YEREL DÜZEY HİZMET GRUBU OPERASYON PLANLARININ HAZIRLANMASI

... konulu sunumlar: "YEREL DÜZEY HİZMET GRUBU OPERASYON PLANLARININ HAZIRLANMASI"— Sunum transkripti:

1 YEREL DÜZEY HİZMET GRUBU OPERASYON PLANLARININ HAZIRLANMASI
TAMP PROJE EKİBİ ANKARA 8-9 / Eylül 2014

2 YEREL DÜZEY HİZMET GRUBU OPERASYON PLANLARININ HAZIRLANMASI
Genel Çerçeve & TAMP Vizyonu İl Afet Müdahale Planlarının Hazırlanması Yerel Düzey Hizmet Grubu Operasyon Planlarının Hazırlanması Yerel Çözüm Ortaklarının Planlama Sürecine Sahiplenme Seviyelerinin Artırılması

3 OLAY TÜRÜNE GÖRE MÜDAHALE PLANLARI
TÜRKİYE AFET MÜDAHALE PLANI Operasyonel Planlar TÜRKİYE AFET MÜDAHALE PLANI İl Afet Müdahale Planları Ulusal Düzey Hizmet Grubu Planları Yerel Düzey HG Operasyon Planları OLAY TÜRÜNE GÖRE MÜDAHALE PLANLARI

4 Türkiye Afet Müdahale Planı
TÜRKİYE AFET MÜDAHALE PLANI Plan Entegrasyonu Türkiye Afet Müdahale Planı Ulusal Düzey Hizmet Grubu Planları Ulusal Düzey Olay Türü Planları Ulusal Düzey DİKEY ENTEGRASYON YATAY ENTEGRASYON İl Afet Müdahale Planı İl (Yerel Düzey) Hizmet Grubu Operasyon Planları Yerel Düzey

5 Ulusal Düzey Yerel Düzey
TÜRKİYE AFET MÜDAHALE PLANI Ulusal ve Yerel Düzey Ulusal Düzey Yerel Düzey AFAD Valilikler Bakanlıklar İl Afet ve Acil Durum Müdürlükleri İçişleri, Ulaştırma Denizcilik ve Haberleşme, Sağlık, Enerji ve Tabii Kaynaklar, Çevre ve Şehircilik, Aile ve Sosyal Politikalar, Gıda Tarım ve Hayvancılık, Maliye 8 Bakanlık Yerel Teşkilatları ve Kızılay Kızılay

6 Desteğin Koordinasyonu Desteğin Koordinasyonu ve Yönetimi
TÜRKİYE AFET MÜDAHALE PLANI Ulusal Düzey Yönetim Sistemi Afet ve Acil Durum Yüksek Kurulu Afet ve Acil Durum Koordinasyon Kurulu Desteğin Koordinasyonu ve Yönetimi TC BAŞBAKANLIK AADYM AFAD BAKANLIK AADYM Desteğin Koordinasyonu ve Yönetimi Hizmet Grupları Koordinasyon Ekipleri Saha Destek Ekipleri Destek Çözüm Ortakları STK’lar Ana Çözüm Ortakları Destek İl Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezi

7 İl Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezi
TÜRKİYE AFET MÜDAHALE PLANI Yerel Düzey Yönetim Sistemi İl Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezi Ana ve Destek Çözüm Ortakları Özel Sektör 1. Ve 2. Grup Destek İller Desteğin Koordinasyonu ve Yönetimi Saha Destek Ekipleri Ulusal Düzey Hizmet Grupları Destek Operasyon Ekipleri Lojistik Ekipleri Standart üst düzey ekip teşkili bu şekilde ama iller kendi yapılarına göre gerekli alt ekipleri oluşturabilir güncelleme yapabilir. Burada önemli olan, planda ekip teşkili ve organizasyon yapısını göstermek ve görev ve sorumlulukları detaylı olarak tanımlamak.

8

9 YEREL DÜZEY HG OPERASYON PLANLARININ HAZIRLANMASI
Giriş Yerel düzey planlama çalışmaları İl Afet Müdahale Planı ve Ekleri Olan 26 Yerel Düzey Hizmet Grubu Planının hazırlanması sürecini kapsamaktadır. Yerel Düzey Planlar kapsamında İl Afet ve Acil Durum Müdürlükleri ; İl Müdahale Planlarının hazırlanmasından HG Operasyon Planlarının ilgili Bakanlık / Kurumun Yerel Birimlerince Hazırlanmasının koordinasyonundan, AFAD’a bağlı HG’ları Operasyon Planlarının hazırlanmasından Planların onaylanması sürecinin sekretaryasından sorumludur. Yönetim yetkisi ve fonksiyonu yok ama o planın hazırlanması ile ilgili yol gösterme, gerekmesi halinde diğer destek illeri, destek çözüm ortaklarını entegre etmek gibi genel koordinasyona yönelik sorumluluklar olmalı

10 YEREL DÜZEY HG OPERASYON PLANLARININ HAZIRLANMASI
Amaç ve Kapsam İl Afet Müdahale Planlarının ekinde yer alan ve ana çözüm ortağı [….] tarafından hazırlanan yerel düzey Hizmet Grubu operasyon planları; haberleşme sistemi ve bilgileri, toplanma yerleri, intikal planlaması, rapor ve form örnekleri, müdahale çalışmalarında ekipler ve alt ekiplere görevlendirilecek personel, alet, ekipman, araç, gereç vb. kaynak envanterleri, iş akışları, vardiya planlaması ve standart operasyon prosedürlerini kapsamaktadır. standart operasyon prosedürleri: HER BİR EKİBİN ADIM ADIM NE YAPACAĞI PLANDA YER ALMALI

11 Müdahale için Hazırlık Aşamaları
Mevcut Durumu Belirlemek Mevcut Kaynakları Belirlemek Plan yapmak Organize olmak Ekipman ve araçları hazırlamak İhtiyaçları tespit etmek ve Kapasiteyi geliştirmek Erken Uyarı sistemleri kurmak geliştirmek Eğitim ve tatbikat düzenlemek Değerlendirme ve izleme yapmak

12 Plan hazırlama sürecinde görevlendirme nasıl yapılmalı?
AFAD’ın sorumluluğunda olan 8 HG Planının hazırlanması için konusuna hakim farklı ve eşzamanlı çalışan ekipler oluşturulması önerilmektedir. Diğer Kurum ve Kuruluşlar hazırlanacak 18 HG Planının izlenmesi ve koordinasyonu için de görev paylaşımı yapılmalıdır. Bu ekipler; Ulusal düzey ile gerekli iletişimin sağlanmasından Planların ilgili destek çözüm ortakları ile işbirliği içerisinde hazırlanmasından Planların gerekmesi halinde güncellenmesinden Planların sürekli bir şekilde izlenmesi ve değerlendirilmesinden Gerekmesi halinde planlarla ilişkin raporlama yapılmasından sorumludur Plan Hazırlama Ekipleri

13 Paydaşlar nasıl belirlenir
Paydaşlar nasıl belirlenir? Plana (müdahale faaliyetlerine) nasıl dahil edilir? Özellikle arama-kurtarma, beslenme, HGL gibi HG planlarının hazırlanması sürecinde ve incinebilir gruplar dikkate alınarak STK ve özel sektör ile işbirliği içerisinde olunması önemlidir ve etkin afet müdahale sistemine katkı sağlayacaktır. Planların hazırlanması sürecinde destek çözüm ortakları ile sürekli iletişim içerisinde olunmalı, gerekli eğitim, bilgilendirme çalışmaları ile çalıştaylar yürütülmelidir. İldeki nüfus yapısına göre (yatalak hasta, yaş grubu vb) önlem alınmalıdır.

14 Destek İllerle İlgili Planlama
İlinizin 1. ve 2. seviye destek illerini plana nasıl dahil edeceksiniz? Bu illerden ne yapmaları bekleniyor? Bunları yapabilecek kapasiteleri var mı? Destek illerin afetten etkilenme durumu bu planı nasıl değiştirir? B planınız var mı? Destek olunacak iller: İliniz hangi illerin destek ili olarak belirlenmiş? (1. ve 2. seviye) Bu illere vereceğiniz destek nasıl plana yansıtılmalı? İl afet müdahale planında, bu başlık altında anlatılan daha genel.. Bu sunumda HG bazında planlama yapılması ve HG planlarına yansıtılması gerektiğinin altını çizebiliriz.

