TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GAZİOSMAN PAŞA İYİLEŞTİRME TAKIMI PERSONEL AR-GE

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Takım Lideri : Temel ERGİN Takım Rehberi : Erol ÇAKMAK Takım Raportörü: Hülya DÖKME Takım Üyeleri : Hasan Nail KESER Mehmet ÇAĞLAR Kenan KARABULUT Makbule KAYA Elvan YETKİN Ayla GÜNEY Merve NALBANT Azize GÜNAYDIN Hacı ARSLAN Süleyman BALI İsmail KARATAŞ Soner AYDIN PERSONEL AR-GE

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ PROBLEM HAVUZU Sıra No PROBLEMLER 1 Özellikle Tapu Müdürlüklerimizde iş yoğunluğunun fazla olması nedeniyle çalışan personellerin gerek iş hayatında gerekse sosyal yaşamında karşılaştığı sorunlar . 2 Müdürlüklerimizin özellikle Vekaletname ile yapmış olduğu işlemlerde karşılaştığı sorunlar 3 Tapu ve Kadastro Müdürlüklerimizde çalışan personelimizin hizmet verdikleri alanla ilgili Mevzuat Bilgisi Eksikliği 4 Kurumumuz ile diğer Kamu Kuruluşları arasında yapılan bilgi alışverişinde çıkan sorunlar 5 Müdürlüklerimizin hizmet verdikleri bazı il ve ilçelerde hizmet alanlarının yetersiz olması 6 Müdürlüklerimizdeki birim ve kurum arşivlerinde hükmünü yitirmiş evrakların çok oluşu ve bunların gereksiz yere saklanması. 7 Tapu Müdürlüklerimizde iş ve işlemlerin yoğun olması ve personel yetersizliği sebebiyle memurların ikinci bir işle ilgilendirilmesi 8 Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemine (TAKBİS) geçen Müdürlüklerimizde sistem ile ilgili oluşan sorunları 9 Bazı Tapu Müdürlüklerinde gerek Arşiv Memuru gerekse Hizmetli kadrosunda çalışan personel yetersizliği 10 Sosyal tesislerin olmayışı 11 Güvenlik Problemi PERSONEL AR-GE

3-PROBLEM HAVUZU PUANLAMA TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 3-PROBLEM HAVUZU PUANLAMA Sıra No PROBLEM T.E. H.D E.Ç HNK. M.Ç. K.K M.K E.Y A.G. S.B. İ.K. S.A. M.N. H.A TOPLAM 1 Özellikle Tapu Müdürlüklerimizde iş yoğunluğunun fazla olması nedeniyle çalışan personellerin gerek iş hayatında gerekse sosyal yaşamında karşılaştığı sorunlar . 7 10 2 5 9 54 Müdürlüklerimizin özellikle Vekaletname ile yapmış olduğu işlemlerde karşılaştığı sorunlar 4 8 6 3 84 Tapu ve Kadastro Müdürlüklerimizde çalışan personelimizin hizmet verdikleri alanla ilgili Mevzuat Bilgisi Eksikliği 75 Kurumumuz ile diğer Kamu Kuruluşları arasında yapılan bilgi alışverişinde çıkan sorunlar 89 Müdürlüklerimizin hizmet verdikleri bazı il ve ilçelerde hizmet alanlarının yetersiz olması 91 Müdürlüklerimizdeki birim ve kurum arşivlerinde hükmünü yitirmiş evrakların çok oluşu ve bunların gereksiz yere saklanması. 139 Tapu Müdürlüklerimizde iş ve işlemlerin yoğun olması ve personel yetersizliği sebebiyle memurların ikinci bir işle görevlendirilmesi. 80 Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemine (TAKBİS) geçen Müdürlüklerimizde sistem ile ilgili oluşan sorunlar Bazı Tapu Müdürlüklerinde gerek Arşiv Memuru gerekse Hizmetli kadrosunda çalışan personel yetersizliği 87 Sosyal tesislerin olmayışı 61 PERSONEL AR-GE

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 31/01/2012 tarihinde gerçekleştirilen İyileştirme Takımımızın ilk toplantısında Takımın adı, lideri ve raportörü belirlendi. Beyin fırtınası yöntemi ile ‘’problem havuzu ‘’oluşturuldu. PERSONEL AR-GE

