SATIN ALMA EĞİTİMİ GENEL KONULAR MAYIS 2006 PROCUREMENT TRAINING GENERAL MAY 2006

SATINALMA NEDİR? WHAT IS PROCUREMENT? Kapsam ‘Hibe faydalanıcıları’ ve Yükleniciler, Tedarikçiler, Hizmet Sağlayıcıları arasındaki tüm alt sözleşmeler Scope All sub-contracts between “grant beneficiaries” and contractors, suppliers service providers

SATINALMA NEDİR? WHAT IS PROCUREMENT? YASAL ÇERÇEVE 4734 sayılı Türk Kamu İhale Kanununun 3/c maddesi 5303 sayılı Kanun ile onaylanmış Türkiye ve AB arasında imzalanan çerçeve antlaşması LEGAL BASIS Turkish Public Procurement Law N°: 4734, Art. 3/c Law N° 5303 Approval Framework Agreement between Turkey and EU

SATINALMA NEDİR? WHAT IS PROCUREMENT? Satın alma nedir İlgili mal, hizmet ve yapım işlerinin sağlanması, - Kurumun amaçları - Rekabette eşitlik, dürüstlük, şeffaflık - Ekonomi ve etkinlik - En iyi parasal değer What is procurement ? Acquisition of goods, works and services, considering -objectives of organisation -fairness, integrity and transparency through competition -economy and effectiveness -best value for money

SATINALMA NEDİR? WHAT IS PROCUREMENT? Programla ilgili bilgi SKE Bölgesel Kalkınma NUTS (İstatistiki Bölge Birimleri Sınıflandırılması) II=? İlgili kurumlar: AKTD,DPT,MFİB,PKB/PUB TY,… Programme Info RD SKE NUTS (Nomenclature of Territorial Units for Statistics) II = ? Bodies involved: ECD, DPT, CFCU, PCU/PIU, TA, …

SATINALMA NEDİR? WHAT IS PROCUREMENT? Temel kavramlar / Sözlük Sözleşme Makamı = Hibe sözleşmeleri için MFİB =Satın alma sözleşmeleri için Hibe Faydalanıcıları Basic Terminology /Dictionary Contracting Authority: = CFCU for grant contracts = Grant Beneficiary for procurement contracts

KURUMSAL YAPI ve SORUMLULUKLAR Institutional Framework and Responsibilities PAO(= MFİB..) Bütçeleme,ihale yapılması, sözleşme,ödeme, muhasebe AKTD: Tüm faaliyetleri doğrudan onaylar DPT (Faydalanıcı); Teknik uygulama, izleme PUB: Program Uygulama Birimi TYE: Teknik Yardım Ekibi PAO (=Director of CFCU): Budgeting, tendering, contracting, payments, accounting ECD: Approves ex-ante all activities DPT (Beneficiary); Technical implementation, monitoring PIU : Programme Implementation Unit TAT : Technical Assistant Team

SATINALMA PRENSİPLERİ Principles of good procurement Ayırım Gözetmeme Adil Rekabet Şartname Etkin yayımlama Yeterli zaman çizelgesi Objektif kriterler Yeterli kayıtların tutulması Hızlı ve etkin çözümler No discrimination Fair Competition Specification Effective publicity Adequate timescales Objective criteria Adequate records Rapid and effective remedies

TEMEL KURALLAR Basic Rules Yeterlilik Taabiyet ve menşe - uygun ülkeler/taabiyetler - istisnalar Dışlanma Koşulları Cezalar Görünürlük Çıkar Çatışması İhale verme prensipleri ( hibe verme prosedürleri şeffaflık,tarafsızlık, eşit muamele ve tahrifat ve ayırım yapmamaya ilkelerine saygı duyar) Geriye Dönük Değerlendirme yapılmaması Standart belgeler Kayıt tutma ( bakiyenin ödenmesinden itibaren 7 yıl ) Eligibility Nationality and origin -eligible countries/nationalities -exceptions Grounds for exclusions Penalties Visibility Conflict of interest Awarding principles (contract awards respect transparency, proportionality, equal treatment and non- discrimination) No retroactive awards Standard documents Record keeping (7 yrs from payment of balance)

KURALLAR-2 Rules Adil Rekabet Seçim Kriterleri - Tekliflerin uygunluğu - Finansal,teknik kapasite. Değerlendirme Kriterleri - En düşük fiyat - En iyi parasal değer İptal etme Etik İtirazlar Fair Competition Selection criteria -eligibility of tenderer -financial, technical capacity Award criteria -lowest price -best-value-for-money Cancellation Ethics Appeals

SATINALMA USÜLLERİ Procurement procedures Hangi usül uygulanacak ? (tablo p.20 ye bakınız) Tüm usüller için genel kurallar : Standart PRAG modelleri, zaman limiti, Değerlendirme Komitesi tarafından seçim ve değerlendirme kriterleri ve seçilenlerin açıklanması Mal alımı,Hizmet alımı ve Yapım İşleri sözleşmeleri için kurallar - Açık İhale Usulü - Kısıtlayıcı İhale Usulü - Davet Usulü - Tek Teklif (Doğrudan alım) Which procedure to apply? (See table p. 20) Rules common to all procedures : Standard PRAG models, time-limits, evaluation by E.C. on basis of announced selection and award criteria Rules for Service, Supply, Works contracts - Open procedure - Restricted procedure - Negotiated procedure - Single tender (direct purchase)