15 İl Afet Müdahale Planı Bölümler Hakkında
İL AFET MÜDAHALE PLANININ HAZIRLANMASI İl Afet Müdahale Planı Bölümler Hakkında HG TEŞKİLİ, GÖREV VE SORUMLULUKLARI HAZIRLIK, KAPASİTE TESPİTİ VE MÜDAHALE PLANLAMASI AFET ANI VE MÜDAHALE ÇALIŞMALARI GİRİŞ PLANIN TAKİBİ, GELİŞTİRİLMESİ VE GÜNCELLENMESİ HABERLEŞME SİSTEMLERİ RAPORLAMA EKLER

16 Toplanma, İntikal ve Sahadaki Ekiplerin Koordinasyonu
Planlarda ilk anda HG’nin nerede toplanacağı, merkezden ve destek illerden gelen ekiplerin ilk anda nereye gideceği ve operasyon yönetim üssünün neresi olacağı (alternatifli olarak – biri hasar görürse 2. ve 3. alternatif neresi) belirtilmelidir. HG’nin sahada çalışacak ekipleri (yerel, saha destek, destek il) ve onlara hizmet veren ek personel (örneğin, geçici işçiler) ve gönüllülerin nasıl koordine edileceği tasarlanmalı ve planda yer almalıdır.

17 Raporlama

18 Ulusal ve Yerel HG Arasında İş ve Bilgi Akışı
Yerel Düzey Yerel düzey HG’ler ulusal planlarda yer alan ekip yapılanmaları ve iş akış çerçevesinden faydalanmalıdır Yerel düzeyde Hizmet Grupları, ulusal düzeyde Bakanlıklar ve yerel düzeyde AFAD İl Müdürlüğü ile bilgi paylaşımında bulunmalıdır. Ulusal Düzey Ulusal düzey HG sorumlularının yerel düzeyde kendi teşkilatlarını plan hazırlıklarına ilişkin bilgilendirmesi ve Ulusal planları yerel düzey ile paylaşmaları gerekmektedir

19 İhtiyaç Analizi Senaryoya göre gereken insan kaynakları, ekipman ve teknik kapasite analizi. SENARYODA ÖNGÖRÜLEN VAROLAN İHTİYAÇ DUYULAN OPERASYON EKİPLERİ LOJİSTİK EKİPLERİ TOPLAM Ekipman ve teknik kapasite / ihtiyaç analizinde bu verilere nasıl ulaşıldı? Hangi verilerin kullanıldığı ve hesaplama yöntemleri belirtilmeli – HG personeli değişirse yeni personelin aynı yöntemi kullanabilmesi gerekir. Bunun başında senaryo konusunda da değinilebilir. Yani illere standart senaryo verilecek, bu senaryoya kendi illerinin afetsellik durumlarına göre eklemeler yapabilirler.

20 İhtiyaç Analizi Tabloya göre eksik kalan kapasite (ihtiyaç) nasıl tamamlanacak? Protokoller, Tedarikçi Kısa Listeleri, İlave eğitim, Personel rotasyonu, Yeni personel, vb. İnsan Kaynağı, Ekipman ve Teknik Kapasite analizi için: Vardiyalı çalışılacaksa İhtiyaç Analizi ve Kapasite Geliştirme Kararlarında her vardiya için ihtiyaç dikkate alınmalıdır.

21 İhtiyaç Analizi Ekipman ve teknik kapasite analizi için:
Ham veriler, operasyonel olarak anlamlı verilere dönüştürerek ifade edilmelidir. Örnekler 100 adet çadır yerine  100 adet 80 kişilik 4 bölmeli çadır: Toplam barınma kapasitesi = 4000 kişi. 20 araç yerine  10 adet 4 kişilik binek, 10 adet 6 kişilik arazi aracı. 3 adet seyyar mutfak yerine  1 adet seyyar mutfak: 100 kişi/öğün, 2 adet seyyar mutfak: 200 kişi/öğün, Toplam yemek servisi: 3 adet seyyar mutfak: 500 kişi/öğün

22 Kapasite Geliştirme Kararları
Belirtilen KGK’ına ilişkin hizmet ve mal alımları hangi kaynaktan ve hangi mali yılın bütçesinden karşılanacak? Eğitim ve Tatbikat bütçesi de burada belirtilmelidir.

23 Kapasite Geliştirme Kararları

24 Ek Hatırlatmalar Bu bölümdeki tablolara rakamsal değerler girilmeli, x veya  olmamalı. Senaryo, mevcut kapasite, ihtiyaç analizi ve kapasite geliştirme kararları eklere alınacak. Plan ekleri internette yayınlanmayacak. Mevcut kapasite bilgileri bölümünde kritik önem taşıyan envantere Destek Çözüm Ortaklarınınki de yazılacak, böylece o kaynağın temini için finansman ayrılmasına gerek olmadığı görülecek. Ancak aynı kritik ekipman veya kaynağın, farklı HG’ler tarafından birden fazla kez yazılmasını engellemek için DÇO’lar birbiriyle iletişimde olmalı.

25 Tahmini Bütçe

26 Örnek

27 Lütfen Plana Eklemeyi Unutmayın….
Hizmet Gruplarının diğer hizmet grupları ile ilişkileri Haberleşme bilgileri (Telsiz frekansları, uydu telefonları, cep telefonları, vs.) Müdahalede kullanılacak kapasite bilgileri Müdahalede kullanılacak destek il kapasite bilgileri Kapasite Geliştirme Kararları HG için Tahmini Bütçe (1. versiyonlar için Plan eki değil)

28 Hizmet Grubu Operasyon Planında Kritik Noktalar (1)
Ana ve destek çözüm ortaklarının görev ve sorumlulukları yer almalı, ilgili kurum ve kuruluşlarla birlikte hazırlanmalı ve kabul edilmelidir. Hizmet Gruplarının diğer hizmet grupları ile ilişkilerini içermelidir. Plan yazılmaya başlanmadan önce tüm AÇO ve DÇO’larla bir başlangıç (tanışma) toplantısı/çalıştayı yapılmalıdır. Farklı kurumlardan ve birimlerden paydaşları içeren bir planlama çalışmasının başarıyla hayata geçirilmesi için, paydaşların bir araya gelmesi ve yüz yüze çalışması olmazsa olmaz kuraldır.

29 Hizmet Grubu Operasyon Planında Kritik Noktalar (2)
Planla ilgili görev dağılımı, sorumluluklar ve beklentilerin mutlaka ilgili taraflarca konuşularak karşılıklı mutabakatla belirlenmesi gerekir. İletişimde kurumlar arası ve birimler arası sınırlara dikkat edilmeli, tarafları uzaklaştıracak veya demotive edecek davranış, yaklaşım ve ifadelerden özenle kaçınılmalıdır. Afet müdahalesinin bir takım çalışması olduğu ve başarının ancak tüm tarafların çabasıyla mümkün olacağı unutulmamalıdır.

30 İzleme, Değerlendirme Mekanizması
TAMP kapsamında hazırlanmış olan planlarının işlerliğinin, sürdürülebilirliğinin ve etkinliğinin sağlanmasına yönelik Plan İzleme, Değerlendirme ve Onay Metodolojisi geliştirilmektedir. Planların Sürdürülebilirliği Planların Entegrasyonu Organizasyon Yapısı İçerik Risk / Kapasite Analizi Dokümantasyon Müdahalenin Etkinliği PLANLARIN YAŞAYAN PLANLAR OLMASI VE KAĞIT ÜZERİNDE KALMAMASI İÇİN PLANLARIN İŞLEYİP İŞLEMEDİĞİ ULUSAL DÜZEYDE DE KONTROL EDİLECEK.

31 Onay Mekanizması İl Afet ve Acil Durum Koordinasyon Kurulu Yerel Düzey Hizmet Grubu Operasyon Planlarının onaylanmasından sorumludurlar. Tüm planlar için; Plan üzerinde etkisi olmayan ekler, planı hazırlayan kurumun en üst yöneticisi tarafından; Plan değişiklikleri ile planı etkileyen eklerdeki değişiklikler; planı onaylamaya yetkili makam tarafından onaylanır. Onaylanan planların birer sureti AFAD Başkanlığına ve sorumlu bakanlık, kurum ve kuruluşlara gönderilir. Yapılan güncellemeler asli değişiklik içeriyorsa onaya tabidir. Planların güncellenmesinden sorumlu kişilerin değişmesi durumunda AFAD’a bilgi verilmelidir. İAADKK Başkanlığın görüşünü almak üzere planın başkanlığa gönderilmesi için olur vermelidir. Gereği için AFAD’a bilgi için Bakanlığa son onay için planlar gönderilebilir. Bu konuyu bir netleştirmek lazım…

32 Teşekkürler