E-Arşiv Nedir? Kısa tanımı; firmaların bireysel müşterilerinin bildirdikleri herhangi bir mail adresine PDF formatında fatura göndermeleri ve 2. nüshasını Elektronik Fatura (UBL) formatında saklamaları anlamına gelir. E-Arşiv, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın; 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan sağlayan uygulamadır. Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen E-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. Mükellefler E-Arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler. E-Arşiv Uygulamasını Başkanlıktan E-Arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar.

E-Arşiv Mevzuatı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 397) ile getirilen E-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine E-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar. Bununla birlikte söz konusu mükellefler, E-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan E-Fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda E-Arşiv Faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır. Başkanlık gerek görmesi ve önceden haber vermesi halinde, bu madde hükmünün uygulamasında sektör ve mükellef grupları itibariyle özel izin verebilir, E-Arşiv Fatura formatında ve faturanın alıcısına teslim yöntemlerinde değişikliğe gidebilir.

E-Arşiv Mevzuatı Mükellefler, istemeleri halinde fatura formatı olarak www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan E-Fatura format ve standardını da kullanabilirler. Ancak Tebliğin 3 üncü bölümünün b bendine göre elektronik ortamda iletilen faturalar için www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan E-Fatura format ve standardının kullanılması zorunludur. Başkanlık gerekli görmesi halinde, mükelleflerin kullandıkları elektronik belge formatının değiştirilmesini isteyebilir. Bu Tebliğ kapsamında oluşturulan elektronik belgelerde, 2/2/1985 tarihli ve 18654 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Vergi Usul Kanunu uyarınca Vergi Mükellefleri Tarafından Kullanılan Belgelerin Basım ve Dağıtımı Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre belgelerin önyüzünün üst orta kısmına gelecek şekilde basılması zorunlu olan ‘Belgelere Konulacak Özel İşaret (Amblem)' ile ‘İl Kod Numarası' yerine aynı konumda bulunmak üzere, Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi, amblemin altında ise "E-Arşiv Fatura" ibaresi bulunur. Tebliğin 3-b ve 3-c bendi kapsamında elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında ayrıca "E-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir." ifadesi yazılır. Mükellefler, E-Arşiv Uygulaması kapsamında elektronik belge biçiminde oluşturdukları faturayı bu Tebliğin 7.1 ve 7.2 bölümünde belirtilen istisna haricinde alıcısına kâğıt ortamında teslim ederler.

E-Arşiv Mevzuatı E-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere E-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturanın kâğıt ortamında teslim edilmesi esastır. Ancak E-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturalar, alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan E-Fatura format ve standardının kullanılması ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünün eklenmesi koşuluyla E-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere elektronik ortamda da iletilebilecektir. Öte yandan, alıcısına malın yanında kâğıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması zorunludur. Bu Tebliğin 3-b bendine göre adına fatura düzenlenen vergi mükellefleri söz konusu faturaları, kendilerine iletim yöntemine uygun olarak muhafaza ve ibraz etmek zorundadırlar. Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve muhafaza izni almış olan mükellefler, faturalama süreçleri ile bilgi işlem sistemlerini 1/4/2015 tarihinden geç olmamak üzere Başkanlığın kendilerine yazıyla bildireceği bir tarihe kadar bu Tebliğde yer alan usul ve esaslara uygun hale getirmek zorundadırlar.

E-Arşiv Mükellefler Elektronik Ticaret Sitelerinin sattıkları ürünler için 1.1.2016 tarihinden itibaren sattıkları ürünler için müşterilerine E-Arşiv yönetmeliği kapsamında PDF formatında faturaları müşterilerini bildirdiği E-Mail adreslerine göndermek zorundadırlar. Kağıt fatura düzenleyemezler. Bunun dışında Türkiye'deki tüm şirket, kobiler ve bireysel şirketler; tüm bireysel müşterilerine PDF formatında fatura gönderebilmek için E-Arşiv yönetmeliği kapsamına kendi istekleri ile girebilirler. E-Arşiv uygulamasına geçebilmek için öncellikle E-Fatura mükellefi olmak gerekmektedir.

