Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

1 RESMİ YAZIŞMA KURALLARI. 2 HİZMETİÇİ EĞİTİMİ NEDEN YAPILIR ? 1- Personelin mesleki bilgi ve beceri açığını kapatmak, 2- Hizmetle ilgili uygulamalardaki.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "1 RESMİ YAZIŞMA KURALLARI. 2 HİZMETİÇİ EĞİTİMİ NEDEN YAPILIR ? 1- Personelin mesleki bilgi ve beceri açığını kapatmak, 2- Hizmetle ilgili uygulamalardaki."— Sunum transkripti:

1 1 RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

2 2 HİZMETİÇİ EĞİTİMİ NEDEN YAPILIR ? 1- Personelin mesleki bilgi ve beceri açığını kapatmak, 2- Hizmetle ilgili uygulamalardaki yanlışları düzeltmek, 3- Hizmette, personel arası uyumu sağlamak, 4- Yenilikleri aktarmak, için yapılmaktadır.

3 3 RESMİ YAZIŞMA KURALLARI DEĞİŞTİ ve 1994/4 sayılı genelge ile uygulanan Resmi yazışma kuralları yürürlükten kaldırıldı. Yeni Resmi Yazışma Kuralları Tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girdi.

4 4 YASAL GEREKÇE 13/08/1991 tarih ve (1991/17) sayılı Başbakanlık genelgesi ile 01/01/1992 tarihinden itibaren yürürlüğe konulan “ Resmi Yazışmalarda Kod Sistemi ” ne ve (Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nün 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı genelgesi’ne göre mutlaka uyulacaktır.

5 5 YAZININ BÖLÜMLERİ  BAŞLIK  SAYI  BİRİM KOD NUMARASI- STANDART DOSYA NUMARASI- KAYIT NUMARASI  KONU  TARİH  GÖNDERİLEN MAKAM  İLGİ  METİN  İMZA  EK  DAĞITIM  PARAF

6 6 BAŞLIK Başlıklar 3 Satırı geçmemeli ve Kağıda ortalanarak yazılmalıdır. T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü

7 7 Başlık, kağıdın üst kenarından iki aralık aşağıda ve orta bölümünde bulunur. İlk sıraya T.C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına da yine ortalanarak birimin adı küçük harflerle yazılır.

8 8 2 KOL ARALIĞI T.C. BAĞCILAR KAYMAKAMLIĞI Atatürk İlkokulu Müdürlüğü

9 9 T.C. BAĞCILAR KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

10 10 KAYIT NUMARASI, YAZININ EVRAK KAYIT DEFTERİNDE KAYDEDİLDİĞİ NUMARADIR.

11 11 *BAŞLIĞIN SON SATIRINDAN İKİ ARALIK AŞAĞIDAN VE KAĞIDIN SOL KENARINDAN, 12 KARAKTER İÇERİDEN BAŞLANARAK Sayı YAZILIR VE ÖNÜNE ( : ) İŞARETİ KONUR.

12 12 T.C. BAĞCILAR KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 2 ARALIK Sayı : 12 ARALIK

13 13 KOD NUMARASI VERİLİR, KOD NUMARASINDAN SONRA ( - ) İŞARETİ KONULARAK STANDART DOSYA NUMARASI, SONRA DA YİNE ( - ) İŞARETİ KONULARAK KAYIT NUMARASI YAZILIR. GENEL EVRAK BİRİMİNDEN SAYI VERİLMESİ DURUMUNDA ( / ) EĞİK ÇİZGİ KONULARAK YAZILIR.

14 14 T.C. BAĞCILAR KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.08.4.MEM KOD NUMARASI STANDART DOSYA NUMARASI EVRAK KAYIT NUMARASI

15 15 Konu Grupları GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER Araştırma, Planlama İşleri Basın ve Halkla İlişkiler İşleri Hukuk İşleri Teftiş İşleri YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Bilgi-İşlem İşleri Dış İlişkiler ve AB İşleri Emlak ve Yapım İşleri Eğitim İşleri İdari ve sosyal İşler Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satın alma ve Satış İşleri Sivil Savunma İşleri

16 16 00 Özel Kalem Şubesi B.08.4.MEM Atama Şubesi B.08.4.MEM Özlük B.08.4.MEM Yönetici Atama Şubesi B.08.4.MEM Strateji Geliştirme Şubesi AR-GE B.08.4.MEM Personel Atama Şubesi B.08.4.MEM İnceleme Soruşturma ve Değerlendirme Şubesi B.08.4.MEM Özel Öğretim Kurumları Şubesi B.08.4.MEM Burslar ve Yurtlar Şubesi B.08.4.MEM Okul İçi Beden Eğitimi Spor Şubesi B.08.4.MEM Basın ve Halkla İlişkiler Şubesi B.08.4.MEM Kültür Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM Eğitim-Öğretim ve Öğrenci İşleri Şubesi B.08.4.MEM Sınav Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM Hizmetçi Eğitim Bölümü B.08.4.MEM Özel Eğitim ve Rehberlik Şubesi B.08.4.MEM Okul Öncesi Eğitimi Şubesi B.08.4.MEM İstatistik Şubesi B.08.4.MEM Yaygın Eğitim Şubesi B.08.4.MEM Çıraklık ve Mesleki Eğitim Şubesi B.08.4.MEM Sivil Savunma Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM Eğitim Araçları ve Donatım Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM Yatırım Şubesi B.08.4.MEM Bütçe Şubesi B.08.4.MEM Sağlık İşleri Şubesi B.08.4.MEM Okul Aile Birliği Şubesi B.08.4.MEM Arşiv Şubesi B.08.4.MEM Evrak Şubesi B.08.4.MEM Bilgisayar ve Ağ Sistemleri Yöneticiliği Şubesi B.08.4.MEM İç Hizmetler Şubesi B.08.4.MEM Taşımalı Eğitim Şubesi B.08.4.MEM Program Geliştirme Şubesi B.08.4.MEM Ulaştırma Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM Bilgisayar Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM Kamulaştırma Şubesi B.08.4.MEM Öğretmene Hizmet ve Sosyal İşler Şubesi B.08.4.MEM Tek Adımda Hizmet Şubesi B.08.4.MEM Bimer Şubesi B.08.4.MEM Tahakkuk Şubesi B.08.4.MEM BAĞCILAR İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜGÜ STANDART BİRİM DOSYA PLANI

