İÇ KONTROL Defterdarlık Uzmanları Eğitimi 25 Kasım 2013 Strateji Geliştirme Başkanlığı.

... konulu sunumlar: "İÇ KONTROL Defterdarlık Uzmanları Eğitimi 25 Kasım 2013 Strateji Geliştirme Başkanlığı."— Sunum transkripti:

1 İÇ KONTROL Defterdarlık Uzmanları Eğitimi 25 Kasım 2013 Strateji Geliştirme Başkanlığı

2 İÇERİK İç Kontrol Nedir? Mevzuatta İç Kontrol İç Kontrol ve COSO İç Kontrol Eylem Planı ve gerçekleşmeler Strateji Geliştirme Başkanlığı

3 İç Kontrol Nedir? Tanım Kavram Sorumluluklar Strateji Geliştirme Başkanlığı

4 Resmi Tanımı Strateji Geliştirme Başkanlığı İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak -faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, -varlık ve kaynakların korunmasını, -muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, -malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.

5 Strateji Geliştirme Başkanlığı Basit Tanımı Olmasını istediğimiz şeylerin olması… Ve olmasını istemediğimiz şeylerin olmaması için yaptıklarımızdır.

6 Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrol Sağduyulu Olmaktır Neyin yanlış gitmesinden endişe ediyorsunuz? Yanlış gitmesine engel olmak için hangi adımlar atıldı? İşlerin kontrol altında olduğunu nasıl biliyorsunuz?

7 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kavramlar Bir süreçtir – amaca ulaşmak için bir araçtır, kendisi amaç değildir. Kişiler tarafından uygulanır – sadece politikalar, yoklamalar ve formlardan oluşmaz, aynı zamanda kurumun her düzeyindeki insanları da kapsar. Kurumun yönetimine makul bir güvence sağlar. Hedeflere ulaşılması için donanımdır.

8 Strateji Geliştirme Başkanlığı Makul Güvence İç kontroller sistemin hedeflerine ulaşılmasında makul güvence sağlamak için uygulanır. İç kontrolün maliyeti elde edilen faydayı aşmamalıdır. Maliyetler Faydalar Risk

9 Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrol ile… Kaynakların Karşılığı (Performans) Sonuçlar Çıktılar Operasyonlar Girdiler Maliyetler Etkililik Verimlilik Ekonomiklik

10 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Anlayışındaki Değişim Klasik Kamu Yönetimi Anlayışında kontrol Yeni Kamu Yönetimi Anlayışında kontrol girdi odaklı tespit edici -Ex-post- işlem odaklı çıktı/sonuç odaklı önleyici -ex-ante- sistem odaklı işlemi doğrulama amaçlı sisteme güvence verme amaçlı merkezin sorumluluğunda idarenin sorumluluğunda

11 Strateji Geliştirme Başkanlığı Sorumluluklar / Yönetim Kendi birimleri içinde iç kontrole ilişkin sorumluluğu üstlenirler (iç kontrol güvence beyanı) Belirlenen iç kontrol eylemlerinin kendi birimlerinde uygulanmasını sağlarlar Gerekli ve ilgili iç kontrol bilgisinin üst yönetime iletilmesinden sorumludurlar Birim yöneticileri iç kontrolü sahiplenir ve bu konuda personeline örnek olurlar

12 Strateji Geliştirme Başkanlığı Sorumluluklar / Personel İç kontrol herkesin sorumluluğudur. Bu nedenle açıkça ya da zımni olarak herkesin görev tanımında yer almalıdır Herkes sonuçta iç kontrol sisteminde kullanılacak bilgileri üretir ya da kontrolleri etkileyen faaliyetlerde bulunur Herkes kurum içindeki problemlerin üst yönetime iletilmesinden sorumludur

13 Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrol Neden Önemli? OMPLIANCE Mevzuata uyum CCOMPLISHMENT Misyona, hedeflere ulaşma ELEVANT Güvenilir ve alakalı bilgi CONOMICAL Kaynakların etkili, verimli ve ekonomik kullanımı AFEGUARD Varlıkların korunması

