RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

... konulu sunumlar: "RESMİ YAZIŞMA KURALLARI"— Sunum transkripti:

1 RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Uzman Ercan BİÇEN İstanbul Çekmece Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği

2 Cevap 30

3 AMAÇ Resmi yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. 02/12/2004 tarihli ve sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik” ile belirlenmiştir.

4 TANIMLAR Resmi Yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeye resmi yazı denir. Resmi Belge : Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları gönderdikleri veya sakladık- ları belirli bir standart ve içeriği olan belgelere resmi belge denir.

5 Resmi Bilgi Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgilerdir. Elektronik Ortam Elektronik ortam, belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini ifade eder.

6 Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturan, gönderen ve saklayan her türlü belge , elektronik belgedir. Dosya planı : Resmi yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeye dosya planı denir.

7 Güvenli Elektronik İmza:
Yazı Alanı: Yazı alanı yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alana denir. Güvenli Elektronik İmza: Güvenli elektronik imza, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade eder.

8

9 RESMİ YAZIŞMA ORTAMLARI, NÜSHA SAYISI, BELGE, BOYUTU VE YAZI TİPİ
Resmi Yazışma Ortamları : Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kağıt kullanarak veya elektronik ortam da yapılır. Nüsha Sayısı : Kağıt kullanarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenmelidir.

10 Belge Boyutu: Resmi Yazışmalarda A4(210x297 mm) A5
( 210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Yazı Tipi ve Karakter Boyutu: Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

11 RESMİ YAZILARIN BÖLÜMLERİ
Başlık : Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Başlık ilk satırda T.C. kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

12 Örnek: T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Başkanlığı SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu İSTANBUL VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü İSTANBUL BEYOĞLU BÖLGESİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ Şişli Etfal Eğitim ve Araştırma Hastanesi

13 Sayı ve Evrak Kayıt Numarası:
Sayı evrak kayıt numarası dosya planına göre verilir. Başlığın son satırında iki aralık aşağıda ve yazılanların en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir.Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra evrak kayıt numarası yazılır. -8ı1

14 Haberleşme Kodu Vatandaşlar için tanımlanan Nüfus Cüzdanlarındaki Kütük Numaralarına benzetilebilir. Sayı: B.10.4.İSM B.10.4.İSM B :Yasama Yürütme 10 : Sağlık Bakanlığının sıralamadaki yeri 4 : Kurum dağıtım kodu İSM: İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü 4 : Birim dağıtım kodu 34 : İstanbul şube kodu 59 : Sağlık Müdürlüğünün birim kodu 21 : Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi kodu 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesine istinaden Devlet teşkilatında yer alan kurum ve kuruluşlar ile bunların alt birimlerinin, Başbakanlık tarafından geliştirilen Devlet Teşkilatı Veri Tabanına kaydedilirken kullanılan kodlarıdır. Çünkü kod soldan sağa doğru öncelikle devlet teşkilatı içerisinde hangi erk (yasama/yürütme/yargı) içerisinde yer aldığı, bundan sonra yürütme içerisinde yer alan bir birim için, sırasıyla ait olduğu bakanlığını, genel müdürlüğünü ve daire başkanlığını göstermektedir.

15 Devlet teşkilatının hiyerarşik yapısında sürekli değişiklikler olması nedeniyle 01/01/2013 tarihi itibariyle bu kodların kullanımından vazgeçilmiştir. (Örneğin, yakın zaman içerisinde Kredi Yurtlar Kurumunun bağlı olduğu bakanlığın 3 kez değiştirilmesi) (Millî Eğitim Bak.- Gençlik ve Spor Bak.- Millî Eğitim Bak.- Başbakanlık.- Gençlik ve Spor Bak.) 15

16 İdari Birim Kimlik Kodu;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki koddur. Kod bütün olarak, tanımlandığı kurumu veya birimi ifade etmektedir. Kod içerisinde rakamların ayrı ayrı bir anlamı yoktur. Üst Kurum-alt birim arasında hiyerarşiyi belirten bir özelliği yoktur İnsan Kaynakları Şubesi – Tıp Meslekleri Şubesi Devletin üç unsuru bulunmaktadır. Bunlar devlet, vatandaş ve özel sektör kuruluşlarıdır (vakıf ve dernekler genel olarak üçüncü grupta ele alınmaktadır). E-Devletin hayata geçirilmesinde, bu unsurların herkes tarafından kabul görmüş, tekil ve değişmez nitelikte numaralarla tanımlanmasının hayati önemi vardır. Bu nedenle söz konusu numaraların tanımlanarak tutulduğu veri tabanları, e-Devletin temel üç veri tabanı olarak kabul edilmektedir: a- Vatandaşlarımız elektronik ortamda, İçişleri Bakanlığı tarafından yürütülen MERNİS Projesi kapsamında T.C. Kimlik Numarası adında numaralar ile tanımlanmıştır. b- Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından yürütülen Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT) Projesi kapsamında yer alan kamu kurum ve kuruluşları, bağlı ve ilgili kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri İdari Birim Kimlik Kodları ile tanımlanmıştır. c- Özel sektör kuruluşlarının elektronik ortamda tanımlanması çalışmaları ise halen Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından yürütülmektedir.