17 17 ÖRNEK KODLAMA Yürütme Organı İl Teşkilatı Standart Dosya No Sayı :B.08.4.MEM Kayıt numarası MEB Birim Kodu Dosya konu numarası (Denetim) Taşra Teşkilatı İl Trafik kodu İlçe Kodu

18 18 T.C. TOKAT VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.08.4.MEM /01/2011 Konu: Protokol Kuralları Semineri. ALMUS KAYMAKAMLIĞINA (İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü) İlgi: a) 31/12/2010 tarihli ve B.08.4.MEM …...-… -17 sayılı yazı. b) 28/12/2010 tarihli ve B MEM …..-…-21 sayılı yazı. Eğitim Müfettişleri Başkanlığı’nın…(1. paragrafta yazılacak yazının amacı belirtilir- Eğer cevabi yazı ise “ilgi” bir cümle ile özetlenir.)………. Müdürlüğümüzce,... (2. paragrafta yazıya bir görüş istenir- cevabi yazıda ise olumlu/olumsuz bir görüş belirtilir/verilir)…………………………………………………………………………………………………………………….. …………………….. Bilgilerinizi ve gereğini arz/ arz ve rica/rica ederim (3. paragrafta bunlardan uygun olanı ile bitirilir.). imza Hulusi KELEŞ (Ünvan) EKLER: 1-……..’nın ilgi (a) yazısı. 2-………’nün ilgi (b) yazısı. DAĞITIM: Gereği : Bilgi: (Alt birimler belirtilir) (Üst birim belirtilir) 05/01/2011 Memur: A. UZUN (paraf) 05/01/2011 Şef : Ş.AYKUT (paraf) 05/01/2011 Müd.Yar. N.AKIN (paraf) ______________________________________________________________________________________________________________ Adres: Tokat MEM Valilik Binası Kat:3 TOKAT Tel: fax: e-posta:

19 19 GENEL EVRAK NUMARASI DAMGA VEYA YAZI İLE YAZININ ORTA KISMINA GELECEK ŞEKİLDE BASILMAZ VE YAZILMAZ.

20 20 KONU *Konu sayının bir aralık altına “Konu” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltmasının hizasını geçmeyecek biçimde yazılmalıdır.

21 21 Konu sonunda; “Hk”, “Dair”, “Ait “ GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ.

22 22 *Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir. *İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu: sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır. *Yazının konusu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilmelidir.

23 23 GÖNDERİLEN MAKAM *Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. *Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan kağıdı ortalayacak biçimde yazılır. * Yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle, *Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır.

24 24 T.C. BAĞCILAR KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.08.4.MEM /01/2011 Konu: Teftiş Tebliği 2-4 Aralık İSTANBUL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (İl Eğitim Denetmenleri Başkanlığı)

25 25 *Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın ” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı adın hizasında ve alt satırda yer alacaktır..

26 26 T.C. BAĞCILAR KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.08.4.MEM /01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim Sayın: Doç. Dr. Ayşe UYANIK Bahçelerçıkmazı Mah. Kaleyolu Cad. Şair Sokak No: Bağcılar/İSTANBUL

27 27 Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Unvan ise yine küçük harflerle yazılır.

28 28 T.C. BAĞCILAR KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı:B.08.4.MEM …/01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim Sayın: Ahmet KÜÇÜKYILMAZ Şube Müdürü

29 29 Kuruluş dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

30 30 T.C. BAĞCILAR KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4.MEM /01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA Kızılay Caddesi No : 25/5 Bağcılar/İSTANBUL

31 31 İLGİ *YAZILAN YAZININ ÖNCEKİ BİR YAZIYA EK YA DA KARŞILIK OLDUĞUNU YA DA BAZI BELGELERE BAŞVURULMASI GEREKTİĞİNİ BELİRTEN BÖLÜMDÜR.

32 32 Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek kağıdın sol kenarından 12 karakter içerden başlanır ve “İlgi” sözcüğü küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra ( : ) işareti konulur.

33 33 Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir. İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir.

34 34 “Fax” ile gelen yazı üzerinde işlem yapılmış ve bu işleme Fax’la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax’la geldiği ve fax referans numarasının belirtilmesi gerekir.

35 35 Sayı : B08.4MEM /01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim SAĞLIK GRUP BAŞKANLIĞINA İlgi : a) 4/ tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2005 tarih ve 1549 sayılı yazımız

36 36 İlgi: 15/03/2010 tarih ve B.08.4.MEM sayılı yazı. ÖRNEK-1

37 37 İlginin birden fazla olması halinde ; “a,b,c,d” gibi küçük harfler kullanılır. İlgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulur ve bir karakter boşluk bıraktıktan sonra ilginin içeriğine geçilir,

38 38 ÖRNEK2 İlgi: a) 10/01/2010 tarihli ve F.B / 14 sayılı yazı, b) 25/02/2010 tarihli ve F.B / 15 sayılı yazı, c) 03/03/2010 tarihli ve F.B / 16 sayılı yazı, İlgi birden fazlaysa a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti konularak kullanılır.

39 39 İlgi’de “ tarihli ve sayılı” ifadeleri kullanılır. İlgi tarih sırasına göre yazılır.

40 40 T.C. TOKAT VALİLİĞİ İl Kültür Müdürlüğü Sayı : B.104.KM /01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim TOKAT SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/ tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2006 tarih ve 1549 sayılı yazımız Sayı : B08.4MEM /01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim SAĞLIK GRUP BAŞKANLIĞINA İlgi : a) 4/ tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2005 tarih ve 1549 sayılı yazımız

41 41 METİN “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır. İlginin son satırından sonra 2 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık bırakılarak başlanır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır.

42 42 T.C. BAĞCILAR KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.10.4.IKM /01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim İSTNBUL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (……………………… Bölümüne ) İlgi : a)14/ tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 2 ARALIK(İlgi yoksa 3 aralık) 19 ARALIK(satırbaşı) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 1 Aralık XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 12ARALIK (Boşluk) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

43 43 METİNLERDE UYULACAK KURALLAR Şekil Yönünden İçerik Yönünden Metin yönünden

44 44 ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR *Metin bölümü maddeler halinde yazılıyorsa: Sayı ve harf dizileri aynı hizada bulunmalıdır. *Sayı ve harflerden sonra ( - ) işareti konularak satıra başlanmalıdır.

45 45 Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır. Paragraf başı, satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır.

46 46 Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir. Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır. Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır.

47 47 İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR *Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun, duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır. *Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemelidir. *Kısaltma yapılmamalıdır.

