Standart Dosya Planı Kurum ve kuruluşların büyük bir bölümünde dosyalama hizmetleri, üzerinde önemle durulması gereken bir işlem olarak görülmemiş; dosyalama.

... konulu sunumlar: "Standart Dosya Planı Kurum ve kuruluşların büyük bir bölümünde dosyalama hizmetleri, üzerinde önemle durulması gereken bir işlem olarak görülmemiş; dosyalama."— Sunum transkripti:

1 Standart Dosya Planı ile Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller

2 Standart Dosya Planı Kurum ve kuruluşların büyük bir bölümünde dosyalama hizmetleri, üzerinde önemle durulması gereken bir işlem olarak görülmemiş; dosyalama işlemlerinde birimler tamamen bağımsız bırakılmıştır. Birimlerin birbirlerinden habersiz dosyalama yapmaları ise, kurum içinde birlikteliği ortadan kaldırdığı gibi bilgi ve belgeye erişimi adeta imkansız hale getirmiştir.

3 ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Amaç Kamu kurum ve kuruluşlarınca kâğıt veya elektronik ortamda oluşturulan ve depolanan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlemek, ihtiyaç halinde bu belgelere etkin bir şekilde erişebilmek, Bu amaç doğrultusunda merkez ve taşra teşkilatlarınca ortak kullanılacak ve tek merkezden yönetilecek bir dosya planı hazırlamak ve yönetmektir.

4 Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile;
Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır.

5 Kurum içi ve kurumlar arası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını kolaylaştıracak ve verimliliği artıracaktır. Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.

6 EVRAK DOSYALAMA VE ARŞİV HİZMETLERİNE DAİR MEVZUAT
Kanun No: Eylül 1988 Yayımlandığı Resmi Gazete: 04/10/1988 Sayı: Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Tarih: 16/05/1988 Yayımlandığı Resmi Gazete: Sayı: Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik /7 sayılı ve 13/8/1991 tarihli Haberleşme kodu uygulaması ile ilgili Başbakanlık Genelgesi Yayımlandığı Resmi Gazete: 02/12/2004 Sayı: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik /03/2005 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanan 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Konulu Başbakanlık Genelgesi

7 KAMU KURUM-KURULUŞLARI KOD SİSTEMİ Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH
A: Alfabetik 1 karakter ″A″ Yasama Organları, ″B″ Yürütme Organları, ″C″ Yargı Organları, “M” Mahalli idareler, “D” Özel Kuruluşlar ve Dernekler. BB: Nümerik 2 karakter T.B.M.M. Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Bakanlıklar, Y.Ö.K., Kamu Kurumu niteliğindeki Meslek Kuruluşları, Yargı Organları, Mahalli İdarelerin bulunduğu il

8 Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH
C: Nümerik 1 karakter ″0″ Merkez, ″1″ Sürekli Kurul, Bağlı Kuruluş, ″2″ İlgili Kuruluş, ″3″ Yurtdışı Teşkilatı, ″4″ Taşra Teşkilatı, ″5″ Sorumlu Kuruluş, “6” İlçe Belediyesi, “7” İlk Kademe Belediyesi, “8” Belde Belediyesi.

9 Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH
DDD: Alfanümerik 3 karakter Bakanlıklarda ve merkez teşkilatlarda, ana hizmet birimlerinin, bağlı ve ilgili kuruluşlarda; kuruluşun, kısa adını gösterir. Kısa ad Kurum-Kuruluş′un adına uygun olmalıdır. Bağlı ve ilgili Kuruluşlarda kısa adlar birbirleriyle çakışmamalıdır. Belediyelerin rumuzları il içinde çakışmamalıdır. E: Nümerik 1 karakter ″0″ Merkez, ″1″ Bölge, ″2″ İşletme/Müessese, ″3″ Yurtdışı Teşkilatı, ″4″ İl, ″5″ Bağlı ortaklık, Bağlı Kuruluş.

10 Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH
FF: Alfanümerik 2 karakter ″E″ = 0 ise, Alt Birim Kodu, ″E″ = 1 ise, Bölge kodu ve numarası, ″E″ = 2 ise, İşletme /müessese kodu, ″E″ = 3 ise, Ülke Kodu, ″E″ = 4 ise, İl Kodu, ″E″ = 5 ise, Bağlı Ortaklık, Bağlı Kuruluş Kodu.

11 Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH
GG: Nümerik 2 karakter ″E″ = 0 ise, İkinci Alt Birim Kodu, (Şube ise″HH″ seviyesinde kodlamak uygun olur.) ″E″ = 1 ise, Bölgenin Alt Birim Kodu, (Şube ise″HH″ seviyesinde kodlamak uygun olur.) ″E″ = 2 ise, İşletme/Müessese’nin Alt Birim Kodu, ″E″ = 3 ise, “Ülke” nin Şehir Kodu, ″E″ = 4 ise, İlçenin Kodu, ″E″ = 5 ise, Bağlı Ortaklık, Bağlı Kuruluşun Altı Birim Kodu. HH: Nümerik 2 karakter Teşkilatın en alt seviyesi.

12 B. 23. 1. OGM. 1. 15. 27. 01- 774- 258 Yasama, Yürütme, Yargı Kodu
Kurum Kodu Kurum Dağılım Kodu Alt Kurum Kodu Evrak Kayıt Numarası Dosya Numarası Ayrıntılı Alt Birim Kodu Alt Birim Kodu Birim Dağılım Kodu Şube Kodu

13 DOĞRU B. 23. 1. OGM. 1. 15. 27. 01- 774- 258 YANLIŞ B. 18. 1. OGM. 09
DOĞRU B OGM YANLIŞ B OGM B OGM Ş B OGM PP B OGM

14 Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Hazırladı.
Resmi Kurumlar Hazırladı. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Hazırladı.

15 ANA KONU GRUPLARI Genel İşler
Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Not : Bütün birimlerce kullanılabilir.

16

17 Ana Hizmet Faaliyetleri
ANA KONU GRUPLARI Ana Hizmet Faaliyetleri Kurumların teşkilat kanunlarında “Ana Hizmet Birimi” olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetler ile ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Not : Hizmeti Gerçekleştiren birimce kullanılır.

18

19 Danışma Denetimle ilgili Faaliyetler
ANA KONU GRUPLARI Danışma Denetimle ilgili Faaliyetler Araştırma ve Planlama işleri, Basın ve Halkla İlişkiler, Hukuk İşleri, Teftiş ve Denetim İşleri sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Not : Bütün birimlerce kullanılabilir.

20

21 Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler
ANA KONU GRUPLARI Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler Bilgi-İşlem, Dış İlişkiler ve AB Konuları, Emlak ve Yapım, Eğitim, İdari ve Sosyal İşler, Tanıtım ve Yayın İşleri, Mali İşler, Özel Kalem ve Protokol İşleri, Personel İşleri, Satın alma ve Satış İşleri, Topyekün savunma Sivil Hizmetleri sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Not : Bütün birimlerce kullanılabilir.

22

23 STANDART DOSYA PLANI ÜÇ BÖLÜMDÜR
ile sayısal aralığında ele alınan bölümler, yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmıştır. sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurumların Strateji Geliştirme Birimleri ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müştereken hazırlanmıştır.

24 Silvikültür işleri Orman Koruma ve Yangınla Mücadele İşleri Kadastro ve Mülkiyet İşleri İşletme ve Pazarlama İşleri Planlama İşleri

25 BİRİM KODLARI İhtiyaç duyulan tüm birim kodlarına DEVLET TEŞKİLATI VERİ TABANI kullanılarak ulaşılabilir.

26 MERKEZ BİRİMLER B231OGM ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM ORMAN YANGINLARIYLA MÜCADELE DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM KADASTRO VE MÜLKİYET DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM ORMAN İDARESİ VE PLANLAMA DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM İŞLETME VE PAZARLAMA DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM SİLVİKÜLTÜR DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM İNŞAAT VE İKMAL DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM AĞAÇLANDIRMA DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM ORMAN VE KÖY İLİŞKİLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI (ORKÖY) B231OGM ODUN DIŞI ÜRÜN VE HİZMETLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM FİDANLIK VE TOHUM İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM ORMAN ZARARLILARIYLA MÜCADELE DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM TOPRAK MUHAFAZA VE HAVZA ISLAHI DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM İZİN VE İRTİFAK DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM TEFTİŞ KURULU BAŞKANLIĞI B231OGM HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ B231OGM BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM İÇ DENETİM BAŞKANLIĞI B231OGM STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM PERSONEL DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM DIŞ İLİŞKİLER, EĞİTİM VE ARAŞTIRMA DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI B231OGM BİLGİ SİSTEMLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI TAŞRA TEŞKİLATI B231OGM BÖLGE MÜDÜRLÜKLERİ B231OGM DOĞRUDAN MERKEZE BAĞLI BİRİMLER

27 B231OGM1150100-ORMAN İDARESİ PLANLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
B231OGM KADASTRO VE MÜLKİYET ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM İŞLETME VE PAZARLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM SİLVİKÜLTÜR ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM ORMAN ZARARLILARIYLA MÜCADELE ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM MAKİNE VE İKMAL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM İZİN VE İRTİFAK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM AĞAÇLANDIRMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM ORMAN VE KÖY İLİŞKİLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM ORMAN YANGINLARIYLA MÜCADELE ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM ODUN DIŞI ÜRÜN VE HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM BİLGİ TEKNOLOJİLERİ VE İLETİŞİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM GİRESUN ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM ORDU ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM ŞEBİNKARAHİSAR ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM TİREBOLU ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM ÜNYE ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM AKKUŞ ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM ESPİYE ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM DERELİ ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM MESUDİYE ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM KOYULHİSAR ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM ORDU ORMAN FİDANLIK MÜDÜRLÜĞÜ B231OGM GİRESUN ETÜT PROJE BAŞMÜHENDİSLİĞİ B231OGM GİRESUN ODUN DIŞI ÜRÜNLER BAŞMÜHENDİSLİĞİ B231OGM NO'LU ORMAN KADASTRO BAMÜHENDİSLİĞİ B231OGM NO'LU ORMAN KADASTRO BAŞMÜHENDİSLİĞİ B231OGM NO'LU ORMAN KADASTRO BAŞMÜHENDİSLİĞİ B231OGM NO'LU ORMAN KADASTRO BAŞMÜHENDİSLİĞİ B231OGM NO'LU ORMAN KADASTRO BAŞMÜHENDİSLİĞİ B231OGM NO'LU ORMAN KADASTRO BAŞMÜHENDİSLİĞİ ŞUBE MÜDÜRLÜKLERİ :

28 BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNDEN DİREKT OLARAK YAZILAN YAZILARDA :
B.23.1.OGM kodundan sonra, Kodunu kullanacaktır. İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜNDEN YAZILAN YAZILARDA : B.23.1.OGM kodundan sonra, İşletme Müdürlüğü, İşletme Şefliği kodu yazılacaktır

29 20 00 GİRESUN ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ 01 GİRESUN ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 02 KEMERKÖPRÜ ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 03 KEŞAP ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 04 KULAKKAYA ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 05 AMBARDAĞI ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 06 BİCİK ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 07 BULANCAK ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 08 PAŞAKONAĞI ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 18 BULANCAK AĞAÇLANDIRMA VE TOPRAK MUHAFAZA ŞEFLİĞİ 19 GİRESUN AĞAÇLANDIRMA VE TOPRAK MUHAFAZA ŞEFLİĞİ 22 ELEKTRONİK HABERLEŞME VE ATÖLYE ŞEFLİĞİ 24 KADASTRO VE MÜLKİYET ŞEFLİĞİ 28 BİLGİ VE İLETİŞİM TEKNOLOJİLERİ ŞEFLİĞİ

30 21 00 ORDU ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ 01 ÇAMBAŞI ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 02 GÖLKÖY ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 03 ORDU ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 04 PERŞEMBE ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 05 ULUBEY ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 06 DİBEKTAŞI ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 07 GÜRGENTEPE ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 19 ORDU AĞAÇLANDIRMA VE TORAK MUHAFAZA ŞEFLİĞİ 24 KADASTRO VE MÜLKİYET ŞEFLİĞİ

31 22 00 ŞEBİNKARAHİSAR ORMAN İŞLT. MÜDÜRLÜĞÜ 01 ALUCRA ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 02 ŞEBİNKARAHİSAR ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 03 ÜÇKÖPRÜ ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 19 Ş.KARAHİSAR AĞAÇLANDIRMA VE TOPRAK MUHAFAZA ŞEFLİĞİ

32 23 00 TİREBOLU ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ 01 AKILBABA ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 03 GÖRELE ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 04 HARŞİT ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 05 TİREBOLU ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 19 TİREBOLU AĞAÇLANDIRMA VE TOPRAK MUHAFAZA ŞEFLİĞİ

33 24 00 ÜNYE ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ 01 FATSA ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 02 KORGAN ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 03 KUMRU ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 04 ÜNYE ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 05 AYBASTI ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 19 ÜNYE AĞAÇLANDIRMA VE TOPRAK MUHAFAZA ŞEFLİĞİ

34 25 00 AKKUŞ ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ 01 AKKUŞ ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 02 DÜZDAĞ ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 03 GÖLLÜCE ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 04 SALMAN ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ

35 26 00 ESPİYE ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ 01 EKİNDERE ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 02 ESENLİ ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 03 TOHUMLUK ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 04 KARADUĞA ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 05 YAĞLIDERE ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 06 ESPİYE ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ

36 27 00 DERELİ ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ 01 DERELİ ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 02 İKİSU ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 03 KÜMBET ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ

37 28 00 MESUDİYE ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ 01 ARPAALAN ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 02 MESUDİYE ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 03 SARIÇİÇEK ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 04 TOPÇAM ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 05 MELET ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 19 MESUDİYE AĞAÇLANDIRMA VE TOPRAK MUHAFAZA ŞEFLİĞİ

38 29 00 KOYULHİSAR ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ 01 IĞDIRDAĞI ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞ 02 KARAÇAM ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 03 SİSORTA ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 04 SUŞEHRİ ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 05 TATAR ORMAN İŞLETME ŞEFLİĞİ 19 KOYULHİSAR AĞAÇLANDIRMA VE TOPRAK MUHAFAZA ŞEFLİĞİ

39 STANDART DOSYA PLANI 2 BÖLÜMDEN OLUŞMAKTADIR.
A- ) 1.Cİ BÖLÜM ORTAK ALANLARDIR. (00-100) VE ( ) ALANLARI. BU ALANLARDA BELİRTİLEN KODLAR ÜLKEMİZDE HER RESMİ KURUM TARAFINDAN KULLANILMASI ZORUNLU KODLARDIR. ÖRNEĞİN; BİR KURUM YILLIK İZİN İÇİN YAZI YAZACAKSA, DEĞİŞMİYECEK KODUNUN ARDINDAN KODUNU KULLANACAK VE SONRASINDA KODLAMAYI EVRAK NO VEREREK BİTİRECEKTİR. BURADA, 903 =PERSONEL ÖZLÜK İŞLERİ, 05 =İZİN İŞLERİ, 01 =YILLIK İZNİ İFADE ETMEKTEDİR. ÖRNEĞİN DERELİ İŞLETME ŞEFİ YILLIK İZİN İÇİN YAZI YAZACAKSA: B.23.1.OGM /544 kodlaması yapacaktır. Burada 544 işletme şefliğinin evrak no’sudur.

40 B- ) 2.Cİ BÖLÜM KURUMLARA AYRILAN ALANLARDIR.
( ) ALANLARI. BU ALANLARDA BELİRTİLEN KODLAR ÜLKEMİZDE HER RESMİ KURUM TARAFINDAN KENDİ YAZIŞMALARI İÇİN BELİRLEDİĞİ VE DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE BİLDİRİLMİŞ KODLARDIR. BU KODLAR HER NEKADAR KURUMUN KENDİSİNE AİT SEDE BU KODLARDA DEĞİŞMEYECEKTİR. ÖRNEĞİN DERELİ İŞLETME ŞEFİ PLAN DEĞİŞİKLİĞİ İÇİN YAZI YAZACAKSA B.23.1.OGM /544 kodlaması yapacaktır. BURADA, 105 =AMENAJMAN PLANLARI, 05 =DEĞİŞİKLİĞİ İFADE ETMEKTEDİR.

41 ŞUBE MÜDÜRLÜKLERİ İLE İLGİLİ ANLAŞILMAYAN YADA KODLAMADA BULUNAMAYAN KONULAR İLE İLGİLİ OLARAK İLGİLİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İLE GÖRÜŞÜLÜP KULLANILACAK KODLAMA İÇİN BİRLİKTELİK SAĞLANACAKTIR. ÖRNEĞİN STANDART DOSYA PLANINDA OHER İÇİN KODLAMA YOKTUR.BU NEDENLE KODU KULLANILACAKTIR. ÖRNEĞİN DERELİ İŞLETME ŞEFİ OHER İÇİN YAZI YAZACAKSA B.23.1.OGM /544 kodlaması yapacaktır. BURADA, 105 =AMENAJMAN PLANLARI, 99 =DİĞER İFADE ETMEKTEDİR.

42 Planda ele alınan faaliyetler altında
1 adet Ana Konu 3 adet Alt konu mevcuttur.

43 STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI

44 Yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi halinde bu belgeler için sadece ana konu adı altında dosya açılacaktır.

45 Yıl içerisinde herhangi bir faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılacaktır.

46 Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb
Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla “s” kısaltması kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir. Örnek-1: Kararlar için; S 54/351 (54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı) S (35 numaralı Satınalma Komisyon Kararı) Örnek-2: Dava dosyaları için; S 2004/ (2004/13 sayılı idari dava dosyası) S 2003/ (2003/115 sayılı icra dava dosyası)

47 Dosya planında “Diğer” (99) adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenerek, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecektir. Bu tür dosyalar tanımlandığı konu grubunun alt konularından her hangi birini ilgilendirmeyen yazıların dosyalanması amacıyla kullanılmalıdır.

48 STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Ana Hizmet, Yardımcı Hizmet, Danışma ve Denetim faaliyetleri’ ne ait alanlar sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemektedir. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabilecektir.

49 STANDART DOSYA PLANININ UYGULANMASI
Hazırlanan yazının dosya numarası tespit edilirken; Nerede dosyalanması gerektiği düşüncesiyle hareket ederek dosya numarası verilmelidir. Dosya numaraları verilirken kurum içinden veya kurum dışından gelen yazıların dosya numaraları belirleyici olmamalıdır.

50 Her faaliyet grubunun (Ana Konu altında) son dosyası konumunda bulunan ve sonu “9” rakamı ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış “Diğer” adlı dosyalar faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılacaktır.

51 Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1
Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt konularının sonunda yer alan “99 Diğer” kodu kendinden önceki alt konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanmasında kullanılacaktır.

52 2. ve 3. alt konularda “99 Diğer” adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu konular altında da ihtiyaç halinde “99 Diğer” adıyla dosya açılabilecektir.

53 Dosya numarasında belirtilmesi gereken EK-1 veya EK-2 de yer alan kısaltmalar dosya numarasına “/” işaretinin ardından yazılacaktır. Örnek : /69 (Talep ve şikayetler Bayburt) Örnek : /DE (Ülkelerle İşbirliği Almanya) EK-1

54 Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar yapılabilecektir
Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar yapılabilecektir. Bu durumda, aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla özel kod “[]” parantez içinde yazılabilecektir. Örnek : [C-46] Sicil numaralı Serhat ERSÖZ’ ün yurt içi görevlendirilmesi EK-2

55 Ana hizmet birimlerinin numaralandırıldığı sayısal aralığında ise, dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek, bu birimlerce, -Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin numaralandırıldığı ile sayısal aralığında ise, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir. Dosya planları için öngörülen değişiklikler yıl sonunda yapılacaktır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan “Ortak Alanlar” ( / ) ve web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir.

56 STANDART DOSYA PLANINA GÖRE
DOSYALAMA

57 Dosya, o dosya numarasını taşıyan yazı gönderildiği veya geldiğinde açılacaktır.

58 Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. “Genel” adı ile açılan dosyada bulunan alt ve tali konulardaki belgelerin ayırımını sağlamak amacıyla “yarım kapak dosya” veya “ayraç” kullanımı belgenin düzeni ve erişimi açısından olumlu sonuç verecektir.

59 Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “İşlemdeki Yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilecek, işlemin tamamlanması halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulacaktır.

60 Saklama Kodlarının açılımı ;
A: Devlet arşivlerine gönderilir. A1: Örnek Yıllar Gönderilir. A2: Örnek seçilenler gönderilir. A3: Özellikli olanlar DAGM’ ne gönderilir. B: Kurumunda saklanır. C: Ayıklama imha komisyonunca değerlendirilir. D: Devlet arşivlerine gönderilir.

61

62 Aynı konuya ait belgelerin yoğunluğu dikkate alınarak alt konulara göre dosyalanması gerektiği durumlarda coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayrımlar yapılarak ayrı dosyalar açılabilecektir.

63

64 Yoğunluğu az olan farklı dosyalar bir dosyada toplanabilir
Yoğunluğu az olan farklı dosyalar bir dosyada toplanabilir. Her dosya grubu ayraçla ayrılmalıdır.

65 Açılacak dosya üzerindeki etiketleme Standart Dosya Planına uygun olarak yapılır.

66 Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik

67 Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.
Yazılar, kâğıdın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak yazılır. Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

68 ORMAN VE SU İŞLERİ BAKANLIĞI
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise bir üst birimin ve kendi biriminin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. T.C. ORMAN VE SU İŞLERİ BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü

69 ORMAN VE SU İŞLERİ BAKANLIĞI
T.C. ORMAN VE SU İŞLERİ BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Giresun Orman Bölge Müdürlüğü T.C. ORMAN VE SU İŞLERİ BAKANLIĞI Giresun Orman Bölge Müdürlüğü Dereli Orman İşletme Müdürlüğü T.C. ORMAN VE SU İŞLERİ BAKANLIĞI Dereli Orman İşletme Müdürlüğü Dereli Orman İşletme Şefliği

70 Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır.

71 Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

72 Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

73 Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır (Örnek: 3).

74

75 İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satın geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır. İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.

76 İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir (Örnek: 4).

77 Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta ( ), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır. Bazı bilgisayarlarda bu ters olarak uygulanmaktadır. Bilgisayarınızda bu ayarlar düzeltilmelidir. Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.

78 GİRESUN ORMAN BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
Evrak havale, kayıt işlemleri üst yazı ortasından dikine katlanarak arkasına ve örnekteki kaşe uygulanarak yapılır. Gelen evrak, Örnekte yer alan kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları Örnekte yer alan kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir. GİRESUN ORMAN BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ KAYIT TARİH SAYI HAVALE GEREĞİ BİLGİ DOSYA NO EKLER

79 Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri yönergesi "ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir. Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır.

80

81 Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR "un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır (Örnek: 7-A). Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır (Örnek: 7-B).

82

83

84 Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır (Örnek: 8).

85 EKLER: 1- Yazı örneği (….. Sayfa) 2- Yönetmelik (….. Sayfa) 1- Rapor (….. Sayfa) 2- CD (….. Adet) DAĞITIM: GEREĞİ İÇİN: BİLGİ İÇİN: 7 İşletme Müdürlüğüne Kahraman TEMUR Bölge Md.Yrd. Koruma Şube Müdürlüğüne (Ek-1 konulmadı) İdari Mali İşler Şube Müdürlüğüne (Ek konulmadı)

86 Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır. Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. …./09/ Daire Bşk : Y.ERDOĞAN (Paraf) …./09/ Gn.Md.Yrd. : İ.ÜZMEZ (Paraf) …./09/ Gn. Md : M.KURTULMUŞLU (Paraf) …./09/ Müst.Yrd : M.KÜÇÜK (Paraf) …./09/ Müsteşar : H.Z.SARIKAYA (Paraf) Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Ayrıntılı Bilgi için irtibat:A.T.ARSLAN Şube Müdürü OGM Tesisleri 1 Nolu Bina 1. Kat Gazi/ ANKARA Telefon:(0312) Faks:(0312)

87 Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır. Kuşluhan Mah. Orduluoğlu sok. No: DERELİ Ayrıntılar İçin İrtibat: Kasım YILMAZ Telefon: (0454) Fax: (0454) Personel Şefi E-posta:

88 GİZLİ YAZILAR Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde belirlenir .

89 İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR İLE TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının İVEDİ ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

90 ASLINA UYGUNLUK ONAYI Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

91 E-MAİL ADRESLERİNİN KONTROLÜ
TÜM BİRİMLER, SABAH İLK GELDİKLERİNDE OGM RESMİ İNTERNET SAYFASINI , RESMİ E-MAİL ADRESLERİNİ KONTROL ETMELERİ VE BUNU GÜNLÜK ÜÇ DEFA YAPMALARI İŞLERİN DAHA HIZLI OLMASINI SAĞLAYACAKTIR...

92 Standart Dosya Planı İle Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller hakkında yönetmelik ve sunu , İŞLETME VE ŞUBE MÜDÜRLÜKLERİNCE KULLANILACAK KODLARI BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜMÜZÜN WEB SAYFASINDAN ( İNDİREBİLİRSİNİZ

93

94 GİRESUN ORMAN BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
DERELİ ORMAN İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ Sunumda emeği geçen Sayın Bölge Müdürümüz Ali KAYA‘ya ve İşletme Müdürümüz Serhat ERSÖZ ‘e Teşekkür ederiz Semra GÜN Memur Sinem YAŞAROĞLU Orman Muh.Memuru