RESMİ YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ

... konulu sunumlar: "RESMİ YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ"— Sunum transkripti:

1 RESMİ YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ
Hazırlayan : Yazı İşleri ve Evrak Şube Müdürlüğü

2 BİZE AYRILAN BU ZAMAN DİLİMİ İÇERİSİNDE;
Büroların işleyişi Yazı hazırlama teknikleri Resmi yazışma kuralları Kodlama Dosyalama Posta hizmetleri Konularında özet bilgiler vermeye çalışacağız.

3 BÜROLAR BÜROLAR Kamu ve özel kuruluşlarda işlerin büyük çoğunluğu BÜROLARDA yürütülür. ÇAĞDAŞ BÜROLARIN; hızlı, ekonomik, etkin, kaliteli ve basit yöntemlerle işletilmesi hedeflenmiştir.

4 BÜRO ÇALIŞANLARININ; Kuruluşun genel amaçlarını,
Kuruluşun politikalarını, Kuruluşun hedeflerini, Kuruluşun birimlerini, Birimlerin görevlerini, genel hatlarıyla bilmeleri gerekir.

5 BÜRO HİZMETLERİNİ YÜRÜTENLERİN;
İşlerin planlanması ve iş programları, İşi basitleştirme esasları, Daktilo hizmetleri, Yazı hazırlama tekniği, Resmi yazışmalar, Kodlama sistemi, Dosyalama sistemi, Arşiv bilgilerine sahip olması gerekir.

6 İŞLERİN PLANLANMASI VE İŞ PROGRAMLARI
PLANLAMA: Geleceği önceden ve bilimsel yöntemlerle kestirmeye çalışmak, hizmetleri önem ve öncelik sırasına göre düzenlemektir. PLANLAMADAN BEKLENEN SONUÇ : EKONOMİ VERİMLİLİK ETKİNLİK’tir.

7 PROGRAMLAMA PROGRAMLAMA: Planın bir parçasıdır. İŞ PROGRAMI :
İşlerin aylık, haftalık, günlük kısımlarını, İş kollarını, Yapılacak işlerin türünü, İşin miktarını, Nasıl ve kimler tarafından yapılacağını, İşbirliği yapacak büroların isimlerini, belirlemektir.

8 BÜROLARDA İŞİ BASİTLEŞTİRME ESASLARI
Çalışanlar arasında karşılıklı güven, saygı ve sevgi bağları kurulmalı, Masalar temiz ve düzenli olmalı, Not tutma alışkanlığı KESİNLİKLE kazanılmalı, Büro malzemeleri ekonomik ve bilinçli kullanılmalı, Gürültü kirliliği yaratılmamalı, İşler bekletilmeden, zamanında yapılmalı, Yeni teknolojilerden olabildiğince yararlanılmalı, Her birimin el altında “İŞLEMİ SÜREN DOSYA”sı olmalı, Her birim evrak kayıt defteri tutmalı, Evrak kayıtları ve dosyalama işleri, sürekli, düzenli ve yığılmadan tamamlanmalı, Her birimin dosya ve kod sistemi kurulmalı ve işletilmeli, Birim çalışanları arasında işbölümü olmalı, fakat tüm çalışanlar büronun genel işleyişini bilmelidir.

9 YAZILI İLETİŞİM YOLLARI
Posta (Geçerli ve güvenilir.) Fax ( 5 gün içinde yazıya dönüşmeli) E-Posta

10 YAZI YAZMA İŞİ ... Yazıyı hazırlayan, metni okunaklı yazmalı ve son şeklini vermelidir. Yazı, dilbilgisi ve imla kurallarına uygun olmalıdır. Yürürlükteki yazışma kurallarına uyulmalıdır. Yazılarda silinti, kazıntı olmamalı, hatasız ve temiz olmalıdır. Aynı nitelikteki yazılar için Standard Formlar geliştirilmelidir. Yazıların önem ve öncelik derecelerine dikkat edilmelidir.

11 İYİ BİR YAZI ; Tamam Kısa Açık Doğru Uygun bir dil kullanılarak
hazırlanmalıdır.

12 İYİ BİR YAZI ; Kim? Ne? Ne zaman? Nerede? Niçin? Nasıl?
sorularına cevap verebilmelidir.

13 İYİ BİR YAZIDA ; Gereksiz tekrarlar olmaz. Çabuk ve kolay anlaşılır.
Yanlış anlamalara yol açmaz. Yazıyı okuyacakların kültür seviyesi dikkate alınır. Sade ve herkesçe bilinen kelimeler kullanılır. Her paragraf bir ana fikre dayanır.

14 KODLAMA SİSTEMİ VE UYGULAMA
Bu sistem, Kamu Kurum ve Kuruluşlarında yazılı iletişimin, otomasyon tekniklerine uygun, ortak bir kodlama standardı ile yürütülmesi amaçlanmıştır. KOD NUMARASI, bilgisayar hafızasına kaydedilerek veya kaşe basılarak yazılabilir.

15 KAMU KURUM-KURULUŞLARI KOD SİSTEMİ
Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH

16 ÖRNEK AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ YAZIŞMA KODLARI (İDARİ BİRİMLER)
B.30.2.AKD AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

17 01 Özel Kalem 05 Kurullar Ana Hizmetleri Birimleri Danışma Birimleri Yardımcı Birimler Diğerleri 60 Teftiş Kurulu 61 Hukuk Müşavirliği 62 Bakanlık ve Diğer Müşavirlikler 63 Basın Yayın ve Halkla İlişkiler 65 Araştırma – Planlama – Koordinasyon (APK) 70 Genel Sekreterlik

18 71 Personel 72 Eğitim İşleri 73 İdari İşler 74 Mali İşler 75 Savunma Sekreterliği 76 Dış İlişkiler 77 Bilgi İşlem 78 Yayın, Kütüphane ve Dokümantasyon 79 Sağlık İşleri 80 Yatırım ve Tesisler 81 Döner Sermaye Diğerleri 90 Münhal

19 B.30.2.AKD Rektörlük Ofisi B.30.2.AKD KURULLAR B.30.2.AKD Senato B.30.2.AKD Üniversite Yönetim Kurulu B.30.2.AKD Üniversite Disiplin Kurulu B.30.2.AKD Yayın Komisyonu Başkanlığı B.30.2.AKD Üniversite Etik Kurulu B.30.2.AKD Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Birimi B.30.2.AKD                     HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ B.30.2.AKD Basın Yayın ve Halkla İlişkiler                  B.30.2.AKD İÇ DENETİM BİRİMİ

20 B. 30. 2. AKD. 65. 00. 00. STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI B. 30
B.30.2.AKD STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI B.30.2.AKD   Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü B.30.2.AKD Strateji Planlama Müdürlüğü B.30.2.AKD Muhasebe- Kesin Hesap Müdürlüğü B.30.2.AKD Raporlama ve İç Kontrol Müdürlüğü B.30.2.AKD       GENEL SEKRETERLİK  B.30.2.AKD         Yazı İşleri ve Evrak Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD         Üniversite Hastanesi Başmüdürlüğü B.30.2.AKD   Basımevi Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD   Kalite Yönetim Birimi

21 B.30.2.AKD.0.71.00.00 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI
B.30.2.AKD Akademik Personel Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD İdari Personel Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Kadro Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Sicil Disiplin İşlemleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Hizmetiçi Eğitim Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Maaş Tahakkuk Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü

22 B.30.2.AKD.0.72.00.00 ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI
B.30.2.AKD Kayıt-Kabul Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD    Eğitim-Öğretim Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Bilişim ve Sayılama Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD E-Eğitim Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Öğrenci- Öğretim Elemanı Değişim İşlemleri Şb. Müdürlüğü B.30.2.AKD Merkezi Derslikler ve Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü

23 B.30.2.AKD.0.73.00.00 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
B.30.2.AKD İhale Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Tahakkuk Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Taşınır Mal İşlemleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Koruma ve Güvenlik Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Park ve Bahçeler Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü

24 B.30.2.AKD.0.75.00.00 Sivil Savunma Uzmanlığı
B.30.2.AKD   Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI B.30.2.AKD Ağ ve Sistemler Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Yazılım Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü

25 B.30.2.AKD.0.78.00.00 KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
B.30.2.AKD Kütüphane İşlemleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD E- Kütüphane Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Kullanıcı Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü

26 B.30.2.AKD.0.79.00.00 SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI
B.30.2.AKD           Sağlık Hizmetleri Şube Müdürlüğü                                    B.30.2.AKD Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Sosyal Hizmetler Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Spor Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik Hizmetleri Şb. Müd.lüğü B.30.2.AKD İhale Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Tesisler İşletim Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü  

27 B.30.2.AKD.0.80.00.00 YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
B.30.2.AKD Emlak Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD   Yatırım İşleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Yapım İşleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD Bakım, Onarım ve İşletim Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD DÖNER SERMAYE

28 ÖRNEK: FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ
B.30.2.AKD FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ B.30.2.AKD DEKANLIK SEKRETERİ B.30.2.AKD FAKÜLTE KURULLARI B.30.2.AKD FAKÜLTE KURULU B.30.2.AKD FAKÜLTE YÖNETİM KURULU B.30.2.AKD FAKÜLTE DİSİPLİN KURULU

29 B. 30. 2. AKD. 10. 10. 00. ARKEOLOJİ BÖLÜMÜ B. 30. 2. AKD. 10. 11. 00
B.30.2.AKD ARKEOLOJİ BÖLÜMÜ B.30.2.AKD BİYOLOJİ BÖLÜMÜ B.30.2.AKD KİMYA BÖLÜMÜ B.30.2.AKD MATEMATİK BÖLÜMÜ B.30.2.AKD FİZİK BÖLÜMÜ B.30.2.AKD TARİH BÖLÜMÜ B.30.2.AKD BATI DİLİ EDEBİYATI BÖLÜMÜ B.30.2.AKD SOSYOLOJİ BÖLÜMÜ B.30.2.AKD FELSEFE BÖLÜMÜ B.30.2.AKD TÜRK DİLİ VE EDEBİYATI BÖLÜMÜ B.30.2.AKD ESKİ ÇAĞ DİLLERİ VE KÜLTÜRLERİ BÖLÜMÜ B.30.2.AKD GERONTOLOJİ BÖLÜMÜ B.30.2.AKD SANAT TARİHİ BÖLÜMÜ

30 B. 30. 2. AKD. 10. 60. 00. TEFTİŞ İŞLERİ B. 30. 2. AKD. 10. 63. 00
B.30.2.AKD TEFTİŞ İŞLERİ B.30.2.AKD BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER B.30.2.AKD FAKÜLTE SEKRETERLİĞİ B.30.2.AKD PERSONEL İŞLERİ B.30.2.AKD ÖĞRENCİ İŞLERİ B.30.2.AKD İDARİ İŞLER B.30.2.AKD MALİ İŞLER B.30.2.AKD SAVUNMA SEKRETERLİĞİ B.30.2.AKD DIŞ İLİŞKİLER B.30.2.AKD BİLGİ İŞLEM B.30.2.AKD KÜTÜPHANE B.30.2.AKD SAĞLIK İŞLERİ B.30.2.AKD BAKIM ONARIM VE TESİSLER B.30.2.AKD DÖNER SERMAYE

31 BİR YAZIDA KODLAMA ŞÖYLE OLMALIDIR:
14 Hanelik Kodunuz/Dosya No-Birim Defter No-Genel Evrak No Dosya No :Yazıyı kaldıracağınız dosyanın sırtında yazan kod numarası. Birim Defter No : Birimin evrak kayıt defterindeki numarası. Genel Evrak No : Kurum Genel Evrak Birimi tarafından verilen numara.

32 RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDAYÖNETMELİĞİN ÖRNEKLERLE AÇIKLANMASI
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 02 Aralık 2004 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlandı.

33 AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
GİZLİ T.C. AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Yazı İşleri ve Evrak Şube Müdürlüğü GİZLİ İVEDİ Sayı : B.30.2.AKD /12-161/ /.. / 2012 Konu : …………………………. GÖNDERİLEN MAKAM İlgi: a) 13/04/2012 tarihli ve B.02.0.İGB.542/263 sayılı yazı. b) 04/08/2012 tarihli ve B.30.0.HKM sayılı yazı. _______________________________________________________________________________________ _______________________. Prof.Dr.İsrafil KURTCEPHE Rektör EKLER : 1- Yazı örneği (… sayfa) 2- Yönetmelik (…sayfa) 3- Disket (1 adet) DAĞITIM: Gereği: Bilgi: Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına İçişleri Bakanlığına (Ek-3 konmadı) …./…/2012 Birim Sorumlusu : N. TOSUN (…..) …./…/2012 Genel Sekreter Yrd. : G. ÇİĞDEM (…..) …./…/2012 Genel Sekreter V. : B.KERİMOĞLU (…..) Koordinasyon: …./…/2012 Öğr.İşl.Daire Bşk. : A.ERKAN (…..) Yazı İşl.ve Evrak Şube Müd PK.10 Dumlupınar Bulvarı Yerleşke/ANTALYA Ayrıntılı bilgi için irtibat: N.TOSUN Bir.Sorum. Telefon &Faks : (0 242) e-posta :

34 YAZININ DIŞ YAPISINDA OLMASI GEREKENLER
KAĞIT TÜRÜ VE BOYUTLARI BAŞLIK GİZLİLİK DERECESİ - Normal - Gizli - Çok Gizli - Kişiye Özel - Hizmete Özel SÜRE - Süreli (Acele) (İvedi) - Günlü (Çok Acele) (Çok İvedi)

35 GÖNDERİLEN MAKAM İLGİ METİN İMZA EK/EKLER DAĞITIM PARAFE
SAYFA NUMARASI KOORDİNASYON ADRES

36 Yazılar en az iki nüsha düzenlenir.
NÜSHA SAYISI Yazılar en az iki nüsha düzenlenir. Genel Evraktan geçecekse 3 nüsha olmalıdır. 1. nüsha gideceği yere 2. nüsha Genel Evraka 3. nüsha Birim Arşivine (paraflı)

37 BELGE BOYUTU VE YAZI ALANI
A4 (210X297 mm) A5 (210x148 mm) (Yarım kağıt) 2,5 cm. (Her taraftan)

38 YAZI ALANI 2,5 cm 297 mm. 2,5 cm 2,5 cm 2,5 cm 210 mm.

39 YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Times New Roman 12 karakter

40 BAŞLIK Yazı alanının üst ortasına yerleştirilir Başlık 3 satırı geçemez Başlıkta; - Amblem, logo vb. - “T.C.” kısaltması - Ana kuruluş (büyük harflerle) - Birim adı (küçük harflerle) yer alır. - Şehir adı yazılmaz.

41 AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
ÖRNEKLER T.C. AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ANTALYA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Özel Kalem Müdürlüğü

42 SAYI – KONU Sayı ve Konu, yazı alanının sol üst köşesinde ve alt alta bulunur. Sayı : Kodlar tam olarak yazılmalıdır. (kod numaranız /dosya numaranız - evrak kayıt numaranız - genel evrak kayıt numarası.) Konu: Mutlaka yazılmalıdır. - (Hk., Dair, Ait v.b. yazılmaz) - (T.C. kısaltmasını geçmemelidir.) ÖRNEK: (Rektörlük Yazı İşleri ve Evrak Şb. Müdürlüğü) Sayı : B.30.2.AKD /….-….-…. Konu : ………………..

43 TARİH SÜRE Yazı alanının sağ üstünde yer alır.
…/…/2012 şeklinde yazılır. (07/02/2012) Yazılara, postalandığı günün tarihi verilmelidir. SÜRE İvedi ve günlü yazılarda, yazı alanının sağ üst kısmına (tarihin üstüne) büyük harflerle yazılır. Kırmızı renkli olarak basılabilir. ÖRNEK: İVEDİ .../…/2012

44 (Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı)
GÖNDERİLEN MAKAM Kağıt ortalanarak, büyük harflerle yazılır. Gönderileceği alt birim belli ise parantez içinde yazılır. ÖRNEKLER REKTÖRLÜK MAKAMINA (Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı) ANTALYA VALİLİĞİNE (İl Sağlık Müdürlüğü)

45 KARAYOLLARI 13.BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNE ANTALYA
Sayın Doç. Dr. Ayşe KAPLAN Yıldız Mah.Güneş Apt. 5/10 07050 Kepez/ ANTALYA

46 İLGİ Yazı alanının soluna “küçük harflerle” yazılır. İkinci satıra geçerken “ilgi” kelimesinin altı boş bırakılır. “tarihli ve sayılı” ibaresi kullanılır. Tarih ve kodlar tam olarak belirtilir. Tarih sırasına göre yazılır.(Eski tarihli olandan başlanır.) İlgi birden fazla ise; a), b), c), …. şeklinde sıralanır.

47 İlgi : a) 13/04/2009 tarihli ve B.02.0.İGB.542/263 sayılı yazı,
ÖRNEK İlgi : a) 13/04/2009 tarihli ve B.02.0.İGB.542/263 sayılı yazı, b) 28/01/2010 tarihli ve B.02.0.DİB.482- 03/281 sayılı yazı, c) 30/09/2011 tarihli ve B.05.0.PGM sayılı yazı.

48 METİN Öğrendiğimiz yazı yazma teknikleri kullanılır.
Türkçe Sözlük ve İmla Kılavuzuna uyulur. Paragraflara 1.25 cm. içeriden başlanır. (7 harf) Paragraf yapılmadığı zaman, bir satır aralığı boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri arasına bir vuruş boşluk bırakılır. Sayılar rakamla ve/veya yazıyla yazılabilir. (Yazılar parantez içinde) Önemli sayılar her iki şekilde yazılmalıdır. Büyük sayı grupları üçlü gruplara ayrılarak (sağdan sola doğru) nokta konur. ( ) Kesirleri ayırmak için virgül kullanılır. (25,33) Zorunlu kısaltmalar, ilk kullanıldığı yerde parantez içinde açık yazılarak gösterilir. Alt makamlara “rica ederim” Üst ve aynı düzey makamlara “arz ederim” Üst ve alt makamlara dağıtımlı yazılarda “arz ve rica ederim” yazılacaktır.

49 İMZA Makam sahibinin adı- soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda güvenli elektronik imza kurallarına uyulur. İmzalayanın adı küçük soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin önüne küçük harflerle ve kısaltarak yazılır.

50 ÖRNEK 1: (Yetkili Makam) (İmza) Prof. Dr. İsrafil KURTCEPHE Rektör
ÖRNEK 2: (Yetki Devri Halinde) (İmza) Prof. Dr. Muharrem KILIÇ Rektör a. Rektör Yardımcısı ÖRNEK 3: (Vekalet Halinde) (İmza) Prof.Dr. Muharrem KILIÇ Rektör V.

51 (İmza) (İmza) (İmza) ÖRNEK 5: (İkiden Fazla İmza Halinde)
ÖRNEK 4: (İki Yetkilinin İmzası Halinde) (İmza) (İmza) Adı Soyadı Adı Soyadı Müdür Yardımcısı Müdür ÖRNEK 5: (İkiden Fazla İmza Halinde) (İmza) (İmza) (İmza) Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Genel Müdür Genel Müdür Yardımcısı Daire Başkanı

52 ONAY 1 : İlgili birim tarafından teklif edilir. Yetkili makam tarafından onaylanır. ONAY 2 : Teklif edenle, onaylayan makamlar arasında makamlar varsa, onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim” ifadesiyle onaya katılır.

53 Prof.Dr.İsrafil KURTCEPHE
ÖRNEK 1 MAKAMINA olurlarınıza arz ederim. İmza Bahadır KERİMOĞLU Genel Sekreter O L U R / /2012 (İmza) Prof.Dr.İsrafil KURTCEPHE Rektör

54 Prof.Dr.İsrafil KURTCEPHE
ÖRNEK 2 MAKAMINA İmza Altuğ ERKAN Daire Başkanı Uygun görüşle arz ederim. / /2012 (İmza) Bahadır KERİMOĞLU Genel Sekreter OLUR Prof.Dr.İsrafil KURTCEPHE Rektör

55 EK / EKLER İmza bölümünden sonra yazılır. Fazla sayıda ise numaralandırılır. Liste şeklinde ise ayrı sayfa yapılır. Eklerin nerelere gönderildiği DAĞITIM bölümünde ayrıca gösterilir. ÖRNEK EKLER : 1- Yazı Örneği (…. sayfa) 2- Yönetmelik (…. sayfa) 3- Disket (…. adet)

56 DAĞITIM Ek yoksa, DAĞITIM eklerin yerine yazılır.
Gereğini yerine getirecekler ile bilgi edinmesi istenenler ayrı ayrı belirtilebilir. EKLER’in nerelere gönderildiği DAĞITIM’da görülebilir. ÖRNEKLER 1- Genel Dağıtım: DAĞITIM : Akademik ve İdari Birimlere 2- Gereği- Bilgi: Gereği : Bilgi : Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına Antalya Valiliğine 3- Ekleri Açıklayan Dağıtım: DAĞITIM: Adalet Bakanlığına İçişleri Bakanlığına (Ek-1 konulmadı) Dışişleri Bakanlığına ( Ek konulmadı) Ulaştırma Bakanlığına (Ek-2 konulmadı)

57 KOORDİNASYON PARAF Yazının kurumda (birimde) kalan nüshası paraflıdır.
En fazla 5 kişi tarafından paraf edilir. Adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Unvanlar kısa yazılabilir. Tarih, el yazısı ile paraflayan tarafından atılır. KOORDİNASYON Diğer Birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda uygulanır. ÖRNEK …./…./ Birim Sorumlusu : N.TOSUN …./…./ Genel Sek. Yrd. : G.ÇİĞDEM …./…./ Genel Sekreter : B.KERİMOĞLU Koordinasyon: …./…./ Öğr.İşl.Dai.Bşk. : A.ERKAN

58 ADRES Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun iletişim bilgilerini içerir. Yazı alanının sınırları içinde yazılır. ÖRNEK _____________________________________________________________________________________ Yazı İşleri Müd. PK.10 Dumlupınar Bulv Kampus/ANTALYA Ayrıntı. bilgi için irtibat: N.TOSUN Bir.Sor. Tel&Fax: İç Hat:1565 Elektronik Ağ:

59 SAYFA NUMARASI ASLINA UYGUNLUK ONAYI GİZLİ YAZILAR:
Çok Gizli, Gizli, Özel ve Hizmete Özel olarak düzenlenir. Belgenin üst ve alt ortasında kırmızı renkli olarak belirtilir. SAYFA NUMARASI Yazı alanının sağ altına yazılır. Toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. ÖRNEK: 1/9, 2/7, 5/32 gibi ASLINA UYGUNLUK ONAYI Bir yazıdan örnek çıkartılacağı zaman kullanılır. Örneğin uygun bir yerine “ASLININ AYNIDIR” ifadesi yazılarak, mühürlenir.

60 Kaşe, evrakın arka yüzüne basılır.
KAYIT KAŞESİ Kaşe, evrakın arka yüzüne basılır. Kamu kurum ve kuruluşları kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar.

61 AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
ÖRNEK TC. AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ KAYIT TARİH SAYI HAVALE GEREĞİ BİLGİ EKLER DOSYA NO YETKİLİ İMZA

62 YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin adresi zarfın sol üst köşesinde yer alır. Gideceği yerin adresi zarfın ortasına yazılır. Gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına kırmızı renkle belirtilir. İvedilik derecesi sağ üst köşede ve kırmızı renkle belirtilir. Çok Gizli ibareli yazılar çift zarfla gönderilir. İç zarfa yazı konulur. Zarf kapatılır. Kapanma yerlerine hazırlayan paraf atar. Bantlanır üzerine adresler yazılarak, gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına basılır. Varsa sağ üst köşede ivedilik derecesi kırmızı renkle belirtilir. İç zarf ve 2 suret evrak senedi bir başka zarfa konulur, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Gizlilik derecesi yazılmaz. Varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir. İletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

63 “ÇOK GİZLİ” GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
Dış zarfı açan görevli, iç zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli, dış zarfın içinden çıkan evrak senedini imzalar ve bir nüshasını gönderen makama iade eder.

64 EVRAK VE DOSYA HİZMETLERİNİN ÖRGÜTLENME MODELLERİ
Merkezi örgüt modeli Birimleri esas olan örgüt modeli İlgili personeli esas alan örgüt modeli Karma örgüt modeli

65 EVRAKIN DOSYALANMASINDA AMAÇ;
Aranıldığında kolaylıkla bulunabilmesi ve kullanılabilmesi Belgelerin bazı esaslar çerçevesinde sıralanması Düzene konulması ve muhafazasıdır.

66 DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
Kurum ve kuruluşlarca hizmetlerinin şekline ve malzemenin türüne göre kullanılan dosya tasnif sistemleri şunlardır: Alfabetik (Personel – Öğrenci Dosyaları) Kronolojik (Tarih Sırasına Göre) Coğrafi Bölgeleri Esas Alan (Nüfus İşlemleri – Tapu ve Kadastro İşlemleri v.b.) Nümerik(Katalog – İndeks v.b.) Konu Esasına Göre (Tek Konu- Tek Dosya)