Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

30.03.20151 HATAY İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "30.03.20151 HATAY İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI."— Sunum transkripti:

1 HATAY İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

2 Mehmet YAZICI Şube Müdürü 2 Tanımlar a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları,gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

3 Mehmet YAZICI Şube Müdürü 3 d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini, e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren Kodlara ait listeyi, g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

4 Mehmet YAZICI Şube Müdürü 4 g)Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan,sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder.

5 RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ  BAŞLIK  SAYI  İDARİ BİRİM KOD NUMARASI (Haberleşme)- STANDART DOSYA NUMARASI- KAYIT NUMARASI  KONU  TARİH  GÖNDERİLEN MAKAM  İLGİ  METİN  İMZA  EK  DAĞITIM  PARAF

6 BAŞLIK Başlıklar 3 Satırı geçmemeli ve Kağıda ortalanarak yazılmalıdır. T.C. ANTALYA VALİLİĞİ

7 Başlık, kağıdın üst kenarından iki aralık aşağıda ve orta bölümünde bulunur. İlk sıraya T.C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına da yine ortalanarak birimin adı küçük harflerle yazılır.

8 KOL ARALIĞI T.C. ANTALYA VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü

9 T.C. KEPEZ KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

10 T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI Arşatırma Geliştirme Daire Başkanlığı

11 TC KEPEZ KAYMAKAMLIĞI İlçe Malmüdürlüğü

12 BAŞLIĞIN SON SATIRINDAN İKİ ARALIK AŞAĞIDAN VE KAĞIDIN SOL KENARINDAN, 19 KARAKTER İÇERİDEN BAŞLANARAK (2,5 cm) Sayı YAZILIR VE ÖNÜNE ( : ) İŞARETİ KONUR.

13 T.C. KEPEZ KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 2 ARALIK Sayı : 19 VURUŞ(2,5 Cm)

14 İDARİ BİRİM KOD NUMARASI VERİLİR, KOD NUMARASINDAN SONRA ( - ) İŞARETİ KONULARAK STANDART DOSYA NUMARASI, SONRA DA YİNE ( - ) İŞARETİ KONULARAK KAYIT NUMARASI YAZILIR. GENEL EVRAK BİRİMİNDEN SAYI VERİLMESİ DURUMUNDA ( / ) EĞİK ÇİZGİ KONULARAK YAZILIR.

15 Mehmet YAZICI Şube Müdürü 15 KAYIT NUMARASI, YAZININ EVRAK KAYIT DEFTERİNDE KAYDEDİLDİĞİ NUMARADIR.

16 T.C. KEPEZ KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : HABERLEŞME KOD I (idari Birim Kodu) STANDART DOSYA NUMARASI EVRAK KAYIT NUMARASI

17 GENEL EVRAK NUMARASI DAMGA VEYA YAZI İLE YAZININ ORTA KISMINA GELECEK ŞEKİLDE BASILMAZ VE YAZILMAZ.

18

19 Konu sayının bir aralık altına “Konu” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltmasının hizasını geçmeyecek biçimde yazılmalıdır.

20 Konu sonunda; “Hk”, “Dair”, “Ait “ GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ.

21 *Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir. *İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu: sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır. *Yazının konusu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilmelidir.

22

23 *Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. *Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan kağıdı ortalayacak biçimde yazılır. * Yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle, *Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır.

24 T.C. ANTALYA VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : / /05/2013 Konu: İnceleme 2-4 ARALIK ANTALYA MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Eğitim Denetmenleri Başkanlığı)

25 *Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın ” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı adın hizasında ve alt satırda yer alacaktır..

26 T.C. ANTALYA VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : /05/2013 Konu : Hizmet İçi Eğitim Sayın Doç. Dr. Ayşe KALMAZ Kaledere Mah. Vizyon Cad. NO: TOKAT

27 Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Unvan ise yine küçük harflerle yazılır.

