RESMİ YAZIŞMA KURALLARI, (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)

... konulu sunumlar: "RESMİ YAZIŞMA KURALLARI, (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)"— Sunum transkripti:

1 RESMİ YAZIŞMA KURALLARI, (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)
EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Ceyhun MAZLUM

2 RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USÜL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, (Madde-1) Kapsam, (Madde-1) Dayanak, (Madde-2) Tanımlar (Madde-3)

3 AMAÇ ve KAPSAM (Madde-1)
Yönetmenliğin Amacı: El yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinde hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Bütün Kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

4 Dayanak (Madde-2) Bu Yönetmelik 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü hakkında Kanunun 2. ve 33. maddeleri hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 23/12/2014 tarihinde Bakanlar Kurulu Kararı ile tekrar düzenlenip 02/02/2015 tarihinde resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.

5 Tanımlar (Madde-3) EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)
Kurumların her türlü idaresel faaliyetlerini yürütmek amacıyla ve yürütülen görevlerin delili olabilecek üstleri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemin genel adı…

6 Elektronik İmza: Elektronik Veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi, Elektronik Onay : Güvenli e-imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını, gösterir.

7 Elektronik Ortam EBYS veya kurumsal kayıt belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veya dokümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarını ortaya koyar.

8 Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı
15/01/2004 ve 5070 Elektronik imza kanununa uygun şekilde elektronik sertifika , zaman damgası ve elektronik imzalarla ilgili hizmetleri sağlayan idareler, gerçek veya özel hukuk tüzel kişilerini gösterir.

9 Güvenli Elektronik İmza
İmza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan e-imzayı,

10 İmza Sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan e-imza için bu belgeyi kullanan kişi,
Zaman Damgası: Üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı, kaydedildiği, zamanları tespitini yapılması için zaman kaydını ifade eder.

11 İKİNCİ BÖLÜM Belge Özellikleri (Nüsha Sayısı) - (Madde-4) Nüsha Sayısı : 2 tane olması gerekli (Biri Paraflı) EBYS ‘de tek evrak gitmesi yeterli Belgenin Şekli (Madde-5) Belgelerin A4 (210*297mm) boyutta olmalı Ekler Farklı form ve boyutta hazırlanabilir. Üst Yazıda kağıdın ön yüzü kullanılmalı Ekler de ise kağıdın iki yüzü de kullanılır.

12 Yazı Tipi ve Harf Büyüklüğü(Madde-6)
Times New Roman Punto Arial Punto esastır. Gerekli hallerde Punto düşebilir. İletişim Bilgileri ise Punto düşebilir. Farklı form, format ve analiz raporlarında metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.

13 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yazı Alanı (Madde-7) Başlık (Madde-8) Sayı (Madde-9)
Tarih (Madde-10) Konu (Madde-11) Muhatap (Madde-12) İlgi (Madde-13) Metin (Madde-14) İmza (Madde-15) Ek (Madde-16) Dağıtım (Madde-17) Olur (Madde-18) Paraf (Madde-19) Koordinasyon (Madde-20) İletişim Bilgileri (Madde-21) Gizlilik Dereceli Belgeler (Madde-22) Süreli Yazışmalar (Madde-23) Sayfa Numarası (Madde-24) Üst veri Elemanları (Madde-25)

14 Yazı Alanı (Madde-7) : Belgenin yazı alanı sağ, sol, alt, üst kenarlarından 2.5 cm boşluk bırakılır,
Başlık (Madde-8) : Kurumun Antenti ile adının belirtildiği yerdir. - İlk Satır T.C. - İkinci Satır *İdarenin Adı Büyük Harflerle - Üçüncü Satır *Şubenin Adı İlk Harfleri Büyük sonrası küçük harflerle - Dördüncü Satır *Birimin Adı İlk Harfleri Büyük sonrası küçük harflerle

15

16 2- DETSİS SAYI, İDARİ BİRİM KODU ve STANDART DOSYA PLANI KODU (Madde-8)
Sayı: İdari birim kimlik kodu –Standart Dosya Planı /Evrak No -Barkod No Sayı: / E.00061 İdari Birim Kimlik Kodu (DETSİS) Barkod No (Yeni) Standart Dosya Planı Evrak No Not: İdari Birim Kimlik Kodlarına bu adresten ulaşabilirsiniz: 2- Dosya Numarası:

17 Tarih (Madde-10) : Sayı ile aynı satırda en sağda
Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasında ki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınır. Sayı: / …/…/20..

