Gramantin İyileştirme Takımı Antalya Tapu ve Kadastro VI. Bölge Müdürlüğü Gramantin İyileştirme Takımı

Çalışmanın Yapıldığı Bölge Müdürlüğü : Antalya VI. Bölge Müdürlüğü İyileştirme Takımını Adı: : Gramantin Takımı Takımın Lideri : Aliye BAYHAN Takımın Raportörü : İzzet COŞAR  Takım Üyeleri:    6.Bölge Müdürlüğü Aliye BAYHAN Isparta\Aksu Tapu Müdürlüğü İzzet COŞAR Manavgat Tapu Müdürlüğü Abit GÖVER Manavgat Tapu Müdürlüğü Murat GÜRLEK Antalya Kadastro Müdürlüğü Gürsel AVCI Antalya\Kemer Tapu Müdürlüğü Murat ÖZAYDIN Senirkent Tapu Müdürlüğü Osman ERDOĞAN Burdur Kadastro Müdürlüğü Adil DOLU Gölhisar Tapu Müdürlüğü Ummahan ÖĞÜT Alanya Tapu Müdürlüğü Süleyman ERDEM Kepez Tapu Müdürlüğü Fatih ŞİMŞEK Kaş Tapu Müdürlüğü İbrahim KAÇMAZ Konyaaltı Tapu Müdürlüğü Ezgi TEKİN Ağlasun Tapu Müdürlüğü İlnur SARI Yeşilova Tapu Müdürlüğü Sezgin ÖZDEMİR Manavgat Tapu Müdürlüğü İsmail TÜLÜ İyileştirme Çalışmasının Konusu: Personel Performans Ölçme ve Değerlendirilmesi Çalışmanın Başlama Tarih: 31.01.2012 Çalışmanın Bitirildiği Tarih: 03.02.2012

SUNUŞ   " Muratları, dilekleri koruyan adalettir... Adalet taksimcidir, bölüşülecek şeyleri o bölüştürür... Fakat şaşılacak şey şu ki bunda ne cebir vardır ne de zulüm! " Mevlana Celaleddin-i Rumi. Sürekli Kurumsal Gelişim projesi kapsamında KYS eğitimleri çerçevesinde Antalya Tapu ve Kadastro VI. Bölge Müdürlüğü bünyesinde oluşturulan kalite iyileştirme takımlarından biri olan Gramantin İyileştirme Takımı 31.01.2012 tarihinde çalışmalara başlamış ve 03.02.2012 tarihinde son bulmuştur.

Problem Havuzumuz Kurum kültürü ve motivasyon eksikliği TAKBİS sistem numaralarının kaldırılarak yerlerine TC numaralarının konması Kurum tanıtımı (basın ve yayının daha yoğun kullanılması) Adaletsiz İş Dağılımı Teknolojik sıkıntılar (internetimizin olmaması) Personel yetersizliği TAKBİS kişi kimlik bilgilerinin yanında fotoğraf ve imzalarının bulunması Gramantin iyileştirme takımı olarak problem havuzumuzdan “Adaletsiz İş Dağılımı” problemi seçilmiştir.

Problem havuzu oylaması 1 2 3 4 5 6 7 Aliye BAYHAN Abit GÖVER Murat GÜRLEK Gürsel AVCI Murat ÖZAYDIN İzzet COŞAR Osman ERDOĞAN Adil DOLU Ummahan ÖĞÜT Süleyman ERDEM Fatih ŞİMŞEK İbrahim KAÇMAZ Ezgi TEKİN İlknur SARI Sezgin ÖZDEMİR İsmail TÜLÜ   60 73 55 83 54 57 75

ADALETLİ İŞ DAĞILIMI Adalet, hakkın gözetilmesi ve yerine getirilmesi anlamına gelir. Haklı ile haksızın ayırt edilmesi adaletle sağlanır. Adalet kavramı temelde hukuk kurallarına uygunluğu içerir. İnsanların toplum içindeki davranışlarıyla ilgili olduğundan ahlak kurallarıyla da ilişkilidir. Hizmet, ekonomide fiziksel özelliğe sahip malın tersine, elle tutulamayan ve saklanması mümkün olmayan, insan ihtiyaçlarının giderilmesine yönelik olarak üretilen veya organize edilen faaliyetlerdir. Üretilen çıktının mülkiyetinin olmaması hizmeti üründen ayıran temel özelliktir. Görev dağılımı, ekibin başındaki liderin, hedeflenen bir amaca ulaşmak için ekipteki kişilere ilgili görevleri paylaştırmasıdır. Tapu dairesinde adaletli iş dağılımı ise, ön başvurudan gelen evrakların personel sayısına göre ve işin niteliğine göre dağıtılması olarak düşünülebilir.  

PROBLEM NEDENLERİ Personel yetersizliği İntibak eğitimlerinin zamansız ve kısa olması İdarecinin halet-i ruhiyesi, idareciye çevresel ve siyasi baskı Nitelikli personelin azlığı, Personelin eğitim ve iş kabiliyetinin aynı seviyede olmaması Liyakat sistemi Zamansız ve adaletsiz geçici görevler. Personelin kendini ifade edememesi Personelin sağlık sorunları

Personel Yetersizliği İş dağılımında adalet konusunu sadece müdürlük içi değerlendirmek yerine aynı zamanda müdürlükler bazında değerlendirmek gerekmektedir. Aylık ortalama işlem sayısı 6000 olan müdürlükte çalışan personel ile aylık ortalama işlem sayısı 2000 olan personelin çalıştığı müdürlükler arasında işlem sayısına yönelik olarak orantılı eleman bulunması gerekliliği yadsınamaz bir gerçektir. Genel Müdürlüğümüz personel alımları, atamaları ve tayin durumlarında bu orantıyı dikkate alarak hareket etmeli ve taviz vermemelidir. Norm Kadro uygulaması teoriden pratiğe ulaştırılarak titizlikle uygulanmalıdır.