48 48 Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar. “Arz ve rica ederim” Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim” Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim” ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR.

49 49 İMZA Metnin bitiminden sonra 2-4 aralık bırakılır. İmzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve ünvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerine atılır. Ad küçük, soyad BÜYÜK harflerle yazılır. Ünvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır.

50 50 *Akademik kariyer unvanları ismin sol başına küçük harflerle kısaltılarak yazılabilir

51 51 Yazıyı imzalayacak olan makam yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun “ İmza Yetkileri Yönergesi ” ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

52 52 Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa ad ve soyadı altına ortalanarak yazılacak ve bunun altına da gene ortalanarak makam unvanı yazılır. Vekaleten imza atılıyorsa, vekalet eden kişinin adı soyadı ile vekalet edilen görev ve vekaleten imza ettiği belirtilir.

53 53 İmza Dr.Murat KARAMURAT İl Sağlık Müdürü V. İl Sağlık Müdür Yard. ÖRNEK

54 54 İmza Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı ÖRNEK:

55 55 ÖRNEK-2 İmza Dr.Önder KABAKÇI Yat.Ted.Kurm.Şube Müdürü

56 56 İmza Erdal ÇAKIR Güngören Kaymakam V. BağcılarKaymakamı ÖRNEK-3 * Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı ikinci satıra, imzalayan makamın ünvanı ise üçüncü satıra yazılır.

57 57 ÖRNEK-4 İmza Abdullah ALEMOĞLU Personel Şube Müdürü İmza Süleyman SÜSLÜ Kültür Müdürü Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda bulunur.

58 58 *Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda ise üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa sıralanırlar. İmza Hayati ÜMİDİYOK Personel Şube Müdürü İmza Ahmet TAKATUKA İl Kültür Müdürü İmza Mualla NEALA Şef ÖRNEK-4

59 59 * Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle “ OLUR ” yazılır. *OLUR’u ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanır. *İmza için yeterli boşluk bırakıldıktan sonra onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılarak altına da unvanı ortalanır. ONAY

60 60 OLUR 01/01/2011 Baki BAŞEĞMEZ Vali

61 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi61 ÖRNEK-1 O L U R 11/01/2011 İmza Selami SÜLÜK Vali a. Vali Yardımcısı

62 62 Onaylanmak üzere ilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam tarafından teklifi, onaylayacak makam tarafından da onaylanması gerekmektedir.

63 63 Bu durumda ilk teklif edenin imzasından sonra, dört aralık aşağıya ve kağıdın sol tarafına 12 karakter içeriden başlanılarak, küçük harflerle“ Uygun Görüşle Arz ederim ” yazılır. Altına da onayda yer alan esaslara uygun olarak imza düzenlemesi yapılır. Yine 4 aralık boşluk bırakılarak kağıt ortalanır ve “ ONAY ” bölümü açılır.

64 64 ÖRNEK-2 Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa; O L U R 13/01/2011 İmza Erdal ÇAKIIR Bağcılar Kaymakamı Uygun görüşle arz ederim 12/01/2011 İmza Mustafa YILMAZ İlçe Milli Eğitim Müdürü İmza Ahmet TAKATUKA …………….Müdürü

65 65 EKLER İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “ EK / EKLER” ifadesinin altına yazılır. EK : Yönetmelik (4 sayfa)

66 66 ÖRNEK-2 EKLER : 1- Yazı örneği (5 sayfa) 2- Yönetmelik (3 Adet) Ek adedi birden fazla ise;

67 67 *Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar uzun olursa liste olarak yazıya iliştirilmelidir. *Birden fazla kurumu ilgilendiren yazışmalarda, eklerin bazılarının gönderilmesi / gönderilmemesi şeklinde ibare var ise o kuruluşun hizasına “ek konulmadı ” veya “....sayılı ek konuldu ” ibarelerinin yazılması gerekir.

68 68 ÖRNEK-3 EKLER : /9 nolu genelge (2 sayfa) 2- Rapor(2 adet, 4 sayfa) DAĞITIM:...Kaymakamlığı...İlçe Milli eğitim Müdürlüğü(Ek konulmadı)...İlçe Tarım Müdürlüğü (Ek konulmadı) …İlçe Sağlık Grup Başkanlığı (Ek konuldu)

69 69 EKLER : 1-Yazı(3 sayfa) 2-Yönetmelik(8sayfa) 3-Disket(1 Adet)

70 70 PARAF - PARAPHE * Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. * Paraflar adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. * Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır.

71 71 * Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun da parafı bulunmalıdır. * Unvan ve isimlerin alt - alta yazılmalarına dikkat edilmelidir.

72 72 12/01/2011 Memur :E.KAYMAKLI (Paraf) 12/01/2011 Şef :H.AVŞARKIZI 12/01/2011 Md.Yrd :M.KARAKÖSE (Paraf) ÖRNEK

73 73 ÖRNEK-1 DAĞITIM *Eklerden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM” yazılır. EK : Yazı Örneği (2 sayfa) DAĞITIM: İlköğretim Okulu Müdürlükleri

74 74 ÖRNEK-2 *Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır. DAĞITIM: Gereği: Bilgi: …Kaymakamlığı, İstanbul Valiliği … Milli Eğitim Müdürlüğü

75 75 DAĞITIM : Gereği : Bilgi : Eğitim Şube Müdürlüğü İstatistik Şube Müdürlüğü

76 76 DAĞITIM: …İlçe Kaymakamlıkları … İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri … İlçe Sağ.Grup Başkanlıkları

77 77 KOORDİNASYON Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

78 78 11/03/2005 Mem.:S.PEKUYSAL (Paraf) 11/03/2005 Şube Md. :Z.ALASYA (Paraf) ÖRNEK Koordinasyon: 11/03/2005 Şube Md. H.AVŞARKIZI (Paraf) 11/03/2005 Md.Yard. :R.ASYALI (Paraf)

79 79 ADRES Sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Ayrıntılı bilgi için görevlinin adı soyadı ve ünvanı da yazılabilir.

80 80 ÖRNEK Adres: Tokat Milli Eğitim Müdürlüğü Valilik binası kat:3 -TOKAT Telefon: (0356) Fax.(0356) Bilgi için: B.YÜKSEL e-posta: Elektronik ağ: Not:Verilecek cevapta yazımızın tarih ve numarasının yazılması.

81 81

82 82 Gizlilik derecesi, yazının gizlilik durumunu belirten bölümdür.

