Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM. TEMEL KAVRAMLAR Belge: Belge, sosyal hizmet kuruluşlarında ve uygulamalarında üretilen resmî kayıtların ve mesleki raporların.

... konulu sunumlar: "Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM. TEMEL KAVRAMLAR Belge: Belge, sosyal hizmet kuruluşlarında ve uygulamalarında üretilen resmî kayıtların ve mesleki raporların."— Sunum transkripti:

1 Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM

2 TEMEL KAVRAMLAR Belge: Belge, sosyal hizmet kuruluşlarında ve uygulamalarında üretilen resmî kayıtların ve mesleki raporların tümü için kullandığımız çerçeve kavramdır. Belge, bir gerçeği gösteren ses kaydı, fotoğraf, film, DVD veya yazı da olabilir.

3 TEMEL KAVRAMLAR Kâğıdın belgeler açısından olumsuz özellikleri şu şekilde sıralanabilir (Eslami, 2010): Kâğıt belge, nem ve hava koşularına dayanıklı değildir. Zaman, kâğıt için dezavantajıdır. Uzun yıllar saklanan kâğıtlarda yıpranma görülmektedir. Kâğıt belgelerde arama, düzeltme ve saklama işlemleri uzun zaman almaktadır.

4 TEMEL KAVRAMLAR Kâğıdın belgeler açısından olumsuz özellikleri şu şekilde sıralanabilir (Eslami, 2010): Kâğıt belgelerde işlem yapabilmek yeterli sayıda insan gücüne bağlıdır. Kâğıt üzerinde belge toplamak, saklamak ve yeniden belgelere erişmek pahalıdır. Kâğıt belgelerde hatalı işlem oranı yüksektir.

5 TEMEL KAVRAMLAR Kâğıdın belgeler için çeşitli olumsuz özellikler taşıması, kurumların farklı araçlara yönelmelerine neden olmuştur. Bilgi Paylaşımı kolay ve hızlı yürümesi Bilgisayar ağları aracılığıyla Bilgisayar tabanlı ortam

6 TEMEL KAVRAMLAR Kuruluşlarda belgeler, yapılan faaliyetleri belgelemeleri nedeniyle saklanmak ve belli bir düzen içinde yönetilmek zorundadır. Belgelerin sahip olduğu özellikleri beş grup altında toplamak mümkündür: İdari değer, Mali değer, Yasal değer, Araştırma değeri ve Arşivsel değer.

7 TEMEL KAVRAMLAR İdari Değer: Kurumların, günlük işlemleri sırasında gereksinim duydukları belgelerdir. Gelecekte tekrar ele alınabilecek ve kullanılabilecek bilgiler içermeleri nedeniyle, söz konusu belgeler kurumsal faaliyetler için oldukça gerekli kaynaklardır.

8 TEMEL KAVRAMLAR Mali Değer: Kurumların mali yükümlülüklerini ortaya koyan belgelerdir. Bu tür belgeler alım-satım, ödeme, maaş işlemleri gibi finansal aktiviteler sonucunda üretilirler.

9 TEMEL KAVRAMLAR Yasal Değer: Kurumlarda yürütülmekte olan bazı faaliyetler ve hizmetler, ayrıntılı bir yasal düzenleme çerçevesi içinde sürdürülür. Bu tür belgeler, söz konusu düzenlemelerin öngördüğü ilkelerle yönetilir ve saklanırlar.

10 TEMEL KAVRAMLAR Araştırma Değer: Sosyo-ekonomik, kültürel, tarihi ya da herhangi bir nedenle çeşitli araştırmalara konu olabilecek belgeler, araştırma değeri olan belgelerdir. Güncelliğini yitiren ve arşivlere devredilen belgelerin büyük bir çoğunluğun mali, hukuki veya yönetsel değerleri azalırken araştırma değerleri artar.

