RESMİ YAZIŞMA KURALLARI HAZIRLAYAN Emel ER İlçe Milli Eğitim Şefi

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI DEĞİŞTİ 17.02.1994 ve 1994/4 sayılı genelge ile uygulanan Resmi yazışma kuralları yürürlükten kaldırıldı. Yeni Resmi Yazışma Kuralları 03.12.2004 Tarih ve 25659 sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girdi.

YASAL GEREKÇE 13/08/1991 tarih ve 08-3-383-16649(1991/17) sayılı Başbakanlık genelgesi ile 01/01/1992 tarihinden itibaren yürürlüğe konulan “ Resmi Yazışmalarda Kod Sistemi ” ne ve (Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nün 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı genelgesi’ne göre mutlaka uyulacaktır En son Bakanlığımız Strateji Geliştirme Başkanlığı’nın 26/12/2012 tarih ve 245554 sayılı Taşra ve Yurtdışı Haberleşme Kodları ile İdari Birim Kimlik Kodları Konulu yazıya göre işlem yapılacaktır.

YAZININ BÖLÜMLERİ YAZI ALANI BAŞLIK SAYI BİRİM KOD NUMARASI- STANDART DOSYA NUMARASI- KAYIT NUMARASI KONU TARİH GÖNDERİLEN MAKAM İLGİ METİN İMZA EK DAĞITIM PARAF

YAZI ALANI Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.

BAŞLIK (ANTET) T.C. EDİRNE VALİLİĞİ Başlık, belgeyi gönderen idarenin adının, mevzuatında yer aldığı şekliyle belirtildiği bölümdür. Başlık bölümünün üstünde, solunda ya da sağında ambleme veya logoya yer verilebilir. Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına 2 kol aralığı bırakılıp ortalanarak yazılır. T.C. EDİRNE VALİLİĞİ

İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle olacak şekilde ortalanarak yazılır. Gerekli görülmesi halinde daha detaylı alt birim adı bilgisine de dördüncü satırda ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yer verilir.

İdarelerin il teşkilatlarında kullanılan başlıklar İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Bölge Müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır. Doğrudan merkezi teşkilata bağlı taşra birimlerinde başlıkta merkezi teşkilat ve taşra teşkilatı adlarına yer verilir. İdare tarafından hazırlanan rapor, mevzuat taslağı ve benzeri belgelere anlamlı ve özlü bir başlık konulur. (Örnek: 2010 Yılı Temizlik Hizmeti Alımı İhalesine İlişkin Ön Mali Kontrol Raporu).

T.C. EDİRNE VALİLİĞİ Atatürk İlkokulu Müdürlüğü 2 Satır Boşluk T.C. EDİRNE VALİLİĞİ Atatürk İlkokulu Müdürlüğü

T.C. KEŞAN KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI Araştırma Geliştirme Daire Başkanlığı

KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI T.C. KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı Meclis Şube Müdürlüğü

SAYI Belgelerde Sayı bulunması zorunludur. “Sayı:” yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının sol kenarından 12 karakter içeriden başlanarak yazılır ve sonuna (:) konur.

T.C. EDİRNE VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü 2 Satır Boşluk Sayı: 12 Karakter Boşluk

Kod numarası verilir, Kod numarasından sonra ( - ) işareti konularak Standart dosya numarası, Sonra da yine ( - ) işareti konularak Kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda ( / ) eğik çizgi konularak yazılır.

T.C. EDİRNE VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.08.4.MEM.0.22.43.22/ … 33333762-410-01/ EVRAK KAYIT NUMARASI KOD NUMARASI STANDART DOSYA NUMARASI

Genel evrak numarası damga veya yazı ile yazının orta kısmına gelecek şekilde basılmaz ve yazılmaz.

KONU

“Konu” yan başlığı sayının bir alt satırına ve yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde en fazla iki satır olarak yazı alanının solundan başlanarak sayının hizasına gelecek şekilde yazılır. Belgenin konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

Konu sonunda; “Hk”, “Dair”, “Ait “ GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ.

Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T. C *Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir. *İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu: sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır.

TARİH Tarih, belgenin en son yetkili tarafından imzalandığı zamanı belirtir. Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla ve aralarına (/) işareti konularak yazılır. (Örnek 05/01/2013, 01/10/2013) Belgelerde tarih, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

GÖNDERİLEN MAKAM

*Yazı bir alt makama gönderiliyorsa *Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. *Konunun son satırından itibaren belgenin uzunluğuna göre 2-4 satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır. * Yazının gönderileceği makamın resmi adı mevzuatında yazıldığı şekilde kısaltma yapılmadan büyük harflerle, *Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır.

T.C. EDİRNE VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.13.660-EKN .../05/2012 Konu: Teftiş Tebliği ( 2-4 ARALIK ) TOKAT MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Eğitim Müfettişleri Başkanlığı)

*Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın ” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı adın hizasında ve önünde yer alacaktır. Ünvanı küçük harflerle yazılacaktır.

Milli Eğitim Müdürlüğü T.C. EDİRNE VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.13-663-07 .../01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim Sayın Doç. Dr. Ayşe KALMAZ Kaledere Mah. Vizyon Cad. NO: 18 22800 KEŞAN

Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Unvan ise yine küçük harflerle yazılır.

Devlet Hastanesi Müdürü KEŞAN T.C. KEŞAN KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı:B.08.4.MEM.4.60.00.13-SDN-… …/05/2012                                 Konu : Hizmet İçi Eğitim Sayın: Tahir ÖZÇINAR Devlet Hastanesi Müdürü KEŞAN

Gönderilen makamda adrese yer verilmesi durumunda adres küçük harflerle başlığın altına ortalanarak yazılır.

T.C. EDİRNE VALİLİĞİ Kızılay Caddesi No : 25/5 EDİRNE Milli Eğitim Müdürlüğü   Sayı : B08.4MEM.4.60.00.13- 660-07 .../05/2012 Konu : Hizmet İçi Eğitim TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA Kızılay Caddesi No : 25/5 EDİRNE

İLGİ

Yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu ya da bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

Gönderilen makamdan sonra iki aralık verilerek kağıdın sol kenarından 12 karakter içerden başlanır ve İlgi sözcüğü küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra ( : ) işareti konulur. Sayı, Konu ve İlgi’den sonra konulan (:) aynı hizada yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse “ilgi” kelimesinin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır.

Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir. İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir.

Fax ile gelen yazı üzerinde işlem yapılmış ve bu işleme Fax’la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax’la geldiği ve fax referans numarasının belirtilmesi gerekir.

İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır. İlgide, ilgi tutulan yazıyı gönderen idarenin adı ile belgenin sayısı tam olarak belirtilir. Ancak ilgi tutulan yazı, yazıyı yazan idarenin daha önce gönderdiği bir yazı veya yazı yazılan idarenin bir yazısına cevap niteliğinde ise idare adı belirtilmez.

T.C. EDİRNE VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü   Sayı : B08.4MEM.4.60.00.13- 660-07 .../01/2012 Konu : Hizmetiçi Eğitim. SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 04/071975 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarihli ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01/2005 tarihli ve 1549 sayılı yazımız.

İlgi: 15/03/2010 tarihli ve B100KSD000071- 3800-236 sayılı yazınız. ÖRNEK-1 İlgi: 15/03/2010 tarihli ve B100KSD000071- 3800-236 sayılı yazınız.

ÖRNEK-2 İlgi birden fazlaysa a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti konularak kullanılır. ÖRNEK-2 İlgi: a) 10/01/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 14 sayılı yazı, b) 25/02/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 15 sayılı yazı, c) 03/03/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 16 sayılı yazı,

İlgi’de “..........tarihli ve ...........sayılı” ifadeleri kullanılır. İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “Sayın …..’ın ….. Tarihli başvurusu.” biçiminde yazılır.

( Eğitim Şube Müdürlüğü ) T.C. EDİRNE  VALİLİĞİ İl Kültür Müdürlüğü   Sayı : B.104.KM.4.10.0010-                               .../01/2011 Konu: Hizmetiçi Eğitim. SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2006 tarih ve 1549 sayılı yazımız d) Sayın Serdar ARICAN’ın 15/12/2012 tarihli dilekçesi.

METİN

“İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır. İlginin son satırından sonra 1 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra metin başlangıcı arasında 2 aralık bırakılır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır

İlgi : a)14/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu T.C. EDİRNE  VALİLİĞİ İl Kültür Müdürlüğü   Sayı : B104IKM41000010-.....                                                                .../01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim EDİRNE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a)14/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 1 Satır Aralık (İlgi yoksa 2 aralık) …………….. 19 Karakter Boşluk

Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir. Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır. Önemli sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazıyla da gösterilebilir. Örnek: 1.453,64 TL (bindörtyüzelliüçTL,otuzdörtKr). Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.

Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta konulur. (Örnek: 1.453, 25.126).Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır. (Örnek: 15,2). Birden fazla sayfa tutan belgelerde her sayfada iletişim bilgilerine yer verilir. Başlık, sayı, tarih, konu, gönderilen makam ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek ve dağıtım bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir.

Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun, duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır. Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemelidir. Verildiği durumda ise parantez içerisinde anlamı belirtilir. Ancak muhattabı yabancı ülke, uluslar arası veya uluslarüstü kuruluş olan resmi yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda belge varsa uluslar arası yazışma usullerine göre oluşturulabilir. Ayrıca yabancı dille yazılan belgenin Türkçe karşılığı da oluşturulur ve belgenin idarede kalan nüshasına eklenerek saklanır.

Metin içerisinde kısaltma yapılmamasına özen gösterilmeli, aynı kısaltmanın birden fazla kullanılması durumunda ilk kullanıldığı yerde önce kısaltma yazılır sonra parantez içerisinde kısaltmanın açık biçimi yazılır. (Örnek: TBMM (Türkiye Büyük Millet Meclisi).

METNİN SONUNDA UYGULANACAK KURALLAR

Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim” Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim” Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar. “Arz ve rica ederim” ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR.

Aralarında hiyerarşi bulunmayan makamlar arasındaki yazışmalar ile gerçek kişileri muhatap yazışmalarda metin, “Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilir.

İMZA

Metnin bitiminden sonra 2-4 aralık bırakılır. İmzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve ünvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Islak imza, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak mürekkepli kalemle atılır. Elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi belgeyi, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Belgenin tarihinin önem arz etmesi durumunda belge ayrıca zaman damgasıyla damgalanır.

Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Unvan, ad ve soyadın altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar veya rütbeler adın ön tarafına ya da bir satır altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak yazılabilir.

Yazıyı imzalayacak olan makam yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun “ İmza Yetkileri Yönergesi ” ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uygun olarak belirlenir.

Belgeyi, imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren “Başbakan Adına”, “Bakan Adına”, “Müsteşar Adına”, “Vali Adına” biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. İdare Birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz. Belge vekaleten imzalandığında , imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekalet olunan makam “Başbakan Vekili”, “Vali Vekili”, “Kaymakam Vekili” biçiminde ikinci satıra yazılır. Vekalet edenin vekalet öncesi unvanına yer verilmez.

ÖRNEK İmza Dr.Murat KARAMURAT İl Sağlık Müdürü V. İl Sağlık Müdür Yard.

İmza Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı ÖRNEK       İmza                      Adı Soyadı                          Vali a.                   Vali Yardımcısı

İmza İmza Ad SOYAD Ad SOYAD Başbakan Adına Vali Adına Müsteşar Vali Yardımcısı Ad SOYAD Ad SOYAD Müsteşar Vekili Vali Vekili

Belgeye “Yerine” veya “Y.” ibareleri kullanılarak imza atılmaz. Fiziksel ortamda rapor ya da benzeri bir belgenin üretilmesi halinde belgenin son sayfası imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır. Son sayfadan önceki sayfalar ise imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır ya da paraflanır. Gerek görülmesi halinde sayfalar ayrıca en az bir kişisel mühürle veya idare mühürüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür belgenin metin bölümüne zarar vermeyecek şekilde sayfada yer alır.

ÖRNEK İmza Abdullah ADEMOĞLU Personel Şube Müdürü Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda bulunur. ÖRNEK İmza Abdullah ADEMOĞLU Personel Şube Müdürü İmza Süleyman ÇÜRÜKSU Kültür Müdürü

İmza Ali İVELİOĞLU Personel Şube Müdürü Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda ise üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa sıralanırlar. İmza Ahmet TAKATUKA İl Kültür Müdürü İmza Ali İVELİOĞLU Personel Şube Müdürü İmza Emel ER Şef

Birlikte imzalanması gereken belgelerde belgenin tümüne ya da bir kısmına katılmayan kişi ya da kişiler tarafından fiziksel ortamda üretilen belgelerde imzalarının altına “(X)” işareti konulur ve gerekçe Karşı Görüş Belgesine yazılarak imzalanır. Elektronik ortamda üretilen belgelerde ise belge güvenli elektronik imza ile imzalanır ve gerekçe üstveride yer alan “Karşı Görüş” bölümüne yazılır.

ONAY

Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından ıslak imza ile ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır. Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR”yazılır. “OLUR” ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır.

Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle olura katılırlar. Bu ifade, teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile “OLUR” ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde yazılır.

İmza Dr.Murat KARAMURAT İl Sağlık Müdürü V. OLUR 01/01/2012 Muhlis BEĞENMEZ Vali Adına Vali Yardımcısı

onaylayacak makam tarafından da onaylanması gerekmektedir. Onaylanmak üzere ilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam tarafından teklifi, onaylayacak makam tarafından da onaylanması gerekmektedir.

Bu durumda ilk teklif edenin imzasından sonra, dört aralık aşağıya ve kağıdın sol tarafına 12 karakter içeriden başlanılarak, küçük harflerle“ Uygun Görüşle Arz ederim ” yazılır. Altına da onayda yer alan esaslara uygun olarak imza düzenlemesi yapılır. Yine 4 aralık boşluk bırakılarak kağıt ortalanır ve “ ONAY ” bölümü açılır.

ÖRNEK Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa; İmza Ahmet TAKATUKA Milli Eğitim Müdürü Uygun görüşle arz ederim 12/01/2011 İmza Nedim KATMEROĞLU Vali Yardımcısı O L U R 13/01/2012 İmza Gökhan SÖZER Edirne Valisi

EK

İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “ EK / EKLER” ifadesinin altına yazılır. EK :Yönetmelik (4 sayfa)

EKLER : 1- Yazı örneği (5 sayfa) 2- Yönetmelik (3 Adet) ÖRNEK Ek adedi birden fazla ise EKLER : 1- Yazı örneği (5 sayfa) 2- Yönetmelik (3 Adet)

Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar uzun olursa liste olarak yazıya iliştirilmelidir. Listeye başlık olarak EK LİSTESİ yazılır. Birden fazla kurumu ilgilendiren yazışmalarda, eklerin bazılarının gönderilmesi / gönderilmemesi şeklinde ibare var ise o kuruluşun hizasına “ek konulmadı ” veya “....sayılı ek konuldu ” ibarelerinin yazılması gerekir.

ÖRNEK-3 EKLER : DAĞITIM: 1- 2005/9 nolu genelge (2 sayfa) 2- Döküman ( 4 sayfa) DAĞITIM: ...Kaymakamlığı ...İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü(Ek konulmadı) ...Müdürlüğü (Ek konulmadı)

EKLER : 1-Yazı(3 sayfa) 2-Yönetmelik(8sayfa) 3-Disket(1 Adet)

PARAF

Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır.

Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun da parafı bulunmalıdır. Unvan ve isimlerin alt - alta yazılmalarına dikkat edilmelidir.

ÖRNEK 12/01/2012 Memur :E.ŞALLI (Paraf) 12/01/2012 Şef :H.AVŞAR 12/01/2012 Md.Yrd :Dr.M.KARAKÖSE (Paraf)

Paraf zincirinde yer alan kişi ya da kişilerin belgenin tümüne ya da bir kısmına katılmamaları nedeniyle belgeyi paraflamak istememesi halinde fiziksel ortamda üretilen belgelerde paraf kısmına “(X)” işareti konulur. Katılmama gerekçesi fiziksel ortamda üretilen belgelerde Karşı Görüş Belgesine yazılır ve bu belge imzalanarak üst yazının idarede kalacak nüshasıyla ilişkilendirilir.

Karşı görüş yazanların belgede paraflarının bulunmaması belgenin hukuki nitelik kazanmasına engel değildir.

DAĞITIM

Eklerden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM” yazılır. ÖRNEK EK : Yazı Örneği (2 sayfa) DAĞITIM: 19 Belediye Başkanlığı

Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır. ÖRNEK DAĞITIM: Gereği:                                     Bilgi:   …Kaymakamlığı,                      Edirne valiliği                

DAĞITIM : Gereği : Bilgi : Eğitim Şube Müdürlüğü İstatistik Şube Müdürlüğü

DAĞITIM: Şube Müdürlükleri Mer.Yat.Ted.Kurm. Halk Sağ.Lab.Md. 19 İlçe Sağ.Grup Başk.

Dağıtımlı belgeler dağıtım listesinde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada “DAĞITIM LİSTESİ” başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir.

KOORDİNASYON Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

11/03/2012 Mem.:E.ŞALLI (Paraf) 11/03/2012 Şube Md. :Ş.SON (Paraf) ÖRNEK 11/03/2012 Mem.:E.ŞALLI (Paraf) 11/03/2012 Şube Md. :Ş.SON (Paraf) Koordinasyon: 11/03/2012 Şube Md. H.AVŞAR (Paraf) 11/03/2012 Md.Yard. :A.ASYA (Paraf)

ADRES

Sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve belgegeçer numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri paraflardan sonra yer alır ve yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Belgenin gönderildiği muhatabın, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmesi için başvuracağı görevlinin adı ve soyadı kısaltma yapılmaksızın “Bilgi için:” başlığı altında, unvanı ise adı ve soyadının altında yer alır. Gerekli görülmesi halinde birden fazla kişinin en az adı ve soyadı ile telefon numarasına yer verilir.

ÖRNEK İspat Cami Mah. Kültür Merkezi Kat:2 Keşan/EDİRNE Telefon: (0284)714 10 99 Belgegeçer: (084)714 46 25 e-posta: kesan22@meb.gov.tr

GİZLİ YAZILAR

GİZLİLİK DERECESİ

Gizlilik derecesi, yazının gizlilik durumunu belirten bölümdür.

GİZLİ YAZILAR Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. GİZLİLİK DERECELERİ çok gizli gizli özel hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

OLMAYAN EVRAKIN GÖNDERİLMESİ GİZLİLİK DERECESİ OLMAYAN EVRAKIN GÖNDERİLMESİ

Acelelik derecesi zarfın sağ üst köşesine kırmızı mürekkep ile damgalanır.

Zarfın ortasına gideceği makam ve adresi posta koduyla birlikte açıkça yazılır.

Zarfların sol üst köşelerine gönderen makamların kaşeleri basılır ve yazının sayısı yazılır.

GİZLİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ

Gizlilik derecesi çok olan yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konularak zarf yapıştırılır. Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve şeffaf bant ile örtülecek şekilde kapatılır.

Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır. Ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır. Ayrıca acelelik derecesi varsa sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır.

Bu zarf, aralarında karbon kağıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılır. Üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz. Sadece acelelik derecesi kırmızı damga ile basılır.

ÇOK GİZLİ YAZILARIN ALINMASI

Dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

ACELE VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI Yazıya cevap verilmesi gereken tarih, metin içinde belirtilir. Yazının acele ve günlü olduğu sayfanın sağ üst kısmında BÜYÜK harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir. Birden fazla sayfalı belgelerde “ACELE” ya da “GÜNLÜDÜR” ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir. Süreli belgenin aynı zamanda gizlilik derecesi taşıması durumunda üstte gizlilik derecesine bir alt satırda ise “ACELE” ya da “GÜNLÜDÜR” ibaresine yer verilir.

Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

SAYFA NUMARASI

Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir, Sayfa numarası alt bilgi bölümünde ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir. 3/5

Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa ; ASLINA UYGUNLUK ONAYI Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa ; Örneğin uygun bir yerine “Aslı Gibidir” İfadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ VE ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER

1- KAYIT KAŞESİ Gelen evraklar uygun bir kaşe hazırlanarak kaydedilir. Bu kaşeler evrakın ARKA yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır.

ÖRNEK ............Okulu Müdürlüğü TARİH KAYIT SAYI GEREĞİ HAVALE BİLGİ DOSYA NO EKLER

2- YAZILARIN GÖNDERİLMESİ Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, yazının ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde KIRMIZI renkte belirtilir.

ÖRNEK EDİRNE GİZLİ İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE T.C. GİZLİ İVEDİ Edirne  Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğü Posta Kodu:10100 Sayı : İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE EDİRNE GİZLİ

ÖRNEK- EVRAK SENEDİ GÖNDEREN ALAN TARİH SENEDİ HAZIRLAYAN SIRA NO Belgenin Konusu (Tarih ve Sayısı) Kopya Adedi Kopya No Ekler Dil SENEDİ İADE EDENİN: Adı ve Soyadı: Görevi : İmzası : Tarih Saat

FAX

Fax’la gönderilen yazılara(mesaj) göre hemen işlem yapılmakla birlikte, söz konusu yazı ancak teyidinin yapılmasından sonra resmi evrak özelliğindedir, Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) beş gün içinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

KAĞIT BOYUTU ve KARAKTER

boyutunda kağıt kullanılmalıdır. BELGE BOYUTU Resmi yazışmalarda A4 (210X297 mm) Veya A5(210X148 mm) boyutunda kağıt kullanılmalıdır. A4 A5

YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU Bilgisayarda yazılan yazılarda “Times New Roman” Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.

Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

NÜSHA SAYISI ve ÇOĞALTMA

Resmi yazıların en az (2) iki nüsha olarak düzenlenmesi gerekir. NÜSHA SAYISI Resmi yazıların en az (2) iki nüsha olarak düzenlenmesi gerekir.

NEDEN F KLAVYE?

Türkçeye en uygun STANDART TÜRK KLAVYESİ ( F KLAVYE )’ dir. 1949 yılında F Klavye Kullanımına başlanılmıştır.

Milli Eğitim Bakanlığının 2003/20 sayılı Genelgeleri doğrultusunda F klavye kullanma mecburiyeti getirilmiştir. Her türlü resmi yazı Standart Türk Klavyesi ( F klavye) kullanılarak yazılmalıdır.

parmakla bakmadan yazı yazmak mümkündür. F klavye hazırlanırken; 30.000 kelime ve 185.000 harf incelenmiştir. Bütün sesli harfler sol elde toplanmış. Sessiz harfler de sağ elle yazılacak şekilde tasarlanmıştır. Çok kullanılan harfler güçlü parmaklara paylaştırılarak yazım kolaylığı sağlanmıştır. Belli bir eğitimden sonra F Klavye ile 10 parmakla bakmadan yazı yazmak mümkündür.

Q klavye İngiliz tasarımıdır. Q Klavyede; Türkçede çok kullanılan harfler kenarlarda kalmış ve bunun neticesi yazım zorlaşmıştır. Daktilo ile yapılan hızlı yazı yazma yarışmalarına ülkemiz adına katılanlar F klavye ile birinci olmuşlardır. Bu nedenle; İş yerimize ya da evimize Bilgisayar alırken klavyenin F klavye olmasına dikkat etmeliyiz…

Genelde Karşılaşılan Yazışma Hataları Yazılara ilgi tutulmuyor. (İlgili şubeye ulaşıncaya kadar yazının dolaşması zaman kaybına neden oluyor.) Yazılar makam atlanarak gönderiliyor.

GENEL OLARAK İstatistiki verileri içeren formlar zamanında gönderilmiyor. Aylık çalışmalar hangi şube ile ilgili ise o şubeye ilgi tutulması gerekiyor. Doğum izni ve askerlik izinleri müracaatlarının onay alınmasını gerektirmesi nedeniyle başvuru yazılarının önceden yapılması gerekiyor.

Ücretsiz izinler senelik izin şeklinde algılanıyor. Konuyla ilgili ayrılış ve başlayış bildirimleri düzenli yapılmıyor.

Geçici görevlendirmeler ve tayinlerde ayrılış ve başlayışlar düzenli bildirilmiyor. Personel ile ilgili yazışmalarda unvan, T.C. Kimlik numarası belirtilmiyor.

Günlü ve acele yazıların gereği zamanında yapılmıyor.

İmzaya gönderilen tüm evrakların getiren görevli tarafından imza kartonuna konularak ilgili müdür yardımcısına verilmesi, Cevaplandırılması gereken tüm yazılara mutlaka ilgi tutulması. Günlü ve acele evrakların ilgili şube görevlilerince takip edilmesi,

H.İ.E NEDEN YAPILIR ? 1- Personelin mesleki bilgi ve beceri açığını kapatmak, 2- Hizmetle ilgili uygulamalardaki yanlışları düzeltmek, 3- Hizmette, personel arası uyumu sağlamak, 4- Yenilikleri aktarmak.

KEŞAN İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ ŞEFİ Sabrınızdan dolayı Teşekkür ederim.. Emel ER KEŞAN İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ ŞEFİ 2013