Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Kalite Yönetim Sistemi ‘‘PRİZMA’’ İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU OCAK 2012 Diyarbakır DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ DİYARBAKIR VII.BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

İÇİNDEKİLER Sayfa No 1.İçindekiler 1 2.PRİZMA Takımı Genel Bilgi 2 3.Sunuş 3 4.Çalışma Tutanağı 4 5.Problem Havuzu Oluşturulması 5 6.Sorunların Analiz Çalışması ve Puanlaması 6 7.Seçilen Problemin Nedenleri 7 9.Balık Kılçığı Diyagramı 8 10.Problem Nedenlerinin Gruplandırılması (Tabakalandırma) 9 11.Problem Nedenleri ve Çözüm Önerileri 10 DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 1

TAKIM REHBERİ: Yücel SERDAR Çalışmanın Yapıldığı Birim: Kayapınar Tapu Müdürlüğü İyileştirme Takımının Adı: PRİZMA Takımın Lideri: Fatih YILDIRIM Takımın Raportörü: Alaaddin ÜZÜM Takım Üyeleri: Nurettin TOKMAK, Kenan CANPOLAT, Ayfer AKYOL, Abdulraif ÇAVUŞOĞLU, Savfet AYYILDIZ, Aydın KOCAKAYA, Nurettin KAYA, Yunus AKTAN, Sait DERVİŞOĞLU İyileştirme Takımının Çalışma Konusu : Çalışmanın Başlama Tarihi: / 09:00-15:00 Çalışmanın Bitirildiği Tarih: / 09:00 / 16:00 DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 2

SUNUŞ Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında, Bölge Müdürlüğümüz genelinde oluşturulan ‘‘PRİZMA’’ iyileştirme takımı 12.OCAK.2012 tarihinde ilk toplantısını yaparak çalışmalara başlamış olup, tarihinde Diyarbakır ilinde ikinci toplantısını yaparak çalışmalarını tamamlamıştır. İlk anda tespit edilen 10 adet problemden, puanlama sonucunda 7. sırada yer alan ‘‘Özelleştirme sonucunda kurumumuza gelen 657 – 4/C personelinden yeterince yararlanılamaması’’ konusu iyileştirilmesi gereken problem olarak seçilmiştir. Problemin nedenleri ve çözüm önerileri hakkında PRİZMA iyileştirme takım çalışması aşağıda sunulmuştur. DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 3

SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ PRİZMA İYİLEŞTİRME TAKIM ÇALIŞMA TUTANAĞI İlk toplantı 11 üyenin katılımıyla Diyarbakır Valiliği toplantı salonunda tarihinde saat 09:30’ da ikinci toplantı ise tarihinde saat 09:30’ da Diyarbakır ilinde, Batman Tapu Müdürlüğünde görevli Uzman Fatih YILDIRIM rehberliğinde yapıldı. Toplantı Tarihi: Toplantı No: 1 Toplantı Konusu: Çalışma Tutanağı PRİZMA İYİLEŞTİRME TAKIMI; Bölge müdürlüğümüze bağlı birimlerden teşekkül eden PRİZMA iyileştirme takımı şu isimlerden oluşmaktadır. Fatih YILDIRIM, Alaaddin ÜZÜM, Nurettin TOKMAK, Kenan CANPOLAT, Ayfer AKYOL, Abdulraif ÇAVUŞOĞLU, Savfet AYYILDIZ,Aydın KOCAKAYA,Nurettin KAYA, Yunus AKTAN, Sait DERVİŞOĞLU 1.Fatih YILDIRIM, iyileştirme takımının ne yapması gerektiği, nasıl çalışma yöntemi izleneceği hakkında genel bir bilgilendirmede bulundu. 2.İyileştirme Takımı gönüllülük esasına göre çalışmaktadır. İlk iş olarak Takıma oybirliği ile PRİZMA ismi verildi. 3.Yine oylama sonucu PRİZMA İyileştirme Takımı liderliğine Fatih YILDIRIM seçildi. 4.PRİZMA İyileştirme Takımı raportörlüğüne Alaaddin ÜZÜM seçildi. 5.Yapılan Çalışma: İlk toplantıda tüm katılımcılar ile problem havuzu oluşturuldu ve 10 adet problem tespit edildi. 6.Bir sonraki toplantının aynı yerde tarih ve saat 09:30’ da Diyarbakır ilinde yapılmasına karar verildi tarihinde Diyarbakır ilinde 2. grup toplantısı yapılmış olup çalışmalar bitirilmiştir. DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 4

SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ PRİZMA İYİLEŞTİRME TAKIMI TOPLANTI TUTANAĞI PROBLEM HAVUZU : 1)İş yükünün fazla olması, 2)Fiziki ortam yetersizliği, 3)Ön Başvuru ve Danışma hizmetlerinin yeteri derecede yerine getirilememesi, 4)Personelin sık sık geçici görevle görevlendirilmesi, 5)Personelin mesleki eğitimi almadan göreve başlaması ile beraber personeller arasında homojenliğin olmaması, 6)Tapu Kütüklerinin ebatları ve dayanıksız olmalarının yer, zaman ve enerji kaybına neden olması, 7)Özelleştirme sonucunda kurumumuza gelen 657 – 4/C personelinden yeterince yararlanılamaması, 8)Kurumun yeni yüzünün Müşterilere yeterince anlatılamaması, 9)Gerekli elektronik (Bilgisayar, yazıcı v.s.) desteğinden yoksun kalma, 10)Kurumumuzda gerekli güvenlik tedbirlerinin eksik olması. Toplantı Tarihi: Toplantı No: 1 Toplantı Konusu: Problem Havuzunu Oluşturma Katılanlar: Fatih YILDIRIM,Alaaddin ÜZÜM, Nurettin TOKMAK,Kenan CANPOLAT, Ayfer AKYOL, Abdulraif ÇAVUŞOĞLU, Savfet AYYILDIZ,Aydın KOCAKAYA, Nurettin KAYA,Yunus AKTAN, Sait DERVİŞOĞLU DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 5

Problem Havuzu DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 6

SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ PRİZMA İYİLEŞTİRME TAKIMI TOPLANTI TUTANAĞI Problemin Nedenleri : 1. Özelleştirme sonucunda Kurumumuza gelen 4/c personellerinin daha önce nitelik itibarıyle Tapu işlerinden çok uzak ve alakasız işleri icra etmiş olmaları, 2. Öğrenim durumlarının düşük olması, 3.Tüm 657 4/c li personelin edinmiş oldukları niteliklere bakılmadan hepsinin aynı şekilde değerlendirilmesi. 4.Gerekli kurum kültürünün ve kurumun alt yapısına dair eğitimin verilmemesi Toplantı Tarihi: Toplantı No: 1 Toplantı Konusu: Problem Havuzunu Oluşturma Katılanlar: Fatih YILDIRIM, Alaaddin ÜZÜM, Nurettin TOKMAK, Kenan CANPOLAT, Ayfer AKYOL, Abdulraif ÇAVUŞOĞLU, Saffet AYYILDIZ, Aydın KOCAKAYA, Nurettin KAYA, Yunus AKTAN, Sait DERVİŞOĞLU PROBLEM: Özelleştirme sonucunda kurumumuza gelen 657 – 4/C personelinden yeterince yararlanılamaması, D İ YARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜ Ğ Ü 7

SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ PRİZMA İYİLEŞTİRME TAKIMI TOPLANTI TUTANAĞI Toplantı Tarihi: Toplantı No: 1 Toplantı Konusu: Problem Tabakalandırma, Gruplandırma Katılanlar: Fatih YILDIRIM, Alaaddin ÜZÜM, Nurettin TOKMAK, Kenan CANPOLAT, Ayfer AKYOL, Abdulraif ÇAVUŞOĞLU, Saffet AYYILDIZ, Aydın KOCAKAYA, Nurettin KAYA, Yunus AKTAN, Sait ERVİŞOĞLU YÖNETİMSEL : 1. Özelleştirme sonucunda Kurumumuza gelen 4/c personellerinin daha önce nitelik itibarıyle Tapu işlerinden çok uzak ve alakasız işleri icra etmiş olmaları, 3. Özelleştirme sonrası gelen personele Sorumluluk yüklenmemesi. EĞİTİMSEL : 4. Gerekli kurum kültürünün ve kurumun alt yapısına dair eğitimin verilmemesi KİŞİSEL : 2. Öğrenim durumlarının düşük,yaş ortalamasının yüksek olması PROBLEM: Özelleştirme sonucunda kurumumuza gelen 657 – 4/C personelinden yeterince yararlanılamamasının nedenleri. D İ YARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜ Ğ Ü 8

BALIK KILÇIĞI DİYAGRAMI EĞİTİMSELYÖNETİMSEL KİŞİSEL Özelleştirme sonucunda kurumumuza gelen 657 – 4/C personelinden yeterince yararlanılamaması, D İ YARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜ Ğ Ü 9

SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ PRİZMA İYİLEŞTİRME TAKIMI TOPLANTI TUTANAĞI YÖNETİMSEL NEDENLERÇÖZÜM ÖNERİLERİ Toplantı Tarihi: Toplantı No: 2 Toplantı Konusu: 7. Problemin Nedenleri ve Çözüm Önerileri Katılanlar: Fatih YILDIRIM, Alaaddin ÜZÜM, Nurettin TOKMAK, Kenan CANPOLAT, Ayfer AKYOL, Abdulraif ÇAVUŞOĞLU, Saffet AYYILDIZ, Aydın KOCAKAYA, Nurettin KAYA, Yunus AKTAN, Sait DERVİŞOĞLU 1- Özelleştirme sonucunda Kurumumuza gelen 4/C personelinin daha önceden nitelik itibarıyle Tapu işlerinden uzak ve alakasız işleri icra etmiş olmaları 1-Kurumumuza Özelleştirme sonrası 657-4/c personelin minumum Mahhalli Müdürlük düzeyinde sertifika gibi nitelik farkı tespit edilmelidir. 2-Kurumu tanıması sağlanmalı, Yararlı işlerde görevlendirelerek personelden verim alınmalıdır. PROBLEM: Özelleştirme sonucunda kurumumuza gelen 657 – 4/C personelinden yeterince yararlanılamaması, 1.1.Kurumumuza gelen 657-4/c li personelin daha önce değişik kurumlarda Garson, Aşçı vs.hizmetlerde çalışmış olmaları /C Personellerinin Yaş ortalamasının yüksek olması DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 10

EĞİTSEL NEDENLERÇÖZÜM ÖNERİLERİ 4-Gerekli kurum kültürünün ve kurumun alt yapısına dair eğitimin verilmemesi 4.1.Gelen personelin kurumumuz hakkında hiç bilgisinin olmayışı 1-Kuruma özelleştirme sonrası gelen Personelin uyum sorunu giderilmeli, 2-Kuruma özelleştirme sonrası gelen 657-4/c personele kurum kültürü ve hizmetin gereği konusunda eğitim verilmeli. KİŞİSEL NEDENLERÇÖZÜM ÖNERİLERİ 2-Öğrenim durumlarının düşük olması, 2.1.yaş ortalamasının yüksek olması. 1-Kuruma gelen 657-4/c personelin Kendini geliştimesi için gerekli moral ve Destek sunulmalı. 2- İş değiştiren bu kişilerden, kendilerini gönüllü bir şekilde Güncelleştirmeleri Teşvik edilmeli Kurumla bütünleşmeleri sağlanmalı. DİYARBAKIR BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 11