11 TEMEL KAVRAMLAR Arşivsel Değer: Arşivsel değer, yukarıda ifade edilmeye çalışılan değer yargılarının bütünü kapsayan daha geniş bir değer ölçütüdür. Genel olarak belgeler yönetsel, yasal, kültürel, sosyo- ekonomik, politik ve tarihi değerlerden biri ya da bir kaçına birden sahip olabilmektedir.

12 Bilişim Teknolojisi Bilişim teknolojisi terim olarak “Bilginin toplanması, işlenmesi ve dağıtılmasında kullanılan teknolojileri ifade eder.” Genel bir tanımla bilişim sistemi, enformasyon biriktirme, işleme, tekrar erişme, paylaşma ve raporlaştırma için insanlar, prosedürler ve araç- gereçlerden oluşan bir sistemdir.

13 Bilişim Teknolojisi Bir bilişim sisteminde üç temel işlem; Sosyal hizmet örgütlerinin karar verme, Uygulamalarını denetleme, Sorunlarını analiz etme, Yeni hizmet üretme gereksinimlerini karşılayan enformasyonun üretilmesini sağlar.

14 Bilişim Teknolojisi Bir bilişim sisteminde üç temel işlem; Sosyal hizmet örgütlerinin karar verme, Uygulamalarını denetleme, Sorunlarını analiz etme, Yeni hizmet üretme gereksinimlerini karşılayan enformasyonun üretilmesini sağlar.

15 Bilişim Teknolojisi Bu işlemler, girdi, işleme ve çıktıdır. Girdi örgütün içinden veya dışından ham verinin alınmasını ya da biriktirilmesini sağlar. İşleme bu ham veriyi daha anlamlı bir biçime dönüştürür. Çıktı ise işlenmiş enformasyonu, kullanacak insanlara aktarır.

16 Bilişim Teknolojisi Bilişim sistemleri ayrıca geri bildirim olarak ifade edebileceğimiz bir dördüncü işlem daha gerektirir. Geri bildirim, çıktıların örgütün çalışanları tarafından çeşitli yönleriyle değerlendirilip yeni girdiler oluşturmasına yardımcı olur.

17 Bilgisayar Tabanlı Belge Bilgisayar tabanlı ortamda bulunan belgeler “bilgisayar tabanlı belge” olarak adlandırılmaktadır. Kavramsal olarak bilgisayar tabanlı belge, “uygun araçlarla bilgisayar ortamına aktarılan her türlü metin, ses, görüntü” olarak tanımlanabilir.

18 Bilgisayar Tabanlı Belge İlk bakışta pahalı Fakat geleneksel belge ile çalışmak Daha masraflı Daha vakit alıcı

19 Bilgisayar Tabanlı Belge Bilgisayar tabanlı belge sistemine geçmek, örgütler açısından çok kolay gözükmemektedir. Sizce neden kolay değildir ?

20 Bilgisayar Tabanlı Belge Toplumların alışkanlıkları, Diğer örgütlerin kullandığı belge sistemleri, Elemanların adaptasyon süreci, Örgütlerin kuracakları ve kullanacakları belge sistemleri üzerinde etkilidir.

21 Bilgisayar Tabanlı Belge Bilgisayar tabanlı belgelerin kullanılmasında karşılaşılan diğer bir sorun ise güvenlik konusudur. İnternet üzerinde yer alan bilgiler; Değiştirilebilmekte, Silinebilmekte, Farklı kişilerce kullanılabilmektedir.

22 Bilgisayar Tabanlı Belge Mesleki kayıtların ve raporların gizliliğinin sağlanması sosyal hizmet kuruluşları açısından da hayati önem taşımaktadır.

