YAZIŞMALAR KAYSERİ HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ DESTEK HİZMETLERİ ŞUBESİ EĞİTİM BİRİMİ.

... konulu sunumlar: "YAZIŞMALAR KAYSERİ HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ DESTEK HİZMETLERİ ŞUBESİ EĞİTİM BİRİMİ."— Sunum transkripti:

1 YAZIŞMALAR KAYSERİ HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ DESTEK HİZMETLERİ ŞUBESİ EĞİTİM BİRİMİ

2 2004/8125 SAYILI BAKANLAR KURULU KARARINA İ ST İ NADEN 02.12.2004 TAR İ H VE 25658 SAYILI RESM İ GAZETEDE “RESM İ YAZI Ş MALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMEL İ K” YAYIMLANMI Ş TIR.

3 Amaç Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır. Kapsam Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

4 Tanımlar Bu Yönetmelikte geçen; a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kurulu ş larının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel ki ş ilerle ileti ş imlerini sa ğ lamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi, b) Resmî belge: Kamu kurum ve kurulu ş larının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel ki ş ilerle ileti ş imlerini sa ğ lamak amacıyla olu ş turdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeri ğ i olan belgeleri,

5 c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kurulu ş larının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel ki ş ilerle ileti ş imleri sırasında metin, ses ve görüntü ş eklinde olu ş turdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri, d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulundu ğ u her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve ileti ş im teknolojisi ürünlerini,

6 e) Elektronik belge: Elektronik ortamda olu ş turulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulaca ğ ını gösteren kodlara ait listeyi, g) Yazı alanı: Yazı ka ğ ıdının üst, alt, sol ve sa ğ kenarından 2,5 cm bo ş luk bırakılarak düzenlenen alanı,

7 h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine ba ğ lı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza olu ş turma aracı ile olu ş turulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimli ğ inin ve imzalanmı ş elektronik veride sonradan herhangi bir de ğ i ş iklik yapılıp yapılmadı ğ ının tespitini sa ğ layan elektronik imzayı,ifade eder.

8 Resmî yazı ş ma ortamları ve güvenlik Kamu kurum ve kurulu ş ları arasında yazılı ileti ş im,kâ ğ ıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. Kâ ğ ıtla yapılan resmî yazı ş malarda,daktilo veya bilgisayar kullanılır. Yazı ş malar, yazının içeri ğ ine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazı ş malarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen i ş lem yapılabilir, ancak bunların be ş gün içerisinde resmî yazı ile teyidini yapılması gerekir.

9 Resmî yazı ş ma ortamları ve güvenlik Elektronik ortamdaki yazı ş malar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazı ş malar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı ka ğ ıda dökülerek de i ş leme alınır.

10 Resmî yazı ş ma ortamları ve güvenlik Her kurum kendisi ve gerekti ğ inde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Ba ş bakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazı ş malar bu adresler arasında yapılır. Kamu kurum ve kurulu ş ları elektronik ortamda yapılacak yazı ş malarda, bu Yönetmeli ğ e aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

11 Nüsha sayısı Ka ğ ıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. Belge boyutu Resmî yazı ş malarda A4 (210x297 mm) ve A5(210x148 mm) boyutunda ka ğ ıt kullanılır. Yazı tipi ve karakter boyutu Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman“yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelli ğ i olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

12 Resmî Yazıların Bölümleri Ba ş lık Ba ş lık, yazıyı gönderen kurum ve kurulu ş un adının belirtildi ğ i bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir. Ba ş lık, ka ğ ıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İ lk satıra "T.C.” kısaltması, İ kinci satıra kurum ve kurulu ş un adı büyük harflerle Üçüncü satıra ise ana kurulu ş un ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Ba ş lıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. Bölge müdürlüklerinde ise bakanlı ğ ın adının altına hangi bölge te ş kilatı oldu ğ u yazılır (Örnek:1).

13 ÖRNEK: 1-BA Ş LIK T.C. BA Ş BAKANLIK Devlet Personel Ba ş kanlı ğ ı T.C. KAYSER İ VAL İ L İĞİ İ l Sa ğ lık Müdürlü ğ ü T.C. KAYSER İ VAL İ L İĞİ Halk Sa ğ lı ğ ı Müdürlü ğ ü

14 Sayı ve evrak kayıt numarası Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, ba ş lı ğ ın son satırından iki aralık a ş a ğ ıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan ba ş lı ğ ından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) i ş areti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) i ş areti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya e ğ ik çizgi (/) i ş areti konulur.

15 Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldı ğ ı numaradır. (Örnek: 2) Resmî yazı ş malarda Ba ş bakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

16 ÖRNEK: 2- SAYI Sayı: B.02.0. İ GB-16-717-752/89 Sayı: B.02.2.TCZ-21-932/467 Sayı: B.08.4.MEM.202-148-694/253 OAA.B.CCC.D.EE.FF.GG 1 2 3 4 5 6 7 1. Bölüm: Kurum Kodu 2. Bölüm: Kurum Da ğ ılım Kodu 3. Bölüm: Birim Kodu 4. Bölüm: Birim Da ğ ılım Kodu 5. Bölüm: Alt Birim Kodu 6. Bölüm: Ayrıntılı Alt Birim Kodu 7. Bölüm: Alt Tali ( Ş ube) Kodu

17 İ dari Birim Kimlik Kodu, sadece Haberle ş me Kodu yerine kullanılacaktır. Di ğ er unsurların kullanımına ise önceden oldu ğ u gibi aynen devam edilecektir. Örnek: Önceki Uygulama Yeni Uygulama Sayı: B.02.0.İGB-542-1234 Sayı: 72131250-542-1234 Sayı: B.02.0.SGB.0.11-842.01-1745 Sayı: 27770603-842.01-1745

18 Tarih Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildi ğ i zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sa ğ ında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) i ş areti konularak yazılır. Konu Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan ba ş lı ğ ından sonra, ba ş lık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir ş ekilde ifade edilir.

19 Gönderilen makam Yazının gönderildi ğ i kurum, kurulu ş ve ki ş i ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunlu ğ una göre iki-dört aralık a ş a ğ ıdan ve ka ğ ıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildi ğ i yerin belirlenmesine ili ş kin di ğ er hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Kurulu ş dı ş ına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gidece ğ i yerin adresi küçük harflerle ve ba ş lı ğ ın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. Ki ş ilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır (Örnek: 3).

20 ÖRNEK: 3-GÖNDER İ LEN MAKAM SA Ğ LIK BAKANLI Ğ INA (Sa ğ lı ğ ın Geli ş tirilmesi Genel Müdürlü ğ ü) KAYSER İ VAL İ L İĞİ NE ( İ l Milli E ğ itim Müdürlü ğ ü)

21 İ lgi İ lgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da kar ş ılık oldu ğ unu veya bazı belgelere ba ş vurulması gerekti ğ ini belirten bölümdür. " İ lgi:" yan ba ş lı ğ ı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İ lgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, " İ lgi" kelimesinin altı bo ş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İ lginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç i ş areti ") " konularak kullanılır. İ lgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.

22 İ lgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İ lgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına kar ş ılık veya daha önce yazılmı ş çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir (Örnek: 4).

23 ÖRNEK: 4- İ LG İ İ lgi:a)../../….tarihli ve ……………sayılı yazı, b)../../….tarihli ve ……………sayılı yazı, c)../../….tarihli ve ……………sayılı yazı.

