Kamu mali yönetim ve kontrol sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin kurulmasını ve bunun bir unsuru olarak da idarelerin yönetim sorumluluğu çerçevesinde iç kontrol faaliyet ve süreçlerinin tasarlanıp uygulanmasını öngörmektedir.

İÇ KONTROL NEDİR ? İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak; faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere, idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür. (5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 55 inci md)

İÇ KONTROLÜN AMACI NEDİR? İç kontrolün amacı; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır.

NEDEN İÇ KONTROL ? Faaliyetlerde etkinlik ve verimliliğin artmasını sağlar. Güvenilir bilginin zamanında elde edilmesine ve iletilmesine yardımcı olur. Varlıkların korunması konusunda güvence verir. Etkin kaynak yönetiminin sağlanması ve hedeflere ulaşılmasını sağlamak üzere iç düzenleme ve uygulamaların sürekli gözden geçirilmesini sağlar. Küçük hataların büyük problemlere dönüşmeden önce fark edilmesini sağlar. İşlerin, doğru bilgiye dayalı olarak en etkin biçimde gerçekleştirilmesinde yardımcıdır. Hesap verme mekanizmasını güçlendirir. Sonuçlar konusunda kanıtlara dayalı gerekçe sunma imkanı sağlar.

İÇ KONTROL NEREDE BAŞLAR ? Personelin kişiliğinde (ruhunda) başlar ve tüm çevresine halka halka yayılır.

İÇ KONTROL SİSTEMİ İç Denetim Merkezi Uyumlaştırma (Maliye Bakanlığı-İDKK) Üst Yönetici Strateji Geliştirme Birimi Muhasebe Birimi Ön mali kontrol Harcama Birimi Gerçekleştirme görevlisi İç Denetim Birimi Yönetim sorumluluğuna dayalı mali yönetim ve kontrol Fonksiyonel olarak bağımsız iç denetim İç Kontrol Mali Yönetim ve Kontrol Merkezi Uyumlaştırma (Maliye Bakanlığı- BÜMKO) Harcama Birimi Harcama Birimi Gerçekleştirme görevlisi Gerçekleştirme görevlisi

İÇ KONTROLDE ROL VE SORUMLULUKLAR İç kontrol sisteminde yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin oluşturulması için gerekli önlemleri alma sorumluluğu, idarenin üst yöneticilerine ve diğer yöneticilerine verilmiştir. Üst Yönetici (Rektör) Harcama Birimleri Mali Hizmetler Birimi (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı) İç Denetim Birimi

İÇ KONTROLDE ROL VE SORUMLULUKLAR KURUM PERSONELİNİN İÇ KONTROLE İLİŞKİN GÖREVLERİ (1) Tüm çalışanlar, iç kontrolün işletilmesinden sorumludur. İç kontrolün herkesin sorumluluğunda olması nedeniyle, her bir çalışan görev tanımı çerçevesinde kendisine verilen iş/işlemleri etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütmek zorundadır. Aynı zamanda, faaliyetlere ilişkin problemleri ve iyileştirme önerilerini, kurum etik değerleriyle bağdaşmayan davranışları, illegal fiil ve eylemleri üst yönetime iletmelidir.

KURUM PERSONELİNİN İÇ KONTROLE İLİŞKİN GÖREVLERİ (2) İç kontrol tüm personelin görevinin bir parçasıdır. Kurumda çalışan herkes iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynar. İç kontrol yalnızca bir birimdeki personelin yürüteceği bir görev değildir. Kurumda çalışan herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içinde yer aldığı süreçtir. Bu nedenle ilave bir iş ya da görev olarak düşünülmemelidir.

SAYIŞTAY BAŞKANLIĞININ ROLÜ tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6085 sayılı Sayıştay Kanununun 35 ve 36 ıncı maddeleri ile kamu idarelerinin iç kontrol sistemlerinin incelenmesi ve değerlendirilmesi de Sayıştay Başkanlığının denetim alanına girmiştir.

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Güvence Beyanının Kapsamı; Tahsis edilen kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığı, Uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığı, Bilgilerin doğruluğu, Güvence Beyanı Verecek Olanlar; Üst Yöneticiler Bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri Mali hizmetler birimi yöneticisi

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINDA İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ A. Kontrol Ortamı B. Risk Değerlendirmesi C. Kontrol Faaliyetleri D. Bilgi ve İletişim E. İzleme

2.RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI 3.KONTROL FAALYETLERİ STANDARTLARI 4.BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI 5.İZLEME STANDARTLARI 1.KONTROL ORTAMI STANDARTLARI İÇ KONTROL STANDARTLARI ŞEMASI 1.1 Etik Değerler ve Dürüstlük 1.2 Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler 1.3 Personelin Yeterliliği ve Performansı 1.4 Yetki Devri 2.2 Planlama ve Programlama 2.1 Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi 3.2 Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi 3.5 Faaliyetlerin Sürekliliği 3.3 Görevler Ayrılığı 3.1 Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri 3.4 Hiyerarşik Kontroller 3.6 Bilgi Sistemleri Kontrolleri 4.1 Bilgi ve İletişim 4.4 Hata,Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi 4.3 Kayıt ve Dosyalama Sistemi 4.2 Raporlama 5.1 İç Kontrolün Değerlendirilmesi 5.2 İç Denetim

1. KONTROL ORTAMI İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir.

2. 2. RİSK DEĞERLENDİRMESİ Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir. Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir.

3. KONTROL FAALİYETLERİ Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır.

4. BİLGİ ve İLETİŞİM Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar.

5. İZLEME İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. İzleme ile idarenin faaliyetlerinin misyon doğrultusunda, hedeflerle uyumlu olarak yürütülüp yürütülmediği, risk yönetimi esasları çerçevesinde gerekli kontrollerin öngörülüp öngörülmediği, söz konusu kontrollerin uygulanıp uygulanmadığı, iletişimin açık ve yeterli olup olmadığı gibi hususlar tespit edilip değerlendirilmektedir.

İÇ KONTROLLE İLGİLİ YANILGILAR NELERDİR? (1) Yanılgı: İç kontrol bir kere kurulan ve uygulanan bir sistemdir. Doğrusu; İç kontrol dinamik bir süreçtir. Sürekli gözden geçirilmesi ve gerektiğinde geliştirilmesi gerekir. Yanılgı: İç kontrol kurumun ana faaliyetlerinin yerine getirilmesinde zaman kaybına neden olur. İç kontrol bürokrasi yaratır ve çalışanları oyalar. Doğrusu; İç kontrol iş süreçlerinin “içine” yerleştirildiğinde ana faaliyetlerin daha etkin gerçekleştirilmesine yardımcı olur. İç kontrol süreçlere ilave yapılan işler olarak düşünülmemeli ve süreçlerin bir parçası olarak tasarlanmalıdır.

İÇ KONTROLLE İLGİLİ YANILGILAR NELERDİR? (2) Yanılgı: İç kontrol ön mali kontrolden oluşur ve evrakların kontrolünden ibarettir. Doğrusu; İç kontrol ön mali kontrolden ibaret değildir. Ön mali kontrol sadece mali karar ve işlemler üzerinde gerçekleştirilir. İç kontrol ise bir idarenin yürüttüğü faaliyet ve süreçleri de içerecek şekilde, idarenin bütününü kapsayan bir sistemdir. Yanılgı: İç kontrol yazılı prosedürlerle başlar. Gerçek: İç kontrol güçlü bir iç kontrol ortamı ile başlar.

İÇ KONTROLLE İLGİLİ YANILGILAR NELERDİR? (3) Yanılgı: İç Kontrol sadece mali iş ve işlemleri kapsar. Doğrusu; İç kontrol, sadece mali işlemleri kapsamamakta; idarenin stratejik amaçlarından, faaliyet ve süreçlerine kadar, hedeflerine ulaşmasını ve kaynak kullanımını etkileyen her şey iç kontrolün konusunu oluşturmaktadır. Yanılgı: İç kontrolün geliştirilmesi ve izlenmesinden iç ve dış denetim sorumludur. Doğrusu; İç kontrol yönetim ve çalışanlar tarafından sahiplenilmesi ve geliştirilmesi gereken bir süreçtir.

İÇ KONTROLLE İLGİLİ YANILGILAR NELERDİR? (4) Yanılgı: Kamu kurumlarının yapısı iç kontrolün uygulanmasının önünde bir engeldir. İç kontrol bürokrasi yaratır ve çalışanları oyalar. Doğrusu; Bilgi, ilgi ve “sahiplik” eksikliği iç kontrolün uygulanmasının ve geliştirilmesinin önünde bir engeldir. Üst yönetimin sahiplenmesi özellikle önem taşımaktadır. Yanılgı: İç kontrol yeterince kuvvetli ise yolsuzluk olmayacağından ve mali tabloların doğruluğundan emin olabiliriz. Doğrusu: İç kontrol makul ama kesin olmayan güvence verir.

SONUÇ ve ÖNERİLER…! İç kontrol eylem planları kuruluşun öz ürünü olmalı. Danışmanlık süreci katkı sağlamalı. Sahiplenme her düzeyde olmalı. Motivasyon her daim olmalı. Kuruluş içinde dil ve kavram birliği oluşturulmalı. İdari ve beşeri kapasite geliştirilmeli. Kuruluşun tüm birimlerinin aktif katılımı sağlanmalı.