23 Bilgisayar Tabanlı Belge Hizmet alan Mahremiyet Güvenli şekilde tutma Sadece kurumun ve yetkili kişilerin ulaşması

24 Bilgisayar Tabanlı Belge Bilgisayar tabanlı belgelerin kullanılmasına yönelik olarak var olan bir diğer önemli sorun ise geleneksel belgelerde olduğu gibi saklama koşullarıdır. Veri kayıplarının yaşanmaması, bilgisayar tabanlı belgelerin tek bir ortama bağlı kalarak depolanmaması ve nem, toz ve ısı koşulları da göz önünde bulundurularak farklı ortamlarda yedeklenmesine bağlıdır.

25 Bilgisayar Tabanlı Belge Birden çok yedeğinin alınması Tek bir bilgisayar da depolanırsa veri güvenliği azalır Yine de bu uygulama geleneksel belge yönetimine göre bir avantajdır. Çünkü her kuruluşun bir arşivinde geleneksel resmî belgelerin ancak bir kopya kaydı saklanmaktadır.

26 Bilgisayar Tabanlı Belge Bilgisayar tabanlı belge kullanımının avantajları: Bilgisayar tabanlı araçlara gereksinimin bulunması, Adaptasyon sürecinin sağlanması, Başlangıçta yüksek maliyet (kurulumda), Güvenlik sorunları, Saklama (depolama) sorunları.

27 Bilgisayar Tabanlı Belge Belirtilen sorunlara rağmen bilgisayar tabanlı belgelerin, geleneksel belgelere göre üstün yönleri; Zaman ve mekân açısından sınırlama söz konusu değildir. Depolama işlemleri daha kolay ve hızlı gerçekleştirilmektedir. Basılmaları ve çoğaltılmaları daha kolay ve hızlıdır. Hata oranları daha düşüktür..

28 BELGE YÖNETİMİ Günümüzde kurumlarda yaşanan gelişmeler neticesinde, özellikle de yönetim fonksiyonlarında bilginin kullanımı giderek önem kazanmıştır. Yöneticilerin, yönetim süreçlerinde başarıya ulaşabilmeleri için hızlı, doğru ve etkin kararlar almaları, kurumsal bilgi kaynaklarından yararlanmalarına bağlı olarak artmaktadır.

29 BELGE YÖNETİMİ Kurumsal açıdan bilgi unsurunu içeren belgeler yaşamsaldır. Kurumun iş akışı sonucu oluşmuş olan belgelerin yararlı bir biçimde, kuruma değer katacak şekilde yeniden kullanılabilmesi için belgelerin yönetilmesi gerekmektedir. Belgeler kayıtlı bilgilerdir. Bir işi gerçekleştirmede gereksinim duyulan, tekrar üretilebilir bibiçimde saklanan herhangi bilgileri içermektedir.

30 BELGE YÖNETİMİ Sosyal hizmet kuruluşlarında; Çeşitli idari kayıtlar, Hizmet ve müracaatçı raporlarından oluşan belgeler, Günlük faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sonucunda ortaya çıkmakta; Kuruluşların geçmişlerini yansıtmakta ve gelecekleri için de yol göstermektedir.

31 BELGE YÖNETİMİ Kuruluşlar açısından bu denli öneme sahip belgelerin üretildikten sonra; Korunması, İstenilen zamanda kolayca erişilebilmesi, Gerekli olmayanlarının ise yok edilmesi (imhası) işlemleri bir yönetim sürecini gerektirmektedir.

32 BELGE YÖNETİMİ Belge yönetimi; kurumun iş akışı sürecinde; Üretmiş olduğu belgelerin üretimini, Dağıtımını, Dosyalanmasını, Kullanımını ve tasfiyesini kontrol eden idari bir sistemdir.

33 BELGE YÖNETİMİ Yaşam döngüsü: Günümüzde kullanılan tüm belge yönetimi ilkelerinin, uygulamaların, yöntem ve tekniklerin temelini oluşturmaktadır.

34 BELGE YÖNETİMİ Yaşam döngüsü: Yaşam döngüsü, belgelerin üretilmeye başlandığı andan itibaren; Güncel kullanım ve korunması dâhil, Belgelerin imhası ya da bir belge merkezine veya arşiv kurumuna transferi ile gerçekleşen son düzenlemeye kadar kesintisiz tüm aşamaları tanımlayan bir kavramdır

35 BELGE YÖNETİMİ Yaşam döngüsü kavramı şu şekilde de tanımlanabilmektedir; Biyolojik organizma gibi kayıtlı bilgi canlıdır ve doğar (üretim aşaması), yaşar (düzenleme ve kullanım aşaması) ve ölür (ayıklama aşaması). Her bir aşamanın birbirleriyle ilişkili birtakım fonksiyonel uygulamaları bulunmaktadır.

36 BELGE YÖNETİMİ Üretim aşamasında: Formlar, raporlar, talimatlar (emir, yönetmelik, yönerge vb.) ve yazışma unsurları, Düzenleme ve kullanım aşamasında: Dosyalama, iletişim, aktif depolama, güvenlik ve önemli belge unsurları, Ayıklama aşamasında: Belge merkezlerinde depolama, arşivleme ve nihai ayıklama (yok etme) unsurları bulunmaktadır.

37 BELGE YÖNETİMİ Belgeler, kurumlar tarafından üretildiği andan itibaren yönetilmelidir. Bilgi kullanımdayken onun düzenlenmesi, gereksinim duyulmadığında ayıklanmasının yanında, Belgelerin nasıl üretildiği ve hangi bilgileri içerdiği belge yönetiminin ilgi alanını kapsamaktadır.

38 AMACI Belge yönetiminin amacı kurum çalışanlarının; Gereksinim duydukları bilgileri Gereksinim duydukları zamanda; Gereksinim duydukları kapsamla, Elverdiğince ekonomik bir yolla ve onlar için en uygun biçimde sunmaktır.

39 AMACI Bilgilerini, verilerini yönetmek isteyen kurumlar, “Belge Yönetimi”ni uygulamak zorundadır. Yasal zorunlulukların ve kurum hizmet kalitesi hedefinin sürekli artması sonucu, belge yönetimini en iyi şekilde uygulamak gerekmektedir.

40 AMACI Belge yönetimini uygulayan kurumlar: Doğru bilgiyi ve belgeyi doğru süre zarfında saklar. Yasal uyumluluğu sağlar ve bunu en az maliyetle gerçekleştirir. Belge yönetimi saklama ve tasfiye işlemlerini kontrol ve takip eder. Hayati belgeleri iş devamlılığı amacıyla felaketlere karşı korur, arşivler.

41 AMACI Belge yönetimini uygulayan kurumlar: İstenilen bilgiyi istenilen zamanda sağlar. Yönetim ve geliştirme amacıyla teknolojiyi kullanır. Tüm kurum içinde iş akışları ve prosedürleri entegre eder. Belge yönetimi sahiplenme ve güven ortamı sağlar. Devamlı eğitim ve örgütsel iletişim sağlar.

42 AMACI Buna göre belge yönetiminin hedefleri; Yönetici ve çalışan personelin ihtiyaç duydukları bilgi ve belgeye mümkün olan en kısa zamanda ulaşmalarını temin etmektir. Bilgi alışverişinin hızlı ve kesintisiz bir şekilde sürdürülmesini sağlamaktır. Bilgi ve evrakları mümkün olan en az maliyetle sunmaktır.

43 AMACI Bir kurumda belge yönetiminin uygulanmaya başlanmasından önce daha ayrıntılı amaçlar belirlenmelidir. Bu amaçlar hem üst yönetim hem de belge yöneticisinin belge yönetimi programından beklentilerini içermelidir.

