5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu gereği hazırlanan; 2009/24 sayılı “Millî Eğitim Bakanlığı İç Kontrol Sistemi” konulu genelgenin iç kontrol.

... konulu sunumlar: "5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu gereği hazırlanan; 2009/24 sayılı “Millî Eğitim Bakanlığı İç Kontrol Sistemi” konulu genelgenin iç kontrol."— Sunum transkripti:

1

2 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu gereği hazırlanan; 2009/24 sayılı “Millî Eğitim Bakanlığı İç Kontrol Sistemi” konulu genelgenin iç kontrol sisteminin kurulması, işletilmesi, geliştirilmesi ve izlenmesi bölümü A bendinde; “Bakanlığımız merkez ve taşra birimlerinde iç kontrol sisteminin kurulması amacıyla Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık çalışmaları, Bakanlığımız üst yöneticisinin liderliği ve gözetiminde; Strateji Geliştirme Başkanlığının teknik desteği ve koordinatörlüğünde harcama birimlerinin katılımı ile yürütülecektir. Bu anlamda Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatında bulunan tüm okul ve kurumlar iç kontrol sisteminin kurulması ve işletilmesi çalışmalarına katılacaklardır.” denilmektedir. Bu doğrultuda Müdürlüğümüz Strateji Geliştirme Bölümü tarafından “İç Kontrol ve Yönetim Sistemi, Hazırlama ve Uygulama Yönergesi” hazırlanmıştır.

3 Bir süreçtir. Kişilere bağımlıdır. Makul derecede güvence sağlar. Hedeflere ulaşmaya yöneliktir. İÇ KONTROL NEDİR?

4 YÖNETİMİN ulaşmayı planladığı hedeflerin gerçekleşmesine,Yöneticinin kararları daha sağlam bilgiye dayanarak daha güvenle almasına,Yönetimindeki kaynakları daha etkin kullanmasına,İşini yapmasını engelleyebilecek olayları öngörebilmesine,Yaptığı işler ile ulaştığı sonuçlar için kanıtlara dayalı olarak hesap verebilmesine,Yardımcı olan bir yönetim aracıdır.

5 Çalışanların da ; Görevlerini, sorumluluklarının daha fazla bilincinde olarak yerine getirmelerini sağlar. Kısacası iç kontrol “İYİ YÖNETİM” kavramının farklı şekilde ifade edilmesidir. İÇ KONTROL

6 İÇ KONTROL SİSTEMİNDE ÖNEMLİ TANIMLAR Bir faaliyetin planlanan ve gerçekles ̧ en etkisi arasındaki ilis ̧ kiyi, hedefe ulas ̧ ma derecesini ve yerindeliğ ̆ ini ifade eder. ETKİLİLİK Bir faaliyetin planlanmıs ̧ sonuçlarına ya da çıktılarına ulas ̧ mak için kullanılan kaynak- ların maliyetini en aza indirmeyi ifade eder. EKONOMİKLİK Kullanılan kaynaklarla bir faaliyetin sonuçlarını ya da çıktılarını en üst düzeye çıkarmayı ifade etmektedir. VERİMLİLİK

7 Etkililik,ekonomiklik ve verimliliğin gerçekleştirilebilmesi için öncelikle; Stratejik planla tanımladığımız hedefler, Bu hedeflere ulaşmak için geliştirdiğimiz performans hedefleri, Bu hedeflere ulaşmak için yaptığımız faaliyetler arasındaki ilişkiyi kurmamız şarttır.

8

9 İç kontrol konusunda tüm çalışanların rol ve sorumlulukları aynı değildir. İç kontrolün oluşturulması, işletilmesi, izlenmesi ve geliştirilmesinden yönetim sorumludur. İdarenin en üst kademeden en alt kademeye tüm kurum çalışanlarının sorumluluğundadır. İdarenin sadece mali iş ve işlemlerle sınırlı olmayıp bütün iş ve işlemlerini kapsar.

10 Merkezi kontrollerden ziyade, yönetim sorumluluğuna dayalı yöntemlerin benimsenmesinin sonucudur. Sadece yazılı dokümanlara dayanmaz. Güçlü ve pozitif bir ortamı da ifade eder. İç kontrol belli noktalarda, belli alanlarda ve belli zamanlarda değil; tüm faaliyetleri kapsayan devamlılık esasına dayanan bir süreçtir.

11 KONTROL ORTAMIRİSK DEĞERLENDİRMESİKONTROL FAALİYETLERİBİLGİ VE İLETİŞİMİZLEME İÇ KONTROLÜN UNSURLARI

12 KONTROL ORTAMI İdarenin, yöneticilerin ve çalışanların iç kontrolü benimsemeleri, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olmaları esastır. İÇ KONTROLÜN UNSURLARI

13 RİSK DEĞERLENDİRMESİ Kurumun hedeflerine ulaşmasına engel risklerin tanımlanması ve analiz edilmesidir. İÇ KONTROLÜN UNSURLARI

14 KONTROL FAALİYETLERİ Risklerin yönetilmesine ilişkindir. İç kontrol sistemi içinde önleyici, tespit edici ve telafi edici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. İÇ KONTROLÜN UNSURLARI

15 BİLGİ VE İLETİŞİM Faaliyet alanı ile ilgili ihtiyaç duyulacak her türlü bilginin, uygun bir şekilde kaydedilmesi, tasnif edilmesi ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilmesidir. İÇ KONTROLÜN UNSURLARI