Cezai Müeyyideler E-Arşiv’e ilişkin getirilen zorunluluklara uymayanlara V.U.K. Madde 355’e göre Özel Usulsüzlük Cezası uygulanır. (1.200 TL) E-Arşiv uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilen mükellefler kağıt fatura düzenlemeleri halinde hiç düzenlenmemiş sayılır. (V.U.K. Madde 353/1 Özel Usulsüzlük Cezası – Belge başına 190 TL.’den az olmamak üzere tutarın %10’u. Yıllık bazda üst limit 97.000 TL)

E-Arşive Geçiş Avantajları Fatura basım ve gönderim masraflarında azalma Elektronik ortamda arşivleme olanağı ile arşivleme maliyetlerinde azalma ve belgelere hızlı erişim Operasyonel etkinlik ve verimlilik artışı Elektronik iç ve dış denetim için uygun altyapı Uluslararası standartlara uyum Nakit akışını hızlandırmak suretiyle işletmelere finansal avantajlar Kağıt tasarrufu sayesinden çevrenin korunmasına katkı

Mali Mühür VUK mükerrer 242. maddesinin Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye dayanılarak Mali Mühür çıkarılmıştır. Mükelleflerin uygulama içerisinde tanımlanması amacıyla TÜBİTAK tarafından üretilmektedir. Mali nitelikteki belgelerde yasal geçerliliğe sahiptir. Tüzel kişiliklere verilen Nitelikli Sertifika olarak tanımlanabilir. İşlem sertifikası niteliğindedir.

Mali Mühür Mali Mühür Elektronik İmza Kaynak Bütünlük Kurum Kişi Değişmezlik

E-Arşiv İş Akışı

E-Arşiv Saklama E-Arşivin kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Mükellefler, düzenledikleri E-Arşivleri, üzerinde Mali Mühür veya elektronik imza ile kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik ve optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir. Başkanlıktan izin almış saklamacı kuruluşların sisteminde saklama yapılabilir. Saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturaların muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Saklama Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde yapılmalıdır. Birincil kopyasını yurtiçinde saklama yapmak şartıyla yurtdışında ikincil bir arşiv tutulabilir.

Gelir İdaresi Başkanlığı’na E-Arşiv Kullanma Yöntemi Bildirimi E-Arşiv Yararlanma Gelir İdaresi Başkanlığına E-Fatura Uygulaması Başvurusu www.efatura.gov.tr 1 2 Mali Mühür Başvurusu http://mm.kamusm.gov.tr 3 Gelir İdaresi Başkanlığı’na E-Arşiv Kullanma Yöntemi Bildirimi

E-Fatura Geçiş için 3 Yöntem GİB Doğrudan Entegrasyon Özel Entegratör Kullanımı 1 2

Özel Entegratör Kullanımı Özel Entegratör; hizmet verilen mükelleflerin faturalarını göndermek ve almak amacıyla mükellefin bilgi işlem sisteminin GİB sistemiyle entegre edilmesidir. Böylece bireylere faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, teknik yeterliliğe sahip bir Özel Entegratör bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanmaktadır. Özel Entegratör muhasebe programlarına tam entegrasyon sağlayarak müşterilerin etkin ve verimli şekilde bireysel fatura işlemlerini yapmasını sağlar

Özel Entegratör Kullanımı MÜKELLEF ÖZEL ENTEGRATÖR SÖZLEŞME Mükellef www.earsiv.gov.tr adresindeki başvuru adımlarına göre başvurusunu yapar. E-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflerin mali mühür sertifikası ürettirmeleri, daha sonra özel entegratör kurumlar ile anlaşma yapmaları gerekmektedir. Özel Entegratör sözleşme yaptığı mükellefi Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik ortamda bildirir. Ayrıca Hesabı kapatılan mükelleflerin bilgileri aynı yöntemle elektronik ortamda Başkanlığa bildirilecektir. Mükellef, istemesi halinde faturasını Özel Entegratörün mali mühür ile onaylanarak gönderilmesini isteyebilir. Özel entegratör ile yapılan sözleşmede kullanıcı hesabı ile yapılabilecek işlemler açıkça belirtilerek taahhüt edilecektir.

Özel Entegratör Kullanımı Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde veya Özel Entegratör sistemlerinde saklanması esas olup, üçüncü kişiler(bulut) nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. ARŞİV ÖZEL ENTEGRATÖR TEDARİKÇİ ÖZEL ENTEGRATÖR GİB E-Arşiv E-Arşiv E-Fatura E-Arşiv E-Arşiv E-Fatura BİREYSEL MÜŞTERİ ARŞİV

E-Arşiv Özel Entegratör Seçimi Bilgi güvenliği için TS ISO IEC 27001 veya ISO27001 belgelerine, iş sürekliliği için ISO22301 belgesine, Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi için TS ISO IEC 20000 veya ISO 20000 belgelerine sahip olmalıdır. E-Arşiv hizmet sağlayıcı kurum, geliştirdiği mali mühür sertifikası elektronik imza uygulamalarının, TUBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezinden uluslararası teknik standartlara uygunluğunu almak zorundadır. E-Arşiv hizmet sağlayıcı sistemi, elektronik arşiv trafiğinde herhangi bir kesinti olmaksızın 7 gün 24 saat iş sürekliliğini sağlayabilecek yapıda kurulmalıdır. Uygun, güçlü alt yapıya ve yazılıma sahip olmalıdır. Bunlar sayesinde Maliye Bakanlığı’nın E-Arşiv standartlarına uygun fatura gönderimi mümkün olmaktadır.

