Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Tevfik Serdar Anadolu Lisesi Müdürü Usul ve Esaslar İbrahim ŞAHİN Tevfik Serdar Anadolu Lisesi Müdürü Eylül 2015

BAŞLIK PARAF LİSTESİ MUHATAP SAYI TARİH İLGİ

Dayanak Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (02/02/2015 Tarih ve 29255 Sayılı Resmi Gazete ) Amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Tüm kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

Tanımlar Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgi Resmi Belge: İdareler tarafından hazırlanmış veya kayda alınmış, belirli bir forma sahip ıslak veya güvenli elektronik imzalı doküman Resmi/Üst Yazı: İdarelerin kendi aralarında, gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan, resmi belge niteliğindeki yazı Resmi yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle, gerçek veya tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel veya elektronik ortamda yürüttükleri süreç

Genel Bilgiler Nüsha Sayısı: En az iki nüsha olarak düzenlenir. Belgenin Şekli Özellikleri: A4 (210x297 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Üst yazılarda kağıdın bir yüzü, yazının ekleri için kağıdın her iki yüzü de kullanılabilir. Yazı Alanı: Sayfanın dört kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak oluşturulacak alandır. Yazı alanı dışında sayfa numarası hariç hiçbir ifade yer alamaz. Yazı Tipi ve Boyutu: "Times New Roman“ 12 veya “Arial” 11 karakter kullanılır. Gerekli durumlarda metin bölümünde 9, iletişim bilgileri bölümünde ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik olarak yazılabilir.

Başlık (Antet) Örnek-1 Sayfa 13 İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra yazıyı gönderen kurumun adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazıldığı alandır. Yazı alanının üst kısmında ortalanarak yazılır. Bağlı veya ilgili kuruluşlarda ikinci satıra bakanlığın adı yazılarak başlık alanı dört satıra çıkartılabilir. Mülki idareye bağlı il veya ilçe teşkilatlarında 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümleri uygulanır. Doğrudan merkeze bağlı taşra teşkilatlarında, merkez birimlerinde olduğu gibi yazılır. Bu alanda başlığın yanı sıra amblem veya logo kullanılabilir. Örnek-1 Sayfa 13

Başlık (Antet) T.C. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI Orta öğretim genel Müdürlüğü ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞI Devlet Personel Başkanlığı Kadro ve Kamu Görevlileri Daire Başkanlığı T.C. TRABZON VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü OF KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü T.C. KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı TRABZOB BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI İmar İşleri Daire Başkanlığı Açıklama: Başlığın yazımında www.kaysis.gov.tr internet adresindeki DETSİS kayıtları esas alınır. T.C. ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İnsan Kaynakları Yönetimi Dairesi Başkanlığı TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ IX. Bölge Müdürlüğü Maçka Tapu Müdürlüğü T.C. ORTAHİSAR KAYMAKAMLIĞI Tevfik Serdar Anadolu Lisesi Müdürlüğü

Sayı Yazının, resmi yazı niteliği kazanmasını sağlayan alandır. Bir resmi yazının, aynı yıl içinde tüm kamu kurumları tarafından hazırlanan diğer resmi yazılardan ayırt edilmesini sağlar. Tarih bilgisiyle birlikte okunduğunda tüm yıllara göre tekil bir tanımlama numarası oluşturur. Başlığın son satırından iki aralık boş bırakıldıktan sonra sola yaslı olacak şekilde yazılacak "Sayı:" ifadesinden sonra yazılır. 3 bölümden oluşur. Bunlar sırasıyla ‘T.C. DETSİS No’, ‘SDP Kodu’ ve ‘Evrak Kayıt Numarası’dır. T.C. DETSİS No: Yazının hazırlandığı Kurumu ve ilgili alt birimini gösteren Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi Numarasıdır. SDP Kodu: Yazıların içerdiği konuyu belirtir ve aynı konuya ilişkin yazıların aynı dosyada toplanmasını sağlar. Evrak Kayıt Numarası: Yazının imzalanmasından sonra ilgili birim ve/veya genel evrak biriminden aldığı sıra numarasıdır. Sıra numaraları atlama olmayacak şekilde ardışık olarak verilir. Bölümler arasına ‘-’ işareti konulur. Yazıya birim evrak numarası verilmesinden sonra genel evrak biriminden de numara verilebilir. Bu durumunda iki ‘evrak kayıt numarası’ arasına ‘/’ işareti konulur. Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına “E.” ibaresi konularak yazılır. Örnek-1 Sayfa 13

Sayı 69471265 - 902 - 00536/3678 EBYS Sayı Örneği: 69471265-902-E.4752 Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası Standart Dosya Planı Kodu Belge Kayıt Numarası 69471265 - 902 - 00536/3678 Birim Evrak Bölümü Kayıt Numarası Genel Evrak Bölümü Kayıt Numarası EBYS Sayı Örneği: 69471265-902-E.4752 Açıklama: Kurumların ve alt birimlerinin T.C. DETSİS Numaraları ve SDP Kodları www.kaysis.gov.tr internet adresinde yayımlanmaktadır.

Tarih Fiziksel ortamdaki belgelerin evrak kayıt numarası aldığı tarihtir. e-imzalı belgelerde ise zaman damgasında yer alan tarih bilgisidir. Sayı ile aynı satırda, yazı alanı içerisinde sağa yaslı olarak yazılır. Gün, Ay ve Yıl bilgileri ‘/ ’ veya ‘.’ işareti ile ayrılarak yazılır. Ay adları harfle de yazılabilir. Sayı: 72131250-903.05.01-541/6305 28/02/2015

Konu Muhatabın, yazı içeriği hakkında bilgi edinmesi amacıyla, yazı içeriğinin birkaç kelimeyle özetlendiği alandır. SDP Konu Adlarıyla bire bir uyumlu olması zorunlu değildir.

İdareyi Geliştirme Başkanlığı Konu Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır. Konu bir satırı geçerse ikinci satır “Konu:” yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır. T.C. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı Sayı : 72131250-774.01.01-879 26/11/2014 Konu: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Eğitimi

Muhatap Yazının gönderileceği; Kurumlar arası yazışmalarda ana kurumun, Kurum içi yazışmalarda ilgili birimin, Özel hukuk tüzel kişilerinde kuruluşun, Gerçek kişilerde vatandaşın adının yazıldığı alandır. Konu yan başlığından sonra 2, 3 veya 4 satır boşluk bırakıldıktan sonra ortalanarak yazılır. Gerçek kişiler dışında gönderilen yazılarda muhatap adı büyük harflerle yazılır ve sonuna ‘NE’, ‘NA’ eki eklenir (Örnek: ADALET BAKANLIĞINA) Gerçek kişilere gönderilen yazılarda ‘Sayın’ ifadesinden sonra muhatabın adının ilk harfi ve soyadının tamamı büyük harflerle yazılır. Gerçek kişilerin varsa unvanı da yazılabilir. Kamu kurumlarına ilişkin muhatap adlarının yazımında DETSİS’te yayımlanan kayıtlar esas alınır.

Muhatap Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek yazılar doğrudan o idareye gönderilir. Ancak gerekli görülürse başbakan yardımcılığı veya bakanlığa da gönderilebilir. Kurumlar arası yazışmalarda, yazının işleme alınacağı birimin adı muhatap adının altına parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harfle yazılabilir. Yazının gönderileceği yerin adresi muhatap satırının altına ortalanarak yazılabilir. Ancak Özel hukuk tüzel kişileri ile gerçek kişilere gönderilen yazılarda adres yazılmalıdır. Dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi yazılabilir.

Muhatap Örnekleri ADALET BAKANLIĞINA BAŞBAKAN YARDIMCILIĞINA (Sayın Adı SOYADI) BAŞBAKANLIĞA (Kanunlar ve Kararlar Genel Müdürlüğü) ANKARA VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü) SİNERJİ TASARIM LİMİTED ŞİRKETİNE Bağcılar Mahallesi 250. Sokak No:21 Gaziosmanaşa/ANKARA Sayın Uğur KARAGÖZ Cevizlidere Mahallesi 15. Sokak No:1/1 Fatih/İSTANBUL

İlgi İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür. ‘İlgi:’ şeklinde oluşturulacak yan başlıktan sonra yazılır. İlgi, yazıyı hazırlayan kurumu/birimi belirtecek şekilde aşağıda gösterildiği gibi yazılır ve sonuna ‘.’ işareti konulur. Adalet Bakanlığının … tarihli ve … sayılı yazısı. Sağlık Bakanlığı (Personel Genel Müdürlüğü)’nın … tarihli ve … sayılı yazısı. … tarihli ve … sayılı yazınız. … tarihli ve … sayılı yazımız. Gerçek kişilerden alınan belgeler için Elif ÇELİKKAYA’nın …tarihli başvurusu.” şeklinde ilgi tutulur. Birden fazla ilgi tutulması durumunda, önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre listelenir. Her bir ilgi kaydı, alfabetik olarak madde işareti ve kapama parantez işareti “)” konulduktan sonra yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, “İlgi” yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır.

İlgi İlgi: a) 21/03/2005 tarihli ve 72131250-542-57 sayılı yazımız. b) 15/04/2005 tarihli ve 31853594-103.01-48 sayılı yazınız. c) Sağlık Bakanlığının 26/06/2014 tarihli ve 83492708-622- 103 sayılı yazısı. d) 2014/3 Sayılı Başbakanlık Genelgesi.

Metin Yazının amacına uygun, gereksiz tekrar yapılmaksızın, konunun anlaşılacağı şekilde yazıldığı alandır. İlgi yoksa muhatap adından sonra iki satır, varsa ilgiden sonra 1 satır boşluk bırakıldıktan sonra yazılır. Paragraflara 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanarak yazılır. Paragraflar arasında boşluk bırakılmaz . Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi hâlinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir. Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta işareti konulur (Örnek: 1.452; 25.126; 326.197). Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır (Örnek: 45,72).

Metin Yabancı dilde kelime kullanılırsa parantez içerisinde Türkçe anlamı yazılır. Yabancı kuruluşlara gönderilen yazılar yabancı dilde yazılabilir. Ancak Türkçe karşılığı da oluşturularak paraflı nüshaya eklenerek saklanır. Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltma yazılır [Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM)]. Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." şeklinde bitirilir. Gerçek kişilere gönderilen yazılar “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” şeklinde bitirilebilir.

Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı, ifade eder. 2,5 cm 2,5 cm 2,5 cm 2,5 cm

İmza Yazıyı imzalayan makamın adı, soyadı ve bir alt satırda unvanının yazıldığı alandır. Fiziksel yazışmalarda imza makamın adının üstünde yer alan alana atılır. Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalarda ise güvenli elektronik imza ile imzalanır. Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak, yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza yetkisinin devredildiği durumda, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren “Bakan a.”, “Müsteşar a.”, “Vali a.”, biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır . Yazının vekaleten imzalanması durumunda imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makamı gösteren “Müsteşar V.”, “Vali V.” biçiminde ibare ikinci satıra yazılır. Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvanın imza alanı sağda yer alır. İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin imza alanı en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. Yazının birden fazla sayfa sürmesi durumunda her sayfanın altında toplam sayfa sayısını gösterecek şekilde sayfa numarası yazılır.

İmza Abdulkadir POLAT Başkan Dr. Ergin ERGÜL Başbakan a. Müsteşar Yardımcısı Emre ÖZTÜRK Vali a. Yazı İşleri Müdürü V.

Ek Listesi Yazı ekinde gönderilecek belge veya diğer materyallerin yazı üzerinde belirtildiği alandır. İmza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Birden fazla ek varsa “Ek:” başlığının altında ekler nümerik olarak sıralanır. Ekin sayfa sayısı veya adedi parantez içerisinde belirtilir. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzun ise ayrı bir Ek Listesi yapılır ve yazı üzerinde sadece bu liste ek olarak gösterilir. Ekte yer alan belgeler imza sahibi ve/veya paraf zincirinde yer alanların en az biri tarafından imzalanır veya paraflanır.

Ek Ek: Çalışma Raporu (12 Sayfa) İlgi Yazı Örneği (1 Sayfa) CD (1 Adet) Dağıtım : - Adalet Bakanlığına (Ek Konulmadı) - Gençlik ve Spor Bakanlığına (Ek-1 Konulmadı) - Sağlık Bakanlığına (Ek-2 Konuldu)

Dağıtım Listesi Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda muhatap adlarının listelendiği alandır. “Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra, yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının soluna yazılır. Dağıtım listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa “DAĞITIM LİSTESİ” başlığı altında ek yapılır. Listenin oluşturulmasında muhatap kurumlar hiyerarşik türlerine gruplanarak yazılır. Aynı türde yer alan muhataplar kendi içerisinde alfabetik olarak sıralanır. Dağıtım bölümü ‘Gereği’ ve ‘Bilgi’ alt başlıklarına ayrılabilir. Bu durumda yazının gereğini yerine getirmesi gerekenler “Gereği:”, sadece bilgi sahibi olması istenenler ise “Bilgi:” kısmına yazılır. Dağıtım: Gereği: Bilgi: Başbakanlığa Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliğine Adalet Bakanlığına

Paraf Listesi Yazıyı hazırlayandan imzalayacak amire kadar aynı hiyerarşi sırasında yer alan personelin, yazıyı görüp, incelediği ve uygun gördüğünü göstermek üzere parafladığı alandır. Yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır. yazının sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile veya yeterli görülmesi halinde elektronik onay yoluyla atılır. …/10/2015 Memur : Kadir GÜVEN …/10/2015 Şube Müdürü : Bilal DURMAZ …/10/2015 Daire Başkanı : Hakan SEZAİ

Koordinasyon Kurum içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan yazılarda, yazıyı hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.   Koordinasyon: 18.04.2014 Bilgi İşlem Başkanı : Adı SOYADI (Paraf) 18.04.2014 Devlet Arşivleri Genel Müdürü : Adı SOYADI (Paraf)

İletişim Bilgileri Belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasının yazıldığı alandır. Sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır. Sağa yaslı olacak şekilde ‘Ayrıntılı bilgi için irtibat:’ yan başlığından sonra bilgi alınabilecek personelin adı, soyadı ve alt satıra da unvanı yazılır. Bu alanda yazı 8 karakter büyüklüğüne kadar düşürülebilir. Başbakanlık Merkez Bina 06573 Bakanlıklar-ANKARA Bilgi için: Adı SOYADI Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68 Unvan e-Posta :sgb@basbakanlik.gov.tr İnternet Adresi: www.basbakanlik.gov.tr Telefon No: (0 312) 123 45 70

İvedi ve Günlü Yazılar Süreli resmî yazışmalarda “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine yer verilir. “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir. Süreli yazılarda cevap verilmesi gereken tarih metin içinde yazılır. “ACELE” ibaresi taşıyan yazılara hemen, “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan yazılara ise yazıda belirtilen süre içinde cevap verilir. “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Birden fazla sayfalı yazılarda bu ibareler sadece birinci sayfada belirtilir. Yazının ivedi veya günlü olduğu zarfın sağ üst köşesinde de belirtilir. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

Gizlilik Dereceli Yazılar Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklindedir. "Çok gizli" yazılar çift zarfla gönderilir. Yazı içteki zarfa konur, iç zarfın üst ve alt ortasına ‘Çok Gizli’ kaşesi yapılır, İç zarfın kapanma noktasına yazıyı hazırlayan kişinin parafı atılır, Parafın üzerine saydam bant yapıştırılır, İç zarf evrak senediyle birlikte dış zarfın içine konulur. Dış zarfın üzerine, normal yazılarda olduğu gibi muhatap idarenin adı ve evrak numarası yazılır. Muhatap idaredeki görevli, dış zarfı açıp iç zarfın üzerindeki "Çok Gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar ve evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder. Bu belgeler gerekli güvenlik tedbirleri alınması şartıyla güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda da gönderilebilir.

GİZLİ

OLUR Yazıları Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından ıslak imzayla veya güvenli elektronik imza ile imzalanır. İmza bölümünden sonra uygun sayıda boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR” ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun sayıda boş satır bırakılarak imzalayan makamın adı ve soyadı bir alt satıra da yazılır. Teklif eden makam ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar, teklif eden birimin imza alanı ile “OLUR” ibaresinin arasında yazı alanının solunda “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle olura katılır.

Yazının Çoğaltılması Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek alınması hâlinde, örneğin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır.

Belgenin İade Edilmesi Kuruma muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir yazı, asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak, asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak, aslı muhatabına gönderilir ve yazıyı gönderene de bilgi verilir. İdareye muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler gönderene elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir. Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.

Yazıların Alınması İdareye fiziksel ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ile belgeye ait üstveriler kaydedilir. Gelen Evrak Kaşesi üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne basılır. Kaşe üzerinde evrak kayıt sayısı, kayıt tarihi ve saati ile yazının havale edileceği birim adı yazılır.

e-Yazışma Resmi yazılar ve üst verilerinin aynı standartlar çerçevesinde oluşturulması sağlanmıştır. Resmi yazıların güvenli elektronik imza ile imzalanmasına ilişkin esaslar belirlenmiştir. Resmi yazıların kurumlar arasında elektronik ortamda gönderilmesi ve alınmasıyla ilgili temel esaslar belirlenmiş, konuya ilişkin teknik ayrıntıların e-Yazışma Rehberiyle düzenleneceği hükme bağlanmıştır. Resmi yazıların kurumlar arasında gönderilmesinde, Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminin (KEP) kullanımı sağlanarak Tebligat Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda belirtilen uygulamalar ile uyum sağlanmıştır. EBYS kullanan kurumlar tarafından kullanmayan kurumlara resmi yazıların çıktısının alınarak iletilmesi yerine KEP sistemi üzerinden gönderilmesi sağlanmış, bu amaçla EBYS kullanmayan kurumlara da KEP hesabı alma zorunluluğu getirilmiştir.

Geçiş Hükümleri Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan EBYS’ler 1 YIL içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hâle getirilir. Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra kurulacak olan EBYS’ler ise bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu şekilde kurulur. EBYS kullanan veya kullanmayan tüm kamu kurumları tarafından 6 AY içerisinde KEP adreslerinin alınması ve resmi yazışmalarda kullanmaya başlanması zorun tutulmuştur.

TEŞEKKÜR EDERİM