Proje Yönetimi.

... konulu sunumlar: "Proje Yönetimi."— Sunum transkripti:

1 Proje Yönetimi

2 Dersin Amacı Proje ve proje yönetimi kavramları
Proje yönetiminin neden gerekli olduğu Farklı organizasyon yapılarında proje yönetimi uygulamaları Gerçek hayatta proje yönetiminin uygulamasının fayda ve sonuçları Sertifikasyon ve önemi

3 Proje Nedir? Proje, kendine özgün bir ürün, servis veya sonuç (benzersiz bir ürün yaratmak) yaratmak amacıyla yapılan geçici bir çalışmadır. Ana Özellikleri: Geçici olması (Sınırlı Süreli Olması) Kendine özgün bir ürün, servis veya sonuç yaratmak amacıyla yapılması

4 Proje Nedir? Aşağıdakilerden hangisi projenin özelliği değildir ?
Geçici Belirli başlangıç ve bitiş İlişkili aktiviteler Düzenli olarak tekrarlanması

5 Operasyon Nedir ? Sürekli ve tekrarlayan tarzda bir çalışmadır.
Aşağıdakilerden hangisi bir proje değildir ? Köprü yapımı Yeni bir yazılım programı uygulamaya alma Yeni bir mağaza tasarımı Aylık faturalar çıkarma

6 Proje Yönetimi Nedir? Proje yönetimi, projenin gereksinimlerini karşılamak için, bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje aktivitelerine uygulanmasıdır.

7 Projeler Nasıl Ortaya Çıkar?
Pazar talebi İş süreçleriyle ilgili gereksinimler Müşteri isteği Teknolojik gelişmeler Yasal zorunluluklar Sosyal gereksinimler

8 Proje Yönetim Ofisi Nedir?
Proje Ofisi, proje yönetimi ilkelerinin organizasyon içerisindeki tüm projelere uygulanması ve gerçek proje başarısının elde edilmesi amacı ile kurulmuş yapıdır.

9 Projenin Paydaşları (Stakeholder):
Paydaşlar (Stakeholder): Yapılan işi/projeyi doğrudan veya dolaylı olarak etkileyebilecek veya yapılan işten/projeden doğrudan veya dolaylı etkilenebilecek bütün kişi, grup ve kurumlardır. Paydaş Analizi: Tüm paydaş grupların, bu grupların proje ile ilişkilerinin, güçlerinin, etkilerinin ve katılım stratejilerinin belirlenmesidir.

10 Projenin Paydaşları (Stakeholder):

11 Paydaş Etki ve Önem Matrisi
Etki: Paydaşın kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücü Önem: Kuruluşun paydaşın beklenti ve taleplerinin karşılanması konusuna verdiği öncelik

12 Paydaş Etki ve Önem Matrisi
Paydaş analizi çalışmasından sonra bir bölüm yöneticisinin ilgisinin düşük, gücünün yüksek olduğunu farkettiniz. Projenin tamamlanması için kendisinin kritik pozisyonda olduğunu biliyorsunuz. Bu durumda projede kendisine karşı nasıl bir strateji geliştirmeniz gerekmektidir ? Yakından yönetilmeli Bilgilendirilmeli Takip altında tutulmalı Tatminkar tutulmalı

13 Organizasyon Yapıları
Fonksiyonel Organizasyon

14 Organizasyon Yapıları
Zayıf Matris Organizasyon

15 Organizasyon Yapıları
Dengeli Matris Organizasyon

16 Organizasyon Yapıları
Güçlü Matris Organizasyon

17 Organizasyon Yapıları
Proje Bazlı Organizasyon

18 Organizasyon Yapıları
Karma Organizasyon

19 Organizasyon Yapıları
Projelerin yönetilmesiyle ilgili olarak, bir şirket organizasyonel yapı değişikliği sürecinde bulunmaktadır. Zayıf matris yapıdan kuvvetli matris yapıya geçerken, yönetim gücü ne şekilde değişir ? Proje yöneticisinden fonksiyonel yöneticiye doğru kayar. Hızlandırıcıdan koordinatöre doğru kayar. Fonksiyonel yöneticiden proje yöneticisine doğru kayar. Fonksiyonel yöneticiden sponsora doğru kayar.

20 Proje Yönetimi Süreç Grupları
Başlangıç – Projenin başlamasına yönelik izin ve onaylama Planlama – Proje hedeflerinin belirlenmesi, hedeflere ulaşmada alternatif yolların oluşturulması ve en uygunun seçilmesi Uygulama – İnsan ve diğer kaynakları koordine ederek planın hayata geçirilmesi İzleme ve Kontrol – Yürüyen faaliyetleri düzenli olarak takip etme ve planlarla karşılaştırma, hedeflerden sapmayı önlemek için düzeltici faaliyetleri uygulama Kapanış – Proje bitisinin ve kabulünün resmilestirilmesi

21 Proje Yönetimi Süreç Akışı

22 Proje Yaşam Döngüsü Maliyet & Zaman

23 Proje Yönetimi Bilgi Alanları
1. Proje Kapsam Yönetimi 2. Proje Zaman Yönetimi 3. Proje Maliyet Yönetimi 4. Proje Kalite Yönetimi 5. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi 6. Proje İletişim Yönetimi 7. Proje Risk Yönetimi 8. Proje Satınalma Yönetimi 9. Proje Entegrasyon Yönetimi

24 PROJE YÖNETİMİ SÜREÇ HARİTASI

25 Proje Entegrasyon Yönetimi
Proje yönetimi süreç grupları içindeki değiskenleri tanımlamak, birlestirmek ve koordine etmek için yapılan faaliyetlerin bulunduğu bölümdür. 1. Proje Duyurusu Oluşturma 2. Ön Proje Tanımlama Dokümanı Oluşturma 3. Proje Yönetim Planı Oluşturma 4. Proje Uygulamasını Yönlendirme ve Yönetme 5. Proje İslerinin Takibi ve Kontrolü 6. Genel Değisiklik Kontrolü 7. Proje Kapanışı

26 Proje Entegrasyon Yönetimi
Başlangıç Süreçleri : Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi Bir projeyi ya da fazı resmi olarak onaylayan bir belge geliştirme ve paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamaya yönelik başlangıç gereksinimlerini belgeleme sürecidir. Proje yöneticisi bu aşamada belirlenmeli ve görevlendirilmelidir. Proje yöneticisinin bu belgenin hazırlanmasına katılması tavsiye edilen bir durumdur çünkü bu belge proje yöneticisine kaynakları proje aktivitelerine tahsis etme yetkisi verir. Proje başlatıcısı veya sponsoru başlatma belgesini oluşturur ya da bunun için proje yöneticisine yetki verir.

27 4.Proje Entegrasyon Yönetimi
Başlangıç Süreçleri : Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi - İçerik Amaç Başarı Kriterleri Yüksek Seviye Riskler Onay Gereksinimleri Atanan Proje Yöneticisinin İsmi İmzalar

28 ÖRNEK – Proje Duyurusu / Başlatma Belgesi

29 Proje Entegrasyon Yönetimi
Başlangıç Süreçleri : Proje Seçim Kriterleri : Net Bugünkü Değerler (NBD) = Gelirler – Giderler Geri Dönüş Süresi (GDS) = Kendini amorte etme süresi Fayda Maliyet Oranı (FMO) = Gelirler / Giderler Fırsat Maliyeti : Bir seçeneğin tercih edilmesiden sonra, öteki seçeneğin getirebileceği kar miktarına denir.

30 Proje Entegrasyon Yönetimi
Planlama Süreçleri : Proje Yönetim Planı : Projenin yürütülmesi için yol göstericidir. Onaylanması gerektiği için ve yürütme – izleme – kontrol aşamalarında referans alınacağı için temel çizgi olarak adlandırılır. Proje Yöneticisi tarafından hazırlanır.

31 Proje Entegrasyon Yönetimi
Yürütme Süreçleri : Bu aşamada proje ekibi planlanan proje aktivitelerini yürütür. Proje yönetim planı onaylanmış olmalıdır. Ortaya çıkan iş sonuçları analiz edilir.

32 Proje Entegrasyon Yönetimi
İzleme ve Kontrol Süreçleri : Değişiklik talepleri değerlendirilir. Çabuk karar gerektiren bir durum varsa veya ufak çapta bir değişiklik talebi gelirse, proje yöneticisi kendisi karar alıp ilgili kişilere haber vermelidir. Aksi durumda, Değişiklik Kontrol Kurulu talebi değerlendirir. Değişiklik Kontrol Kurulu: Değişiklik taleplerini değerlendirmek üzere toplantılar yapar ve bu talepleri onaylar ya da reddeder. Müşteri Temsilcisi Sponsor Proje Yöneticisi

33 Proje Entegrasyon Yönetimi
İzleme ve Kontrol Süreçleri : Düzeltici Eylem Önleyici Eylem Kusurların Giderilmesi

34 Proje Entegrasyon Yönetimi
İzleme ve Kontrol Süreçleri : Proje yürütülürken, yönetim bir değişiklik talebi getirir. Proje yöneticisini yapması gereken ilk iş nedir? Projenin tamamlanmasını beklemek Değişikliğin kapsamını anlamak Müşteriye değişikliğin geldiğini haber vermek Ekibe değişikliği kabul etmelerini söylemek

35 Proje Entegrasyon Yönetimi
Kapanış Süreçleri : Projenin veya Fazın Kapatılması : Finansal açıdan açık kalan konuların kapatılması Projenin başarısının değerlendirilmesi Alınan dersler raporunun düzenlenmesi Proje dökümanlarının arşivlenmesi Kaynakların serbest bırakılması Kutlama

36 Proje Kapsam Yönetimi Bir projenin başarıyla tamamlanabilmesi için gerekli iş adımlarının detaylı olarak ele alındığı proje yönetimi bilgi alanıdır. 1. Gereksinimlerin Toplanması 2. Kapsam Tanımlama 3. İs Kırılım Yapısı Oluşturma 4. Kapsam Doğrulama 5. Kapsam Değişiklik Kontrolü

37 Ürün Tanım Örneği

38 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri : Gereksinimlerin Toplanması:
Burada bir çok bilgi toplama methodu kullanılabilir. Rehberli Çalıştay : Farklı birimlerden ana paydaşların bir araya getirildiği odaklanmış toplantılardır. Delphi Tekniği : Seçilen bir grup uzman, her gereksinim toplama turunda alınan yanıtlara ilişkin kendilerine gönderilen formu doldurur ve geri bildirim sağlar. İsimler saklı kalır ve yanıtlara sadece rehber erişebilir.

39 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri : Kapsamın Tanımlanması:
Proje kapsam bildirimi hazırlanır. Teslimatlar, kısıtlar, varsayımlar gibi konular detaylandırılır. Proje kapsam bildirimi : Proje Kapsamı: Proje çıktılarını üretmek için yapılması gereken işler Ürün Kapsamı :Proje çıktılarında bulunması gereken özellikler Kısıtlar : Proje ekibinin seçeneklerini daraltan şeyler Varsayımlar : Planlama amacıyla doğru kabul edilen şeyler

40 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri :
Aşağıdakilerden hangisi bir proje kısıtı olarak değerlendirilmez ? Kapsam Zaman Maliyet Görünüm

41 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri :
Aşağıdakilerden hangisi kapsamın tanımlanması sürecinden sonra gelmez ? Aktivite sürelerinin tahmin edilmesi İnsna kaynakları planının geliştirilmesi Gereksinimlerin toplanması Maliyetlerin tahminlenmesi

42 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri : İKY’ nin Oluşturulması:
İş kırılım yapısı belirlenirken ayrıştırma tekniği kullanılır. Proje hiyerarşik olarak çalışma paketlerine kadar detaylandırılır. Bu kırılım uygun şekilde yönetilebilecek seviyede olmalıdır. Yaklaşan Dalga Planlaması: Çok ileri bir tarihte gerçekleştirilecek bir teslimat ya da alt proje için ayrıştırma mümkün olmayabilir. Ayrıntıların geliştirilebilmesi için genellikle teslimatın veya alt projenin ortaya çıkması beklenir. Buna yaklaşan dalga planlaması denir.

43 Proje Kapsam Yönetimi IKY Örneği

44 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri :
Aşağıdakilerden hangisi iş kırılım yapısını oluştururken kullanılmaz ? Organizasyonel süreç ve varlıklar Kalite ölçümleri Gereksinim dökümantasyonu Proje kapsam bildirimi

45 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri :
Aşağıdakilerden hangisi iş kırılım yapısının oluşturulması esnasında kullanılabilecek temel bir kuraldır ? İlk satır, projede ortaya çıkan ürünü tasvir etmelidir. İş kırılım yapıs, projenin tamamlanması için gerekli olan aktiviteleri kronolojik olarak sıralamalıdır. İş kırılım yapısının her seviyesi, bir üst seviyedeki maddenin bir parçası olmalıdır. İş kırılım yapsı, fonksiyonel departmanlara göre organize edilmelidir.

46 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri : Kapsamın Doğrulanması
Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmileştirme sürecidir.

47 Proje Kapsam Yönetimi Planlama Süreçleri : Kapsamın Kontrolü
Bu süreçte kapsamın durumu takip edilir ve yönetilir. Kapsam Kayması : Proje kapsamının kontrolsüz bir şekilde değişmesi veya genişlemesi problemidir. Altın Kaplama: Gereksiz yere fazladan iş yapma hatasıdır.

48 Proje Zaman Yönetimi Projenin hedeflenen zamanda tamamlanabilmesi için proje yöneticisi ve takımının bilmesi gereken temel konuların ele alındığı proje yönetimi bilgi alanıdır. 1. Aktivite Tanımlama 2. Aktivite Sıralama 3. Aktivite Kaynakları Tahminleme 4. Aktivite Süresi Tahminleme 5. Zaman Programı Olusturma 6. Zaman Programı Kontrolü

49 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivitelerin Tanımlanması
Bu süreçte İKY referans alınarak, aktiviteler ve kilometre taşları belirlenir. Kilometre taşları, önemli teslimatların tamamlandığını gösteren noktalardır.

50 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivitelerin Sıralanması
Proje aktiviteleri arasındaki ilişkileri belirleme ve belgeleme sürecidir. Aktiviteler mantıksal ilişkiler kullanılarak sıralanır.

51 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivitelerin Sıralanması
Öncelik Şeması Methodu : Bitiş – Başlangıç : Ardıl aktivitenin başlangıcı, öncel aktivitenin bitişine bağlıdır. Bitiş – Bitiş : Ardıl aktivitenin bitişi, öncel aktivitenin bitişine bağlıdır. Başlangıç – Başlangıç : Ardıl aktivitenin başlangıcı, öncel aktivitenin başlangıcına bağlıdır. Başlangıç–Bitiş : Ardıl aktivitenin bitişi, öncel aktivitenin başlangıcına bağlıdır.

52 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivitelerin Sıralanması
Finish-to-start B işi A işi bitene kadar başlayamaz B A Start-to-start B işi A işi başlayana kadar başlayamaz B A Finish-to-finish B işi A işi bitene kadar bitemez B A Start-to finish B işi A işi başlayana kadar bitemez B

53 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivitelerin Sıralanması
Bağımlılık Belirleme : Zorunlu Bağımlılıklar: Çalışmasının doğasında olan. İsteğe Bağlı Bağımlılıklar: Proje ekibinin tercihleri sonucunda ortaya çıkan Harici Bağımlılıklar: Proje aktiviteleri ile proje dışı aktiviteler arasındaki arasındaki ilişkilerdir. Proje ekibinin kontrolü dışındadır.

54 Proje Zaman Yönetimi Aktivitelerin Sıralanması Gantt Grafiği

55 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri : Aktivitelerin Sıralanması
Öncel Şema Methodu

56 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Genellikle, aşağıdakilerden hangisini göstermek için, öncel şema yerine çubuk grafik tercih edilmelidir ? Mantıksal bağlantıları Kalite Kaynak kullanımındaki artıları ve eksileri inceleme İlerleme veya o anki durumu gösterme

57 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi Ne tip kaynak gerektiği (insan, cihaz, malzeme,..), ve ne miktarda, ne zaman gerekeceği tahminlenir. Aşağıdan Yukarıya Tahminleme : Bir aktivite makul bir kesinlik derecesiyle tahmin edilemiyorsa, bunun içindeki çalışmalar daha fazla ayrıştırılır. Kaynak ihtiyaçları tahmin edilir. Daha sonra bunlar toplanarak aktivite kaynağı hesaplanır.

58 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi Tahmin edilen kaynaklarla her bir aktivitenin tamamlanması için gerekli çalışma sürelerini yaklaşık olarak tahmin etme sürecidir.

59 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi PERT (Program Evaluation and Review Technique) p:Kötümser süre m:En olası süresi o:İyimser süre Süre = ( p + 4m + o) / 6

60 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi PERT (Program Evaluation and Review Technique) Örnek: iyimser zaman = 8 gün olası zaman = 10 gün kötümser zaman = 24 gün Tahmini Süre = (8+4x10+24)/6 = 12 gün

61 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi Örneksel Tahmin : Daha önce yürütülmüş bir projedeki süre, bütçe, büyüklük, ağırlık ve karmaşıklık gibi parametreler, gelecekte yürütülecek benzer bir projedeki aynı parametreler ya da ölçümlerin tahmin edilmesinde kullanılır. Az maliyetli ve hızlıdır. Doğruluk derecesi azdır.

62 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi Parametrik Tahmin: Tarihsel bilgiler ile diğer değişkenler (metrekare) arasındaki istatistiksel ilişki kullanılarak yapılan tahminlemedir.

63 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi Zaman planını yapmak üzere aktivite sıralamalarını, sürelerini, kaynak gereksinimlerini ve kısıtları analiz etme sürecidir.

64 Proje Zaman Yönetimi Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi

65 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi Kritik Yol : Zaman çizelgesindeki yolların en uzunu kritik yoldur. Projenin en erken ne zaman biteceğini gösterir. Birden fazla olabilir. Kritik yoldaki gecikme projenin gecikmesine sebep olur. Toplam bolluğu sıfırdır. Bolluk : Projenin bitiş tarihini geciktirmemek şartıyla, bir aktivitenin en fazla ne kadar gecikebileceğini gösterir. Bolluk = Geç Başlama – Erken Başlama = Geç Bitiş – Erken Bitiş

66 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Bir projenin üç tane kritik yolu vardır. Aşağıdakilerden hangisi bunun projeye olan etkisini en iyi şekilde açıklar ? Yönetimi kolaylaşır. Projenin riskini arttırır. Daha fazla insan kaynağına ihtiyaç duyulur. Proje daha pahalıya mal olur.

67 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi Zaman Çizelgesi Sıkıştırma: Kaynak Yükleme (maliyet ve risk artar) Paralel Çalışma (risk artar)

68 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi Zaman Çizelgesi Sıkıştırma: Mevcut durum Kaynak Yükleme Paralel Çalışma

69 Proje Zaman Yönetimi Planlama Süreçleri :
Projenin daha çabuk bitmesi için, proje yöneticisi ilgili aktiviteler için kaynak yüklemenin maliyetinin ne olacağına bakmaktadır. İlaveten neyi göz önüne almak iyi bir yöntem olur ? Kaynak yüklemenin getireceği ilave risk Hangi aktivitelere kaynak yüklemesi yapılacağına dair müşterinin görüşü Hangi aktivitelere hangi sırada kaynak yüklemesi yapılacağına dair patronun görüşü Aktivitenin hangi proje hayat döngüsü fazında gerçekleşeceği

70 Engin Aktaş TEŞEKKÜRLER…