18 Cümlelerin ilk harfleri büyük sonrası küçük olmak üzere sonuna noktalama işareti koyulmaz.
- Konu altı boş kalmalı Seçilen konu metin içeriğiyle alakalı olmalı ve EBYS üzerinden aratılırken sorun yaşanmasına engel olunmalıdır. Konu (Madde-11) :

19 Muhatap (Madde-12) : *Konu bitiminde 2 ile 4 satır boşluk bırakılarak yazılır.

20 İlgi (Madde-13) : Muhataptan sonra 2 satır boş bırakılmalı
Konu ile ilgi de bulunan (:) alt alta olmalı İlgi tutulan belgeyi gönderen, tarihi ve sayısı, İçerik metninde gönderen yer belirtilir. Kişisel Dilekçe ise kişinin adı belirtilir. İlgi: a) 30/09/2004 tarihli ve sayılı yazı, b) 13/04/2011 tarihli ve sayılı yazı, c) Aydın Valiliği Halk Sağlığı Müdürlüğünün 02/05/2013 tarihli ve sayılı yazısı.

21 Metin (Madde-14) : İlgi ile İmza arasındaki kısımdır.
İlgiden sonra 1 satır Muhatap ile 2 satır olmalı Noktalama işaretleri kendinden önceki harfe bitişik olmalı Paragraf 1.25 cm içerinden başlamalı ve iki yana hizala yapılmalı Kısaltma kullanılacaksa ilk açık hali sonra kısaltma parantez içinde yazılmalı

22 ÇÜNKÜ RESMİ YAZI; KURUMUN KALİTESİNİ YANSITIR.
İhtiyaç halinde birden çok ise harf,rakam verilir. Belge, TDK hazırlanan Yazım Kılavuzu, Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılmalıdır. ÇÜNKÜ RESMİ YAZI; KURUMUN KALİTESİNİ YANSITIR. Gerçek kişilere muhatap yazışmalarında “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.”, “Bilgilerinize sunulur.” ibareleri yazılabilir.

23 alt makama yazılan yazılar “rica ederim.”
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “arz ederim.”, üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “arz ve rica ederim.” biçiminde bitirilir.

24 İMZA (Madde-15) Adı SOYADI Unvanı
Metnin bitiminden 2 ile 4 satır altına *Adı ile unvan ilk harfi büyük, *Soyad ise hepsi büyük olacak şekilde, *adı soyadı ve altına unvanı şeklinde imza cümlesi sağ köşeye yazılır. 2 satırdan oluşmalıdır. Adı SOYADI Unvanı

25 İMZA (Madde-15) Yetki Devri : olan kişi Belgeyi imzalarken devreden makamı gösteren; Başbakan a. , Bakan a. , Müdür a. İmza cümlesinde Ad Soyad ve unvan arasında 2.satırda yazılır. İç yazışmalarda yetki devri kullanılmaz. Vekaleten : imzalanırken ise; Müsteşar V. , Vali V. , Rektör V. İmza cümlesi yetki devrinde ki gibi yazılır.

26 İMZA İmza İmza Adı SOYADI Müdür Adı SOYADI Genel Müdür V. Adı SOYADI
Bakan a. Müsteşar Yardımcısı İmza Adı SOYADI Vali a. Vali Yardımcısı İmza Adı SOYADI Başbakan V.

27 En üst unvan sahibi sağ tarafta yer alır.
Belgenin 2 Yetkili tarafından imzalanması Durumu En üst unvan sahibi sağ tarafta yer alır. Belgenin 2 den fazla Yetkili tarafından imzalanması Durumu: En üst makam sahibi solda olmak üzere soldan sağa doğru sıralanır. İmza İmza Adı SOYADI Adı SOYADI Daire Başkanı Genel Müdür İmza İmza İmza Adı SOYADI Adı SOYADI Adı SOYADI Müsteşar Yardımcısı Genel Müdür Daire Başkanı

28 Evrakların Paraflarında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Aslı gidecek olan evrakların idarenin inisiyatiflerine göre ilk ve son sayfası olmak üzere yada tüm sayfaları yazı metnini engellemeyecek şekilde paraflatılması gerekmektedir. Gerekli görüldüğü takdirse ise kurumun mührü ile de mühürlenmelidir. Aslı gibidir yapılabilir.

29 Ek (Madde-16) : İmzadan sonra sola uygun yere eklenir.
Birden fazlaysa parantezle sayı belirtilir. Farklı ekler eklenirse alt alta numara verilir. Eğer üst yazı alanına sığmıyorsa EK LİSTESİ yapılıp üst yazıya eklenir. Belge ekleri muhataba gönderilmediği durumda ; “Ek Konulmadı” ya da “Ek-…. “ ibareleri eklenir.

30

31 Dağıtım (Madde-17) : Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi;
Varsa ek kısmı ondan sonra Dağıtım adı altında üst yazıya eklenir. Gereği’ nin yapılmasını istenenlere Gereği kısmı; Bilgisinin olmasını istenenlere ise Bilgi kısmı; Gereği Dağıtımın altına, Bilgi ise Gereğiyle aynı satırda sayfa ortalanarak işlem yapılır. Dağıtım sığmazsa eğer Dağıtım Listesi yapılır.

32 DAĞITIM: Gereği: Bilgi: Kamu Hastaneleri Kurumuna Müsteşarlık Makamına
Halk Sağlığı Kurumuna

33 Olur (Madde-18) : Makam oluru alınacak belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir, oluru alınan makamca ıslak imza yada e-imza ile imzalanır. - Birim Sorumlusu yazının sağına; - Olur veren makam ise yazının ortasına; Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar var ise sırasıyla “Uygun görüşle arz ederim.” olura katılırlar. -Eklenen ara makamlar ise yazının soluna;

34 Dr. ………………. Genel Müdür O L U R Prof. Dr………………. Bakan a. Müsteşar
(İmza) Dr. ………………. Genel Müdür Uygun görüşle arz ederim. …/…/ 20.. Dr. ……………….. Müsteşar Yardımcısı O L U R Prof. Dr………………. Bakan a. Müsteşar

35

36 Paraf (Madde-19) Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kağıda işlenmesini sağlar. Sayfanın sonunda sol tarafta yer alır; Tarih, unvan ad soyad belirtilir. (Fiziki) EBYS üzerinden atılan paraflar ise sistemce akış hiyerarşisine sokulduğundan sayfa sonuna eklenmez. Sistemce (log) kayda alınır. Parafa ihtiyaç duyulmayan durumlarda e-imza ile yerine onay alınabilir.

37 …/…/…. Uzman : ……………...(Paraf)
…/…/…. D.Bşk : ……………..(Paraf) …/…/…. Gn. Md :……………..(Paraf) …/…/…. Müst. Yrd. : ……………..(Paraf) …/…/…. Müsteşar :………………(Paraf)

38 Koordinasyon (Madde-20)
Kurum içinde birden fazla birimin işbirliği ile hazırladığı belgelerdir. Hazırlayanın paraf ile sonra “koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dahil olanlar aynı formatta alt kısma eklenir.

39

40 İletişim Bilgileri (Madde-21) :
Belgeyi gönderen idarenin adresi, * posta kodu, * telefon ve faks numarası, * e-posta adresi, internet adresi, Taslağı hazırlayan kişinin * Adı soyadı unvanı, * Telefon numarası(dahili) Yazı Karakteri: Times New Roman, Arial 8 Punto

41 Gizlilik Dereceli Belgeler (Madde-22)
hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması Gizli ibaresi olan ve önem arz eden belgedir. Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

42 Süreli Yazışmalar (Madde-23)
“ACELE” ibaresi taşıyan belgelerdir, ve derhal işlem yapılmalıdır. “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgelerdir, istenilen sürede cevap verilmelidir. Her iki şekilde olan yazılarda ibareler sağ üst köşede kırmızı yazıyla belirtilir. EBYS ortamında ise belge üst verisinde belirtilir.

43 Sayfa Numarası (Madde-24)
Birden fazla tutan belgelere verilir. Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

44 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Belgenin Çoğaltılması (Madde-26)
Belgenin Fiziksel Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-27) Belgenin Elektronik Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-28)

45 Belgenin Çoğaltılması (Madde-26)
“ASLI GİBİDİR” ibaresi konarak kurumca yetkilendirilmiş kişi tarafından bilgileri açıkça belirtilip paraflanan tüm belgeler aslı gibi işlem görebilir. EBYS üzerinden çıkarılan evraklarda ise “ BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR.” Tarih ve sayı bilgisi EBYS yardımıyla evrak üzerine yazdırılır.

46 Üst veri ile çıktı arasında ilişkilendirme yapılır.
Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça; çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza (ıslak imza) ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.

47 Belgenin Fiziksel Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-27)
Zarfın sol üst köşesine; * Gönderen kurumun adresi ve belge tarihi Zarfın ortasına; * Muhatabın adı ve adres bilgisi Zarfın sağ üst köşesine; * Acil ve Günlü olan Evraklar kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir.

48 Belgenin Fiziksel Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-27)
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

49

50 *Alınması Durumu: Kuruma fiziksel ortamda gelen belge sorumlu tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ve belge üst verileri kaydedilir. Kurumlar belgeye vuracakları kaşenin şartları belirtilmiş olup belgenin ilk sayfasının her iki yüzüne de vurulması gerekmektedir.

51 *Alınması Durumu: EBYS gelen evrakta gerek görülürse çıktısı kayıt altına alınır. “KİŞİYE ÖZEL” gelen belgeler ilgili kişi tarafından açılabilir. Kuruma verilen dilekçelerde “arz ederim.” ve “rica ederim.” olmasa bile dilekçe kabulüne engel değildir.

52 ÇOK GİZLİ" GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

53 Belgenin Elektronik Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-28)
e-imza ile imzalanmış belge elektronik ortamda muhataplarına gönderilir. Elektronik ortamda gönderilemeyen belgeler çıktı alınıp, Kayıt altına alınarakta veri depolama birimlerince muhataplarına gönderilebilir.

54 Belgenin Elektronik Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-28)
E-Yazışma Teknik Rehberi’ ne uygun şekilde; yazışmaların yapılması ve hazırlanması gerekmektedir. İdare, başka bir idareden kendisine resmi yazışma kapsamında gönderilen e-yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış evrağı reddetme hakkına sahiptir.

55 Belgenin Elektronik Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-28)
Güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işleminde mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Reddedilen Belge sebepleriyle beraber 2. iş günü sonuna kadar bildirmesi gerekmektedir.

56 Belgenin Elektronik Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-28)
İdareler gönderim işleminde şifreleme tekniğini de kullanabilirler. (DETSİS) Şifreli gönderilen belge idareler arasında iletişimde iken şifreli belgeyi alan idare, belgeyi şifresiyle beraber kayıt altına alıp iş günü sonuna kadar açıklamalarıyla beraber iade etmezse, belgeyi almış şifresiyle açmış ve içeriğine erişmiş kabul edilir.

57 BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler
Belgenin İade Edilmesi (Madde-29) Görüş, bilgi ve taleplerinde süre (Madde-30) Tekit Yazısı (Madde-31) Uygun Yazılmayan Belgeler (Madde-32) Düzenleme Yetkisi (Madde-33) Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat, Atıflar(Madde-34) Elektronik Altyapının Kurulması Sayı Sisteminin Uyumlaştırılması Yürürlük Yürütme

58 Belgenin İade Edilmesi (Madde-29)
Belge fiziksel halde muhatap belli olmadığı halde idareye gönderilip asıl muhatabına ulaşmıyorsa belge idarece gönderilen yere iade edilir. Gönderilen kişi açıkça belirtilmişse aslı muhatap kişiye örneği ise kayıt altına alınır.

59 Belgenin İade Edilmesi (Madde-29)
Elektronik ortamda ise gönderilen belge muhatap yok ise bulunmadığı belirtilip belge ile ilgili tanımlayıcı bilgiler verilerek gönderen iade edilir. Sistemce (elektronik ortam) kayıt altına alınır.

60 Görüş, Bilgi ve Belge Taleplerinde Süre (Madde-30)
İdare içi, dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. *Fiziki ortamda Genel Evrak kayıtlarına girdiği, *EBYS üzerinde gelen ise e-sisteme girdiği,

61 Görüş, Bilgi ve Belge Taleplerinde Süre (Madde-30)
İlgili mevzuatta ki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla süre belirtilmeyenler geldiği tarihten itibaren en geç 5 iş gününde, Bilgi ve görüş taleplerini ise süre belirtilmiyorsa en geç 15 iş günüde,

62 Tekit Yazısı : Gerekli sürede cevap verilmezse tekit yazısı yazılabilir.

63

64 Elektronik Altyapının Kurulması
Bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren daha önce kurulan EBYS’ ler bir yıl Bu yönetmelik Hükümlerine uyumlu hale getirilir. 28. madde 8. ve 9. fıkralarında belirtilen belgenin gönderilmesi ve alınması için yetki verilen üçüncü taraflara 6 ay içinde verilmesi gerekmektedir. Genel olarak yönetmeliğin 1 yıl içinde uyumlu hale getirilmesi gerekmektedir.

65 Geçmişten Bugüne Kağıt Belgeler/Dokümanlar, Bilgisayar ve iletişim
Teknolojisindeki gelişmeler. Belgeler veya dokümanlar (çoğunlukla kağıt olmak üzere değişik ortamlarda üretilmiştir),yıpranma, kaybolma, imha edilebilme Bilgisayar ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler (bilgi ve belgelerin elektronik ortamlarda üretilerek iletilmesine ve saklanmasına imkan vermektedir)

66 EBYS Nedir? İş akış/süreç takibi, Yönetilmesi, Arşivlenmesi.
Belgeleri Elektronik ortamda yaratmak, İş akış/süreç takibi, Yönetilmesi, Arşivlenmesi.

67 Ebys’nin Faydalari Bilgi yönetimi, Zaman, Maliyet, Güvenlik, Kolaylık,
Fiziki Kağıt İsrafına Son. 1

68

69 İmhasını gösteren dijital bir işarettir.
E-İmza Nedir? Üretim, İletim, Kullanım, Saklama İmhasını gösteren dijital bir işarettir. Elektronik imza: Elektronik belgenin üretim, iletim, kullanım, saklama ve imhasının sorumlu kişi veya kişiler tarafından gerçekleştirildiğini gösteren dijital bir işarettir. Bu işaret belgeye eklenmiş şekildedir belgenin alt tarafında bulunmaktadır.

70 Elektronik İmza Neleri Sağlar?
Bilgi bütünlüğü, Kimlik doğrulama, İnkar edilemezlik, İmza taklidi çok zor İmzalanan verinin değiştirilememesi İmzalanan verinin kimin tarafından imzalandığı kanıtı Elektronik imza, imza sahibinin kimliğini imzalanan veriyle ilişkilendirir ve imzalanan verinin değiştirilmediğini ispat eder.

71 EBYS KULLANIMI

72 Güncellemeleri ve Geçiş yapan illeri görmek için tıklayabilirsiniz.
Tık’ ı tıklayarak her girişte ilk olarak gelmesini engelleyebilirsiniz.

73

74 Oluşturulan bu Belge Kategorileri
Gereği, Bilgi ve Giden Kısmında ki git gide artan evraklarınız için daha basit kullanım imkanı sağlayacaktır.

75 Ayrıca kişinin bilgisine düşer.
Onay Yazışma Formatı: Eğer bu format seçilirse Evrak e-imzadan çıktıktan sonra sistemsel olarak Dağıtımda seçilen yere direk düşer. Ayrıca kişinin bilgisine düşer. Yazışma Türü seçildikten sonra bağlı olunan birim seçilerek Taslak hazırlama safhasına geçilir. Resmi Yazışma Formatı: Eğer bu format seçilirse Evrak e-imzadan çıktıktan sonra sistemsel olarak bağlı olunan İdarenin Evrak Birimine direk düşer. Ayrıca kişinin bilgisine düşer.

76 Konu, Dosya Planı, Gönderi Yöntemi, Dağıtım ve
Akış(İmza Hiyerarşisi) doldurulması zorunlu Güncelle Butonu önemli, En sonunda Tıklamayı unutma!!!! Dağıtım Kısmı belirtilmeli, Ara… Butonu kullanılmalı. Detaylı ulaşım için Arama kısmı tıklanılmalıdır. Akış(Hiyerarşi) belirtilmeli, Bağlı olunan amirler haricinde parafa almak için Ara… Butonu kullanılmalıdır. Her yapılan işlemden sonra İlgili Notun başına tıklanarak Yaz işlemi yapılıp sonra Güncelleme Butonuna basılması gerekmektedir.

77 Dağıtım Yerini belirlemek için seçilecek olan arama kısmında dikkat edilecek husus EBYS geçen birimler Birim Türünden Merkez ve Taşra Biriminden, Geçmeyen kurum ve kuruluşlar Şirket Kısmından eklenir. Eğer birim bulunamazsa, isim yazıldıktan sonra sağından çıkan ekle butonu ile sisteme eklenerek işlem yapılması sağlanır.

78 Gözat kısmından bilgisayarda olan evrak eklenir.
EBYS; Hem ilgi, hem de Ekler için Belge aratırken Klasörden ve Arşivden ayrı ayrı arama imkanı sağlamaktadır. Ekler; Gözat kısmından bilgisayarda olan evrak eklenir. Sistem Belgesi Ekle’ de ise EBYS’ de olan evrak eklenir. İlgiler; Sadece Sistem Belgesi Ekle yaparak sistemden evrak eklenebilmektedir.

79 Üst Veri alanında evrakla ilgili tüm bilgiler yer almaktadır.
Onun üzerinde bulunan butonlar ise işlem yapılma imkanı sunmaktadır.

80 Gerçek kişilere havale edilirken kullanılır.
Birim Kısmı İdarelerin kurum kısmına yani Şube Müd., TSM, Tüzel Kişiler v.s Kullanıcı Kısmı ise; Gerçek kişilere havale edilirken kullanılır.

81 Aydın İline bağlı olan birim grupları mevcuttur.
Tümünü Listeleye tıkladıktan sonra (Adı) yazan satıra tıklayınca harf hiyerarşisinde listelenir. Aydın İline bağlı olan birim grupları mevcuttur. Mavi tıklı yerler seçildiğini gösterir. Tercihe göre de seçimler değiştirilebilir.

82 1)Birden fazla dağıtım yeri var ise ilk önce dağıtım yerleri seçilir Dağıtım Bloğunun altına eklenmesi sağlanır. 2)Sonra Güncelle Butonuna basarak DAĞITIM YERLERİNE ibaresinin çıkması sağlanır. 3)En son Belge üzerindeki Dağıtım kısmını anlatan bölgeye gelinip Not kısmına uygun hareket edilir. Not: Eğer ki Birim Grupları mevcutsa duruma göre Dağıtım Yerleri açılarak yada Sadece Birim Grubunun adının yazılmasına izin verilir. Dağıtım, Akış, Ekler, İlgiler kısımlarında birden fazla ekleyeceğiniz sekmeler için her birinin üzerine gelip sağ tuşuna tıkladığınız takdirde Silme, sıra değiştirme, Gereği den bilgiye alma, Hizmete Özelden Gizliye yada Günlü ye alma gibi işlemler yapılabilmektedir.

83 Dosyadan Taslak Ekleme’ de;
Resim, Word Belgesi, Pdf v.s. olarak ekleme yapabilirsiniz.

84 E-imza dan çıkmış evrağı Dosyaya Kaldırmadan önce eklenen notlarını görmek için Dosya Kısmından evraklarınızı aratmanız gerekmektedir.

85 2)Geri çekilen evrak Taslak Kısmına düşer.
Taslak Kısmı ise; 1)İmzaya gönderilen belge Giden kısmına düşer ve geri çekilmek istendiğinde Geri Çek butonuna tıklanması yeterlidir. 2)Geri çekilen evrak Taslak Kısmına düşer. 3)Düştükten sonra istenilen evrak seçilir ve mouse sağ tuşuna basılır ve aç sekmesi tıklanıp evrak uygulama için hazır hale getirilir ve üzerinde işlem yapılmasına imkan sağlanır. 4) En son güncelle butonuna basılarak evrak tekrar e-imza sistemine gönderilir.

86 Belge Tarihi, Gönderen Kurum, Gizlilik, İvedilik v.s
Dosya Seç kısmından evrak seçilir, belge türü belirlendikten sonra gerekli yerler doldurulur. Belge Tarihi, Gönderen Kurum, Gizlilik, İvedilik v.s Dağıtım kısmı boş geçilemez. Not: Genellikle EBYS ye geçmemiş kurum ve kuruluşlardan gelen evraklar alınır. Aksi takdirde EBYS kullanan kurumlardan fiziki evrak kabul edilmez. Sadece aslı mecburi olan evrak kabul edilip kayıt altına alınır.

87 Belge Tarihi, Gönderen Kurum, Gizlilik, İvedilik v.s
Dosya Seç kısmından evrak seçilir, belge türü belirlendikten sonra gerekli yerler doldurulur. Belge Tarihi, Gönderen Kurum, Gizlilik, İvedilik v.s Dağıtım kısmı boş geçilemez. Not: Genellikle TSM lerde Kaymakamlıktan alınan olurlarda EBYS ye geçmemiş olduğu için bu yöntem kullanılır. Yada acil aslı gönderilmesi gereken belgelerde barkod çıktısı yapıştırılarak gönderim sağlanır.

88 Ayarlar kısmından Belge Kategorisi belirlediğimiz şekilde Evrağın üzerinde sağa tıklayınca Belge Kategorisi sekmesini tıklayıp işlemi biten evraklarınıza kategorileştirebilir ve Filtreleme yaparken çok daha kolay işlem yapabilirsiniz.

89 EBYS ile ilgili Notlar E-imzadan çıkmış evrak Taslağı hazırlayanın Bilgisine; *Eğer Resmi Yazışma ise Bağlı olduğu birimin evrak birimine *Onay yazışması ise dağıtımda belirtilen yere düşer. Reddedilen belge Kişinin Gereğine düşer.

90 EBYS ile ilgili Notlar Taslağı hazırlayan kişi imza hiyerarşisinde kendisini paraftan kaldırmalıdır ((Mavi renkli) bölgeyi renksiz hale getirmeli.) İşlemi biten evrak Dosyaya Kaldır butonundan sistem kayıtlarına alınmalı. Dosyaya Kaldırılan evraklara düşülen notları görmek için Dosya Kısmından evrak taratılması gerekmektedir. (Arama kısmında düşülen not gözükmez.) Evrak en son E-Yazışma Rehberine uygun şekilde yazılıp yazılmadığı kontrol edilmeli.

91 Teşekkürler… HSM a. Powered By cYhNmZLm