Süreç Grupları ve Kapsam Yönetimi

... konulu sunumlar: "Süreç Grupları ve Kapsam Yönetimi"— Sunum transkripti:

1 Süreç Grupları ve Kapsam Yönetimi
Proje Yönetimi Süreç Grupları ve Kapsam Yönetimi Proje Yönetimi

2 Süreç Grupları, Bilgi Alanları,
İçerik : Süreç Grupları, Bilgi Alanları, Proje Başlangıcı,Planlama,Uygulama,Kontrol,Kapama, Proje Kapsam Yönetimi ve Doküman, Örnek Proje Kartı, WBS,Örnekler, Proje Yönetimi

3 Proje Yönetimi Nedir? Proje taraflarının, projeden kaynaklanan ihtiyaçlarını karşılamak için bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje aktivitelerine uygulanmasıdır. Hatırlatma The Project Management Institute (PMI) Proje Yönetimi konusundaki uluslararası bir organizasyondur. ( PMI - Project Management Professional (PMP) sertifikasyon sınavları düzenlemektedir. PMP proje deneyimi olan, proje etik kurallarını kabul eden ve PMP sınavını kazananlardan seçilmektedir. PMP sertifikasyonunu geçen sayısı hızla artmaktadır. PMI gibi başka organizasyonlarda sertifikasyon programları yapmaktadırlar. (PMI*, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p. 6) Proje Yönetimi

4 Proje Yönetimi Süreç Grupları
Proje Yönetimi birbiri ile ilişkili süreçler bütünü olarak düşünülebilir. Başlangıç süreçleri Planlama Süreçleri Uygulama Süreçleri Kontrol Süreçleri Kapama Süreçleri Başlama Süreçleri Planlama Kontrol Kapama Uygulama Projeler birbirinden farklı olduğu gibi yaklaşımlarda farklı olacaktır. Birçok organizasyon kendi BT proje yönetim metodolojisini geliştirmektedir. Blue Cross – PMBOK’u kullanmaktadır Proje Yönetimi

5 Proje Kapsam Yönetimi Nedir?
Kapsam projede yaratılacak tüm ürünlerin gerçekleştirilmesi ile ilgili tüm işleri ve süreçleri ifade eder. Yapılacak ve yapılmayacak olanları tanımlar.. Teslimatlar projenin parçası olan ürünlerdir. (Donanım yada yazılım, planlama dokümanları, toplantı notları vb.) Proje Yönetimi

6 Proje Kapsam Yönetimi Süreçleri
Başlama Kapsam Planlama Kapsam Tanımlama(WBS) Kapsam Onaylama Kapsam Değişim Kontrolü Başlama: projeye başlama yada sonraki aşamaya devam etme Kapsam Planlama: Gelecekteki proje kararlarına temel teşkil edecek dokümanların oluşturulmasıdır Kapsam Tanımlama: ana proje teslimatlarının daha küçük yönetilebilir parçalara bölünmesidir Kapsam Onaylama: proje kapsamının onaylanmasının formülarize edilmesidir Kapsam Değişim Kontrolü: proje kapsamındaki değişikliklerin kontrolüdür Proje Yönetimi

7 Süreç grupları ve Bilgi alanları arasındaki İlişkiler (PMBOK®)
PROSES GRUPLARI/BİLGİ ALANLARI BAŞLAMA PLANLAMA UYGULAMA KONTROL KAPAMA 1.Proje Entegrasyon Yönetimi 1.1 Proje Planı geliştirme 1.2 Proje Planını Uygulama 1.3 Entegre Değişim Kontrolü 2.Proje Kapsam Yönetimi 2.1Başlama (Gereksinimlerin Toplanması.) 2.2 Kapsam Tanımlama 2.3 Kapsam Planlama (WBS) 2.4 Kapsam Doğrulama 2.5 Kapsam değ. Kontrol 3.Proje Zaman Yönetimi 3.1 Aktivite Tanımlama 3.2 Aktiviteleri Sıralama 3.3 Aktivite Sürelerini Belirleme 3.4 Çizelge Geliştirme 3.5 Çizelge Kontrol 4.Proje Maliyet Yönetimi 4.1 Kaynak Planlama 4.2 Maliyet Belirleme 4.3 Maliyeti Bütçeleme 4.4 Maliyet Kontrol 5.Proje Kalite Yönetimi 5.1 Kalite Planlama 5.2 Kalite Teminatları 5.3 Kalite Kontrol 6.Proje İnsan Kaynakları Yönetimi 6.1 Organizasyonel Plan 6.2 Personel Edinme 6.3 Grup Geliştirme 7.Proje İletişim Yönetimi 7.1 İletişim Planlama 7.2 Bilgi Dağıtımı 7.3 Performans Raporlama 7.4 İdari Kapama 8.Proje Risk Yönetimi 8.1 Risk Yönetimi Planlama 8.2 Risk Tanımlama 8.3 Nitel Risk Analizi 8.4 Nicel Risk Analizi 8.5 Risklere Karşı Planlama 8.6 Risk Görüntüleme ve Kontrol 9.Proje Tedarik Yönetimi 9.1 Tedarik Planlama 9.2 Tedarikçi Planlama 9.3 Tedarik Etme 9.4 Kaynak seçimi 9.5 İletişim Sorumlusu 9.6 Tedarik Proje Yönetimi

8

9 Proje Başlangıcı Projeye başlamak yeni bir projeye karar verme yada başlama aşamasıdır. Çıktıları: Proje Yöneticisinin atanması Paydaşların tanımlanması İş planının tamamlanması Proje tanımını tamamlamak ve onaylatmak Başlama Süreçleri Planlama Süreçleri Kontrol Süreçleri Uygulama Süreçleri Bazı organizasyonlar ön başlangıç aşaması ile başlarlar ve öncelikle projenin karlılığı ile ilgili çalışmaları yaparlar Ana amaç projeyi seçme yada başlatmaktır. Her organizasyon kendine has proje başlangıç dokümanları oluşturabilir. Önemli olan proje ihtiyaçlarını , paydaşlarını ve hedeflerini açık ve net bir şekilde tanımlayabilmektir. 1.Gereksinimlerin Toplanması Proje hedeflerine ulaşmak amacıyla, paydaşların ihtiyaçlarının tanımlanması ve belgelenmesi sürecidir. Proje ve ürün gereksinimlerinin ne kadar titiz bir şekilde belirlendiği ve yönetildiği, projenin başarısını doğrudan doğruya etkiler. Gereksinimler,sponsorun, müşterinin ve diğer paydaşların nicel olarak ifade edilmiş ve belgelenmiş ihtiyaçları ve beklentileridir. Bu gereksinimlerin, projenin yürütülmesi başlayınca ölçülebilecek bir ayrıntı düzeyinde belirlenmesi, analiz edilmesi ve kaydedilmesi gerekir. Kapama Süreçleri Proje Yönetimi

10 Gereksinimlerin Toplanması :Veri Akış Şeması
Kapsamın Doğrulanması Proje Başlangıç Belgesinin Geliştirilmesi Paydaşların Belirlenmesi Proje Yönetim Planının Geliştirilmesi Tedariklerin Planlanması -Proje Başlangıç Belgesi -Gereksinim dökümantasyonu İAY ‘ nin Oluşturulması Kapsamın Kontrolü Tanımlanması -Gereksinim izlenebilirlik matrisi -Gereksinim dokümantasyonu -Paydaş Listesi Gereksinimlerin Toplanması :Veri Akış Şeması Proje Başlatma Belgesi Üst seviyedeki proje gereksinimlerini ve projenin üst seviyedeki ürün tanımlanmasını sağlamak için kullanılır. Bundan yola çıkılarak ayrıntılı ürün gereksinimleri geliştirilebilir. Paydaş Listesi Ayrıntılı proje ve ürün gereksinimleri için bilgi sağlayabilicek paydaşların belirlenmesi için kullanılır. Görüşmeler Paydaşlarla doğrudan konuşarak onlardan bilgi almaya yönelik resmi yada gayri resmi bir yaklaşımdır. Genellikle önceden hazırlanmış yada hazırlıksız sorular yönelterek ve alınan cevaplar kaydedilerek gerçekleştirilir. Görüşmeler çoğu zaman birebir görüşmeler şeklinde yapılır, ama bazen görüşmeyi yapan ve/veya kendisiyle görüşme yapılan kişiler birden fazla olabilir. Odak Grupları Önceden belirlenmiş paydaşların ve belirli konularda uzmanlaşmış kişilerin önerilen ürün, hizmet ya da sonuç hakkındaki beklentilerini ve tutumlarını öğrenmek amacıyla bu paydaş ve uzman kişileri bir araya getirir. Rehberli Çalıştaylar Ürün gereksinimlerini tanımlamak amacıyla farklı birimlerden ana paydaşların bir araya getirildiği odaklanmış toplantılardır. Çalıştaylar birimler arası gereksinimlerin tanımlanmasını ve paydaşlar arasındaki farklılıkların uzlaştırılmasını hızlı bir şekilde gerçekleştirmek için en elverişli teknik olarak görülmektedir.

11 1.2.Gereksinimlerin Toplanması: Araç ve Teknikler
4.Grup yeni yöntem geliştirme teknikleri Proje ve ürün gereksinimlerini belirlemek için çeşitli grup aktiviteleri düzenlenebilir. -Beyin fırtınası: Proje ve ürün gereksinimlerine ilişkin çok sayıda fikir üretmek ve toplamak için kullanılan bir tekniktir. -Nominal grup tekniği: Beyin fırtınasını daha da ileriye götürmeyi amaçlayan bu teknikte, bir oylama süreciyle, yeni beyin fırtınalarında kullanılmak ya da öncelik sırasına sokulmak üzere en yararlı fikirler seçilir. Delphi tekniği: Seçilen bir grup uzman, her gereksinim toplama turunda alınan yanıtlara ilişkin olarak kendilerine gönderilen formları doldurur ve geribildirim sağlar. İsimlerin saklı tutulması amacıyla yanıtlara sadece rehberin erişmesine izin verilir. -Fikir/zihin haritalama: Her bir beyin fırtınasında üretilen fikirler, ortaklıkları ve görüş ayrılıklarını yansıtmak ve yeni fikirler üretmek amacıyla tek bir harita şeklinde bir araya getirilir. -Yakınlık şeması: Çok sayıda fikrin gruplandırılarak gözden geçirilmesine ve analiz edilmesine imkan tanıyan bir tekniktir. Grup Halinde Karar Alma Teknikleri Bir grup kararına ulaşmanın çeşitli yöntemleri vardır.Örneğin; -Oybirliği:Herkesin bir hareket tarzı üzerinden fikir birliğine varılması -Mutlak çoğunluk:Grubun üyelerinin yüzde 50sinden fazlasının desteği. -Nispi çoğunluk:Mutlak çoğunluğa ulaşamasa bile gruptaki en büyük kesimin kararı geçerli olur. -Direktörlük:Tek bir kişi grup adına karar verir. 6.Soru Formları ve Anketleri Soru formları ve anketler, çok sayıda kişiden kısa sürede bilgi toplamak amacıyla tasarlanmış yazılı soru gruplarıdır. 7.Gözlemler Gözlemler kişileri kendi ortamlarında izleyerek onların işlerini ya da görevlerini nasıl yerine getirdiklerinin ve süreçleri nasıl yürüttüklerinin görülmesini sağlar.Özellikle ürünü kullanan insanların kendi gereksinimlerini açıklamakta güçlük çektikleri ya da isteksizlik gösterdikleri ayrıntılı süreçlere uygun bir tekniktir. 8.Prototipler Prototipleme, üretilmesi beklenen ürünü gerçekten üretmeden önce onun bir çalışma modelini sağlayarak gereksinimler konusunda bir ön geribildirim elde etme yöntemidir. 1.Gereksinim Dökümantasyonu Gereksinim dökümantasyonu, her bir gereksinimin projeyle bağlantılı iş ihtiyaçlarını nasıl karşıladığını açıklar. Gereksinimler başlangıçta genel bir liste olarak hazırlanabilir ve daha çok bilgi elde edildikçe kademeli olarak daha ayrıntılı hale gelebilir.Gereksinim temel çizgisinin belirlenebilmesi için gereksinimlerin açık ve net, izlenebilir, tam, tutarlı ve ana paydaşlarca kabul edilebilir nitelikte olmaları gereklidir.Bir gereksinim dökümantasyonunun formatı, tüm gereksinimleri paydaşlara ve önceliklere göre sınıflayan basit bir listeden, yönetici özeti, ayrıntılı açıklamalar ve ek belgeler içeren daha karmaşık formatlara kadar farklılık gösterilebilir. 2.Gereksinim Yönetim Planı Gereksinim yönetim planı, gereksinimlerin proje süresince nasıl analiz edileceğini,belgeleneceğini ve yönetimini belgeler. 3.Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi Gereksinimlerin başlangıç noktalarıyla bağlantısını gösteren ve proje yaşam döngüsü boyunca izlenebilmesini sağlayan bir tablodur.Bir gereksinim izlenebilirlik matrisinin uygulanması,gereksinimleri iş ve proje hedefleriyle bağlantılı hale getirerek her bir iş değeri katmasını güvence altına almaya katkıda bulunur.

12 Proje Planlama Proje planlamanın asıl amacı uygulamaya kılavuzluk etmesidir. Çıktıları: Takım anlaşması Kapsam dokümanı WBS (İş Ayrışım(kırılım) Yapısı) Proje Programı, Gantt şeması olarak kaynak ve bağlantılarla Risk listesi Başlama Süreçleri Planlama Süreçleri Kontrol Süreçleri Uygulama Süreçleri Her bilgi alanı planlama süreci içerir. Kapama Süreçleri

13 Kapsamın Tanımlanması
Proje Belgeleri -Proje belgesi güncellemeleri Gereksinimlerin Toplanması Kapsamın Tanımlanması İKY 'nin oluşturulması Proje Başlangıç Belgesinin Geliştirilmesi İşletme/ Organizasyon Aktivitelerin Sıralanması Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi -Organizasyonel süreç varlıkları -Proje kapsam bildirimi PROJE KAPSAM YÖNETİMİ Proje yönetim planının geliştirilmesi -Proje Başlama Belgesi Tanımlama : Veri Akış Şeması Niteliksel Risk Analizi Risk Yönetiminin Planlanması

14 Kapsamın Doğrulanması
Gereksinimlerin Toplanması Proje Yönetim Planının Geliştirilmesi Kalite Kontrolün Gerçekleştirilmesi Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi Proje yada Fazın Kapatılması -Onaylanan teslimatlar -Gereksinim dökümantasyonu -Gereksinim izlenebilirlik matrisi PROJE KAPSAM YÖNETİMİ -Kapsam temel çizelgesi Proje Belgeleri -Değişiklik talepleri -Kabul edilen teslimatlar -Proje belgeleri güncellemeleri Kapsamın Doğrulanması: Veri Akış Şeması

15 Proje Uygulama En çok zaman alan ve hedeflenen ürünlerin gerçekleştirildiği aşamadır. En önemli çıktısı iş sonuçlarıdır. Proje yöneticileri liderlik yeteneklerini bu aşamayı gerçekleştirmek için kullanırlar Başlama Süreçleri Planlama Süreçleri Kontrol Süreçleri Uygulama Süreçleri Kapama Süreçleri Proje Yönetimi

16 (WBS) PROJE KAPSAM YÖNETİMİ
Proje Belgeleri -Proje belgesi güncellemeleri (WBS) İAY'nın Oluşturulması Gereksinimlerin Toplanması Proje Başlangıç Belgesinin Geliştirilmesi İşletme/ Organizasyon Aktivitelerin Tanımlanması Maliyetlerin Tahmin Edilmesi Bütçenin Belirlenmesi -Organizasyonel süreç varlıkları -Gereksinim dökümantasyonu PROJE KAPSAM YÖNETİMİ W B S Proje yönetim planının geliştirilmesi Kapsamın Taınmlanması -Proje Başlama Belgesi -Proje Kapsam Bildirimi -Kapsam temel çizgisi Kalitenin Planlanması W B S : Veri Akış Şeması Risklerin Tanımlanması Tedariklerin Planlanması

17 Görev ve Sorumluluklar
Örnek : Proje Kartı Proje Adı:IT Güncelleme Projesi Proje Başlangıç Tarihi: Proje Bitiş Tarihi: Proje Yöneticisi Yusuf Erdem, , Projenin Amaçları: Planlanan süre içerisinde tüm çalışanların donanım ve yazılım ihtiyaçlarını yeni teknolojilere uygun olarak güncellemek. Planlanan donanım ve yazılım maliyetleri $ ve işçilik maliyetleri de $ olarak bütçelenmiştir. Yaklaşım ve Sonuçlar: Bilişim teknolojileri envanter veritabanını güncel ihtiyaçları karşılayacak şekilde güncellemek Projele ve CIO raporları için tahmini maliyetleri detaylandırmak Belirlenen yazılım ve donanım ihtiyaçlarını yayınlamak Planlama, analiz ve yürütme aşamalarında mümkün olduğunca dahili personel kullanmak. Görev ve Sorumluluklar İSİM GÖREV SORUMLULUK Ali Gülmez CEO,Proje Sponsoru Kontrol ve Sermaye sağlamak Ahmet Fidan CIO Proje denetleme ve personel sağlamak Yusuf Erdem Proje yöneticisi Planlama ve projeyi gerçekleştirme Ayfer Güler Bilişim ve teknoloji yöneticisi Bilişim ve teknolojik bilgi desteği ve ihtiyaçların belirlenmesi Nermin Tuğcu İnsan Kaynakları Sorumlusu Personel sağlamak ve projedeki tüm çalışanların görev dağılımını yapmak Sami Kurtuluş Satınalma Sorumlusu Yazılım ve donanımsal satınalma işlemlerini sağlamak İMZALAR Ali Gülmez Ahmet Fidan Yusuf Erdem Ayfer Güler Nermin Tuğcu Sami Kurtuluş Projeyi seçtikten sonra en önemli şey projeyi formülarize etmektir. Proje kartı, projenin hedeflerini ve yönetimini içeren bir dokümandır. Proje Paydaşları bu dokümanı imzalayarak projenin içeriğini ve kapsamını onaylamış olurlar Proje Yönetimi

18 Kapsam Planlama ve Kapsam Dokümanı
Kapsam dokümanı proje kapsamının tüm taraflarca aynı şekilde anlaşıldığını gösteren çalışmadır. İçinde; Projenin açıklaması Proje Ürünlerinin açıklaması Proje Teslimatları ve açıklamalar Proje başarısını belirleyici kriterler yer almalıdır. Proje Yönetimi

19 Kapsam Planlama ve Work Breakdown Structure (WBS)
Kapsam planlandıktan sonraki adım, yapılacak işlerin yönetilebilir daha küçük parçalara ayrılmasıdır. İyi kapsam tanımlama Zaman, maliyet ve kaynak tahminlerini daha iyi yapmaya Performans ölçümü ve proje kontrolü için temel oluşturmaya Daha iyi iletişime ve iş sorumluluklarının daha net olmasına yarayacaktır. Proje Yönetimi

20 Work Breakdown Structure
İş Ayrışım Yapısı (WBS) projenin kapsamı doğrultusunda teslimat temelli olarak işlerin gruplandırılmasıdır. Proje Görev 2 Aşama 1 Aşama 2 Aşama 3 Aşama 4 Aktivite1 Aktivite 2 Görev 1 Aktivite 3 İş Ayrışım Yapısı (WBS) projenin kapsamı doğrultusunda teslimat temelli olarak işlerin gruplandırılmasıdır. Proje Yönetiminde temel dokümanlardan biridir çünkü ancak bu sayede proje programının, maliyetlerin ve değişimlerin planlanması ve yönetilmesi mümkün olmaktadır. Proje Yönetimi

21 Örnek- Intranet WBS – Ürün temelli
WEB SİTESİ DİZAYNI ANA SAYFA PAZARLAMA SAYFALARI SATIŞ SİTE HARİTASI GARAFİK DİZAYN PROGRAMLAR TEXT GÖRÜNTÜLER BAĞLANTILAR Proje Yönetimi

22 Örnek-Intranet WBS-aşama temeli
INTRANET PROJESİ GENEL KAVRAMLAR WEB SİTESİ DİZAYNI WEB SİTESİ GELİŞ. HİZMETE AÇMA VE YAYMA DESTEK MEVCUT SİSTEMİN DEĞ. İHT.IN BELİR. ÖZEL FONK. TANIM. RİSKLERİN VE RİSK YÖN. TANIM. PROJE PLANININ GELİŞ. WEB GELİŞTİRME TAKIMINA TALİMAT VERİLMESİ KULLANICI İHT. NIN İÇERİK İHT.NIN BELİR. SİSTEM İHT.NIN BELİR. SERVER İHT.NIN BELİR. 2.SEVİYE 1.SEVİYE 3.SEVİYE Proje Yönetimi

23 Intranet WBS – Tablo Formatında
1.0 Kavram 1.1 Mevcut sistemleri Değerlendirme 1.2 Gereklilikleri tanımlama 1.2.1 Kullanıcı ihtiyaçlarını belirleme 1.2.2 İçerik ihtiyaçlarını belirleme 1.2.3 Sistem ihtiyaçlarını belirleme 1.2.4 Sunucu ihtiyaçlarını belirleme 1.3 Spesifik Fonksiyonaliteyi tanımlama 1.4 Riskleri ve risk yönetimi yaklaşımını belirle 1.5 Proje planı geliştirme 1.6 Geliştirme ekibine ön bilgi verme 2.0 Web Sitesi Tasarımı 3.0 Web Sitesi Geliştirme 4.0 Hizmete açma - Yayma 5.0 Destek Proje Yönetimi

24 Intranet WBS ve Gantt Şeması
Proje Yönetimi

25 Intranet WBS ve Gantt Şeması – Proje yönetimi süreç gruplarına göre

26 WBS Geliştirme Yaklaşımları
Kılavuz kullanma Analoji yaklaşımı Yukarıdan aşağıya yaklaşımı Aşağıdan yukarıya yaklaşımı Mind-mapping yaklaşımı 1. WBS’de bir iş sadece bir kere yer alır. 2. İşlerin toplamı bir üst grubun toplamına eşittir. 3. Bir WBS kaleminin tek bir sorumlusu olmalıdır. İşi yapan birden çok olsa da. 4. WBS işin yapılmasında yol göstermelidir. Öncelikle proje ekibine yönelik olmalıdır. 5. Proje ekip üyeleri WBS hazırlamada yer almalı ve mutabakat sağlanmalıdır. 6. Her WBS kalemi yazılmalı ve içeriği ne eksik nede fazla olmak kaydı ile tam olarak anlaşılmalıdır. 7. WBS’ye değişiklikler kolaylıkla girilebilmeli, kapsam dışına çıkılması önlenmelidir. *Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994 Kılavuz kullanma: Bazı organizasyonlar, ör. ABD Savunma Bakanlığı(DoD), WBS hazırlama kılavuzu vermektedir. Analoji yaklaşımı: Benzer WBS’lere bakarak projeye göre değiştirme usulü Yukarıdan aşağıya yaklaşımı: büyük işleri daha küçük işlere bölme yöntemi Aşağıdan yukarıya yaklaşımı: Aktivite listelerini gruplama yöntemi Mind-mapping yaklaşımı: aktiviteleri düzensiz bir şekilde yazıp aralarındaki ilişkileri kurma yöntemi WBS’de bir iş sadece bir kere yer alır. 2. İşlerin toplamı bir üst grubun toplamına eşittir. 3. Bir WBS kaleminin tek bir sorumlusu olmalıdır. İşi yapan birden çok olsa da. 4. WBS işin yapılmasında yol göstermelidir. Öncelikle proje ekibine yönelik olmalıdır. 5. Proje ekip üyeleri WBS hazırlamada yer almalı ve mutabakat sağlanmalıdır. 6. Her WBS kalemi yazılmalı ve içeriği ne eksik nede fazla olmak kaydı ile tam olarak anlaşılmalıdır. 7. WBS’ye değişiklikler kolaylıkla girilebilmeli, kapsam dışına çıkılması önlenmelidir. *Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994 Proje Yönetimi

27 Kapsam Değerlendirme ve Kapsam Değişimi Kontrolü
Bir proje için iyi bir kapsam dokümanı ve WBS oluşturmak oldukça zordur. Bir o kadarda zor olan projenin kapsamını kesinleştirmek ve minimum kapsam değişikliklerine hazır olmak Birçok BT projesi kapsamdan çıkması ve kapsamın zayıf değerlendirilmesi sebebiyle başarısız olmaktadır. Proje Yönetimi

28 Proje Kontrolü Kontrol süreci, işleyişin proje amaçlarına uygunluğu, plandan sapma olup olmadığı ve gerekirse alınacak düzeltici eylemleri içerir. Durum ve gerçekleşme raporları en önemli çıktılarıdır. Başlama Süreçleri Planlama Süreçleri Kontrol Süreçleri Uygulama Süreçleri Kontrol tüm proje hayat çevrimindeki tüm süreç gruplarını ve aşamaları ilgilendirir. Kapama Süreçleri Proje Yönetimi

29 Kapsamın Kontrolü Kapsamın Kontrolü, proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve kapsam temel çizgisi esas alınarak değişikliklerin yönetilmesi sürecidir. 1. Proje yönetimi planı 2. Çalışma Performansı Bilgileri 3.Gereksinim dokümantasyonu 4.Gereksinim izlenebilirlik matrisi 5.Organizasyonel süreç varlıkları Girdiler 1.Varyans analizi Araçlar ve Teknikler 1.Çalışma performansı ölçümleri 2.Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri 3.Değişiklik talepleri 4.Proje yönetimi planı güncellemeleri 5.Proje belgesi güncellemeleri Çıktılar

30 Proje Kapama Kapama süreci paydaşların ve müşterilerin proje sonucunda ortaya çıkan ürünü kabul etmeleri, gözden geçirmeleri ve onaylamaları sürecidir. Başlama Süreçleri Planlama Süreçleri Kontrol Süreçleri Uygulama Süreçleri Proje tamamlanmadıysa bu sürece geçilmez. Proje arşivleri ve alınan dersler en önemli çıktılarıdır. Birçok proje tamamlanma raporu ve prezantasyonla sonuçlanır. Birçok organizasyon yıl içerisindeki projelerini toplu olarak ta değerlendirmektedir. Birçok proje bazı kazançlar getirir. Özellikle finansal kestirimleri yaparken geçmiş deneyimler en önemli emsali oluşturmaktadır. Kapama Süreçleri Proje Yönetimi

31 BT’de Proje Problemleri Oluşturan Faktörler
SIRA Kullanıcı girdilerindeki eksiklikler 1 İhtiyaç ve özelliklerin eksik tanımlanması 2 İhtiyaç ve özelliklerin değiştirilmesi 3 Yönetici desteğindeki eksiklikler 4 Teknolojik yetersizlikler 5 Kaynakların eksikliği 6 Gerçekçi olmayan beklentiler 7 Belirgin olmayan amaçlar 8 Gerçekçi olmayan zaman çerçevesi 9 Yeni teknolojiler 10 Johnson, Jim. “CHAOS:The dolar Drain of Information Technology Project Failures”, Application Development Trends (January 1995). Kullanıcı girdisini arttırmak için şunlar yapılabilir: İyi geliştirilmiş bir proje seçim süreci ve sponsorun organizasyon içerisinden sağlanması Proje ekibine önemli sorumluluklar verilmesi Düzenli toplantılar Kullanıcılara ve sponsorlara düzenli aralıklarla parça parça iş teslimi Kullanıcı ve geliştiricileri farklı ortamlarda bir araya getirme yada yer değiştirme Eksik ve değişken talepleri azaltmak için de öneriler şunlardır: İhtiyaç yönetim sürecini geliştirmek, yönetmek ve takip etmek. Prototip üretme, örnekleme vb. Metotlarla kullanıcının daha çok katılımını sağlamak İhtiyaçları yazılı halde ve güncel tutmak Proje süresince hem teknik hem de kullanıcı testlerini sıklıkla yapmak Sistem açısından değişiklikleri değerlendirme Tamamlanma tarihlerine odaklı etkileri sunma ve neyin önemli olduğunu yineletme Değişim taleplerinin alınması ve değerlendirilmesi ile ilgili kaynak ayırma Proje Yönetimi

32 www.savassakar.com - www.projeyonetimi.com
Kaynak - Proje Yönetimi