83 83 GİZLİ YAZILAR Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. GİZLİLİK DERECELERİ çok gizli gizli özel hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

84 84

85 85 Acelelik derecesi zarfın sağ üst köşesine kırmızı mürekkep ile damgalanır.

86 86 Zarfın ortasına gideceği makam ve adresi posta koduyla birlikte açıkça yazılır.

87 87 Zarfların sol üst köşelerine gönderen makamların kaşeleri basılır ve yazının sayısı yazılır.

88 88

89 89 Gizlilik derecesi çok olan yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konularak zarf yapıştırılır. Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve şeffaf bant ile örtülecek şekilde kapatılır.

90 90 Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır. Ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır. Ayrıca acelelik derecesi varsa sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır.

91 91 Bu zarf, aralarında karbon kağıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılır. Üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz. Sadece acelelik derecesi kırmızı damga ile basılır.

92 92 “Çok gizli” GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI Dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

93 İÇ ZARF ARKA

94 İÇ ZARF ÖN

95 DIŞ ZARF

96 96 İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI Yazıya cevap verilmesi gereken tarih, metin içinde belirtilir. Yazının “ivedi ve günlü” olduğu sayfanın sağ üst kısmında BÜYÜK harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

97 97 SAYFA NUMARASI Yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde sayfa numarası verilir. 3/5 ÖRNEK

98 98 ASLINA UYGUNLUK ONAYI Örneğin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” İfadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa ;

99 99 RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ VE ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER

100 KAYIT KAŞESİ Gelen evraklar uygun bir kaşe hazırlanarak kaydedilir. Bu kaşeler evrakın ARKA yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır.

101 GELEN EVRAK KAŞESİ ÖRNEĞİ

102 102 ÖRNEK EKLER DOSYA NO BİLGİ GEREĞİ HAVALE SAYI TARİH KAYIT Okulu Müdürlüğü

103 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi YAZILARIN GÖNDERİLMESİ Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, yazının ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde KIRMIZI renkte belirtilir.

104 104 ÖRNEK T.C. Tokat Valiliği İl Kültür Müdürlüğü Posta Kodu:10100 Sayı : İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE TOKAT GİZLİ GİZLİ İVEDİ

105 105 Tarih Saat SENEDİ İADE EDENİN: Adı ve Soyadı: Görevi : İmzası : DilEklerKopya No Kopya Adedi Belgenin Konusu (Tarih ve Sayısı) SIRA NO SENEDİ HAZIRLAYANTARİHALANGÖNDEREN ÖRNEK- EVRAK SENEDİ

106 106 Fax’la gönderilen yazılara(mesaj) göre hemen işlem yapılmakla birlikte, söz konusu yazı ancak teyidinin yapılmasından sonra resmi evrak özelliğindedir, Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) beş gün içinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

107 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi107 BELGE BOYUTU Resmi yazışmalarda A4 (210X297 mm) veya A5(210X148 mm) boyutunda kağıt kullanılmalıdır. A4 A5

108 108 YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU Bilgisayarda yazılan yazılarda “Times New Roman” Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.

109 109 Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

110 110 NÜSHA SAYISI Resmi yazıların en az (2) iki nüsha olarak düzenlenmesi gerekir.

111 111 STANDART TÜRK KLAVYESİ ( F KLAVYE )’ dir yılında F Klavye Kullanımına başlanılmıştır. Türkçeye en uygun klavye;

112 112 Milli Eğitim Bakanlığının 2003/20 sayılı Genelgeleri doğrultusunda “F klavye” kullanma mecburiyeti getirilmiştir. Her türlü resmi yazı Standart Türk Klavyesi “F klavye” kullanılarak yazılmalıdır.

113 113 F klavye hazırlanırken; kelime ve harf incelenmiştir. Bütün sesli harfler sol elde toplanmış. Sessiz harfler de sağ elle yazılacak şekilde tasarlanmıştır. Çok kullanılan harfler güçlü parmaklara paylaştırılarak yazım kolaylığı sağlanmıştır. Belli bir eğitimden sonra “F Klavye” ile 10 parmakla bakmadan yazı yazmak mümkündür.

114 114 * Q klavye İngiliz tasarımıdır. Q Klavyede; Türkçede çok kullanılan harfler kenarlarda kalmış ve bunun neticesi yazım zorlaşmıştır. * Daktilo ile yapılan hızlı yazı yazma yarışmalarına ülkemiz adına katılanlar “F klavye” ile birinci olmuşlardır. Bu nedenle; * İş yerimize ya da evimize Bilgisayar alırken klavyenin “F klavye” olmasına dikkat etmeliyiz…

115 115 Genelde Karşılaşılan Yazışma Hataları * Yazılara ilgi tutulmuyor. (İlgili şubeye ulaşıncaya kadar yazının dolaşması zaman kaybına neden oluyor.) * Yazılar makam atlanarak gönderiliyor. * İstatistiki verileri içeren formlar zamanında gönderilmiyor. * Ücretsiz izinler senelik izin şeklinde algılanıyor. konuyla ilgili ayrılış ve başlayış bildirimleri düzenli yapılmıyor. * Geçici görevlendirmeler ve tayinlerde ayrılış ve başlayışlar düzenli bildirilmiyor. * Günlü ve acele yazıların gereği zamanında yapılmıyor. Personel ile ilgili yazışmalarda unvan, sicil numarası ve bayan personelin kızlık soyadları belirtilmiyor.

116 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi116 GENEL OLARAK Cevaplandırılması gereken tüm yazılara mutlaka ilgi tutulması (yazılar hangi şube ile ilgili ise o şubeye ilgi tutulması), Onay alınmasını gerektiren başvuru yazışmaların önceden yapılması, Doğum, hastalık, mazeret izni ve askerlik izinleri ile ilgili yazıların ivedilikle işlem görmesi, İmzaya gönderilen tüm evrakların, evrakı getiren görevli tarafından imza kartonuna konularak ilgilisine-Şb.Müd. Müd.yar- verilmesi, Günlü ve acele evrakların ilgili şube görevlilerince takip edilmesi,

117 117 STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ KODLAMA

118 118 DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE STANDART DOSYA PLANI 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarında uygulamaya konulan “Standart Dosya Planı” 2010 yılı itibarıyla kullanılmaya başlanmıştır.

119 119 GENEL KONULAR Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.).

120 Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur.