17 Yazının yetkili amiri tarafından imzalanarak
Tarih : Yazının yetkili amiri tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zaman belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Konu : Konu, sayının bir aralık altına “Konu :” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C” kısaltması hizasını geçmeyecek bicimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

18 SAYI :25133186-125/2569 KONU:Yatay Geçiş.
T.C. ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ Öğrenci işleri Dairesi Başkanlığı iki satır aralığı SAYI : /2569 KONU:Yatay Geçiş.

19 Personel Özlük İşleri ile ilgili yazışmalarda “KONU:” ibaresinden sonra Personelin ünvanı kısaltılarak yazılır, arkasından sicil numarası belirtilir ve daha sonra personelin adı; ilk harfi büyük soyadı; (varsa ikinci soyadı ile birlikte) tamamı büyük harflerle yazılır.

20 Personel Özlük işleri ile ilgili yapılan yazışmalarda konunun bir aralık aşağısına “T.C.KİMLİK NO:” yan başlığı açılarak konu ile ilgili personelin kimlik numarası belirtilir.

21 KONU:H.71533 Özlem DENİZ AKÇA T.C.KİMLİK NO:………………………..
T.C. ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ Öğrenci işleri Dairesi Başkanlığı iki satır aralığı SAYI :B.30.2.ERZ /2569 KONU:H Özlem DENİZ AKÇA T.C.KİMLİK NO:………………………..

22 Gönderilen Makam : Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişiler, bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm konunun son satırından sonra yazının uzunluğuna göre iki, dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa gideceği yerin adresi küçük harflerle yazılabilir. Kişiler yazılan yazılarda “Sayın :” kelimesinden sonra ad küçük soyadı büyük harflerle olarak yazılır.

23 Örnek: SAĞLIK BAKANLIĞINA ( Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu)
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü) TÜRKİYE İLAÇ VE TIBBİ CİHAZ KURUMUNA İZMİR VALİLİĞİNE ( İl Sağlık Müdürlüğü) Sayın: Prof. Dr. Hamit OKUR Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimi

24 İlgi: İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda a.b.c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti konularak kullanılır.

25 İlgide; tarihli ve sayılı ibaresi kullanılır
İlgide; tarihli ve sayılı ibaresi kullanılır. İlgide; yazının idare biriminin adı, idari birim kimlik kodu, tarih ve sayısı belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır.

26 Örnek: İlgi : 13/05/2008 tarihli B.10.4.İSM sayılı yazınız. İlgi: a) Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü’nün 2001 tarihli sayılı Genelge’si. b) 13/05/2008 tarihli B.10.4.İSM sayılı yazımız. c) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğü’nün 24/01/2013 tarihli ve sayılı yazısı. sayı bölümünde Haberleşme Kodu (Örneğin B.08.4.MEM ) kullanılarak yazılan yazılar ilgi tutulurken önceden olduğu gibi sadece tarih ve sayı bölümleri kullanılarak “ilgi” oluşturulacaktır. Örneği 24/12/2009 tarihli ve B.08.4.MEM sayılı yazı.

27 Metin “İlgi” den sonra başlayıp, imzaya kadar süren kısımdır.
Metne, ilginin son satırından itibaren iki aralık, İlgi yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır. Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının aralarında bir vuruş boşluk bırakılır.

28 Paragraf başlarına yazı alanın 1,25 cm içerisinde başlanır
Paragraf başlarına yazı alanın 1,25 cm içerisinde başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraf arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. Alt makama yazılan yazılar “rica ederim” üst veya aynı düzey makamlara “arz ederim” üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “arz ve rica ederim” biçimde belirtilir.