16 İZLEME İç kontrol faaliyetinin, belirli bir zaman aralıklarıyla kalitesinin, işleyişinin ve tasarımının gözden geçirilmesi ve alınması gereken önlemlerin değerlendirilmesinden oluşan bir süreçtir. İÇ KONTROLÜN UNSURLARI

17 5 BİLEŞEN ALTINDA 18 STANDART VE BU STANDARTLAR İÇİN GEREKLİ 79 GENEL ŞART BELİRLENMİŞTİR. V-İZLEME STANDARTLARI IV-BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI III-KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI II-RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARI İÇ KONTROL STANDARTLARI

18 I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARI KOS 1 – ETİK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 2 – MİSYON, ORGANİZASYON YAPISI VE GÖREVLER İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 3 – PERSONELİN YETERLİLİĞİ VE PERFORMANSI İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 4 – YETKİ DEVRİ İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KONTROL ORTAMI: İdarenin, yöneticilerin ve çalışanların iç kontrolü benimsemeleri, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olmaları esastır.

19 II-RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI RDS 5 – PLANLAMA VE PROGRAMLAMA İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 6 – RİSKLERİN BELİRLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RİSK DEĞERLENDİRMESİ Kurumun hedeflerine ulaşmasına engel risklerin tanımlanması ve analiz edilmesidir.

20 KONTROL FAALİYETLERİ : Risklerin yönetilmesine ilişkindir. İç kontrol sistemi içinde önleyici, tespit edici ve telafi edici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. III-KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI KFS 7 – KONTROL STRATEJİLERİ VE YÖNTEMLERİ İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 8 – PROSEDÜRLERİN BELİRLENMESİ VE BELGELENDİRİLMESİ İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 9 – GÖREVLER AYRILIĞI Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS 10 – HİYERARŞİK KONTROLLER Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS 11 – FAALİYETLERİN SÜREKLİLİĞİ İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 12 – BİLGİ SİSTEMLERİ KONTROLLERİ İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

21 IV-BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI BİS 13 – BİLGİ VE İLETİŞİM İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 14 – RAPORLAMA İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 15 – KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 16 – HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİLGİ VE İLETİŞİM: Faaliyet alanı ile ilgili ihtiyaç duyulacak her türlü bilginin, uygun bir şekilde kaydedilmesi, tasnif edilmesi ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilmesidir.

22 V-İZLEME STANDARTLARI İS 17 – İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ: İdareler, iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İZLEME İç kontrol faaliyetinin, belirli bir zaman aralıklarıyla kalitesinin, işleyişinin ve tasarımının gözden geçirilmesi ve alınması gereken önlemlerin değerlendirilmesinden oluşan bir süreçtir.

23 I-KONTROL ORTAMI STANDARTLARI KOS 1 – ETİK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1: İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. KOS 1.2: İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. KOS 1.3: Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.KOS 1.4: Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.KOS 1.5: İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. KOS 1.6: İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

24 II-RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI RDS 5 – PLANLAMA VE PROGRAMLAMA: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1: İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik ama ç lar ve ö l çü lebilir hedefler saptamak, performanslarını ö l ç mek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı y ö ntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. RDS 5.2: İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. RDS 5.3: Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

25 III-KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI KFS 7 – KONTROL STRATEJİLERİ VE YÖNTEMLERİ: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1: Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KFS 7.2: Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. KFS 7.3: Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.

26 IV-BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI BİS 13 – BİLGİ VE İLETİŞİM: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1: İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. BİS 13.2: Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. BİS 13.3: Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.

27 V-İZLEME STANDARTLARI İS 17 – İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ: İdareler, iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS 17.1: İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İS 17.2: İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İS 17.3: İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İS 17.4: İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İS 17.5: İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

28 MEVCUT DURUM: ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER EYLEM GENEL ŞART NUMARASI EYLEM SORUMLU BİRİM İŞBİRLİĞİ YAPILACAK KURUM/BİRİM ÇIKTI/SONUÇ TAMAMLANMA TARİHİ ÖRNEK TABLO

29 Evrakların kontrolü değildir.İç kontrol sadece belirli evrakların, kişilerin veya olayların kontrol edilmesi demek değildir. İç kontrol, varılmak istenen hedefe doğru gidip gitmediğimiz ve bu amaçla yapılan faaliyetlerde ne kadar “kontrol” sahibi olduğumuzla ilgilidir. İÇ KONTROL NE DEĞİLDİR?

30 Statik bir sistem değildir. İç kontrol bir kere kurulan ve kurulduktan sonra hep ilk kurulduğu şekliyle uygulanan statik bir sistem değil yaşayan bir süreçtir. Sürekli gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi gerekir. İÇ KONTROL NE DEĞİLDİR?

31 Yönetime hedeflerin başarılacağına dair güvence vermez, sadece ne ölçüde başarılabileceği konusunda makul derecede güvence sağlar. İÇ KONTROL NE DEĞİLDİR?

32 Sistem kurma ve değişim çalışmaları uzun süre alır. Hayal kırıklığına uğramadan SİSTEMATİK ve SÜREKLİ bir şekilde devam etmek. Hedefleri çok iddialı koymamak. Yolun neresindeysek ve elimizde ne varsa onunla başlamak. Birlikte çalışacağımız kimselere yardımcı olma niyet ve arzumuzu tam olarak aktarmak. Küçük ölçekli ya da pilot uygulamalarla sonuçlar almak ve küçük de olsa başarılı örnekleri yakalamak. Sorunlara başkalarının açısından da bakabilmek. ÇALIŞMA İLKELERİMİZ NE OLMALI

33