HALKLA İLİŞKİLER SÜRECİ İLE İLGİLİ TEMEL TANIM VE KAVRAMLAR

... konulu sunumlar: "HALKLA İLİŞKİLER SÜRECİ İLE İLGİLİ TEMEL TANIM VE KAVRAMLAR"— Sunum transkripti:

1 HALKLA İLİŞKİLER SÜRECİ İLE İLGİLİ TEMEL TANIM VE KAVRAMLAR
Bir işletme de veya kamu kurumunda halkla ilişkiler faaliyetlerinin bir bütün olarak ele alındığı ve süreklilik özelliği olan halkla ilişkiler birimleri tarafından izlenmesi önerilen halkla ilişkiler sürecinden bahsediliyor. Halkla ilişkiler faaliyeti, yönetsel faaliyetler bütünü içerisin de değerlendirilmesi gereken bir süreçtir. Geleneksel yönetim faaliyetleri olan planlama, organizasyon, uygulama, bütçeleme ve koordinasyon gibi temel alt yönetim unsurları ile birlikte değerlendirilir. Halkla ilişkiler sürecini daha iyi kavrayabilmek için, yönetsel faaliyetler de görev alınması lazım.

2 PLAN: Verilen görevlerin başarılabilmesi için, analitik olarak yapılan bir durum değerlendirilmesi ışığında hazırlanmış ve kimin, niçin, ne zaman, nasıl, nerede ve hangi durumda ne yapacağını önceden gösteren bir rehberdir. Bu rehberi hazırlama işine planlama, hazırlayanlara da planlayıcı denir. Bazı bilim adamları planlamaya şu şekilde bakmıştır. LARSEN’e göre planlama, “belirli bir amacın gerçekleştirilmesi için, önceden en uygun hareket biçimini yapmaktır.” FAYOL’a göre, “ileriyi görmek ve geleceğe yönelik kararlar almaktır.” Planlar; uygulandıkları süre, uygulama biçimi, kullanım biçimi ve şekil yönlerinden değişik türlerde hazırlanabilir. *Plan çeşitleri sürelerine göre, şekil yönüne göre ve kullanım biçimine göre 3’e ayrılır.

3 1. SÜRELERİNE GÖRE PLANLAR:
a. Uzun süreli planlar: Genellikle 5 yıldan daha uzun süreleri kapsayan planlardır. b. Orta süreli planlar: Genellikle 1 ie 5 yıllık süreleri kapsayan planlardır. c. Kısa süreli planlar: Bir yıldan daha az süreyi kapsayan planlardır. 2. ŞEKİL YÖNÜNDEN PLANLAR: Yazılı, yazılı olmayan planlar. 3. KULLANIM BİÇİMİNE GÖRE PLANLAR: Bir kez kullanılacak olan planlar, sürekli planlar olarak tasnif edilebilir.

4 İYİ HAZIRLANMIŞ BİR PLAN ÖZELLİKLERİ:
* Mümkün olduğu ölçüde bilinen ya da hesaplanabilen gerçekler üzerine ve hesaplanamayan hususlarda, anketlere, deneyimlere dayanan akılcı varsayımlar üzerine bina edilmelidir. * Basit ve sade olmalıdır. * Esnek olmalıdır. * Ekonomik ve dengeli olmalıdır.

5 PROGRAM: Programlar bir defa kullanılan plan niteliğindedir. Daha dar kalıplıdırlar ve ayrıntılı bir planda bulunan detayı içermezler. Programlar da ön plana çıkan husus; yapılması planlanan faaliyetlerin zamana bağlı olarak ifade edilmesidir. Bu özellikleri ile çoğu kez ayrıntılı planların bir bölümünü teşkil ederler. Plan hedeflerine ulaşılması için; zamana endeksli olarak uygulanacak proje ve ya safhaları, bu proje ve ya safhaların sorumlularını gösteren tek uygulamalı planlardır. Programlar da belirli bir amaç üzerine inşa edilmişlerdir ve hedefleri açıktır.

6 PROJE: Projeler de programlar gibi tek uygulamalı ve dar kalıplı planlardır ve genellikle plan ve programların bir bölümünü oluştururlar. Planlama tekniği itibariyle projeler daha çok plan tekniğini yansıtır. Ana planın ve ya programın bir safhası ile ilgilenir ve proje içerisinde aynen ayrıntılı planda olduğu gibi amaç, zaman, kaynak kullanım, sorumluluklar gibi temel konular bir bütünlük için de ele alınır. Proje içerisinde de safhalar olabilir ve safhalar da programlanarak alt programlar oluşturabilir. BÜTÇE: Hazırlanan programlar ışığında, plan ve projelerin gerçekleştirilmesi için kaynak kullanımına imkan sağlayan araçtır. Gerçekleştirilmek istenen programın parasal yönden ifadesidir. Geleceğe ait masrafların tahminini kapsamına alır.

7 AMAÇ: Amaçlar varılmak istenen sonuçlardır. Bir başka bir deyişle, yazmayı tasarladığımız bir faaliyetin sonunda elde ettiğimiz sonuçtur. Örgütlerde de bu durum böyledir. Gerek örgütün teşkilinde gerekse teşkil edilmesini müteakip yaptığı her faaliyetin amacı bulunmaktadır. Etkili yönetim daima amaçlara yönelik yönetimdir. Planlamanın hatta yönetiminin en temel işleci budur. Yönetim süreci amaçların belirlenmesi ile başlar. Tüm diğer yönetsel süreçlerin bir tek amacı vardır: örgütün amacının başarılmasına yardımcı olmak.

8 STANDART, HEDEF: Standart denince, daha çok elinde sürekli bir kronometreyle dolaşan ve “Time- Motion” olarak anılan, her faaliyetin, işin yada eylemin verimlilik adına yapılabilecek en kısa zamanı ölçen Taylor’u anımsamamak mümkün değildir. Burada söz olan bireyin ya da bireylerin belirli bir zaman ve periyodunda en ussal tarzda çalışarak ulaşabilecekleri en yüksek performans ve bu performansın sonunda elde edecekleri toplam ürün, hizmet ve ya düşüncedir. Sonuçta her iş bir standarda bağlanmalıdır. Yani gayretler ölçülebilir elde edilebilir pratik bir hedefe yöneltilmektir. Şayet harcanan eforun sonunda bu hedef ele geçirilemez ise örgüt amacına ulaşamayacaktır. Standartlar, ulaşıldığında örgütün ve ya bireylerin amaçlarını gerçekleştirecek olan pratik hedeflerdir. Bir örgütün amaçlarına ulaşmak için tespit edeceği hedef; mevcut imkanlarla ulaşabilir, örgütün tüm birimleri için açık ve anlaşılabilir ve gerçekten ele geçirildiğinde örgütün amaçlarını yerine getirebilecek yeterlikte olmalıdır.

9 POLİTİKA, USUL (METOT,YÖNTEM) VE ESAS (KURAL)LAR:
Politikalar, örgütlerin tespit etikleri pratik hedeflere gidebilmeleri için izlemeleri gereken ana yol ve ya yollardır. Bunlara örnek olarak örgütlerce tespit edilen; personel, satın alma, satış, üretim, para vs. konularda ki temel politikalar gösterilebilir. Tespit edilen her temel politika/ izlenecek yol; pratik Politikalar usulleri, usuller kuralları içerir. Politika ile metot arasında da bir ayırım yapmak faydalı olacaktır. Esas itibariyle, politikanın geniş bir alan ya da temel bir meseleyi ele almasına karşılık; metot, normal olarak bir politikanın uygulanış şekli ile ilgilidir. Bir faaliyetin ana meseleleri ile daha ayrıntılı ve belirli yönleri arasındaki ayırım, farklı bir görüş açısını yansıttığı için, planlama bakımından önemlidir.

10 Halkla ilişkiler politikasını belirlemek isteyen bir örgütün;
Politika, usul ve esas arasındaki farklılıkları örneklerle belirginleştirecek olursak; Halkla ilişkiler politikasını belirlemek isteyen bir örgütün; Halkla ilişkiler uzmanın işe alınması, terfi sisteminin nasıl olacağı, mesai saatlerinin nasıl düzenleneceği, personelin moral ve motivasyonunun nasıl sağlanacağı, basın ve ilişkiler. Metotların uygulanabilmesi için; Boş ve ihtiyaç duyulan kadroları belirlemek, bu kadroların doldurulması için yetkili makamlardan onay almak, belirli bir süre önce çeşitli basın yayın organlarında iş ilanı vermek, bu iş ilanında boş kadroları ve bu kadrolara alınması planlanan personelde aranan özellikleri, yapılacak yazılı veya sözlü sınavları belirlemek, sınavlarda başarılı olma şartlarını belirlemek.

11 STRATEJİ: Kelime köken itibariyle Yunancadır. Generallik sanatı, orduyu kullanma gibi anlamları vardır. Kavram olarak diğer birçok kavramlar gibi müşterek bir terminolojiye girmiş ve herkes tarafından kabul görmüş ve herkes tarafından aynı şekilde anlaşılan bir müşterek bir tanımı yoktur. Çok tartışılan ve değişik ifadelerle betimlenen ve daha ziyade politika, taktik kavramları ile sık sık aynı anlamda kullanılan bir kavramdır. Ancak tanımların birçoğunda güç kullanımından söz edilir. Bu gücün bir hedefi, hedefe giden yol veya yollar ve hedef ele geçirilmesinden kaynaklanan kazançlar vardır. Buradan stratejiyi; mevcut gücün elde edildiği takdirde tasarlanan amaçların gerçekleşmesine imkan sağlayacak olan hedeflere yönetilmesi ve kullanılması olarak yorumlamak mümkündür. Bir başka ifadeyle, gücü hedefe götüren yoldur. Bu yolun belirlenme işine de strateji oluşturma/geliştirme denir.

12 KARAR: Genel olarak kabul gören tanımı ile karar; mevcut alternatiflerden birinin seçimidir. Halkla ilişkiler faaliyetleri için teşkilatlanacak isek veya halkla ilişkiler faaliyetleri kapsamında bir etkinlik düzenleyecek isek, bütçemizi ihtiyaçlarımızı, dengeler ve optimal faydayı temin etmemize ihtiyaç sağlayacak bir seçeneğe karar veririz. Kararın seviyesi ve tipi ne olursa olsun bütün kararlar; geçmiş deneyimlerin, mevcut durumun ve geleceğin süzgecinden geçer. Geçmiş deneyimler ve mevcut durum gerçek verilerdir. Bu veriler hesaplanabilir değişkenlerdir. Bunların alınacak karara yapacağı etkilerde büyük oranda hesaplanabilmektedir. Ancak özellikle değişim hızı çok yüksek olan bir çevrede uygulanmak üzere alınacak kararda geleceğe ilişkin yapılan günlük verilere göre değil, önsezilere, stratejik öngörülere dayalı bazı varsayımla esas alınarak yapılır. Bu durumda karar almanın, yani böyle bir değerlendirme yapmanın en zor yanı; değerlendirme yapmak için gerekli ancak elimizde olmayan gelecekle ilgili olan verilerin ütopyadan uzak bir şekilde tespit edilmesi ve tüm strateji/politika veya taktiklerin bu varsayımlar üzerine monte edilmesidir.

13 HAZIRLAYAN: Adem yazgan