İÇ KONTROL SİSTEMİ VE KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI Hazırlayan: MUSTAFA DEMİR İç Denetçi

SUNUM PLANI Bazı tanımlar ve kavramlar İç Kontrol, Merkezi Uyumlaştırma Fonksiyonu Amaçları İç Kontrolde Görev ve Sorumluluklar Kamu İç Kontrol Standartları

5018 Sayılı Kanunun Kapsamı GENEL YÖNETİM SOSYAL GÜVENLİK MERKEZİ YÖNETİM MAHALLİ İDARELER KURUMLARI GENEL BÜTÇE ÖZEL BÜTÇE DÜZENLEYİCİ DENETLEYİCİ KURUMLAR

Bazı Tanımlar Üst Yönetici: Bakanlığımızda Müsteşar Mali Hizmetler Birimi: Strateji Geliştirme Başkanlığı Harcama Yetkilileri: Bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama birimlerinin en üst yetkilisidir. Gerçekleştirme Görevlileri: Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler.

Bazı Kavramlar Etkililik: Bir faaliyetin, planlanan ve gerçekleşen etkisi arasındaki ilişkiyi; hedefe ulaşma derecesini ve yerindeliğini Ekonomiklik: Bir faaliyetin planlanmış sonuçlarına ya da çıktılarına ulaşmak için kullanılan kaynakların maliyetini en aza indirmeyi, Verimlilik: Kullanılan kaynaklarla, bir faaliyetin sonuçlarını ya da çıktılarını azamiye çıkarmayı * İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Md.4

Kaynakların Amaca Uygun Kullanımı(1) ETKİLİLİK GERÇEKLEŞEN SONUÇLAR PLANLANAN SONUÇLAR EKONOMİKLİK GİRDİ (KAYNAKLAR) ÇIKTI (PLANLANAN SONUÇ) MALİYET VERİMLİLİK GİRDİ (KAYNAKLAR) ÇIKTI (SONUÇLAR) AZAMİLEŞTİRME

Genel Olarak İç Kontrol İç Kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak; faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini, sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür. *5018 Sayılı Kanun Md.55

İç Kontrol tanımı (İNTOSAİ) İç kontrol; bir kurumun yönetimi ve personeli tarafından hayata geçirilen tamamlayıcı bir süreç olup, kurumun misyonunu başarması için riskleri göğüslemek ve makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmıştır Makul Gdlsdslds vkhjvzx vzxvhdsv dsfhds Dhfdsjfhds f

İç Kontrol Nedir, Ne Değildir Kurumsal hedeflere ulaşabilmenin yoludur. Ancak hedefleri belirlemez. Belirlenmiş hedeflere ulaşabilmek için makul güvence sağlar. Yönetimin sorumluluğundadır. Risk esasına dayanır. İdarenin mali ve mali olmayan tüm işlemlerini kapsar. İç Kontrol Ne değildir ? İç Denetim Değildir. Ön Mali Kontrol Değildir.

İç Denetim kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini, değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama (denetim) ve danışmanlık faaliyetidir. Bu faaliyetler, idarelerin yönetim ve kontrol yapıları ile mali işlemlerinin risk yönetimi, yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek yönünde sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla ve genel kabul görmüş standartlara uygun olarak gerçekleştirilir. *5018 Sayılı Kanun Md.63

Ön Mali Kontrol Nedir? Harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılan kontroller Strateji Geliştirme Birimi tarafından yapılan kontroller SGB de bu işlemler idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, ayrıntılı harcama veya finansman programları, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluk yönlerinden kontrol edilir. Zorunlu Ön Mali Kontrole Tabi İşlemlerden bazıları Kanun tasarılarının malî yükünün hesaplanması Ödenek gönderme belgeleri Ödenek aktarma işlemleri Kadro dağılım cetvelleri Sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri Yurtdışı kira katkısı

İç Kontrol Sisteminin Yapısı BAKAN ÜST YÖNETİCİ Mali Hizmetler Birimi (Strateji Gel.Bşk) İç Denetim Birimi Muhasebe Birimi Harcama Birimi Harcama Birimi Harcama Birimi Ön Mali Kontrol Alanı İÇ KONTROL SİSTEMİ

