PLANLAMA VE TALEP TAHMİNİ YÖNETİMİ
Planlama Kavramı ve İşletmeler Açısından Önemi Yönetim fonksiyonlarından birincisi ve en önemlisi planlamadır. Plansız bir girişimin başarı şansı yoktur. Çok bilinen “eğer nereye gitmek istediğinizi bilmiyorsanız her yol sizin için makbuldür” sözü planlamanın yaşamdaki önemini ifade eder.
YÖNETİMİN İŞLEVLERİ (FONKSİYONLARI) Fayol yönetim işlevlerini; planlama, örgütleme, kaynakları bir araya getirme, yön verme, kontrol şeklinde gruplandırmıştır. Çağdaş yönetim kuramcıları Fayol’ün gruplamasında birtakım değişiklikler yaparak, yönetim işlevlerini şu şekilde ele almıştır: Planlama Organize Etme (örgütleme) Yürütme Koordinasyon (eşgüdümleme) Kontrol.
Planlama İşlevi: Plan, planlama süreci içerisinde amaçlara varmak için ne yapılması gerektiğini belirten araçtır. Planlama, önceden ne yapılacağına, nasıl yapılacağına, neden, ne zaman ve nerede yapılacağına ve bunları kimin yapacağına karar vermektir. Planlama bir süreci, plan ise bir sonucu ifade eder. Planlama işlevinde bilgi toplama, analiz yapma, varsayımların kurulması, tahmin ve öngörülerin yapılması, seçeneklerin belirlenmesi, karar verme gibi konular ön plana çıkmaktadır.
Planlama İşlevi: Planlamanın Özellikleri: Planlama kaynakların verimli bir biçimde kullanılmasını sağlar, Planlama bir seçim ve karar sürecidir, Planlama geleceğe dönük bir süreçtir, Plan esnek ve dinamiktir. Planlama, yöneticiler arasında düzenli bir haberleşme ve koordinasyon sağlar; en iyi kararları almaya ve uygulamaya yöneltir; yetki devrini kolaylaştırır.
Planlama Süreci: Planlama süreci 4 aşamadan oluşmaktadır: Misyon açıklamaları ve vizyon Amaç ve hedeflerin belirlenmesi Amaçlara ulaştıracak alternatif yolların belirlenmesi Alternatifler arasından seçim yapma.
Planlama Süreci: Misyon açıklamaları ve vizyon: Misyon, örgütün yaptığı işin tanımını ve örgütü aynı işi yapan diğer örgütlerden ayıran özellikleri kapsar. Örgütün iş felsefesi; örgütün iş felsefesi, işe yaklaşım biçimi, iş değerleri, müşteriye yaklaşım ve vermek istediği imaj belirtilir. Vizyon, mevcut gerçekler ile gelecekte beklenen koşulları birleştirerek, örgüt için arzu edilen bir gelecek imajı yaratmak şeklinde tanımlanmaktadır.
Planlama Süreci: Amaç ve hedeflerin belirlenmesi: Amaç, belli bir sürede örgütün ulaşmak istediği sonucu ifade eder. Hedef, ise ölçülebilir, zaman boyutuna sahip olan, gerçekçi ve aksiyona işaret eden bir kavramdır. Amaçlara ulaştıracak alternatif yolların belirlenmesi: Bu aşamada gelecekte ulaşılması kararlaştırılmış durum veya sonuca nasıl ve ne yaparak ulaşılabileceğinin yolları belirlenir. Alternatifler arasından seçim yapma: Alternatif yollardan biri seçilir.
Stratejik Planlama Süreci: Strateji: fırsatlardan en iyi şekilde faydalanmak ve gelecekteki başarıyı güvence altına almak amacı ile gerçekleştirilen karar alma süreçleri ve diğer uygulamaların toplamıdır şeklinde tanımlanabilir. Stratejik Yönetim: etkili stratejiler geliştirmeye, uygulamaya ve sonuçlarını değerlendirerek kontrol etmeye yönelik kararlar ve faaliyetler bütünü olarak tanımlanabilir. Stratejik yönetim sürecinin en temel amacı, uygulandığı kuruma sektördeki diğer kurumlardan ayrılabilmesi/farklı olabilmesi için yardımcı olmaktır. Bunu da kurumun güçlü yönlerine ve fırsatlarına odaklanmasını ve bunun yanında zayıf yönlerini ve dış tehditlerini minimum seviyeye çekmesini sağlayarak gerçekleştirmektedir.