28 T.C. KEPEZ KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı:………………………………… … …/01/2011 Konu :……………………………….. Sayın: Akif KALAYCI Devlet Hastanesi Müdürü KEPEZ

29 Kuruluş dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

30 T.C. ANTALYA VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4MEM /01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA Kızılay Caddesi No : 25/5 Antalya

31 İLGİ, YAZILAN YAZININ ÖNCEKİ BİR YAZIYA EK YA DA KARŞILIK OLDUĞUNU YA DA BAZI BELGELERE BAŞVURULMASI GEREKTİĞİNİ BELİRTEN BÖLÜMDÜR.

32 Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek kağıdın sol kenarından 2,5 cm (Yazı alanı) içerden başlanır ve İlgi sözcüğü küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra ( : ) işareti konulur.

33 Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir. İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir.

34 Fax ile gelen yazı üzerinde işlem yapılmış ve bu işleme Fax’la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax’la geldiği ve fax referans numarasının belirtilmesi gerekir.

35 T.C. ANTALYA VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4MEM /01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2010 tarihli ve sayılı yazısı. b)Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün 11/07/2012 tarihli ve sayılı yazısı.

36 İlgi: 15/03/2010 tarihli ve B100KSD sayılı yazı. ÖRNEK-1 ÖNCEKİ

37 Mehmet YAZICI Şube Müdürü 37 İlgi : Kepez Kaymakamlığının 05/02/2013 tarihli ve sayılı yazısı. ŞİMDİKİ ÖRNEK-2

38 İlginin birden fazla olması halinde ; a,b,c,d gibi küçük harfler kullanılır. İlgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulur ve bir karakter boşluk bıraktıktan sonra ilginin içeriğine geçilir,

39 ÖRNEK-2 İlgi: a) 10/01/2010 tarihli ve F.B / 14 sayılı yazı, b) 25/02/2010 tarihli ve F.B / 15 sayılı yazı, c) 03/03/2010 tarihli ve F.B / 16 sayılı yazı, İlgi birden fazlaysa a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti konularak kullanılır.

40 İlgi’de “ tarihli ve sayılı” ifadeleri kullanılır. İlgi tarih sırasına göre yazılır.

41 T.C. ANTALYA VALİLİĞİ İl Kültür Müdürlüğü Sayı : B.104.KM /01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim ANTALYA SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/ tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2006 tarih ve 1549 sayılı yazımız

42

43 METİN “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır. İlginin son satırından sonra 2 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık bırakılarak başlanır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır.

44 T.C. ANTALYA VALİLİĞİ İl Kültür Müdürlüğü Sayı : B104IKM /01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim ANTALYA MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a)14/ tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 2 ARALIK(İlgi yoksa 3 aralık) 3,5 CM XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

45 METİNLERDE UYULACAK KURALLAR Şekil Yönünden İçerik Yönünden Metin yönünden

46 ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR

47 Metin bölümü maddeler halinde yazılıyorsa: Sayı ve harf dizileri aynı hizada bulunmalıdır. Sayı ve harflerden sonra ( - ) işareti konularak satıra başlanmalıdır.

48 Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır. Paragraf başı, satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır.

49 Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir. Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır. Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır.

50 İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR

51 Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun, duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır. Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemelidir. Kısaltma yapılmamalıdır.

52 METNİN SONUNDA UYGULANACAK KURALLAR

53 Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar. “Arz ve rica ederim” Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim” Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim” ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR.

54

55 İMZA Metnin bitiminden sonra 2-4 aralık bırakılır. İmzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve ünvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerine atılır. Ad küçük, soyad BÜYÜK harflerle yazılır. Ünvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır.

56 Akademik kariyer unvanları ismin sol başına küçük harflerle kısaltılarak yazılabilir

57 Yazıyı imzalayacak olan makam yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun “ İmza Yetkileri Yönergesi ” ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

58 Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa ad ve soyadı altına ortalanarak yazılacak ve bunun altına da gene ortalanarak makam unvanı yazılır. Belge vekâleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam "Başbakan Vekili", “Bakan Vekili”, “Müsteşar Vekili”, "Vali Vekili", “Belediye Başkanı Vekili” veya "Rektör Vekili" biçiminde ikinci satıra yazılır. Vekâlet edenin vekâlet öncesi unvanına yer verilmez (Örnek 10).

