BİLGİ VE İLETİŞİM Kurum içi ve dışı iletişimi 19-21 Ekim 2015 Yrd. Doç. Ahmet Ertugan.

... konulu sunumlar: "BİLGİ VE İLETİŞİM Kurum içi ve dışı iletişimi 19-21 Ekim 2015 Yrd. Doç. Ahmet Ertugan."— Sunum transkripti:

1 BİLGİ VE İLETİŞİM Kurum içi ve dışı iletişimi 19-21 Ekim 2015 Yrd. Doç. Ahmet Ertugan

2 İÇERİK Bilgi Bilgi Yönetimi Yönetim Bilgi Sistemleri Kurum İçi ve Dışı İletişim Raporlama

3 Bilgi İletişim Raporlama Bilgi Bilgi ve Ileti ş im Bilgi Çe ş itleri Bilginin Özellikleri Bilgi Güvenli ğ i Yönetimi YBS

4 Bilgi ve İletişim-1 4 İdareler; Amaç ve hedefleri doğrultusunda, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, Karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi, Hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması, amacıyla uygun bir Bilgi ve İletişim Sistemine sahip olmalıdır.

5 Bilgi ve İletişim-2 5 Bilgi ve iletişim COSO iç kontrol modelinin beş bileşeninden dördüncüsüdür. İdarede; kontrol ortamı gereklilikleri, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri ve izleme bilgi paylaşımı ve iletişim yoluyla sağlanır.

6 Performans Bilgisi Mali Bilgi Mevzuat Bilgisi Yönetsel Bilgi ….. Bilgi Çeşitleri 6

7 Bilginin Özellikleri 7 Zamanlı Kullanılabilir Güncel Doğru Tam Erişilebilir Anlaşılabilir İlgili

8 Bilgi güvenliği, idare içindeki değerli varlıkların kaybedilmesi, yanlış kullanılması ve zarar görmesini önlemeyi ifade eder. Bilgi; kağıt üzerinde (resmi evrak) elektronik ortamda (bilgisayar, veri tabanı) kişiler arasında sözlü bir şekilde olabilmektedir. Bilgi Güvenliği 8

9 Veri bütünlüğünün korunması Yetkisiz erişimin engellenmesi Mahremiyet ve gizliliğin korunması Sistemin devamlılığının sağlanması Bilgi Güvenliğinin Amacı 9

10 Bilgi Yönetimi Bilgi Ihtiyacının Planlanması Bilginin Olu ş turulması ve Toplanması Bilginin Organizasyonu Bilginin Kaydedilmesi, Dosyalanması ve Ar ş ivlenmesi Bilginin Kullanımı ve Payla ş ımı Bilginin Gözden Geçirilmesi ve Korunması İletişim Raporlama Bilgi Yönetimi YBS

11 Bilgi Yönetimi

12 Bilgi İhtiyacının Planlanması Bilgi İhtiyacının Belirlenmesi Planlama Stratejik Amaç ve Hedefler Performans Hedefleri Stratejik Performans Operasyonel

13 BilgininToplanacağı Kaynaklar Belgeler (yasalar, tüzükler, talimatlar, onaylar, makbuzlar, ödeme emirleri…) Müracaatcılar ve diğer bakanlık ve birimler arasındaki etkileşimler Bütçe planları, tahminler, çalışma planları Raporlar, politikalar ve özet notlar Toplantı dokümanları, gündem ve kararlara ilişkin kayıtlar Bilgisayar ortamındaki her tür veri Diğer kaynaklar (örnek: AB uyum çalışmaları)

14 Bilgi Oluşturulması ve Toplanması-1 İdare Açısından Bilginin Değerinin Ölçümü, Zamanında Ulaşımı ve İhtiyaçları Karşılamadaki Başarısı

15 Bilgi Oluşturulması ve Toplanması-2 Stratejik Performans Operasyonel Tasnif

16 Bilginin Organizasyonu Bilgi kullanımında, paylaşımında, arşivlenmesinde ve yok edilmesindeki süreçlerin kolaylaştırılması Bilgiye Erişimde Memnuniyet? Bilginin Zamanında Sunumu? Yasal ve Politik Sınırlar? Güncellik ve İnternet Sayfası?

17 Bilginin Kaydedilmesi, Dosyalanması ve Arşivlenmesi Etkili bir yönetimin sağlanabilmesi için; elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden her türlü evrak ile daire içi haberleşmenin, iş ve işlemlerin kaydedilmesi, sınıflandırılması, dosyalanması ve arşivlenmesi ile bu hizmetlerin kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olması gerekmektedir.

18 Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS) Yönetim Bilgi Sistemi Nedir? İletişim Raporlama Bilgi Yönetimi YBS

19 YBS Nedir?-1 YBS, yöneticilerin karar verebilmeleri için ihtiyaç duydukları stratejik bilginin talep edildiği şekilde sunulmasını sağlayan bilgisayar destekli (yazılım ve donanımdan oluşan) sistemlerdir. Doğru ve eksiksiz bilginin doğru kişilere uygun biçimde ulaştırılmasını hedefler.