E-Arşiv Özel Entegratör Seçimi GİB onaylı E-Arşiv entegratörü ile anlaşmak gerekmektedir. Entegrasyonun Maliye Bakanlığının E-Arşiv standartları ile tamamen uyumlu çalışabilecek duruma getirmesini sağlamak. Çalışılacak entegratörün elektronik ortama uyumlanma ile ilgili diğer konularda da vizyonu ve deneyimi olması gelecekte sizi yeni ve farklı firmalarla çalışma zorluğundan kurtarır. Birlikte kurulacak işbirliği sizi gelecekte de güçlü kılar. Kullanım kolaylığı ve esnek yazılımı olan bir entegratörü tercih etmek. Sahada uygulama yapacak ve eğitim verecek deneyimli personel sayısı çok olan ve 7/24 hizmet verebilecek entegratörü seçmek. Bireysel fatura verilerinin dijital olarak, kendi orijinal formatıyla saklayabilme imkanı, yasal kullanım ihtiyacı durumunda anlık erişim imkanlarının verilmesi. E- Arşiv saklama tebliğine uygun saklama yeteneği olması özellikle aranmalıdır.

Neden EDM Arşiv EDM Bilişimin kendi yazılımıdır. Türkiye’nin önde gelen Hastaneleri, E-Ticaret Siteleri, Otelleri, Lojistik Firmaları başta olmak üzere büyük müşterilerle çalışmaktadır. Tüm Muhasebe Programlarına uyumludur. Sınırsız kullanıcı tanımlama imkanı FULL TEXT Arama imkanı ile faturadaki her alanı arama Gelişmiş raporlama imkanı 20

     Neden EDM Arşiv LDAP uyumu ve SINGLE SIGN ON (akıllı şifre yönetimi) ile kolay kullanım DİZAYN EDİTÖRÜ E-Arşiv PDF gönderi dizayn imkanı 3DS 256 bit şifreleme teknolojisi ile üst düzey güvenlik altyapısı E-Arşiv gönderi süreçlerinizi “SÜRÜKLE BIRAK” şeklinde basit ara yüzler aracılığıyla tasarlama imkanı Tıpkı bir muhasebe elemanı gibi davranarak, gerekli uyarıları zamanında yapma DEPOSİTORY entegrasyonu ile %98 sıkıştırarak e-arşiv gönderilerinin uzun dönem arşivleme imkanı Türkiye genelinde 100 aşkın servis noktasıyla 7/24 teknik destek 21 21

E-Arşiv Entegrasyon Süreci GiB Başvuru Özel Entegratör Hizmet Sözleşmesi Sözleşme İçeriğine Göre Uygulama Safhası 1 Gün E-Arşiv mükellefi E-Arşiv geçişi ile ilgili GİB’e başvuruda bulunur. Başvuru mükellefin kendisi tarafından ya da mükellefin anlaşmaya varmış olduğu özel entegratör tarafından mükellef adına yapılabilir. EDM Bilişim başvuru için gerekli tüm işlemleri ve belgeleri sunmaktadır. Hazırlanması gereken kurum belgelerinin listesini de sunmaktadır. Mükellef entegrasyon sürecinde özel entegratör ile çalışacağını veya E-Arşiv entegrasyonunu kullanacağını taahhüt edip, portal kullanımının aktif edilmemesini talep edecektir.

E-Arşiv Entegrasyon Süreci GiB Başvuru Özel Entegratör Hizmet Sözleşmesi Sözleşme İçeriğine Göre Uygulama Safhası 1 – 2 Gün E-Arşiv işlemlerinin EDM Bilişim üzerinden yürütülmesine yönelik mükellef ve EDM Bilişim arasında yapılacak olan sözleşmedir. Sözleşme iki ana kapsamdan oluşur; * Hizmet: E-Arşiv hizmetine yöneliktir ve ana hizmet kalemlerini içermektedir. * Entegrasyon: E-Arşiv portaline mükellef finans/muhasebe/ERP sistemlerinin entegre edilmesine yönelik sözleşmedir. Entegrasyonun mükellef tarafından veya mükellef sorumluluğunda yürütüldüğü hallerde sözleşmeye eklenmez. Mükellef tarafından yürütüleceği bildirilir.

E-Arşiv Entegrasyon Süreci GiB Başvuru Özel Entegratör Hizmet Sözleşmesi Sözleşme İçeriğine Göre Uygulama Safhası 1-5 Gün Mükellef sistemi ile Özel Entegratör arasında veri alış-verişi için data formatı belirlenir (XML, TXT, EXCELL vb.). Bu servislerle ilgili teknik destek mükellefe sağlanır ve web servislerinin bağlantı gerçekleştirilir.

