SATIN ALMA EĞİTİMİ “YAPIM İŞLERİ” MAYIS 2006 PROCUREMENT TRAINING WORKS MAY 2006

TEMEL KURALLAR-1 Basic Rules-1 X>€ (Not applicaple in RD SKE) SKE Programı Kapsamında Yer Almamaktadır.)  Satın alma ilanını izleyen uluslararası açık ihale usulleri  Satın alma ilanı ilgili basın organlarında: DPT, MFİB, EuropeAid, SKE Bölgesel Kalkınma Programı internet sitelerinde, ulusal ve uluslararası basında, AB resmi gazetesinde yayımlanır  International open tender procedure following publication of a procurement notice  The procurement notice is to be published in all appropriate media: web sites of DPT, CFCU, ECD, EuropeAid, RD SKE, international and national press, Official Journal of EU

TEMEL KURALLAR-2 Basic Rules-2 € <X<€  Yerel olarak yayımlanmış açık ihale usulü  Yerel satın alma ilanı yayımlanır: Türkiye’deki ilgili basın organlarında; DPT, MFİB, EuropeAid, SKE Bölgesel Kalkınma Programı internet sitelerinde; ulusal basında  Open tender procedure published locally  The procurement notice is to be published locally: in all appropriate media in Turkey: web sites of DPT, CFCU, RD SKE, and national press

TEMEL KURALLAR-3 Basic Rules-3 €5.000<x<€  İlansız davet usulü (en az 3 teklifle)  Hibe faydalanıcısı (Sözleşme Makamı) en az 3 tedarikçiden teklif alır.  Negotiated procedure without publication  The Grant Beneficiary (the Contracting Authority) consults at least 3 suppliers

TEMEL KURALLAR-4 Basic Rules-4 X<€5.000  Tek Teklif  Hibe faydalanıcısı tek bir tedarikçiden teklif esasına göre doğrudan tedarik yapabilir  Single tender  The Grant Beneficiary may place orders on the basis of a single tender

ADIM ADIM YAPIM İŞLERİ-1a Step-by-step procurement of works-1a X<€5.000  Kurumun ihtiyaçlarının tanımlanması; İnşaat-yapım işleri ihtiyaçlarının belirlenmesi  Teknik Şartnamenin hazırlanması (ihtiyaçların tanımlaması)  En az 3 yüklenicinin ön seçimi (tavsiye edilen)  Yazılı tekliflerin 2 hafta içinde alınması – Form PT1  Define organisation’s needs, identify works procurement requirements  Prepare Technical Specifications (description of requirements)  Pre-select at least 3 contractors (recomended)  Obtain offers in writing (allow 2 weeks)- Form PT1

ADIM ADIM YAPIM İŞLERİ-1b Step-by-step procurement of works-1b X<€5.000  Tekliflerin değerlendirilmesi: Teknik şartnameler ile tekliflerin teknik olarak uygun olup olmadığının karşılaştırılması ve en düşük fiyatlı teklifin seçilmesi  Teklifin seçilmesi / Başarısız teklif sahiplerinin bilgilendirilmesi  Sözleşmenin yürütülmesi Her bir adım kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalıdır.From PT1  Evaluate tenders: compare tenders with the technical specifications (technically compliant or not) and select the tender with the lowest price  Award contract /Inform those unsuccessful  Manage contract Every step should be recorded and filed. Form PT1

ADIM ADIM YAPIM İŞLERİ-2a Step-by-step procurement of works-2a €5.000<X<€  Kurumun ihtiyaçlarının tanımlanması  Satın alma ihtiyaçlarının belirlenmesi  İhale dosyasının hazırlanması; talimatlar, seçim kriterleri, tedarikçilerin bilgilendirilmesi, sözleşme taslağı, teknik şartnameler, tasarım, finansal teklif  En az 3 istekliden yazılı teklif istenmesi ve alınması; (tekliflerin verilmesi için en az 30 gün gerekir)  Define organisation’s needs  Identify procurement requirements  Prepare tender dossier; instructions, selection criteria, info by contactors, draft contract, technical specs, design, financial offer layout  Request and receive offer in writing from at least 3 tenderers; min 30 days to bid

ADIM ADIM YAPIM İŞLERİ-2b Step-by-step procurement of works-2b €5.000<X<€  Alınan bütün tekliflerin PT2 formatında kayıt altına alınması ve dosyalanması  Tekliflerin değerlendirilmesi; tekliflerin idari ve teknik olarak uygunluğunun karşılaştırılması ve en düşük fiyatlı teklifin seçilmesi  Kararın tescil edilmesi ve dosyalanması  Teklifin seçilmesi / Başarısız teklif sahiplerinin bilgilendirilmesi  Sözleşmenin yürütülmesi  Her bir adım kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalıdır.  File and record all offers received on form PT2  Evaluate tenders: compare tenders (admin.&technically compliant or not) and select the tender with the lowest price  Register and file decision  Award contract/Inform those unsuccessful  Manage contract  Every step should be recorded and filed.

ADIM ADIM YAPIM İŞLERİ-3a Step-by-step procurement of works-3a € <X<€  Kurumun ihtiyaçlarının tanımlanması, satın alma ve sözleşme gereksinimlerinin tanımlanması  Finansal ve teknik şartname ile tasarımın hazırlanması  İhale dosyasının hazırlanması; talimatlar, seçim kriterleri, tedarikçilerin bilgilendirilmesi, sözleşme taslağı, teknik şartnameler, tasarım, teklif formu  Duyuru; Türkiye’de bir satın alma ilanının yayımlanması (tekliflerin tesliminden min. 60 gün önce)  Define organisation’s needs, identify procurement and contract requirements  Prepare Fin/Technical Specifications &design  Prepare tender dossier; instructions, selection criteria, info by suppliers, draft contract, technical specs, design, bid layout  Advertise; publish a procurement notice in Turkey; min 60 days before submission of bids

ADIM ADIM YAPIM İŞLERİ-3b € <X<€ Step-by-step procurement of works-3b  Yazılı tekliflerin alınması  Değerlendirme komitesinin tayin edilmesi ve toplantıya çağrılması  Tekliflerin değerlendirilmesi: A. Açılması ve kaydedilmesi B. İdari uygunluğun kontrolü, tablo 1 C. Teknik uygunluğun değerlendirilmesi, tablo 2 D. Finansal teklifin değerlendirilmesi  İhalenin karara bağlanması / Başarısız teklif sahiplerinin bilgilendirilmesi  Sözleşmenin yürütülmesi (denetim, zaman çizelgesi, ödeme vb.) Her bir adım kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalıdır.  Obtain tenders in writing  Appoint and convene tender evaluation committee  Evaluate tenders: A.open and register, B. Check admin compliance, grid1 C.Evaluate tecnical compliance grid2, D.Evaluate financial offer  Award contract/Inform those unsuccessful  Manage contract (supervision, scheduling, payment, etc.) Every step should be recorded and filed.

DEĞERLENDİRME SÜRECİ Evaluation Process  Değerlendirme Komitesi  İhale açılış toplantısı  İdari uygunluk  Finansal, teknik ve profesyonel kapasite  Teknik değerlendirme  Finansal değerlendirme  Değerlendirme kriteri; fiyat  Değerlendirme Komitesi’nin kararı (Değerlendirme Raporu)  Evaluation Committee  Tender opening session  Administrative compliance  Financial, technical and proffessional capacity  Technical evaluation  Financial Evaluation  Award critera; price  Conclusions of E.C. (Evaluation Report)

YAPIM İŞLERİ İHALE DOSYASI-1 Procurement Dossier for Works-1  DAVET MEKTUBU CİLT 1  Bölüm 1: İsteklilere talimatlar  Bölüm 2: Teklif formu ( teklif eki)  Bölüm 3: Teklif teminat belgesi  Bölüm 4: Anket  Bölüm 5: Sözlük  Bölüm 6: Değerlendirme taslağı ve diğer ekler  INVITATION LETTER VOLUME 1  Sec 1: Instructions to Tenderers  Sec 2 : Tender Form Appendix to the Tender  Sec 3 :Tender guarantee form  Sec 4 : Questionnaire  Sec 5 : Glossary  Sec 6 : Evaluation grid and other annexes

YAPIM İŞLERİ İHALE DOSYASI-2 Procurement Dossier for Works-2 CİLT 2 Bölüm 1: Sözleşme formu Bölüm 2: Yapım işleri sözleşmeleri için genel koşullar Bölüm 3: Özel koşullar Bölüm 4: Numune performans teminatı Bölüm 5: Numune ön finansman ödeme teminatı Bölüm 6: Numune iade teminatı CİLT 3 Teknik şartnameler VOLUME 2  Sec 1 : Contract Form  Sec 2 : General conditions for works contracts  Sec 3 : Special Conditions  Sec 4 : Specimen performance guarantee  Sec 5 : Specimen prefinancing payment guarantee  Sec 6 : Specimen Retention Guarantee VOLUME 3  Technical Specifications,

YAPIM İŞLERİ İHALE DOSYASI-3 Procurement Dossier for Works-3 CİLT 4  Örnek finansal teklif  Sözleşmedeki toplam fiyatların ayrıntılı hesabı  Genel fiyatın ayrıntılı hesabı  Keşif bedeli CİLT 5  Çizimler dahil tasarım dokümanları, CİLT 6  Araç – gereç hibesi VOLUME 4  Model financial bid  Breakdown of the overall price in lump sum contracts  Breakdown of the overall price  Bill of quantities VOLUME 5  Design documents, including drawings VOLUME 6  Grant of facilities

TEKLİF VERECEKLERE TALİMATLAR (YAPIM İŞLERİ)-1 Instructions to Tenderers (WORKS)-1  Genel talimatlar  Finansman  Katılım  Bilgi/ İstekliler tarafından temin edilecek dokümanlar  Her bir istekli için sadece bir teklif  Teklif masrafları  Saha denetimi  İhale dokümanlarının içeriği  Açıklamalar  Değişiklikler  İş kanunu  Yasa  Teklifin dili  General ınstructıons  Fınancıng  Participation  Informatıon /documents to be supplıed by tenderer  Only one tender per tenderer  Tender expenses  Sıte ınspectıon  Content of tender doc’s  Explanatıons  Modıfıcatıons  Labor law  Law  Language of tender

TEKLİF VERECEKLERE TALİMATLAR (YAPIM İŞLERİ)-2 Instructions to Tenderers (WORKS)-2  Teklifin sunumu ve içeriği  Teklif fiyatları  Para birimleri  Yasal süreç  Teklif teminatı (opsiyonlu)  Farklı çözümler  Hazırlama & imza  Damgalama ve işaretleme  Teslim tarihinin uzatılması  Geç teklifler  Değiştirmeler / Geri çekmeler  Açılış  Content and presentatıon of tender  Tender prıces  Currencıes  Perıod of valıdıty  Tender guarantee (optıonal)  Varıant solutıons  Prepparatıon & sıgnıng  Sealıng & markıng  Extensıon of deadlıne  Late tenders  Modıfıcatıon / wıtdrawal  Openıng

TEKLİF VERECEKLERE TALİMATLAR (YAPIM İŞLERİ)-3 Instructions to Tenderers (WORKS)-3  Prosedürlerin gizliliği  Açıklama  Uygunluk kontrolü  Değerlendirme ve karşılaştırma  Hataların düzeltilmesi  Değerlendirme kriterleri  Sözleşme makamının kabul ya da reddetme hakkı  İhale bildirimi/ Sözleşmeye ilişkin açıklamalar  Sözleşmenin imzalanması ve performans teminatı  Başlama  Etik  İtirazlar  Secrecy of procedures  Clarıfıcatıon  Complıance check  Evaluatıon and comparıson  Correctıon of errors  Crateria for award  Rıght of ca to accept/reject  Notıfıcatıon of award / contract clarıfıcatıons  Contract sıgnıng and performance guarantee  Commencement  Ethıcs  Appeals

FORMLAR (YAPIM İŞLERİ)-1 Forms (WORKS)-1  D02 Yapım İşleri satın alma ilanı  D03 Yerel duyuru  İhaleye davet mektubu  Form 4.1 İstekliler hakkında genel bilgiler  4.2 Organizasyon şeması  4.3 Avukatlık yetkisi  4.4 Finansal rapor  4.5 Finansal teşhis formaları  4.6.1’den 4.6.9’a Teknik yeterlilikler  Teklif sahibinin personeli  Sözleşmede istihdam edilecek personel  Özgeçmiş (CV)  Tesis  D02 Works Procurement Notice  D03 Local Advertisement  Letter of Invitation to tender  Form 4.1 General information about the tenderer  4.2 Organisation chart  4.3 Power of attorney  4.4 Financial statement  4.5 Financial identification form(s)  to Technical qualifications  Overview of the tenderer’s personnel  Personnel to be employed on the contract  Curriculum vitae  Plant

FORMLAR ( YAPIM İŞLERİ)-2 Forms (WORKS)-2  İş planı ve program  İsteklinin tecrübesi  Ortak girişim bilgisi  Sabıka kaydı  Kalite güvence sistem(ler)i  Denetçilerin konuşlandırılması  Ayrıntılı bilgi  Teklif formu  İsteklinin açıklaması  İş yapım teklifine ekler  Teklif teminat formu  Değerlendirme kriterleri  Sözleşme  Workplan and programme  Experience as contractor  Data on joint ventures  Litigation history  Quality assurance system(s)  Accommodation for the supervisor  Further information  Tender Form  Tenderer’s Declarations  Appendix to Tender for works  Tender Guarantee Form  Evaluation Grids  Contract