121 Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, ve sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından;

122 1 Kurumlar kendileri hazırlar Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırladı. Ortak Alanlar ( / )

123 STANDART DOSYA PLANI Kurumların her biriminde var olması muhtemel olan bu dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir. ( aralığı)

124 aralığındaki dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir

125 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır.

126 126 Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır.

127 Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen veya sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda ( sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için veya sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir.

128 128 Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

129 Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin;

130 130 Ana Dosya 1. Alt Konu2. Alt Konu3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-KabulBD 210 Nakil ve Geçişler5D 01 Nakiller 02 Okul Türleri Arasında Geçiş 03 Teknik Liseye Geçiş 04 Alana/Dal Değişikliği 99 Diğer5C 215 Denklik İşleriBC 01 Yurtdışı Eğitim Denkliği 02 Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği 99 Diğer10C 220 Devam-Devamsızlık5D 225 Ödül ve Disiplin İşleri15D

131 131 B.08.4.MEM A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH Kurum KoduKod Açıklaması A Yürütme Organı ( “A” Yasama, “B” Yürütme, “ C” Yargı organları) BB Kurumun bulunduğu bölge( Merkez, taşra, yurtdışı v.b.) C Taşra Teşkilatı ( Merkez, İlgili kuruluş, taşra teşkilatı v.b.) DDD Teşkilatın kısa adı ( MEM, SGB, … v.b.) E İl (01,02,16,18,71, ….. v.b.) FF İl KoduGGİl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (00- 01,02,03,04,…. vb.) HH İl ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü altında görev yapan alt teşkilat kodu (01,02,03,…)

132 132 ; Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir.

133 Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanacaktır. Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturulacaktır.

134 134 Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayacak ve verimliliği artıracaktır.

135 Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır.

136 Kurum içi ve kurumlararası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.

137 137 Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

138 138 STANDART DOSYA PLANI Standart dosya planı, belgelerin KONULARINA göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir.

139 139 STANDART DOSYA PLANI Standart Dosya Planı, 1- GENEL KONULAR 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 4- YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Olmak üzere 4 başlık altında toplam 21 Ana Konuya bölünmüştür.

140 140 SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARI 1 GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ Eğitim ve Öğretim İşleri Öğrenci İşleri Sosyal, Kültürel ve Sportif Faaliyetler Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi Özel Öğretim Kurumları Eğitim Teknolojileri İşleri DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER Araştırma ve Planlama İşleri Basın ve Halkla İlişkiler İşleri Hukuk İşleri Teftiş/Denetim İşleri

141 141 SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARI 4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Bilgi-İşlem İşleri Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Emlak ve Yapım İşleri Eğitim İşleri İdari ve Sosyal İşler Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satın alma ve Satış İşleri Sivil Savunma İşleri

142 142 STANDART DOSYA PLANI Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında, Ana konular üç karakter rakam; ana konuya bağlı alt konular iki karakter rakam; alt konulara bağlı tali konular ise, yine iki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır. Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır.

143 143 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI 1-Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek;

144 Sayı:B.08.4.MEM A B C A:Birim (Haberleşme) Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası. DİKKAT! Hazırlanan yazıda dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların GENELİ konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Örneğin: Genel(Ana) konu: 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 1. Alt konu: Belge Yönetimi 2. Alt konu: Saklama Süreli Dosya Planı Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı: Konu : Saklama Süreli Dosya Planı

145 145 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI A. C KOD NUMARASI DOSYA NUMARASI EVRAK KAYIT NO A.BB.C.DDD.E.FF.GG. HH.-JJ KK B.08.4.MEM / Yürütme Organı MEBTaşra Teşkilatı Milli Eğitim Müd. İl Teşkilatı Zonguld ak İl TrafikKo du Devrek İlçe Kodu Okul Özel Kodu (İÖO Kodu) Dosya NumarasıKayıt Numarası Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH A: Alfabetik 1 karakter ″A″ Yasama Organları, ″B″ Yürütme Organları, ″C″ Yargı Organları, ″D″ Özel Kuruluşlar ve Dernekler. Tüm Özel ve Resmi Okullar ve Resmi Kurum Müdürlükleri: yukarıda Haberleşme Kodu içerisinde (HH) alfabetik kodu altında gösterilen birim kodu alanına Milli Eğitim Bakanlığı Saklama Süreli Dosya Planında MEB-EK (2) de gösterilen “OKUL ÖZEL KODLARI”ndan kendi birimlerine ait olan kodu kullanacaklardır.

146 146 ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL İŞLER Saklama Süresi Saklama Kodu 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 01 Kanunlar 02 Tüzükler 03 Yönetmelikler 04 Yönergeler 05Tebliğler 06Genelgeler 01 İç Genelgeler 02 Dış Genelgeler 07Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 01Talimatlar 02Duyurular 03Sirkülerler 08Rehber, Kılavuz 09Standartlar 99Diğer

147 147 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100 Eğitim-Öğretim İşleri (Genel) 101 Eğitim ve Öğretim Programları15A 01Okul Öncesi ve İlköğretim Programları 01Hazırlama/Geliştirme 02Uygulama 03Değerlendirme 04Revizyon 02Genel Ortaöğretim Programları 03Mesleki Ortaöğretim Programları 04Yaygın Eğitim Programları 99Diğer15C ’in alt açılımları için de aynı usulde uygulanabilecektir. 102 Eğitim-Öğretim Yılı Çalışma Takvimi5D 103 Ölçme ve Değerlendirme10D

148 148 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-KabulBD 210 Nakil ve Geçişler5D 01 Nakiller 02 Okul Türleri Arasında Geçiş 03 Teknik Liseye Geçiş 04 Alana/Dal Değişikliği 99 Diğer5C 215 Denklik İşleriBC 01 Yurtdışı Eğitim Denkliği 02 Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği 99 Diğer10C 220 Devam-Devamsızlık5D

149 149 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER Saklama Süresi Saklama Kodu 300 Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel) 305 Öğrenci Meclisleri5D 01 Okul Öğrenci Meclisi 02 İl Öğrenci Meclisi 03 Türkiye Öğrenci Meclisi 99 Diğer5C 310 Müsamereler, Yarışmalar5D 01 Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar 01 Özel 02 Resmi 02 Halkoyunları Yarışmaları 03 Müzik Yarışmaları 04 Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri 05 Sponsorluk 99 Diğer5C