E-Arşiv Entegrasyon Süreci GiB Başvuru Özel Entegratör Hizmet Sözleşmesi Sözleşme İçeriğine Göre Uygulama Safhası 1-5 Gün Sistemlerden Alınacak Veri Formatının Belirlenmesi ve Veri Alınmasının Hazırlanması Web Servislerinin Devreye Alınması E-Arşiv Portalında Konfigrasyonların Tamamlanması Test ve Canlıya Geçiş Mükellef sisteminden veri alınması ile ilgili entegrasyon süreci gerçekleştirilir; Entegrasyon için EDS (Elektronik Dönüşüm Servisi) atanır. EDS’nin mükellefin ortamına veri akışı için webservis kurulumunu gerçekleştirilir. Entegrasyonun tamamlanması ardından <Test> süreci gerçekleştirilip, mükelleften kabul alındıktan sonra proje tamamlanır ve <canlı geçiş> yapılır.

Muhasebe Programlarına Anahtar Teslim Uygunluk Entegre Çalışan Muhasebe Programları ERP Yazılımlarından oluşturulan faturaların, E-Fatura konnektör aracılığı ile alınarak UBL-TR standardına çevrilmesi, E-Arşiv gönderilerinin EDM E-Fatura entegrasyon sistemine gönderilmesi, İşlemi tamamlanan E-Arşiv gönderilerinin müşterinin sisteminde saklanması Logo Mikro MedData SAP Axapta Oracle Netsim Asyasoft Nebim Datasoft İsis/Bss Tilasoft Xinerji Kod İnfinity Netsis Workcube Nilecra Yüce Yazılım Vega Mims Rmos ETA Nebim

E-Arşiv Ücretlendirme ANAHTAR TESLİM PROJE TESİS BEDELİ MUHASEBE PROGRAMI TAM ENTEGRASYON VE E-FATURA AKTİVASYON 3.000 ₺ Bu ücret kapsamında 1 yıllık e-defter ücretsiz hediye verilir. MALİ MÜHÜR (Müşteri isterse TUBİTAK'dan müşteri adına işlemler yapılır ve alınır) 690 ₺   KONTÖR PAKETLERİ ÜCRETLENDİRME(5 yıl en çok kullanım süresü vardır) 2.500 1.500 ₺ 10 YILLIK E-ARŞİV SAKLAMA ÜCRETE DAHİLDİR 5.000 2.500 ₺ 10.000 4.000 ₺ 25.000 6.000 ₺ 50.000 9.000 ₺ 100.000 12.000 ₺ SINIRSIZ 15.000 ₺ GÖNDERİ ADEDİ BAŞINA ÜCRETLENDİRME (Aylık Baremlerde) 0-249 0.65 ₺ 250-499 0.55 ₺ 500-999 0.50 ₺ 1000-2500 0.40 ₺ 2500-5000 0.24 ₺ 5000-10000 0.18 ₺ 10000+ 0.15 ₺

Anahtar Teslim Ücretlendirme Esasları Muhasebe programına entegrasyon istemeyen ve E-Fatura hizmetini portal üzerinden kullanmak isteyenler için entegrasyon ve E-Arşiv aktivasyon ücreti alınmaz. Paketler 12 ay taksitle sanal pos ya da mail order üzerinden ödenebilir. Müşterinin E-Fatura servisini de EDM’den alması durumunda E-Fatura gönderileri tabloda belirtilen kontör paketleri kapsamında veya gönderi başına ücretlendirme de E-Arşiv gönderileri ile ortak ve aynı ücretlendirilir. Paketler ve ücretlere 10 yıl gelen-giden arşiv gönderileri saklama ücretleri de dahildir. Paketlerin kullanım süresi 5 yıldır. E-Fatura alan müşteriye 1 yıllık E-Defter hediyedir. Yıllık 25. Defterden itibaren defter başı(kebir ve yevmiye ayrı ayrı olmak üzere) 50 TL uygulanır. Ayrıca mevcut pakete ilave olarak kullanım hakkı bitmeden İkinci Kullanım paketi de alınabilir. SAP, Oracle ve IFS muhasebe programları için proje bazlı ilave ücret uygulanır. Standart dışı uyarlamalar için 800 TL/adam gün fiyat uygulanır. Paket aşımında gelen / giden arşiv gönderileri için, 10 yıllık saklama hizmeti dahil, 65 kuruş ücret uygulanır. Fiyatlarımız kullanılan muhasebe programına göre değişiklik gösterebilir. Müşterinin kendi konnektörünü kullanmak istemesi durumunda tabloda belirtilen ANAHTAR TESLİM PROJE TESİS BEDELİ 1.500 TL+KDV olarak uygulanır.

Bilişim Teşekkürler www.edmbilisim.com.tr