14 Strateji Geliştirme Başkanlığı Özetle… İÇİN TASARLANAN GÜVENCE SAĞLAMA VE İYİ YÖNETİM SİSTEMİDİR Operasyonel ve performans programı kapsamındaki işlerde aksaklıkları önlemek, tespit etmek ve düzeltmek; Hedeflere ulaşılacağından emin olmak İç Kontrol;

15 Mevzuatta İç Kontrol 5018 sayılı Kanun Tanım Amaçlar Yapı ve işleyiş Faaliyet Raporu Güvence Beyanı Yönetmelik Tebliğ Strateji Geliştirme Başkanlığı

16 Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrol Bu sadece iyi bir sistem değil; Bu ‘Kanun’!

17 Strateji Geliştirme Başkanlığı Mevzuat 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Yönetmeliği Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi

18 Strateji Geliştirme Başkanlığı 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Beşinci Kısım: İç Kontrol İç kontrolün tanımı (55) İç kontrolün amacı (56) Kontrolün yapısı ve işleyişi (57) Diğer maddeleri: – Ön mali kontrol – Mali Hizmetler Birimi – Muhasebe Yetkililiği – İç Denetim

19 Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrol Tanım İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak -faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, -varlık ve kaynakların korunmasını, -muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, -malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.

20 Strateji Geliştirme Başkanlığı Madde 56: Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, İç Kontrolün Amaçları 1

21 Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrolün Amaçları 2 Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır.

22 Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrolün Yapısı ve İşleyişi 1 Madde 57: Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemleri; harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluşur.

23 Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrolün Yapısı ve İşleyişi 2 Madde 57: Yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi ve

24 Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrolün Yapısı ve İşleyişi 3 Madde 57: kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemler alınır.

25 Strateji Geliştirme Başkanlığı Diğer İlgili Hükümler 5018 sayılı Kanunun geneli iç kontrol sistemiyle ilgili hükümler içermektedir. En önde gelenleri: Madde 7: Mali Saydamlık Madde 8: Hesap Verme Sorumluluğu Madde 9: Stratejik Planlama ve Performans Esaslı Bütçeleme Madde 11: Üst Yöneticinin Sorumluluğu Madde 32: Harcama talimatı ve sorumluluk (harcama yetkilisinin sorumluluğu) Madde 41: Faaliyet Raporları

26 Strateji Geliştirme Başkanlığı Faaliyet Raporu İdarenin stratejik amaç ve hedeflerine mali bilgiler ile performans bilgilerine teşkilat yapısına mevzuatına ilişkin bilgilere fiziki ve beşeri kaynaklarına yaptığı faaliyetlere... yer verilir.

27 Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrol Güvence Beyanı Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, benden önceki harcama yetkilisi/ yetkililerinden almış olduğum bilgiler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim (Birim adı -Tarih) (Harcama yetkilisinin ismi)

28 Strateji Geliştirme Başkanlığı SGB’lerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak görevi SGB’lere verilmiştir. SGB’ler çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunar.

29 Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar İç kontrole ilişkin olarak iç kontrolün amaçları, iç kontrol standartları, iç kontrolün temel ilkeleri, iç kontrolün unsurları ve genel koşulları, iç kontrole ilişkin yetki ve sorumluluklar sayılmıştır

30 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermektedir.

31 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği Şu alanlarda genel düzenlemeler yer almaktadır: Kontrol ortamı Risk değerlendirme Kontrol faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme

32 Strateji Geliştirme Başkanlığı Tebliğde...

33 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kamu İç Kontrol Standartları I. Kontrol ortamı standartları 1.Etik değerler ve dürüstlük 2.Misyon, organizasyon yapısı ve görevler 3.Personelin yeterliliği ve performansı 4.Yetki devri II. Risk değerlendirme standartları 5.Planlama ve programlama 6.Risklerin belirlenmesi ve programlanması III. Kontrol faaliyetleri standartları 7.Kontrol stratejileri ve yöntemleri 8.Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi 9.Görevler ayrılığı 10.Hiyerarşik kontroller 11.Faaliyetlerin sürekliliği 12.Bilgi sistemleri kontrolleri IV. Bilgi ve iletişim standartları 13.Bilgi ve iletişim 14.Raporlama 15.Kayıt ve dosyalama sistemi 16.Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi V. İzleme standartları 17.İç kontrolün değerlendirilmesi 18.İç denetim

