İZLEME VE RAPORLAMA.

... konulu sunumlar: "İZLEME VE RAPORLAMA."— Sunum transkripti:

1 İZLEME VE RAPORLAMA

2 İZLEME İzleme nedir? Öneriler ne derece uygulanıyor?
Sayıştayın sağladığı katkı nedir? Denetimin etkisi ne olmuştur? Sayıştayın denetim performansı başarılı mıdır? Denetimde izleme genellikle karıştırılan bir kavramdır. Bu nedenle nasıl yapılacağından bahsetmeden önce ne demek olduğundan ve amacından bahsetmekte fayda var. İzleme, denetm raporunun yayımlanmasından sonra önerilerin gerçekleştirilmesine yönelik olarak idare tarafından atılan adımların yeterliliği, etkinliği ve zamanlığı konusunda yapılan değerlendirmedir. Sayıştay Denetim Yönetmeliğinin 29. maddesinde de denetlenen kuruluşun raporda yer alan önerileri ne derece uyguladığının belirlenmesi için yapılan çalışma olarak tanımlanmıştır. İzleme faaliyeti sadece VET denetimine özgü değildir. Öneri içeren her denetim raporunu takiben izleme faaliyeti gerçekleştirilebilir. İzlemenin amaçlarından biri Sayıştayın sunduğu önerilerin kurumlarca uygulanma düzeyini belirlemek ve kurumlara bu şekilde katkı sağlamaktır. Diğer bir amaç ise Sayıştay açısından bakıldığında denetimin etkisinin değerlendirilmesine imkan tanımaktır. İzleme faaliyeti sonuçları aracılığıyla Sayıştay denetimin etkinliğini ölçebilir. Örneğin mevcut Stratejik Planımızda yer alan amaçlardan birisi kamu mali yönetimi sisteminin gelişimine denetimler aracılığıyla katkı sağlamaktır. Bu doğrultuda izleme faaliyeti ile elde edilecek sonuçlar bu amacın gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmek için kullanılabilir. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

3 İZLEME Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı 27.05.2018
Performans denetimi raporu Önerilerin uygulanabilir hale gelmesi İzleme İzleme faaliyeti denetim raporunun yazılması ve yayımlanmasından sonra yapılabilir. Ancak izleme yapılabilmesi için denetim raporunda sunulan önerilerin uygulanabilir hale gelmesi gerekmektedir. Performans denetimi bağlamında düşünüldüğünde örneğin stratejik plana ilişkin sunulan öneriler ancak bir sonraki stratejik planın hazırlanmasında dikkate alınabileceğinden bu önerilere ilişkin izleme ancak beş yıl sonra yapılabilecektir. Aynı şekilde performans programı ve faaliyet raporlarına yönelik sunulan önerilerin izlemesi içinde bu önerilerin uygulanabilir olacağı zamanın beklenmesi gerekmektedir. Bu koşullar sağlandıktan sonra izleme faaliyeti gerçekleştirilir. İzleme çalışması yapılırken denetim ekibi denetlenen kamu idaresince önerilere yanıt olarak atılmış adımları ve varsa bu adımların etkilerini değerlendirir. İzleme çalışmasının yapılacağı tarih yani önerilerin uygulanabilir hale geldiği yıl denetim ekibince belirlenir. İzleme, performans denetimi çalışmalarına ek olarak yürütülür ve izlemeye ilişkin bulgulara performans denetimi raporunda izleme başlığı altında yer verilir. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

4 RAPORLAMA Performans denetimi raporu nasıl hazırlanır?
Raporlama süreçleri nedir? Performans denetimi raporunun içeriği nasıl olmalıdır? Performans denetiminin uygulama aşaması tamamlandıktan sonra raporlama aşamasına geçilir. Raporlama aşaması düzenlilik denetiminden aşina olduğumuz süreçleri içermektedir. Genel olarak raporun hazırlanması, tabi tutulduğu kalite kontrol süreçleri ve raporlamada dikkat edilecek hususlar düzenlilik denetimi ile aynıdır. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