29 İki-dört satır aralığı
GİZLİLİK DERECESİ T.C. ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı iki satır aralığı SAYI :……………………………… /10/2010 KONU:………………………………. İki-dört satır aralığı GÖNDERİLEN MAKAM İlgi : a)…………………………………………………………………………………………………………………. b)…………………………………………………………………………………………………. İki satır aralığı …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bir satır aralığı İki-dört satır aralığı (İmza) Adı Soyadı Makam Unvanı Uygun satır aralığı EKLER : 1-Yazı örneği (….sayfa) 2-Rapor (….sayfa) DAĞITIM : Gereği : Bilgi: …………………………… ………………………………… ………………………….. ………………………………….. GİZLİLİK DERECESİ

30 Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi
T.C SAĞLIK BAKANLIĞI Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi Sayı: B.10.4.İSM /10/2010 Konu: …………………… İSTANBUL VALİLİĞİ (İl Sağlık Müdürlüğü) İlgi: a)……………………………. b)…………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….... ...………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….. Başhekim imza EK: 1- Onay (1) Dr. Kerim Gökay Cad. Göztepe Kadıköy İstanbul Ayrıntı Bilgi İçin Rukiye ŞAHİN Telefon: Fak: e.Posta İstanbul Elektronik ağ:

31 İmza : Metnin bitiminden itibaren iki-dört satır aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı, unvanı yazı alanının en sağına yazılır İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.

32 GÜVENLİ ELEKTRONİK İMZA

33

34 Yazıyı imzalayanın adı küçük soyadı büyük harflerle yazılır
Yazıyı imzalayanın adı küçük soyadı büyük harflerle yazılır.Unvanlar ad soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar adın ön tarafına küçük harflerle kısaltılarak yazılır. İmza atan kişinin makamlarca verilen imza yetkisi sahibi olması gerekir. Makam sahibi yerine yetki devredilen kişinin imzaladığında imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra yetki devredenin makamı “Müdür a.” “Başhekim a.” gibi ikinci satıra, imzalayan makamın ünvanı ise üçüncü sıraya yazılır.

35 Prof. Dr. Selami ALBAYRAK
Örnek: Prof. Dr. Selami ALBAYRAK Vali a. Sağlık Müdürü VEYA Olgun YAZICI Müdür a. Müdür Yardımcısı

36 Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda bulunur. İmza İmza Adı Soyadı Adı Soyadı Müdür Yardımcısı Sağlık Müdürü

37 Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, ünvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. İmza İmza İmza Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Sağlık Müdürü Sağlık Müdür Yardımcısı Şube Müdürü

38 Onay: Onay gereken yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak OLUR yazılır. “OLUR”un altında mutlaka tarih yer alır.

39 Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi
Örnek: T.C SAĞLIK BAKANLIĞI Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi BAŞHEKİMLİK MAKAMINA …………………………………………………………………………………………… ………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….… Ömer ŞAHAN Hastane Müdürü OLUR 11/10/2010 (İmza) Prof Dr Hamit OKUR Başhekim

40 Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle onaya katılır.Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

41 Prof. Dr. Selami ALBAYRAK
Örnek: T.C İSTANBUL VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü VALİLİK MAKAMINA ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………….… (İmza) Prof. Dr. Selami ALBAYRAK Sağlık Müdürü Uygun görüşle arz ederim Ahmet DENİZ Vali Yardımcısı OLUR …/…/2013 Hüseyin Avni MUTLU Vali

42 Ekler: Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanın soluna konulan “ EK/EKLER:” şeklinde yazılır. Ek adeti birden fazla ise maddeler halinde doküman yapılarak, aynı maddeye dahil olan adet sayı birden fazla ise parantez içinde adet sayısı yazılır Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek-....konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise,"Ek- ....Konuldu“ ifadesi yazılır.

43 EKLER: 1- Yazı Örneği (….sayfa) 2- Yönetmelik (…Sayfa)

44 Dağıtım : Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol esas alınarak belirtildiği bölümdür. “EKLER” den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna DAĞITIM yazılır. Ek yoksa dağıtım eklerin yerini alır.

45 Acil Sağlık Hizmetleri Şubesi Strateji Geliştirme Birimi
EKLER: 1-Yazı örneği (.... sayfa) 2-Yönetmelik(….sayfa) DAĞITIM: Gereği : Bilgi: Acil Sağlık Hizmetleri Şubesi Strateji Geliştirme Birimi

46 Paraf : Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirtilen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Yazı alanının solunda yer alır. Unvan kısaltılarak da yazılabilir. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar onay yolu ile alınır. Paraflayanın adının baş harfi ve soyadı büyük harflerle yazılır.

47 Örnek: …./…../2014 Yz. : M. MİRAL …./… /2014 Şb. Md. : A. MUHÇİ

48 Koordinasyon: Başka birimle iş birliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak koordinasyon yazılır. İş birliğine dahil olan personelin unvan ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

49 Örnek: …./…../…./ Mem:R. ŞAHİN …./......./…../Şef :E. ALİM
…./… /…../ Müd Yard: A. FAYETÖRBAY …./…./…../ Hast. Müd: Ö. ŞAHAN …../…./…./ Başh. Yard: Dr. S. SÜERDEM Koordinasyon …./……../……../ Huk Müş: A. USTA …../……./……../ Huk Müş Y.: N.ÖZCAN

50 Adres: Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.

51 Örnek: EK: 1- Onay (1) Dr. Kerim Gökay Cad. Göztepe Kadıköy İstanbul Ayrıntı Bilgi İçin Rukiye ŞAHİN Telefon: Fak: e.Posta İstanbul Elektronik ağ:

52 Gizli Yazılar: Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlik derecesi ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

53 GİZLİ T.C. İSTANBU VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü iki satır aralığı
SAYI :……………………………… KONU:………………………………. İki-dört satır aralığı GÖNDERİLEN MAKAM İki satır aralığı İlgi : a)…………………………………………………………………………………………………………………. b)…………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………………………. İki-dört satır aralığı (İmza) Adı Soyadı Unvanı Uygun satır aralığı EKLER : 1-Yazı örneği (….sayfa) 2-Rapor (….sayfa) GİZLİ

54 İvedi ve günlü Yazılar, Tekit Yazısı:
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkle belirtilir.Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır. 

55 T.C. ÇOK ACELE İSTANBU VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü iki satır aralığı
SAYI :……………………………… KONU:………………………………. İki-dört satır aralığı GÖNDERİLEN MAKAM İki satır aralığı İlgi : a)…………………………………………………………………………………………………………………. b)…………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………….. …………………………………………………………. İki-dört satır aralığı (İmza) Adı Soyadı Unvanı Uygun satır aralığı EKLER : 1-Yazı örneği (….sayfa) 2-Rapor (….sayfa)

56 EĞİTİM FAKÜLTESİ DEKANLIĞINA
T.C ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı iki satır aralığı SAYI :……………………………… /04/2008 KONU:Tekit EĞİTİM FAKÜLTESİ DEKANLIĞINA İki satır aralığı Tekit Edilen Yazının Tarihi :…………………………….. Tekit Edilen Yazının Sayısı :…………………………….. Tekit Edilen Yazının Konusu:………………………………………………… Yukarıda tarih, sayı ve konusu belirtilen yazımızın cevabının çabuklaştırılmasını …… defa tekiden rica ederim. (İmza) Adı Soyadı UNVANI

57 Sayfa Numarası: Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. Örnek : 1/9, 2/9

58 Aslına Uygunluk Onayı:
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyecek tedbirler alınmalıdır.

59 RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ ve ALIŞLARINDA YAPILACAK İŞLER
Kayıt Kaşesi : Gelen evrak kayıt kaşesi kullanarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları kendilerine uygun olan bir kaşe hazırlar ve kullanır.Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır.

60

61 Yazıların Gönderilmesi:
Yazı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasına yazılır.Yazınızın gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

62 “ Çok Gizli ” Gizlilik Derecesi Yazıların Alınması:
“ Çok Gizli ” gizlilik derecesi olan yazılarda, dış zarf açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “ çok gizli “ ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

63

64 Fax; Resmi yazılar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Fax ile yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir. Fax ile gönderilen mesajların beş gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

65

66 Netiket Kuralları Elektronik iletişim ortamındaki görgü ve etik kurallarının genel adına internet ortamında ‘Netiquette’ adı verilmiştir.

67 Mesajlardaki metinlerin tamamı büyük harfle yazılmamalıdır
Mesajlardaki metinlerin tamamı büyük harfle yazılmamalıdır. (karşı tarafa bağırmak anlamına gelmektedir.) Mesajlarda konu (subject) kısmı boş bırakılmamalıdır. (okuyucuya zaman kazandırır.boş bırakılması saygısızlık olarak değerlendirilir.)

68 Kelimelerde Türkçe harf karakterleri kullanılmalı, dilbilgisi ve yazım kurallarına dikkat edilmeli, kelimeleri eksik harflerle yazılmamalıdır. Mesaj metinlerinin bitiminde imza kısmındaki isimlerin ve unvanların uzunluğu dört satırı geçmemelidir,

69 Çeşitli kaynaklardan alınan mesajları başkalarına gönderirken kaynağın adresi gizlenirse gönderen kişilerin adresleri başkalarına yayılmamalı, bir mesaj gönderirken gönderilen diğer kişilerin adresleri gözükmesin diye Bcc (Blind Carbon Copy) kısmına adresler yazılmalıdır.

70 Elektronik ortamda tıpkı yüz yüze iletişimde olduğu gibi kibar bir dille iletişim kurmak iletişim kalitesini artıracak unsurlar arasındadır.

71 TEŞEKKÜRLER…