KAMU YÖNETİMİNDE İÇ KONTROL SİSTEMİ ve İÇ KONTROL EYLEM PLANININ UYGULANMASI KAMU YÖNETİMİNDE İÇ KONTROL SİSTEMİ ve İÇ KONTROL EYLEM PLANININ UYGULANMASI Yrd.Doç.Dr. Cemalettin BALTACI ve Şub. Müd. Atilla DURMAZ Yrd.Doç.Dr. Cemalettin BALTACI ve Şub. Müd. Atilla DURMAZ

İç Kontrol Sistemi İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; 1. Etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, 2. Varlık ve kaynaklarının korunmasını, 3. Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, 4. Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan; ◦ organizasyon, ◦ yöntem ve süreçle, ◦ iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI İZLEME STANDARTLARI Etik Değerler ve Dürüstlük Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Hiyerarşik Kontroller Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Raporlama İç Denetim Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Kayıt ve Dosyalama Sistemi Bilgi Sistemleri Kontrolleri Faaliyetlerin Sürekliliği Görevler Ayrılığı Personelin Yeterliliği ve Performansı Yetki Devri

Kontrol Ortamı Faaliyetleri Kontrol Ortamı Faaliyetleri 1. Proje Ekibinin Kurulması ve Onaylanması ve Eğitimler 2. Mevcut Durumun Tespiti Mevcut Durumun Tespiti 3. Etik Sisteminin Kurulması Etik Sisteminin Kurulması 4. İş Analizlerinin Yapılması (İş Analiz Formundaki Bölümler) İş Analizlerinin Yapılması (İş Analiz Formundaki Bölümler) 5. Süreç Yönetiminin Kurulması a) Temel Süreçlerin Belirlenmesi ve Sınıflandırılması Temel Süreçlerin Belirlenmesi ve Sınıflandırılması b) Süreç Hiyerarşilerinin Çıkarılması Süreç Hiyerarşilerinin Çıkarılması c) Süreç Tanımlarının Yapılması Süreç Tanımlarının Yapılması d) Süreç Adımlarında Kritik Kontrol Noktalarının Belirlenmesi Süreç Adımlarında Kritik Kontrol Noktalarının Belirlenmesi e) Kritik Kontrol Noktalarında Performansın Ölçülmesi Kritik Kontrol Noktalarında Performansın Ölçülmesi

Kontrol Ortamı Faaliyetleri Kontrol Ortamı Faaliyetleri 6. Organizasyon ve Temel Süreçlerde Yapının Yeniden Düşünülmesi ve Gerekirse Tekrar Gözden Geçirilmesi a)İş Akışlarının Çizilmesiİş Akışlarının Çizilmesi b)Organizasyon ŞemalarıOrganizasyon Şemaları c)Ortak Görev ve Sorumlulukların BelirlenmesiOrtak Görev ve Sorumlulukların Belirlenmesi d)İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri ve Standardıİş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri ve Standardı e)İç Hareketlilik Analizi Tablosuİç Hareketlilik Analizi Tablosu f)Görev Envanteri TablosuGörev Envanteri Tablosu g)Eğitim Deneyim TablosuEğitim Deneyim Tablosu 7. Yetki Devri Yetki Devri 8. Hassas Görevlerin Belirlenmesi Hassas Görevlerin Belirlenmesi

Risk Değerlendirme Risk Değerlendirme 9. RİSK YÖNETİM SİSTEMİ 9. RİSK YÖNETİM SİSTEMİ (Riskleri Belirleme, Değerlendirme ve Yönetimi) Risklerin Belirlenmesi a)İyileştirmeye Açık Alanlar Lisetesinin Belirlenmesiİyileştirmeye Açık Alanlar Lisetesinin Belirlenmesi b)İyileştirmeye Açık Alanların Belirlenmesiİyileştirmeye Açık Alanların Belirlenmesi c)İyileştirmeye Açık Alanların Konsolide Edilmesiİyileştirmeye Açık Alanların Konsolide Edilmesi d)Varyans Analiz TablosuVaryans Analiz Tablosu e)Temel Risk Tablosunun HazırlanmasıTemel Risk Tablosunun Hazırlanması

Risk Değerlendirme Risk Değerlendirme Risklerin Değerlendirilmesi Risklerin Değerlendirilmesi (Olasılık, Şiddet, Hatanın Tespit Edilebilirliği)Risklerin Değerlendirilmesi (Olasılık, Şiddet, Hatanın Tespit Edilebilirliği) Kritik Başarı Faktörlerine Etkisinin belirlenmesi ve Önem Derecelerine Göre SıralanmasıKritik Başarı Faktörlerine Etkisinin belirlenmesi Önem Derecelerine Göre Sıralanması Risklerin Sınıflandırılması (Risk Sınıflandırma Tablosu)Risklerin Sınıflandırılması Risk Profil Tablolarının Çıkarılması Bünyesel ve Artık Risklerin Belirlenmesi Risklere Yanıtlar Üretme Tablosu Risklere Verilecek Yanıtlarla İlgili Gerçekleşme Alanları Risk Envanter Tablosunun Hazırlanması Risklerin Yönetilmesi (Uygulama, Kontrol ve İzleme) Risk Eylem Planlarının Hazırlanması Artık Risk Değerlendirme Tablosunun Kullanımı a)Dönemsel Risk Tepkisi Değerlendirme Anketi Formu (Yönetici ve Çalışan) Dönemsel Risk Tepkisi Değerlendirme Anketi Formu (Yönetici ve Çalışan)Dönemsel Risk Tepkisi Değerlendirme Anketi Formu (Yönetici ve Çalışan)