Stratejik Planlama Süreci: Stratejilerin geliştirilmesi sürecinde kurum içinde uygulanabilecek yöntemlerin başında ise Stratejik Analiz gelmektedir. Analiz araçları: Dış çevre-genel çevrenin ölçülmesi, Dış çevre-sektörel /iş çevresinin ölçülmesi, SWOT/FÜTZ analizi, Performans güçleri analizi, Denge analizi.
Stratejik Yönetimin Unsurları: Vizyon: gelecek ile ilgili büyük amaçları, arzuları ifade eden bir kavramdır. Misyon: bir işletmeye yön vermek ve anlam kazandırmak amacıyla belirlenmiş ve o işletmeyi benzerlerinden ayıran görev ve ortak değerlerdir. Misyon, örgütün var oluş nedenini, hangi alanda var olduğunu ve bu alanda başarıyı nasıl yakalayacağını kesin ve hafızada kalıcı bir şekilde belirten bir tür bildirgedir.
Stratejik Yönetimin Unsurları: İşletmelerde misyon, stratejistlere ve çalışanlara yol gösteren bir rehberdir. İşletme misyonu, işletmenin içinde ve dışında tüm sosyal paydaşlara işletmenin işi, değerleri, felsefesiyle ilgili bir biçimsel açıklama özelliğindedir. İşletme misyonu, koyduğu değer ve felsefe normları ile çalışanlar arasında ortak bir bağlayıcı elemandır. İşletmenin bütünü açısından işletmenin temel bir misyonu olmasının yanında her yönetim düzeyindeki değişik iş birimlerinin de işletmenin temel misyonu ile uyumlu kendine ait bir misyonu vardır.
Stratejik Yönetimin Unsurları: Amaç: işletmenin faaliyetlerinin sonucunda elde etmek istedikleri olup işletmenin yaptığı işleri, faaliyetleri niçin yaptığını, neyi veya neleri elde etmek için yaptıklarını belirten sonuçlardır. Hedefler: amaçların işlemsel tanımlarıdır. Örgütsel hedeflerin de örgütsel amaçlar gibi birçok özelliğinden bahsedilebilir. Örgütsel hedefler ölçülebilirler, bir zaman dilimi içerirler, ve olası ikilemleri ortadan kaldırırlar.
DURUM BELİRLEME MATRİSLERİ: SWOT/ FÜTZ ANALİZİ: İşletmeler dış ve iç çevre unsurlarının analizini yaptıktan sonra elde ettikleri bilgileri bir biçimde düzenlerler. Böylece dış çevrenin, işletme için yarattığı fırsat ve tehditlerle, işletme içindeki varlık ve yeteneklerin işletmeye sağladığı üstünlük ve zayıflıklar bir matris üzerinde sistematik olarak belirlenebilir. Bu fırsat ve tehditler ile üstünlük ve zayıflıkları değerleyen analizlerden en çok kullanılanı SWOT/FÜTZ Analizi’dir.
DURUM BELİRLEME MATRİSLERİ: SWOT Analizi’nde, işletmenin dış çevresindeki unsurların incelenmesi sonucunda işletme için fırsat ve tehditler, işletme içi analiz sonucunda ise işletmenin üstünlükleri ve zayıflıkları belirlenir. Fırsatlar: dış çevrenin analizi sonucunda işletme için olumlu sonuçlar yaratabilecek unsurlardır. Tehditler: fırsatların aksine ve işletmenin varlığını sürdürebilmesine engel olabilecek veya rekabet üstünlüğünü kaybetmesine neden olabilecek uzak veya yakın çevresindeki değişimler sonucu ortaya çıkan, işletme için arzu edilmeyen oluşumlardır. Üstünlükler: işletmenin iç çevresinin analizi sonucunda ortaya çıkarılan, rakiplerine karşı üstünlük sağlayabildiği varlık ve yetenekleri kapsamaktadır. Zayıflıklar: işletmenin mevcut varlık ve yetenek kapasitelerinin rakiplerine oranla güçsüz ve düşük olduğu durumları belirtmektedir.
SWOT ANALİZİ SWOT Analizinde ilk yapılacak iş tüm bu faktörleri alt alta yazmaktır. Yani .. İç faktörler Güçlü Yanlar (Strengths) 1. 2. 3..... Zayıf Yanlar (Weaknesses)
SWOT ANALİZİ Sonra Dış Faktörler Fırsatlar (Opportunities) 1. 2. 3..... Tehditler (Threats) Tüm bunlar listelendikten sonra iç faktörlerle dış faktörleri karşılaştıracak şekilde ilk başta verildiği gibi bir SWOT matrisi oluşturulur.