HİZMET ALIMLARI Service Contracts € veya daha fazla tutardaki Hizmet sözleşmeleri için: Uluslararası satın alma ilanını takiben Kısıtlayıcı ihale usulü € altında fakat € dan fazla tutardaki sözleşmeler için: ilansız davet usulü (Faydalanıcı en az 3 teklif alır) € veya daha az tutardaki sözleşmeler: Tek teklif alınır Service Contracts of € or more: International restricted tender procedure following publication of procurement notice Contracts under € but more than €5.000: Negotiated procedure without publication (Beneficiary consults at least 3 service providers) Contracts with a value of €5.000 or less: Order on basis of a single tender

MAL ALIMLARI Supplies € veya daha fazla tutardaki sözleşmeleri için: Satın alma ilanını takiben uluslararası açık ihale usulü € ve € arasındaki sözleşmeler için: Yerel Satın alma ilanı ile (Sadece Türkiye’de) açık ihale usulü € fakat € daha fazla tutardaki sözleşmeler: İlansız davet usulü ( Faydalanıcı en az 3 teklif alır) € veya daha az tutardaki sözleşmeler için: Tek teklif istenir Contracts of € or more: International open tender procedure following publication of a procurement notice Contracts between € and € : Open tender procedure published locally (= only in Turkey) Contracts under € but more than €5.000: Negotiated procedure without publication (Beneficiary consults at least 3 suppliers) Contracts with a value of €5.000 or less: Order on basis of a single tender

YAPIM İŞLERİ Works € veya daha fazla tutardaki sözleşmeler: Satın alma ilanınını takiben uluslararası açık ihale usulü € ve € arasındaki sözleşmeler için: Yerel Satın alma ilanı ile ( Sadece Türkiye’de ) Açık ihale usulü € fakat € daha fazla tutardaki sözleşmeler: İlansız davet usulü ile satın alma (Faydalanıcı en az 3 teklif alır) € veya daha az tutardaki sözleşmeler için: Tek teklif istenir Contracts of € or more: International open tender procedure following publication of a procurement notice Contracts between € and € : Open tender procedure published locally (= only in Turkey) Contracts under € but more than €5.000: Negotiated procedure without publication (Beneficiary consults at least 3 contractors) Contracts with a value of €5.000 or less: Order on basis of a single tender

TEKNİK ŞARTNAME/SPESİFİKASYONLAR TOR and Technical specifications Teklif sahipleri için doğru rehberlik Kalite Düzeyi Çevresel Performans Tasarım Uygunluk Değerlendirmesi Kullanım uygunluğu Güvenlik Boyutlar Terminoloji Test etme Paketleme/ Etiketleme Proper guidance to tenderers Quality levels Environmental performance Design Conformity assessment Fitness for use Safety Dimensions Terminology Testing Packaging/labeling

DEĞERLENDİRME KOMİTESİ Evaluation Committee Kompozisyonu Tarafsızlık ve Gizlilik Sorumluluklar Geçerlilik süresi Composition Impartiality and Confidentiality Responsibilities Period of Validity

İHALENİN VERİLMESİ Award of the Contract Başarılı olan teklif sahiplerinin bilgilendirilmesi Sözleşmelerin hazırlanması ve imzalanması Verilen İhalelerin yayımlanması Sözleşmelerin tadili- Genel Prensipler Zeyilname Notifying successful tenderer Contract prep. and signature Publicising the award Modifying contracts – general principles Addendum

HİBE SÖZLEŞMESİ Grant Contract between GB-CFCU Özellikler Küçük değişiklikler MFİB’nin ne zaman ve nasıl bilgilendirileceği Hibe Sözleşmesinin değiştirilmesinin genel ilkeleri Zeyilname Uygun Maliyetler KDV Muafiyeti Characteristics Minor modifications – When and how to notify CFCU General principles of modifying GC Addendum Eligible costs VAT exemption

RAPORLAMA Reporting Requirements Ara Rapor - Açıklama - Aktivitelerin Değerlendirilmesi - Ortaklar/ Ortak çalışma - Görünürlük  Nihai Rapor - Ara rapor gibi  Finansal Rapor - Harcamaların doğrulanması  2 Aylık Açıklama Raporu Interim Report -Description -Assessment of Activities -Partners/Co-operation -Visibility Final Report -Same as interim Financial Reporting -Expenditure verification Bi-monthly Declaration Report

ÖDEMELER Payment Procedures Sözleşmenin İmzalanması Ön Ödeme Ödeme talebi Mali garanti ( Bu Programda istenmemektedir ) Harcama Teyit Raporu Contract signing Pre-financing Request for payment Financial guarantee ( not required in RD SKE) Expenditure verification report

SATINALMA DESTEĞİ-1 Procurement Support REHBERLER – MAL ALIMI, HİZMET ALIMI, YAPIM İŞLERİ / Guidelines BİLGİLENDİRME VE EĞİTİM PROGRAMLARI / Info & Training İNTERNET SİTELERİ PROGRAMhttp:// OKAB YHKB EEB DPT MFİB AKTD EuropeAid on EU PRAG

SATINALMA DESTEĞİ-2 Procurement Support YARDIM MASALARI / Help Desks Samsun Bölgesi: Kastamonu Bölgesi : Erzurum Bölgesi : İZLEME DESTEĞİ/ Monitoring Support