HALKLA İLİŞKİLER VE İLETİŞİM

H ALKLA İLİŞKİLERİN TANIMI ’’Halkla ilişkiler; genelde, bir kamu kuruluşunun kendi dışındaki kişilerle, her yönden iyi ilişkiler kurabilmesi ve kişilerin de kuruluşa karşı olan düşünce ve davranışlarının olumlu yönden geliştirilmesi için yapılacak her türlü faaliyettir.’’

Halkla ilişkiler kuruluş personeli arasındaki ilişkileri de kapsamaktadır. Bu nedenle, halkla ilişkiler irdelenirken aşağıda belirtilen üç unsuru mutlaka göz önünde bulundurmalıyız. Bunlar; 1-Personelin halkla ilişkileri 2-Halkın kuruluşa karşı olan düşünce ve davranışları 3-Kuruluş içindeki personel ilişkileri

Halkla ilişkiler konusuna eğilmek ve bunu iyi bir şekilde uygulamak isteyen her kişi ya da kuruluşun, önce kendi hareketine ve tutumuna çeki düzen vermesi gerekir. İlişkilerde açıklık ve dürüstlük vazgeçilmez bir unsur olarak görülmelidir. Halkla ilişkiler, kurumdaki sadece bir kişinin ya da şubenin değil, yardımcı hizmetli ve santral memurlarından en yüksek yöneticiye kadar tüm personelin, özellikle de yöneticinin görevidir. Bu anlayış içinde davranıldığı zaman, halkla ilişkiler yararlı olur ve amaca ulaşılır.

H ALKLA İLİŞKİLERİN ÖNEMİ Halkla ilişkilerin varoluş nedeni; halkı, başka bir deyimle kamu oyunu, herhangi bir konuda etkilemek, ele alınan konuda onun desteğini ve güvenini kazanabilmektir. Bireylere bir şey yaptırabilmek için genelde üç etkili yolun olduğu bilinmektedir. Bunlar; -Zor kullanmak, -Para ile satın almak, -İnandırmak.

Halkla ilişkilerde, halkın bir yeniliğe, bir toplumsal değişime uymasında, bir kuruluşu desteklemesinde, yeni bir hareket biçimine alışmasında, inandırma yolu kullanılır. Halkın inanmadığı, desteklemediği şeyleri gerçekleştirmek mümkün değildir. Halkın görüş ve inançlarındaki değişmeleri etkileyen faktörler yakından izlenmeli, kuruluşun davranış ve tutumları buna göre düzenlenmelidir.

HALKLA İLİŞKİLERİN YARARLARI Halkla ilişkileri başarı ile yürütemeyen, münakaşa ya da kavga eden bir memur/öğretmen, görevinde başarılı olamayacağı ve ceza ile karşılaşabileceği gibi, böyle bir durumdan sonra eğlence ve dinlenme saatlerinden de gereği gibi yararlanamaz, neşesiz, bezgin ve yorgun olur. Halkla ilişkileri iyi bilmek, memura/öğretmene iş hayatında başarı, özel hayatında da huzur sağlayacaktır.

HALKLA TEMASTA TARAFLAR Halkla ilişkilerde iki taraf vardır; Kurum (memur/öğretmen), Halk(Vatandaş) Taraflar arasındaki temas ve ilişkiler çok önemlidir. İlişkinin en uygun şekilde yürütülmesi için, bu iki tarafı anlamak ve halkla temasta uygulanacak kuralları, ilkeleri bilmek gerekir.

Memur/Öğretmen: İşe kendimizi tanımakla başlayalım. Memurun/öğretmenin görevi halkla temas olduğuna göre, bunu en iyi yapmak için konuyu öğrenmesi gerekir. Halkla yapılan temaslarda, taraflardan birisi olarak biz öğretmenler, önce kendimizi anlamalı gerekiyorsa değişmeliyiz. Kendimizi anlamak, kendimizi öğrenmek ve bilmek demektir. Bir memurun/öğretmenin yapması gereken şey, daima kendi tepkilerini eleştirmek ve daha uygun davranmaya çalışmaktır.

Vatandaş: Halkla temasta taraflardan ikincisini de vatandaş teşkil etmektedir. Vatandaşın davranışları her zaman arzulanan şekilde olmayabilir. Vatandaşı değiştirmek bizim elimizden gelmez. Bizim yapmamız gereken şey, onu tanımaya ve anlamaya çalışmaktır. Her şeyden önce şunu göz önünde bulundurmalıyız; vatandaş ya da iş takibine gelen kişi kendinizde olabilirdiniz. Kendinize yapılmasını istemediğiniz bir hareket ya da davranışı, başkalarına yapmamalısınız.

Davranışlarına göre insan tiplerinden bazılarını aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz. 1- Nazik – Bilgili: Mevzuat ve işlemlere aklı erer, terbiyeli ve kibardırlar. 2- Kavgacı: Her şeyi eleştirir, memura hakaret eder. 3- Mevzuatı karışık bulur. Anlayış kabiliyeti düşük ve kültürsüzdür. 4- Münakaşacı: Konuşmayı ve tartışmayı sever ancak hakaret etmez. 5- Şüpheci: İtimat etmez, kuşkuludur. Etrafı daima kollar, alçak sesle konuşur. 6- Telaşlı: Acelecidir,muamelesi yapılırken yerinde duramaz,çok soru sorar. 7- Çekingen: Sıkılgandır. Memurun yüzünün asık olması cesaretini kırar. 8- Akıl Hastaları: İlk bakışta hasta olduğu anlaşılanların dışında, sağlam bir insan gibi görününler de vardır. 9-Sarhoşlar: Alkol aldıktan sonra kendilerini kaybederler. Sarhoşluğu da kabul etmezler. 10-Dolandırıcılar: Memura mevzuat dışı işlem yapmaları için baskı ve tertipte bulunabilirler.

HALKA ETKİ ETME YOLLARI Düşündüklerimizi ifade ederken, ‘söylediklerimiz’, ‘söyleyiş tarzımız’ ve ‘yaptıklarımız’ önemlidir. Konuşurken aynı düşünceyi nezaketle ifade edebileceğimiz gibi, kaba bir şekilde de söyleyebiliriz. Bazen söylediklerimiz hareketlerimizden de daha etkileyici olabilir. Bunlara birkaç örnek verecek olursak;

KABA :NAZİK : Ne istiyorsunuz?Bir isteğiniz var mı? Karşıdaki servise gidin.Bu işlem karşıdaki serviste yapılıyor, lütfen o servise buyurun. Burayı imzala.Lütfen şurasını imzalayınız. Mevzuat böyle.Özür dileriz, mevzuat gereği Bizzat kendisi gelmeden ödeme yapamıyoruz.

Bunlara bağlı olarak söylediklerimiz kadar, söyleyiş tarzımız ve ses tonumuz da önemlidir. Şöyle ki; - Yumuşak ve inandırıcı ses, vatandaşı teskin eder, sahibine itibar kazandırır. - Kızgın ve sert ses, vatandaşı daha da kızdırır. Anlaşmaya varma imkanı azalır. - Sıcak ve sempatik ses, yardım arzusunu gösterir, güven telkin eder işbirliğini teşvik eder. - Soğuk ve kayıtsız ses, çok meşgulmüş izlenimi verir, kayıtsızlık ve ilgisizliği gösterir, düşmanlık uyandırır.

Halkın güvenini sağlamak için şu hususları göz önünde tutmamız gerekir. - Karşımızdaki insana, onu dikkate aldığımızı göstermeliyiz. - Verdiğimiz sözleri tutmalıyız. - Kayıtlarımız daima doğru olmalı. - Tahmini değil,daima kesin bilgi vermeliyiz. - Konuları iyi açıklamalıyız. - Münakaşa etmekten, azarlamaktan kaçınmalıyız. - Görünüşümüz de derli toplu olmalı. - Güler yüzlü olmalıyız.

İNSANI BAŞARILI BİR ŞEKİLDE KARŞILAMA YÖNTEMLERİ

I- Selamlama: Selamlama, karşımızdaki ile ilgilendiğimizi göstermek bakımından önemlidir. İhmal edilmemelidir. Selamlamada dikkat edilmesi gereken hususlar; Selamlamanın hoş bir şekilde olmasına dikkat edilmelidir. Vatandaşı azarlar gibi değil, dostumuzmuş gibi selamlamalıyız. Selamlama tebessümlü bir yüzle yapılmalıdır. Yerinde ve zamanında tebessümü eksik etmemeliyiz. Selamlama soğuk ve kızgın bir sesle değil, dostça bir sesle yapılmalıdır. Selam gecikmeden verilmelidir. Araştırmalar, halkın 10 saniyelik bir bekleyişten sonra sabırsızlanmaya başladığını göstermiştir. Belki bizim halkımız daha sabırlıdır, ancak biz, vatandaşlarımızı selamlamakta gecikmemeli, elimizde bırakamayacağımız bir iş varsa yine de selamımızı vermeli, ‘bir dakika’ demek suretiyle ilgimizi göstermeliyiz. Kişiye adı ile hitap etmek ona olumlu tesir yapar. Bu nedenle, Ahmet Bey, Fatma Hanım gibi hitap edilmesinde yarar vardır.

II- Vatandaşı Nasıl Dinlemeliyiz: Karşımızdakini dinlemeyi bilmek de bir meziyettir. İnsanlar konuşkan kimselerden çok, kendilerini dinleyenleri severler. Vatandaşı dikkatle ve sabırla dinlemeliyiz. Dikkatle Dinlemek: Vatandaşı dinlerken, dikkatimizi ona verdiğimizi belirtmeliyiz. Bunun için yüzümüz vatandaşa dönük olmalı ve onun yüzüne bakmalıyız. Ayrıca vatandaşı dinlerken, - Başka bir işle meşgul olmak - Çay, kahve, içmek - Sakız çiğnemek - Saygısız tavırlarda bulunmak - Arkadaşları ile işaretleşmek olumsuz etki yapar. Sabırla Dinlemek:Vatandaşı dinlerken sabırsızlık göstermemek gerekir. Onu sabır ve nezaketle dinlemek görevimizdir. Vatandaşın işi bizde sonuçlanacaksa bunu derhal yapmalıyız. Başka bir yere gitmesi gerekiyorsa bu konuda nezaketle tam ve açık bilgi vermeliyiz. Vatandaşı bekletmek, eli ağır olmak, memur/öğretmen için önemli bir kusur olduğu gibi kurum için de olumsuz propaganda kaynağı teşkil eder.

III- Personelin görünüşü: Halk ile yüz yüze çalışan bir memur/öğretmen, çalıştığı kurumu en iyi şekilde temsil etmek zorundadır. Memur/öğretmen, halkın gözünde çalıştığı kurumla özdeşleşen kimsedir. Personelin görünüşünü iki yönden inceleyebiliriz. Bunlar;‘Giyim – Bakım’ ve ‘Duruş – Tavır’ dır.

Giyim – Bakım : Bir insan hakkında ilk izlenim gözler yoluyla edinilir. Vatandaş memur/öğretmen ile temas etmeden önce memuru/öğretmeni görür. İntizamsızlık, pejmurde bir görünüş memur/öğretmen hakkında ve dolayısıyla da kurum hakkında ilk izlenimin kötü olmasına sebep olur. Bu nedenle giyim ve bakım konusunda şunlara dikkat etmeliyiz; - Görünüş bakımından üzerinde durulacak ilk şey giyimdir. İyi bir memurun/öğretmenin elbisesi lekesiz, temiz ve ütülü olmalıdır. - Erkek memurların/öğretmenlerin her gün sakal tıraşı olmaları gerekir. - Dağınık saçlar iyi bir görünüşü engeller. - El ve tırnak temizliğine dikkat edilmelidir. - Yardımcı hizmetlilerin uygun bir şekilde giydirilmiş olup olmaması da kuruluşun/kurumun prestijini etkiler. Bunların örnek giyinmeleri ve kıyafetlerinin düzgün olmasına dikkat edilmelidir.

Duruş – Tavır : Halka görünüş bakımından duruş ve tavırların büyük önemi vardır. Bu konuda şu hususlara dikkat etmeliyiz; - Toplu ortamlarda duruş ve oturuşa itina edilmesi gerekir. Sandalyelere yarı oturmak, masaların kenarlarına dayanmak ya da ilişmek, bankolara abanmak, memuru/öğretmeni ciddiyetsiz ve gayrı resmi gösterir. - Memurların/öğretmenlerin birbirlerine karşı olan tavırları da önemlidir. Memurlar/öğretmenler birbirlerine saygılı davranmazlarsa, vatandaş da onları saygıya layık bulmaz. Memurlar/öğretmenler birbirlerine nezaketle hitap etmeli, münakaşadan ve el şakalarından kaçınmalıdır. - Memur/öğretmen, çalıştığı kurumu temsil ettiğini hiçbir zaman unutmamalı, buna göre davranmalıdır. - Güven duygusu vermelidir. - Vatandaş karşısında açık, anlaşılır ve düzgün bir şekilde konuşmalıdır.

IV- Teşkilatın Halka Görünüşü: Kötü bir binada faaliyet gösteren daire/kurum, yeteri kadar güven sağlayamaz. Temizlik ve tertip konusundaki kusur ve eksiklikler de olumsuz puan alır. Konuyu şu bakımlardan incelemeye çalışalım; a) Güven Verici Olma, b)Temizlik, c)Aydınlık ve Ferahlık, d) Düzen

a) Güven Verici Olma: Bir kurumun her şeyden önce güven verici olması gerekir. Temizlik, aydınlık ve düzen konularında başarılı olmak, güven sağlamak için gereklidir.

b) Temizlik: Binayı ve eşyayı daha güzel gösterir. Temizlik yalnız başına bilinçli bir tercih sebebi olmasa da, temiz bir binanın vatandaş üzerinde olumlu etkisi olacaktır. Temizlik konusunda şunlara dikkat edilmelidir; - Duvarlara ilgisiz afişler yapıştırılması, yazılar yazılması olumsuzluk yaratır. - Binanın etrafının tozdan, çamurdan ve çöplerden temizlenmiş olması gerekir. - Binanın dış temizliğinde camların yeri önemlidir. Camlar sık sık yıkanmalı, lekesiz ve temiz olmalıdır. Ayrıca, kapıların, kapı camları ve tokmaklarının da temiz olması gerekir. - Duvarda asılı duran resimler ve tablolar temiz tutulmalıdır.

c) Aydınlık ve Ferahlık: Bir binanın/okulun aydınlık ve ferah olması gerekir. - Binanın içi iyi havalandırılmalı, ancak öğrenciler hava cereyanına da maruz bırakılmamalıdır.

d) Düzen: - Masaların üzerleri tozlu, dolaplar dağınık olmamalı, dolapların üzerine dosya, evrak gibi şeyler konulmamalıdır. - Her şeyin belli bir yeri olmalıdır. - Değişik konulardaki afişlerin, estetiği bozmayacak şekilde ve bulundukları yere uygun olarak asılmaları gerekir.