20 YBS Nedir?-2 İdarenin, Mali verilerini personele ilişkin bilgileri taşınır/taşınmaz varlıklarına ilişkin bilgileri, performans bilgilerini, kurumsal evrak arşivindeki bilgileri vb. karşılaştırarak değerlendirir.

21 Kurum İçi ve Dışı İletişim Ileti ş im Nedir? Etkili Ileti ş im Kanallarının Özellikleri Ileti ş imin Genel Ilkeleri Kurum Içi Ileti ş im Kurum Dı ş ı Ileti ş im İletişim Raporlama Bilgi Yönetimi YBS

22 İletişim Nedir?-1 İletişim, kişiler ve/veya idareler arasında, hizmet sunumu, kararları destekleme ve paylaşma, faaliyetleri yürütme ve koordine etme gibi amaçlarla yapılan bilgi değişimidir.

23 Sağlıklı bir iç kontrol sisteminin geliştirilmesinde ve iç kontrolün diğer unsurlarının nasıl işlediği hususunda yönetime geri bildirim sağlayarak karar alınmasında kilit bir role sahiptir. İletişim Nedir?-2

24 Etkili İletişim Kanallarının Özellikleri-1 Doğru bilgiyi uygun zamanda sağlayan Kişisel talepleri karşılayan Çalışanları rol ve sorumlulukları (görev tanımı) hakkında bilgilendiren Raporlamayı destekleyen Çalışanlara, iyileştirmeye yönelik önerilerde bulunma imkanı sağlayan

25 Etkili İletişim Kanallarının Özellikleri-2 Üst yönetimin anlayabileceği mesajlar ileten ve bu şekilde karar almalarını sağlayan Çalışanları iç kontrolün ve karar alınmasının önemi hususunda bilgilendiren Kurum içi ve dışı iletişime yönelik Hedef kitlelerin doğru olarak belirlendiği

26 İletişimin Genel İlkeleri Doğruluk Objektiflik Tam Bilgi Anlaşılırlık Açıklık Erişebilirlik Hesap Verilebilirlik Farklı Araçlarla İletişim Adil, Hızlı ve Yanıtlayıcı Teknolojik ve Yenilikçi

27 Kurum İçi İletişim-1 Çalışanlara düzenli olarak yazılı veya elektronik ortamda bilgilendirme yapılmalıdır. İdarenin misyon, vizyon ve hedefleri ile özel hedeflerinin, görev ve sorumlulukları çerçevesinde tüm personele duyurulmasına ilişkin gerekli mekanizmalar oluşturulmalıdır.

28 Kurum İçi İletişim-2 Çalışanların fikir ve önerileri dinlenmeli, görüşleri alınmalıdır. Bu amaçla kurum içi iletişim seminerleri ve eğitim programları düzenlenmelidir.

29 Dikey İletişim İdare içinde, faaliyet ve işlemlere ilişkin personelden yöneticilere doğru işleyen bir raporlama sistemi kurulmalıdır. (toplantı tutanakları, birim faaliyet raporları, haftalık veya günlük sözlü veya elektronik ortamda bilgi alışverişi, yöneticinin günlük faaliyetleri izleyebileceği raporlama sistemi v.s.).

30 Yatay İletişim Yöneticilerin kendi aralarında düzenli aralıklarla görev alanları ve yönetimle ilgili sorun ve önerileri hakkında fikir paylaşımında bulunmalarını sağlayacak toplantılar düzenlenmelidir.

31 Kurum Dışı İletişim Bilgi ve Hizmetlere Ulaşım İnternet Sayfası Konferans ve Seminerler Performans Programı Faaliyet Raporu Şikayet ve Dilek

32 Raporlama Raporlama A ğ ı İletişim Raporlama Özellikler Yönetimi YBS

33 Etkili bir iç kontrol sistemini kurabilmek ve kontrollerin etkililiğinin izlenmesini kolaylaştırmak açısından raporlar önemli bir araçtır. Yöneticiler karar verirken kendilerine sunulan raporları dikkate almalıdırlar. Bu bağlamda, doğru, kısa ve öz raporlar yöneticilerin işini kolaylaştıracaktır. Raporlama-1

34 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla; İdare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, Birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmeli, Dış raporlama mekanizmaları da dikkate alınmalıdır. Raporlama-2

35 Raporlama Ağı-1

36 Kurum içi yatay raporlama örneği: Bir eğitim programına katılan personelin eğitim sonuçlarına ilişkin hazırlayacağı raporu meslektaşları ile paylaşması, Diğer birimler ile paylaşılan toplantı tutanakları Kurum içi dikey raporlama örneği: Üst yönetime sunulan gerekçeli öneri raporu, Üst yönetime sunulan iç denetim raporları, Üst yönetime sunulan dönemlik faaliyet raporları Kurum dışı raporlama örneği: Üst yönetici tarafından hazırlanan ilgili bakanlıklar ve kamuoyuna duyurulan yıllık faaliyet raporları Raporlama Ağı-2

37 SORULARINIZ

38