59 İmza Dr.Murat KARAMURAT İlçe Milli Eğitim Müdürü V. ÖRNEK

60 İmza Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı ÖRNEK

61 ÖRNEK-2 İmza Dr.Önder KABAKÇI Yat.Ted.Kurm.Şube Müdürü

62 İmza Ali DOĞAN Vali a. Vali Yardımcısı ÖRNEK-3 Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı ikinci satıra, imzalayan makamın ünvanı ise üçüncü satıra yazılır.

63 ÖRNEK-4 İmza Abdullah ADEMOĞLU Personel Şube Müdürü İmza Süleyman ÇÜRÜKSU Kültür Müdürü Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda bulunur.

64 Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda ise üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa sıralanırlar. İmza Ali İVELİOĞLU Personel Şube Müdürü İmza Ahmet TAKATUKA İl Kültür Müdürü İmza Mualla NEALA Şef ÖRNEK-4

65

66 Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle “ OLUR ” yazılır. OLUR’u ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanır. İmza için yeterli boşluk bırakıldıktan sonra onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılarak altına da unvanı ortalanır. ONAY

67 İmza Dr.Murat KARAMURAT İlçe Milli Eğitim Müdürü OLUR 01/01/2011 Muhlis BEĞENMEZ Kaymakam

68 ÖRNEK-1 O L U R 11/01/2011 İmza Mualla NEALA Vali a. Vali Yardımcısı

69 Onaylanmak üzere ilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam tarafından teklifi, onaylayacak makam tarafından da onaylanması gerekmektedir. Teklif eden makam ile onay veren makam arasında makam bulunması halinde onay nasıl hazırlanmalıdır?

70 Bu durumda ilk teklif edenin imzasından sonra, dört aralık aşağıya ve kağıdın sol tarafına 12 karakter içeriden başlanılarak, küçük harflerle“ Uygun Görüşle Arz ederim ” yazılır. Altına da onayda yer alan esaslara uygun olarak imza düzenlemesi yapılır. Yine 4 aralık boşluk bırakılarak kağıt ortalanır ve “ ONAY ” bölümü açılır.

71 ÖRNEK-2 Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa; O L U R 13/01/2011 İmza Ahmet ALTIPARMAK Antalya Valisi Uygun görüşle arz ederim 12/01/2011 İmza Nedim KATMEROĞLU Vali Yardımcısı İmza Ahmet TAKATUKA Milli Eğitim Müdürü

72

73 EKLER İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “ EK / EKLER” ifadesinin altına yazılır. EK : Yönetmelik (4 sayfa)

74 ÖRNEK-2 EKLER : 1- Yazı örneği (5 sayfa) 2- Yönetmelik (3 Adet) Ek adedi birden fazla ise

75 Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar uzun olursa liste olarak yazıya iliştirilmelidir. Birden fazla kurumu ilgilendiren yazışmalarda, eklerin bazılarının gönderilmesi / gönderilmemesi şeklinde ibare var ise o kuruluşun hizasına “ek konulmadı ” veya “....sayılı ek konuldu ” ibarelerinin yazılması gerekir.

76 ÖRNEK-3 EKLER : /9 nolu genelge (2 sayfa) 2- Döküman ( 4 sayfa) DAĞITIM:...Kaymakamlığı...İlçe Milli eğitim Müdürlüğü(ek konulmadı)...Müdürlüğü (Ek konulmadı)

77 EKLER : 1-Yazı(3 sayfa) 2-Yönetmelik(8sayfa) 3-Disket(1 Adet)

78

79 PARAF - PARAPHE Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır.

80 Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun da parafı bulunmalıdır. Unvan ve isimlerin alt - alta yazılmalarına dikkat edilmelidir.

