SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ KAPSAMINDA OLUŞTURULAN İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI KALE İYİLEŞTİRME TAKIMI 1.Cİ ÇALIŞMA RAPORU 25.11.2009 /

... konulu sunumlar: "SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ KAPSAMINDA OLUŞTURULAN İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI KALE İYİLEŞTİRME TAKIMI 1.Cİ ÇALIŞMA RAPORU 25.11.2009 /"— Sunum transkripti:

1 SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ KAPSAMINDA OLUŞTURULAN İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI KALE İYİLEŞTİRME TAKIMI 1.Cİ ÇALIŞMA RAPORU 25.11.2009 / 19.03.2010

2 İÇİNDEKİLER Sayfa no Sayfa no 1. İçindekiler 2 2. Kale Takımı İsim Listesi 3 3. Sunuş 4 4. Çalışma Tutanağı 5 5. Problem Havuzu Oluşturulması 6 6. Sorunların Analiz Çalışması ve Puanlaması 7-8 7. Seçilen Problemin Nedenleri 9 8. Problem Nedenlerinin Gruplandırılması (Tabakalandırma) 10 9. Problem Kök Nedenleri 11-12 10. Problem Nedenleri ve Çözüm Önerileri 13-14 11. Yapılan Anket Sonucu 15-16

3 KALE İYİLEŞTİRME TAKIMI İSİM LİSTESİ  Çalışmanın Yapıldığı Daire Başkanlığı: İMİD BŞK.  İyileştirme Takımını Adı: KALE  Takımın Lideri:Ömer BAKBAK  Takımın Lider Yrd.:İ. Hakan ÜNSAL  Takımın Raportörü:Şakir TURAN  Takım Üyeleri: Vehbi DURSUN,Mustafa KEMERCİ Yaşar ÇAKIR,Volkan EREN,Sedat KAYA, Nurullah URAK,Fetullah AY Hikmet YÜKSEL  İyileştirme Çalışmasının Konusu : İş Yükü Dağılımının Düzensiz Olması  Çalışmanın Başlama Tarih : 25.11.2009  Çalışmanın Bitirildiği Tarih : 19.03.2010

4 SUNUM  Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında, Başkanlığımızda oluşturulan iyileştirme takımı 25 KASIM 2009 tarihinde ilk toplantısını yaparak çalışmalara başlamış olup, 19 MART 2010 tarihinde konuya ilişkin çalışmaları tamamlamıştır. İlk anda tespit edilen 27 adet problemden, puanlama sonucunda 10 adet önemli problem belirlenmiş olup, birinci sırada “İş Yükü Dağılımının Düzensiz Olması” yer almıştır. Problemin nedenleri ve çözüm önerileri hakkında Kale İyileştirme takım çalışması aşağıda sunulmuştur:

5 İzlenen Yol Hakkında Genel Bilgilendirme Ve Çalışma Tutanağı  İlk toplantı 7 üyenin katılımıyla Genel Müdürlük toplantı salonunda 10:30 da M ve M Müşavirlik firmasından Mehmet Türkoğlu’nun rehberliğinde yapıldı.  1. Mehmet Türkoğlu, iyileştirme takımının ne yapması gerektiği, nasıl çalışma yöntemi izleneceği hakkında genel bir bilgilendirmede bulundu.  2. İyileştirme Takımı gönüllülük esasına göre çalışmaktadır. İlk iş olarak Takıma oybirliği ile bir arkadaşın teklifi üzerine KALE ismi verildi.  3. Yine oylama sonucu Kale İyileştirme Takımı liderliğine Şube Müdürü Ömer BAKBAK, yardımcı olarak da, tekniker İ. Hakan UYSAL seçildi.  5. Kale İyileştirme Takımı raportörlüğüne Uzman Şakir TURAN seçildi.  6. Yapılan Çalışma: İlk toplantıda tüm katılımcılar ile problem havuzu oluşturuldu ve 27 adet problem tespit edildi.  9. 27 adet problemden puanlama usulu ile ilk 10 problem belirlenerek 1. sırada yer alan “İş yoğunluğu ve iş dağınıklığının fazla olması” problemin nedenleri ve nedenlerin çözüm önerilerine ilişkin çalışmalara başlanılmıştır.  10. “İş yoğunluğu ve iş dağınıklığının fazla olması” problemine ilişkin çalışmalar 19.03.2010 tarihinde tamamlanmıştır.

6 İş yoğunluğu ve iş dağınıklığının fazla olması Problem Havuzu 1. Başkanlık personeli arasında iletişim eksikliği 2. Fiziki mekan yetersizlikleri 3. 5018 sayılı kanunun pratikte yeteri kadar uygulanmaması 4. Basılı form dağıtımında nakil araçlarının yetersizliği 5. Doktorluktaki muayene saatlerinin kısıtlı olarak uygulanması 6. Sivil savunma ve seferberlik hizmetlerine ait talimatlara uyulmaması 7. Mevcut kamera sisteminin görüntü, ışık ve yakınlaştırma yetersiz oluşu 8. Yangın tüplerinin bakım ve dolumları ile ilgili yeterli ödenek ayrılmaması 9. Garaj personeli ve hizmet veren firma elemanları için 3. bir kapının olmaması 10. Makam kapısı ve otoparkın talimatlara göre kullanılmaması 11. Takbis sisteminde personel bilgilerinin görülememesi(birim,tel,ünvan vb.) 12. Yıllık izinlerin personelin kendi şube müdürlüğünde takip edilmemesi 13. Evrak dağıtımında ilgili kişi olmadığında evrakların birimlerce kabul edilmemesi

7 İş yoğunluğu ve iş dağınıklığının fazla olması Problem Havuzu 14.Takbis sisteminde, 2004 yılından önceki evrakların sorgulanamaması 15.Danışma/Halkla İlişkiler biriminin olmaması, kuruma gelen vatandaşın doğru yönlendirilememesi nedeniyle genel evrak servisinin gereksiz zaman kaybına neden olmakta. 16.Evrak servisinde çalışacak personelin yeterli bilgisayar bilgisine sahip olmaması 17.Farklı işleri yürüten birim ve müdürlüklerin aynı ortamda çalışması 18.Personelin yaptığı işle ilgili mesleki eğitim eksikliğinin olması 19.Personelin yaptığı işle ilgili isteksizliği 20.Güncel kurum personel bilgi rehberinin olmaması 21.Birimlerin çalışmalarını yaparken istatistiki verilerin oluşturulmaması 22.İşi yürüten personelin önerilerinin yeterince dikkate alınmaması 23.Hizmet birimlerinin dağınık olması 24.Nitelikli personelin başkanlığımızda yetersiz olması 25.İdareci personel dahil, görev tanımlarının belirsiz olması 26.İş yükü dağılımının düzensiz olması 27.Oryantasyon / işe intibak eğitim eksikliği

8 Puanı Puanı 1. İş yükü dağılımının düzensiz olması 53 2. İdareci personel dahil, görev tanımlarının belirsizliği, tanımlanmamış olması 43 3. Nitelikli personelin başkanlığımızda yetersiz olması 42 4. Danışma / Halkla İlişkiler biriminin olmaması kuruma gelen vatandaşın doğru yönlendirilememesi, genel evrak servisinin gereksiz zaman kaybına neden 5. olması 41 6. Başkanlık personeli arasında iletişim eksikliği 40 7. Fiziki mekan yetersizlikleri 35 8. Oryantasyon / işe intibak eğitim eksikliğ 32 9. İşi yürüten personelin önerilerinin yeterince dikkate alınmam 29 10. Güncel personel bilgi rehberinin olmaması 25 11. Doktorluktaki muayene saatlerinin kısıtlılığı 23 Öncelik Sırasına Göre İyileştirilecek 10 Problem

9 İş Yükü Dağılımının Düzensiz Olması Problemin Nedenleri: 1. İş Yoğunluğu ve iş dağınıklığın fazla olması 2. Çalışmayan personelin yaş, rapor, emeklilik gibi nedenlere sığınması. 3. Bazı Personelin isteksizliği, işi yeterince önemsememesi nedeniyle diğerlerinin işinin artması 4. Nitelikli personelin yetersiz olması 5. Birim amirinin üst amirinden çekinmesi sebebi ile verilen her işi kabul etmesi sıkıntılarını çözememesi 6. Bazı çalışanların iş bilmediği halde çok çalıştığını ima ederek öne çıkması gayretleri, başkalarının yapmış olduğu işleri kendi yapmış gibi anlatması veya göstermesi nedeniyle diğer personelin işinin artması ve motivasyonunun bozulması 7. Amirin mahcup olmamak için işi düzenli yapan personele iş vermesi 8. Mmemurun işi iyi yaptığında benzeri işlerin sürekli üzerine kalacağını düşünmesi 9. Birim amirlerinin işin nasıl olsa yürüdüğünü düşünmesi

10 Problem Tabakalandırma, Gruplandırma 1-YÖNETİMSEL 1.1 İş Yoğunluğu ve iş dağınıklığın fazla olması 1.1 İş Yoğunluğu ve iş dağınıklığın fazla olması 1.2 Amirin mahcup olmamak için işi düzenli yapan personele iş vermesi 1.3 Memurun işi iyi yaptığında benzeri işlerin sürekli üzerine kalacağını düşünmesi düşünmesi 1.4 Birim amirlerinin işin nasıl olsa yürüdüğünü düşünmesi 1.5 Birim amirinin üst amirinden çekinmesi sebebi ile verilen her işi kabul etmesi sıkıntılarını çözememesi. etmesi sıkıntılarını çözememesi. 2- PERSONEL 2.1 Çalışmayan personelin yaş, rapor, emeklilik gibi nedenlere sığınması 2.2Bazı Personelin isteksizliği, işi yeterince önemsememesi nedeniyle diğerlerinin işinin artması 2.3Nitelikli personelin yetersiz olması 2.4Bazı çalışanların iş bilmediği halde çok çalıştığını ima ederek öne çıkması gayretleri, başkalarının yapmış olduğu işleri kendi yapmış gibi anlatması veya göstermesi nedeniyle diğer personelin işinin artması ve motivasyonunun bozulması

11 1.1İş Yoğunluğu ve iş dağınıklığın fazla olması 1.1.1 1.1.1İdarecinin personeller arasındaki farklı tutumda bulunması 1.1.2 1.1.2Birim amirinin personeli ile işin yapılması işleyişi hakkında iletişimin yetersiz olması 1.2 Amirin mahcup olmamak için işi düzenli yapan personele iş vermesi 1.2.1 1.2.1Diğer personelin işi aksatması, yavaşlatması nedeniyle düzenli iş yapan personele iş verilmesinden dolayı 1.2.2 1.2.2Birim içi rotasyon olmaması 1.3Memurun, işi iyi yaptığında benzeri işlerin sürekli üzerine kalacağını düşünmesi 1.3.1 1.3.1Görev tanımlarının ve dağılımının net olarak yapılmamış olması 1.3.2 1.3.2Amirin personel üzerinde otorite otorite kuramaması 1.3.3 1.3.3 Personelin birimler arasında dağılımının plansız olması. 1.4Birim amirlerinin işin nasıl olsa yürüdüğünü düşünmesi. 1.4.1Personelden amire geri dönüşüm (bilgi akışı) olmaması 1.4.2 1.4.2Birim amirlerinin çalıştırdığı elemanları kontrol etmemesi Birim amirinin üst amirinden çekinmesi sebebi ile verilen her işi kabul etmesi 1.5 Birim amirinin üst amirinden çekinmesi sebebi ile verilen her işi kabul etmesi sıkıntılarını çözememesi sıkıntılarını çözememesi 1.5.1Birim Amirin ilgili konuda yeterli olmayışı 1.5.2Yaptığı işin üst amirini memnun edemeyeceğini, üst amirinin biriminişlerini önemsemediğini düşünmesi, kendine güven eksikliği ve üstünden beklentilerinin olması Problemin Kök Nedenleri 1- Yönetimsel

12 2-PERSONEL 2.1- Çalışmayan personelin; yaş, rapor, emeklilik gibi nedenlere sığınması.. 2.1.1. Emekli olmadan kendini yeniliğe kapatması, bulunduğu konumu kazanılmış hak gibi görmesi, yeteri kadar çalıştığını ve yeni gelenlerin. çalışması gerektiğini düşünmesi. 2.1.2.. 2.1.2. Çalışmayan personelin, amirinin müsamahasına sığınması. Bazı Personelin isteksizliği, işi yeterince önemsememesi nedeniyle 2.2Bazı Personelin isteksizliği, işi yeterince önemsememesi nedeniyle diğerlerinin işinin artması diğerlerinin işinin artması 2.2.1 Verilen işin görevi olmadığını düşünmesi 2.2.2 Personelin işle ilgili yeterli bilgiye sahip olmaması 2.2.3 Bu işi bilmiyorum’un mazeret gösteril 2.3Nitelikli personelin yetersiz olması 2.3.1 2.3.1 Görevleriyle ilgili hizmet içi eğitimin yeterince verilmemesi 2.3.2 2.3.2 İşe göre personel alınamaması nedeniyle 2.4 2.4Bazı çalışanların iş bilmediği halde çok çalıştığını ima ederek öne çıkma gayretleri, başkalarının yapmış olduğu işleri kendi yapmış gibi anlatması nedeniyle diğer personelin işinin artması ve motivasyonun bozulması 2.4.1 2.4.1 Amirin personelini tam tanıyamaması, yada karşılıklı şahsi menfaatleri nedeniyle bilmezden, görmezden gelmesi. 2.4.2. 2.4.2. Personelin birlikte çalıştığı arkadaşına saygısının olmaması, personelin bencil olması ve etik değerlerinin bulunmaması.

13 l.Grup: Yönetimsel Nedenler 1.1- Yoğunluğu ve iş dağınıklığının fazla olması Yönetimsel Nedenler Çözüm önerileri l.Grup: Yönetimsel Nedenler 1.1- Yoğunluğu ve iş dağınıklığının fazla olması Yönetimsel Nedenler Çözüm önerileri 1.1.1 1.1.1 İdarecinin personeli arasında farklı tutumda bulunması 1.1.2 Birim amirinin, işin Yapılması, işleyişi hakkında personeli ile işleyişi hakkında personeli ile iletişiminin yetersiz olması iletişiminin yetersiz olması  Yapılan işe göre ödüllendirme sistemi olmalı  Sicil notunun, personelin çalışması dikkate alınarak değerlendirilmeli  Fazla olan personel diğer birimlere kaydırılmalı  Birimlerde iş etüdü yapılarak üst yönetici tarafından İşlerin birimlere dengeli dağıtımı sağlanmalı  Zaman yönetimi eğitiminin alınması sağlanmalı

14 1.2- Amirin üst amirine mahcup olmamak için sürekli düzenli yapan personele iş vermesi Yönetimsel Nedenler Çözüm önerileri  1.2.1 Diğer personelin işi aksatması, eksik yapması yahut yavaş eksik yapması yahut yavaş yapması nedeniyle işi düzenli yapması nedeniyle işi düzenli yaptığına inandığı personele iş yaptığına inandığı personele iş vermesinden dolayı vermesinden dolayı 1.2.2 Birim içinde rotasyon olmaması  İşin belli bir sürede yapılmasını istemek  Verilen işin sonucunun kendisine bildirimi istenebilir.  Birimler, kendi çalışanlarına puan, takdir,teşekkür vs. ödüllendirme yapabilir  Gerekirse cezai müeyyide uygulanmalı  İmkan dahilinde Birim içi rotasyon işlemi düşünülmelidir.

15 1.3- Memurun, işi iyi yaptığında, benzeri işlerin sürekli üzerine kalacağını düşünmesi Yönetimsel Nedenler Çözüm önerileri 1.3.1 Görev tanımlarının ve dağılımının net olarak yapılmamış olması net olarak yapılmamış olması 1.3.2 Amirin personeli üzerinde otorite kuramamış olması kuramamış olması 1.3.3 Personelin birimler arasında dağılımının plansız olması dağılımının plansız olması  Birimlerin görev dağılımı yeniden yapılarak, personelin yapacağı işler net ve yazılı olarak belirlen- meli, duyurulmalı  Yöneticilik sanatı ve eğitimi verilmeli  Üst yönetimce personel kayırıl- mamalı  Personele göre iş değil, işe göre personele bulundurmalı, iş gücü planlaması yapılmalı

16 1.4- Birim amirlerinin işin nasıl olsa yürüdüğünü düşünmesi. Yönetimsel Nedenler Çözüm Önerileri 1.4.1 Personelden amire geri dönüşüm (bilgi akışı) dönüşüm (bilgi akışı) olmaması olmaması 1.4.2 Birim amirlerinin çalıştırdığı elemanları kontrol etmemesi elemanları kontrol etmemesi  Personele verilen işlerin geri dönüşümünün takibi yapılmalı bunun için yazılım proğramı yaptırılmalı  Personele verilen işin sık sık kontrol edilmesi

17 1.5- Birim amirinin, üst amirinden çekinmesi sebebi ile verilen her işi kabul etmesi ve sıkıntılarını çözememesi Yönetimsel Nedenler Çözüm Önerileri 1.5.1. Birim Amirin ilgili konuda yeterli olmayışı yeterli olmayışı 1.5.2. Yaptığı işin üst amirini memnun edemeyeceğini, üst amirinin edemeyeceğini, üst amirinin birimin işlerini önemsemediğini birimin işlerini önemsemediğini düşünmesi, kendine güven düşünmesi, kendine güven eksikliği ve üstünden eksikliği ve üstünden beklentilerinin olması beklentilerinin olması  Atanmış kişiler yaptığı işle ilgili eğitim görmeli  Özgüvenin sağlanması için eğitim verilmeli  Üst amir, samimi ve güven verecek, herhangi bir beklentiye sebep olmayacak şekilde davranmalı ve iletişimde bulunmalı

18 2.GRUP PERSONEL YÖNÜNDEN NEDENLER 2.1 Çalışmayan personelin; yaş, rapor, emeklilik gibi nedenlere sığınması Personelsel Nedenler Çözüm Önerileri 2.1.1. Emekli olmadan kendini, yeniliğe kapatması, bulunduğu konumu kapatması, bulunduğu konumu kazanılmış hak gibi görmesi, kazanılmış hak gibi görmesi, yeteri kadar çalıştığını ve yeni yeteri kadar çalıştığını ve yeni gelenlerin çalışması gerektiğini gelenlerin çalışması gerektiğini düşünmesi düşünmesi 2.1.2. Çalışmayan personelin, amirinin aşırı müsamahasına sığınması aşırı müsamahasına sığınması  Çalışanı takdir yahut teşvik etmeli, sorumluluk bilinci birebir görüşmelerle aşılanmalı  Yönetici ve diğer personel müsamaha göstermemeli gerekirse diğer personel ona ortak tavır almalı  Gerekli cezai müeyyide işletilmeli  Daha çok işi olan yere kaydırılması  Amir müsamaha göstermemeli (özel işlerini personeline yaptırmamalı)

19 2.2- Bazı Personelin isteksizliği, işi yeterince önemsememesi nedeniyle diğerlerinin işinin artması Personelsel Nedenler Çözüm Önerileri 2.2.1. Verilen işin görevi olmadığını düşünmesi düşünmesi 2.2.2. Personelin işle ilgili yeterli bilgiye sahip olmaması bilgiye sahip olmaması 2.2.3. “Bu işi bilmiyorum”un mazeret gösterilmesi.. gösterilmesi..  Görev tanımları yapılmalı, performans kriterleri işletilmeli ve bununla ilgili program (yazılım) geliştirilmeli  Çalıştığı birimdeki görevler ve süreçler personele duyurulmalı  Yaptığı işle ilgili hizmet içi eğitim verilmeli  Kişiyi ilgilendiği, yeteneğine uygun bir birimde istihdam etmek için geçmiş tecrübeleri, nitelikleri dikkate alınarak değerlendirilmeli..  Nitelikli ve çalışan personelin yükselmesi sağlanmalı, önü açılmalı  “Bilmiyorum” dediği konuda eğitim verilerek mazeret ortadan kaldırılmalı

20 2.3- Nitelikli personelin yetersiz olması Personelsel Nedenler Çözüm önerileri 2.3.1. Görevleriyle ilgili hizmet içi eğitimin yeterince eğitimin yeterince verilmemesi verilmemesi 2.3.2. İşe göre personel alınamaması nedeniyle. alınamaması nedeniyle.  Görevleriyle ilgili eğitimlerin yeterli ve kaliteli verilmesi, profesyonel kişilerce eğitim verilmeli  İşe göre personel istihdam edilmesini sağlamak, (Makam ve Personel Dairesi ile birlikte çözmeli)

21 2.4.1. Amirin personelini tam tanıya- maması yada karşılıklı şahsi maması yada karşılıklı şahsi menfaatleri nedeniyle bilmezden, menfaatleri nedeniyle bilmezden, görmezden gelmesi. görmezden gelmesi. 2.4.2. Personelin birlikte çalıştığı arka- daşlarına saygısının olmaması, daşlarına saygısının olmaması, personelin bencil olması ve etik personelin bencil olması ve etik değerlerinin bulunmaması. değerlerinin bulunmaması.  Tanışmayı sağlayan toplantılar yapılmalı  Amirin, personelin çalıştığını anlamak için sözlere değil uygulamalara bakmalı ve diğer personelin sözlerine kulak vermeli  Bazen konu, tüm muhatapların yanında dile getirilerek doğruluğu çek edilmeli  Etik davranış eğitimi verilmeli  İş haricinde menfaat ilişkisi kurulmaması gerektiği belirtilmeli  Diğer arkadaşlarının birlik ve bütünlük içinde o personelle ilişkilerini gözden geçirmeliler  Yerinin değiştirilmesi sağlanabilir  Diğer personelce tutanak vb. gibi kanuni işlem yapılarak bir üst amire sunulmalı Bazı çalışanların, iş bilmediği halde, çok çalıştığını ima ederek öne 2.4- Bazı çalışanların, iş bilmediği halde, çok çalıştığını ima ederek öne çıkma gayretleri neticesinde başkalarının yapmış olduğu işleri kendi çıkma gayretleri neticesinde başkalarının yapmış olduğu işleri kendi yapmış gibi anlatması nedeniyle diğer personelin işinin artması ve yapmış gibi anlatması nedeniyle diğer personelin işinin artması ve motivasyonunun bozulması motivasyonunun bozulması Personelsel Nedenler Çözüm önerileri Personelsel Nedenler Çözüm önerileri

22 PROBLEM: İŞ YÜKÜ DAĞILIMININ DÜZENSİZ OLMASI EYLEM PLANI l.Grup: Yönetimsel Çözümleri 1.1İdarecinin personelleri arasında farklı tutumda bulunması  Etik değerlerin eğitimi verilmeli, sonucu takip edilmeli  Yapılan işe göre ödüllendirme sisteminin olması  Sicil notunun personelin çalışması dikkate alınarak değerlendirilmesi 1.2 Birim amirinin, personeli ile işin yapılması, işleyişi hakkında iletişiminin yetersiz olması  Fazla olan personel diğer birimlere kaydırılabilir  Birimlerde iş etüdü yapılarak Üst yönetici tarafından İşlerin birimlere dengeli dağıtımını sağlamak  Zaman yönetimi eğitiminin alınması Eylem planı Eylem planı  Personel Şb. nce takibi. 30 kasım  Dai.Başkanı komisyon kurmalı ekim 15  Tüm idareciler 31 aralık  İdarecilerin teklifi üzerine Dai.Bşk.30 kasım  Daire Başkanı Eylül 30  Pers. Şb. takibi

23 2.1 Diğer personelin işi aksatması, yavaş-latması nedeniyle düzenli iş yapan personele iş verilmesinden dolayı  İşin belli bir sürede yapılmasını istemek  Verilen işin sonucunun kendisine bildirimi istenebilir.  Birimlerin kendi içinde çalışanlarına puan, takdir, teşekkür vs. verilebilir  Gerekirse cezai müeyyidenin uygulanması 2.2 Birim içi rotasyon olmaması  İmkan dahilinde Birim içi rotasyon işlemi düşünülmeli 3.1 Görev tanımlarının ve dağılımının net olarak yapılmamış olması  İşe göre personele bulundurmalı, iş gücü planlaması yapılmalı  Şube Müdürleri 29 Ağustos  Birim Amirlerince  Birim Amiri ve Dai. Bşk. 30 Temmuz  Tüm Birim Amirleri  Şube Müdürlerince  Dai.Başkanı ve Pers. Dairesi 31 aralık

24 3.2 Amirin personeli üzerinde otorite kuramaması  Yöneticilik sanatı ve eğitimi verilmeli 3.3 Personelin birimler arasında dağılı- mının plansız olması.  İşe göre personele bulundurmalı, iş gücü planlaması yapılmalı 4.1 Personelden amire geri dönüşüm (bilgi akışı) olmaması  Personele verilen işlerin geri dönüşümünün takibi yapılmalı bunun için yazılım yaptırılmalı 4.2 Birim Amirlerinin çalıştırdığı personeli kontrol edememesi  Personele verilen işin sık sık kontrol edilmesi  Pers. Şb. takibi, Kasım 30  Dai.Başkanı ve Pers. Dairesi 31 aralık  Evrak akışı vb.yapılan işlerin takip programı yapılmalı (Strji Dai.)Aralık 31  Birim Amirlerince

25 5.1. Birim Amirinin ilgili konuda yeterli olmayışı yeterli olmayışı  Atanmış kişiler yaptığı işle ilgili eğitim görmeli 5.2. Yaptığı işin üst amirini memnun edemeyeceğini, üst amirinin birimin işlerini önemsemediğini düşünmesi, kendine güven eksikliği veya üstünden beklentilerinin olması  Özgüvenin sağlanması için eğitim verilmeli  Üst amir, samimi, güven verecek ve beklentiye  Yapılacak atamalarda dikkate alınmalı  Müdürlere, Pers.Şb.takibi Ekim 30  Daire Başkanı

26 ll. Grup: Personelsel Çözümler Eylem Planı 1.1. Emekli olmadan, kendini yeniliğe kapatması, bulunduğu konumu kazanılmış hak gibi görmesi, yeteri kadar çalıştığını ve yeni gelenlerin çalışması gerektiğini düşünmesi  Çalışanı takdir yahut teşvik etmek (sorumluluk bilincinin aşılanması)  Yönetici ve diğer personel buna müsamaha göstermemeli, gerekli cezai müeyyide işletilmeli  İşi daha yoğun ve süreli olan yere kaydırılmalı  Amirler çalışanı ile diyaloğu geliştirmeli  İdareci ve personel böylelerine topluca tavır almalı  Daire Bşk. ve Şube Müdürlerince

27 1.2. Çalışmayan personelin, amirinin aşırı müsamahasına sığınması  Amir müsamaha göstermemeli (yönetici özel işlerini personeline yaptırmamalı 2.1. Verilen işin görevi olmadığını düşünmesi  Görev tanımları yapılmalı, performans kriterleri işletilmeli ve bununla ilgili program (yazılım) geliştirilmesi gerekli.  Çalıştığı birimdeki görevler ve süreçler personele duyurulmalı 2.2. Personelin işle ilgili yeterli bilgiye sahip olmaması  Yaptığı işle ilgili hizmet içi eğitim verilmeli  Kişiyi ilgilendiği, yeteneğine uygun bir birimde istihdam etmek için geçmiş tecrübeleri dikkate alınarak değerlendirilmeli  Tüm idareciler  Dai. Bşk. takibinde, Str. Dai. Tara-fından buna uygun yazılım yapılma-lı veya satın alınmalı Kasım 30  Birim amirlerince 30 Nisan  Birim amirlerince tespit, Pers. Şb. takibi  Tüm idarecilerce personelin eğitimi, yeteneği, ilgisi vs. öğrenilmeli. Anket yapılabilir

28 2.3. “Bu işi bilmiyorum”'un mazeret gösterilmesi  Nitelikli, çalışan personelin yükselmesinin önü açılmalı  Bilmiyorum dediği konuda eğitim verilerek bunun önüne geçilebilir 3.1. Görevleriyle ilgili hizmet içi eğitimin yeterince verilmemesi  Görevleriyle ilgili eğitimlerin yeterli ve kaliteli verilmesi, profesyonel kişilerin eğitim vermesi 3.2. İşe göre personel alınamaması nedeniyle.  İşe göre personel istihdam edilmesini sağlamak, Personel dairesi ile çözmek  Dai.Bşk.takibinde.Pers.Dai.ve Makamca  Dai. Bşk., Şb. Md.lerince talep.Pers. Şb.ce takibi  Eğitim Dai.nce takibi  Makam ve Pers. Dai.

29 4.1. Amirin personelini tam tanıyamaması yada karşılıklı şahsi menfaatleri nede-niyle bilmezden, görmezden gelmesi  Tanışma toplantıları yapılmalı  Amir personelinin çalıştığını anlamak için sözlere değil belgelere bakmalı ve diğer personelin sözlerine de kulak vermeli  Bazen konu, tüm muhatapların yanında dile getirilerek doğruluğu çek edilmeli,  Etik davranış eğitimi verilmeli  İş haricinde menfaat ilişkisi kurulmaması gerektiği anlatılmalı 4.2 Personelin birlikte çalıştığı arkadaşına saygısının olmaması, personelin bencil olması ve etik değerlerinin bulunmaması  Diğer arkadaşlarının bir bütünlük içinde o personelle ilişkilerini gözden geçirmeleri gerektiği anlatılmalı.  Yerinin değiştirilmesi sağlanabilir  Tutanak gibi kanuni işlemin yapılarak amire sunulmalı  Birim amirlerince aylık yapılmalı  Amirlere beden dili ve karakter tanıma eğitimi Eğitim Dai.nce verilmeli. Pers.Şb. takibi. Kasım30  Dai. Bşk. ve Şb. Müd.ce  Pers. Şb.takibi 26 Kasım  Tüm idarecilere, görgü kuralları eğitimi verilmeli. Pers. Şb.takip.  Tüm personele bu konuda seminer verilmeli Pers. Şb. takibinde  Dai. Bşk ve Birim amirlerince  Dai.Bşk.ca personeli bilgilendirme toplantısı

30 Aşağıda belirtilen konularda görüş ve düşüncelerinizi lütfen belirtiniz. TOPLAMEVET HAYIR KISMEN 1-Başkanlık personeli arasında iletişim eksikliği var. 123672333 2. Fiziki mekan yetersiz. 125474830 3. Danışma / Halkla İlişkiler biriminin olmaması nedeniyle kuruma gelen vatandaş doğru yönlendirilemediğinden genel evrak servisi gereksiz zaman kaybına neden olmaktadır. 112632326 4. Personel bilgi/telefon rehberinin güncel değil. 119812414 5. İşi yürüten personelin önerileri, yeterince dikkate alınmıyor. 122681737 6. İdareci personel de dahil, görev tanımları belirsiz ve tanımlanmamış. 122562541 7. İş yükü dağılımı düzensiz. 122683222 8. Oryantasyon/işe intibak eğitim eksikliği var. 118611839 9. Doktorluktaki muayene saatleri kısıtlı. 119593327 10. Birim amirinin personeli ile yeterli iletişimi yok. 124404935 11. Personelin birimler arasındaki dağılımının plansız olması. 115541843 12. Bazı personel verilen işi düzgün yapmamakta, baştan savma yapmaktadır. 123643128 13. İş yoğunluğu ve iş dağınıklığı var. Nedenleri: a.. İdarecinin personel arasında farklı tutumda bulunması. b.Birim amirinin, işin yapılması hakkında personeli ile iletişiminin yetersiz olması. 89342629 90392724 100452431 14. Amir/idareci, üstüne mahcup olmamak için işi düzenli yapan personele daha çok iş veriyor. Nedenleri: a.Diğer personelin işi aksatması, yavaşlatması nedeniyle böyle yapıyor. b.Birim içi rotasyon/yer değiştirme olmadığından. 86402917 94552712 80372518

31 Aşağıda belirtilen konularda görüş ve düşüncelerinizi lütfen belirtiniz. TOPLAMEVET HAYIR KISMEN 15. Memur, işi iyi yaptığında benzeri işlerin sürekli üzerine kalacağını düşünüyor.Nedeni: a.Görev tanımlarının ve dağılımının net olarak yapılmamış olması. b.Amirin personeli üzerinde otorite kuramaması. c. Personelin birimler arasında dağılımının plansız olması. 85412717 97631915 81252927 85491323 16. Birim amirleri, “iş nasıl olsa yürüyor” diye düşünüyor. Nedenleri: a. Personelden amire geri dönüşüm (bilgi akışı) olmamaktadır. b. Birim amirleri çalıştırdığı elemanları kontrol etmiyor. 84323418 90343026 87362823 17. Birim amiri, üst amirden çekinmesi sebebi ile verilen her işi kabul edip sıkıntılarını çözememektedir. Nedenleri: a. Birim amiri ilgili konuda yeterli olmayabilir. b.Yaptığı işin, üst amirini memnun edemeyeceğini, üst amirinin birimin işlerini önemsemediğini düşünmesi, kendine güven eksikliği ve üstünden beklentilerinin olması. 863625 88491626 84312132 18. Çalışmayan personel; yaş, rapor, emeklilik gibi nedenlere sığınmaktadır. Nedenleri: a. Emekli olmadan, kendini yeniliğe kapatması, bulunduğu konumu kazanılmış hak gibi görmesi, yeteri kadar çalıştığını ve yeni gelenlerin çalışması gerektiğini düşünmesi. b. Çalışmayan personel, amirinin müsamahasına, toleransına sığınmaktadır. 80402317 88522214 79461914

32 Aşağıda belirtilen konularda görüş ve düşüncelerinizi lütfen belirtiniz. TOPLAMEVETHAYIRKISMEN 19. Bazı personelin isteksizliği, işi yeterince önemsememesi nedeniyle diğerlerinin işi artmaktadır.Çünkü: a. Çalışmak istemeyenler, verilen işin görevi olmadığını düşünüyor. b. Personel işle ilgili yeterli bilgiye sahip olmayabilir. c. "Bu işi bilmiyorum"'un mazeret gösterilmesi. 82481519 92521624 88491029 89511919 20. Başkanlığımızda nitelikli,eğitimli personel yetersiz. Nedenleri: a. Görevleriyle ilgili hizmet içi eğitim yeterli değil. b. İşe göre personel alınamamaktadır. 90551124 93601122 9275611 21.Bazı personelin iş bilmediği halde çok çalıştığını ima ederek öne çıkma gayretleri, başkasının yapmış olduğu işleri kendi yapmış gibi göstermesi nedeniyle diğer personelin işi artıyor ve motivasyonu bozuluyor. Nedenleri: a.Amirin personelini tam tanıyamaması yada karşılıklı şahsi menfaatler nedeniyle bilmezden, görmezden gelmesi. b.Personelin birlikte çalıştığı arkadaşına saygısının olmaması, personelin bencil olması ve etik değerlerinin bulunmaması. 84561612 88502018 96542121 Görüş ve Önerileriniz:…………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………

33 SON Arz ederimArz ederim