Merkezi Uyumlaştırma Fonksiyonu Mali yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler MALİYE BAKANLIĞINCA (Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü) İç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler İÇ DENETİM KOORDİNASYON KURULUNCA belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. *5018 Sayılı Kanun Md.55

Merkezi Uyumlaştırma Birimlerinin Görevleri Standartlar belirleme Düzenlemeler yapma İzleme Eğitim programlarının hazırlanması Uyumlaştırma İyi uygulama örneklerini yaygınlaştırma

İç Kontrolün Amaçları Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,   Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, Sağlamaktır. * 5018 Sayılı Kanun Md.56

İç Kontrolde Yetki ve Sorumluluklar Üst Yönetici Harcama Birimleri Mali Hizmetler Birimi (Strateji Geliştirme Başkanlığı) İç Denetçiler (İç Denetim Birimi Başkanlığı)

Üst Yöneticinin Sorumluluğu Üst Yöneticiler, Mali Yönetim ve İç Kontrol Sisteminin; Kurulması İşleyişi Gözetilmesi İzlenmesi konusunda Bakana karşı sorumludurlar. Üst yöneticiler, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirirler. *5018 Sayılı Kanun Md.55, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.8

Harcama Birimlerinin Sorumluluğu Görev ve yetki alanları çerçevesinde; İdari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumludurlar. Her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporlarına eklerler. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.8

Strateji Geliştirme Biriminin Sorumluluğu İç Kontrol Sisteminin Bakanlığımızda; Kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak. İç Kontrol ve ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak *5018 Sayılı Kanunun Md.60, İç Kontrol Ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul Ve Esaslar Md. 8 *Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik Md.5

İç Denetim Biriminin Sorumluluğu İç Kontrol Sisteminin, Yeterliliği ve etkinliğinin incelenmesi ve denetlenmesi (İDÇUEHY.Md.7) Geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunması Kurulması aşamasında üst yöneticiye ilkelere yönelik görüş bildirmek * İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Md.7 vd.

İç Kontrolün Unsurları Kontrol Ortamı Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme

İç Kontrol Bileşenleri

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI Kontrol Ortamı Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme 1. Etik Değerler ve Dürüstlük 1. Planlama ve Programlama 1. Kontrol stratejileri ve yöntemleri 1. Bilgi ve iletişim 1. İç Kontrolün Değerlendirilmesi 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler 2. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 3. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi 2. Raporlama 2. İç Denetim 3. Personelin yeterliliği ve performansı   3. Görevler ayrılığı 3. Kayıt ve dosyalama sistemi 4. Yetki Devri 4. Hiyerarşik kontroller 4. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 5. Faaliyetlerin sürekliliği 6. Bilgi sistemleri kontrolleri

İç Kontrol Standartları Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği (26.12.2007 R.G.) İç kontrol sistemlerinin bu Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri bu çalışmaları en geç 31.12.2008 tarihine kadar tamamlamaları konusunda bir takvim belirlenmiştir.

A. Kontrol Ortamı Standartları 1. Etik Değerler ve Dürüstlük 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler 3. Personelin yeterliliği ve performansı 4. Yetki Devri

A1. Etik Değerler ve Dürüstlük A. KONTROL ORTAMI A1. Etik Değerler ve Dürüstlük Üst yönetimin destekleyici tavrı ve personelin sahiplenmesi Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesinin personel tarafından benimsenmesi Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verilebilirlik Mal Bildirimi Beyanlarının (Harcırah beyannameleri) mevzuata uygun olarak süresi içinde yapılması Personele ve hizmet verilenlere eşit davranma Yapılan bağış ve yardım işlemlerinin mevzuata uygun yapılması

A2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler A. KONTROL ORTAMI A2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Bakanlık ve alt birimlerinin misyon ve görevleri Personelin görev dağılımı Teşkilat şeması ve fonksiyonel görev dağılımı Hassas görevler ve buna ilişkin prosedürler Yöneticilerin sonuçları takibi