SWOT ANALİZİ SWOT Matrisi oluştururken 4 soru sorulur: 1. Her bir güçlü yanımızı nasıl kullanabiliriz? 2. Her bir zayıf yanımızı nasıl düzeltiriz? 3. Her bir fırsatı nasıl değerlendiririz ? 4. Her bir tehdidi nasıl bertaraf ederiz?
SWOT ANALİZİ Organizasyonlarda SWOT analizi yapılmasının başlıca iki yararı bulunmaktadır. İlk olarak, SWOT analizi yapılarak organizasyonun mevcut durumu tespit edilir. Bu çerçevede güçlü ve zayıf yönler ile organizasyonun karşı karşıya bulunduğu fırsatlar ve tehdit unsurları ortaya konulmaya çalışılır. Bu anlamda SWOT bir "mevcut durum" analizidir. SWOT aynı zamanda organizasyonun gelecekteki durumunun ne olacağını tespit ve tahmin etmeye yarayan bir analiz tekniğidir. Bu ikinci anlamda SWOT bir "gelecek durum" analizidir.
Mevcut Durum Gelecek Durum -Durumunuz nedir? Kime hizmet ediyoruz? Organizastonun güçlü ve zayıf yönleri nelerdir? Organizasyonun sebep olduğu fırsat ve tehlikeler nelerdir? Güçlü yönler Zayıf yönler Fırsatlar ++++++ Tehlikeler - - - - - - - Gelecek Durum Durumunuz ne olacak? Kime hizmet edeceğiz? Organizasyonu gelecekte neler bekliyor?
SWOT ANALİZİNDE İÇSEL VE DIŞSAL DURUM GÖSTERGELERİ İlk olarak organizasyonda potansiyel içsel sağlamlık ve güçlülük faktörlerini tespit etmeye çalışırız. İyi bir lidere ve yetenekli yöneticilere sahip olma, yeni ve etkin teknolojileri kullanma, yeni ürünler geliştirebilme, bilgi ve becerisi yüksek çalışanlara sahip olma vesaire faktörler başlıca içsel sağlamlık ve güçlülük faktörleri arasında sayılabilir. Organizasyonda potansiyel içsel zayıflık ve yetersizlik göstergeleri arasında ise şu konular sayılabilir:
SWOT ANALİZİNDE İÇSEL VE DIŞSAL DURUM GÖSTERGELERİ Organizasyonda stratejik bir hedefin mevcut olmaması, lider eksikliği, yetenekli yönetici ve çalışanların bulunmaması, araştırma ve geliştirmeye önem verilmemesi, kurum kültürünün oluşmamış olması, pazarlama ve satış yeteneğinin sınırlı olması, kalite ve verimliliğin düşük olması vesaire. Dışsal göstergeler ise potansiyel dışsal fırsatlar ve tehlikelerden oluşur. Bir organizasyonda başlıca potansiyel dışsal fırsatları şu şekilde sayabiliriz: yeni müşteriler edinme fırsatı, yeni piyasalara girme fırsatı, ürün ve hizmet arzının genişletilmesi fırsatı, pazar payının artırılması fırsatı vesaire.
SWOT ANALİZİNDE İÇSEL VE DIŞSAL DURUM GÖSTERGELERİ SWOT Analizinde temel başarı, doğru soruyu sorup, bu soruya doğru cevabı verebilmekte yatar. Örneğin değerlendirmenin ilk kısmı olan "mevcut durumun", güçlü ve zayıf yanların belirlenmesi sürecinde değerlendirmesi gereken faktörlerin seçimi ve bunlara ait değerlerin doğru olarak belirlenmesi çok önemlidir. Söz gelimi herhangi bir firma için bu mevcut durum değerleri söyle belirlenebilir ve burada belirlenen faktörler analizde sorulacak sorular olarak listelenir. Örneğin güçlü ve olumlu yönleri belirleme kısmında;
SWOT ANALİZİNDE İÇSEL VE DIŞSAL DURUM GÖSTERGELERİ Güçlü bir lidere ve yetenekli yöneticilere sahip miyiz? Yeni ve bize faydası olan teknolojileri kullanıyor muyuz? Yeni ürün ve yeni stratejiler (inovasyon) geliştirebiliyor muyuz? Bilgi ve becerisi yüksek çalışanlara sahip miyiz ? ve bunlara eklenebilecek yeni sorularla içsel güç ve başarı durumu yani SWOT Analizinin "S" bölümü analiz edilmiş olur.