24 Metin Metin, " İ lgi"den sonra ba ş layıp " İ mza"ya kadar süren kısımdır. Metne, " İ lgi"nin son satırından itibaren iki aralık, " İ lgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak ba ş lanır. Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru i ş areti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuru ş bo ş luk bırakılır. Paragraf ba ş larına yazı alanının 1.25 cm içerisinden ba ş lanır. Paragraf ba ş ı yapılmadı ğ ı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralı ğ ı bo ş luk bırakılır ( Örnek: 5-A )

25 ÖRNEK: 5-A SAYFA DÜZEN İ G İ ZL İ L İ K DERECES İ T.C. BA Ş BAKANLIK İ dareyi Geli ş tirme Ba ş kanlı ğ ı İ ki satır aralı ğ ı İ VED İ Sayı :.........................................../../…. Konu :.................................................................. İ ki- dört satır aralı ğ ı............................. BAKANLI Ğ INA İ ki satır aralı ğ ı İ lgi : a )................................................................................................................................................................... b)................................................................ İ ki satır aralı ğ ı....Metin.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

26 Metin Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir. Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılı ş ında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi be ş tam yüzde otuz üç) kullanılır. Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İ mla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre ya ş ayan Türkçe ile yazılır.

27 Metin Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İ mla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu oldu ğ u durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldı ğ ı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara da ğ ıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.

28 İ mza Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık bo ş luk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sa ğ ına yazılır. İ mza ad ve soyadın üzerinde bırakılan bo ş lu ğ a atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazı ş malarda, imza yetkisine sahip ki ş i yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.

29 İ mza Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen ki ş i imzaladı ğ ında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Ba ş bakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. Yazı vekaleten imzalandı ğ ında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Ba ş bakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek: 6-A).

30 İ mza Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sa ğ da (Örnek: 6-B); İ kiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sa ğ a do ğ ru sıralanır (Örnek: 6-C). Atama kararnamelerinde imza bölümü, Örnek: 6-D‘ de oldu ğ u biçimde düzenlenir.

31 ÖRNEK: 6 İ MZA ÖRNEK: 6-A İ mza Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı İ mza Adı Soyadı Ba ş bakan V. ÖRNEK: 6-B İ mza İ mza Adı Soyadı Adı Soyadı Genel Müdür Yardımcısı Genel Müdür

32 ÖRNEK: 6-C İ mza İ mza İ mza Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Genel Müdür Yardımcısı Genel Müdür Daire Ba ş kanı ÖRNEK: 6-D(Atama Kararnameleri) CUMHURBA Ş KANI Ba ş bakan Bakan

33 Onay Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralı ğ ı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun bo ş luk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır. (Örnek: 7-A)

34 ÖRNEK: 7-A ONAY............. MAKAMINA........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... İ mza Adı Soyadı Personel ve E ğ itim Daire Ba ş kanı O L U R …/…/…. ( İ mza) Adı Soyadı Genel Müdür

35 Onay Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görü ş le arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun bo ş luk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır. (Örnek: 7-B) Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili ki ş i resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.

36 ÖRNEK: 7-B ONAY..................... MAKAMINA................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ İ mza Adı Soyadı İ dareyi Geli ş tirme Ba ş kanı Uygun görü ş le arz ederim. …/…/…. ( İ mza) Adı Soyadı Müste ş ar Yardımcısı O L U R …/…/…. ( İ mza) Adı Soyadı Ba ş bakan a. Müste ş ar

37 EKLER Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralı ğ ı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sı ğ mayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. Yazı eklerinin da ğ ıtımdaki bazı yerlere gönderilmedi ğ i durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır (Örnek: 8).

38 ÖRNEK: 8-EKLER EKLER: 1- Yazı örne ğ i (... sayfa) 2- Yönetmelik (... sayfa) -------------------------------------- EKLER: 1- Rapor (... sayfa) 2- Disket (… adet)

39 Da ğ ıtım Da ğ ıtım, yazıların gere ğ i ve bilgi için gönderildi ğ i yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildi ğ i bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralı ğ ı bırakılarak yazı alanının soluna "DA Ğ ITIM:" yazılır. Ek yoksa da ğ ıtım EKLER'in yerine yazılır. Yazının gere ğ ini yerine getirme durumunda olanlar, "Gere ğ i" kısmına, yazının içeri ğ inden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gere ğ i" kısmı da ğ ıtım ba ş lı ğ ının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gere ğ i" kısmı ile aynı satıra yazılır. "Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kurulu ş adları do ğ rudan "DA Ğ ITIM" ba ş lı ğ ının altına yazılır (Örnek: 9-A, B).

40 ÖRNEK: 9-A DA Ğ ITIM: Gere ğ i:Bilgi: 16 Toplum Sa ğ lı ğ ı MerkeziDestek Hizmetleri Ş ubesi ÖRNEK: 9-B DA Ğ ITIM: 81 İ l Valili ğ ine

41 Paraf Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazı ş malarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır. Yazıyı paraflayan ki ş ilerin unvanları gerekti ğ inde kısaltılarak yazılır, (:) i ş areti konulduktan sonra büyük harfle adının ba ş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır (Örnek: 10).

42 ÖRNEK: 10-PARAF …/…/…. Uzman : H.ÇEL İ K(Paraf) …/…/…. D.B ş k. : İ.GÜNER(Paraf) …/…/…. Gn. Md. :Ö. DEM İ R(Paraf) …/…/…. Müst. Yrd. : Y.ARSLAN(Paraf) …/…/…. Müste ş ar : İ. ÇET İ NKAYA(Paraf)

43 Adres Yazı alanının sınırları içinde kalacak ş ekilde sayfa sonuna soldan ba ş layarak yazıyı gönderen kurum ve kurulu ş un adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik a ğ sayfasını içeren ileti ş im bilgileri yazılır. İ leti ş im bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildi ğ i kurum ve ki ş ilerin, gerekti ğ inde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için ba ş vuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sa ğ ında yer alır (Örnek: 12).

44 ÖRNEK: 12-ADRES Me ş rutiyet Cad. 24/5-6 Yeni ş ehir 06640 ANKARA Ayrıntılı bilgi için irtibat: Uzm.H. KARA Telefon: (0 312) 419 97 26 Faks: (0 312) 418 81 90 e-posta: idare@basbakanlik.gov.tridare@basbakanlik.gov.tr Elektronik A ğ : www.basbakanlik.gov.trwww.basbakanlik.gov.tr

45 Gizli yazılar Yazı gizlilik derecesi ta ş ıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel ş eklinde görev alanı ve hizmet özelli ğ ine göre kurum veya kurulu ş ça belirlenir

46 İ vedi ve günlü yazılar, tekit yazısı Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür (Örnek: 5-A, B). Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

47 Sayfa numarası Sayfa numarası, yazı alanının sa ğ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı oldu ğ unu gösterecek ş ekilde verilir. (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32 )

48 Aslına uygunluk onayı Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örne ğ inin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Kurum ve kurulu ş lar elektronik ortamdaki belgelerin de ğ i ş tirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde ço ğ altılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

49 Resmî Yazıların Gönderili ş ve Alını ş larında Yapılacak İş lemler Kayıt ka ş esi Gelen evrak, kayıt ka ş esi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kurulu ş ları kendilerine uygun bir ka ş e hazırlar ve kullanırlar. Bu ka ş eler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün kar ş ısına gere ğ i yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) i ş areti konulur. Ek oldu ğ unda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir. Elektronik ortamda yapılan yazı ş malarda, do ğ rulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.

50 Yazıların gönderilmesi Yazıyı gönderenin ileti ş im bilgileri zarfın sol üst kö ş esinde, yazının gidece ğ i yerin ileti ş im bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sa ğ üst kö ş eye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İ ç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek ş ekilde zarf kapatılır. İ ç zarfın üzerine de ileti ş im bilgileri yazılarak, yazının çok gizli oldu ğ u zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sa ğ üst kö ş eye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

51 Yazıların gönderilmesi İ ç zarf ve iki suret evrak senedi dı ş zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gidece ğ i yer ve evrak sayısı yazılır. Dı ş zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamdaki yazı ş malar kurum ve kurulu ş ların e-posta adresi üzerinden yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazı ş maların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

52 “ Çok gizli" gizlilik dereceli yazıların alınması "Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dı ş zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördü ğ ünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dı ş zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

53