A3.Personelin yeterliliği ve performansı A. KONTROL ORTAMI A3.Personelin yeterliliği ve performansı Personelin işe alınması ve görevde yükselme prosedürlerinin belirlenmiş olması Bu konuda şeffaflığın sağlanması Mesleki yeterlilik ve uzmanlaşma Eğitim ihtiyacı Personelin değerlendirilmesi Yetersiz personel için önlem alma Başarılı personelin ödüllendirilmesi İnsan kaynaklarına ilişkin düzenlemelerin yazılı olması ve personele duyurulması

A4. Yetki Devri A. KONTROL ORTAMI Yetki devrine ilişkin usul ve esaslar üst yönetim tarafından açıkça belirlenmeli İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalı Periyodik bilgilendirme

B.Risk Değerlendirmesi Planlama ve Programlama Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

B1. Planlama ve Programlama B. RİSK DEĞERLENDİRMESİ B1. Planlama ve Programlama Katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlaması Bakanlığımız ve birimleri yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Bütçenin ve bakanlık faaliyetlerinin Stratejik Plan ve performans programlarına uygun olması İdarenin ve birimlerinin hedefleri kendilerine özgü, ölçülebilir, ulaşılabilir ilgili ve süreli olmalıdır.

B2. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi B. RİSK DEĞERLENDİRMESİ B2. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Bakanlığımız ve birimleri, her yıl sistemli bir şekilde ulaşmak istedikleri amaç ve hedeflerin önündeki riskleri belirlemelidir. Bu risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri analiz edilmelidir. Bu risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. (Riskin transferi, riskin kabul edilmesi, riskten kaçınma, riski azaltma)

C.Kontrol Faaliyetleri Kontrol stratejileri ve yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Görevler ayrılığı Hiyerarşik kontroller Faaliyetlerin sürekliliği Bilgi sistemleri kontrolleri

C1. Kontrol stratejileri ve yöntemleri C. KONTROL FAALİYETLERİ C1. Kontrol stratejileri ve yöntemleri Uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme vb.) Önleyici kontroller, yönlendirici kontroller, ortaya çıkarıcı-tespit edici kontroller, düzeltici kontroller Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.

C.2 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi C. KONTROL FAALİYETLERİ C.2 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Bakanlığın faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı usul ve esaslar belirlenmelidir. Bu usul ve esaslar güncel, kapsamlı, mevzuata uygun, ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

C. KONTROL FAALİYETLERİ C3.Görevler ayrılığı Birimlerdeki her faaliyet veya mali karar ve işlemin Onaylanması, Uygulanması, Kaydedilmesi Kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Personel sayısı yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri, risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

C4. Hiyerarşik kontroller C. KONTROL FAALİYETLERİ C4. Hiyerarşik kontroller Yöneticiler belirlenen usul ve esasların etkin bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdırlar. Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini izlemeli, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidirler.

C5. Faaliyetlerin sürekliliği C. KONTROL FAALİYETLERİ C5. Faaliyetlerin sürekliliği Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

C6. Bilgi sistemleri kontrolleri C. KONTROL FAALİYETLERİ C6. Bilgi sistemleri kontrolleri Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmelidir. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.

D.Bilgi ve İletişim Bilgi ve iletişim Raporlama Kayıt ve dosyalama sistemi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

D1.Bilgi ve İletişim D. BİLGİ VE İLETİŞİM Yatay ve dikey iç ve dış iletişim İletişim araçları Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.

D2.Raporlama D. BİLGİ VE İLETİŞİM Bakanlığımız her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır Bakanlığımız bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.

D3. Kayıt ve dosyalama sistemi D. BİLGİ VE İLETİŞİM D3. Kayıt ve dosyalama sistemi Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.

D4. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi D. BİLGİ VE İLETİŞİM D4. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.  

E.İzleme İç Kontrolün Değerlendirilmesi İç Denetim

E1.İç Kontrolün Değerlendirilmesi E.İZLEME E1.İç Kontrolün Değerlendirilmesi İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

E.İZLEME E2. İç denetim İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir

TEŞEKKÜRLER