150 150 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosy a 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRETMEN YETİŞTİRME VE EĞİTİMİ Saklama Süresi Saklama Kodu 350 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi İşleri (Genel) 355 YÖK'le İlişkiler15D 01 Üniversitelerle İlişkiler 02 Eğitim Fakülteleri İle İlişkiler 03 Beden Eğitimi ve Spor Yüksek Okulu İle İlişkiler 99 Diğer15C 360 Öğretmen Yeterlikleri15D 01 Okul Temelli Meslekî Gelişim (Dünya Bankası Destekli) 02 Ortaöğretim Kademesi Öğretmenlerinin Özel Alan Yeterliklerinin Belirlenmesi (AB Destekli) 03 Öğretmen Mesleği Genel Yeterlikleri İle İlköğretim Kademesi Öğretmenlerine İlişkin Özel Alan Yeterlikleri 04 Öğretmenliğe Atanacakların Alanlarıyla İlgili İşlemler 05 Yurt Dışından Mezun Olan Öğretmen Adayları İle İlgili İşlemler 99 Diğer15C 399 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimiyle İlgili Diğer İşler15C Beden Eğitimi Öğretmenlerinin Yetiştirilmesi İçin Bkz. Ortak Alanlar, Eğitim İşleri ( )

151 151 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLARI Saklama Süresi Saklama Kodu 400 Özel Öğretim Kurumları (Genel) 405 Özel Okul İşleriBC 01 Türk Okulları 02 Yabancı Okulları 03 Azınlık Okulları 04 Uluslar Arası Okullar 05 Özel Okullarla İlgili Verilen Görüşler 99 DiğerBC 410 Özel Yaygın Eğitim KurumlarıBC 01 Özel Dershane İşleri 02 Sürücü Kursları İşleri 03 Çeşitli Özel Kurslar 04 Uzaktan Öğretim Yapan Kuruluşlar 05 Hizmetiçi Eğitim Merkezleri 06 Öğrenci Etüd Eğitim Merkezleri 07 Özel Eğitim ve Rehabilitasyon Merkezleri 99 DiğerBC

152 152 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 450 Eğitim Teknolojileri İşleri (Genel) 451 Kalite Kontrol İşleri(Radyo, TV Prog., Eğitim Yazılımları)BD 455 Radyo ve Televizyon Programlarının HazırlanmasıBC 460 Ürün Tasarım ve Planlama İşleriBC 01 Senaryo Hazırlama ve Tasarım 02 Videografik ve Animasyon Hazırlama 03 Eğitim Materyalleri Grafik Tasarımları 04 Eğitim Yazılımı Tasarım Çalışmaları 99 DiğerBC 465 Dijital Fotoğraf Arşivi İşleriBA 470 Eğitim Materyallerini Çoğaltma, Pazarlama ve Yayınlama İşleri10D 471 Sınav Evrakının Dağıtımı5D 475 Soru Hazırlama İşleri5D

153 153 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 485 Çağrı Merkezi (Call Center)5D 01 Talepler 02 Şikâyetler 03 Bilişim Teknolojisi Sınıfları Arıza Bildirimleri 99 Diğer5C 490 Açık Öğretim Okulları10D 01 Açık Öğretim Liseleri 02 Açık İlköğretim Okulları 03 Mesleki Açık Öğretim Liseleri 04 Mesleki ve Teknik Açık Öğretim Okulları 99 Diğer10D 495 Açık Öğretim Kurumları Öğrenci Ders Notlarının Hazırlanması ve Halk Eğitim Merkezi Müdürlüklerine Gönderilmesi İşleri 10D 499 Eğitim Teknolojileriyle İlgili Diğer İşler10C Baskı İşleri İçin Bkz. Ortak Alanlar, Tanıtım ve Yayın İşleri, Basım İşleri (825.01)

154 154 ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 600 Araştırma ve Planlama İşleri (Genel) 601 Teşkilatlanma İşleri 01Kuruluş, Yapılanma 02Yetkilendirme, Yetki Değişikliği 03Yönetimi Geliştirme 04Teşkilat Şemaları ve Kadrolar 01Teşkilat Şemaları 02Norm Kadro Çalışmaları 01Görev/İş Tanımları 02Norm Kadro Pozisyonları 99Diğer 602 Plan ve Program İşleri 01Kalkınma Planı 01Hazırlık Çalışmaları 02İzleme ve Değerlendirme 02Orta Vadeli Plan/Program

155 155 ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER Saklama Süresi Saklama Kodu 620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel) 621 Basın İşleri 01Basın Toplantıları 02Basına Verilen Demeçler 03Tekzipler 04Basında Yer Alan Haberler 05Basın Özetleri 99Diğer 622 Talep, Şikayet, Görüşler 01Talep ve Şikayetler 02Görüş ve Teklifler 03Bilgi ve Bilgi Talepleri 99Diğer 639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler

156 156 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI 2- Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani “ dosya numarası ” uygulaması da sağlanmış olacaktır

157 157 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında listelenen konulardan ( ) faydalanılarak; Genel konular için ( ), Danışma, denetim için ( ) Yardımcı hizmetler için ( ) sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır.

158 158 Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır.

159 Örnekler; /69 : Talep ve Şikayetler (Bayburt) /DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya) [54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı -205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri) [05] (Liseler için il dışı okul gezisi) [105] (Öğretmenler Kurulu Kararları) [114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları)

160 160

161 161 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.

162 162 ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Konu Grubu Saklama Süresi Saklama Kodu 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri Belge Yönetimi Saklama Süreli Dosya Planı Kodlama İşlemleri Arşiv Yönetimi Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama ve İmha İşlemleri Ayıklama ve İmha Uygunluk Görüşü Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri İnceleme ve Denetleme Arşivlerden Yararlanma Diğer Örneğin: “Ayıklama ve İmha İşlemlerine Uygunluk Görüşü Verilmesi” konusuyla ilgili yazışmaların yer aldığı dosyanın kodu: olmalıdır.

163 163 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının gerektiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir.

164 164 Kısaltmalar Özel Kodlar Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır.

165 165 Kısaltmalara ve Özel Kodlara Dosyalama Örnekleri: Örnek-1: Ülkelere göre dosya açılması; /DE-: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği) /IQ-: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği) Örnek-2: İllere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde; /06-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara) /67-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Zonguldak)

166 166 Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilecektir.Birden fazla tanımlama, kod olduğunda noktalı virgül “;” ile ayrılacaktır. Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla “S” kısaltması kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir. Örnek-1: Kararlar için; [54/351]-: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı Örnek-2: Dava dosyaları için; [S2004/13]-: 2004/13 sayılı idari dava dosyası [S2003/115]-: 2003/115 sayılı icra dava dosyası

167 167 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır.

