ZAMAN YÖNETİMİ Prof. Dr. Recep BOZLAĞAN.

... konulu sunumlar: "ZAMAN YÖNETİMİ Prof. Dr. Recep BOZLAĞAN."— Sunum transkripti:

1 ZAMAN YÖNETİMİ Prof. Dr. Recep BOZLAĞAN

2 EĞİTİMİN NİHAİ AMACI HAREKETE GEÇİRMEKTİR. BİLİP DE YAPMAMAK, ASLINDA BİLMEMEKTİR.

3 ZAMAN, HAYATIN KENDİSİDİR
Benjamin Franklin

4 Hiç Zamanım Yok Çok Yoğunum İşim Başımdan Aşkın Başımı Kaşıyacak Vaktim Yok Nefes Alacak Vaktim Yok Koşuşturmaktan Kendime Vakit Ayıramıyorum Bu Adam Bu Kadar Enerjiyi Nereden Buluyor?

5 Zaman, herkese “eşit” dağıtılmıştır.
OYSA, Zaman, herkese “eşit” dağıtılmıştır. 1 yıl herkes için 365 gündür. 1 gün herkes için 24 saattir. 1 saat herkes için 60 dakikadır. 1 dakika herkes için 60 saniyedir.

6 O HALDE SORUN NEREDE? ZAMANIN KENDİSİNDE Mİ? KENDİMİZDE Mİ?

7 “İki nimet vardır ki insanlar bunların değerini bilmezler: Sağlık ve boş vakit”
(Hadis-i Şerif; Buharî, Rikak: 1)

8 ZAMANIN DEĞERİ BİR SENE’nin değerini, sınıfta kalan bir öğrenciye sorun. BİR AY’ın değerini, erken doğum yapan bir anneye sorun. BİR HAFTA’nın değerini, dergi editörüne; BİR GÜN’ün değerini gazete editörüne sorun. BİR SANİYE’nin değerini, bir kazayı kılpayı atlatan adama sorun. BİR SALİSE’nin değerini, gümüş madalyada kalan sporcuya sorun.

9 BİR HİKAYE Derste zaman yönetimini anlatan hoca, büyükçe bir kavanozu yumruk büyüklüğündeki taşlarla doldurdu ve öğrencilere “bu kavanoz doldu mu?” diye sordu. Öğrenciler hep bir ağızdan “doldu” diye cevapladılar. Hoca, bir birkaç avuç mıcırı kavanozun ağzından yavaş yavaş döktü. Sonra kavanozu sallayarak mıcırın taşların arasına yerleşmesini sağladı. Sonra öğrencilerine dönerek bir kere daha “bu kavanoz doldu mu?” diye sordu. Bir öğrenci “dolmadı herhâlde” diye cevap verdi. “Doğru” dedi hoca ve birkaç avuç kum alarak, taşlarla mıcırların arasını dolduracak şekilde döktü. Öğrencilerine yine döndü ve “bu kavanoz doldu mu?” diye sordu. Tüm sınıftakiler hep bir ağızdan “hayır” diye seslendiler. Bunun üzerine hoca birkaç bardak suyu kavanoza boşalttı.

10 BİR HİKAYE Sonra öğrencilerine dönerek “bu deneyin amacı ne olabilir?” diye sordu. Bir öğrenci “zamanımız, ne kadar dolu görünürse görünsün, daha ayırabileceğimiz vaktimiz mutlaka vardır” diye cevapladı. “Hayır” dedi hoca. “Bu deneyin esas amacı, ‘eğer büyük taşları kavanoza baştan yerleştirmezseniz, küçükler girdikten sonra büyükleri hiçbir zaman yerleştiremezsiniz’ gerçeğidir. Bu kavanoz sizin hayatınız, büyük taşlar ise aileniz, dostlarınız, eğitiminiz, işiniz, sağlığınız ve eserlerinizdir. Bu akşam, uykuya yatmadan önce iyice düşünün ve büyük taşlarınızın neler olduğuna karar verin. Büyük taşlarınızı hayatınızın merkezî noktalarına iyi bir şekilde yerleştirdiğiniz ölçüde, başarılı bir insan, iyi bir eş, iyi bir ebeveyn, başarılı bir iş insanı olabilirsiniz.”

11 TEMEL GÖREVLER-İHTİYAÇLAR
EV-AİLE DİNLENME UYKU İŞ EĞLENCE SOSYAL FAALİYETLER KİŞİSEL BAKIM İÇ HUZUR KİŞİSEL GELİŞİM

12 KİŞİSEL ZAMAN PLANI Ev – Aile: Eve, eşe ve çocuklara günlük – haftalık – aylık – yıllık bazda vakit ayrılmalı. İş: İş, olağanüstü durumlar haricinde, mesai saatleri içerisinde tamamlanmalı. Sosyal Faaliyetler: Akraba ve dost ziyaretleri, dernek-vakıf faaliyetlerine haftalık – aylık – yıllık bazda vakit ayrılmalı. İç Huzur: İç huzuru sağlamaya yönelik faaliyetlere her gün düzenli vakit ayrılmalı. Kişisel Gelişim: Kişisel gelişim faaliyetlerine her gün en az 1 saat vakit ayrılmalı. Kişisel Bakım: Spor, bedeni bakım vb. etkinliklere günlük-haftalık bazda vakit ayrılmalı. Dinlenme, Uyku: Dinlenme, yapılan işin hacmine ve stresine paralel olmalı; uyku yorgunluk durumuna paralel olmalı. Eğlence: TV, sinema, müzik, tatil vb. etkinliklere günlük – haftalık – aylık – yıllık bazda vakit ayrılmalı.

13 İŞ HAYATINDA ZAMAN YÖNETİMİ

14 ZAMAN YÖNETİMİ Sorumluluklarımızın gereğini yerine getirmeye yönelik olarak yaptığımız faaliyetlerin planlanması, uygulanması ve denetlenmesi süreçlerinden oluşan daimi döngü.

15 Başarı zamanı değerlendirmeye bağlıdır.
Seneca

16 ZAMANIMIZI NASIL HARCIYORUZ?
İşyerinde kahvaltı İnternet (haber siteleri, facebook, twitter, oyunlar vb.) E-postalar Ziyaretçiler; talep-şikayet, sohbet-muhabbet Telefon görüşmeleri Astların hatalarının düzeltilmesi Öğle tatilini uzatmak Toplantılar Protokol uygulamaları Televizyon Sigara molaları Kaçış faaliyetleri İşi kasten zamana yaymak Servis için erken iş bırakmak

17 Özel sektörde ise 240 dakika ile 300 dakika arasında değişmektedir.
Türkiye’de devlet memurlarının günlük fiilî çalışma süresi 150 dakika ile 180 dakika arasında değişmektedir. Özel sektörde ise 240 dakika ile 300 dakika arasında değişmektedir.

18 “Boş kaldın mı, hemen (başka) işe koyul”
(İnşirah Suresi, 7)

19 GÜNLÜK PERFORMANS Performans sabah saatleri öğle arası
sabah saatleri öğle arası resmî mesai sonu öğleden sonra mesai sonrası

20

21 ZAMAN TUZAKLARI Kırtasiyecilik
Önem, öncelik ve aciliyeti ayırt edememek Erteleme alışkanlığı Dağınıklık Karar alma sorunları Yetki devredememek Talimat verme sorunları Verimsiz toplantılar Teknolojik cehâlet Kırtasiyecilik İletişim sorunları “Hayır” diyememek Aşırı titizlik Aynı anda birçok iş ile uğraşmak Maymun iştahlı olmak Gereksiz telefonlar Sohbet severlik

22 Her yerde olmaya çalışan, hiçbir yerde olamaz.
Dikkatini ve enerjisini birçok iş arasında dağıtan, hiçbir işi zamanında tamamlayamaz.

23 ACİL İŞ X ÖNEMLİ İŞ

24 “acil” hale gelmektedir.
Acil işlerin çoğu, Kendi yaklaşımlarımız dolayısıyla “acil” hale gelmektedir. Kendi elimizle “acil” hale getirdiğimiz işler; Ya yapmaktan hoşlanmadığımız Ya zor olduğunu bildiğimiz/zannettiğimiz Ya yeterince önemsemediğimiz/hafife aldığımız Ya da kasıtlı olarak ertelediğimiz işlerdir.

25 Bazı işlere ise, “Önemli” ve “acil” olmadıkları halde saatlerimizi hatta günlerimizi ayırırız. Çünkü, bu tür işleri yapmaktan keyif alırız. Kendimize göre en iyisini yapmaya çalışır, en ince ayrıntıya kadar kafa yorarız. Bu işlerin hem bizim hem de kurumun performansına olan katkısını sorgulamayız veya sorgulamak istemeyiz.

26 ÖNEM ve ACİLİYET ACİL ÖNEMLİ 2 ACİL DEĞİL 1 ÖNEMSİZ 4 3

27 önemsizlerin insafına bırakılamaz.
Önemli işler, önemsizlerin insafına bırakılamaz. Goethe

28 ÖNEM ve ACİLİYET Belirli bir sürede tamamlanması gereken işler,
ACİL DEĞİL ÖNEMLİ ÖNEMSİZ Belirli bir sürede tamamlanması gereken işler, Kriz yönetimi, Çözüm bekleyen sorunlar, Acil toplantılar, Önemli faaliyetlerin hazırlıkları ACİL Planlama faaliyetleri Projelendirme çalışmaları Bazı telefon görüşmeleri Ziyaretler Bazı resmî yazışmalar Bazı bürokratik formaliteler Hemen yapılması gereken bazı işler Boş işler Kaçış faaliyetleri İlgisiz yazışmalar İnternette gezinme

29 ÖNEM ve ACİLİYET Bu işler acil olmamasına rağmen, onları ertelemeye çalışmamalıyız Bu işleri yapmak için yeterli vakti mutlaka ayırmalıyız ÖNEMLİ Bu tür işlere ve durumlara düşmekten özel çaba harcamalıyız Bu işlere lüzumundan fazla vakit harcamamalıyız ÖNEMSİZ ACİL DEĞİL ACİL

30 İşlerin “öncelik” durumunu belirlemek,
“yönetici” konumundaki personelin görevidir. Bu sebeple, bizzat yöneticiler “önem”, “aciliyet” ve “öncelik” konusunda duyarlı olmalıdır.

31 DAĞINIK MASA - DAĞINIK DOLAP DAĞINIK BİLGİSAYAR
YANLIŞ DÜŞÜNCELER Her şeyin nerede olduğunu biliyorum Ben zaten çok düzenli bir insan değilim İşimi gayet güzel yapıyorum ya, sen ona bak Ne kadar zeki olduğumun bir göstergesi değil mi? Bu kadar dağınıklı içinde bu başarı Çok çalıştığımın göstergesi

32 DAĞINIKLIKTAN KURTULMAK
Uygulayabileceğimiz bir sistem geliştirebiliriz. Çekmeceleri ve dolapları “ambara” çevirmemeliyiz. Bize bağlı personelin, çekmece ve dolaplarını en az yılda 1 defa, mümkünse her altı ayda veya her 3 ayda 1 defa ayıklamalarını sağlayabiliriz. Evrakları üst üste koyup biriktirme alışkanlığımız varsa, bundan vazgeçmeliyiz. İncelediğimiz evraklar arasında başkalarına delege edilecek olanlar varsa bekletmeden vermeliyiz. Gelen evraklara bekletmeden bakıp gereğini yapabiliriz. Böylece ertesi gün, dünden kalanlarla da uğraşmamış oluruz. Nitelikli ve bol çeşitli kırtasiye malzemeleri kullanmayı tercih edebiliriz.

33 “Her gün 15 dakikayı masanızda, 15 dakikayı da bilgisayarınızda tertip ve düzen sağlamaya ayırın”
Steven Covey

34 KARAR ALMA SORUNLARI Bilgi eksikliği Tecrübe eksikliği İradesizlik
Karar almak istememe İşi ağırdan alma Ani kararlar alma Lüzumsuz yere “ortak karar” almaya çalışmak Konuyu, lüzumu yokken üstlere taşımak Karar alma tekniklerini kullanmama

35 İŞ-YETKİ DEVRİNİ ENGELLEYEN DÜŞÜNCELER
Her iş aşağıdakilere devredilmez. Onlar bu işi beceremez. Ben öyle, sağa sola emir yağdıran amirlerden değilim. Ben çok titizim. Kolay kolay hiçbir şeyi beğenmem. Söyleyip – düzelterek iki kere yorulacağıma, kendim yaparım bir kere yorulurum.

36 Boşa geçen zaman vardır.
Boş zaman yoktur. Boşa geçen zaman vardır. Tagore

37 ZAMAN YÖNETİMİNDE İHMAL EDİLEN BİR KONU: ETKİLİ TALİMAT VEREMEME
Ne istediğimizi önce kendimiz bilmeliyiz. Ne istediğimizi anlaşılır bir şekilde ifade etmeliyiz. Astımızın, talimatı doğru bir şekilde anladığından emin olmalıyız. Ast’a, kendini ifade etme hakkı ve özgüveni kazandırmalıyız Talimatımızın gereğinin ne kadar zamanda ve nasıl yapılabileceği hakkında kafamızda bir fikir olmalı.

38 EYVAH! TOPLANTI

39 Üstelik bütün bunları TOPLANTININ YARARLARI
İş arkadaşlarınızla muhabbet edebilirsiniz Dilediğiniz kadar çay içebilirsiniz Rahatsız edilmeden uyuyabilirsiniz Karar vermemenin hazzını yaşarsınız Anlamsız karalamalar yaparsınız Bir daha hiç bakmayacağınız notlar alırsınız Kendinizi önemli hissedersiniz İş arkadaşlarınızın canını sıkarsınız Üstelik bütün bunları

40 TEKNOLOJİDEN YARARLANMAK
Akıllı telefon kullanmaya çalışılmalı. Ancak, telefonun kölesi haline gelinmemeli. Telefon ile bilgisayardaki takvim senkronize olmalı Uzun vadeli tarih tespitlerinin mahzurları unutulmamalı İşe ilişkin bütün önemli tarihler, ajandaya mutlaka önceden işlenmeli Astların ajanda, akıllı telefon veya ilgili bilgisayar programını düzenli ve etkili bir şekilde kullanması sağlanmalı ve gerektiğinde denetim yapılmalı

41 “Ölçmezseniz yönetemezsiniz”
Zaman yönetiminin temel ilkelerinden biri de işlere zaman sınırı koymaktır. Çünkü; “Ölçmezseniz yönetemezsiniz” Peter Drucker

42 ZAMANI VERİMLİ KULLANMAK İÇİN
Yanımızdan not defteri, kalemi eksik etmeyelim veya cep telefonunu not tutmak için aktif bir şekilde kullanalım Aklımıza gelen düşünce, konu, teklif, şikayet vb. hususları derhal not edelim. Ajandayı, Outlook’u ve ilgili cep telefonu/bilgisayar programlarını etkin bir şekilde kullanalım. Masamızı ve bilgisayarımızı mümkün olduğu ölçüde düzenli ve sistematik tutalım. Mesaiyi tamamlamadan önce, bir sonraki günün programını yapalım. Günlük planın yanı sıra haftalık plan da yapalım. Böylece, hafta başlarında isteksizlikten kurtulmuş oluruz. İşlerimize mutlaka bir “zaman sınırı” koyalım. Astlarımıza verdiğimiz görevler için de mutlaka “zaman sınırı” koyalım. Önünüze gelen bir evrakı hemen okuyalım. Önem durumunu belirleyelim Buna göre sıraya koyalım. İlgisiz ise, hemen ilgili yere gönderelim. ,,,

43 ZAMANI VERİMLİ KULLANMAK İÇİN
Protokol, denklik, eşitlik vb. uygulamalar, gerektiğinde bir tarafa bırakılabilmeli İş öğretmek amacıyla, işler bizzat yapılabilir. Öğretme aşamasında sonra, o işler astlara yaptırılmalı Geçmişteki yanlış kararların yasını tutmak yerine, geleceğe dair hedeflere odaklanılmalı İYİ- EN İYİ AYRIMI Eğer, mutlaka yapmak gerekiyorsa “en iyi”yi yapmaya çalışalım Bunun dışında, ihtiyacı karşılayacak kadar “iyi” iş çıkaralım. Unutmayalım, bazen, “en iyi” “iyi”nin düşmanıdır. Çoğu zaman ise “iyi” “en iyi”nin düşmanıdır.

44 ZAMANI VERİMLİ KULLANMAK İÇİN
E-posta veya sms ile halledebileceğimiz bir işi telefonla halletmeye çalışmayalım Telefonla halledebileceğimiz bir işi yüz yüze görüşme ile halletmeye çalışmayalım Yüz yüze görüşme ile halledebileceğimiz bir işi toplantı ile halletmeye çalışmayalım

45 TEŞEKKÜR EDERİZ