İntibak Eğitimlerinin Kısa ve Yetersiz Olması Eğitim Dairemize giden yeni atanmış personel işe başladıktan sonra eğitime alınmaktadır. Bu durum müdürlükte ani ve uzun süreli personel kaybına neden olmakta aynı zamanda hiçbir eğitim almadan Tapu Müdürlüklerine atanan personel belirli bir seviyeye gelene kadar müdürlüğe hiçbir fayda sağlayamamaktadır. Eğitim Dairemizde sadece teorik bilgi verilmesi nedeni ile yeni personel eğitimden kendisine özellikle Tapu Müdürlüğünde yapacağı işlemler bakımından çok fazla bir şey katamadan dönmek zorunda kalmaktadır. Yeni atanan personel göreve başlamadan önce eğitime alınmalıdır. Eğitimler teoride kalmamalı uygulamalı eğitim modu kullanılmalıdır. Eğitim Dairemizde kurulacak Sanal Tapu Müdürlüğü sayesinde Tapu Müdürlüklerimizdeki işlemler eğitimdeki personellere öğretilebilinir.

İdarecinin Halet-i Ruhiyesi, İdareciye Çevresel ve Siyasi Baskı İşlem havaleleri kişilere bırakılmamalıdır. Kişilerin anlık fikir değişiklikleri, müdürlük dışından gelebilecek baskılar nedeni ile yanlı davranabilir. İşlemler nitelik, zorluk ve parsel sayısına göre puanlandırılarak sistem tarafından havale edilmelidir. Söz konusu puanlama sistemi aynı zamanda hangi personelin hangi işlemi daha hızlı yaptığı hangi işlemde daha verimli olduğu ve hangi işlemlerde kendisini geliştirmesi ya da eğitilmesi konusunda üst yada üstlerine ve kendisine rehberlik edecektir. Böylece nitelikli personele sahip olma konusunda yardımcı olacaktır. Söz konusu sistemde havale otomatik yapılacağından idareci üzerindeki havale yükü kalkmış olacaktır.

Nitelikli personelin azlığı, Personelin eğitim ve iş kabiliyetinin aynı seviyede olmaması Şu günlerde görmekte olduğumuz kalite yönetim sistemi seminerlerinde sıkça adını duyduğumuz, kaliteli personel, nitelikli personelin eksikliğinin çekildiği hepimizce aşikârdır. Söz konusu nitelikli personelin sayısının artırılması için uygulamalı uzaktan eğitimin önemli bir çözüm şıkkı olabileceği unutulmamalıdır. Söz konusu sistemde personel görsel materyallerle (video, resim vb.) eğitilmeli süreli sınavlarla test edilmelidir. Aldığı eğitimlerin personelin idarecisi tarafından gözlemlenebilmelidir. Böylelikle kendisine havale edilen işlemlerle ilgili bilgi kısıtlılığı yaşadığı gibi bahaneler üretemeyecektir.

Liyakat Liyakat kısaca layık olmak anlamına gelir, işe alınan personel konusunda kurumumuzun yeteri kadar ince eleyip sık dokumadığı iş konumuzla hiç ilgisi olmayan kurumlardan kurumumuza geçen diğer memurlara bakıldığına açıkça ortaya çıkmaktadır. Kuruma personel alımlarında daha çok mesleğe yönelik olarak eğitim almış kişilere öncelik verilmesi gerekmektedir. Böylelikle yeni personelin adaptasyon süresi minimize edilebilecektir. Mesleğimizle ilgili olmayan kurumlardan personel alımı önlenmelidir. Kurumumuz işleyişi ile ilgisi olmayan bir kurumdan personel almak yerine başarıya aç yeni personel alımına öncelik verilmelidir

Zamansız ve Adaletsiz Geçici Görevler Geçici Görevler gerçekten gerekliliğinin dışında kimi zaman personeli “sürmek” manasında kullanılmaktadır. Bu ceza alternatifi çoğu kez cezalandırılmak istenen personelle birlikte tüm müdürlük personelinin cezalandırılmasına ve adil olmayan iş dağılımlarına sebep olmaktadır. Geçici Görevlendirme işlemi bir ceza-i müeyyide olmaktan çıkarılmalıdır.

Personelin Kendini İfade Edememesi Bu sorun özellikle işe yeni başlayan yada halen adaylık sürecinde bulunan personel için işini kaybetme korkusu yada asil memurların bilgi eksikliğinden kaynaklanmaktadır. Yeni başlayan personel eğitimler sırasında hak ve görevleri hakkında bilgilendirilmeli İdareciler ile personel arasındaki iletişim sorununun eğitimler yolu ile aşılması gerekmektedir.

Personelin sağlık sorunları Tapu Müdürlüklerinde çalışan personelin büyük bir bölümünün yoğun iş temposundan ötürü psikolojik problemler yaşadığını bilmekteyiz. Stres yönetimine yönelik olarak eğitimlerin verilmesi Personelin sosyal faaliyetlerde bulunulması.

Dinlediğiniz için Teşekkür ederiz. Antalya Tapu ve Kadastro VI. Bölge Müdürlüğü Gramantin İyileştirme Takımı