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “Müdürlüklerimizdeki birim ve kurum arşivlerinde hükmünü yitirmiş evrakların çok oluşu ve bunların gereksiz yere saklanması. ‘’ problemi için balık kılçığı yöntemi kullanılarak neden analizi yapıldı. PERSONEL AR-GE

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ NEDEN ANALİZİ “Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinde Birim Arşivleri ile ilgili sorunlar ‘’ 1. İşlem için gerekli olan evrakların zamanında temin edilememesi 2. Arşivin Fiziki yapısı 3. Müdürlüklerdeki Arşiv Personelinin eksikliği 4. Hükümsüzlük içeren bazı evrakların arşivlenmesi sonucu oluşan yoğunluk Ortak Alt Neden Arşivin bazı gereksiz evraklar nedeniyle alanının daralması ve iş için gerekli evraklara zamanında ulaşılamaması. PERSONEL AR-GE

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ NEDEN ANALİZİ - ÇÖZÜM ÖNERİLERİ   Problemin Nedenleri Çözümleri 1 Hükümsüzlük içeren bazı evrakların arşivlenmesi sonucu oluşan yoğunluk Hükmünü yitirmiş evrakların (terkini yapılmış ipoteklere ait sözleşmeler,vb.) Dosya içerisinden terkine müteakip çıkarılması evrak yoğunluğunun azalmasını sağlar. Hizmet binalarında arşiv için ayrılan yetersiz alanlar, düzeni sağlayıcı ve rahatlatıcı düzeneklerin (evrak dolabı , kütük dolabı vs.) daha sistematik olarak belirlenerek ortama uygun arşivlerin oluşturulması. Arşiv konusunda yetişmiş personel sayısının artırılması. 2 Arşivin Fiziki yapısı 3 Müdürlüklerdeki Arşiv Personelinin eksikliği ORTAK ALT NEDEN Arşivin bazı gereksiz evraklar nedeniyle alanının daralması ve iş için gerekli evraklara zamanında ulaşılamaması. PERSONEL AR-GE

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ NEDEN ANALİZİ - ÇÖZÜM ÖNERİLERİ   Problemin Nedenleri Çözümleri 4 İşlem için gerekli olan evrakların zamanında temin edilememesi Arşivin ve bunu oluşturan öğelerin tamamıyla elektronik ortama aktarılarak evrak temini konusunda bilgisayar destekli yapıların oluşturulması gerekliliğinden kaynaklı olarak ;örneğin kurulacak olan elektronik dolap sistemleri ile ilgili mahalle-köy adı,ada-parsel ya da sayfa numarası bilgisayar ortamında sorgulandığında ilgili evrak dosyasının hangi dolapta,kaçıncı sırada,kaçıncı blokta ya da katta bulunduğu bilgisi yansıtılmalı,aynı evrak farklı personel tarafından kullanılıyor ise ve yerinde değil ise yine bu ortamda personel ister bilgisayar ortamında ister elektronik dolaplardaki dijital ekranlarda bilgilendirilmeli. Evrakın yanlış dolaplarda yanlış sıralara konulmasını engellemek amacıyla dosya üzerlerindeki BARKOD(sayfa numarası)sisteminin okutularak her dolap için anahtar sistemi oluşturularak dosya ve dolap arasında bağlantı sağlanarak evrakın doğru yere konulması konusunda yanlışlıkların sıfıra indirilmesi. PERSONEL AR-GE 9

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İyileştirme Takımı ile birlikte yapılan puanlama neticesinde Problem Havuzunda 6. sırada bulunan “Müdürlüklerimizdeki birim ve kurum arşivlerinde hükmünü yitirmiş evrakların çok oluşu ve bunların gereksiz yere saklanması. ‘’ hakkındaki madde Takım Üyelerinden 139 puan almıştır. PERSONEL AR-GE

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ÇÖZÜM ÖNERİLERİ İÇİN YAPILACAK ÇALIŞMA PROGRAMI Sıra No Yapılacak İş Sorumlu Süreç 1 Problem konusunda üst yönetim ile irtibata geçilmesi GAZİOSMAN PAŞA İyileştirme Takımı Lideri Üst yönetim ile görüşme PERSONEL AR-GE

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Seçilen problemle ilgili olarak; Üst yönetim ile görüşülerek problemin çözümü konusunda destek talep edilecek. PERSONEL AR-GE

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TEŞEKKÜR EDERİZ… PERSONEL AR-GE