI Vali V.

9- EK İMZA BÖLÜMÜNDEN SONRA UYGUN SATIR BOŞLUĞU BIRAKILARAK YAZININ SOLUNDAN BAŞLANILARAK YAZILIR. TEK BİR EKİN SÖZKONUSU OLDUĞU YAZILARDA“EK” ALTBAŞLIĞININ SAĞINA, BİRDEN FAZLA EKİN OLDUĞU YAZILARDA “EKLER”ALT BAŞLIĞININ ALTINA NUMARALANDIRILARAK VE SAYFA SAYISI BELİRTİLEREK (…. SAYFA) YAZILIR. EKLERE YAZIDAKİ SIRALAMASINA GÖRE NUMARASI YAZILARAK MUHATABA GÖNDERİLMESİ ESASTIR. DAĞITIMLI YAZILARDA EKİN GÖNDERİLMEDİĞİ MUHATAP VARSA ( EK-…KONULMADI ) İFADESİ YAZILIR.

10- DAĞITIM BELGENİN BİRDEN FAZLA MUHATABA GÖNDERİLMESİ DURUMUNDA DAĞITIM BÖLÜMÜNE YER VERİLİR. YAZININ İÇERİĞİNE GÖRE “GEREĞİ” YA DA “BİLGİ” SINIFLANDIRMASI YAPILABİLİR.

11- PARAF 12- ADRES TARİH,UNVAN VE AD- SOYAD BELİRTİLEREK, ASTTAN ÜSTE DOĞRU SIRALANARAK,YAZININ SONUNDA VE SOL KENARINDA YER ALIR. SADECE İDAREDE KALACAK NÜSHAYA YAZILIR. EBYS PARAFI SİSTEMATİK ATAR. BELGEYİ GÖNDEREN İDARENİN VE BELGEYLE İLGİLİ BİLGİ ALINACAK KİŞİNİN İLETİŞİM BİLGİLERİNİN YER ALDIĞI ALANDIR. YAZI ALANIN EN SONUNA BİR ÇİZGİYLE AYRILARAK YAZILIR. EBYS ADRESİ SİSTEMATİK ATAR.

13- GİZLİLİK DERECELİ VE SÜRELİ YAZILAR GİZLİLİK, YAZININ EN ÜSTÜNDE VE ORTA ALANINA KIRMIZI HARFLERLE YAZILIR.. FİZİKSEL ORTAMDA GÖNDERİLECEĞİ DURUMLARDA ÇİFT ZARF YAPILMASI ESASTIR. SÜRELİ YAZILARDA “ACELE” VEYA “GÜNLÜDÜR” İBARESİNE YER VERİLİR. YAZI ALANININ SAĞ ÜST KÖŞESİNDE BELİRTİLİR. GÖRÜŞ, BİLGİ- BELGE ALMA AMAÇLI YAZILAN YAZILAR DA SÜRELİ YAZILARA DAHİLDİR (BELGE: EN GEÇ 5-BEŞ- İŞ GÜNÜ, BİLGİ: EN GEÇ 15- ONBEŞ ONBEŞ-İŞ GÜNÜ) YAZIYA SÜRESİ İÇERİSİNDE CEVAP ALINAMAMASI DURUMUNDA MUHATABA TEKİT (ÜSTELEME)YAZISI YAZILABİLİR.

13-GİZLİ VE SÜRELİ YAZILAR

14- SAYFA NUMARASI VE BELGENİN ÇOĞALTILMASI SAYFA NUMARASI İLETİŞİM BİLGİLERİNİN ALTINA VE SAYFANIN ORTASINA,TOPLAMDA KAÇINCI OLDUĞU BELİRTİLECEK ŞEKİLDE YAZILIR. BELGENİN ÇOĞALTILMASI, FİZİKİ ORTAMDA HAZIRLANAN BELGELER İÇİN “ASLININ AYNIDIR”, ELEKTRONİK ORTAMDA HAZIRLANAN BELGELER İÇİN “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” İBARELERİ KULLANILARAK YAPILIR.

14- SAYFA NUMARASI VE BELGENİN ÇOĞALTILMASI

15- OLUR YAZILARI OLURU TEKLİF EDEN BİRİM İLE OLUR ALINAN MAKAM ARASINDA BAŞKA MAKAM OLMASI HALİNDE “UYGUN GÖRÜŞLE ARZ EDERİM” İFADESİ KULLANILIR. MÜSTEŞARLIK MAKAMINA (İmza) Adı SOYADI Genel Müdür Uygun görüşle arz ederim. …/…/ 2015 (İmza) Adı SOYADI Müsteşar Yardımcısı O L U R …/…/ 2015 (İmza) Adı SOYADI Bakan a. Müsteşar

15-OLUR

Teşekkürler