SWOT ANALİZİNDE İÇSEL VE DIŞSAL DURUM GÖSTERGELERİ Benzer şekilde; Kurumsal yapıda stratejik bir hedefleme eksikliği var mıdır? Lider, yönetici ve çalışanların yetenek ve bilgilerinde bir yetersizlik söz konusu mudur? Ar-Ge (araştırma ve geliştirme)ye verilen önem ne ölçüde? Kurum kültürümüzde aşınma ya da eksiklik söz konusu mu? Satış, pazarlama, ürün ya da hizmet kalitesi ve verimliliğimizde düşüklük var mı? vs. gibi içsel yapının zayıf ve olumsuz yönlerinin(W bölümü) tespit edilmesine yönelik sorular listelenir.
SWOT ANALİZİNDE İÇSEL VE DIŞSAL DURUM GÖSTERGELERİ Dışsal göstergeler ise "O" ile simgelenen potansiyel dışsal fırsatlar ve "T" ile simgelenen tehlikelerden oluşur. Bu kısımlar için değerlendirmeye alınacak değerleri şöyle özetleyebiliriz; Örneğin fırsat yaratan değerleri, Teknoloji ve iç-dış pazarlarda oluşan değişimler Devletin, hükümetin ya da uluslararası kurumların (AB gibi) politikalarındaki değişiklikler Ülkedeki ekonomik ve sosyo-kültürel yapıdaki gelişmeler
SWOT ANALİZİNDE İÇSEL VE DIŞSAL DURUM GÖSTERGELERİ Tehdit ve risk yaratan değerleri ise, Kurum olarak karşılaşabileceğimiz engeller nelerdir ? Mevcut ve potansiyel rakiplerimiz ne yapmaktalar? Ürün ve hizmet üretirken, iç ve dış sektörde iş, ürün veya hizmet standartları değişmekte mi ? Durmadan ilerleyen ve değişen teknoloji piyasadaki konumumuzu tehdit ediyor mu ? Nakit durumumuzu zora sokacak finansal sorunlarımız var mı ? olarak belirtebiliriz.
SWOT ANALİZİ’ NDE SORUNLAR SWOT matrisinde yapılan analizlerin anlık olduğu ve dış ve iç çevrenin dinamik bir yapıya sahip olduğu ve sürekli değiştiği düşünülürse, uzun vadede bu analizin belirli zaman aralıklarında tekrarlanması gerekmektedir. Metodun içinde geleceğe yönelik bir aşama olmasına rağmen, bu aşama geleceğin belirsizlikleri ile baş edebilmekten uzaktır. Modelde ayrıca alternatiflerin hedeflere ulaşmada ne kadar başarılı olacakları üzerine herhangi bir analiz yer almamaktadır.
TALEP TAHMİNİ NEDİR? Talep tahmini, tüketicilerin gelecekte ne miktar mal ve hizmet talep edeceklerinin kestirilmesi işlevidir. Bu tahmin işletmenin üretim seviyesinin saptanmasında temel oluşturur. Hangi ürünün üretileceği, tüketicilerin bu üründen ne miktar talep edecekleri ve bu talebin çoğunlukla hangi tarihlerde gerçekleşme olasılığının bulunduğu talep tahminleri ile yorumlanır.
TALEP ARAŞTIRMASI NASIL YAPILIR 1.Bilgi toplanması 2.Talep tahmin periyodunun tespiti 3.Tahmin yönteminin seçimi ve hata hesabının yapılması 4.Tahmin sonuçlarının geçerliliğinin araştırılması
BİLGİ TOPLANMASI Araştırmanın değerini veya geçerliğini etkileyen önemli bir aşamadır. Geçmişe ait satış, tedarik, işlem zamanı ve maliyet kayıtları olmadan geleceği tahmin etmek güçtür.
TALEP TAHMİN PERİYODUNUN TESPİTİ Talep araştırması sonuçlarının kullanılış amacı ile periyodun uzunluğu arasında yakın bir ilişki vardır. Örneğin, günlük iş emirlerinin hazırlanmasında yararlanılacak tahminlerin aylık periyotlar için yapılması son derece yanıltıcı sonuçlar verebilir. Zira günlük değerlerdeki oynamalar aylık periyotlarda tamamen kaybolur.