168 Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır.

169 169 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır.

170 170 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.

171 171 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır.

172 172 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır.

173 173 Özet Bir Plan Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi, Yani; kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir.

174 174 Gelen Yazıların Dosya Numarası Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir.

175 175 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan 1-“Kurum adı veya amblemi”, 2-“Birim Kodu”, 3-“Dosya Numarası”, 4-“Konu adı” 5- “Özel Kod Alanı” 6- “Dosyanın Yılı” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır.MEM YÖNETİM KURULU KARARLARI 54/351-56/ T.C. BAĞCILAR KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

176

177 Aynı konuya ait belgelerin yoğunluğu dikkate alınarak alt konulara göre dosyalanması gerektiği durumlarda coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayrımlar yapılarak ayrı dosyalar açılabilecektir.

178

179 Yoğunluğu az olan farklı dosyalar bir dosyada toplanabilir. Her dosya grubu ayraçla ayrılmalıdır.

180

181 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Kurum dışından gelen bir yazıda sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının,o kurumun ana faaliyetlerini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli;bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.

182 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Örnek; Bayındırlık ve İskan Bakanlığına bağlı bir kurumdan gelen dosya numaralı “Dershane Açılması” konulu bir yazının cevabı Müdürlüğümüzden dosya numaralı “Özel Dershane İşleri” konulu bir yazı şeklinde olmalıdır. 147 Eğitim ve Spor Yapıları 410 Özel Yaygın Eğitim Kurumları

183 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM VE ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100 Eğitim ve Öğretim İşleri (Genel) 101 Eğitim ve Öğretim Programları15A 01 Okul Öncesi ve İlköğretim Programları 01 Hazırlama/Geliştirme 02 Uygulama 03 Değerlendirme 04 Revizyon 02 Genel Ortaöğretim Programları 03 Mesleki Ortaöğretim Programları 04 Yaygın Eğitim Programları 99 Diğer15C 'in alt açılımları için de aynı usulde uygulanabilecektir. 102 Eğitim-Öğretim Yılı Çalışma Takvimi5D 103 Ölçme ve Değerlendirme10D 105 Okul, Kurum Açma, Kapatma, Devir, Ad Verme İşleri15A 01 Okul, Kurum, Program Açma/Kapatma/Devir İşlemleri 02 Alan/Dal Açma/Kapatma/Devir İşlemleri 03 Okullara Ad Verme İşlemleri 04 Pansiyon Açma/Kapatma/Kapasite Belirleme İşlemleri 05 Mülga İşlemleri 06 Halk Katkılarına Ait İşlemler 99 Diğer15C 110 Kontenjanların Belirlenmesi5D 01 Okul Düzeyinde 02 Eğitim Bölgesi Düzeyinde 03 Yatılı İlköğretim Öğrenci 04 Yatılı Öğrenci 05 Mesleki ve Teknik Ortaöğretim Kurumları Alan/Dal 99 Diğer5C 115 Yazılı ve Görsel Eğitim Materyali (Modül)/Ders KitaplarıBC 01 Yazılı ve Görsel Eğitim Materyali (Modül) 02 Temel Ders Kitapları 03 Öğretmen El Kitapları 04 Yardımcı Ders Kitapları 05 MEB Ders Kitaplarının Yazılması 06 İş ve İşlem Yaprakları 99 DiğerBC

184 İÇİŞLERİ BAKANLIĞI Ana Dosya 1. Alt Konu2. Alt Konu3. Alt Konu NÜFUS ve VATANDAŞLIK OLAYLARI İŞLERİ ( ) Saklama Kodu 100 Nufus Olayları İle İlgili İşlemler 101 Doğum 01 Saklı Nüfus 02 Ölen Kardeşin Kaydını Kullanma İddası 03 Onsekiz Yaşından Büyük Bulunmuş Özürlü Kişiler 04 Ad ve Soyadı 05 Nüfus Yazımı / Yazım Dışı Kalanlar 99 Diğer 102 Evlenme 01 Mal Bildirimi Başvuru Formu 02 Evliliğin Feshi / İptali 99 Diğer 103 Boşanma 104 Kayıt Düzeltme 01 Dava Takip Dosyası / Tebligatlar 99 Diğer 105 Ölüm 01 Ölüm ve Mirasçı Bildirimleri 02 Gaiplik / Gaipliğin Feshi 03 Vasiyetname Bildirimi / İptali 99 Diğer 106 Diğer Olaylar

185 T.C. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI Destek Hizmetleri Genel Müdürlüğü Sayı : B.08.0.DHG Konu : Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri.

186 652 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname hükümleri gereği Bakanlığımız teşkilat yapısının değişmesi sebebiyle hizmet birimlerinin görev, yetki ve sorumlulukları değişmiştir. Bu nedenle Arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde bazı hususlarda tereddüde düşüldüğü, uygulamada eksik ve aksaklıklar meydana geldiği görülmüştür.

187 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik çerçevesinde; Bakanlığımız merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatı birimlerinin iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin dosyalanması, herhangi bir sebepten dolayı kayba uğramaması, gerekli şartlar altında korunmalarının temini, Kurum Arşivi’ne devri, arşivlerden yararlanılması ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasında aşağıda belirtilen usul ve esaslar uygulanacaktır.

188 Koruma Yükümlülüğü  Birimler, gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait yazışmaların bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla Standart Dosya Planında belirtilen esaslara uyacak ve dosyalarını bu plana göre tanzim edeceklerdir.  Dosya Planı dikkate alınarak açılacak dosya veya klasörlerin sırt kısımlarına, dosya veya klasörün ait olduğu birim, konu kodu, konu adı, işlem yılı gibi unsurlar mutlak suretle yazılacaktır. (Ek:1). (Ek:1)  Dosyalar, ünitelerinde, dosya planına göre almış olduğu konu kodları dikkate alınarak, düzenli bir şekilde muhafaza edilecektir.

189 Dosyalama İşlemleri Birimler, ellerinde bulundurdukları ve Kurum Arşivi’ne teslim etmedikleri belgeleri her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde düzenli bir şekilde saklamakla yükümlüdürler.

190 Birim Arşivine Verilecek Dosyaların Ayırımı ve Hazırlanması  Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyalarını gözden geçirmek suretiyle, İşlemi tamamlanan ve işlemi devam edenler şeklinde dosyalarını ayırıma tabi tutacaklardır.