5 Raporlama öncesi mutabakat Denetim raporunun yazılması
Kamu idaresi görüşü Sayıştay denetim raporu Bulgular açık, anlaşılır ve kesin olmalı Öneriler net ve anlaşılır olmalı Bulgular yeterli ve uygun denetim kanıtlarıyla desteklenmeli Raporlama aşamasında izlenecek süreçler şekilde görüldüğü gibidir. Öncelikle denetlenen kurulma rapor yazılmadan mutabakat toplantısı düzenlenir. Esas olan denetim süresince denetlenen kurumla iletişim halinde olup tespitlerin zamanlı şekilde kurumla paylaşılmasıdır. Yine de raporlama aşamasına geçmeden denetim ekibince tespit edilen tüm hususların denetlenen kurumla paylaşılacağı ve tartışılacağı bir mutabakat toplantısı yapılması faydalı olacaktır. Denetim ekibi bu toplantı aracılığıyla bulgularının mutabakatını sağlamaya çalışır. Ancak bulgular hakkındaki nihai karar mesleki bir yargıdır ve denetim ekibi ile Sayıştaya aittir. Mutabakat toplantısının ardından denetim raporu yazımına başlanır. Rapor yazılırken rapordaki cümlelerin açık, anlaşılır ve net olmasına özen gösterilir. Aynı şekilde kanıtlarla desteklenmeyen hiçbir bulguya denetim raporunda yer verilmez. Denetim ekibi gerekli gördüğü hallerde bulgulara yönelik öneri geliştirerek bunlara denetim raporunda yer verir. Her bulgu için öneri yazılması gerekmez. Katkı sağlayacağı düşünülen hususlarda öneri geliştirilmesi yeterli olacaktır. Performans denetim raporu tamamlandıktan sonra görüşlerini yazılı olarak bildirmesi için düzenlilik denetim raporu ile birlikte denetlenen kamu idaresine gönderilir. Kamu idaresinin verdiği cevapların kanıtlara dayalı olması ve yeni bilgiler sağlaması halinde denetim raporu bu cevaplar doğrultusunda güncellenebilir. Bu aşamanın ardından rapor önce okuma komisyonuna, sonrasında daire görüşüne ve son olarak da rapor değerlendirme kurulunun görüşüne sunulur. Bu şekilde kalite kontrol süreçlerini tamamlayan denetim raporu Sayıştay denetim raporu olarak adlandırılır ve TBMM’ye sunulur. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

6 RAPORLAMA Rapor içeriği: Yönetici özeti
Denetimin amaç, dayanak, kapsam ve yöntemi Genel değerlendirme Denetim bulguları İzleme Ekler Slaytta performans denetimi raporunda yer verilmesi gereken başlıklar görülmektedir. Öncelikle Sayıştay denetim raporu kapağının ardından yönetici özeti bölümüne yer verilir. Bu özet hem düzenlilik denetimi hem de performans denetimi için ortak olarak hazırlanan bir özettir. Raporda yer alan önemli değerlendirme ve tespitler bu bölümde özetlenir. Sonrasında düzenlilik denetimi raporu ve eklerine yer verilir. Düzenlilik denetimi raporunun bitiminin ardından performans denetimi raporu başlar. Öncelikle performans denetiminin amaç, dayanak, kapsam ve yöntemine yer verilir. Bu bölüm tüm denetimler için standart bir metin olarak yazılır. Sonrasında genel değerlendirme başlığı altında denetim ekibinin rehberde yer alan kriterlere göre yaptığı değerlendirmelere yer verilir. Bu bölüm genel olarak kurumun performans yönetimi sistemi hakkında okuyucuya fikir verecek şekilde hazırlanır ve hem olumlu hem de olumsuz tespitleri içerir. Genel değerlendirmenin ardından denetim bulguları başlığı altında 4 alanda tespit edilen bulgulara yer verilir. Bu dört alan stratejik planın değerlendirilmesi, performans programının değerlendirilmesi, faaliyet raporunun değerlendirilmesi ve faaliyet sonuçlarının ölçümü ve değerlendirilmesidir. Bulguların ardından varsa izleme çalışmasına ilişkin tespitler raporda yer alır. Son olarak da varsa ekler başlığına yer verilir. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

7 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı
ÖRNEK OLAY ÇALIŞMASI: Kamu İdaresi A’nın performans denetiminin uygulama aşamasında aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir: dönemine ilişkin stratejik planını yasal süresi içerisinde yayımlanmıştır. Stratejik planda tüm amaç ve hedefleri içeren beş yıllık tahmini maliyet tablosuna yer verilmediği, bunun dışında stratejik planın mevzuatın öngördüğü şekilde düzenlendiği tespit edilmiştir. Stratejik plana ilişkin elde edilen bilgi ve diğer tespitler tabloda gösterilmiştir. SLAYT 7 – 18: Bu slaytlarda katılımcılara dağıtılacak örnek olay çalışmasına yer verilmiştir. Örnekte, Kamu İdaresi A’ya ilişkin uygulama aşamasında tespit edilen hususlar açıklanmış ve bu tespitlere göre raporun Genel Değerlendirme kısmının yazılması istenmiştir. Slayt 7-9’da stratejik planın değerlendirmesi, Slayt 10-12’de performans programının değerlendirilmesi, Slayt 13-15’te faaliyet raporunun değerlendirilmesi, Slayt 16-17’de faaliyet sonuçlarının ölçülmesi ve değerlendirilmesi ve Slayt 18’da genel performans yönetim sisteminin değerlendirilmesi yer almaktadır. Slayt 19’da örnek olay çalışmasından bağımsız olarak olumlu bir genel değerlendirme örneğine, Slayt 20’de de olumsuz bir genel değerlendirme örneğine yer verilmiştir. Slayt 21’de ise örnek olarak bir bulgu gösterilmiştir. Bulguda bir performans hedefinin hedefle ilgili olmadığı tespit edilmiştir. Slayt 22’de bir kriterle ilgili birden fazla hedef veya göstergeye ilişkin tespit varsa bunun nasıl raporlanacağı gösterilmiştir. Özellikle çok sayıda performans hedefi veya göstergesi belirleyen belediyeler gibi kamu idarelerin denetiminde bir kriterle ilgili onlarca hatalı performans hedefi veya göstergesi tespit edilebilir. Bu durumda bulgu metnine hatalı belirlenen hedef veya göstergelerin tablosu konularak tek bulguda raporlama yapılabilir Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

8 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı
Amaç sayısı 2 Hedef sayısı 10 Gösterge sayısı 20 İlgili olmayan hedef/gösterge sayısı Ölçülebilir olmayan hedef/gösterge sayısı Açık -Anlaşılır olmayan gösterge sayısı Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

9 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı
Genel Değerlendirme Yapılan denetim sonucunda Kamu İdaresi A’nın dönemine ait Stratejik Planını zamanında hazırlayarak, denetim bulgularında yer verilen hususlar dışında ilgili mevzuatta yer alan sunum kriterlerine uygun şekilde yayımladığı görülmüştür. Kamu İdaresi A, misyon ve vizyonunu gerçekleştirmek üzere 2 amaç, bu amaçların altında 10 hedef ve bu hedeflere yönelik 20 performans göstergesi belirlemiştir. Kurum stratejik planını hazırlarken amaçlarını üst politika belgelerine uygun şekilde belirlemiş ve hedeflerini de bu amaçları gerçekleştirecek şekilde tespit etmiştir. Aynı zamanda amaç ve hedeflerin ölçülebilir ve iyi tanımlanmış olduğu değerlendirilmiştir. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

10 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı
ÖRNEK OLAY ÇALIŞMASI: yılı Performans programını yasal süresi içerisinde ve mevzuatın öngördüğü şekilde hazırlamıştır. Performans programına ilişkin elde edilen bilgi ve tespitler tabloda gösterilmiştir. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

11 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı
Amaç sayısı 2 Hedef sayısı 10 Gösterge sayısı 30 İlgili olmayan hedef/gösterge sayısı Ölçülebilir olmayan hedef/gösterge sayısı 5 Açık -Anlaşılır olmayan gösterge sayısı 1 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

12 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı
Genel Değerlendirme Kamu İdaresi A’nın 2014 yılı Performans Programı değerlendirildiğinde programın zamanında ve ilgili mevzuatta yer alan sunum kriterlerine uygun olarak yayımlandığı görülmüştür yılı Performans Programında Kamu İdaresi A, 2 amacına yönelik yıllık hedefler belirlemiştir yılı için kurumun 10 performans hedefi ve 30 performans göstergesi bulunmaktadır. Yapılan denetim sonucunda 10 adet performans hedefinin ve bunlara ilişkin belirlenen 28 adet performans göstergesinin amaç ve hedeflerle ilgili olduğu, 2 adet performans göstergesinin ise hedefle ilgili olmadığı tespit edilmiştir. Ayrıca, ilgili olduğu tespit edilen hedef ve göstergelerden 23 adetinin ölçülebilir olduğu 5 adetinin ise ölçülebilir olmadığı değerlendirilmiştir. Bununla birlikte ilgili ve ölçülebilir olduğu tespit edilen hedef ve göstergelerden 22 adetinin iyi tanımlandığı, 1 adetinin ise iyi tanımlanmadığı tespit edilmiştir. İlgililik kriterine uymayan, ölçülebilir olmayan ve iyi tanımlanmamış hedef ve göstergelere ilişkin açıklamalar denetim bulgularında yer almaktadır. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

13 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı
ÖRNEK OLAY ÇALIŞMASI: yılı Faaliyet Raporunu yasal süresi içerisinde ve mevzuatın öngördüğü şekilde hazırlamıştır. Faaliyet raporuna ilişkin elde edilen bilgi ve tespitler tabloda gösterilmiştir. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

14 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı
Tutarlı olmayan hedef/gösterge sayısı 5 Doğrulanabilir olmayan hedef/gösterge sayısı 2 Geçerli/ikna edici olmayan hedef/gösterge sayısı 1 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

15 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı
Genel Değerlendirme Kamu İdaresi A’nın 2014 yılı Faaliyet Raporu değerlendirildiğinde, raporun zamanında ve ilgili mevzuatta yer alan sunum kriterlerine uygun olarak yayımlandığı görülmüştür. Kamu idaresinin Performans Programında yer verdiği ilgili ve ölçülebilir olarak belirlenen performans hedef ve göstergelerinden 18 adetine faaliyet raporunda da tutarlı bir şekilde yer verdiği 5 adetine ise yer vermediği görülmüştür. Tutarlı olarak raporlanan hedef ve gösterge gerçekleşmelerinin, 2 adeti haricinde, kurumun son ölçüm kaynakları ile doğrulanabilir olduğu görülmüştür. Ayrıca, Kamu idaresi tutarlı ve doğrulanabilir olduğu değerlendirilen hedef ve göstergelerin 1 adetine ilişkin hedef ile gerçekleşme arasında meydana gelen sapma hakkında faaliyet raporunda geçerli ve ikna edici gerekçeler sunmamıştır. Bu hususta yapılan değerlendirmelere denetim bulgularında yer verilmiştir. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

16 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı
4.Faaliyet sonuçlarının incelenmesi neticesinde yapılan tespitler tabloda gösterilmiştir. Mevcut olmayan veri kayıt sistemi sayısı 5 İncelenen ver kayıt sistemi sayısı 3 Güvenilir olmayan veri kayıt sistemi sayısı 1 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

17 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı
Genel Değerlendirme Kamu İdaresi A’nın ilgili ve ölçülebilir olduğu tespit edilen 23 adet performans göstergesinden 18 adetine ilişkin faaliyet sonuçlarını ölçmek amacıyla veri kayıt sistemi kurduğu, 5 adetine ilişkin ise veri kayıt sistemi kurmadığı tespit edilmiştir. Veri kayıt sistemi kurulduğu tespit edilen 18 adet performans göstergesinden bütçe büyüklüğü dikkate alınarak 3 adeti güvenilirlik açısından incelenmiştir. (İncelenmek için seçilen performans göstergeleri ve ilgili performans hedeflerinin hangileri olduğu yazılır.) Yapılan inceleme neticesinde 2 adet performans göstergesine ilişkin veri kayıt sisteminin (Hangi performans göstergesi olduğu yazılır.) performansı ölçme ve raporlama amacına uygun olduğu ve sunulan verinin güvenilir olduğu, 1 adet performans göstergesine ilişkin veri kayıt sisteminin (Hangi performans göstergesi olduğu yazılır.) ise ölçme ve raporlama amacına uygun olmadığı ve güvenilir veri üretmediği sonucuna ulaşılmıştır. Buna ilişkin değerlendirmelere denetim bulgularında yer verilmiştir. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

18 Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı
Genel Değerlendirme Yapılan performans denetimi sonucunda Kamu İdaresi A’nın performans yönetimi sistemini ilgili mevzuat hükümlerine ve iç kontrol sistemi ilkelerine kısmen uygun şekilde oluşturduğu, ve belirlemiş olduğu hedeflere ilişkin gerçekleşmeleri kısmen ölçtüğü değerlendirilmiştir. Kamu İdaresi A, stratejik plan, performans programı ve faaliyet raporlarını hazırlamakla birlikte söz konusu belgelerin mevzuat hükümlerine tam olarak uygun olması için gelişime ihtiyaç duymaktadır. Hesap verme sorumluluğunun sağlanması amacıyla faaliyet raporunun performans programı ile ilgisinin kurulması ve hedeflere yönelik gerçekleştirilen faaliyetlerin sonuçlarının tümünün ölçülmesi ve raporlanması, kurumun performans yönetimi sisteminin geliştirilmesine katkı sağlayacaktır. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

19 RAPORLAMA- Olumlu Değerlendirme Örneği
GENEL DEĞERLENDİRME Yapılan performans denetimi sonucunda Kamu İdaresi A’nın performans yönetimi sistemini ilgili mevzuat hükümlerine ve iç kontrol sistemi ilkelerine uygun şekilde oluşturmuş olduğu ve sistemin etkin şekilde işletildiği değerlendirilmiştir. Slayt 19’da örnek olay çalışmasından bağımsız olarak olumlu bir genel değerlendirme örneğine, Slayt 20’de de olumsuz bir genel değerlendirme örneğine yer verilmiştir. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

20 Olumsuz Değerlendirme Örneği
Yapılan performans denetimi sonucunda Kamu İdaresi A’nın performans yönetimi sistemini ilgili mevzuat hükümlerine ve iç kontrol sistemi ilkelerine uygun şekilde oluşturmadığı ve belirlemiş olduğu hedeflere ilişkin gerçekleşmeleri ölçmediği değerlendirilmiştir. Kamu İdaresi A, stratejik plan, performans programı ve faaliyet raporlarını hazırlamakla birlikte söz konusu belgelerin mevzuat hükümlerine tam olarak uygun olması için gelişime ihtiyaç duymaktadır. Hesap verme sorumluluğunun sağlanması amacıyla faaliyet raporlarının performans programı ile ilgisinin kurulması ve hedeflere yönelik gerçekleştirilen faaliyetlerin sonuçlarının ölçülmesi ve raporlanması, kurumun performans yönetimi sisteminin geliştirilmesine katkı sağlayacaktır. Performans Denetimi Sayıştay Başkanlığı

21 DENETİM BULGULARI B. PERFORMANS PROGRAMININ DEĞERLENDİRİLMESİNE İLİŞKİN BULGULAR Bulgu 2: nolu performans hedefinin (performans hedefini buraya yazın) hedefle (hedefi buraya yazın) ilgili olmaması XX yılı performans programında yer alan numaralı (performans hedefini buraya yazın) performans hedefinin hedefle (hedefi buraya yazın) ilgili olmadığı, yani bu hedefi gerçekleştirmeye hizmet etmediği görülmüştür. Performans Programı Hazırlama Rehberine göre performans hedeflerinin, amaç ve hedeflerle ilgili olması gerekmektedir. Yapılan denetim sonucunda Kamu İdaresi A’nın söz konusu performans hedefi için bu ilgililiği sağlamadığı tespit edilmiştir. Kamu idaresi görüşü: Kamu İdaresi A söz konusu bulguyu kabul ederek bundan sonraki çalışmalarında bu hususu dikkate alacağını belirtmiştir. Slayt 21’de ise örnek olarak bir bulgu gösterilmiştir. Bulguda bir performans hedefinin hedefle ilgili olmadığı tespit edilmiştir.

22 DENETİM BULGULARI B. PERFORMANS PROGRAMININ DEĞERLENDİRİLMESİNE İLİŞKİN BULGULAR Bulgu 2: Ölçülebilir olmayan performans hedeflerinin belirlenmesi XX yılı performans programında yer alan ve bulgu eki tabloda gösterilen 3 adet performans hedefinin ölçülebilir olmadığı görülmüştür. …… Ölçülebilir Olmayan Performans hedefleri H.4.1. Gelir ve giderlerin denk olmasını sağlayarak borç oranının azaltılması H.5.2. Kira tahsilat oranının yükseltilmesi H.8.1. Halkla ilişkiler bürolarımızın güçlendirilerek etkin çalışmasının sağlanması Slayt 22’de bir kriterle ilgili birden fazla hedef veya göstergeye ilişkin tespit varsa bunun nasıl raporlanacağı gösterilmiştir. Özellikle çok sayıda performans hedefi veya göstergesi belirleyen belediyeler gibi kamu idarelerin denetiminde bir kriterle ilgili onlarca hatalı performans hedefi veya göstergesi tespit edilebilir. Bu durumda bulgu metnine hatalı belirlenen hedef veya göstergelerin tablosu konularak tek bulguda raporlama yapılabilir.