ZAMAN YÖNETİMİ hazırlayan sunan

... konulu sunumlar: "ZAMAN YÖNETİMİ hazırlayan sunan"— Sunum transkripti:

1 ZAMAN YÖNETİMİ hazırlayan sunan
kalinda danışmanlık ltd. prof.dr. nurullah genç

2

3 Ama biz zamanı bu ölçüde önemsiyor muyuz?
Hayatımızda sahip olduğumuz en önemli kaynaklarımızdan birisi de zamandır. Ama biz zamanı bu ölçüde önemsiyor muyuz? Onu bu kadar önemli yapan kimseyi umursamadan geçip gitmesi ve bu geçip gidişin sınırlı süredeki ömrümüzün aleyhine çalışıyor olmasıdır.

4 Tüketilen zamanın; Geri döndürülmesi, Satın alınması, Yerine konması, Kiralanması mümkün değildir.

5 Hammadde gibi depolanıp istenildiğinde kullanılamaz
Tüketilen zaman; Para gibi toplanamaz, Hammadde gibi depolanıp istenildiğinde kullanılamaz

6 Zamanla ilgili olarak zihniyet dünyamızı yeniden inşa etmeliyiz

7 Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaş geçer.
Bu nedenle zamanı objektif (gerçek) ve subjektif (algılanan) zaman olarak ikiye ayırabiliriz.

8 Günlük yaşantımızda bizim dışımızda akıp giden ve bizim çok da umurunda olmadığımız bu kaynağı planlamaya kalkarız. SONUÇ NEDİR PEKİ? Genelde yeterince zamanımız yoktur, işlerimizi yetiştiremeyiz. Aslında, hepimizin sahip olduğu zaman aynıdır. Ama bu, pek azımız için yeterlidir.

9 BURADA SORUN ZAMANIN YETMEMESİ MİDİR?
Aslında sorun hedeflerimizin belirsiz olması, önceliklerimizin iyi sıralanamamasından başka bir şey değildir. Zira planlayabileceğimiz şey zaman değil sadece ve sadece kendimizdir. Bu nedenle zaman yönetiminin anlamı gerçekte yaşam yönetimidir; zaman planlaması da aslında kendimizi planlamaktır. Dolayısıyla konu zaman değil BİZ’iz, hayatımızı nasıl yaşadığımızdır.

10 SİZE DE TANIDIK GELDİ Mİ BU CÜMLELER???
ÇOK SIK RASTLADIĞIMIZ YÖNETİCİ CÜMLELERİ Hiç zamanım yok… Zaman bana yetmiyor… Bugün nasıl geçti anlayamadım… Gün bitti ama ne yazık ki ben hiçbir işimi sonuçlandıramadım… SİZE DE TANIDIK GELDİ Mİ BU CÜMLELER???

11 İstemek, Başarmak İçin Gereklidir; Ama Bitirmek İçin Başlamak Gereklidir.

12 “Balık tutmak amacıyla ırmağa gitmek yeterli değildir, Yanınızda ağ da götürmelisiniz” ÇİN ATASÖZÜ

13 Zamanı yönetmek için iyi bir başlangıç…

14 Objektif zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır.
Subjektif zaman; Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır. Kişinin algıladığı zamandır.

15 Zaman Tuzakları Plânsızlık Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak
Ertelemek Kendini gereğinden fazla işe adamak Acelecilik Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma

16 Rutin ve gereksiz işler
Açık kapı politikası (hayır diyememek) Gereksiz telefonlar Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Kararsızlık Yetki verememek Dağınık masa ve büro düzeni

17 Meşgul bir yöneticiden 10 iş yapması beklenir, ancak 6 iş yapacak vakti vardır. Etkin yönetici en doğru 6’yı seçmelidir. Peter Drucker

18 Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır.

19 Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir.
Yönetim planlama ile başlar. Ve en önemli aşamadır...

20 Öncelikler Belirleyememek ve Sıraya Koyamamak en önemli problemlerimizden birisidir.

21 KİŞİSEL HEDEFLERİMİZ İDEALLER TAKDİR AİLE GELİŞMEK BAŞARI EVLİLİK
KABUL EDİLME SAĞLIK ARKADAŞLIK YAŞAMAK GÖRÜNÜM YARATICILIK

22 MESLEKİ HEDEFLERİMİZ BAŞARI MAAŞ TAKDİR SOSYAL AKTİVİTELER
KABUL EDİLME DENEYİM YAŞAMAK UZMANLIK YARATICILIK GELİŞMEK İŞ GÜVENLİĞİ MOTİVASYON

23 ÖRGÜTSEL HEDEFLERİMİZ
YAŞAMAK YARATICILIK GELİŞMEK STRESE HAKİM OLMAK İŞ GÜVENLİĞİ KALİTE SERVİS VERİMLİLİK MOTİVASYON REKABET AVANTAJI KAZANÇLILIK

24 KİŞİSEL MESLEKİ ÖRGÜTSEL
İDEALLER MAAŞ AİLE BAŞARI SOSYAL AKTİVİTELER TAKDİR EVLİLİK KABUL EDİLME SAĞLIK DENEYİM ARKADAŞLIK YAŞAMAK UZMANLIK GÖRÜNÜM YARATICILIK GELİŞMEK STRESE HAKİM OLMAK İŞ GÜVENLİĞİ MOTİVASYON VERİMLİLİK SERVİS KALİTE REKABET AVANTAJI KAZANÇLILIK ÖRGÜTSEL

25 Kavanozu Doldurmak

26 HEDEFLERİMİZ Somut olmalıdır Gerçekçi olmalıdır Paylaşılmalıdır

27 ÖRGÜTSEL MESLEKİ KİŞİSEL
Belirli miktarda iş yapmak Her işgünü aynı verimlilikte ek personele ihtiyaç duymadan en az 1 saat çalışmak Haftada iki kez saat 18.00’de eve gitmek Yeni bir iletişim prosedürü oluşturmak 6 ay içinde akıcı İngilizce konuşmak Haftada en az 3 saat sportif faaliyetlere zaman ayırmak 10 yeni müşteri kazanmak …..’yi bilgi işlem sisteminden query oluşturmak konusunda yetkinleştirmek …..’e kadar 10 adet fikir kitabı okumak Gelen işlerin %2’sini geldikleri gün, %20’sini 24 saat içinde, %50’sini 2 gün içinde tamamlamak Bu yılbaşında %95 maaş artışı elde etmek Yaz tatilini İtalya’da geçirmek

28 BİR HEDEFİN BİÇİMLENDİRİLMESİ İÇİN 8 AŞAMA
BİRBİRİLERİYLE UYUMLARINI DOĞRULAMAK DEĞERLERİ AÇIKLAMAK HEDEFLERİ TANIMLAMAK EYLEM PLANINI HAZIRLAMAK KISITLARI BELİRLEMEK HEDEFLERİN ÖNCELİK SIRASINI BELİRLEMEK HEDEFLERİ BİÇİMLENDİRMEK ORTAK NOKTALARINI NETLEŞTİRMEK OPTİMUM YAPILABİLİRLİĞİ BELİRLEMEK

