RESMİ YAZIŞMA KURALLARI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Şanlıurfa Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği   RESMİ YAZIŞMA KURALLARI RESMİ YAZIŞMA KURALLARI 2016

KONU BAŞLIK BARKOD PARAF LİSTESİ MUHATAP SAYI TARİH İLGİ İLETİŞİM

DAYANAK Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (02/02/2015 Tarih ve 29255 Sayılı Resmi Gazete ) Amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Tüm kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

TANIMLAR Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgi Resmi Belge: İdareler tarafından hazırlanmış veya kayda alınmış, belirli bir forma sahip ıslak veya güvenli elektronik imzalı doküman Resmi/Üst Yazı: İdarelerin kendi aralarında, gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan, resmi belge niteliğindeki yazı Resmi yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle, gerçek veya tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel veya elektronik ortamda yürüttükleri süreç

GENEL BİLGİLER Nüsha Sayısı: En az iki nüsha olarak düzenlenir. Belgenin Şekli Özellikleri: A4 (210x297 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Üst yazılarda kağıdın bir yüzü, yazının ekleri için kağıdın her iki yüzü de kullanılabilir. Yazı Alanı: Sayfanın dört kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak oluşturulacak alandır. Yazı alanı dışında sayfa numarası hariç hiçbir ifade yer alamaz. Yazı Tipi ve Boyutu: "Times New Roman“ 12 veya “Arial” 11 karakter kullanılır. Gerekli durumlarda metin bölümünde 9, iletişim bilgileri bölümünde ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik olarak yazılabilir.

BAŞLIK (ANTET) İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra yazıyı gönderen kurumun adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazıldığı alandır. Yazı alanının üst kısmında ortalanarak yazılır. Bağlı veya ilgili kuruluşlarda ikinci satıra bakanlığın adı yazılarak başlık alanı dört satıra çıkartılabilir. Mülki idareye bağlı il veya ilçe teşkilatlarında 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümleri uygulanır. Doğrudan merkeze bağlı taşra teşkilatlarında, merkez birimlerinde olduğu gibi yazılır. Bu alanda başlığın yanı sıra amblem veya logo kullanılabilir.

BAŞLIK (ANTET) T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Şanlıurfa Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Mehmet Akif İnan Eğitim ve Araştırma Hastanesi Ceylanpınar Devlet Hastanesi Kadın Hastalıkları ve Doğum Hastanesi Balıklıgöl Devlet Hastanesi Açıklama: Başlığın yazımında www.kaysis.gov.tr internet adresindeki DETSİS kayıtları esas alınır.

SAYI Yazının, resmi yazı niteliği kazanmasını sağlayan alandır. Bir resmi yazının, aynı yıl içinde tüm kamu kurumları tarafından hazırlanan diğer resmi yazılardan ayırt edilmesini sağlar. Tarih bilgisiyle birlikte okunduğunda tüm yıllara göre tekil bir tanımlama numarası oluşturur. Başlığın son satırından iki aralık boş bırakıldıktan sonra sola yaslı olacak şekilde yazılacak "Sayı:" ifadesinden sonra yazılır. 3 bölümden oluşur. Bunlar sırasıyla ‘T.C. DETSİS No’, ‘SDP Kodu’ ve ‘Evrak Kayıt Numarası’dır. T.C. DETSİS No: Yazının hazırlandığı Kurumu ve ilgili alt birimini gösteren Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi Numarasıdır. SDP Kodu: Yazıların içerdiği konuyu belirtir ve aynı konuya ilişkin yazıların aynı dosyada toplanmasını sağlar. Evrak Kayıt Numarası: Yazının imzalanmasından sonra ilgili birim ve/veya genel evrak biriminden aldığı sıra numarasıdır. Sıra numaraları atlama olmayacak şekilde ardışık olarak verilir. Bölümler arasına ‘-’ işareti konulur. Yazıya birim evrak numarası verilmesinden sonra genel evrak biriminden de numara verilebilir. Bu durumunda iki ‘evrak kayıt numarası’ arasına ‘/’ işareti konulur. Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına “E.” ibaresi konularak yazılır.

SAYI Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası Standart Dosya Planı Kodu Belge Kayıt Numarası 74617813 – 912.03 – E.1789 Birim Evrak Bölümü Kayıt Numarası Genel Evrak Bölümü Kayıt Numarası EBYS Sayı Örneği: 74617813-912.03-E.1789 Açıklama: Kurumların ve alt birimlerinin T.C. DETSİS Numaraları ve SDP Kodları www.kaysis.gov.tr internet adresinde yayımlanmaktadır.

ÖZENİLEREK YAZILAN BİR YAZI ÖZENİLMEDEN YAZILAN BİR YAZI

TARİH Fiziksel ortamdaki belgelerin evrak kayıt numarası aldığı tarihtir. e-imzalı belgelerde ise zaman damgasında yer alan tarih bilgisidir. Sayı ile aynı satırda, yazı alanı içerisinde sağa yaslı olarak yazılır. Gün, Ay ve Yıl bilgileri taksim ‘/ ’ veya nokta ‘.’ işareti ile ayrılarak yazılır. Ay adları harfle de yazılabilir.

KONU Muhatabın, yazı içeriği hakkında bilgi edinmesi amacıyla, yazı içeriğinin birkaç kelimeyle özetlendiği alandır. SDP Konu Adlarıyla bire bir uyumlu olması zorunlu değildir.

YANLIŞ KONU ÖRNEĞİ

DOĞRU KONU ÖRNEĞİ

KONU Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır. Konu bir satırı geçerse ikinci satır “Konu:” yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır. T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU ŞANLIURFA KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ Sayı : 74617813-912.03-E.1789 06/01/2016 Konu: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Eğitimi

MUHATAB Yazının gönderileceği; Kurumlar arası yazışmalarda ana kurumun, Kurum içi yazışmalarda ilgili birimin, Özel hukuk tüzel kişilerinde kuruluşun, Gerçek kişilerde vatandaşın adının yazıldığı alandır. Konu yan başlığından sonra 2, 3 veya 4 satır boşluk bırakıldıktan sonra ortalanarak yazılır. Gerçek kişiler dışında gönderilen yazılarda muhatap adı büyük harflerle yazılır ve sonuna ‘NE’, ‘NA’ eki eklenir (Örnek: İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE) Gerçek kişilere gönderilen yazılarda ‘Sayın’ ifadesinden sonra muhatabın adının ilk harfi ve soyadının tamamı büyük harflerle yazılır. Gerçek kişilerin varsa unvanı da yazılabilir. Kamu kurumlarına ilişkin muhatap adlarının yazımında DETSİS’te yayımlanan kayıtlar esas alınır.

MUHATAB ÖRNEĞİ 1 MUHATAB

MUHATAB Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek yazılar doğrudan o idareye gönderilir. Ancak gerekli görülürse başbakan yardımcılığı veya bakanlığa da gönderilebilir. Kurumlar arası yazışmalarda, yazının işleme alınacağı birimin adı muhatap adının altına parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harfle yazılabilir. Yazının gönderileceği yerin adresi muhatap satırının altına ortalanarak yazılabilir. Ancak Özel hukuk tüzel kişileri ile gerçek kişilere gönderilen yazılarda adres yazılmalıdır. Dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi yazılabilir.

MUHATAB ÖRNEĞİ 2

GENEL SEKRETERLİK-DİSİPLİN BİRİMİ-İHTİYAÇ TESPİT ÜST KURULU YAZIŞMA KODU: 28892428

TIBBİ HİZMETLER BAŞKANLIĞI YAZIŞMA KODU: 74617813

İDARİ HİZMETLER BAŞKANLIĞI YAZIŞMA KODU: 93460149

MALİ HİZMETLER BAŞKANLIĞI YAZIŞMA KODU: 19772266

İLGİ İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür. ‘İlgi:’ şeklinde oluşturulacak yan başlıktan sonra yazılır. İlgi, yazıyı hazırlayan kurumu/birimi belirtecek şekilde aşağıda gösterildiği gibi yazılır ve sonuna nokta ‘.’ işareti konulur. Adalet Bakanlığının … tarihli ve … sayılı yazısı. Sağlık Bakanlığı (Personel Genel Müdürlüğü)’nın … tarihli ve … sayılı yazısı. … tarihli ve … sayılı yazınız. / … tarihli ve … barkod sayılı yazınız. … tarihli ve … sayılı yazımız. Gerçek kişilerden alınan belgeler için Nevzat ÇALIŞ’ın …tarihli ve … sayılı başvurusu.” şeklinde ilgi tutulur. Birden fazla ilgi tutulması durumunda, önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre listelenir. Her bir ilgi kaydı, alfabetik olarak madde işareti ve kapama parantez işareti “)” konulduktan sonra yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, “İlgi” yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır.

İLGİ İlgi: a) 30/12/2015 tarihli ve 74617813/912.03/E.1789 sayılı yazımız. b) 24/12/2015 tarihli ve 17637724/1108 sayılı yazınız. c) Sağlık Bakanlığının 26/06/2014 tarihli ve 83492708-622-103 sayılı yazısı. d) 2014/3 Sayılı Başbakanlık Genelgesi.

YANLIŞ İLGİ ÖRNEĞİ İLGİ YAZILMAMIŞ

HATALI İLGİ ÖRNEKLERİ TARİH SAYI

METİN Yazının amacına uygun, gereksiz tekrar yapılmaksızın, konunun anlaşılacağı şekilde yazıldığı alandır. İlgi yoksa muhatap adından sonra iki satır, varsa ilgiden sonra 1 satır boşluk bırakıldıktan sonra yazılır. Paragraflara 1 ile 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanarak yazılır. Paragraflar arasında boşluk bırakılmaz. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi hâlinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir. Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta işareti konulur (Örnek: 1.453; 25.126; 326.197). Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır (Örnek: 45,72). Birden fazla kelimeden oluşan sayılar ayrı yazılır: iki yüz, üç yüz altmış beş, bin dört yüz elli üç vb. (TDK) Para ile ilgili işlemlerle senet, çek vb. ticari belgelerde geçen sayılar bitişik yazılır: 650,35 (altıyüzelliTL,otuzbeşkr.) (TDK)

METİN İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bırakılır. Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz. İhtiyaç duyulması halinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir. Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltma yazılır [Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM)]. Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." şeklinde bitirilir. Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır. «Görüldüğü gibi…» Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi halinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir. Örn: 1.453 (bin dört yüz elli üç) Para işlemleri, çek, senet gibi tek belgeli işlemlerde sayılar bitişik yazılır. Belgenin bir nüshasının bizde olduğu yazılarda sayılar ayrı yazılır. Olumsuz bir durumda bu belge ve EBYS’deki orijinal hali gösterilerek belgede sahteciliğin önüne geçilebilmektedir. Gerçek kişilere gönderilen yazılar “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” şeklinde bitirilebilir.

İMZA Yazıyı imzalayan makamın adı, soyadı ve bir alt satırda unvanının yazıldığı alandır. Fiziksel yazışmalarda imza makamın adının üstünde yer alan alana atılır. Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalarda ise güvenli elektronik imza ile imzalanır. Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak, yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza yetkisinin devredildiği durumda, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren “Bakan a.”, “Müsteşar a.”, “Vali a.”, biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır . Yazının vekaleten imzalanması durumunda imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makamı gösteren “Müsteşar V.”, “Vali V.” biçiminde ibare ikinci satıra yazılır. Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvanın imza alanı sağda yer alır. İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin imza alanı en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. Yazının birden fazla sayfa sürmesi durumunda her sayfanın altında toplam sayfa sayısını gösterecek şekilde sayfa numarası yazılır.

İMZA Uzm. Dr. M. Cihan EKMEN Genel Sekreter Uzm. Dr. Faruk GÜNAK Mali Hizmetler Başkanı a. Tıbbi Hizmetler Başkanı Uzm. Dr. Mehmet TERCAN Genel Sekreter V. NOT: Islak imza, ismin altına veya üzerine gelecek şekilde atılmaz. İsmi kapatmayacak şekilde üst taraftaki boşluğa atılır.

YAZI EKİ-EKLERİ Yazı ekinde gönderilecek belge veya diğer materyallerin yazı üzerinde belirtildiği alandır. İmza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Birden fazla ek varsa “Ek:” başlığının altında ekler nümerik olarak sıralanır. Ekin sayfa sayısı veya adedi parantez içerisinde belirtilir. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzun ise ayrı bir Ek Listesi yapılır ve yazı üzerinde sadece bu liste ek olarak gösterilir. Ekte yer alan belgeler imza sahibi ve/veya paraf zincirinde yer alanların en az biri tarafından imzalanır veya paraflanır.

EKLER Ek: - Çalışma Raporu (12 Sayfa) Yazı (1 Sayfa) CD (1 Adet) DAĞITIM: - Tüm Sağlık Tesislerine

DAĞITIM Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda muhatap adlarının listelendiği alandır. “Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra, yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının soluna yazılır. Dağıtım listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa “DAĞITIM LİSTESİ” başlığı altında ek yapılır. Listenin oluşturulmasında muhatap kurumlar hiyerarşik türlerine gruplanarak yazılır. Aynı türde yer alan muhataplar kendi içerisinde alfabetik olarak sıralanır. Dağıtım bölümü ‘Gereği’ ve ‘Bilgi’ alt başlıklarına ayrılabilir. Bu durumda yazının gereğini yerine getirmesi gerekenler “Gereği:”, sadece bilgi sahibi olması istenenler ise “Bilgi:” kısmına yazılır. Dağıtım: Gereği: Bilgi: - Halk Sağlığı Müdürlüğüne - İl Sağlık Müdürlüğüne

PARAF Yazıyı hazırlayandan imzalayacak amire kadar aynı hiyerarşi sırasında yer alan personelin, yazıyı görüp, incelediği ve uygun gördüğünü göstermek üzere parafladığı alandır. Yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır. yazının sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile veya yeterli görülmesi halinde elektronik onay yoluyla atılır. …/01/2016 Sağ. Tek. : N. ÇALIŞ …/01/2016 Uzman : M. N. KAÇAR …/01/2016 Tıb. Hiz. Baş. : Uzm. Dr. F. GÜNAK

KOORDİNASYON Kurum içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan yazılarda, yazıyı hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.   Koordinasyon: .../01/2016 İl Sağlık Müdürü : Adı SOYADI (Paraf) .../01/2016 Halk Sağlığı Müdürü : Adı SOYADI (Paraf)

İLETİŞİM BİLGİLERİ Belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasının yazıldığı alandır. Sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır. Sağa yaslı olacak şekilde ‘Ayrıntılı bilgi için irtibat:’ yan başlığından sonra bilgi alınabilecek personelin adı, soyadı ve alt satıra da unvanı yazılır. Bu alanda yazı 8 karakter büyüklüğüne kadar düşürülebilir.

İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR Süreli resmî yazışmalarda “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine yer verilir. “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir. Süreli yazılarda cevap verilmesi gereken tarih metin içinde yazılır. “ACELE” ibaresi taşıyan yazılara hemen, “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan yazılara ise yazıda belirtilen süre içinde cevap verilir. “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Birden fazla sayfalı yazılarda bu ibareler sadece birinci sayfada belirtilir. Yazının ivedi veya günlü olduğu zarfın sağ üst köşesinde de belirtilir. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

GİZLİ YAZILAR Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklindedir. "Çok gizli" yazılar çift zarfla gönderilir. Yazı içteki zarfa konur, iç zarfın üst ve alt ortasına ‘Çok Gizli’ kaşesi yapılır, İç zarfın kapanma noktasına yazıyı hazırlayan kişinin parafı atılır, Parafın üzerine saydam bant yapıştırılır, İç zarf evrak senediyle birlikte dış zarfın içine konulur. Dış zarfın üzerine, normal yazılarda olduğu gibi muhatap idarenin adı ve evrak numarası yazılır. Muhatap idaredeki görevli, dış zarfı açıp iç zarfın üzerindeki "Çok Gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar ve evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder. Bu belgeler gerekli güvenlik tedbirleri alınması şartıyla güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda da gönderilebilir.

OLUR YAZILARI Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından ıslak imzayla veya güvenli elektronik imza ile imzalanır. İmza bölümünden sonra uygun sayıda boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR” ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun sayıda boş satır bırakılarak imzalayan makamın adı ve soyadı bir alt satıra da yazılır. Teklif eden makam ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar, teklif eden birimin imza alanı ile “OLUR” ibaresinin arasında yazı alanının solunda “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle olura katılır.

YAZININ ÇOĞALTILMASI Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek alınması hâlinde, örneğin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır.

BELGENİN İADE EDİLMESİ Kuruma muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir yazı, asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak, asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak, aslı muhatabına gönderilir ve yazıyı gönderene de bilgi verilir. İdareye muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler gönderene elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir. Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.

GÖRÜŞ, BİLGİ ve BELGE TALEPLERİNDE SÜRE İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. İdareler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla, süre belirtilmeyen belge taleplerini talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç 5 (beş) iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç 15 (on beş) iş günü içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, fiziki ortamda gelen talepler için ilgili yazının idarenin genel evrak kayıtlarına girdiği zamanı; elektronik ortamda gelen talepler için ise talep yazısının EBYS'ye giriş kaydının yapıldığı zamanı ifade eder. İdareler, bilgi ve görüş isteyen idareye süresi içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla 15 (on beş) iş gününü geçmemek üzere ek süre kullanabilir."

YAZILARIN TESLİMİ İdareye fiziksel ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ile belgeye ait üstveriler kaydedilir. Gelen Evrak Kaşesi üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne basılır. Kaşe üzerinde evrak kayıt sayısı, kayıt tarihi ve saati ile yazının havale edileceği birim adı yazılır.

E-YAZIŞMA Resmi yazılar ve üst verilerinin aynı standartlar çerçevesinde oluşturulması sağlanmıştır. Resmi yazıların güvenli elektronik imza ile imzalanmasına ilişkin esaslar belirlenmiştir. Resmi yazıların kurumlar arasında elektronik ortamda gönderilmesi ve alınmasıyla ilgili temel esaslar belirlenmiş, konuya ilişkin teknik ayrıntıların e-Yazışma Rehberiyle düzenleneceği hükme bağlanmıştır. Resmi yazıların kurumlar arasında gönderilmesinde, Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminin (KEP) kullanımı sağlanarak Tebligat Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda belirtilen uygulamalar ile uyum sağlanmıştır. EBYS kullanan kurumlar tarafından kullanmayan kurumlara resmi yazıların çıktısının alınarak iletilmesi yerine KEP sistemi üzerinden gönderilmesi sağlanmış, bu amaçla EBYS kullanmayan kurumlara da KEP hesabı alma zorunluluğu getirilmiştir.

GEÇİŞ HÜKÜMLERİ Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan EBYS’ler 1 YIL içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hâle getirilir. Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra kurulacak olan EBYS’ler ise bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu şekilde kurulur. EBYS kullanan veya kullanmayan tüm kamu kurumları tarafından 6 AY içerisinde KEP adreslerinin alınması ve resmi yazışmalarda kullanmaya başlanması zorunlu tutulmuştur.

UYGUN YAZILMAYAN BELGELER Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatab uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi halinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.

NEVZAT ÇALIŞ HASRET ÇEVİK NECMETTİN YILAN TEŞEKKÜRLER NEVZAT ÇALIŞ HASRET ÇEVİK NECMETTİN YILAN