44 AMACI Temelde bir belge yönetim programı şu ögelerden oluşmaktadır: 1. Belge kontrol sistemlerinin oluşturulması, 2. Tasnif ve indeksleme sistemlerinin geliştirilmesi ve enformasyon teknolojisinin kullanımı ile bilgiye erişimin hızlandırılması, 3. Kurumda kullanımda olan tüm belgeleri kapsayan saklama planlarının oluşturulması yoluyla belgeler üzerinde saklama kontrol sistemlerinin kurulması

45 AMACI 4. Dosya başlıklarının hazırlanması için tüm kuruluş bünyesinde kuralların geliştirilmesi 5. Özel raporların yönetimi için bir sistemin geliştirilmesi 6. Depolama faaliyetlerinin gelişimi hakkında tavsiyelerde bulunmak 7. Formların tasarımı ve gelişiminin kontrolü için bir sistem kurulması

46 AMACI 8. Kurum için hayati önem taşıyan dokümanlar ve onların uygun ortamlarda saklanması için düzenlenmeleri 9. Belgelerin alternatif taşıyıcılara aktarımlarının incelenmesi ve tavsiyesi 10. Bilgisayar tabanlı olarak okunabilir ortamlarda saklanan belgelerin yönetimi ve kontrolünün sağlanması için kuralların saptanması 11. Kapsamlı el kitaplarının hazırlanması

47 AMACI Belge yönetiminin kurumlar için ne ifade ettiğini belirleyebilmek için kurum yönetimi içerisinde belge yönetiminin yerinin belirlenmesi gerekmektedir. Çağdaş kurumlarda belge yönetimi, idari yönetim içerisinde bir alt sistemi oluşturan bilgi yönetimi içerisinde yer almaktadır. Bilgi yönetimi, kurum içi ve kurumla ilgili tüm bilgi ve belge hizmetlerini koordine eden bir üst yönetim birimidir.

48 FONKSİYONLARI Belge yönetimi, belgenin üretilmesinden nihai tasfiyesine kadar geçen süreninyönetimi olduğu bir süreçtir. Genel olarak bunlar şu şekilde sıralanmaktadır (Kara, 2008); Üretim Kayıt Kullanım Dosyalama Depolama Tanımlama Erişim ve Kullanıcı Hizmetleri Koruma Tasfiye

49 FONKSİYONLARI Üretim: Belge yönetim süreci, belgenin kurum içerisinde üretilmesi sonucu başlamaktadır. Bir belge oluşturulmadan önce onun gerekliliği konusunda önemle düşünülmelidir. Belge gereksizse üretilmemelidir. Belge üretimi göz önüne alınmazsa belge üretimi hızla artar, belgenin düzenlenmesi ve kullanılması giderek güçleşir.

50 FONKSİYONLARI Belge üretimi türleri; Yazışma yönetimi, Torm yönetimi, Rapor yönetimi, Talimat yönetimi olarak dörde ayrılmaktadır..

51 FONKSİYONLARI Yazışma Yönetimi; iç ve dış belgelerin üretim ve kullanım etkinliği ile ilgilidir ve aynı zamanda yazılı iletişim anlayışına göre ortaya çıkmaktadır. Form Yönetimi; bilgilerin doğruluk ve bütünlük içerisinde derlenmesini, gereksiz ifadelerin kullanılmamasını, ifadelerin tekrarından kaçınılmasını, amacın net olarak belirtilmesini, belgenin kolay ve hızlı bir biçimde doldurulabilmesi unsurlarını kapsar.

52 FONKSİYONLARI Rapor Yönetimi; raporların ilgili kişilere dağıtımını, rapor tekrarının yapılmamasını, gereksiz ayrıntılara girilmemesini ve raporların ilgili kademelere zamanında ulaştırılmasını içerir. Talimat Yönetimi ise; çalışanların işlerini nasıl yapacağını, farklı konulardaki işlemlerin nasıl uygulanacağını ve talimatların zamanında ilgili birimlere ve kişilere iletilmesi konularını kapsamaktadır.

53 FONKSİYONLARI Kayıt: Belge yönetimi süreci içerisinde belgelerin üretilmesinden sonra gelen aşama belgelerin kayıt altına alınması aşamasıdır. Belge kayıt işlemi, bir kuruma belli bir konuda başka bir kurum ya da kişiden bir yazının gelip gelmediğinin belirlenmesi için yapılmaktadır.

54 FONKSİYONLARI Belge kayıt işlemi, genel olarak üç farklı şekilde yapılabilir. Bunlar; 1. Belge kayıt defterleri 2. Belge kayıt fişleri 3. Bilgisayar destekli belge kayıt işlemleri

55 FONKSİYONLARI Belge kayıt işlemlerinde göz önünde bulundurulması gereken unsurlar vardır. Bunlar: Belgenin adı veya başlığı Metin tanımı veya özeti Üretim tarihi İletişim ve belgenin teslim alındığı tarih ve saat Üretici Gönderen kişi Alan kişi Fiziksel formdur.

56 FONKSİYONLARI Kullanım: Belgenin üretilmesi ve kayıt altına alınması süreçlerinden sonra belge yönetim fonksiyonlarından kullanım süreci gelir. Belgenin kullanıcıları genel olarak üçe ayrılmaktadır. Bu kullanıcılar: Belgeyi yaratan kişi veya kişiler Belgenin verildiği veya gönderildiği belgeyi alan kişiler Destek personel Belgeyi belirli bir amaç için üreten kişi belgeyi kullanan ilk kişidir. Belgenin üreticisi, belgeyi ürettikten sonra ilgili kişiye gönderir.

57 FONKSİYONLARI Dosyalama: Belge yönetimi sistemi içinde belgelere erişimi kolaylaştırmak, belgelerin bütünlüğünü koruyabilmek ve aynı zamanda belgelere zarar gelmesini önleyebilmek için dosyalama işleminin yapılması gerekmektedir. Dosyalama süreci; örgütün fonksiyonları sonucunda ürettikleri belgelerin belli bir sistem içerisinde düzenlenmesi ve yerleştirilmesidir.

58 FONKSİYONLARI Düzenleme, tek belgelerin anlamlı birer grup hâlinde toparlanması ve oluşturulan bu gruplar arasında doğru ilişkilerin kurulması sürecidir. Belgelerin düzenlenmesi, her bir belge birikiminin, uygun bir organizasyonel sırada, arşivsel bir bütünün içine yerleştirilme sürecidir.

59 FONKSİYONLARI Dosyalama yönetimini hayata geçiren kurum ve kuruluşlarda, işlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır. Kurumun geçmişten bugüne kadar olan tüm faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınacaktır.

60 FONKSİYONLARI Depolama sürecinde, depo yerleşim planının hazırlanmasının yanında yerine getirilmesi gereken birkaç uygulama bulunmaktadır. Bu işlemler şu şekilde sıralanabilir: Depo olarak kullanılacak yerin düzenlenmesi Kurumun bütçesinden depolama için ayrılacak miktar belirlenmelidir. Malzemenin cinsine ve hacmine uygun depolama tekniği belirlenmelidir.

61 FONKSİYONLARI Tanımlama:Tanımlama fonksiyonu, serilerine göre ayrılan dosyaların bibliyografik künyeleri alınarak bilgisayar ortamına aktarılması işlemlerinden oluşmaktadır. Dosya tanımlamaları için standart bir formatın oluşturulması gerekir.

62 FONKSİYONLARI Erişim ve kullanıcı hizmetleri: Belgelerin içeriği ve yapısı konusunda kullanıcılara bilgi sağlama amacıyla araştırma araçlarından yararlanılmaktadır. Araştırma araçları belgeleri tanımlayan, kullanıcılara çeken ve kullanıcıları aradıkları, ihtiyaç duydukları belgelere yönlendiren tanımlama araçlarıdır.

63 FONKSİYONLARI Araştırma araçları genellikle bir özet, kısa bir bilgi ya da belli belge türleri için rehberler şeklindedir. Arşiv dışında kullanılmak amacıyla genelde; Giriş ve tanıtıma yönelik bilgiler, Özet rehberler, Belli konular ya da belgelere yönelik araştırma araçları,

64 FONKSİYONLARI Bilgisayar destekli bölgesel ya da ulusal veritabanları kullanılırken, kurum içerisinde bulunan mevcut bilgi ve belge merkezinde ise, Üreten tarafından hazırlanan araştırma araçları, Sağlama dokümanlar, Ön listeler, envanterler, fiş Kataloglar, bilgisayar destekli dâhili veri tabanları kullanılmaktadır.

65 FONKSİYONLARI Kullanıcı hizmetleri ise, kurumsal belgelerin kullanımlarını teşvik etmek, Kullanıcıları etkin olarak yönlendirmek, Bilgilendirmek, Belgelerin erişilebilir olmasını sağlamak, Geleceğe yönelik belge yönetim programının önceliklerini belirlemeye yönelik kullanım sıklığının analiz edilip ölçülmesini içeren bir süreçtir.

66 FONKSİYONLARI Belge yöneticisi bu hizmetleri sağlarken üç sorumluluğu yerine getirmeye çalışmaktadır; Belgelerin kullanımlarını teşvik etmek, Belge yöneticisi olarak görev, Hedeflerini yerine getirmek ve kullanıcıların araştırma çabalarına yardımcı olmaktır.

67 FONKSİYONLARI Koruma: Malzemenin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup asli özelliğini kaybetmesini önlemedir. Belge yöneticisinin; belge yönetim sistemi bünyesinde bir koruma programı oluşturması önemli ve gereklidir.

68 FONKSİYONLARI Tasfiye: Kanunlar, yönetmelikler veya idari işlemlerle belirlenen saklama süresinin bitiminde ve değerlendirmeyi takiben güncel olmayan belgelerle ilgili olarak yapılan işlemlerdir. Tasfiye işlemlerinde saklama planları yer almaktadır.

69 FONKSİYONLARI Saklama planı, bir kuruluşun, kurumun ya da idari birimin belgeleri içinde arşiv değerine sahip olmaları sebebiyle saklanması gerekenleri niteleyen ve saklanmayacak olanların belirli saklama sürelerinin geçmesini belirleyen belgedir. Saklama planı, belgelerin kurumlarda ne kadar süre ile saklanması gerektiğini gösteren düzenlemelerin genel adıdır.

70 FONKSİYONLARI Belgelerin kontrolsüz bir ortamda çoğalmalarını önlemek amacıyla saklama planlarının geliştirilmesi gerekmektedir. Bu planlar hazırlanırken belgelerin saklanmaları ile ilgili mevcut kanun ve yönetmeliklerin kurum içindeki birimlerin fonksiyonlarını yerine getirmelerindeki ihtiyaçları da göz önüne alınmalıdır.

71 FONKSİYONLARI Belge yönetimi süreçleri kapsamında, belge işlemlerini etkileyen birtakım koşullar da bulunmaktadır. Bunları şöyle sıralayabiliriz: Kurum teşkilat yapısı, Üst ve alt birimler arasındaki hiyerarşik düzen, Birimlerin yapısı, işleyişi ve işlevleri, Kurumun tabi olduğu yasal düzenlemeler.

72 FONKSİYONLARI Kurumun bağlı olduğu ya da hizmet vermekle yükümlü olduğu çevre ile ilişkileri vb. koşullar, gerçekleştirilecek her türlü belge işlemini de etkileyebilmekte ve belirleyebilmektedir. Yasal ve idari koşullar çerçevesinde gerçekleştirilen belge işlemleri, etkili haberleşme, bilgi alışverişi ve sürecin denetimi için vazgeçilmez bir öneme sahiptir.

73 SON Beni Dinlendiğiniz İçin Teşekkür Ederim. Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM