RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

... konulu sunumlar: "RESMİ YAZIŞMA KURALLARI"— Sunum transkripti:

1 RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
ISPARTA ORMAN BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

2 RESMİ YAZIŞMA KURALLARININ DAYANAĞI
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren 2004/8125 sayılı “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” 1991/17 sayılı “Kodlama Sistemi” konulu Genelge 2005/7 sayılı “Standart Dosya Planı” konulu Genelge

3 RESMİ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini yansıtmaktadır.

4 Kurumsal Kimlik 16/12/2010 TANIMLAR Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi, Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

5 Kurumsal Kimlik 16/12/2010 NÜSHA SAYISI Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.

6 Eksiz yazıların A4 boyutundaki kağıtlara yazılması önerilir.
KAĞIT BOYUTU Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Eksiz yazıların A4 boyutundaki kağıtlara yazılması önerilir.

7 YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

8 Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Yazı alanı 2,5 cm

9 ÇEVRE VE ORMAN BAKANLIĞI
YAZI BAŞLIĞI Kurumsal Kimlik 16/12/2010 . T.C. ÇEVRE VE ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Başlık kağıdın yazı Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez

10 SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.

11 SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Haberleşme Kodu: Yazının hazırlandığı kurumu, alt birimine kadar gösteren kod’dur. Dosya Kodu: Yazının konusunu ve hangi dosyayı ilgilendirdiğini bildiren kod’dur. Kayıt No: Yazının birim ve kurum çıkış kayıt numarasıdır.

12 MEVCUT UYGULAMADA SAYI BÖLÜMÜ
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 B.23.OGM – / 6712 Haberleşme Kodu Dosya Kayıt

13 DEĞİŞİKLİK NEDENİ Kurumsal Kimlik
16/12/2010 Resmi yazıların “sayı” bölümünde kullanılan Haberleşme Kodları, kurumların teşkilat yapılarında meydana gelen değişikliklere paralel olarak sürekli değişmekteydi.

14 DEĞİŞİKLİK NEDENİ Kurumsal Kimlik
16/12/2010 Diğer taraftan Kurumlar tarafından geliştirilen yazılım programlarında (özellikle elektronik belge yönetim sistemleri) kurumların teşkilat bilgisinin elektronik ortamda tanımlanmasında tekil ve değişmez nitelikte numaralara ihtiyaç vardı.

15 İdari Birim Kodları Bu nedenle;
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Bu nedenle; Başbakanlık tarafından yürütülen DTVT (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı) çalışmaları kapsamında tüm Kurum ve Kuruluşlara İdari Birim Kodları verilmiştir.

16 Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Başbakanlık İdareyi Geliştirme Birimi tarafından yürütülen DTVT çalışmaları kapsamında verilen kodlara adresinde yürütme linki altında Orman ve Su İşleri Bakanlığı,Orman Genel Müdürlüğü seçilerek ulaşılabilecektir.

17 Kurumsal Kimlik 16/12/2010 01/01/2013 tarihi itibariyle, resmi yazıların sayı bölümlerinde Haberleşme Kodlarının (Örneğin B.23.OGM ) kullanımı kaldırılarak, bunun yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanımına geçilmiştir.

18 Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Haberleşme Kodu, resmi yazıların sayı bölümünde yer alan 3 unsurdan ilkidir. Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise aynen devam edilecektir.

19 Önceki Uygulama Sayı: B.23.OGM.1.16.000- 542-1234 Yeni Uygulama
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Önceki Uygulama Sayı: B.23.OGM Yeni Uygulama Sayı: Dosya Kodu Evrak Kayıt Nosu Birim Kodu

20 Kurumsal Kimlik İLGİ YAZILMASI
16/12/2010 Resmi yazıların “ilgi” bölümü, ilgi tutulan resmi yazının antet bölümünde yer alan idare biriminin açıkça yazıldıktan sonra yazının tarih ve sayısının belirtilmesiyle oluşturulacaktır.

21 Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Yeni Uygulama İlgi Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2010 tarihli ve sayılı yazısı.

22 Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Ancak eski yönteme göre, Haberleşme Kodu kullanılarak yazılan yazılar ilgi tutulurken önceki uygulamaya göre yazılacaktır.

23 Kurumsal Kimlik 16/12/2010 İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanımında, sadece yazının hazırlandığı birimin veya alt birimin kodu kullanılacaktır. Hiyerarşik sıralamaya göre öncelikle bir üst birimin, sonra ilgili alt birimin İdari Birim Kimlik Kodunun yazılması kesinlikle yanlıştır.

24 Kurumsal Kimlik 16/12/2010 İdari Birim Kimlik Kodunun bilindiği ancak kodun hangi kuruma ait olduğunun bilinmediği durumlarda, İdari Birim Kimlik Kodu “dtvt.basbakanlik.gov.tr” internet adresinde bulunan arama motorundan sorgulanabilecektir.

25 BİRİM KODLARI 17344828 – ORM. İD. VE PLAN. ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 – ORM. İD. VE PLAN. ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ­– KAD. VE MÜLK. ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ – İŞL. VE PAZAR. ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ – ORM. ZARAR. MÜC. ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ – MAKİNE VE İKMAL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ – İZİN VE İRTİFAK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

26 BİRİM KODLARI 36279702 – AĞAÇ. VE SİLV. ŞUBE MÜD.
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 – AĞAÇ. VE SİLV. ŞUBE MÜD. –ORMAN VE KÖY İŞLERİ ŞUBE MÜD. –ORMAN YANG. MÜC. ŞUBE MÜD. –ODUN DIŞI ÜR. VE HİZ. ŞUBE MÜD. PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ –MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BİLGİ TEK.VE İLETİŞİM ŞUBE MÜD.

27 Standart Dosya Planı Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Kurum ve kuruluşların büyük bir bölümünde dosyalama işlemleri bağımsız şekilde yapılmakta idi. Birimlerin birbirlerinden habersiz dosyalama yapmaları ise, kurum içinde birlikteliği ortadan kaldırdığı gibi bilgi ve belgeye erişimi adeta imkansız hale getirmiştir. Standart Dosya Planı” 2005/7 sayılı başbakanlık genelgesi ile uygulamaya konulmuştur.

28 Standart Dosya Planı Kurumsal Kimlik 16/12/2010

29 Standart Dosyalamada Amaç
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Kamu kurum ve kuruluşlarınca kâğıt veya elektronik ortamda oluşturulan ve depolanan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlemek, ihtiyaç halinde bu belgelere etkin bir şekilde erişebilmek,

30 Standart Dosyalamada Amaç
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Bu amaç doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce merkez ve taşra teşkilatlarınca ortak kullanılacak ve tek merkezden yönetilecek bir dosya planı hazırlanmıştır.

31 Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile;
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır

32 Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile;
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Kurum içi ve kurumlar arası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını kolaylaştıracak ve verimliliği artıracaktır. Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.

33 Dosyalama Kodları A Devlet Arşivine Gönderilir.
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 A Devlet Arşivine Gönderilir. A Örnek yıllar Gönderilir. A Örnek Seçilenler gönderilir. A Özellikli Olanlar Gönderilir.

34 C Ayıklama ve İmha Komisyonunca Değerlendirilir.
Dosyalama Kodları Kurumsal Kimlik 16/12/2010 B Kurumunda Saklanır. C Ayıklama ve İmha Komisyonunca Değerlendirilir. D Devlet Arşivine Gönderilmez

35 STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER HUKUK İŞLERİ TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ GENEL KONULAR – ANA HİZMET FAALİYETLERİ DAYANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER HUKUK İŞLERİ TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ

36 700-719 BİLGİ SİSTEMLERİ 750-769 EMLAK VE YAPIM İŞLERİ 770-789
YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Kurumsal Kimlik 16/12/2010 BİLGİ SİSTEMLERİ EMLAK VE YAPIM İŞLERİ EĞİTİM İŞLERİ İDARİ VE SOSYAL İŞLER

37 TANITIM VE YAYIN İŞLERİ
YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Kurumsal Kimlik 16/12/2010 TANITIM VE YAYIN İŞLERİ MALİ İŞLER PERSONEL İŞLERİ SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ

38 MALİ İŞLER Kurumsal Kimlik Ana Dosya MALİ İŞLER Saklama Saklama Kodu
16/12/2010 Ana Dosya MALİ İŞLER Saklama Saklama Kodu 840 Mali İşler (Genel) 841 Bütçe Hazırlama ve Uygulama 01 Bütçe Hazırlık Çalışmaları Bütçe 02 Ek Bütçe 03 Geçici Bütçe Bütçe Uygulamaları Ödenek Talep ve Göndermeleri 05 Aktarmalar 06 Ek Ödenekler 11 Tenkisler

39 PERSONEL İŞLERİ Kurumsal Kimlik Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu
16/12/2010 Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu PERSONEL İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 900 Personel İşleri (Genel) 901 İş İstekleri 902 Personel Alımı 903 Personel Özlük İşleri 03 Terfi ve İntibak İşlemleri 01 Terfi İşleri 02 İntibak İşleri Hizmet Değerlendirmesi Öğrenim Değerlendirmesi 04 Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi 05 İzin İşleri Yurtdışı

40 PLANLAMA İŞLERİ Kurumsal Kimlik Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu
16/12/2010 Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu PLANLAMA İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100 Planlama İşleri 105 Amenajman Planları 01 Düzenlenmesi 5 D 02 Uygulanması 20 A3 03 Orman Envanteri B A 04 Denetlenmesi 05 Değişikliği 10 99 Diğer C

41 SİLVİKÜLTÜR İŞLERİ Ana Dosya 1. Alt Konu SİLVİKÜLTÜR İŞLERİ
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Ana Dosya 1. Alt Konu SİLVİKÜLTÜR İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 150 Silvikültür İşleri 155 Silvikültür Projeleri 01 Yapay Gençleştirme Uygulama 10 A3 02 Sıklık Bakımı 03 Koruya Tahvil 04 İlk Aralama Bakımı 05 Enerji Ormanı Tesisi 06 Rehabilitasyon 07 YARDOP 99 Diğer C

42 ORMAN KORUMA VE YANGINLA MÜCADELE İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Ana Dosya 1. Alt Konu ORMAN KORUMA VE YANGINLA MÜCADELE İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200 Orman Koruma ve Yangınla Mücadele İşleri 205 Orman Koruma 01 Toplu Koruma Merkezleri ve Ekipleri 10 A3 02 Damgalar 10* D 03 Nakliye Tezkereleri 04 Silahlar 99 Diğer C 210 Muhafaza Ormanları B 215 Kent Ormanları ve Mesire Yerleri Kent Ormanları Mesire Yerleri 15

43 Orm. Zar. Veren Böcek ve Hast. Müc.
Kurumsal Kimlik 16/12/2010  220 01 Raporlar Teknik Raporlar 10 A3 02 Mücadele Raporları Mücadele Yöntemleri 99 Diğer C

44 KADASTRO VE MÜLKİYET İŞLERİ
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Ana Dosya 1. Alt Konu KADASTRO VE MÜLKİYET İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 250 Kadastro ve Mülkiyet İşleri 255 Devlet Ormanları 01 Orman Kadastro İşlemleri B A 02 Tescil A3 03 İzin ** 04 Tahsis 99 Diğer 15 C 260 Özel/Tüzel Kişilik Ormanı 265 Orman Sayılmayan Alanlar İzin 299 Kadastro ve Mülkiyet İle İlgili Diğer İşler

45 İŞLETME VE PAZARLAMA İŞLERİ İŞLETME VE PAZARLAMA İŞLERİ
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Ana Dosya 1. Alt Konu İŞLETME VE PAZARLAMA İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 300 İşletme ve Pazarlama İşleri 305 Üretim 01 Asli orman Ürünleri Üretimi Üretim Cetvelleri 5 D 02 Verim Yüzdeleri-Verimlilik Kriterleri 03 Erken/Kış Kesimi 04 İş-Zaman Ölçümleri 05 Üretim Birim Fiatları-Birim Maliyetleri 06 Sınır İhtilafı Olan Yerlerdeki İş Dağılımı 10 A3 07 Standardizasyon 08 Üretim Ödenekleri ve Takip Cetvelleri

46 Dinlediğiniz için Teşekkür ederim.
Kurumsal Kimlik 16/12/2010 Dinlediğiniz için Teşekkür ederim. Ersin TURAN Mali İşler Şube Müdürü