Faaliyeti Faaliyeti 10. KONTROL STRATEJ İ LER İ N İ N VE UYGULAMA YÖNTEMLER İ N İ N GEL İ ŞT İ R İ LMES İ Örnek Kontrol Prosedürleri  Yetki devri ve onay prosedürleri  Görevlerin birbirinden ayrılması  İ şlemlerin eksiksiz ve zamanında ve gerekti ğ i gibi kaydedilmesi  Kaynaklara ve resmi kayıtlara erişim konusunda kontroller  Çalışma performansına, faaliyetlere, süreç ve eylemlere yönelik incelemeler  İ şlemlerin ve İ ç Kontrol Sistemlerinin uygun biçimde belgelenmesi kontrol faaliyetlerine örnek olarak gösterilebilir. a) Faaliyetlerin işleyişi ile ilgili yazılı dokümanların gözden geçirilmesi ve de ğ erlendirilmesi b) Mevcut kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi  E ğ itim/Deneyim Tablosu E ğ itim/Deneyim Tablosu  Görev Envanteri Tablosu Örnek Görev Envanteri Tablosu Örnek  Yetki Devri Formu Yetki Devri Formu

Kontrol Faaliyetleri Kontrol Faaliyetleri c) Vekalet ve görev devri sisteminde standart oluşturulması  Vekalet Formu, Vekalet Formu,  Görev Devri Rapor Formu Görev Devri Rapor Formu d) İş yükü analizleri ve optimal çalışan sayılarına göre personel planlamasının yapılması  İç Hareketlilik Analizi Tablosu İç Hareketlilik Analizi Tablosu e) İş akış şemalarının yeniden gözden geçirilmesi, son haline getirilen iş akış şemaları üzerinde kontrol, paraf, imza, onay noktalarının belirlenmesi (Kontrol, Paraf, İmza, Onay Noktaları Yerleştirilmiş İş Akış Şemaları)) İş akış şemalarının yeniden gözden geçirilmesi, son haline getirilen iş akış şemaları üzerinde kontrol, paraf, imza, onay noktalarının belirlenmesi (Kontrol, Paraf, İmza, Onay Noktaları Yerleştirilmiş İş Akış Şemaları) f) Kullanılan mevcut formların gözden geçirilmesi ve gerekiyorsa yeniden düzenlenmesi ve dokümante edilmesi (Yeniden Düzenlenen ve Standartlaştırılan Formlar)Kullanılan mevcut formların gözden geçirilmesi ve gerekiyorsa yeniden düzenlenmesi ve dokümante edilmesi (Yeniden Düzenlenen ve Standartlaştırılan Formlar

Bilgi ve İletişim Bilgi ve İletişim 11- İdareler, bilgi sitemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.  Kayıt, Dosyalama, Evrak ve Arşiv sisteminin analiz edilmesi Kayıt, Dosyalama, Evrak Ve Arşiv Mevcut Durum Analizi Formu Değerlendirme Tablosu  Mevcut bilgi sistemlerinin incelenmesi a)Bilgi Teknolojileri Kullanıcılarına Yönelik Mevcut Durum Analiz FormuBilgi Teknolojileri Kullanıcılarına Yönelik Mevcut Durum Analiz Formu b)Bilgi Teknolojileri Personeline Yönelik Mevcut Durum Analiz FormuBilgi Teknolojileri Personeline Yönelik Mevcut Durum Analiz Formu c)Bilgi Teknolojileri Değerlendirme TablosuBilgi Teknolojileri Değerlendirme Tablosu  Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemlerinin standart hale getirilmesi a)Hata Bildirim FormuHata Bildirim Formu b)Şikayet FormuŞikayet Formu c)Tutanak FormuTutanak Formu

İç Kontrol Sisteminin İzlenmesi İç Kontrol Sisteminin İzlenmesi 12- İç Kontrol Sisteminin Kalitesini Değerlendirmek üzere yürütülecek izleme faaliyetlerinin kapsar. a) Düzeltici Önleyici Faaliyet Formu Örnek Düzeltici Önleyici Faaliyet Formu Örnek b) Çalışan Öneri Formu Çalışan Öneri Formu c) İç Kontrol Sistemi İzleme Formu İç Kontrol Sistemi İzleme Formu d) İç Denetim Raporlarının İç Kontrol Sisteminin işleyişi kapsamında değerlendirilmesi İç Denetim Raporlarının İç Kontrol Sisteminin işleyişi kapsamında değerlendirilmesi e) İç paydaş ve çalışan memnuniyeti anket sonuçları f) Süreç kritik kontrol noktalarındaki performans ölçümlerinin sonuçları g) İç denetim raporları sonuçları h) Faaliyet raporları (planlanan ile gerçekleşen arasındaki fark ve stratejik plan ile uyumu açısından) i) İç kontrol sistemi uyum eylem planı değerlendirme raporları sonuçları j) Yıllık risk değerlendirme çalışmaları İç Kontrol Sisteminin işlerliği açısından bir izleme faaliyetidir.

Organizasyon Kitabı ORGANİZASYON ŞEMALARI İÇ HAREKETLİLİK ANALİZİ TABLOLARI EĞİTİM/DENEYİM TABLOSU GÖREV ENVANTERİ TABLOSU ORTAK GÖREV, SORUMLULUK VE YETKİLER İŞ TANIMI VE GEREKLERİ BELGELERİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI Organizasyon Kitabı