Öğr.Gör. Öznur Yörümezoğlu ZAMAN YÖNETİMİ İLETİŞİM BECERİLERİNE GİRİŞ Öğr.Gör. Öznur Yörümezoğlu

ZAMANI DOĞRU KULLANMAK Zamanın kişinin amaçları, sorumlulukları, zevkleri ve sosyal yaşamının içerdiği etkinlikleri bir arada yürütülebileceği şekilde planlanmasıdır.

ZAMANI DOĞRU KULLANMAK Zaman yerine konulamayan, akışı olan, yavaşlatılamayan bir kaynaktır. Bu yüzden aslında zamanı değil kişiler kendilerini yöneterek zaman doğru kullanılabilir. Zaman kullanımında etkin olmak çok önemlidir.

ZAMANI DOĞRU KULLANMAK Zamanın doğru kullanılmaması sonucunda, zaman üretici olmayan faaliyetlerle geçebilir, belirli bir zamanda bitmesi gereken işler zamanında bitirilemez. Kişiye dinlenmesi ve sosyal yaşamı için yeterli zaman kalmayabilir, kişi işlerini yetiştirememesi sonucunda yoğun stres ve başarısızlık duygusu yaşayabilir.

Kötü bir zaman yönetimi; verimsizlik, etkisizlik ve strese neden olur Kötü bir zaman yönetimi; verimsizlik, etkisizlik ve strese neden olur. İyi bir zaman yönetimi ise ; Hem kendimizi hem çevremizdekileri organize etmeyi sağlamaktadır.

Zamanın doğru kullanılamamasının nedenleri: Erteleme: Kişinin karar verip harekete geçememesidir ve zamanın doğru kullanılmamasındaki en önemli engeldir. Ertelenen her iş bir diğerini etkiler. Bu yüzden de zamanın kullanılmasında bir kısır döngü oluşmasına yol açar. Kendine aşırı güven duyma: Kişinin kendisine aşırı güven duyması işlerine gereken önemi vermemesine, hafife almasına, gerçekçi ve doğru planlama yapamamasına neden olur. Örneğin en az 3 saat gerektiren bir işe bir saatlik planlama yapmak gibi

Zamanın doğru kullanılamamasının nedenleri: Kendine güvensizlik: Kişinin kendisine güvenmemesi, başaramama duygusuyla işe başlanmasını engeller. Hayır diyememe: Kişinin hayır diyememesi kendi planladığı işler doğrultusunda değil, diğer kişilerin isteklerine göre hareket etmesine neden olur.

Zaman harcatan durumlar Dış kaynaklar Telefon Ziyaretçilerle görüşmeler Başkalarına devredilebilecek işleri yapmak Gereksiz kırtasiye Sosyallik İç kaynaklar Amaçların olmaması Önceliklerin belirlenmemesi Kararsızlık Plan ve organizasyonun zayıflığı Erteleme

ZAMANI DOĞRU KULLANMA TEKNİKLERİ AMAÇ BELİRLEME Kişinin zamanını planlayabilmesi için öncelikle yaşamındaki amaçlarını belirlemesi gereklidir. Amaçlarını belirlemeyen bir kişi kendisi için neyin önemli neyin önemsiz olduğunu bilemez, bu durumda seçeneklerini sıralayamaz. Ne yapacağı konusunda kararsızlıklar yaşar. Bu yüzden kişi uzun, orta ve kısa dönemli amaçlarını mutlaka belirlemelidir.

Liste yapmak Plan yapabilmek için öncelikle yapılması gereken işler listelenmelidir.

Öncelikleri belirleme Belirlenen listeden sonra yapılacak işler aciliyet ve önem sırasına göre; A: olmazsa olmaz B: olmalı C: olursa iyi olur şeklinde sınıflandırılmalıdır. Önceliklerin belirlenmesi iş yükünün bir bütün olarak gözden geçirilmesi ve hangi etkinliklerin daha fazla öncelik taşıdığına karar verilmesidir. Öncelikleri belirlemek için işlerin acil ve önem durumuna göre planlama yapılmalıdır.

Acil olmayan ve önemsiz işler Acil ama önemsiz işler Acil olmayan ama önemli işler Acil ve önemli işler 

Önceliklerin Belirlenmesi ACİL ACİL DEĞİL ÖNEMLİ -Çözüm bekleyen sorunlar -Belli bir sürede tamamlanması gereken işler (ödev teslimi, iki gün sonra olan sınava hazırlık) -İki üç hafta sonra ya da birkaç ay sonra olacak sınav -Dil öğrenmek ÖNEMLİ DEĞİL -Ziyaretler -Hemen yapılması gereken bazı işler (arkadaşınız için yapacağınız bir iş) -Ivır-zıvır işler -Zamanın boşa geçmesini sağlayan işler (bilgisayar oyunu, telefon konuşmaları, televizyon)

Zaman Yönetiminde Temel Yaklaşımlar Düzen Yaklaşımı Zamana Sahip Çıkma Yaklaşımı Başarı Yaklaşımı (Hedef Belirleme) ABC Yaklaşımı Beceri Yaklaşımı

Başarı Yaklaşımı (Hedef Belirleme) Ne istediğini bilmek ve başarmak için çaba harcamak esastır. Kısa, orta ve uzun vadeli planlama, hedef (amaç) belirleme, liste yapma, kendini motive etme ve olumlu bir düşünce tarzı yaratma gibi teknikleri içerir.

ABC Yaklaşımı Yapılması gereken işler ABC olarak sınıflandırılır. A grubuna giren işler, birinci derecede önemli ve vazgeçilmeyecek işlerdir. B grubu işler, orta derecede önemlidir. Belli bir süre ertelenebilir ancak yerine getirilmesi gereken işlerdir. C grubuna giren işler ise; sona bırakılabilir yapılmaması belli bir zarar doğurmayan işlerdir.

Beceri Yaklaşımı Bir planlayıcı veya randevu defteri kullanma Yapılacak işler listesi oluşturma Önceliklerin belirlenmesi Planlama Karar verme

Bir Planlayıcı Veya Randevu Defteri Gün: Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma Tarihi: Zaman Faaliyetler Açıklamalar 7.00 7.30 8.00 8.30 9.00 9.30 “ 17.30 Bugün nasıldı? Her zamanki gibi Çok yorucu Yorucu değil ………………………..

Program Yapılırken Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar Esneklik ve Gerçeklik: Zamanı planlarken kişinin kontrolünde olmayan aksaklıklar düşünülmeli ve esneklik bırakılmalıdır. Ödüllendirici Olmak: Çalışmak için ayrılan sürelerin arkasındaki zamanı zevk veren etkinliklere ayırmak motive edici etkiye sahiptir. Sürekli Değerlendirmek: Planlanan zamana uyulup uyulmadığı, aksamaların olup olmadığının saptanması ve yeniden düzenleme için sürekli değerlendirme yapılmalıdır.

Planlama Kısıtlı zamanın stresinden kurtulmada bir anahtardır. Bireyin hayatını düzene sokacak iki katkı sağlar. 1.Bulunduğumuz noktadan ulaşmak istediğimiz noktaya nasıl varılacağını gösterir. 2.Hedeflediğiniz noktaya varabilmeniz için ihtiyacını duyacağınız kaynakları tanımlar.

Karar Verme Bir işin yapılmasına başlamak için ilk adımdır. Zamanında ve cesaretle karar veren bireyler, zamanını daha verimli kullanılır ve başarı grafiği yükselir.

Subjektif (Psikolojik) Zaman Hissedilen zamandır. Bireylerin saatin neyi gösterdiğine bakmaksızın bir olayda geçen süreyi kısa veya uzun hissetmesidir.

Objektif (Gerçek) Zaman Saatin gösterdiği zamandır. İzlenebilir ve ölçülebilir. Biyolojik (İçgüdüsel) Zaman Nicel olarak işleyen subjektif zamanın bir türüdür. Yaşayan tüm varlıklar kurulu bir biyolojik saate sahiptir. Biyolojik saat alışkanlıklara göre kurulur.