ÖRGÜTSEL İLETİŞİM Öğr. Gör. Dr. İnanç GÜNEY

... konulu sunumlar: "ÖRGÜTSEL İLETİŞİM Öğr. Gör. Dr. İnanç GÜNEY"— Sunum transkripti:

1 ÖRGÜTSEL İLETİŞİM Öğr. Gör. Dr. İnanç GÜNEY inancguneyamyo@gmail.com
Adana MYO

2 İletişim sürecinde, en basit anlamda bir gönderici ve bir alıcının olması gerekir. Bu sürecin ereği, göndericinin düşüncelerini alıcıda oluşturmaktadır. Bu aslında insancıl iletişimin evrensel özürdür. İletişim konusu olan şey, alıcının duyu organlarını harekete geçirecek biçimde bir dizi simgeyi içerir. Başka bir deyişle iletişim, bir süreç ve bu süreç içindeki tüm öğelerin, zaman içinde karşılıklı olarak etkileşmesidir. Yaşamın kendisi gibi iletişim de bir süreçtir. Bunun anlamı, iletişimin dinamik olmasıdır. Sürekli değişir ve bu değişim, kesintisiz bir biçimde devam eder. İletişimi neden bir süreç olarak tanımlamak gerektiğini kavrayabilmek için, önce süreç kavramının anlamı üzerinde durmamız gerekir. Süreç, "bir olayın düzenli olarak ve birbirini izleyen değişmelerle gelişmesi, başka bir olaya dönüşmesi" dir. Herhangi bir olayı, olguyu ya da ilişkiyi süreç kavramıyla tanımladığımızda, süreç içinde yer alan öğelerin karşılıklı etkileşim içinde değiştiklerini anlatmış oluruz. İletişim Süreci

3 İletişim Sürecinin Unsurları Nelerdir?

4 Gönderici (kaynak) Mesaj (ileti) Alıcı Kanal
Mesajı gönderenin istediği davranışın alıcı tarafından gösterilmesi halinde etkin bir iletişim gerçekleşir. İletişimin dört temel öğesi vardır: Gönderici (kaynak) Mesaj (ileti) Alıcı Kanal

5

6

7

8 1- Gönderici (Kaynak) Bir duygu veya düşüncesi olan ve bunları paylaşma durumunda olan göndericidir. Bu kişi “kaynak, gönderici veya iletici” olarak nitelenir. Kaynağın güvenilir, geçerli, sevilen, iletilen konuya uygun ve inandırıcı olması gerekir. Aldığı kötü rollerle tanınan bir film yıldızının çocuk yuvası açması pek çekici gelmeyecektir. İletişimin etkili olmasından gönderici sorumludur. Bu sorumluluğun önemli unsurları vardır. Bu unsurlar: Alıcıya uygun, açık ve kolay anlaşılır mesajları oluşturmak Mesajı, en etkili kanalla alıcıya ulaştırmak Geri bildirimleri doğru almaktır. Buna göre kaynağın görevi; mesajı, alıcıya doğru şekilde oluşturmak ve mesajın anlaşılmasını sağlamaktır.

9 Kaynağın Taşıması Gereken Özellikler
Kaynak bilgili olmalıdır Kaynak kodlama özelliğine sahip olmalıdır Kaynak düzlem ve rolüne uygun davranmalıdır Kaynak tanınmalıdır

10 2- Kodlama (Şifreleme, Anlamın Kodlanması)
Mesajın işaret haline dönüşmesinde kullanılan simgeler ve bunlar arasındaki ilişkileri düzenleyen kuralların tümüne kod adı verilir. İnsan dilleri birer koddur. Karşılıklı konuşurken aynı anda değişik türden kodlar kullanılır. Kullanılan dil bu kodlardan yalnızca biridir. Yüz ifadeleri, söyleyiş tarzı, el ve kolların hareketleri de, ayrı ayrı kodlarla aktarılan mesajlardır. Bugüne kadar üzerinde en çok çalışılan, incelenen kod dildir.