34 İç Kontrol ve COSO İç Kontrol Çerçevesi COSO Küpü İç Kontrol Bileşenleri Zayıf Kontroller Strateji Geliştirme Başkanlığı

35 İç Kontrol Çerçevesi Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri İzleme Bilgi & İletişim Kontrol Ortamı Strateji Geliştirme Başkanlığı

36 Strateji Geliştirme Başkanlığı COSO Küpü İzleme Bilgi ve İletişim Kontrol Faaliyetleri Risk Değerlendirmesi Kontrol Ortamı Strateji Faaliyet Uyum Raporlama Kurum Geneli Bölüm Birim Şube COSO iç kontrolü birbiriyle ilişkili beş unsurla tanımlayan bütünleştirilmiş bir çerçeve sunar:

37 Strateji Geliştirme Başkanlığı I. KONTROL ORTAMI

38 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Ortamı 1 Kontrol Ortamı Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Risk Değerlendirmesi Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar.

39 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Ortamı 2 Kontrol Ortamı Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Risk Değerlendirmesi Kontrol ortamının odağında İnsan vardır. Kişisel özellikleri ve çalışma ortamları kontrol ortamının oluşumunda etkilidir. Yönetim, kurumun kontrol ortamını standartlar, çalışmalar ile yazılı politikalar ve prosedürler, etik değerler ve davranış standartları aracılığıyla etkiler.

40 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Ortamı Standartları Kontrol Ortamı Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Risk Değerlendirmesi 1.Etik değerler ve dürüstlük 2.Misyon, organizasyon yapısı ve görevler 3.Personelin yeterliliği ve performansı 4.Yetki devri

41 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Ortamı Şartları Kontrol Ortamı Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Risk Değerlendirmesi 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 1.1. İç kontrol sistemi sahiplenilmeli ve desteklenmeli 1.2. İç kontrol sisteminin uygulanmasında yöneticilerin örnek olmalı 1.3. Etik kurallar bilinmeli ve uygulanmalı 1.4. Dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalı 1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalı 1.6. Bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalı

42 Strateji Geliştirme Başkanlığı ETİK DAVRANIŞ İLKELERİ Görevin yerine getirilmesinde kamu hizmeti bilinci Halka hizmet bilinci Hizmet standartlarına uyma Amaç ve misyona bağlılık Dürüstlük ve tarafsızlık Saygınlık ve güven Nezaket ve saygı Yetkili makamlara bildirim Çıkar Çatışmasında n kaçınma Görev ve yetkilerin menfaat sağlamak amacıyla kullanılmaması Hediye alma ve menfaat sağlama yasağı Kamu Malları ve Kaynaklarının Kullanımı Savurganlıktan kaçınma Bağlayıcı açıklamalar ve gerçek dışı beyan Yöneticilerin hesap verme sorumluluğu Bilgi verme, Saydamlık ve Katılımcılık Eski kamu görevlileriyle ilişkiler Mal bildiriminde bulunma

43 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Ortamı Şartları Kontrol Ortamı Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Risk Değerlendirmesi 2. Misyon, Vizyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli 2.2. Birimlerin ve alt birimlerinin görevleri tanımlanmalı ve duyurulmalı 2.3. Görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı 2.4.Teşkilat şeması ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmeli 2.5.Organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı/hesap verebilirlik/uygun raporlama ilişkisini göstermeli 2.6. Hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenmeli ve duyurulmalı 2.7. Verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar geliştirilmeli

44 Strateji Geliştirme Başkanlığı

45 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Ortamı Şartları Kontrol Ortamı Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Risk Değerlendirmesi 3. Personelin Yeterliliği ve Performansı İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerine yönelik olmalı 3.2. Yönetici ve personel bilgili, deneyimli ve yetenekli olmalı 3.3.Mesleki yeterliliğe önem verilmeli, her görev için en uygun personel seçilmeli 3.4.İşe alma/görevde yükselmede liyakat ve bireysel performans dikkate alınmalı 3.5. Her yıl için eğitim faaliyetleri planlanmalı ve uygulanmalı 3.6.Personelin performansı en az yılda bir kez değerlendirilmeli, ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmeli 3.7. insan kaynakları yönetimi yazılı olmalı ve duyurulmalı

46 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Ortamı Şartları Kontrol Ortamı Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Risk Değerlendirmesi 4. Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. 4.1.İş akış süreçleri ile imza ve onay mercileri belirlenmeli ve duyurulmalı 4.2. Yetki devirlerine ilişkin hususlar belirlenmeli ve duyurulmalı 4.3.Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalı 4.4. Yetki devredene bilgi verilmeli

47 Strateji Geliştirme Başkanlığı

48 2. RİSK DEĞERLENDİRME Strateji Geliştirme Başkanlığı

49 Strateji Geliştirme Başkanlığı Risk Değerlendirme 1 İzleme Bilgi ve İletişim Kontrol Faaliyetleri Risk Değerlendirmesi Kontrol Ortamı İdarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir.

50 Strateji Geliştirme Başkanlığı Risk Değerlendirme 2 İzleme Bilgi ve İletişim Kontrol Faaliyetleri Risk Değerlendirmesi Kontrol Ortamı Risk bir kurumun hedeflerine ulaşması üzerinde etkili olabilecek belirsizliktir. Kurumun hedefleri belirlenmiş ve bu hedefler stratejik plan, bütçe ve prosedürlerle açıklığa kavuşmuş olmalıdır. Faaliyet bazında stratejik hedeflerle uyumlu operasyonel hedefler bulunmalıdır.

51 Strateji Geliştirme Başkanlığı Risk Değerlendirme Standartları Risk Değerlendirme Standartları İzleme Bilgi ve İletişim Kontrol Faaliyetleri Risk Değerlendirmesi Kontrol Ortamı 5.Planlama ve programlama 6.Risklerin belirlenmesi ve programlanması

52 Strateji Geliştirme Başkanlığı Risk Değerlendirme Şartları Risk Değerlendirme Şartları İzleme Bilgi ve İletişim Kontrol Faaliyetleri Risk Değerlendirmesi Kontrol Ortamı 5. Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. 5.1 Katılımcı yöntemlerle stratejik planın hazırlanması 5.2 Performans programının hazırlaması 5.3 Bütçelerin stratejik planlar ve performans programlarına uygun olarak hazırlaması 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalı 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalı 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

53 Strateji Geliştirme Başkanlığı Risk Değerlendirme Şartları Risk Değerlendirme Şartları İzleme Bilgi ve İletişim Kontrol Faaliyetleri Risk Değerlendirmesi Kontrol Ortamı 6. Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.

54 3. KONTROL FAALİYETLERİ Strateji Geliştirme Başkanlığı

55 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Faaliyetleri 1 Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı İdarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir.

56 Kontrol Faaliyetleri 2 Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı DOKUMENTASYON – Politika ve Prosedürler KAYITLAR – Olayları ve işlemleri kaydetmek YETKİ – İşlemlerin onaylanması YAPI – Görevler Ayrılığı GÖZETİM – İzleme ve kontrol hedefleri GÜVENLİK – Varlıkların korunması

57 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Faaliyetleri Standartları Kontrol Faaliyetleri Standartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 7.Kontrol stratejileri ve yöntemleri 8.Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi 9.Görevler ayrılığı 10.Hiyerarşik kontroller 11.Faaliyetlerin sürekliliği 12.Bilgi sistemleri kontrolleri

58 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Faaliyetleri Şartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalı 7.2 Kontroller, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalı 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalı 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalı

59 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Faaliyetleri Şartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemeli 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalı 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalı

60 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Faaliyetleri Şartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 9. Görevler Ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

61 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Faaliyetleri Şartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 10. Hiyerarşik Kontroller Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalı. 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermeli.

62 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Faaliyetleri Şartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 11. Faaliyetlerin Sürekliliği İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalı. 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

63 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kontrol Faaliyetleri Şartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 12. Bilgi Sistemleri Kontrolleri İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalı 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalı 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

64 4. BİLGİ VE İLETİŞİM Strateji Geliştirme Başkanlığı

65 Strateji Geliştirme Başkanlığı Bilgi ve İletişim 1 Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı Gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar.

66 Strateji Geliştirme Başkanlığı Bilgi ve İletişim 2 Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı İletişim Şekilleri: Performans Yönetim sistemleri Bilişim sistemleri Politika ve prosedür rehberleri Genelgeler e-postalar Internet & Intranet Konferanslar, brifingler “Fısıltı Gazetesi”

67 Strateji Geliştirme Başkanlığı Bilgi ve İletişim Standartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 13.Bilgi ve iletişim 14.Raporlama 15.Kayıt ve dosyalama sistemi 16.Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

68 Strateji Geliştirme Başkanlığı Bilgi ve İletişim Standartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 13.Bilgi ve iletişim İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.

69 Strateji Geliştirme Başkanlığı Bilgi ve İletişim Şartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 14. Raporlama Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. 14.1 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.

70 Strateji Geliştirme Başkanlığı Bilgi ve İletişim Şartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 15. Kayıt ve dosyalama sistemi Kayıt ve dosyalama sistemi:İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.

71 Strateji Geliştirme Başkanlığı Bilgi ve İletişim Şartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.

72 5. İZLEME Strateji Geliştirme Başkanlığı

73 Strateji Geliştirme Başkanlığı İzleme 1 Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı İç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. Sürekli Gerçek zamanlı Sistemin içine yerleştirilmiş Günlük faaliyetler/ işlemler Ayrı Değerlendirmeler Kapsam Sıklık Öz değerlendirmeler / iç denetçiler Belgelemenin kapsamı

74 Strateji Geliştirme Başkanlığı İzleme 2 Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı İzleme; kontrollerin tasarlandığı gibi uygulandığından kontrol hedeflerini gerçekten karşıladığından emin olmayı sağlar

75 Strateji Geliştirme Başkanlığı İzleme Standartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 17.İç kontrolün değerlendirilmesi 18.İç denetim

76 Strateji Geliştirme Başkanlığı İzleme Şartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 17. İç kontrolün değerlendirilmesi İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. 17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. 17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

77 Strateji Geliştirme Başkanlığı İzleme Şartları Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı 18. İç denetim İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. 18.1İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. 18.2 İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.

78 İç Kontrol Eylem Planı Nedir? Mevzuat COSO Eylem Planı Gerçek- leşmeler Hazırlanması Yönetme süreci Sorumluluklar Raporlama

79 Strateji Geliştirme Başkanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı İç Kontrol Standartları Tebliği ve Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi çıkarılmıştır. Rehber’de belirtilen yöntemler temelinde ‒ Maliye Bakanlığı İzleme ve Yönlendirme Kurulu ‒ Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grupları

80 Eylem Planı Hazırlanması Eylem planının hazırlanmasına yönelik genel kapsamlı bilgilendirme toplantısı yapıldı Birimlerdeki Eylem Planı Hazırlama Grupları birer taslak eylem planı hazırladı Hazırlanan taslaklar konsolide edilerek Eylem Planı Taslağının ilk hali oluşturuldu Taslak, İzleme ve Yönlendirme Kurulunda görüşüldü Genel toplantı düzenlenerek sorular cevaplandırıldı Tüm birimlerle belirli bir takvim dahilinde müstakil görüşmeler yapıldı Görüşmeler sonucunda Eylem Planı Taslağı revize edildi Strateji Geliştirme Başkanlığı

81 Eylem Planı Hazırlanması Taslak, yeni haliyle İzleme ve Yönlendirme Kurulunda görüşüldü Yenilenen Taslak, görüş alınmak üzere birimlere gönderildi Birimlerin görüşleri dikkate alınarak SGB tarafından taslağa son hali verildi Eylem Planı Raporu hazırlandı Eylem Planı Raporu ve Eylem Planı Taslağı üst yöneticinin onayına sunuldu Çalışma grubu tarafından Eylem Planı Taslağı gözden geçirilerek yeniden düzenlendi Revize edilen Taslak, İzleme ve Yönlendirme Kurulunda görüşüldü 6 Birimden oluşan dar kapsamlı bir çalışma grubu oluşturuldu Yenilenen Taslak, görüş alınmak üzere birimlere gönderildi Strateji Geliştirme Başkanlığı

82 82 Müsteşar İzleme ve Yönlendirme Kurulu SGB İç Denetim Harcama Birimi Birim Koordinatörü Birim Yöneticisi İletişim Personeli İç Kontrol Güvence Beyanı İç Denetim Raporu İç Denetim Faaliyetleri Geri Bildirim (İzleme Raporu ve İç Denetim Raporu İç Kontrol Eylem Planı gerçekleşmelerinin tartışılması *İzleme raporu *İzleme sonuçları *Koordinasyon *Rehberlik Birim İç Kontrol Eylem Planı uygulama sonuçları *Sonuçların raporlanması *Geri Bildirim Çalışma Grubu İ&Y Üyesi Çalışma Grubu Birim Koordinatörüne Bağlı Uzman

83 İç Kontrol Eylem Planında Sorumluluklar 1 Müsteşar: İç kontrol güvence beyanını imzalar. MB’da iç kontrolden nihai sorumludur. Eylem Planının uygulamasını izler. Revizeler ister veya revize taleplerini onaylar. İzleme ve Yönlendirme Kurulu: Üçer aylık periyotlarla toplantı Gündem: İç Kontrol Eylem Planı uygulamaları ve sonuçları Birimlerin durumları tartışılır Gerektiğinde revizyon kararı alınır (üst yöneticiye sunulmak üzere) Strateji Geliştirme Başkanlığı

84 İç Kontrol Eylem Planında Sorumluluklar 2 SGB: Birimlerde iç kontrol uygulamalarına rehberlik ve koordinasyon İlgili eğitimler (düzenlenmesi, verilmesi) İzleme raporlarının alınması, konsolidasyonu İzleme ve Yönlendirme Kurulu Toplantılarının koordinasyonu Uygulama ve toplantı sonuçlarının üst yöneticiye raporlanması Üst yöneticinin talimatlarının birimlere ulaştırılması Strateji Geliştirme Başkanlığı

85 İç Kontrol Eylem Planında Sorumluluklar 3 Harcama Birimi: İç kontrolün uygulanması Birim Koordinatörü: İzleme ve Yönlendirme Kurulu üyesi, Biriminde gerçekleştirilecek Eylem Planı çalışmalarının koordinasyonu, ‒ harcama birimi yöneticisi ile çalışma grupları, ‒ birimi ile Kurul ve ‒ birimler arasındaki koordinasyon ve iletişim İletişim Personeli: SGB ile birim arasındaki iletişimi sağlama, birim izleme raporlarını hazırlayıp gönderme Çalışma Grupları: Eylemleri birim için gerçekleştirme Strateji Geliştirme Başkanlığı

86 İç Kontrol Eylem Planında Sorumluluklar 4 İç Denetim: Kontrollerin verimliliğini ve etkinliğini değerlendirmek Gerektiğinde, yeni kontroller tavsiye etmek ya da gereksiz kontrollere son verilmesini önermek Strateji Geliştirme Başkanlığı

87 Raporlama Gelişmeler aylık bazda rapor formuna işlenerek içkontrol@sgb.gov.tr elektronik posta adresine iletilecek içkontrol@sgb.gov.tr 3 ayda bir birim yöneticisi imzasıyla SGB’ye gönderilecek Raporlar SGB tarafından derlenerek 3 ayda bir yapılacak toplantıda İzleme ve Yönlendirme Kuruluna sunulacak Dönem gelişmeleri İzleme ve Yönlendirme Kurulu toplantısı sonrasında üst yöneticiye sunulacak Strateji Geliştirme Başkanlığı

88 88 İzleme Raporu Formu Maliye Bakanlığı İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı İzleme Formu Tarih: Birim: UNSUR Standart Kod No Kamu İ ç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No Ö ng ö r ü len Eylem veya Eylemler Sorumlu Ç alışma Grubu Ü yeleri İşbirliği Yapılacak Birim Ç ıktı/ Sonu ç Tamam- lanma Tarihi A ç ıklama Strateji Geliştirme Başkanlığı

89 Merkezde Yapılanlar Genelge Toplantı Etik Misyon Eğitim Broşür Organizasyon yapısı Merkezde Yapılanlar Taşra Güncel Konular Önümüzdeki Dönem Öncesi

90 İç Kontrol Genelgesi – her yıl (SGB) Toplantılar ‒ Yöneticiler için – her yıl (SGB) ‒ Risk yönetimi – her yıl (SGB) ‒ Stratejik plana yönelik – Her yıl Ocak ayında ‒ Personelle değerlendirme – Periyodik Etik ‒ İnternet sitelerine konması – Haziran 2010 ‒ Etik kurallara yönelik e-broşür ‒ Etik sloganların haftalık olarak e-posta atılması (BİD) Genelge, Toplantı, Etik Strateji Geliştirme Başkanlığı

91 Maliye Bakanlığı misyonu ‒ Bakanlık internet sitesi – Mayıs 2010 ‒ Kurumsal e-posta adreslerine gönderilmesi – yılda iki kez (BİD) Eğitim; ‒ Hizmet içi, görevde yükselme ve kariyer meslek mensupları eğitim konularına: Etik, İç Kontrol, Risk Yönetimi – Aralık 2010 ‒ Personelin yeterliliği için eğitim alanlarının tespiti – Aralık 2010 ‒ Eğitim planlaması yapılması – Aralık 2010 Misyon, Eğitim Strateji Geliştirme Başkanlığı

92 Broşür ‒ Stratejik Plan – Haziran 2010 ‒ İç Kontrol – Temmuz 2010 ‒ Faaliyet Raporu – Şubat 2011 ‒ Hassas Görev – Mart 2011 ‒ Performans Programı – Mart 2011 ‒ İç Denetim – Haziran 2012 Doküman ‒ Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Belirlenme Yöntemleri Genelgesi – Mart 2013 ‒ Maliye Bakanlığı Yetki Envanteri – Mart 2011 ‒ İmza ve Yetki Devri Yönergeleri – Ocak 2011 ‒ Faaliyet Görev Çakışması Raporu - 2012 Broşür, Doküman Strateji Geliştirme Başkanlığı

93 Strateji Geliştirme Başkanlığı Organizasyon Yapısı Operasyonel Plan – Aralık 2010 ‒ Yıllık hazırlanması ‒ Operasyonel hedefler – Aralık 2011 Ayrıntılı Görev Tanım Rehberi – Aralık 2010 ‒ personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve yetkinlikleri ‒ görevli personelin yedekleri (faaliyetlerin sürekliliği)

94 Strateji Geliştirme Başkanlığı Organizasyon Yapısı Birim Yönergeleri –Şubat 2011 ‒ Birimin Misyonu ‒ Alt birim görevleri ‒ Teşkilat şemaları ve fonksiyonel görev dağılımları ‒ Uygun raporlama ilişkisi ‒ Yöneticilerin belirli periyotlarla yürütülen işler hakkında bilgi almasını ve izlemesini sağlayacak yöntemler ‒ Yönetmeliği bulunmayan görevliler için mesleki yeterliliklerinin sürekliliğinin sağlanması İşlem Süreçleri – Mart 2012 ‒ Süreç modeli ‒ İmza onay mercileri ‒ İletişim Akış Diyagramı

95 Strateji Geliştirme Başkanlığı Riskler Risk yönetimi temel eğitimi – Mart/Nisan 2011 Risk yönetimi ileri düzey eğitimi – Nisan/Mayıs 2012 Risklerin tespit edilmesi, değerlendirilmesi (devam ediyor) Kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi ve risk eylem planlarının hazırlanması (devam ediyor) Hassas görevlerin belirlenmesi (devam ediyor)

96 Taşraya Yaygınlaştırma Defterdarlıklar İç Kontrol Eylem Planı Defterdarlıklarda Gerçekleşen Eylemler Merkezde Yapılanlar Taşra Güncel Konular Önümüzdeki Dönem Öncesi

97 Defterdarlıklar İç Kontrol Eylem Planı Bakanlık İYK’sının 19/07/2012 tarihinde gerçekleştirdiği toplantıda, İKEP uygulamalarının taşra teşkilatına (defterdarlıklara) yaygınlaştırılması kararlaştırılmış olup bu karar, Bakanlık Makamının 23/07/2012 tarihli onayı ile uygun görülmüştür. Defterdarlıklar İKEP, Bakanlığımız taşra teşkilatı için hazırlanan ve defterdarlıklar ile ilgili merkez birimlerinin görüşleri de alınarak nihai hale getirilmiştir. Strateji Geliştirme Başkanlığı

98 Uygulamanın takibi – Taşra Uygulama sonuçları her ay Defterdarlık izleme formu ile izlenecek. Defterdarlık İYK’sı her ay toplanarak eylem planı uygulamalarının durumunu değerlendirecek. Değerlendirme sonuçları bir toplantı tutanağı ile Defterdara sunulacak. Defterdarlık İYK’sı Mart, Haziran, Eylül ve Aralık aylarının 3. haftasında Defterdar başkanlığında toplanacak ve 3 aylık dönem değerlendirilecek Strateji Geliştirme Başkanlığı

99 Uygulamanın takibi – Merkez Toplantıyı takip eden hafta içinde, 3 aylık konsolide Defterdarlık izleme formu ve toplantı karar tutanağı Defterdar imzası ile SGB’ye gönderilecek Ekler ayrıca e-posta ile tasraickontrol@sgb.gov.tr adresine gönderilecek tasraickontrol@sgb.gov.tr Defterdarlıklardan alınan üç aylık uygulama sonuçları, Bakanlık İYK’sının (Nisan, Temmuz, Ekim ve Ocak aylarında) yapacağı toplantılarda değerlendirilecek. Bakanlık İYK toplantı sonuçları ve alınan kararlar, üst yöneticiye sunulacak Strateji Geliştirme Başkanlığı

100 100 Defterdar Defterdarlık İzleme ve Yönlendirme Kurulu SGB Defterdarlık Birimi Birim Koordinatörü (Müdür) İletişim Personeli *Çalışma gruplarının oluşturulması *İzleme Raporu *Geri Bildirim İç Kontrol Eylem Planı gerçekleşmelerinin tartışılması Defterdarlık İç Kontrol Eylem Planı uygulama sonuçları *Sonuçların raporlanması *Geri Bildirim Çalışma Grubu Defterdarlık İ&Y Üyesi Çalışma Grubu Defterdarın Görevlendirdiği Personel

101 Uygulamanın takibi – Taşra Uygulama sonuçları her ay Defterdarlık izleme formu ile izlenecek. Defterdarlık İYK’sı her ay toplanarak eylem planı uygulamalarının durumunu değerlendirecek. Değerlendirme sonuçları bir toplantı tutanağı ile Defterdara sunulacak. Defterdarlık İYK’sı Mart, Haziran, Eylül ve Aralık aylarının 3. haftasında Defterdar başkanlığında toplanacak ve 3 aylık dönem değerlendirilecek Strateji Geliştirme Başkanlığı

102 Uygulamanın takibi – Merkez Toplantıyı takip eden hafta içinde, 3 aylık konsolide Defterdarlık izleme formu ve toplantı karar tutanağı Defterdar imzası ile SGB’ye gönderilecek Ekler ayrıca e-posta ile tasraickontrol@sgb.gov.tr adresine gönderilecek tasraickontrol@sgb.gov.tr Defterdarlıklardan alınan üç aylık uygulama sonuçları, Bakanlık İYK’sının (Nisan, Temmuz, Ekim ve Ocak aylarında) yapacağı toplantılarda değerlendirilecek. Bakanlık İYK toplantı sonuçları ve alınan kararlar, üst yöneticiye sunulacak Strateji Geliştirme Başkanlığı

103 Strateji Geliştirme Başkanlığı Defterdarlıklarda Gerçekleşen Eylemler Kurul ve İletişim Personeli Farkındalık Eğitimi – Mart-Mayıs 2013 / Antalya Defterdarlar Farkındalık Semineri – İzmir ve Trabzon Defterdarlıklar Birim Yönergesi Örneğinin Hazırlanması

104 SORULARINIZ Strateji Geliştirme Başkanlığı