T.C. ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

... konulu sunumlar: "T.C. ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ"— Sunum transkripti:

1 T.C. ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ HAZIRLAYAN: Ahmet BAŞKAN Orman Endüstri Müh. TODAİE Kamu Yönetimi Uzmanı Nisan- 2010, ANKARA

2 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Zaman; bir işin, bir oluşun içinde geçtiği, geçmekte olduğu veya geçeceği ve bireyin kontrolü dışında kesintisiz devam eden bir süreçtir. Zaman; iki hareket arasındaki süredir.  ”Boş zaman yoktur, boşa geçen zaman vardır”. Tagore

3 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Yöneticiler, örgütün sahip oldukları kaynaklardan birisi olan “Zaman”ı kurumun amaçları doğrultusunda en etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasından sorumludur. Zaman; satın alınamaz, satılamaz, kiralanamaz, ödünç verilemez, ödünç alınamaz, depolanamaz, geri getirilemez, çoğaltılamaz, üretilemez, değiştirilemez. Ancak, harcanır. “Ahmaklar zamanı nasıl öldüreceğini, akıllılar ise nasıl kazanacağını düşünür”. Alain

4 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Zaman; önceden kararlaştırılmış bir hızla akıp gittiğinden dolayı; sorun, zamanı yönetmede değil,yöneticinin kendisini zaman içinde yönetebilmesindedir. Zamanı yönetmek, zamanı kontrol etmektir. Zamanı kontrol etmenin sırrı ise, gerçekten önemli olan işleri yapmak için, daima yeterli zamanın bulunduğunu hatırda tutmaktır. Zamanı yönetemeyiz, yalnızca kendimizi zamana göre yönetebiliriz.” Pearson

5 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Hepimizin, Bir günde 24 saati, 1440 dakikası,          Haftada ise 168 saati var.                Bizler, bu zamanı etkin ve verimli bir şekilde                              değerlendirebiliyor muyuz? “Meşguliyetten önce, boş vaktin kıymetini biliniz” Hadis-i Şerif

6 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
VAKİT ÇOK DEĞERLİDİR!  ÇÜNKÜ;  Bir yılın değerini anlamak için: Üniversite sınavını kazanamamış bir öğrenciye sor. Bir ayın değerini anlamak için: Erken doğum yapmış bir anneye sor. Bir saatin değerini anlamak için: Buluşmak için bekleyen âşıklara sor. Bir dakikanın değerini anlamak için: Treni, otobüsü ya da uçağı kaçıran birine sor. Bir saniyenin değerini anlamak için: Bir kazadan sağ çıkan birine sor. Vakit kimse için beklemez.  Sahip olduğun her dakikanın kıymetini bil. 

7 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Yüce Yaratıcının, herkese eşit olarak verdiği tek kaynak belki de “Zaman”dır. Zengin-fakir, âmir- memur herkesin, bir günde 24 saati vardır. Objektif zaman( gerçek); Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır. Subjektif zaman (algılanan); Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır. “Zaman, en az bulunan kaynaktır, eğer o doğru yönetilmiyorsa, hiç bir şey yönetilmiş sayılmaz” Peter F.Drucker

8 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Drucker’a göre; Bir yöneticinin denetimi altında tutabildiği zaman, toplam zamanının ancak % 25’i kadardır. “Zaman su gibi akıp gidiyor derler, halbuki, zaman değil biz geçip gidiyoruz”. Weber

9 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Zaman Tuzakları  Plânsızlık, Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak, İşleri ertelemek, Kendini gereğinden fazla işe adamak, Acelecilik, Rutin ve gereksiz işler,

10 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Zaman Tuzakları  Açık kapı politikası, Gereksiz telefonlar, Ziyaretçiler, Etkin dinlememe. `Türk insanı dünyanın en zeki, anlayışlı ve çalışkan insanlarındandır. Bununla beraber, batı milletlerinden daha geriyiz. Çünkü zekâmızı yöntemli ve rasyonel bir şekilde kullanmıyor, zaman ve enerjimizi israf ediyoruz.` Ord.Prof.Dr. Ali Fuat BAŞGİL

11 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Zaman Tuzakları  Gündemsiz, verimsiz ve gereğinden fazla toplantılar yapma, Kararsızlık, Yetki vermemek, Dağınık masa ve büro düzeni, Günlük ayrıntılara gömülme, “Eğer bir şey yapmak istemiyorsanız ya da yapacak bir şeyiniz yoksa, toplantı yapmanız kaçınılmazdır.” J.K. Galbraith

12 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Zamanı etkin ve verimli bir şekilde kullanmak için; Öncelikle amacınızı belirleyerek plânı yapınız, sonrada öncelik sırasına göre işe başlayınız. Bunun için; ABC Analizi yapınız. Yani, işleri; A: Çok önemli, B: Önemli, C: Daha az önemli diye sınıflandırın. Zamanınızın büyük bir kısmını “Çok önemli” işlere ayırınız.  “Gideceği yeri bilmeyen kaptana hiçbir rüzgâr fayda vermez”. Peter F.Drucker

13 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Zamanı kontrol etmek için, işleri plânlamalısınız. Planlama, amaçların belli olmasını gerektirir. Amaçlar bilinmezse, plânlanacak bir şey de yoktur. Bir düşünür der ki, “Zaman tasarrufu yapmanın en iyi yollarından biri, önceden düşünmek ve plân yapmaktır. Beş dakikalık düşünme, uygulamada bir saatlik iş tasarrufu sağlar.”

14 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Çağdaş bilime göre yönetim; plânlama, örgütleme, yönlendirme, eşgüdüm ve denetim gibi temel öğelerden oluşan bir süreçtir.  Yöneticinin asıl fonksiyonu, başında olduğu kurumun amaçlarına ulaşması için plânlama yapmak,örgütlemek, yönetmek, koordinasyonu sağlamak ve denetlemektir. “Kendi plânları olmayanlar, başkalarının plânlarının bir parçası olurlar”.

15 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Amaç ve hedefe odaklanmış bir plânlama, iyi bir zaman yönetiminin temelidir. Plânlama; Kurumların, belirledikleri amaç ve hedeflere, ellerindeki sınırlı kaynakları en iyi biçimde kullanarak; erişme, yol, yöntem ve araçların belirlenmesi demektir. "Her sabah o günün işlerini plânlayan ve bu plâna uyanlar, yoğun bir günün labirenti arasında kendilerine bir yol bulup geçmiş olurlar. Ama bir plân yapılmadan zamanın düzenlenmesi ve sadece şansa bırakılması sonucu kaos, yavaş yavaş egemenliğini kurar”. Victor Hugo

16 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Yönetici; başında bulunduğu kurumun genel politikalarını belirleyen, orta ve uzun vadeli plânlamada etkili olan kişidir. Böyle yöneticiler, zaman yönetimini denetimleri altında bulundurdukları için hedeflerine ulaşmada başarılı yöneticilerdir. Bir de ayrıntılara ve rutin işlere kendisini fazlaca kaptıran yöneticilerle; önemli işlerin büyük bir kısmını, yetkili ve sorumlu kimseler varken dağıtmayan, hep kendisi yapan yöneticiler vardır ki bunlar, zamanlarını kötü yöneten idarecilerdir.

17 KURUMSAL ZAMAN YÖNETİMİ
Etkili bir plânlama yaparken; 1- Birbirinden farklı olarak yapacağınız işlerin listesini çıkarınız, 2- Faaliyetlerinizi   öncelik sırasına koyunuz, 3- Günlük ve haftalık yapılacak işlerin listesini çıkarınız, 4- Günün sonunda yapılmış işleri değerlendirin ve iş tamamlamada geçen zamanı belirleyiniz, 5- Bitmemiş işleri, ertesi günün listesine alınız. “Boşa harcadığın bir dakika, ömründen çaldığın bin dakika” Atasözü

18 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
Listenizin başındaki en önemli işlere öncelik veriniz, Başladığınız işi bir seferde tamamlayınız, “Zamanı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayınız. “Aynı ırmakta iki kere yıkanamazsın; çünkü, üzerinde akan sular, yeni sulardır.” Heraklet

19 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
“İstemek, Başarmak İçin   Gereklidir;   Ancak,    Bitirmek İçin   Mutlaka Başlamak Gereklidir”. “Boşa harcanan zamanlarla geçirilmiş bir hayat, hiç yaşanmamış demektir”.

20 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
Her zaman acele işlerin, önemli işlerin önüne geçmemesine önem gösteriniz, Yapılacak olan işlerin, kurum amaçlarıyla ilişkisi olup olmadığına dikkat ediniz, Bir işe başlamadan önce, kurumunuza sağlayacağı artı ve eksileri belirleyiniz. “Doğru işlerin yapılması, işlerin doğru yapılmasından daha önemlidir”. Peter Drucker

21 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
Çalışma masanızın düzenli ve yalnızca çalışma yaptığınız konu ile ilgili dosyaları bulundurunuz, Yönetsel faaliyetlerinizde “kararsız” kalmayın veya karar vermekte gecikmeyin, zira, geç verilmiş doğru kararın, erken verilmiş yanlış bir karardan farkı yoktur. “Her işi sürüncemede bırakan birine, diğer arkadaşı, günlük işlerini nasıl yapabildiğini sormuş. “Bu basit”, demiş arkadaşı, “Bunun düne ait bir iş olduğunu varsayarım”.

22 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
Astlara talimat verirken, talimatın anlaşılır, açık ve net olmasına dikkat ediniz, İşe başlama ve bitiş sürelerini mutlaka belirleyiniz.Süreyi belirlerken olağanüstü durumlara karşı %20 toleranslı davranılması gerektiğini unutmayınız. " En büyük zaman hırsızı, kararsızlıktır" Charles FLORY

23 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
Yapılacak olan toplantının kurumsal amaçlara ne kadar hizmet edip etmediğini analiz ediniz, Toplantı başlangıç ve bitiş saatlerini belirleyiniz, Toplantıya katılımcıların zamanında katılmasını sağlayınız, Toplantıya kimlerin katılacağını ve hangi konuda, ne kadar süre katkıda bulunacaklarını önceden belirleyiniz. Toplantı saatlerini mümkünse öğleden önceki saatlerde olmasına dikkat ediniz ki, zamanı verimli ve etkin kullanmış olasınız. “Sık sık karar değiştiren yöneticilerle çalışmak, hem zor; hem de etkili ve verimli çalışma olmamış olur.”

24 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
Toplantıya katılacak olanların, toplantı gündemiyle ilgili olmasına dikkat ediniz, Toplantı sonuçlarını rapor haline getirip, bir sonraki toplantıda nelerin yapılıp yapılmadığını gözden geçiriniz, Toplantı gündemi dışına çıkmayınız, “Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz ki, zamanı iyi yönetmiş olalım”.

25 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
Doğru iş için, doğru kişiye yetki delege (yetki devri) ediniz. Yönetici, kendisi iş yapan olmayıp, çalışanlarını yetiştiren, onlara yetki veren,onların severek ve isteyerek iş yapabilmesini sağlayan kişidir. Yöneticinin asıl görevi, görev alanıyla ilgili biriminin ya da kurumunun gelecekte olması gereken genel politikaları belirlemek, tüm çalışanları belirlenen politikalara ulaşılmasını sağlamak için hedefe kilitlemek, birimler arasında koordinasyonu sağlamak, belirlenen hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını denetlemektir. “Meşgul olmak önemli değil,neyle meşgul olduğumuz önemlidir” Henry DavidThoreau

26 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
Yetki devrine sıcak bakmayan yöneticilerin gerekçeleri; Çalışanların yetersiz olduğundan yakınmak, “Her işi, çalışanlarına havale eden yönetici” olarak algılanmama düşüncesi, Çalışanlarına güvenmemek, O konuda “aranan adam olmak” ve “her şeyi tek başıma yapıyorum” imajı oluşturarak, vazgeçilmez olduğunu göstermek,

27 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
Yetki devrinin, kişiye ve kurumuna faydaları şunlardır: Çalışanlarınızın yetişmesini ve motivasyonunu sağlamış olursunuz, Size, daha fazla zaman kalır, Birlikte çalıştığınız insanların işe ilgisi artar, İş yükünün paylaşılması ve zamanında bitmesi sağlanır, Sizin yokluğunuzda takımınız çalışır, Ortak aklı harekete geçirerek bir sinerji oluşur, Çalışanların görüş ve bilgilerine değer verildiği için özgüvenleri gelişir.

28 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
Gereksiz ve uzun telefon görüşmelerinden kaçınınız, Günün belli saatlerinde, çalışanlarınızın yönetsel problemleriyle ilgilenebileceğiniz “ziyaretçi saatleri” belirleyiniz, Ziyaretçilerin, mümkün olduğunca randevulu gelmelerini sağlayınız, Bir yöneticinin kapısı kapalıysa, “rahatsız etmeyin” anlamına gelir. Öyleyse, önemli bir konu olmadıkça, “yalnızca merhaba demeye geldim” türü ziyaretlerden kaçınınız, Üstlerinizle görüşme yapacağınızda uygun zamanı belirleyiniz. “Herkes, aynı fikirdeyse, hiç kimse yeterince düşünmüyor demektir”. Walter Lippmann

29 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
Takım çalışmasına önem veriniz,     İletişime önem verin ve iletişim kaynaklarını etkili ve verimli kullanınız,     Bir grup insanla aynı anda iletişim kurmanın en iyi yolu olan toplantıları iyi değerlendiriniz,     Çalışmanızı sekteye uğratan unsurları iyi belirleyin ve bunlardan kurtulma yollarını arayınız.  “Akıllı adam aklını kullanır. Daha akıllı adam başkalarının da aklını kullanır”. Bernard Shaw

30 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
Yapılan araştırmalara göre, günde 8 saatin üzerindeki çalışmalar, hızla verimliliğin düşmesine neden olmaktadır, Kurumsal olarak, hiyerarşi yükseldikçe doğal olarak yetki, görev ve sorumluluk daha fazla arttığı için daha fazla çalışmayı gerektirir. Ancak, bu çalışma hiçbir şekilde haftalık 55 saatin üzerine çıkılmaması gerektiği yapılan araştırmalar neticesinde ortaya çıkmıştır. “Çok değil, akıllıca çalış”. Pearse

31 Lider bir yöneticinin, ideal zaman yönetimi konusunda, yönetsel faaliyetlere ayırması gereken zaman nedir?  1-Plânlama                                      % 40 2-Sosyal Faaliyetler                       % 25 3-Raporlar ve yazılar                      % 10 4-Toplantılar                                    % 10 5-Telefonlar                                     %  5 6-Taşra ziyaretleri ve denetimler   %  5 7- Diğer                                           %  5 TOPLAM % 100 “Balık tutmak amacıyla ırmağa gitmek yeterli değildir, yanınızda ağ da götürmelisiniz.” Çin Atasözü

32 Etkili Zaman Yönetimi İçin Neler Yapmalıyız?
BAŞINI KAŞIYACAK VAKTİ OLMAYANLARIN ZAMANLARININ SADECE   % 35’İNİ   DOLU OLARAK KULLANDIKLARI YAPILAN ARAŞTIRMALARDA ORTAYA ÇIKMIŞTIR. “Zamanlarını en kötü şekilde kullananlar, en çok, zamanın kısalığından şikayet ederler” La Bruyere

33 Sabırla Dinlediğiniz için, Teşekkür ederim.