81 /01/2011 Memur :E.ŞALLI (Paraf) 12/01/2011 Şef :H.AVŞAR 12/01/2011 Md.Yrd :Dr.C.ARKIN (Paraf) ÖRNEK

82

83 ÖRNEK-1 Eklerden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM” yazılır. EK : Yazı Örneği (2 sayfa) DAĞITIM: 19 Belediye Başkanlığı

84 ÖRNEK- 2 Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır. DAĞITIM: Gereği: Bilgi: …Kaymakamlığı, Antalya Valiliği

85 DAĞITIM : Gereği : Bilgi : Eğitim Şube Müdürlüğü İstatistik Şube Müdürlüğü

86 DAĞITIM: Şube Müdürlükleri Mer.Yat.Ted.Kurm. Halk Sağ.Lab.Md. 19 İlçe Sağ.Grup Başk.

87 KOORDİNASYON Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

88 /03/2005 Mem.:E.ŞALLI (Paraf) 11/03/2005 Şube Md. :Ş.SON (Paraf) ÖRNEK Koordinasyon: 11/03/2005 Şube Md. H.AVŞAR (Paraf) 11/03/2005 Md.Yard. :A.ASYA (Paraf)

89

90 ADRES Sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Ayrıntılı bilgi için görevlinin adı soyadı ve ünvanı da yazılabilir.

91 ÖRNEK Adres : Yeni Mahalle 2422 Sokak Yenimahalle İO Binası Yanı Kepez/ANTALYA Telefon: (0242) Fax.(0242) e-posta: ağ:www.kepezmem.gov.tr Not:Verilecek cevapta yazımızın tarih ve numarasının yazılması.

92

93

94 Gizlilik derecesi, yazının gizlilik durumunu belirten bölümdür.

95 GİZLİ YAZILAR Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. GİZLİLİK DERECELERİ çok gizli gizli özel hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

96

97 Acelelik derecesi zarfın sağ üst köşesine kırmızı mürekkep ile damgalanır.

98 Zarfın ortasına gideceği makam ve adresi posta koduyla birlikte açıkça yazılır.

99 Zarfların sol üst köşelerine gönderen makamların kaşeleri basılır ve yazının sayısı yazılır.

100

101 Gizlilik derecesi çok olan yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konularak zarf yapıştırılır. Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve şeffaf bant ile örtülecek şekilde kapatılır.

102 Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır. Ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır. Ayrıca acelelik derecesi varsa sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır.

103 Bu zarf, aralarında karbon kağıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılır. Üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz. Sadece acelelik derecesi kırmızı damga ile basılır.

104

105 “Çok gizli” GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI Dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

106 İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI Yazıya cevap verilmesi gereken tarih, metin içinde belirtilir. Yazının ivedi ve günlü olduğu sayfanın sağ üst kısmında BÜYÜK harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

107

108 SAYFA NUMARASI Yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde sayfa numarası verilir. 3/5 ÖRNEK

109 ASLINA UYGUNLUK ONAYI Örneğin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” İfadesi ile tarihi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa ;

110 RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ VE ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER

111 KAYIT KAŞESİ Gelen evraklar uygun bir kaşe hazırlanarak kaydedilir. Bu kaşeler evrakın ARKA yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır.

112 ÖRNEK EKLER DOSYA NO BİLGİ GEREĞİ HAVALE SAYI TARİH KAYIT Okulu Müdürlüğü

113 YAZILARIN GÖNDERİLMESİ Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, yazının ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde KIRMIZI renkte belirtilir.

114 ÖRNEK T.C. GİZLİ İVEDİ Kepez Kaymakamlığı İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Posta Kodu:07000 Sayı :5555 İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE ANTALYA GİZLİ

115 Tarih Saat SENEDİ İADE EDENİN: Adı ve Soyadı: Görevi : İmzası : DilEklerKopya No Kopya Adedi Belgenin Konusu (Tarih ve Sayısı) SIRA NO SENEDİ HAZIRLAYANTARİHALANGÖNDEREN ÖRNEK- EVRAK SENEDİ

116

117 Fax’la gönderilen yazılara(mesaj) göre hemen işlem yapılmakla birlikte, söz konusu yazı ancak teyidinin yapılmasından sonra resmi evrak özelliğindedir, Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) beş gün içinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

118

119 BEKİR YÜKSEL-Eğitim Müfettişi119 BELGE BOYUTU Resmi yazışmalarda A4 (210X297 mm) veya A5(210X148 mm) boyutunda kağıt kullanılmalıdır. A4 A5

120 YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU Bilgisayarda yazılan yazılarda “Times New Roman” Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.