11 Kodlamayı Etkileyen Faktörler
İlişkinin Türü: Anlamı kodlama konusunda iletişim içindeki kişilerin temsil ettiği statü, roller ve durum önemli bir işleve sahiptir. Örneğin; insan kızgınlığını, sevgilisine, eşine, çocuğuna, amirine ya da arkadaşına çok farklı biçimde aktarır. İletişim Ortamı: Yer, zaman, yaş gibi faktörler de anlam kodunu etkileyen diğer özelliklerdir. Örneğin; bir anne çocuklarına olan kızgınlığını misafirlerin yanındayken farklı başkaları yoksa farklı biçimde ortaya koyar.

12 Kodlamayı Etkileyen Faktörler -2
İletişimin Amacı: Olumlu iletişimde ve iletişimin etkin bir biçimde sürdürülmesinde ilişkinin amacı önemli rol oynar. Kaynak ile alıcı kişinin amaç ve ilgileri anlamın kodlanmasını belirleyen temel bir özelliktir. Kaynak için amaçlar: sorun çözmek, anlatmak, işbirliği yapmak, disiplin altına almak, etkilemek, bilgi vermek, ikna etmek, farklı görüşleri açmak, değiştirmek, yön vermek, karşı koymak, örgütlemek, denetlemek, paylaşmak, haddini bildirmek ve aşağılamak olabilir. Alıcı için amaçlar: anlamak, tartışmak, değerlendirmek, öğrenmek, işbirliği yapmak, paylaşmak vb. olabilir.

13 Kod açma (Deşifre-Çözümleme)
Kodlanarak alıcıya gelen mesajın içeriğini yeniden elde etmek için yapılan çözümleme sürecine kod açma denir. Kod açma ve yorumlama birbirlerinden farklı iki işlemdir. Kod açma sürecinden sonra yorumlama başlar. İletişimin başarısı, mesajın alıcı tarafından kod-açımının kodlandığı şekilde yapılmasına bağlıdır. Bu ise alıcı ile kaynağın anlayışlarının kesişmesini gerektirir. Buna ortak yaşantı alanı denir. Ortak yaşantı ve deneyimlerin bir yansıması olarak iletişimde ortak bir dilin kullanılması, kod-açımının etkin bir şekilde gerçekleşebilmesinin ilk koşuludur.

14 3- Mesaj (İleti) Paylaşılacak duygu, düşünce, istek ve bilginin söz, yazı veya simgesel olarak ifadesidir. Bu simgeleri işaret, söz, beden dili, ses, gazete, dergi vb. olabilir. Simgelerin tek başlarına bir anlamları yoktur. Anlam gönderici ve alıcı tarafından yüklenir. Etkili iletişimde anlamlar ortak olmalıdır. Her sözcük, çevredeki her şey, sesler bile bir imgedir. Mesaj; duygu, düşünce ve fikirden oluşur. Bu açıdan düşünce ve duygu aktarmaya yarayan her hareket, jest, mimik veya hareketsizlik, bir mesajdır. İletişimde mesaj, etkendir. Gönderici ve alıcıyı, mesajın yönü belirler.

15 Mesajın Taşıması Gereken Özellikler
En önemlisi, kullanılan dildir. Mesajda kullanılan dil, alıcı (hedef) tarafından kolayca anlaşılabilen ortak, açık, net ve kesin bir nitelik taşımalıdır. Mesajın içeriği ise, yanlış yoruma yer bırakmayacak derecede açık anlam ve yargılardan oluşmalıdır. Mesajın doğru anlaşılabilmesi, mesaj içeriğinin alıcı tarafından algılanabilmesine ve yorumlanabilmesine bağlıdır. Gönderici mesajı kodlarken, alıcının onu algılama yeteneğini göz önünde bulundurmalıdır.

16 Mesajların taşıması gereken özellikler
Anlaşılır olmalıdır. Açık olmalıdır. Doğru zamanda iletilmelidir. Uygun kanalla iletilmelidir. Kaynak ve alıcı arasında kalmalıdır.

17 4- Kanal Kanal, göndericiyle alıcı arasındaki mesajın iletildiği yoldur. Birey- birey arasında gerçekleşen iletişimde kanal ses ve ışık dalgaları gibi dış etkenlerden oluşur. Ancak bireyin iç iletişiminde dış kaynaklı (ses ve ışık gibi) kanala gerek yoktur. Birey iç iletişiminde algıladığı konuları kendisi yorumlar. Mesajın gönderilmesi sırasında aşırı gürültü, ses ışık, soğuk, sıcak gibi etkenler, kanalın iletim görevini yapamamasına neden olabilir.

18 Kanal - iletişim aracı İletişim sürecinde mesajın kaynaktan alıcıya ulaşmasını sağlayan ortam, yöntem ve tekniklerdir. Kanal, mesajın alıcıya sunuluş (iletiliş) biçimidir. Yöntem, hedefin, istenilen davranışları geliştirmeleri ve algılamaları için seçilen işlemler bütünüdür. Ortam ise, kaynak ile alıcı arasında akan mesajların (bilginin) taşıyıcısıdır. Her mesaj bir kanal aracılığıyla alıcıya ulaştırılır. İletişimde seçilecek kanalın hangisi olduğunu büyük oranda alıcının kim olduğu belirler. Kanal, mesajı bozulmadan iletebilecek özellikte olmalıdır.

19 5- Alıcı (Hedef) Mesajın gönderildiği kişi, grup ya da kitleye iletişim sürecinde “alıcı” denir. Alıcı bir tek kişi olabileceği gibi birden fazla kişi de olabilir. Başarılı bir iletişimde, göndericinin mesajı doğru iletme sorumluluğu kadar alıcının da sorumluluğu vardır. İletişim süreci alıcının gönderilen mesajı algılamasına kadar tamamlanamaz. İletişimin tam olması, mesajın alınmasına bağlı iken; etkinliği mesajın alınması ve istenen davranışın hedef (alıcı) tarafından gerçekleşmesine bağlıdır. Bunun açık şekli “beş alıcı tepkisi” olarak ifade edilir. Bunlar; alma, algılama, kabul, davranış ve geri bildirimdir (Feed Back). Buna, iletişimin beş kuralı da denmektedir. Alıcının açık ve önyargısız olması, mesajın doğru algılanması için gereklidir.

20 Alıcı (Hedef, İletilen)
Mesajın ulaşması istenen kişi, kurum ya da topluluklardır. Alıcıdan, kaynağın kodladığı anlamı, alıp çözmesi ve değerlendirmesi beklenir. İletişimde mutlaka alıcı veya alıcılar olması gerekir. Alıcının mesaja yüklenen anlamı verip vermemesi, birçok faktöre bağlıdır. Etkin iletişim, hem kaynağın, hem de alıcının kullanılan sembollerin anlamlarını bilip, onlara ortak anlam vermesi sayesinde kurulur. Kaynak gibi, alıcının da iletişim kurma yeteneği; onun iletişim becerisine, tutumuna, tecrübe ve bilgisine bağlıdır.

21 Alıcının Taşıması Gereken Özellikler
Mesajı algılayabilmelidir, Bilgili olmalıdır, Geri bildirim sistemine sahip olmalıdır, Seçici olmamalıdır, Bulunduğu düzleme uyabilmelidir, Kaynak olma özelliği taşımalıdır.

22 Algılama ve Değerlendirme (Filtre etme-Yorumlama)
Bir olay ve nesnenin varlığı üzerinde duyular yoluyla bilgi edinmedir. Algılama süreci ile kişi çevresindeki uyarıcılara anlam verir. Bilgiyi (mesajı) yorumlamada alıcı tarafından kullanılan zihinsel ve duyumsal bir süreçtir. Algı ise, duyu organlarından beynimize ulaşan verilerin organize edilmesi, yorumlanması ve anlamlandırılmasıdır.

23 Mesajın algılanması Alıcının veya kaynağın mesaja aynı anlamı yüklemesi, referansın aynı olmasına bağlıdır. Mesajın tam olarak algılanabilmesi için, kaynak ve hedefin mesajı kodlayacak ve kodu çözecek bilgi birikimine sahip olmaları gerekir. Mevlana'nın, "Sen ne kadar bilirsen bil, senin bildiğin başkasının anladığı kadardır." sözü, iletişimde; algılamanın önemini belirtmektedir.

24 Geri bildirim (Geri besleme, dönüt, geri iletim)
İletişim sürecinde alıcıdan kaynağa yönelen tüm tepkilere geri bildirim denir. Kaynak, alıcısına gönderdiği mesajların alınıp alınmadığını, alındıysa anlaşılıp anlaşılmadığını, ya da ne denli anlaşıldığını geri bildirimlerle anlayabilir. İletişim sürecinin son aşamasıdır. Mesajın alıcı tarafından yorumlanma şekli geri bildirim sayesinde anlaşılır.

25 Pozitif geri-bildirim
Pozitif bir geri bildirim, iletişim sürecinde şu anlama gelir. Mesaj doğru alınmıştır, Mesaj doğru algılanmıştır, Mesaj doğru bir biçimde yorumlanmıştır, Alıcı, geri bildirim için hazırdır.

26 Etkin Olan ve Olmayan Geribildirim
ETKİN GERİBİLDİRİM ETKİN OLMAYAN GERİBİLDİRİM Kaynağa yardımcı olmayı amaçlar. Kaynağı küçük düşürme ön plandadır. Belirli ve ayrıntılıdır. Geneldir. Açıklayıcıdır, bilgiyi paylaşır. Değerlendiricidir, öğüt vericidir. Konu ile ilgilidir. Konu ile ilgisi yoktur. Mesajın tam bir karşılığıdır. Mesajın anlamı ile doğrudan ilgisi yoktur. Zamanlaması uygundur. Zamanlama itibariyle hatalıdır. Açık ve nettir. Anlaşılmayacak kadar karmaşıktır. Yapıcıdır ve davranış üzerinde durur. Kişiyi ve kişiliği vurgular. Kişiyi olumlu tutuma yöneltir. Kişiyi savunmaya yöneltir. Gözlem ağırlıklıdır. Tahmin ve yorum ağırlıklıdır.

27 İLETİŞİM SÜRECİ TEK YÖNLÜ VE ÇİFT YÖNLÜ OLMAK ÜZERE İKİ YÖNLÜDÜR.
Tek Yönlü İletişim: İletişim sürecinin tek yönlü işleyişi,”bir kaynaktan bir alıcı ”ya da “bir kaynak çok alıcı” şeklinde olabilir. Amaç yalnızca iletinin alıcıya ulaştırılmasıdır. Alıcının iletiyi istenilen biçimde ve tam olarak algılayıp algılamadığı ve ne ölçüde etkilediği araştırılmaz. tek yönlü iletişimde, kaynak ile alıcı ile karşılıklı hiçbir ilişkiye girmez. Yani kaynaktan çıkan bir emir alıcıya iletildiğinde, yada yönetici durumunda bulunan kaynak tarafından örgüt üyelerine herhangi bir konuda bilgi verildiğinde tek yönlü iletişim süreci gerçekleşir. Bu süreç ters yönde de gerçekleşebilir. Örneğin, sadece iş görenlerden yöneticiye dönük olarak birtakım iletilerin gönderilmesi gibi. Tek yönlü iletişimin işletmelerde yaygın şekilde kullanışının sebepleri şöyledir: İletişimin tek yönlü oluşu, işletmelerdeki uygulamalara hız kazandırır. İletinin açık anlaşılabilir özellik taşıması halinde çift yönlü işlemesine gerek yoktur. Normal ölçüde anlayış ve kavrama yeteneğine sahip olan kişiler iletiyi kolaylıkla algılarlar.

28 İki Yönlü İletişim:Yansıma öğesinin eklenmesiyle kaynak ile alıcı arasında etkileşimin sadece eylemle kalmayıp , eylem ve tepki biçimine dönüşmesidir. Tek yönlü iletişim tek başına kullanıldığı sürece çoğu kez etkisiz ya da yetersiz kalmasına karşın çift yönlü iletişim teknik açıdan olduğu kadar yönetsel açıdan da en etkin ve en geçerli bir süreçtir. Bu süreç yalnız uyarımı değil, yanıtı da içerir. Hem iletiyi, hem de iletişim etkinliklerini kapsar. İki yönlü iletişim, ŞEKİL-3 ‘de görülmektedir. İki yönlü iletişimde gönderici ile alıcının rolleri hemen değişmekte, biri diğerinin yerine geçmektedir. Amaç, elde edilen sonuçların iletinin kaynağına uygunluğunu saptamak ve bu arada bazı saptamalar varsa bunları giderek iletiyi amacına ulaştırmaktır.

29