29 ZAMANIN YENİDEN PROGRAMLANMASI
FRAME YÖNTEMİ

30 FRAME YÖNTEMİ 3.ÖN HAZIRLIK YAPMAK 1.BELİRLEMEK 2.GRUPLANDIRMAK
5.DENGELEMEK 4.OLGUNLAŞTIRMAK

31 1.BELİRLEMEK Randevu saatlerini belirlemek
Görüşme sürelerini sınırlandırmak Toplantıların uzama ihtimalini göz önünde bulundurarak tolerans koymak Belirleyici aktiviteler saptamak Arşivi gruplandırmak Telefon görüşmelerini gruplandırmak Okunacak evrakları gruplandırmak Yazım işlerini gruplandırmak Detay ve dikkat gerektiren işleri gruplandırmak Şirket dışı iş ve seyahatleri gruplandırmak Yıl,cari ay, hafta ve gün ile ilgili öngörüleri yaparak hazırlanmak Toplantıları öngörmek, ikili görüşmeleri yapmak Muhtemel telefon görüşmeleri için ön hazırlık yapmak Yıllık, aylık, haftalık ve günlük programları son haline getirmek Hedefleri son haline getirmek Toplantı ve ikili görüşme programlarını son haline getirmek Yapılacak telefon görüşmeleri ile ilgili konuşmaları son haline getirmek Şirket dışı iş veya seyahat programını son haline getirmek Düşünme/eylem gerektiren aktiviteleri dengelemek Boş/dolu çalışma saatlerini dengelemek Çalışma/dinlenme saatlerini dengelemek Sabah/öğleden sonra yapılacak işleri ve izin düzenlerini dengelemek 1.BELİRLEMEK 2.GRUPLANDIRMAK 3.ÖN HAZIRLIK YAPMAK 4.OLGUNLAŞTIRMAK 5.DENGELEMEK

32 ÇALIŞANLAR KENDİLERİNİ, yapacak şekilde programlarlar…
Önce hoşlarına gidenleri Zor olandan kolay olanı Zaman alacak işten önce kolay halledileni Önemli olandan önce acil olanı Kendi tercihlerinden önce kendilerine empoze edilenleri yapacak şekilde programlarlar…

33 İŞLER NE ZAMAN? ÇÜNKÜ Stresli işler Strese karşı direnç daha fazla
Sabah saatleri Strese karşı direnç daha fazla Entelektüel çaba gerektiren yazı işleri,kaynakların dağıtımı, verilmesi gereken kararlar Öğleden önce Beyin daha hızlı çalışır İşletme turu,fiziksel efor gerektiren işler Kalp ve ciğer maksimum seviyede çalışır Toplantılar, ikili görüşmeler Saat 17:00’dan önce 17:00’dan sonra vücut uyku hormonu salgılamaya başlar Çalışma ve dinlenme saatleri Bütün hafta boyunca Çok yoğun ve boş geçen çalışma saatleri işe ola motivasyonu azaltır. Yıllık tatilleri birden fazla dönemde kullanmak Çalışma yılı boyunca İnsan vücudunun mevsim geçişlerine bağışıklığı azalır

34 Öncelikleri bilmek ve sıralamak...
Hoşlandığımızı Çabuk bitecek olanı Kolay olanı Bildiğimizi Acele yapılanı Başkalarının isteğini Hoşlanmadığımızdan Uzun sürecek olandan Zor olandan Bilmediğimizden Önemli olandan Kendi seçtiğimizden YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...

35 ERTELEMEK Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.

36 Kendini Gereğinden Fazla İşe Adamak
İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur. Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur.

37 Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar.
En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler. Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.

38 ACELECİLİK Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler. Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar. Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

39 Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma
Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur.

40 Rutin ve Gereksiz İşler
Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.

41 Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir.

42 Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar
Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. Sorun, Gündemi belirlenmeden yapılan, Normal süresini aşan ve Amacına ulaşmayan toplantılardır.

43 Kararsızlık Kararsızlık, zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.

44 Hayır Diyememek... Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir.

45 GÜNCEL AKIŞTA SİSTEM OLUŞTURMAK
Dağınık bir ofis, dağınık bir beyni yansıtır!!!

46

47 DAĞINIK MASA Dağınık masa; Yorgunluk, Verimsizlik, Baş edememe hissi,
Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur, Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.

48 Mesleki aktivite her ne olursa olsun, akıştaki bilgileri düzenleyecek, standart bir sıralama sistemi uygulanabilir. Düzenleme sepetlerinin göz önünde olacak şekilde yerleştirilmesi tavsiye edilir.

49 GELENLER Gelen her şey bu sepete koyulur:mesajlar, gözden geçirilecek evraklar, mektuplar… Yerimizde bulunmadığımız zaman ise, yapacağımız tek şey bu sepeti boşaltmak ve önceliklere karar vermektir. BUGÜN YAPILACAKLAR Gün içerisinde incelenecek ve değerlendirilecek evraklar. (Belirli bir saatte yapılması şart değil)

50 Üzerinde hatırlatıcı evraklarla diğer kişilere gönderilecek evraklar
HATIRLANACAKLAR Bu sepetin her akşam hatırlanacakların unutulmaması için boşaltılması gerekir DOSYALANACAKLAR İncelenen değerlendirilen ve ihtiyaca göre gün, hafta yada ay sonlarında dosyalanması gereken evraklar GÖNDERİLECEKLER Üzerinde hatırlatıcı evraklarla diğer kişilere gönderilecek evraklar

51 OKUNACAKLAR Hemen okunması gerekmeyen gazete, dergi, toplantı tutanakları, raporlar gibi evraklar SEKRETERLİKLE İLGİLİ Sekreterliğe gönderilecek evraklar: Yazılacak mektuplar, notlar, yapılması gereken işlerle ilgili hatırlatıcı bilgiler

52 GÜNDEMDEKİ X PROJESİ İLE İLGİLİ
Özel bir proje üzerinde çalışıldığında, bu proje için özel bir sepet ayrılması faydalı olabilir. Bu sepetler büro yönetiminde çok basit kullanılabilir ve çok faydalıdır. Buna rağmen, bu sepetleri kullanmak hoşunuza gitmiyorsa, kendinize adapte edebileceğiniz bir sistemi geliştirin.

53 Zaman Yönetimi Matrisi
önemli 1 2 acil acil değil 4 3 önemsiz

54 Zaman Yönetimi Matrisi
önemli 1 2 Krizler Son Günü Gelen İşler Müşteri Sorunları Planlama Hazırlanma Stratejik İşler acil acil değil Gereksiz İşler Gereksiz telefonlar Zaman hırsızları Fazla TV Rutin İşler Kesintiler Çalan telefonlar E-Posta Randevusuz ziyaretçiler 4 3 önemsiz

55 Zaman Yönetimi Matrisi
önemli Şimdi Yapın! Zaman Ayırın! 1 2 Krizler Son Günü Gelen İşler Müşteri Sorunları Planlama Hazırlanma Stratejik İşler acil acil değil Gereksiz İşler Gereksiz telefonlar Zaman hırsızları Fazla TV Rutin İşler Kesintiler Çalan telefonlar E-Posta Randevusuz ziyaretçiler Yapın/Delege Edin! Kaçının! 4 3 önemsiz

56 İKİ REFLEKS ACİL AMA ÖNEMLİ OLMAYAN DURUMLARDA SÜRE KONUSUNDA GÖRÜŞÜN
YAPARIM ANCAK ŞU GÜNE KADAR… ÖNEMLİ AMA ACİL OLMAYAN DURUMLARDA HAYIR DEMEYİ BİLİN VEYA TARİHİ SİZ BELİRLEYİN ŞU GÜNE KADAR YAPACAĞIM, BU SİZİN İÇİN UYGUN MU?

57 Önceden belirlenmiş bir önceliği olan aktivitelerin %20 ila %30’unu
HAZIRLAMAK İÇİN HARCAYIN BÖLÜŞTÜRMEK İÇİN AYI 30 dk.- 1 saat Önceden belirlenmiş bir önceliği olan aktivitelerin %20 ila %30’unu HAFTAYI 15 dk. – 45 dk. Önceliği olan aktivitelerin %40’ı ile %50’sini ve randevuları belirlemek. Tarihi ve zamanı önceden belirlenmiş aktivitelerin ilgili birim ve kişilere duyurulması GÜNÜ 15 dk. – 20 dk. Gün içinde yapılacak aktivitelerin %70’inin sayısını, süresini ve yönlendiricisini tayin etme

58 İŞLERİ ÖNCELİKLERE GÖRE SAPTAMAMAK BUNLARI ASTLARINIZLA TARTIŞIN
SORUN İŞLERİ ÖNCELİKLERE GÖRE SAPTAMAMAK NEDEN HEDEFLERİN OLMAMASI ÇÖZÜM HEDEFLERİNİZİ YAZIN BUNLARI ASTLARINIZLA TARTIŞIN

59 KRİZ YOLUYLA YÖNETİM SORUN NEDEN PLANSIZLIK
GERÇEK DIŞI ZAMAN TAHMİNLERİ SORUN ÇÖZMEYE İLGİ DUYMAK ASTLARIN KÖTÜ HABER VERMEK İSTEMEMELERİ ÇÖZÜM PLANSIZLIKLA İLGİLİ ÇÖZÜM YOLLARINI UYGULAYIN KENDİNİZE VE OLASILIKLARINA DAHA FAZLA ZAMAN AYIRIN FIRSATLARI DEĞERLENDİRMEYE DAHA FAZLA İLGİ GÖSTERİN KARARLARI DÜZELTMEK İÇİN GEREKLİ BİLGİNİN HIZLI YAYILMASINI SAĞLAYIN

60 SIRADAN VE GEREKSİZ İŞLER
SORUN SIRADAN VE GEREKSİZ İŞLER NEDEN İŞLERDE ÖNCELİK BELİRLEYEMEMEK ASTLARI GEREĞİNDEN FAZLA GÖZETİM ALTINDA TUTMAK YETKİ VERMEYİ REDDETMEK UYGULAMAYA KARIŞARAK KENDİNİ DAHA ÇOK GÜVEN İÇİNDE HİSSETMEK ÇÖZÜM HEDEFLERİNİZİ SAPTAYIN VE ONLARLA İLGİLENİN GEREKSİZ İŞLERİ BAŞKALARINA DEVRDİN ASTLARINIZA YETKİ VERİN VE SERBEST BIRAKIN YETKİ VERMEDEN, HİÇBİR İŞİ BAŞKALARI YOLUYLA YAPTIRAMAYACAĞINIZI BİLİN

61 ACELECİLİK SORUN NEDEN AYRINTILARDA SABIRSIZ OLMAK
GELECEK İÇİN PLAN YAPMAMAK ACİL DURUMLARA TEPKİ GÖSTERMEK ÇOK KISA ZAMANDA FAZLA İŞ YAPMAYA ÇALIŞMAK ÇÖZÜM DOĞRU YAPABİLMEK İÇİN GEREKEN SÜREYİ AYIRIN TEKRAR İNCELEMEK İÇİN ZAMAN AYIRIN PLAN YAPMAK İÇİN ZAMAN AYIRIN ÖNEMLİYLE ACİL ARASINDAKİ FARKI BİLİN ASTLARINIZA YETKİ VERİN

62 KARARSIZLIK SORUN NEDEN OLAYLARA KARŞI GÜVENSİZLİK
BÜTÜN GERÇEKLERİ BİLMEKTE ISRAR ETMEK BİR HATANIN SONUÇLARINDAN KORKMAK MANTIKLI BİR KARAR VERME İŞLEMİNİN OLMAMASI ÇÖZÜM BİLGİLERİ BULMA VE SAPTAMA SİSTEMLERİ GELİŞTİRİN RİSKLERİ KAÇINILMAZ OLARAK KABUL EDİN ASTLARINIZA HATA YAPMA HAKKI TANIYIN HATALARI BİR ÖĞRENME ŞANSI OLARAK GÖRÜN HEDEFİ SAPTAYIN, SEÇENEKLERİ BİLİN, KARARI VERİN

63 PLANSIZLIK SORUN NEDEN YARARI GÖREMEME
YÖNETMEYE DEĞİL YAPMAYA EĞİLİMLİ OLMAK PLANSIZDA BAŞARI SAĞLANABİLECEĞİ DÜŞÜNCESİ ÇÖZÜM PLANLAMANIN ZAMAN ALDIĞINI AMA SONUNDA ZAMAN KAZANDIRDIĞINI BİLİN YAPTIĞINIZ ŞEYLERDEN DEĞİL ELDE ETTİĞİNİZ SONUÇLARIN ÜZERİNDE DURUN BAŞARININ YÖNTEMLER YÜZÜNDEN DEĞİL, ONLARA RAĞMEN KAZANILDIĞINI BİLİN

64 ZAMAN ALAN TOPLANTILAR
SORUN ZAMAN ALAN TOPLANTILAR NEDEN KARARLARDAN SORUMLU TUTULMAK KORKUSU KARARSIZLIK,KÖTÜ LİDERLİK FAZLA İLETİŞİM ÇÖZÜM TOPLANTIYI YAPMADAN KARAR VERİN GEREKSİZ TOPLANTILARDAN VAZGEÇİN SADECE GEREKLİ TOPLANTILAR DÜZENLEYİN GÜNDEM KULLANIN, KONUDAN UZAKLAŞMAYIN TOPLANTILARI ZAMANLA SINIRLAYIN

65 TELEFON SUİSTİMALİ SORUN NEDEN ÖZDENETİM EKSİKLİĞİ
İLGİLENME VE BİLGİ SAHİBİ OLMA İSTEĞİ ÇÖZÜM KONUŞMALARI ELEYİN GRUPLAR HALİNDE TOPLAYIN KISA KONUŞUN GEREKSİZ İŞLERLE İLGİLENMEYİN

66 GEREKSİZ YAZIŞMALAR,KIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ OKUMAK
SORUN GEREKSİZ YAZIŞMALAR,KIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ OKUMAK NEDEN BİLGİ PATLAMASI BİLGİSAYARA FAZLA DÜŞKÜN OLMAK ELEMEMEK ÇÖZÜM SEÇEREK OKUYUN HIZLI OKUMA TEKNİĞİNİZİ GELİŞTİRİN BİLGİSAYARDAN ALDIĞINIZ BİLGİLERİ SEÇİN OKUMA İŞLERİNİZİ ASTLARINIZA HAVALE EDİN

67 TOPLANTI DÜZENLEMEK

68 İÇİN HAKKINDA DÜŞÜNÜN UYGULAYIN
Toplantı sayısı ve katılımcıları belirlemek Toplantı sayısını sınırlı tutmak Toplantının amacını sorgulayın Göz önünde bulundurulabilecek diğer yollar neler olabilir? Katılımcı Sayısını Sınırlandırma Kimlerin toplantıya katılması faydalı olabilir Benim yerime toplantıya kim katılabilir? Doğru zamana yayılmış, periyodik ve düzenli toplantılar yapın 15-20 kişilik büyük toplantılar yerine kişilik daha sık yapılan toplantıları tercih edin

69 İÇİN HAKKINDA DÜŞÜNÜN UYGULAYIN
En uygun zamanı seçmek Tarih, saat, süre (90 dakikayı geçmemeli) KISA VE ETKİLİ TOPLANTILAR DÜZENLEMEK Toplantı gündem ve hedefini belirleme Toplantı programını oluşturma (Konu, ayrılan süre, konuşma sırası) Katılımcı listesini oluşturun Yazılı bir animasyon taslağı oluşturun 3-4 kilit noktanın irdelenmesi için toplantı akışında araya girme Asetatlar yada yazı tahtası için planlar ve şemalar hazırlayın Öngörülmesi gerekenler -İtirazlar -Çalışma metotları -Oyunun kuralları Karşıt görüşlerin bir listesini yapın Toplantının başında animatör ve raportörü belirleyin

70 İÇİN HAKKINDA DÜŞÜNÜN UYGULAYIN
Ulaşılabilir ve uygun bir toplantı odası belirleme Toplantı odasının düzenlenmesi için bir kişiyi görevlendirin Toplantı tarih, yer ve süresini belirten bilgilendirici bir yazı sirküler edin Toplantıda kullanılacak ekipmanları kontrol edin Katılımcıların listesini elinizde bulundurun KISA VE ETKİLİ TOPLANTILAR DÜZENLEMEK

71 TOPLANTIDA ETKİLİ ANİMASYON YAPMAK
İÇİN HAKKINDA DÜŞÜNÜN UYGULAYIN TOPLANTIDA ETKİLİ ANİMASYON YAPMAK Geç kalanlar olsa da toplantıya zamanında başlama Toplantıyı zamanında bitirme Toplantı gündemini ve kuralları anlatma Gündemi takip etme Gündem dışı konulara engel olma Katılımcıların zaman kurallarına uymasını sağlama Önemli noktaların ve alınan kararların özetlenmesi Yazı tahtasına ek gündem maddelerini not edin İletilecek bilgileri listeleyin Aydınlatma için soru sorun

72 TOPLANTI SONRASINDA BİLGİLENDİRME
İÇİN HAKKINDA DÜŞÜNÜN UYGULAYIN TOPLANTI SONRASINDA BİLGİLENDİRME Toplantı notlarını kaleme alma Toplantı özetinin iletilmesi için bir tarih belirleme Alınan kararları sıralayın İletilecek bilgileri listeleyin Uygulanması gerekenleri listeleyin

73 Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz.
Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır. Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır.

74 Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz?
Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz. Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız?

75 ZAMANI İYİ KULLANMANIN ÜÇ YOLU
Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak. Yaptığınız işte daha etkin olmak. Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak.

76 Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize Kazandıracakları
Kariyer planlaması Okumak İletişim Dinlenme Düşünme

77 Öncelikle olağan bir günümüzü not etmeliyiz.
En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun. Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın. Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin. Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız? Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve yorumunuzu da ekleyin.

78 En İyi Zaman Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz.
Günün en iyi ve en verimli zamanını tespit etmeliyiz.

79 %100 En iyi zaman 17:00 Öğle 8:00

80 Gereklilik Testi Uygunluk Testi ÜÇ ZAMAN TESTİ Etkinlik Testi

81 Öncelik Sırasına Koymak
Kesinlikle yapılmalı Yapılmalı Yapılması iyi olur

82 Öncelikleri belirlemedeki kriterlerimiz:
Karar Görecelik Zamanlama

83 2. Gereksiz yere uygun olmayan faaliyetleri eleyin. Mümkün olduğunca dağıtım yapın. Sorumlulukları, öncelikleri ve amaçları belirleyin. 3. Haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve programlayın. Zirve enerji zamanınızı optimum kullanın. Engellerin çoğunu mümkün olduğunca eleyin veya azaltın. Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın.

84 Kendimizi Değerlendirelim
Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum Günlük çalışmamı buna göre ayarladım Telefon görüşmeleri Sorumluluklarımı kapsayan bir özet yazdım Zamanımı öncelikler sırasına göre planladım Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım

85 Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım.
Etkinliği artırmak için yollar aradım. Her hafta neler başarmak istediğimi planladım. Günlük “yapılacaklar” listesi hazırladım. Ani işler için zaman bıraktım. Her işi yapamayacağımı ve en iyi alternatifleri seçmem gerektiğini farkettim.

86 Plânlama

87 Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye
Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin. “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

88 Zaman Tasarrufu Sağlayan Elektronik Araçlardan Ne Kadar Yararlanıyoruz?

89 Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden Kurtulmanın Anahtarıdır.

90 En Yükseğe Erişmek İsterseniz, En Aşağıdan Başlayın. P. CYRUS

91 Bize Bağlı Bu akşam da gönlümüzce bitmediyse gün,
Demek tümü bizim omuzlarımızda yükün Gelin buna bir çare bulalım Bunca olduğumuz gayri yetmiyor Yarın daha iyi adam olalım Yarın daha sağlam daha akıllı Yarın daha sevdalı daha haklı Günün bize bağlı olduğunu bilelim. Melih Cevdet Anday