121 Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

122

123 NÜSHA SAYISI Resmi yazıların en az (2) iki nüsha olarak düzenlenmesi gerekir.

124 NEDEN F KLAVYE ?

125 STANDART TÜRK KLAVYESİ ( F KLAVYE )’ dir yılında F Klavye Kullanımına başlanılmıştır. Türkçeye en uygun

126 Milli Eğitim Bakanlığının 2003/20 sayılı Genelgeleri doğrultusunda F klavye kullanma mecburiyeti getirilmiştir. Her türlü resmi yazı Standart Türk Klavyesi ( F klavye) kullanılarak yazılmalıdır.

127 F klavye hazırlanırken; kelime ve harf incelenmiştir. Bütün sesli harfler sol elde toplanmış. Sessiz harfler de sağ elle yazılacak şekilde tasarlanmıştır. Çok kullanılan harfler güçlü parmaklara paylaştırılarak yazım kolaylığı sağlanmıştır. Belli bir eğitimden sonra F Klavye ile 10 parmakla bakmadan yazı yazmak mümkündür.

128 Q klavye İngiliz tasarımıdır. Q Klavyede; Türkçede çok kullanılan harfler kenarlarda kalmış ve bunun neticesi yazım zorlaşmıştır. Daktilo ile yapılan hızlı yazı yazma yarışmalarına ülkemiz adına katılanlar F klavye ile birinci olmuşlardır. Bu nedenle; İş yerimize ya da evimize Bilgisayar alırken klavyenin F klavye olmasına dikkat etmeliyiz…

129 Genelde Karşılaşılan Yazışma Hataları Yazılara ilgi tutulmuyor. (İlgili şubeye ulaşıncaya kadar yazının dolaşması zaman kaybına neden oluyor.) Yazılar makam atlanarak gönderiliyor.

130 GENEL OLARAK Şekil yönünden hatalar yapılıyor Türkçe noktalama işaretleri ve imla kurallarına uyulmuyor Metin kısmında devrik yada uzun cümleler ve gereksiz tekrarlar kullanılıyor İlgilerde tarih sıralamasına uyulmuyor Standart dosya planı ve haberleşme kodu doğru yazılmıyor

131 Mehmet YAZICI Şube Müdürü 131 İstatistiki verileri içeren formlar zamanında gönderilmiyor. Aylık çalışmalar hangi şube ile ilgili ise o şubeye ilgi tutulması gerekiyor. Doğum izni ve askerlik izinleri müracaatlarının onay alınmasını gerektirmesi nedeniyle başvuru yazılarının önceden yapılması gerekiyor.

132 Geçici görevlendirmeler ve tayinlerde ayrılış ve başlayışlar düzenli bildirilmiyor. Personel ile ilgili yazışmalarda unvan, sicil numarası ve bayan personelin kızlık soyadları belirtilmiyor.

133 Günlü ve acele yazıların gereği zamanında yapılmıyor.

134 ŞEF VE ŞUBE MÜDÜRLERİNDEN BEKLENTİLER İmzaya gönderilen tüm evrakların getiren görevli tarafından imza kartonuna konularak ilgili müdür yardımcısına verilmesi, Cevaplandırılması gereken tüm yazılara mutlaka ilgi tutulması. Günlü ve acele evrakların ilgili şube görevlilerince takip edilmesi

135 Mehmet YAZICI Şube Müdürü 135 Bundan böyle yazışma kurallarına dikkat edilerek hataların en aza indirilmesi ve zamanla sıfır hata ile çalışılması

136 H.İ.E NEDEN YAPILIR ? 1- Personelin mesleki bilgi ve beceri açığını kapatmak, 2- Hizmetle ilgili uygulamalardaki yanlışları düzeltmek, 3- Hizmette, personel arası uyumu sağlamak, 4- Yenilikleri aktarmak.

137 Teşekkürler Bu Çalışma Antalya İli Kepez İlçe Milli Eğitim Şube Müdürü Mehmet YAZICI’ya aittir.


"30.03.20151 HATAY İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları