MUHASEBEDE KULLANILAN BELGELER VE DEFTERLER

... konulu sunumlar: "MUHASEBEDE KULLANILAN BELGELER VE DEFTERLER"— Sunum transkripti:

1 MUHASEBEDE KULLANILAN BELGELER VE DEFTERLER

2 Giriş Muhasebede ticari işlem kayıtlarının yapılabilmesi için söz konusu işlemin ne olduğunu gösteren belgelere ve bu işlemlerin kaydedildiği defterlere gerek vardır. Kullanılacak belgelerin şekli ve içeriği hangi işlemlerin ne tür defterlere kaydedileceği ile ilgili hususlar yasalarca düzenlenmiştir.

3 Kullanılan Belgeler Muhasebe bilgilerinin güvenirliği için işlemlerin doğru belgelere dayandırılmasını gerekli kılmaktadır. Muhasebenin temel kavramlarından biri olan tarafsızlık ve belgelendirme kavramı gereği, muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılması gerekmektedir. Bu nedenle yasalarla düzenlenmiş özellikleri ve şekil şartlarını taşımayan belgeler muhasebe kayıtlarına esas teşkil edemez.

4 Kullanılan Belgeler Muhasebede kullanılan belgelerin bir kısmı Vergi Usul Kanununda (V.U.K) diğerleri ise Türk Ticaret Kanununda (T.T.K) yer almaktadır. Vergi Usul Kanunu Gereği Kullanılan Belgeler Fatura Perakende Satış Belgeleri Gider Pusulası Müstahsil Makbuzu Serbest Meslek Makbuzu Ücret Bordosu Taşıma ve Sevk İrsaliyesi Yolcu Listesi Günlük Müşteri Listesi

5 MUHASEBEDE KULLANILAN BELGELER
Muhasebe bilgilerinin güvenirliği , ticari işlemlerin belgelere dayandırılarak defterlere kaydedilmesiyle anlam kazanır. Bu nedenle muhasebe uygulamalarında kayıt araçları olarak adlandırılan Belgeler ve belgelerin kaydedildiği Muhasebe Defterleri nin önemi büyüktür. Vergi düzenlemeleri kapsamındaki belgeler aşağıdaki şekilde ifade edilebilir.

6 Fatura Satılan mal ve yapılan iş karşılığında müşterilerin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan veya işi yapan tarafından müşteriye verilen ticari belgeye fatura denilir (V.U.K. MADDE 229) FATURANIN ŞEKLİ (V.U.K. MADDE 230) Faturada en az aşağıdaki bilgiler bulunur: 1. Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası; 2. Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası; 3. Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası; 4. Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı; 5. Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası,

7

8 Perakende Satış Belgeleri
Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile defter tutmak zorunda olan çiftçilerin fatura vermek zorunda olmadıkları satışları ve yaptıkları işlerin bedellerini ispat etmekte kullanacakları belgelerdir (V.U.K. MADDE 233) Üç başlık altında toplanmaktadırlar: Perakende satış fişleri Makineli kasaların kayıt ruloları Giriş ve yolcu taşıma biletleri Fiş kesmenin üst sınır 670 YTL olarak belirlenmiştir. Bulunması Gereken Bilgiler, İşletme veya mükellefin adı, düzenlenme tarihi ve alınan paranın miktarı gösterilir.

9

10 Gider Pusulası Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan serbest meslek erbabının ve çiftçilerin: Vergiden muaf esnafa; Yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları emtia için tanzim edip işi yapana veya emtiayı satana imza ettirecekleri gider pusulası vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmündedir. Bu belge, birinci ve ikinci sınıf tüccarların, zati eşyalarını satan kimselerden satın aldıkları altın, mücevher gibi kıymetli eşya için de tanzim edilir. (V.U.K. MADDE 234) BULUNMASI GEREKEN BİLGİLER İşin mahiyeti, Emtianın cins ve nev'i ile miktar ve bedelini İş ücretini ve işi yaptıran ile yapanın veya emtiayı satın alan ile satanın adlarıyla soyadlarını (Tüzel kişilerde unvanlarını) Adresleri Tarihi ihtiva eder İki nüsha olarak tanzim ve bir nüshası işi yapana veya malı satana verilir Gider pusulaları, seri ve sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir.

11

12 Müstahsil Makbuzu:(V.U.K. MADDE 235)
Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tesbit edilenler ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden satın aldıkları malların bedelini ödedikleri sırada iki nüsha makbuz tanzim etmeye ve bunlardan birini imzalayarak satıcı çiftçiye vermeye ve diğerini ona imzalatarak almaya mecburdurlar. Mal tüccar veya çiftçi adına bir adamı veya mutavassıt tarafından alındığı takdirde makbuz bunlar tarafından tanzim ve imza olunur. Çiftçiden avans üzerine yapılan mübayaalarda, makbuz, malın teslimi sırasında verilir. Müstahsil makbuzunun tüccar veya alıcı çiftçi nezdinde kalan nüshası fatura yerine geçer. BULUNMASI GEREKEN BİLGİLER 1. Makbuzun tarihi; 2. Malı satın alan tüccar veya çiftçinin soyadı, adı unvanı ve adresi; 3. Malı satan çiftçinin soyadı, adı ve ikametgahı adresi; 4. Satın alınan malın cinsi, miktarı ve bedeli; Bu Maddede yazılı makbuzlar hiçbir resim ve harca tabi değildir. Müstahsil makbuzları seri ve sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir

13

14 Serbest Meslek Makbuzu
Serbest meslek erbabı, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için iki nüsha serbest meslek makbuzu tanzim etmek ve bir nüshasını müşteriye vermek, müşteri de bu makbuzu istemek ve almak mecburiyetindedir. BULUNMASI GEREKEN BİLGİLER Makbuzu verenin soyadı, adı veya unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası; Müşterinin soyadı, adı veya unvanı ve adresi; Alınan paranın miktarı; Paranın alındığı tarih; Yazılır ve bu makbuzlar serbest meslek erbabı tarafından imzalanır. Serbest meslek makbuzları seri ve sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir.

15

16 Ücret Bordrosu (V.U.K. MADDE 238)
İşverenlerin çalıştırdıkları personel ve işçilerine ödedikleri brüt ve net ücretler ile ücretlerinden yaptıkları gelir ve damga vergisi kesintileri, sosyal güvenlik kesintileri ile diğer eklenti ve kesintilerin gösterildiği belgedir. Bulunması gereken bilgiler; Hizmet erbabının soyadı, adı; ücretin alındığına dair imzası veya mührü (Ücretin ödenmesinde ayrıca makbuz alan iş verenlerin tutacakları ücret bordrosuna imza veya mühür konulması mecburi değildir.); Varsa vergi karnesinin tarih ve numarası; Birim ücreti (Aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti); Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre; Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı.

17

18 BULUNMASI GEREKEN BİLGİLER
TAŞIMA İRSALİYELERİ (V.U.K. MADDE 240) Ücret karşılığında eşya nakleden bütün gerçek ve tüzelkişiler naklettikleri eşya için, düzenledikleri belgedir.209'uncu maddede yazılı bilgilerle, BULUNMASI GEREKEN BİLGİLER 1.Sürücünün ad ve soyadı 2. Aracın plaka numarasını 3.Seri ve sıra numarası dahilinde teselsül eden irsaliye kullanmak zorundadırlar. Bu irsaliyenin bir nüshası eşyayı taşıttırana, bir nüshası eşyayı taşıyan aracın sürücüsüne veya kaptanına verilir ve bir nüshası da taşımayı yapan nezdinde saklanır. Bu bent hükmü nakliye komisyoncuları ile acenteleri de kapsar.

19

20 YOLCU LİSTELERİ (V.U.K. MADDE 240)
Şehirler arasında yapılan yolcu taşımalarında 233'üncü madde gereğince yolcu taşıma bileti kesmeye mecbur olan mükellefler, (T.C. Devlet Demiryolları hariç) taşıtların her seferi için müteselsil seri ve sıra numaralı ve oturma yerlerini planlı şekilde gösteren iki nüsha yolcu listesi düzenlerler ve bu listenin bir nüshasını sefer sonuna kadar taşıtta ve diğer nüshasını işyerinde bulundururlar. Yolcu taşıma biletlerinin komisyoncu veya acenteler tarafından kesilmesi halinde yolcu listeleri 3 nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası bu kimseler tarafından saklanır.   BULUNMASI GEREKEN BİLGİLER Yolcu listelerinde aşağıdaki bilgiler bulunur: 1.Yolcu listesini düzenleyen işletmenin adı veya unvanı ile adresi, 2.Taşıtı işleten mükellefin adı, soyadı varsa unvanı, adresi vergi dairesi ve hesap numarası, 3.Taşıtın plaka numarası, sefer tarihi ve hareket saati, 4.Bilet numaraları işaretlenmek suretiyle yolcu sayısı ve toplam hasılat tutarı.

21 GÜNLÜK MÜŞTERİ LİSTELERİ
(V.U.K. MADDE 240) Otel, motel ve pansiyon gibi konaklama yerleri, odaları, bölmeler ve yatak planlarına uygun olarak müteselsil seri ve sıra numaralı günlük müşteri listeleri düzenlerler ve işletmede bulundururlar.   BULUNMASI GEREKEN BİLGİLER Bu listelerde aşağıdaki bilgiler bulunur: 1. Mükellefin adı, soyadı, varsa ünvanı ve adresi, 2. Oda numaraları yazılmak suretiyle müşterinin adı, soyadı ve oda ücreti, 3. Düzenleme tarihi.

22 Türk Ticaret Kanunu Gereği Kullanılan Belgeler.
Türk Ticaret kanununa göre kullanılan belgeler aşağıdaki gibidir. Bono Poliçe Çek Hisse senedi Tahvil

23 Türk Ticaret Kanunu Gereği Kullanılan Belgeler.
Bono, (senet), borçlunun alacaklısına olan borcunu belirli bir tarihte, kayıtsız ve şartsız bir biçimde ödeneceğini gösteren bir belgedir. Senet borçlusuna muhatap, senet alacaklısına lehtar denilir. Poliçe, Bononun bir ödeme vaadi ve ikili bir ilişki içermesine karşın, poliçede ödeme emri ve üçlü bir ilişki söz konusudur. Burada senedi düzenleyen kişi (keşideci), alacaklı olduğu bir kişiye (muhatap), poliçede ismini yazdığı kişiye (lehtar) belli bir meblağı belli bir tarihte kayıtsız ve şartsız ödeme emrini vermektedir.

24

25

26 Türk Ticaret Kanunu Gereği Kullanılan Belgeler.
Çek, bir bankaya yönelik olarak, üçüncü bir kişiye çekle yazılı bedelin ödenmesini emreden bir kambiyo senedidir. Burada da çeki düzenleyen (keşideci), çeki ödeyecek(banka) ve çekil alacak(lehtar) olmak üzere üçlü bir ilişki vardır.Çek bankalar tarafından basılan ve kullanmaları için keşidecilere verilen bir belgedir. Aslında çek bankaya gösterildiği anda ödenmesi gereken bir belgedir. Ancak ülkemizde çekin üzerine bir vade tarihi bırakılarak o tarihte bozdurulmasına yönelik ticari bir gelenek vardır.

27

28 Türk Ticaret Kanunu Gereği Kullanılan Belgeler.
Hisse senedi, Anonim şirketler ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde, ortakların sermaye paylarını göstermek üzere, bu payları karşılığında çıkarılan ve şekil şartları kanunda belirtilmiş olan menkul kıymet niteliğindeki belgedir. Hisse senetleri, sahipleri şirketin karına ortak olama, tasfiye bakiyesinden pay alma, şirket yönetimine katılma ve şirketi denetleme gibi haklar sağlar.

29

30 Türk Ticaret Kanunu Gereği Kullanılan Belgeler
Tahvil, Anonim şirketlerin ve devletin uzun vadeli borç sağlamak amacıyla çıkarıp sattığı, nominal değerleri eşit borç senedi niteliğindeki menkul kıymetlerdir. Tahvil satına alarak şirkete borç vermiş olanlar, şirketin kar veya zararına katılmazlar, sadece belli orandaki faizi alırlar.

31

32 Kullanılan Defterler İşletmelerde finansal nitelikli işlemelerin kaydında çeşitli defterler kullanılmaktadır. Bunlardan bir kısmı kanunların kullanılmalarını zorunlu kıldığı defterlerdir. Bu defterleri kullanmak bakımından işletmeler, birinci sınıf tüccarlar ve ikinci sınıf tüccarlar olarak iki gruba ayrılmaktadır. İşletmelerin hangi sınıfa dahil olacakları, vergi usul kanununa göre belirlenir. Bu amaçla V.U.K; alış,satış ve hasılat ile ilgili ölçütler getirmiştir. Ayrıca hangi durumlarda sınıf değiştirileceği de yine aynı kanunla benimsenmiştir.

33 Kullanılan Defterler Birinci sınıf tüccarlar bilanço esasına göre, ikinci sınıf tüccarlar ise işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Birinci sınıf tüccarın tutmak zorunda oldukları defterler aşağıdaki gibidir. Yevmiye Defteri(Günlük Defter) Defteri Kebir(Büyük Defter) Envanter Defteri İkinci Sınıf tüccarların tutmak zorunda olduğu defterler İşletme hesabı defteri Günlük perakende satış ve hasılat defteri

34 Muhasebe Defterleri Hangi Dönemler için Tutulur. ( V.U.K. Md. 174)
Defterler hesap dönemi itibariyle tutulur. Kayıtlar her hesap dönemi sonunda kapatılır ve ertesi dönem başında yeniden açılır. Hesap dönemi normal olarak takvim yılıdır. 1 Ocak itibariyle başlar ve 31 Aralık tarihi itibariyle sona erer. Takvim yılı dönemi faaliyet ve muamelelerinin mahiyetine uygun bulunmayanlar için, bunların müracaatı üzerine Maliye Bakanlığı 12'şer aylık özel hesap dönemleri belli edebilir. Yeniden işe başlama veya işi bırakma hallerinde, hesap dönemi içinde bir yıldan eksik olan faaliyet süresi,hesap dönemi sayılır. Bu maddeye göre özel hesap dönemi tayin edilenlerin ticari ve zirai kazançları, hesap dönemlerinin kapandığı takvim yılının kazancı sayılır.

35 TASDİKE TABİ DEFTERLER ( V.U.K. Md. 220)
1. Yevmiye ve envanter defterleri; 2. İşletme defteri; 3. Çiftçi işletme defteri; 4. İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri; (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil) 5. Nakliyat Vergisi defteri; 6. Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri; 7. Serbest meslek kazanç defteri;

36 TASDİK ZAMANLARI ( V.U.K. Md. 221)
Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda; Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda; Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde; Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce.

37 TASDİK MAKAMI (V.U.K. Md. 223) Defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acenteler için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur. TASDİK YENİLEME (V.U.K. Md. 222) Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.

38 Birinci Sınıf Tüccarın Tutmak Zorunda Oldukları Defterler
Yevmiye Defteri, parayla ölçülen işlemlerin ilgili belgelere dayanarak, tarih sırasına göre maddeler halinde kaydedildiği defterdir. Bu deftere işlemler tarih sırasıyla kaydedilir ve haklı bir sebep olmaksızın on günden fazla geciktirilmez. Yevmiye defteri piyasada satılan ciltli defterler olabildiği gibi günümüzde daha çok bilgisayar çıktısı almaya kolaylık sağlayan form kağıtlarda olabilmektedir.

39 Günlük defterdeki her günlük defter maddesinde en az aşağıdaki bilgilerin bulunması gerekir
. Madde sıra numarası, 2. Büyük defter sayfa numarası, 3. Tarih, 4.Borçlu hesap, 5.Alacaklı hesap, 6.Varsa yardımcı hesaplar ve tutarları, 7.Borçlu hesapların tutarları, 8.Alacaklı hesapların tutarları, 9.Ticari işlemlerin dayandığı belgelerin türü tarihi ve numaraları ile ilgili bilgileri de içeren madde açıklaması.

40

41 Yevmiye Maddesi Çeşitleri
Yevmiye maddeleri dört çeşit olabilir. Bunlar; Basit yevmiye, bir hesabın borçlu bir hesabın alacaklı olduğu madde türüdür. Bileşik madde, birden fazla borçlu hesaba karşılık tek hesabın alacaklı olduğu yada tek hesabın borçlanmasına karşılık birden fazla hesabın alacaklandığı madde türüdür. Karma madde, birden fazla borçlu hesaba karşılık, birden fazla alacaklı hesabın olduğu madde türüdür. Tamamlayıcı madde(düzeltme maddesi), yevmiye defterine yanlı ve noksan yazılmış bir maddeyi tamamlamak veya düzeltmek için yapılan madde türüdür.

42 Defteri Kebir(Büyük Defter)
Yevmiye defterinin hesaplara göre sınıflandırılmış şeklidir. Yevmiye defterine maddeler halinde yapılan kayıtlar daha sonra buradan büyük deftere sınıflandırılarak kaydedilir. Yevmiye defterinde borçlandırılan hesap, defteri kebirde de borçlu tarafa, yevmiye defterinde alacaklandırılan hesap ise defteri kebirde de alacaklı tarafa kaydedilir.

43 Bulunması gereken bilgiler.
Büyük defterde sayfalar karşılıklı olarak aynı sayfa numarasını taşır ve sağ taraftaki sayfa hesabın borç tarafı sayfasını, sağ taraftaki sayfa ise hesabın alacak tarafı sayfasını gösterir. Bulunması gereken bilgiler. Hesabın kod numarası ve adı, Tarih, Kayıt sıra numarası, Açıklama, Günlük defter madde numarası, Tutar, Genel toplam.

44

45 Sf. No. 1 HESAP KODU VE ADI Sf. No. 1
KASA Tarih Sıra Açıklama Gün. Def. Tutar Genel Tarih Sıra Açıklama Gün. Def. Tutar Genel No Md. No Toplam No Md. No Toplam Tahsilat Tediye Sayfa Toplamı Borç Sayfa Toplamı Alacak Toplamı Toplamı

46 Envanter Defteri İşletmenin işe başladığı tarihte ve daha sonra her faaliyet dönemi sonunda çıkardığı envanterde belirlenen varlık ve kaynakların ayrıntılı olarak kaydedildiği defterdir. Ayrıca, dönem sonu bilançolarının bu deftere kaydedilmesi zorunlu olduğu gibi gelir tablosunun da bu deftere kaydedildiği görülür. Envanter ve bilançonun çıkarıldığı güne bilanço günü denir.

47 Envanter Defteri Envanter defterinde bulunması gereken bilgiler.
Hesabın adı, Borçlu ya da alacaklı hesap tutarı, Genel toplam TARİHLİ KURULUŞ BİLANÇOSU Sf.No Sf. No 1 Hesap Hesap Büy.Def Tutar Genel Hesap Hesap Büy.Def Tutar Genel Kodu Adı Sf. No Toplam Kodu Adı Sf. No Toplam 1 Dönen Varlıklar Öz Kaynaklar 10 Hazır Değerler , Ödenmiş Sermaye 100 Kasa Sermaye AKTİF TOPLAMI PASİF TOPLAMI

48 Muhasebe Fişleri Mali işlemlerin objektif belgelere dayanarak doğrudan doğruya yevmiye defterine kaydedilebileceği gibi önceden muhasebe fişlerine kaydedilip sonra buradan yevmiye defterine aktarıla da bilir. Muhasebe fişleri hataların erken tespit edilmesi ve giderilmesinde etkilidir. Muhasebede kullanılan muhasebe fişleri üç çeşittir. Kasa Tahsil Fişi Kasa Tediye Fişi Mahsup Fişi

49 Muhasebe Fişleri Kasa tahsil fişi, işletmenin kasasına para girişine neden olan işlemlerin kaydedildiği fiştir. Kasa tahsil fişine, kasaya giriş olduğunda kayıt yapıldığından, borçlu hesap her zaman Kasa hesabıdır. Alacaklı hesap ve ya hesaplar ise işlemden işleme değişir. Kasa tediye fişi, işletmenin kasasından para çıkışlarına neden olan işlemlerin kaydedildiği fiştir. Kasa tediye fişine, kasadan para çıkışı olduğunda kayıt yapıldığından alacaklı hesap her zaman Kasa hesabıdır. Borçlu hesap veya hesaplar ise işlemden işleme değişmektedir.

50 Muhasebe Fişleri Mahsup fişi, işletmenin kasasına para girişi sağlamayan veya işletmenin kasasından para çıkışına neden olmayan işlemlerin kaydedildiği fiştir. Mahsup fişinde ne borçlu tarafa, nede alacaklı tarafa Kasa hesabı kullanılmaz.