191 Ayırım işlemlerine müteakip, işlemi tamamlanan dosyalar, birim arşivine “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu”(Ek:2) ile birlikte teslim edilecektir. Hazırlanan “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu”nun bir örneği ilgili bulunduğu dosyanın içerisine konulacaktır.”(Ek:2)  Teslim işlemleri birim arşiv sorumlusu tarafından yerine getirilecektir.

192 Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi Dosyalar, birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan, dosya planı dikkate alınarak saklanacaktır. Resmi gazete, kitap, broşür ve benzerleri ilgili biriminde muhafaza edilip, arşive konulmayacaktır. Birim arşivlerinde bekleme süresini tamamlayan dosyalar aynı düzende Kurum Arşivi’ne teslim edilecektir.

193 Birim Arşivinden Yararlanma Üniteler, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alabilecektir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilecektir. Birim arşivlerinden alınan evrak veya dosyaların takibinden birim arşiv sorumluları sorumlu olacaktır.

194 Birim Arşivlerinde Saklanma Süreleri Dosyaların, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır. Bu süreler, birimlerin ihtiyaçları göz önüne alınarak, uzatılabilecektir.

195 Ayıklama ve İmha Taşra ve Yurtdışı arşivlerinde arşiv hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu birim amirinin başkanlığında, arşiv sorumlusu ve bir memur ile malzemeleri ayıklanacak ilgili birimden görevlendirilecek iki temsilciden oluşacak 5 kişilik “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Mahallin en üst amirinin onayı alınır. Yeterli personelin olmaması hâlinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil edilecektir.

196 Ayıklama ve İmha Komisyonları her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Herhangi bir sebeple komisyon üyelerinde eksilme olursa yerine veya yerlerine makamın oluru ile yineden görevlendirme yapılacaktır. İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri (Ek:5) ve tutanakları, bunlarla ilgili her türlü yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır, bunlardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanacaktır.(Ek:5)

197 2’şer nüsha hazırlanan imha listeleri uygun görüşü alınmak üzere Kurum Arşivine gönderilir. İmhaya ayrılan malzeme gelişi güzel atılmaz, düzenli bir şekilde Kurum Arşivi’nin onayı beklenir. Uygun görüşü alındıktan sonra imhası için mahallin en üst amirinin onayı alınır. İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla (Ek:3) tespit edilir, komisyonun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmha edilecek malzeme başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerde kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilecektir(Ek:3)

198 Ayıklama çalışmalarında Milli Eğitim Bakanlığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı’na riayet edilecektir. Planda yer almayan veya tereddüde düşülen hususlarda Ayıklama ve İmha Komisyonunun nihai kararı geçerli olacaktır. Gerekli görüldüğü durumlarda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden görüş alınabilir.

199 Taşra ve Yurt Dışı Haberleşme Kodları ile İdari Birim Kimlik Kodları

200 T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı: /601.01/ /12/2012 Konu: Taşra ve Yurt Dışı Haberleşme Kodları ile İdari Birim Kimlik Kodları İlgi:a) 18/11/2012 tarihli ve sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Millî Eğitim Bakanlığı İl ve İlçe Millî Eğitim Müdürlükleri Yönetmeliği, b) 04/12/2012 tarihli İl/İlçe Millî Eğitim Müdürlüklerinin Teşkilatlanması konulu 2012/43 sayılı Genelge. c) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 18/10/2012 tarihli ve B.02.0.İGB sayılı yazısı. Bakanlığımızın yeniden yapılandırılması kapsamında ilgi (a) Yönetmelik hükümleri uyarınca il ve ilçe millî eğitim müdürlüklerinin görev, yetki ve sorumlulukları belirlenmiş ve ilgi (b) Genelge ile de illerin yeni teşkilat yapılarını oluşturmaları istenmiştir.

201 Söz konusu Yönetmelikte geçen hizmet başlıkları dikkate alınarak yeniden düzenlenen Bakanlığımız taşra teşkilatı haberleşme kodları adresinde yayınlanmıştır. Ayrıca Başbakanlığın ilgi (c) yazısında, kurumların teşkilat bilgisinin elektronik ortamda tanımlanmasında kullanılabilmesi için DTVT’de Haberleşme Kodlarının yanı sıra sistem tarafından otomatik olarak tekil ve değişmez nitelikte olan 8 haneli İdari Birim Kimlik Kodlarının üretildiği ve resmi yazıların “sayı” bölümünde Haberleşme Kodlarının kullanımı yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanımına geçilmesi gerektiği bildirilmektedir.

202 Bu doğrultuda, “dtvt.basbakanlik.gov.tr” internet adresinde yeni ilan edilen Haberleşme Kodlarının yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının taşra ve yurt dışı teşkilatında, ekte gönderilen esaslarda gösterildiği şekilde resmi yazıların “sayı” bölümünde 01/01/2013 tarihinden itibaren kullanılmaya başlanacaktır. Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim. M. Emin ZARARSIZ Bakan a. Müsteşar EK: Kullanma Esasları ( 1 sayfa) DAĞITIM Gereği:Bilgi: B, C Planı A Planı

203 İdari Kimlik Kodları Bağcılar İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü İdari Birim Kimlik Kodu: MERKEZ/İÇ BİRİMLER HUKUK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İNŞAAT EMLAK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ TEMEL EĞİTİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ MESLEKİ VE TEKNİK EĞİTİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İNSAN KAYNAKLARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ DİN ÖĞRETİMİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÖZEL EĞİTİM VE REHBERLİK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ORTAÖĞRETİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ DESTEK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ HAYAT BOYU ÖĞRENME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ STRATEJİ GELİŞTİRME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BİLGİ İŞLEM VE EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

204 Sayı: A B C A:Birim (İdari Kimlik) Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası. DİKKAT! Hazırlanan yazıda dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların GENELİ konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Örneğin: Genel(Ana) konu: 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 1. Alt konu: Belge Yönetimi 2. Alt konu: Saklama Süreli Dosya Planı Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı: Konu : Saklama Süreli Dosya Planı

205 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi205 Teşekkür ederiz. Bağcılar İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü


"1 RESMİ YAZIŞMA KURALLARI. 2 HİZMETİÇİ EĞİTİMİ NEDEN YAPILIR ? 1- Personelin mesleki bilgi ve beceri açığını kapatmak, 2- Hizmetle ilgili uygulamalardaki." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları