Etkili Zaman Yönetimi Biyomedikal Müh. İbraHİM PAY

... konulu sunumlar: "Etkili Zaman Yönetimi Biyomedikal Müh. İbraHİM PAY"— Sunum transkripti:

1 Etkili Zaman Yönetimi Biyomedikal Müh. İbraHİM PAY
Yönetim hizmetleri Şb.MÜD.

2

3 Sunum Planı Zamanı Etkili ve Verimli Kullanmanın Önemi
Zamanın Etkili Kullanımını Etkileyen Unsurlar Çözüm Önerileri

4

5 ZAMAN, HAYATIN KENDİSİDİR
ZAMAN NEDİR? ZAMAN, HAYATIN KENDİSİDİR Benjamin Franklin

6 ZAMAN NEDİR? Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.

7

8 ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR? Zaman yönetimi, planlama/karar verme, uygulama ve denetleme süreçlerinden oluşan daimi bir döngüdür.

9 ZAMAN YÖNETİMİ Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz? Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz. Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız?

10 72 yıl yaşayan bir insan; 21 yıl uyuyarak, 14 yıl çalışarak, 7 yıl kişisel bakım faaliyetleri ile uğraşarak, 6 yıl yemek yiyerek, 6 yıl seyahat ederek, 5 yıl kuyrukta bekleyerek, 4 yıl öğrenerek, 3 yıl toplantılara katılarak , 2 yıl arayıp kendisini bulamayanları arayarak, 1 yıl kayıp eşyaları arayarak, 3 yıl diğer faaliyetler.

11 Bir Model 94 Cami, 57 Medrese, 52 Meclis, 48 Hamam, 35 Saray,
22 Türbe, 20 Kervansaray, 17 İmaret, 8 Köprü, 8 Ambar ve Mahsen, 7 Dar’ül Kurra, 6 Su Kemeri, 3 Darüşşifa ve sayısı bilinmeyen çeşme inşa etmiştir.

12 BİR SAATLİK ZAMANIN DEĞERİ
Nereye gidiyor? Netleşmemiş hedefler, 2. Planlamada yapılan hatalar, 3. Plansızlık, 4. Önceliklere gerekli önemi verememe, 5. Sürekli erteleme, 6. Öze inememe, 7. Detayla fazla uğraşma,

13 BİR SAATLİK ZAMANIN DEĞERİ
Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin ( ) planlanabilir saatle sınırlıdır. İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün ancak % 30 – 40'ını kullanabilmektedir. Peki geriye kalan %60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor?

14 ZAMAN YÖNETİMİ Zamanı yönetebilmek hayatı kontrol edebilmektir.
Zaman yönetimini başarabilmek için; Kontrol edebildiğimiz olayları planlamak, Kontrol edemediğimiz bizim dışımızdaki olayları yönetebilmek. Çok önemlidir.

15 2. BÖLÜM ZAMANIN ETKİLİ KULLANIMINI ETKİLEYEN UNSURLAR ZAMANIN TUZAKLARI ZAMAN KAYBETTİRİCİLER TOPLANTILAR

16 GARFİELD KURALLARI Canlılar yorgun doğar, dinlenmek için yaşar.
Çalışma isteği gelince, hemen bir yere otur ve geçmesini bekle. Çalışmak yorar. Tembellikten kimse ölmemiş. Yarın yapabileceğin işi bugün yapma. Bugünün işini yarına bırakma, erteleyebileceğin kadar ertele. Dinlenen birini görünce, ona eşlik et. Oturmak mümkünse ayakta durma, yatmak mümkünse oturma.

17 ZAMAN TUZAKLARI Önem, öncelik ve aciliyet sorunları
Verimsiz toplantılar Karar alma sorunları Erteleme alışkanlığı Yetki devredememek Hayır diyememek Dağınıklık Acelecilik Teknolojiyi etkili kullanamama Gereksiz telefonlar Sohbet severlik Aynı anda birçok iş ile uğraşmak İşkolik olmak Aşırı titizlik

18 ZAMAN KAYBETTİRİCİLER
Düzensizlik Hayır diyememek Gecikmeler Sürprizler Aksaklıklar Beklenmedik ziyaretçiler Dedikodu Gereksiz titizlik Kahve sohbetleri

19 Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir.

20 ERTELEMEK Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; kişinin kariyerini yıkabilen, mutluluğunu bozabilen ve her alanda başarıyı önleyebilen bir alışkanlıktır.

21 Her yerde olmaya çalışan, hiçbir yerde olamaz.
ZAMAN YÖNETİMİ Her yerde olmaya çalışan, hiçbir yerde olamaz. Dikkatini ve enerjisini birçok iş arasında dağıtan, başarısızlığın kapısını aralamış olur.

22 Kendini Gereğinden Fazla İşe Adamak
İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur. Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur.

23 ZAMAN YÖNETİMİ Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir

24 ACELECİLİK

25 ACELECİLİK Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler. Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

26 DAĞINIK MASA, DOLAP VE BİLGİSAYAR
YANLIŞ DÜŞÜNCELER Her şeyin nerede olduğunu biliyorum Ben zaten çok düzenli bir insan değilim İşimi gayet güzel yapıyorum ya, sen ona bak Ne kadar zeki olduğumun bir göstergesi değil mi? Bu kadar dağınıklık içinde bu başarı çok çalıştığımın göstergesi

27 DAĞINIK MASA Yorgunluk, Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur,
Verimsizlik, Ayrıca yaşamınızı kısıtlar. Baş edememe hissi,

28 ZAMAN YÖNETİMİ-TOPLANTI

29 GÜNDEMSİZ-VERİMSİZ TOPLANTILAR
Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. Sorun; Gündemi belirlenmeden yapılan, Normal süresini aşan ve Amacına ulaşmayan toplantılardır.

30 TOPLANTININ YARARLARI
İş arkadaşlarınızla muhabbet edebilirsiniz Dilediğiniz kadar çay içebilirsiniz Rahatsız edilmeden uyuyabilirsiniz Karar vermemenin hazzını yaşarsınız Anlamsız karalamalar yaparsınız Bir daha hiç bakmayacağınız notlar alırsınız Kendinizi önemli hissedersiniz İş arkadaşlarınızın canını sıkarsınız

31 TOPLANTIDA YÖNETİM YETERSİZLİĞİ
Görüş farklılıklarını yakalama ve ilerlemeleri bir sonuca bağlama konusunda rehberlik edememek. Değişik bakış açılarını merakla takip etmemek. Tartışmaları kontrol edememek. Toplantıyı uygun bir şekilde sonlandıramamak. Kayıt tutmamak.

32 TOPLANTIDA YAPISAL YÖNDEN EKSİKLİK
Katılımcıların gerekli bilgileri önceden edinemedikleri için toplantıya hazırlıksız gelmeleri. Toplantının zamanından önce sona erdirilmesi. Diğer konular hiç gündeme getirilmezken, aynı başlık üzerinden defalarca geçilmesi. Toplantının amacı ve insanların orada olma nedeni konusunda belirsizlik.

33 3. BÖLÜM ÇÖZÜM ÖNERİLERİ ZAMAN ÇİZELGELERİ ÖNCELİKLENDİRME

34 ÖNCELİKLER VE SIRASI Hoşlandığımızı Çabuk bitecek olanı Kolay olanı
Bildiğimizi Acele yapılanı Başkalarının isteğini Hoşlanmadığımızdan Uzun sürecek olandan Zor olandan Bilmediğimizden Önemli olandan Kendi seçtiğimizden YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...

35 ÖNEMLİ İŞ-ACİL İŞ Önemli işler; “evliya” gibidir. Saygın, saygılı, sessiz ve sadedirler. Mütevazı olmayı ve arka planda kalmayı severler. Kendilerini fark ettirme gibi bir dertleri yoktur. Acil işler ise, “reklâm budalası” gibidir. Cazgır ve arsız. Kendini göstermeye ve ilgi odağı olmaya çalışırlar. Gerçekte önemsizdirler, ama etrafa saçmaya çalıştıkları ışığın, gözleri kamaştırmasından bu anlaşılmaz.

36 ÖNEM VE ACİLİYET 2 1 4 3 ÖNEMLİ ACİL ÖNEMLİ ACİL DEĞİL ÖNEMLİ ACİL
ÖNEMSİZ 4 ACİL DEĞİL ÖNEMSİZ 3 ACİL ACİL

37 ÖNEM VE ACİLİYET Bu işler acil olmamasına rağmen, onları ertelemeye çalışmamalıyız Bu işleri yapmak için yeterli vakti mutlaka ayırmalıyız ÖNEMLİ Bu tür işlere ve durumlara düşmekten özel çaba harcamalıyız Bu karedeki işlere lüzumundan fazla vakit harcamamalıyız ÖNEMSİZ ACİL DEĞİL ACİL

38 ZAMAN YÖNETİMİ En İyi Zaman Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz.
Günün en iyi ve en verimli zamanını tespit etmeliyiz.

39 ZAMAN YÖNETİMİ %100 En iyi zaman 17:00 Öğle 8:00

40 GECİKMELERLE MÜCADELE
Bitirme tarihini belirleyin. İlk önce sıkıcı olan işi yapın. Şimdi yapın! Ödüllendirme sistemi kurun. İşleri küçük bölümlere ayırın. Sizi uyaracak biriyle anlaşın.

41 ZAMAN YÖNETİMİ Adamın biri ormanda dolaşırken bir ormancıya rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesilmiş olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguldür. Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testere ile işini yapmaya çalıştığını görür ve dayanamaz: “Affedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü kesmeye, parçalamaya çalışıyorsunuz. HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ?” Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın” diye söylenir. TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK İSTİYORSUNUZ ?

42

43 4. BÖLÜM ÇÖZÜM ÖNERİLERİ PLANLAMA TOPLANTILAR

44

45 PLANLAMA Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir.
Yönetim planlama ile başlar. Ve en önemli aşamadır...

46

47 PLANLAMADA BEŞ YAYGIN BAHANE
Plan yapmaya vaktim yok. Neler yapmam gerektiğini zaten biliyorum. Neden plan yapmaya zaman harcayayım. Plan yapmak bana fayda getirmiyor. Günüm çok fazla bölünüyor. Uzun bir iş listem olduğunda kendimi kısıtlanmış hissediyorum. Doğru dürüst plan yapmayı bilmiyorum.

48 ETKİLİ PLANLAMA Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin. “Günlük Yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

49 Mutluluk başarıya, başarı ise zamanı değerlendirmeye bağlıdır.
Seneca

50 ETKİLİ BİR TOPLANTI İÇİN

51 ETKİLİ BİR TOPLANTI İÇİN
TOPLANTI ÖNCESİ Gündemin hazırlanması Zamanın planlanması Katılımcıların bilgilendirilmesi Ortamın hazırlanması gereklidir.

52 KATILIMCILAR Katılımcıların, konu ile “ilgili” veya “bilgili” olmasına dikkat edilir. Katılımcı sayısı belirli bir sınırda tutulmalıdır. Sorun çıkaran tipler, ya toplantıya çağırılmamalı ya da bunlara karşı tedbirler alınmalı.

53 KENDİMİZİ DEĞERLENDİRELİM
Enerjimin en yüksek olduğu zamanı biliyorum ve çalışmamı buna göre planlıyorum. Günlük “yapılacaklar” listesi hazırlıyorum. Acelecilik huyumdan vazgeçiyorum. Sorumlu olduğumdan fazla iş üstlenmiyorum.

54 KENDİMİZİ DEĞERLENDİRELİM
İşlerimi önem ve aciliyetine göre planlıyorum. Ani işler için zaman bırakıyorum. Zamanımı öncelikler sırasına göre planlıyorum. Dedikodu ve kahve sohbetlerimi uygun zamanlarda yapıyorum 

55 KENDİMİZİ DEĞERLENDİRELİM
Masamı topluyorum! Garfield’ ı örnek almaktan vazgeçiyorum. Oyalanmaktan ve ertelemekten de vazgeçiyorum. “Hayır” da diyebiliyorum. Kendimi ödüllendiriyorum 