ممیزی داخلـی INTERNAL AUDIT

... konulu sunumlar: "ممیزی داخلـی INTERNAL AUDIT"— Sunum transkripti:

1 ممیزی داخلـی INTERNAL AUDIT
ISO 9001:2000 مهندسین مشاور روش سازان صنعت Ravesh Sazan Sanat

2 1- دامنه کاربرد 1-1- کلیات این استاندارد بین المللی نیازمندیهای نظامهای مدیریت کیفیت را در مواردی مشخص می کند که یک سازمان: الف) نیازمند اثبات توانائی پایدار خود در تأمین محصولاتی مطابق با نیازمندیهای مشتری و الزامات قانونی است. ب) قصد دارد از طریق به کارگیری مؤثر نظام و فرآیندهائی برای بهبود مداوم آن و تضمین برآوردن الزامات قانونی و نیازمندیهای مشتری، رضایت مشتریان را ارتقا بخشد. یادآوری: در این استاندارد بین المللی، واژه «محصول» فقط برای محصول مورد نظر یا موارد نیاز مشتری به کار میرود. Ravesh Sazan Sanat

3 1-2- کاربرد کلیه نیازمندیهای این استاندارد بین المللی جنبه عمومی دارد و برای به کارگیری در همه سازمانها، صرفنظر از نوع، اندازه و محصول تولیدی، در نظر گرفته شده است. در مواردی که به کارگیری برخی از نیازمندیهای این استاندارد، به دلیل ماهیت سازمان و محصول آن میسر نباشد می توان از به کارگیری آنها صرفنظر کرد. در صورت صرفنظر کردن از برخی نیازمندیها، ادعای انطباق با این استاندارد بین المللی پذیرفته نیست؛ مگر اینکه، صرفنظر کرده ها مربوط به نیازمندیهائی باشد که در بند 7 آمده و بر توانائی یا مسئولیت سازمان، در تأمین محصولی که نیازمندیهای مشتری و الزامات قانونی را برآورده سازد، اثر سوء نگذارد. Ravesh Sazan Sanat

4 2- استاندارد مرجع سند مرجع «نظامهای مدیریت کیفیت - مبانی و اصطلاحات» دربرگیرنده مقرراتی است که در این متن بدان ارجاع شده و مقررات این استاندارد بین المللی را تشکیل میدهد. این سند، برای منابع و ماخذ تاریخ گذشته و اصلاحات یا تجدید نظرهای بعدی در آن، معتبر نخواهد بود. در هر حال توصیه می شود در مواردی که از این استاندارد بین المللی به عنوان مبنای انعقاد توافق بین گروههای مختلف استفاده می شود ، نسبت به امکان دسترسی به جدیدترین نسخه این سند مرجع بررسیهای لازم به عمل آید. در مورد ماخذی که منسوخ نشده اند ، باید به آخرین نشر سند مرجع مراجعه شود. Ravesh Sazan Sanat

5 Ravesh Sazan Sanat

6 3- واژگان و تعاریف واژه های و تعاریف زیر که به منظور تشریح زنجیره تأمین در این ویرایش ISO به کار رفته اند تغییراتی را که در مفاهیم کنونی این واژه ها نسبت به مفاهیم قبلی ایجاد شده نشان می دهند: تأمین کننده سازمان مشتری واژه «سازمان» ، جایگزین واژه «عرضه کننده» مورد استفاده در ویرایش ISO 9001:1994 شده و به واحدی که این استاندارد بین المللی در آن به کار می رود اشاره می کند. همچنین واژه «تأمین کننده» جایگزین واژه « پیمانکار فرعی» می گردد. در همه جای متن این استاندارد بین المللی هرجا واژه «محصول» به کار برده شده مفهوم خدمت را نیز می توان از آن استفاده کرد. Ravesh Sazan Sanat

7 4- نظام مدیریت کیفیت 4-1- نیازمندیهای عمومی
سازمان باید یک نظام مدیریت کیفیت را : ایجاد کند مستند سازد اجرا نماید برقرار نگهدارد بطور مداوم اثر بخشی آن را براساس نیازمندیهای این استاندارد بین المللی بهبود بخشد . Ravesh Sazan Sanat

8 سازمان باید: الف) فرآیندهای مورد نیاز نظام مدیریت کیفیت و کاربرد آنها را در سرتاسر سازمان شناسائی نماید . ب ) توالی و تعامل این فرآیندها را مشخص کند . ج ) معیارها و روشهای مورد نیاز را برای حصول اطمینان از اینکه هم اجرا و هم کنترل این فرایندها، از اثر بخشی لازم برخوردارند، تعیین نماید . د ) از در دسترس بودن منابع و اطلاعات لازم، برای پشتیبانی از عملیات و نظارت بر فرآیندها اطمینان یابد . ه ) فرایندها را تحت نظر قرار داده، اندازه گیری کرده و تجزیه و تحلیل نماید. Ravesh Sazan Sanat

9 و) اقدامات لازم برای دستیابی به نتایج برنامه ریزی شده و بهبود مداوم این فرآیندها را به انجام رساند. این فرآیندها باید توسط سازمان مطابق با نیازمندیهای این استاندارد بین المللی هدایت و راهبری شوند. چنانچه سازمان تصمیم بگیرد که برخی از فرآیندهای مؤثر بر کیفیت را به منابع برون سازمانی واگذار نماید، باید از اعمال کنترل بر چنین فرآیندهائی اطمینان حاصل کند. کنترل این فرآیندها باید در چارچوب نظام مدیریت کیفیت تعریف شوند . یادآوری: فرآیندهای مورد نیاز نظام مدیریت کیفیت که در بالا به آن اشاره شد باید دربرگیرنده فرآیندهائی برای فعالیتهای مدیریتی، تامین منابع، تحقق محصول و اندازه گیری باشد. Ravesh Sazan Sanat

10 4-2- نیازمندیهای مستند سازی
کلیات مستندات نظام مدیریت کیفیت باید دربرگیرنده موارد زیر باشد : الف) بیانیه های مکتوب خط مشی کیفیت و اهداف کیفیت ب) نظامنامه کیفیت ج) روشهای اجرائی مدون و مورد نیاز این استاندارد بین المللی د) مستندات مورد نیاز سازمان برای حصول اطمینان از برنامه ریزی اثر بخش عملیات و کنترل فرایندهای آن ه) سوابق مورد نیاز این استاندارد بین المللی Ravesh Sazan Sanat

11 یادآوری 1: یادآوری 2: یادآوری 3:
در این استاندارد بین المللی هرجا ذکری از عبارت «روش اجرائی مدون» به میان آمده به مفهوم آن است که روش اجرائی ایجاد شده مستند گردیده اجرا می شود و برقراری آن تامین می گردد. یادآوری 2: گستره مستندات نظام مدیریت کیفیت از سازمانی به سازمان دیگر متناسب با موارد زیر متفاوت می باشد : الف) اندازه سازمان و نوع فعالیتهای آن ب) پیچیدگی فرآیندها و تعامل آنها ج) مهارت و شایستگی کارکنان یادآوری 3: مستند سازی با هر شکل و نوع واسطه ارتباطی امکان پذیر است. Ravesh Sazan Sanat

12 نظامنامه کیفیت سازمان باید یک نظامنامه کیفیت را که دربرگیرنده موارد زیر باشد تدوین و برقرار نگهدارد : الف) دامنه کاربرد نظام مدیریت کیفیت، از جمله جزئیات و دلایل توجیهی برای صرفنظر کردن از برخی از نیازمندیها ب) روشهای اجرائی مدون ایجاد شده برای نظام مدیریت کیفیت یا ارجاع به آنها ج) شرحی از تعامل بین فرایندهای نظام مدیریت کیفیت Ravesh Sazan Sanat

13 کنترل مستندات مستندات مورد نیاز نظام مدیریت کیفیت باید تحت کنترل باشند. سوابق نوع خاصی از مستندات هستند که باید مطابق با نیازمندیهای بند تحت کنترل قرار گیرند. به منظور تعیین کنترلهای مورد نیاز به شرح زیر باید روش اجرائی مدونی ایجاد گردد : الف) تصویب کفایت مستندات قبل از صدور ب)بازنگری بهنگام سازی بر حسب نیاز و تصویب مجدد مستندات ج) اطمینان از مشخص بودن تغییرات و وضعیت آخرین بازنگری د) اطمینان از در دسترس بودن نسخ معتبر در محلهای مصرف ه) اطمینان از خوانا بودن مستندات و قابل شناسائی بودن مستمر آنها و) اطمینان از قابلیت شناسائی مستندات برون سازمانی و تحت کنترل بودن توزیع آنها ز) جلوگیری از به کارگیری ناخواسته مستندات منسوخ شده و به کارگیری یک روش شناسائی مناسب برای مستنداتی که به هر دلیل نگهداری می شوند. Ravesh Sazan Sanat

14 کنترل سوابق برای اثبات انطباق با نیازمندیها و عملکرد مؤثر نظام مدیریت کیفیت باید سوابق لازم ایجاد و نگهداری شوند . سوابق باید خوانا ، قابل دسترسی سریع و قابل بازیافت باشند . برای تعیین کنترلهای لازم برای شناسائی، بایگانی، محافظت، بازیافت، مدت زمان نگهداری و تعیین تکلیف سوابق یک روش اجرائی باید ایجاد گردد. Ravesh Sazan Sanat

15 5- مسئولیت مدیریت 5-1- تعهد مدیریت
مدیریت ارشد باید با استفاده از راههای زیر، شواهدی دال بر تعهدات خود نسبت به توسعه و تحقق نظام مدیریت کیفیت و بهبود مداوم اثربخشی آن ارائه نماید : الف) ایجاد باور در سازمان نسبت به اهمیت برآورده کردن نیازمندیهای مشتری و مقررات قانونی ب) تعیین خط مشی کیفیت ج) حصول اطمینان از تعیین اهداف کیفیت د) برگزاری بازنگریهای مدیریت ه) حصول اطمینان از در دسترس بودن منابع Ravesh Sazan Sanat

16 5-2- مشتری گرائی مدیریت ارشد سازمان باید اطمینان حاصل کند که در راستای جلب رضایت هرچه بیشتر مشتری نیازمندیهای او تعیین و برآورده شده اند. (مراجعه و 7-2-1) Ravesh Sazan Sanat

17 5-3- خط مشی کیفیت مدیریت ارشد باید اطمینان یابد که خط مشی کیفیت:
الف) با اهداف سازمان تناسب دارد . ب) از تعهد لازم برای برآوردن نیازمندیها و بهبود مداوم اثربخشی نظام مدیریت کیفیت، برخوردار است . ج) چارچوبی برای ایجاد و بازنگری اهداف کیفیت فراهم می سازد . د) به سازمان ابلاغ و در آن نهادینه شده است . ه) به منظور حصول اطمینان از سازگاری با شرایط روز مورد بازنگری قرار گرفته است . Ravesh Sazan Sanat

18 5-4- طرح ریزی 5-4-1- اهداف کیفیت
مدیریت ارشد بایستی از تعیین اهداف کیفیت از جمله اهداف مورد نیاز برای برآوردن نیازمندیهای محصول (مراجعه به 1-7) در فعالیتها و سطوح مرتبط در سازمان اطمینان یابد. اهداف کیفیت باید قابل اندازه گیری بوده و با خط مشی کیفیت سازگار باشند. Ravesh Sazan Sanat

19 2-4-5- طرح ریزی نظام مدیریت کیفیت
مدیریت ارشد باید از موارد زیر اطمینان یابد: الف) طرح ریزی نظام مدیریت کیفیت با هدف برآوردن نیازمندیهای اشاره شده در بند 4-1 و نیز با هدف برآوردن اهداف کیفیت اجرا می شود. ب) هنگام طرح ریزی و اعمال تغییرات در نظام مدیریت کیفیت یکپارچگی نظام حفظ می شود. Ravesh Sazan Sanat

20 5-5- مسئولیت، اختیار و ارتباطات
مسئولیت و اختیار مدیریت ارشد باید اطمینان حاصل کند که مسئولیتها و اختیارات سازمانی تعیین و ابلاغ شده است. Ravesh Sazan Sanat

21 نماینده مدیریت مدیریت ارشد بایستی یک نفر از مدیران خود را جدا از سایر مسئولیتهای وی با مسئولیت و اختیارات زیر برگزیند : الف) حصول اطمینان از ایجاد، اجرا و برقرار نگهداشتن فرایندهای مورد نیاز نظام مدیریت کیفیت ب) ارائه گزارش به مدیریت ارشد در مورد عملکرد نظام مدیریت کیفیت و هرگونه نیازمندی برای بهبود ج) حصول اطمینان از ارتقای آگاهی نسبت به نیازمندیهای مشتری در کل سازمان یادآوری: مسئولیت نماینده مدیریت می تواند شامل ارتباط با طرفهای برون سازمانی در خصوص موضوعات مرتبط با نظام مدیریت کیفیت نیز باشد . Ravesh Sazan Sanat

22 5-5-3-ارتباطات داخلی مدیریت ارشد سازمان باید اطمینان حاصل کند که فرآیندهای ارتباطی مناسب در سازمان ایجاد شده و ارتباطات در راستای اثر بخشی نظام مدیریت کیفیت برقرار می گردند. Ravesh Sazan Sanat

23 5-6-1- کلیات 5-6- بازنگری داخلی
مدیریت ارشد باید نظام مدیریت کیفیت سازمان را در فواصل زمانی برنامه ریزی شده مورد بازنگری قرار داده تا از تداوم مناسب بودن، کفایت و اثر بخشی آن اطمینان حاصل نماید. در این بازنگریها فرصتهای بهبود و نیاز به تغییرات نظام مدیریت کیفیت شامل خط مشی کیفیت و اهداف کیفیت ارزیابی می شوند. سوابق بازنگری مدیریت باید نگهداری شوند (مراجعه به 4-2-4) Ravesh Sazan Sanat

24 ورودیهای بازنگری ورودیهای بازنگری مدیریت باید حاوی اطلاعات زیر باشد : الف) نتایج ممیزیها ب) بازخورد مشتری ج) عملکرد فرآیند و انطباق محصول د) وضعیت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه ه) پیگیری اقدامات تعیین شده در بازنگریهای قبلی مدیریت و) تغییراتی که بر نظام مدیریت کیفیت اثر می گذارند ز) توصیه هائی برای بهبود Ravesh Sazan Sanat

25 خروجی بازنگری خروجی بازنگری مدیریت باید در برگیرنده هرگونه تصمیمات و اقدامات مرتبط با موارد زیر باشد: الف) بهبود اثر بخشی نظام مدیریت کیفیت و فرایندهای آن ب) بهبود محصول در ارتباط با نیازمندیهای مشتری ج) نیازمندیهای منابع Ravesh Sazan Sanat

26 6- مدیریت منابع 6-1- تأمین منابع
سازمان باید نسبت به تعیین و فراهم ساختن منابع لازم برای مقاصد زیر اقدام کند : الف) اجرا و برقرار نگهداشتن نظام مدیریت کیفیت و ارتقای مداوم اثر بخشی آن ب) ارتقای رضایت مشتری از طریق برآورده ساختن نیازمندیهای وی Ravesh Sazan Sanat

27 6-2- منابع انسانی 6-2-1- کلیات
کارکنانی که کارهای مؤثر بر کیفیت محصول را انجام میدهند باید از نظر تحصیلات، آموزش، مهارت و تجربه دارای شایستگی لازم باشند. Ravesh Sazan Sanat

28 6-2-2- شایستگی، آگاهی و آموزش
سازمان باید: الف) شایستگی لازم را برای کارکنانی که کارهای مؤثر بر کیفیت را انجام میدهند تعیین نماید . ب) از طریق ارائه آموزشهای مورد نیاز یا سایر اقدامات مقتضی این نیازها را برآورده سازد . ج) اثر بخشی اقدامات انجام شده را ارزیابی نماید . د) از آگاه بودن کارکنان نسبت به اهمیت و وابستگی کارهائی که انجام میدهند و) نیز چگونگی مشارکت در دستیابی به اهداف کیفیت سازمان اطمینان حاصل کند . ه) سوابق مرتبط با تحصیلات، آموزش، مهارتها و تجارب را نگهداری کند (مراجعه به 4-2-4) . Ravesh Sazan Sanat

29 6-3- زیر ساخت سازمان باید زیر ساخت لازم برای دستیابی به انطباق با نیازمندیهای محصول تعیین، فراهم و برقرار نگهدارد. زیر ساخت برحسب کاربرد، موارد زیر را در برمی گیرد: الف) ساختمانها، فضای کار و تسهیلات مرتبط ب) تجهیزات فرآیند (سخت افزاری و نرم افزاری) ج) خدمات پشتیبانی (نظیر حمل و نقل و ارتباطات) 6-4- محیط کار سازمان باید محیط کار را برای دستیابی به انطباق با نیازمندیهای محصول تعیین کرده و به کار کیرد. Ravesh Sazan Sanat

30 7- تحقق محصول 7-1- طرح ریزی تحقق محصول
سازمان باید نسبت به طرح ریزی و توسعه فرآیندهای لازم برای تحقق محصول اقدام نماید. طرح ریزی تحقق محصول باید با نیازمندیهای سایر فرآیندهای نظام مدیریت کیفیت سازگار باشد (مراجعه به 4-1) در طرح ریزی تحقق محصول سازمان باید نسبت به تعیین موارد زیر به نحو مناسب اقدام نماید : الف) اهداف و نیازمندیهای کیفیت برای محصول ب) ضرورت برقراری فرآیندها، مستندات و تأمین منابع خاص برای محصول ج) فعالیتهای مورد نیاز تصدیق، صحه گذاری، نظارت و فعالیتهای ویژه آزمون محصول و معیارهای پذیرش آن Ravesh Sazan Sanat

31 نتایج این طرح ریزی باید به شکلی مناسب برای روشهای عملیاتی ارائه گردد.
د) سوابق لازم به منظور ارائه شواهدی دال بر اینکه فرایندهای تحقق و محصول نهائی نیازمندیها را برآورده می سازند (مراجعه به 4-2-4). نتایج این طرح ریزی باید به شکلی مناسب برای روشهای عملیاتی ارائه گردد. یادآورری 1: مدرکی که فرایندهای نظام مدیریت کیفیت (از جمله فرایندهای تحقق محصول) و منابع به کار گرفته شده برای محصول، پروژه یا قراردادی خاص را مشخص می کند، می تواند به عنوان طرح کیفیت در نظر گرفته شود. یادآوری 2: سازمان, ممکن است نیازمندیهای مندرج در بند 3-7 را نیز برای توسعه فرایندهای تحقق محصول به کار گیرد. Ravesh Sazan Sanat

32 7-2- فرآیندهای مربوط به مشتری
تعیین نیازمندیهای مربوط به محصول سازمان باید موارد ذیل را تعیین نماید: الف) نیازمندیهائی که توسط مشتری مشخص شده شامل الزامات مربوط به تحویل و بعد از تحویل ب) نیازمندیهائی که توسط مشتری بیان نشده اند ولی در صورتی که شناخته شده باشند برای کاربردهای خاص ضروری می باشد ج) مقررات و الزامات قانونی مربوط به محصول د) هر نیازمند دیگری که توسط سازمان تعیین شده است Ravesh Sazan Sanat

33 7-2-2- بازنگری نیازمندیهای مربوط به محصول
سازمان باید نیازمندیهای مربوط به محصول را بازنگری نماید. این بازنگری باید قبل از تعهد سازمان در تأمین یک محصول برای مشتری انجام پذیرد (برای مثال ارائه مناقصه، پذیرش قراردادها یا سفارشات، پذیرش تغییر قراردادها یا سفارشات) و اطمینان حاصل شود که : الف) نیازمندیهای محصول معین شده اند ب) تفاوت نیازمندیهای قرارداد یا سفارش فعلی با آنچه قبلاٌ بیان شده حل و فصل شده است ج) سازمان توانائی برآوردن نیازمندیهای تعیین شده را دارد Ravesh Sazan Sanat

34 7-2-2- بازنگری نیازمندیهای مربوط به محصول
سوابق بازنگری و اقدامات ناشی از آن باید نگهداری شوند ( مراجعه به 4-2) چنانچه مشتری نیازمندیهای خود را به صورت مکتوب اعلام نکرده باشند، سازمان باید نیازمندیهای مشتری را قبل از پذیرش مورد تأئید قرار دهد. در صورت تغییر نیازمندیهای محصول، سازمان باید مطمئن شود که مدارک ذیربط اصلاح شده و کارکنان مرتبط از این تغییرات آگاه شده اند. یادآوری: در برخی از موارد نظیر فروش از طریق شبکه اینترنت که بازنگری رسمی هر سفارش غیر ممکن است، اطلاعات محصول مربوطه نظیر کاتالوگها و یا موارد اعلام شده به منزله بازنگری تلقی خواهند شد. Ravesh Sazan Sanat

35 ارتباط با مشتری سازمان باید روشهای مؤثری را برای برقراری ارتباط با مشتری در موارد زیر تعیین و به اجرا درآورد: الف) اطلاعات محصول ب) رسیدگی به استعلامات، قراردادها یا سفارشات از جمله اصلاحیه های آن ج) بازخور مشتری از جمله شکایات مشتری Ravesh Sazan Sanat

36 7-3- طراحی و توسعه 7-3-1- طرح ریزی طراحی و توسعه
سازمان باید طراحی و توسعه محصول را طرح ریزی و کنترل نماید. در جریان برنامه ریزی طراحی و توسعه سازمان باید موارد ذیل را تعیین نماید : الف) مراحل طراحی و توسعه ب) بازنگری، تصدیق و صحه گذاری متناسب با هر مرحله از طراحی و توسعه ج) مسئولیتها و اختیارات در طراحی توسعه سازمان باید وجوه اشتراک میان گروههای مختلف دست اندر کار طراحی و توسعه را هدایت یا مدیریت نماید تا از ارتباط مؤثر و تفویض مسئولیتها به طور روشن اطمینان حاصل شود. خروجی طرح ریزی باید هماهنگ با پیشرفت طراحی و توسعه بهنگام شود. Ravesh Sazan Sanat

37 7-3-2- ورودیهای طراحی و توسعه
ورودیهای مربوط به نیازمندیهای محصول باید تعیین شده و سوابق آن نگهداری شود (مراجعه به 4-2-4). ورودیها شامل موارد زیر می گردد : الف) نیازمندیهای عملکردی و اجرائی ب) نیازمندیهای قانونی و مقرراتی مربوطه ج) در صورت امکان, اطلاعات به دست آمده از طرحهای مشابه قبلی و د) سایر نیازمندیهای ضروری برای طراحی و توسعه این ورودیها بایستی از نظر کفایت بازنگری شوند . نیازمندیها باید کامل و بدون ابهام بوده و با یکدیگر تناقض نداشته باشند. Ravesh Sazan Sanat

38 7-3-3- خروجیهای طراحی و توسعه
خروجیهای طراحی و توسعه باید به نحوی تعیین شوند که تصدیق داده به طراحی و توسعه را امکانپذیر ساخته و قبل از ابلاغ برای اجرا تصویب گردند . خروجیهای طراحی و توسعه باید : الف) نیازمندیهای ورودی طراحی و توسعه را برآورده سازند . ب) اطلاعات مناسب برای خرید، تولید پیش بینی خدمات را فراهم سازند . ج) شامل معیارهای پذیرش بوده یا به آنها ارجاع دهند . د) ویژگیهائی را برای کارکرد ایمن و مناسب محصول ضروری هستند، مشخص نمایند . Ravesh Sazan Sanat

39 7-3-4- بازنگری طراحی و توسعه
به منظور دستیابی به موارد زیر در مراحل مناسبی از طراحی و توسعه بازنگریهائی نظام مند باید انجام شود : الف) ارزیابی توانائی نتایج طراحی و توسعه در برآورده ساختن نیازمندیها ب) شناسائی مشکلات و تعیین اقدامات لازم بعدی شرکت کنندگان در چنین بازنگریهائی را باید نمایندگان فعالیتهای مرتبط با آن مرحله از طراحی و توسعه تشکیل دهند . سوابق حاصل از این بازنگریها و هرگونه اقدامات اصلاحی لازم باید نگهداری شوند (مراجعه به 4-2-4). Ravesh Sazan Sanat

40 تصدیق طراحی و توسعه برای حصول اطمینان از اینکه خروجی طراحی و توسعه، نیازمندیهای ورودی به آن را برآورده می سازد، تصدیق طراحی و توسعه باید براساس ترتیبات تعیین شده، انجام گیرد. سوابق حاصل از فرآیند تصدیق و هرگونه اقدام انجام شده باید نگهداری گردد (مراجعه به 4-2-4) Ravesh Sazan Sanat

41 7-3-6- صحه گذاری طراحی و توسعه
برای حصول اطمینان از اینکه محصول نهائی قادر به برآورده ساختن نیازمندیهای عملی خاص یا مورد انتظار خواهد بود، صحه گذاری طراحی و توسعه باید مطابق ترتیبات برنامه ریزی شده انجام گیرد (رجوع به 7-3-1). در صورت امکان صحه گذاری باید قبل از تحویل یا تکمیل محصول انجام پذیرد. سوابق حاصل از صحه گذاری و سایر اقدامات لازم باید نگهداری شوند (رجوع به 4-2-4). Ravesh Sazan Sanat

42 7-3-7- کنترل تغییرات طراحی و توسعه
تغییرات طراحی و توسعه باید مشخص شده و سوابق آنها نگهداری گردد. این تغییرات باید بطور مناسبی تصدیق و صحه گذاری شده و پیش از اجرا مورد تصویب قرار گیرند . بازنگری تغییرات طراحی و توسعه ، باید دربرگیرنده ارزیابی تأثیر این تغییرات بر اجزای تشکیل دهنده محصول تحویل شده باشد. سوابق بازنگری تغییرات و سایر اقدامات لازم باید نگهداری شوند (رجوع به ). Ravesh Sazan Sanat

43 7-4- خرید فرایند خرید سازمان باید از مطابقت کالای خریداری شده با نیازمندیهای مشخص شده خرید اطمینان یابد . نوع و گستره کنترل بر تأمین کننده و کالای خریداری شده به میزان تأثیر کالای خریداری شده بر فرایند تحقق محصول یا محصول نهائی بستگی خواهد داشت. سازمان باید تأمین کنندگان را براساس توانائی آنها در تأمین کالای منطبق با نیازمندیهای خود, ارزیابی و انتخاب کند. معیارهای انتخاب، ارزیابی و تجدید ارزیابی باید مشخص گردند. سوابق ارزیابیها و هرگونه اقدامات ضروری مترتب بر نتایج آن باید نگهداری گردد. Ravesh Sazan Sanat

44 اطلاعات خرید اطلاعات خرید باید کالای مورد نظر برای خرید را توصیف نموده و به تناسب در برگیرنده موارد زیر باشد : الف) نیازمندیهای تصدیق کالا ، روشهای اجرائی فرآیندها و تجهیزات ب) نیازمندیهای لازم برای احراز شرایط کارکنان ج) نیازمندیهای نظام مدیریت کیفیت سازمان باید از کفایت نیازمندیهای مشخص شده خرید، قبل از اعلام آن به تأمین کننده، اطمینان حاصل نماید. Ravesh Sazan Sanat

45 7-4-3- تصدیق محصول خریداری شده
سازمان باید برای حصول اطمینان از اینکه محصول خریداری شده نیازمندیهای مشخص شده خریدار را برآورده می سازد ، بازرسی و سایر اقدامات لازم را برقرار و به اجرا درآورد. در صورتی که سازمان یا مشتری او بخواهند تصدیق را در محل تأمین کننده انجام دهند، سازمان باید ترتیبات تصدیق مورد نظر و روش ترخیص محصول را در اطلاعات خرید مشخص نماید. Ravesh Sazan Sanat

46 7-5- تولید و ارائه خدمت 7-5-1- کنترل تولید و ارائه خدمت
سازمان بایستی تولید و ارائه خدمت خود را برنامه ریزی و تحت شرایط کنترل شده به اجرا درآورد. شرایط کنترل شده به تناسب در برگیرنده موارد زیر می باشد: الف) در دسترس بودن اطلاعاتی که ویژگیهای محصول را مشخص می سازد ب) در دسترس بودن دستورالعملهای کاری در صورت ضرورت ج) به کارگیری تجهیزات مناسب د) در دسترس بودن و به کارگیری ابرازهای نظارت و اندازه گیری ه) اقدام به نظارت و اندازه گیری و) انجام فعالیتهای ترخیص، تحویل و پس از تحویل Ravesh Sazan Sanat

47 7-5-2- صحه گذاری فرآیندها برای تولید و ارائه خدمت
سازمان باید آن دسته از فرآیندهای تولید و ارائه خدمت را که تصدیق نتیجه نهائی آنها از طریق نظارت یا اندازه گیری امکان پذیر نیست، مستقیما صحه گذاری نماید. این امر کلیه فرآیندهایی را که اشکالات آنها تنها پس از استفاده محصول یا انجام خدمات ظاهر می شوند، در برمیگیرد. صحه گذاری باید قابلیت این فرآیندها را در رسیدن به نتایج طرح ریزی شده اثبات نماید. سازمان باید ترتیباتی را به شرح زیر و به تناسب برای این فرایندها ایجاد نماید : الف) معیارهائی مشخص برای بازنگری و تصویب فرایندها ب) تصویب تجهیزات و شرایط احراز کارکنان ج) استفاده از شیوه ها و روشهای اجرائی خاص د) نیازمندیهای لازم برای سوابق (4-2-4) ه) صحه گذاری مجدد Ravesh Sazan Sanat

48 شناسائی و ردیابی در موارد مقتضی از کل فرآیند محصول، سازمان باید بتواند به نحوی مناسب نسبت به شناسائی محصول اقدام کند . سازمان باید وضعیت محصول را از نظر نیازمندیهای نظارت و اندازه گیری شناسائی نماید. در مواردی که ردیابی، یک نیازمندی باشد، سازمان باید نسبت به کنترل و ثبت شناسائی منحصر به فرد محصول اقدام کند (4-2-4). یادآوری: در برخی از صنایع, با استفاده از ابزار مدیریت پیکربندی، فرآیند شناسائی و ردیابی تأمین می گردد. Ravesh Sazan Sanat

49 دارائی مشتری سازمان باید از دارائی مشتری مادام که تحت کنترل سازمان بوده یا توسط سازمان مورد استفاده قرار می گیرد، مراقبت نماید. سازمان باید دارائی مشتری را که برای استفاده یا الحاق به محصول فراهم شده، شناسائی، تصدیق، نگهداری و محافظت نماید . هرگاه دارائی مشتری مفقود شده یا خسارتی به آن وارد گردد و یا اینکه برای مصرف نامناسب تشخیص داده شود، این امر باید به اطلاع مشتری رسیده و سوابق آن نگهداری گردد ( 4-2-4). یادآوری: دارائی مشتری می تواند شکل دارائی هوشمند نیز داشته باشد. Ravesh Sazan Sanat

50 حفاظت از محصول سازمان باید در طول فرآیندهای داخلی و تحویل محصول به ایستگاه بعدی از کیفیت محصول محافظت نماید. این حفاظت شامل شناسائی، جابجائی، بسته بندی، انبارش و نگهداری می شود. امر حفاظت اجزای تشکیل دهنده محصول را نیز دربر میگیرد. Ravesh Sazan Sanat

51 7-6- کنترل وسایل اندازه گیری و نظارت بر فرآیند
سازمان باید نوع نظارت و اندازه گیریهای لازم الاجرا و وسایل مورد نیاز برای اثبات انطباق محصول با نیازمندیهای مشخص شده را تعیین نماید (7-2-1). سازمان باید فرایندهائی را برای حصول اطمینان از عملی بودن نظارت و اندازه گیری تهیه و به گونه ای اجرا نماید که با نیازمندیهای نظارت و اندازه گیری سازگاری داشته باشد. در صورت ضرورت حصول اطمینان از صحت نتایج تجهیزات اندازه گیری باید: الف) در فواصل زمانی از پیش تعیین شده یا قبل از به کارگیری براساس شاخصهای اندازه گیری استاندارد و قابل ارجاع به استانداردهای اندازه گیری بین المللی یا ملی، کالیبره یا تصدیق شوند. در صورت عدم دسترسی به این مراجع مبنای موجود و مورد استفاده برای کالیبراسیون یا تصدیق باید ثبت گردد . ب) بر حسب ضرورت تنظیم و یا تنظیم مجدد شوند . Ravesh Sazan Sanat

52 ج) به منظور فراهم آوردن امکان تعیین وضعیت کالیبراسیون، ابزارهای اندازه گیری شناسائی گردند .
د) از هرگونه تنظیمی که ممکن است موجب بی اعتبار شدن نتایج اندازه گیری شود، خودداری گردد . ه) در مقابل آسیب و خرابیهای ناشی از جابجائی، نگهداری و انبارش محافظت شوند . علاوه بر آن، در صورت وقوف بر عدم دقت و صحت یک ابزار اندازه گیری، سازمان باید نسبت به ارزیابی و ثبت اعتبار نتایج قبلی اندازه گیری با آن ابزار اقدام کند. سازمان باید اقدامات اصلاحی لازم را در مورد تجهیزات نامنطبق و محصولی که با آن تجهیزات اندازه گیری شده است، به عمل آورد. سوابق و نتایج کالیبراسیون و تصدیق آن باید نگهداری شود (4-2-4) Ravesh Sazan Sanat

53 یادآوری: به راهنماهای ایزو 1-10012 و ایزو 2-10012 رجوع شود.
در صورتی که برای نیازمندیهای خاص در فرآیند نظارت و اندازه گیری، از نرم افزارهای کامپیوتری استفاده می شود، قابلیت آن نرم افزار برای برآوردن کاربرد مورد نظر باید تأئید گردد. این تأئید باید قبل از استفاده از نرم افزار صورت گرفته و در صورت نیاز تکرار شود. یادآوری: به راهنماهای ایزو و ایزو رجوع شود. Ravesh Sazan Sanat

54 8- اندازه گیری، تجزیه و تحلیل و بهبود
8-1- کلیات سازمان باید فرآیندهای نظارت، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل و بهبود لازم را برای موارد زیر طرح ریزی و به اجرا درآورد: الف) اثبات انطباق محصول ب) حصول اطمینان از انطباق نظام مدیریت کیفیت ج) بهبود مداوم اثربخشی نظام مدیریت کیفیت این امر باید در برگیرنده تعیین روشهای کاربردی، نظیر فنون آماری و دامنه کاربرد آنها باشد. Ravesh Sazan Sanat

55 8-2- نظارت و اندازه گیری 8-2-1- رضایت مشتری
بعنوان یکی از مقیاسهای ارزیابی عملکرد نظام مدیریت کیفیت، سازمان باید اطلاعات مرتبط با تلقی مشتری را ، در مورد اینکه آیا انتظارات وی توسط سازمان برآورده شده است یا نه، تحت نظارت و کنترل قرار دهد. روشهای دستیابی و به کارگیری این اطلاعات باید تعیین شوند. Ravesh Sazan Sanat

56 ممیزی داخلی سازمان باید در فواصل زمانی از قبل تعیین شده، نسبت به برگزاری ممیزیهای داخلی اقدام کند تا مشخص شود که آیا نظام مدیریت کیفیت: الف) با ترتیبات طرح ریزی شده (بند 7-1)، نیازمندیهای این استاندارد بین المللی و نیازمندیهای نظام مدیریت کیفیت که توسط سازمان ایجاد شده، مطابقت می کند ب) بطور مؤثر اجرا و نگهداری می شود Ravesh Sazan Sanat

57 برنامه ممیزی، باید با توجه به وضعیت و اهمیت فرآیندها و حوزه های مورد ممیزی، همچنین نتایج ممیزیهای قبلی، تنظیم شود. معیارها، دامنه کاربرد، دوره تناوب و روشهای ممیزی باید تعریف شوند. گزینش ممیزان و انجام ممیزیها، باید به گونه ای باشد که از بی طرفی ممیزین و هدفمند بودن ممیزی، اطمیمنان حاصل گردد. ممیزین مجاز نیستند وظایف محوله خود را ممیزی کنند. مسئولیتها و نیازمندیهای برنامه ریزی و برگزاری ممیزیها، و نیز گزارش دهی نتایج و نگهداری سوابق ( 4-2-4) ، باید طی یک روش اجرائی مدون تعیین شوند. Ravesh Sazan Sanat

58 یادآوری: به راهنماهای ایزو 1-10011 و 2-10011 و 3-10011 رجوع شود.
مدیر مسئول حوزه مورد ممیزی، باید از رفع به موقع عدم انطباقهای کشف شده و علل آنها، اطمینان حاصل نماید. فعالیتهای مرتبط با ممیزیهای مراقبتی باید تصدیق اقدامات انجام شده و گزارش دهی نتایج تصدیق را شامل شود (8-5-2). یادآوری: به راهنماهای ایزو و و رجوع شود. Ravesh Sazan Sanat

59 8-2-3- اندازه گیری فرایندها و نظارت بر آنها
سازمان باید روشهای مناسبی را برای نظارت بر فرآیندهای نظام مدیریت کیفیت، و در صورت امکان اندازه گیری آنها، بکار گیرد. این روشها باید قابلیت فرآیندها را برای دستیابی به نتایج طرح ریزی شده اثبات کنند. در صورت عدم حصول این نتایج، باید اقدامات اصلاحی مناسب برای اطمینان از انطباق محصول صورت پذیرد. Ravesh Sazan Sanat

60 8-2-4- اندازه گیری محصول و نظارت بر آن
سازمان باید ویژگیهای محصول را بمنظور اثبات برآورده شدن نیازمندیهای آن، تحت نظارت درآورده و اندازه گیری نماید. این امر باید در مراحل مناسبی از فرآیند تحقق محصول، مطابق با ترتیبات طرح ریزی شده، انجام گیرد (7-1). شواهد انطباق محصول با معیارهای پذیرش باید نگهداری گردد. سوابق، باید مشخص کننده کارکنان مسئول مجاز به ترخیص محصول نیز باشد (4-2-4). ترخیص محصول و ارائه خدمت، نباید قبل از انجام کامل مراحل و توالی طرح ریزی شده (7-1) صورت گیرد، مگر اینکه مقام مسئول و یا در صورت امکان مشتری آن را تأئید نماید. Ravesh Sazan Sanat

61 8-3- کنترل محصول نا منطبق سازمان باید اطمینان حاصل کند که محصول نامنطبق، شناسائی شده و به منظور جلوگیری از کاربرد یا تحویل ناخواسته آن، تحت کنترل قرار دارد. کنترلها، مسئولیتها و اختیارات لازم برای برخورد با محصول نامنطبق باید در یک روش اجرائی مدون تعیین شده باشند. سازمان باید به یکی از راههای زیر، یا ترکیبی از آنها، با محصول نامنطبق برخورد نماید : الف) انجام اقدام اصلاحی لازم برای رفع عدم انطباق مشخص شده ب) صدور مجوز مصرف، ترخیص یا پذیرش با اجازه ارفاقی مقام مسئول و در صورت امکان توسط مشتری ج) انجام اقدامات لازم به منظور جلوگیری از مصرف یا کاربرد اصلی Ravesh Sazan Sanat

62 سوابق حاکی از ماهیت عدم انطباقها و هرگونه اقدام متعاقب آن، از جمله اجازه های ارفاقی صادر شد، باید نگهداری شوند (4-2-4). هنگامی که محصول نامنطبق اصلاح می شود، باید مجدداٌ مورد تصدیق قرار گرفته تا انطباق آن با نیازمندیها به اثبات برسد. چنانچه محصول نامنطبق پس از تحویل یا شروع به استفاده شناسائی شود، سازمان باید اقداماتی متناسب با اثرات بالفعل یا بالقوه عدم انطباق انجام دهد. Ravesh Sazan Sanat

63 8-4- تجزیه و تحلیل داده ها سازمان باید داده های مناسب را تعیین، جمع آوری و تجزیه و تحلیل کند تا تناسب و اثربخشی نظام مدیریت کیفیت را اثبات نموده و عرصه های مستعدد بهبود مداوم نظام را بررسی کند. این تجزیه و تحلیل می تواند داده هائی را که از نظارت برفرآیندها، اندازه گیری و سایر منابع مرتبط حاصل می شوند، دربرگیرد. تجزیه و تحلیل داده ها باید اطلاعاتی مرتبط با موارد زیر فراهم سازد: الف) رضایت مشتری (8-2-1) ب) انطباق با نیازمندیهای محصول (7-2-1) ج) ویژگیها و چگونگی روند فرآیندها و محصولات، از جمله فرصتهای موجود برای اقدامات پیشگیرانه د) تأمین کنندگان Ravesh Sazan Sanat

64 8-5- بهبود 8-5-1- بهبود مداوم
سازمان باید بطور مداوم اثربخشی نظام مدیریت کیفیت را با در نظر گرفتن خط مشی کیفیت، اهداف کیفیت، نتایج ممیزیها، تجزیه و تحلیل داده ها، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و بازنگری مدیریت بهبود بخشد. Ravesh Sazan Sanat

65 اقدام اصلاحی سازمان باید اقدامات لازم را برای حذف عدم انطباقها و جلوگیری از بروز مجدد آنها، بعمل آورد. اقدامات اصلاحی، باید متناسب با تأثیرات عدم انطباقهای ایجاد شده باشند. در این رابطه، برای تعیین نیازمندیهای زیر، یک روش اجرائی مدون باید ایجاد گردد: الف) بازنگری عدم انطباقها (از جمله شکایات مشتریان) ب) تعیین علل عدم انطباقها ج) ارزیابی نیاز به اقدام لازم برای تکرار نشدن عدم انطباقها د) تعیین و به مرحله اجرا درآوردن اقدامات لازم ه) ثبت نتایج اقدامات انجام شده (4-2-4) و) بازنگری اقدامات اصلاحی انجام شده Ravesh Sazan Sanat

66 اقدام پیشگیرانه سازمان باید اقدامات لازم برای حذف علل عدم انطباقهای بالقوه را، بمنظور جلوگیری از بروز آنها، تعیین نماید. اقدامات پیشگیرانه باید با اثرات مشکلات بالقوه متناسب باشند. یک روش اجرائی مدون باید ایجاد شده و نیازمندیهای زیر را تعیین کند : الف) تعیین عدم انطباقهای بالقوه و علل آنها ب) بررسی نیاز به اقدام برای جلوگیری از بروز عدم انطباقها ج) تعیین و اجرای اقدامات لازم د) ثبت نتایج اقدامات انجام شده (4-2-4) ه) بازنگری اقدامات پیشگیرانه انجام شده Ravesh Sazan Sanat

67 نکات کاربردی در مورد ممیزی داخلی
Ravesh Sazan Sanat

68 طرفهای ممیزی مشتری طرف دوم طرف سوم تامین کننده طرف اول (ممیزی داخلی)
سازمان مستقل طرف دوم طرف سوم پیمانکار فرعی طرف اول (ممیزی داخلی) Ravesh Sazan Sanat

69 عملیاتی است برای یافتن واقعیتها
ممیزی عملیاتی است برای یافتن واقعیتها نه یک کار کارگاهی کنترل کیفیت یک کار کارآگاهی است Ravesh Sazan Sanat

70 چرخه ممیزی شروع آماده سازی و برنامه ریزی اجرا
ارزیابی مشاهدات و شواهد عینی مستندات گزارش عدم انطباق گزارش توافق بر واقعیات توافق بر اقدام اصلاحی و زمان انجام گزارش ممیزی پایان پیگیری ممیزی مجدد Ravesh Sazan Sanat

71 ممیزی در هر ممیزی سه مرحله قابل تشخیص است : 1- مدیریت قبل از ممیزی
الف- آماده سازی و برنامه ریزی ب- بازدید اولیه ج- تهیه جزئیات برنامه د – تدوین چک لیست ممیزی 2- ممیزی الف- جلسه افتتاحیه ب- ممیزی ج – تهیه گزارش د – جلسه اختتامیه Ravesh Sazan Sanat

72 ممیزی 3- اقدامات پس از ممیزی الف – تهیه و ارسال گزارش
ب- تعیین تکلیف اقدامات اصلاحی ج – برنامه ریزی و انجام بازبینی، بازنگری یا ممیزی مجدد د – جمع آوری و نگهداری مدارک Ravesh Sazan Sanat

73 فعالیتهای قبل از ممیزی برنامه ممیزی :
برنامه ریزی جهت انجام ممیزی داخلی این اطمینان را بوجود می آورد که هیچیک از عناصر سیستم کیفیت از قلم نخواهد افتاد. برنامه ممیزی را بصورت دوره ای مورد بازدید قرار دهید تا از تناسب آن با فعالیت ها و ساختار فعلی سیستم اطمینان حاصل کنید. در ابتدای شروع هر فعالیت جدید یا تغییر در سیستم کارایی و تناسب آن را با نیازمندی های سیستم کیفیت مشخص کنید. این اقدامات به ممیز داخلی و یا خارجی نشان می دهد که سیستم تحت کنترل است. Ravesh Sazan Sanat

74 عمل ممیزی 1- جلسه افتتاحیه 2- عمل ممیزی
3- برگزاری جلسه اختتامیه و ارائه گزارش الف – در محل جلسه ب- به مدیریت بالا ج – نکات لازم آنچنان که مرسوم است. Ravesh Sazan Sanat

75 جلسه افتتاحیه 1 – همیشه سروقت به محل جلسه برسید
2 – معرفی کلی ممیزان و ممیزی شوندگان 3- تصدیق هدف، مقصود و مشخصات فنی و استانداردهای مورد ممیزی 4- بررسی اجمالی برنامه 5 – توافق بر سر مدت ممیزی 6 – توافق بر نقش و اختیارات راهنمای گروه ممیزان 7- توافق بر تشکیل جلسه اختتامیه 8- پاسخ به سوالات برای رفع ابهام 9- اطمینان دادن به ممیزی شونده از محرمانه بودن یافته ها 10 – تذکر این نکته که یافته ها بر اساس نمونه گیری خواهد بود Ravesh Sazan Sanat

76 ممیزی 1 – ممیزان را به محلهای مورد نظر خود اختصاص دهید.
2 – براساس سیستم نمونه گیری کار جمع آوری را شروع کنید. 3 – شواهد عینی کارایی سیستم را جمع آوری کرد ه و مشاهدات را ثبت کنید. 4 – یافته ها را با چک لیست نیازمندیها مقایسه کنید. 5 – در مورد انطباق یا عدم انطباق تصمیم بگیرید. 6– جلسه روزانه گروه ممیزی را تشکیل دهید. Ravesh Sazan Sanat

77 ممیزی 7 – در مورد کارایی سیستم تصمیم گیری کنید.
8 – در مورد عدم انطباق ها توافق حاصل کنید و آنها را دسته بندی نمایید. 9- در پایان هر روز با نماینده ممیزی شونده در زمینه یافته ها از سیستم کیفیت نشستی داشته باشید. این نشستها قبل از برگزاری جلسه اختتامیه انجام میشود. 10- گزارش خلاصه ای را که در آن نتایج منعکس شده ارائه کنید. Ravesh Sazan Sanat

78 مشاهدات یادداشتهای ممیز که در حین ممیزی احتمالاً به درج گزارش عدم انطباق یا ارائه اطلاعاتی در مورد سیستم کیفیت منجر میشود ، مشاهدات نام دارد. این مشاهدات با استناد به شواهد عینی معنا پیدا می کنند. (مشاهدات شامل موارد مثبت و منفی می باشد) Ravesh Sazan Sanat

79 مشاهدات ممیزی تعریف : اظهاریه ای براساس مشاهدات حقیقی که بتوان آن را به استناد شواهد عینی به اثبات رساند. 1- مشاهدات در هنگام ممیزی در چک لیست درج می شود. 2- هم مشاهدات مثبت و هم مشاهدات منفی در چک لیست ثبت می شود. 3- مشاهدات منفی می تواند منتهی به صدور گزارش عدم انطباق شده و این بستگی به شواهد عینی جمع آوری شده دارد. 4- مشاهدات از روی چک لیست ها جمع بندی شده و در گزارش ممیزی منعکس می شود. در صورتی که از ممیز خواسته شده باشد این گزارش میتواند شامل یک سری توصیه ها در زمینه بهبود سیستم فعلی نیز باشد. Ravesh Sazan Sanat

80 فعالیتهای سر ممیز سرممیز مسئولیت برنامه ریزی و پیگیری فعالیتهای ممیزی را بر عهده دارد : 1- همکاری جهت انتخاب تیم ممیزی و کارشناسان لازم 2- هماهنگ کردن فعالیت ممیزان جهت استفاده بهینه از زمان و افزایش کارایی ممیزی 3- تشریح فعالیت برای گروه ممیزان و تخصیص وظایف 4- همکاری جهت تهیه چک لیستهای مورد نیاز 5- ارتباط با ممیزی شونده برای هماهنگی در مورد حیطه، محتوی و زمان ممیزی Ravesh Sazan Sanat

81 فعالیتهای سرممیز 6- بازنگری بر روی مدارک موجود سیستم
7- تصمیم گیری بر نوع و مقوله عدم انطباق 8- ارسال فوری گزارشهای مهم عدم انطباق ( Major) 9- ارسال فوری گزارشی در مورد موانع انجام ممیزی به مسوول اجرایی کیفیت 10- تهیه و توزیع گزارشهای ممیزی به مقامات ذی صلاح Ravesh Sazan Sanat

82 فعالیتهای ممیز ممیز می بایست به نکات زیر همواره توجه کند :
1- در حیطه ممیزی باقی بماند. ممیز هرگز حیطه ممیزی را تغییر نمیدهد . 2- از جانبداری و هرگونه جهت گیری بدور باشد . 3- جمع آوری و تحلیل تمامی مشاهدات برای نتیجه گیری در مورد کارایی سیستم کیفیت . 4- حفظ هوشیاری لازم جهت کشف هر نوع شواهد عینی که بر عمل ممیزی تاثیر می گذارد . 5- حفظ ادب و شئونات در خور یک ممیز . 6- ارائه واضح مشاهدات . 7- کمک به سرممیز در تصمیم گیری برای صدور یک گزارش عدم انطباق . 8- کمک به سرممیز جهت تهیه گزارش ممیزی . Ravesh Sazan Sanat

83 مسئولیتهای ممیز شونده 1- آگاه کردن کارکنان از اهداف و حیطه ممیزی
2- تخصیص نیرو برای همکاری با ممیزان 3- ارائه منابع کافی جهت یک ممیزی کارا 4- اجازه دسترسی کامل به امکانات و سیستم جهت جمع آوری شواهد عینی 5- همکاری با ممیزان جهت حصول به نتیجه 6- تعیین و انجام اقدامات اصلاحی موثر جهت رفع عدم انطباق 7- گزارش اختتام اقدامات اصلاحی و حل مشکل به مسئولین ممیزی Ravesh Sazan Sanat

84 شواهد عینی 1- مدارک مجاز در حال استفاده اند .
2- مرتب بودن اسناد و مدارک را بررسی کنید . 3- امکانات مناسب هستند . 4- سرپرستی مناسب است . 5 – سوابق لازم نگهداری می شوند . 6 – کارکنان آموزشهای لازم را دیده اند . Ravesh Sazan Sanat

85 فن پرسش سوالات بله – خیر عموماً به بن بست ختم می شود – اگر از این سوالات در ابتدا استفاده شود اطلاعات زیادی کسب نخواهید کرد. چگونه – چه – چرا – چه وقت – کجا – چه کسی؟ سوالات مستقیم – با پرسیدن این سوالات جزئیات بیشتری بدست خواهد آمد. سوالات تشریحی: این سوالات برای مقایسه فصل مشترک مفید است. مکالمه را ادامه دهید. همیشه سعی کنید مکالمه ادامه یابد و ناگهان ختم نشود. Ravesh Sazan Sanat

86 چک لیست 1- بعنوان یادآوری برای ممیز بکار میرود.
2- برای حصول اطمینان از اینکه تمامی این عناصر لازم بررسی شده اند. 3- چک لیست از روی نتایج مطالعه روشهای اجرایی و مشخصات تهیه میشود. 4- تمامی نیازمندیهای یک روش اجرایی را از طریق پرسیدن یک سری سوالات بررسی می کند. 5- برای یافتن مدارکی جهت انطباق سیستم بکار میرود. 6- هر سوال به یک بند از استاندارد برمی گردد. 7- وسیله ای کمکی جهت نوشتن گزارش ممیزی است. 8- در چک لیست جای خالی برای نوشتن مشاهدات در مقابل هر سوال وجود دارد. Ravesh Sazan Sanat

87 نکات عمده در ممیزی 1 – روش نمونه برداری جهت کسب شواهد عینی برای اثبات صحت عملکرد سیستم . 2 – کسب شواهد مستدل جهت اثبات گزارش عدم انطباق 3 – مسئولیت، اختیار و ارتباط درونی بین کارکنانی که کارهای موثر بر نظام کیفیت را اداره، اجرا و تصدیق می کنند باید تعیین شود و شما از این نکته اطمینان حاصل کنید. 4- اطمینان حاصل کنید که سیستم تمامی عناصر یا نیازمندیها را پوشش داده و هر کدام بصورت موثر اجرا میشوند. Ravesh Sazan Sanat

88 نکات عمده در ممیزی 5 – تمامی روشهای اجرایی و دستورالعملهای کاری را در قبال مواردی چون وضعیت صدور، تکمیل بودن و صحت، بازنگری کنید. 6 – شواهد عینی در مورد پیاده شدن صحیح دستورالعملها و روشهای اجرایی در محیط کار بدست آورید. 7– مدارک آموزشها و مدارج را در مورد همه کارکنان بررسی کنید. 8 – پیگیری عدم انطباقهای قبلی 9 – کارهایی را که تصحیح آنها پایان یافته است با مشخصات نیازمندی مقایسه کنید. 10 – کنترل عملیات و مدارک مربوطه را چک کنید. Ravesh Sazan Sanat

89 جلسه اختتامیه این جلسه با حضور مدیریت ممیزی شونده انجام میشود .
1 – ابراز قدردانی از هکاری و میهمان نوازی مدیریت ممیزی شونده . 2 – ذکر این که کار ممیزی براساس سیستم نمونه برداری انجام گرفته است . 3 – درخواست از مدیریت جهت به تعویق انداختن سوالات احتمالی تا پایان جلسه . 4 – ارائه جزئیات یافته ها و عدم انطباق ها . 5 – تمام افراد تیم یافته های خود را ارائه می کنند . 6 – پاسخگویی به سوالات و حصول توافق بر یافته های ممیزی . 7 – شرح اقدامات اصلاحی برای اصلاح عدم انطباق و درخواست تعیین تاریخ خاتمه اقدامات اصلاحی از طرف مدیریت ممیزی شونده . 8 – توافق بر سر اقدام لازم پیگیری مانند ممیزی مجدد یا بررسی عدم انطباق . 9 – ارائه گزارش به همراه جزئیات . Ravesh Sazan Sanat

90 جلسه اختتامیه در محل ممیزی
1 – تشکر از مدیریت ممیزی شونده برای همکاری و میهمان نوازی 2- درخواست از ممیزی شونده برای به تعویق انداختن سوالات تا پایان جلسه 3 – ارائه یافته ها ، مانند عدم انطباق ها 4– پاسخگویی به سوالات 5 – کسب توافق بر سر یافته های ممیزی ( و احیانا ممیزی شونده قادر باشد در همان جلسه در مورد اقدامات اصلاحی تصمیم گیری کند) 6 – ارائه یک نسخه از گزارشهای عدم انطباق برای ممیزی شونده (بعد از جلسه اختتامیه) 7– تذکر این نکته که جزئیات بعداً گزارش خواهد شد. Ravesh Sazan Sanat

91 گزارش کتبی ممیزی 1 – شماره سریال گزارش – شناسایی کننده مدارک
2 – بخش شناسایی – که نشان میدهد در چه تاریخی ، چه کسی در کجا 3 – ایندکس مندرجات 4 – بخش مقدمه – اهداف فعالیت – حیطه ممیزی – مشخصات بکار گرفته شده – نظرات کلی Ravesh Sazan Sanat

92 گزارش کتبی ممیزی 5 – بخش هایی که مورد ممیزی قرار گرفت
6 – خلاصه ای از یافته ها - ارجاع به گزارشهای عدم انطباق - اقدامات اصلاحی توافق شده - نتیجه گیری - توصیه Ravesh Sazan Sanat

93 گزارش کتبی ممیزی 7– پیشنهاداتی برای بهبود 8 – پیگیری و تاریخ تکمیل
9 – ضمائم: - فهرست حاضرین در جلسه افتتاحیه و اختتامیه - نسخی از گزارشهای عدم انطباق - جدولی که در آن دپارتمان ها و عناصر استاندارد بهم مربوط شده اند. 10 – امضا سرممیز و تاریخ 11 – نحوه توزیع تذکر: یک نسخه از گزارش کتبی داخلی جهت جلسه بازنگری مدیریت ارسال می گردد. Ravesh Sazan Sanat

94 فعالیتهای بعد از ممیزی 1- پس از انجام عمل ممیزی و مشخص شدن عدم انطباقها، ممیزی شونده مسئول است که اقدام اصلاحی، تاریخ انجام آن را مشخص نماید. 2- ممیز شرح اقدام اصلاحی پیشنهاد شده از سوی مدیریت واحد ممیزی شونده را بررسی می نماید و چنانچه ابهامی وجود داشته باشد با ممیزی شونده مطرح می کند. تذکر: در مشخص نمودن اقدام اصلاحی باید به « موثر » توجه داشت نه به « اثر» بعبارتی اقدام اصلاحی باید عوامل بوجود آورنده عدم انطباق را از بین ببرد. Ravesh Sazan Sanat

95 فعالیتهای بعد از ممیزی 3- پس از انجام اقدام اصلاحی ، ممیز اقدام اصلاحی انجام شده را بررسی و موثر بودن آن را تایید می نماید و در این صورت پرونده عدم انطباق خاتمه یافته تلقی می شود. 4- در صورت غیر موثر بودن اقدام اصلاحی انجام شده، ممیز آن را تایید ننموده و مجدداً درخواست اقدام اصلاحی مناسب برای رفع عدم انطباق را می نماید. Ravesh Sazan Sanat

96 سوابق ممیزی این مجموعه عموماً بعنوان سوابق ممیزی استفاده می شود :
1– برنامه های ممیزی 2 – خلاصه گزارش نهایی ممیزی 3– چک لیستها 4 – پاسخ به گزارشها 5 – گزارشهای عدم انطباق 6 – هر نوع مکاتبات در این مقوله 7 – گزارشهای پیگیری 8 – فهرست ممیزان آموزش دیده و مدارک آنها 9 – روش نگهداری و طول دوره بایگانی مدارک Ravesh Sazan Sanat