VERİ TABANI PROGRAMI MS ACCESS KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ.

... konulu sunumlar: "VERİ TABANI PROGRAMI MS ACCESS KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ."— Sunum transkripti:

1 VERİ TABANI PROGRAMI MS ACCESS KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

2 ACCESS VERİTABANININ BÖLÜMLERİ
Menü Çubuğu (Menü bar) Araç Çubuğu (Toolbar) Veritabanı penceresi Nesne Çubuğu Varolan nesneler Durum Çubuğu (Status Bar) KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

3 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

4 Tablolar KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

5 Alan Özellikleri KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

6 Açıklama(Description): alan hakkında açıklayıcı bilgi yazılabilir.
Alan adı(FieldName): Tabloya eklenmek istenen alan isimleri en fazla 64 karakter uzunluğunda olabilmektedir. Açıklama(Description): alan hakkında açıklayıcı bilgi yazılabilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

7 VERİ TÜRLERİ KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

8 VERİ TÜRLERİ Metin: Rakam, harf veya işaretlerden oluşan 255 karakter genişliğinde alandır. Not: Metin alanı olmakla birlikte, karakter alabilir. Tarih/Saat: Seçime göre tarih veya saat tutan alandır. Para Birimi : Para birimlerine ayırılan alandır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

9 VERİ TÜRLERİ Otomatik Numara: Otomatik olarak doldurulan alandır.
Evet/Hayır: Mantıksal işlemler için kullanılır. Ole Nesnesi: Access tarafından bir başka nesnelere yer vermek için oluşturulmuştur. Köprü: Internet sitelerinde bulunan sayfaların URL adresi tutabilecek alandır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

10 Field Size (Alan Boyutu)
1-)Text (Metin) 2-) Number (Sayı) KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

11 1-)Text (Metin) alan boyutu :
0 ile 255 karakter arasında olmalıdır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

12 2-) Number (Sayı) alan boyutu:
Byte : 0’dan 255’e kadar tam sayı tutar. tamsayı : ’den 32768’e kadar tamsayılar, uzun tamsayı: ’den ’e kadar tamsayılar KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

13 Biçim: Verinin tabloda(raporlarda, formlarda) nasıl görüntüleneceğini belirler. Örnek(Text ve Memo alanları için biçimlendirme): Ayar Veri Görünüm  > Küçük harfi büyük harfe çevirir. < Büyük harfi küçük harfe çevirir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

14 Input Mask (Giriş Maskesi):
Veritabanına verileri girerken girişi kolaylaştırmak için verileri belirli bir biçimde yazdırabiliriz. Giriş maskesi sihirbazı bunun için kullanılabilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

15 Geçerlilik Kuralı: Veri girilmesi sırasında verilerin geçerliliği sınanabilir veri gireni uyarabilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

16 Geçerlilik Kuralı: <>0 Girilen değer sıfırdan farklı olmalıdır.
>100 Or Is Null Girilen değer ya boş olmalıdır veya 100’den büyük olmalıdır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

17 Geçerlilik Kuralı: Like ”B??????” Girilen değer 7 karakter uzunluğunda ve B harfi ile başlamalıdır. “Ankara” Or ”İstanbul” Girilen değer Ankara veya İstanbul olmalıdır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

18 Geçerlilik kuralına uyulmadığında buraya geçerlilik metni yazılabilir.
 Gerekli: Bir alan gerekli hale getirilirse veri tablosu doldurulurken Access bu alanın boş bırakılmasına izin vermez. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

19 Sıfır uzunluk izni: doldurulması gerekli alanların doğru doldurulmasını sağlamanın bir yolu da, alana girilecek değerin boyunun sıfır olasılığını önlemektir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

20 Sıralı: Evet sıralamayı onaylar. Evet (Yineleme var) seçeneğinde bu değerin birden fazla olmasına imkan verir. Evet (Yineleme yok) seçeneğinde bu alandaki verinin tekrarlamasına izin vermez (Birincil anahtar). KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

21 DERS1. SONU KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

22 Unicode zip: Unicode uyumlu 65 536 karakteri destekler.
KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

23 Lookup: Display Control : Text Box, List Box, Combo Box
Row Source Type : Table/Query(aranan Değerler tablo veya sorgudan alınacak ise), Value List(Sabit değerler aranacak ise), Field List(alan değerleri aranacak ise) KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

24 Veri Girişi (Database Design)
F2: İmleci alanın içerisine getirerek değişiklik yapılabilir. Ctrl+Space Bar : Bulunulan sütun seçilir. Satır\Sütun genişlikleri Excel’de olduğu gibi Format menüsünden veya kök sütun\satır hücrelerini seçerek yapılabilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

25 Kayıtların Sıralanması
Database Design bölümünde sıralama yaptırılacak sütünda iken ascending : Küçükten büyüğe, Descending : Büyükten küçüğe sıralar. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

26 Bazı Kayıtların seçilmesi (Filtre)
Sıralama tüm kayıtlar için yapılıyordu. Filtre istenilen özelliğe uyan kayıtlar için yapılmaktadır. Kayıtlar / Filter seçeneğinde 3 komut içeren menü karşımıza çıkar. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

27 Gelişmiş form süzgeci: Ekrana aşağıdaki gibi bir pencere açılır.
Form Süzgeci : Ekrana gelen Sütun veya sütunlarda istenilen özellik seçilir. Seçime göre süz : Seçim yapılan verilere uyan kayıtları ekrana getirir. Gelişmiş form süzgeci: Ekrana aşağıdaki gibi bir pencere açılır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

28 Yeni tablo ekleme (Insert/Table)
Yeni tablo oluşturma Başka bir VT’ından tablo alma Başka VT’ından tablo bağlama KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

29 Tablolar arası ilişki kurmak (Relationships)
Bilgileri bir tabloda tutmak hem pratik hem de mümkün olmayabilir. Bu nedenle yapılan işlemler ile ilgili bilgiler çoğu zaman bir tabloda birden fazla tabloda tutulur. Ancak ayrı tablolarda tutulan bu bilgilerden yararlanabilmek için tablolar arası bağlantı veya ilişki kurulması gerekmektedir. Tablolar veya veritabanı dosyaları arasında ilişkiye imkan tanıyan Access gibi veritabanı programlarına İlişkisel Veri Tabanı programı adı verilmektedir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

30 Tablolar arası ilişki kurmak
Veri tabanında bulunan Cari hesaplar ve Cari işlemler tablosunu ele alalım. Her iki tabloda yer alan Hesap Kodu(birinci tabloda Primary olarak tanımlanmıştır.) adındaki alan üzerinden ilişki sağlanacaktır. Tools\Relationships komutu verilir. Bu ekranda Relationships\Show Table seçilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

31 Tablolar arası ilişki kurmak
Gelen tablo isimlerinden ilişki kurulacak tablolar seçilerek Add butonuna basılır. (Cari Hesaplar ve Cari İşlemler) Aralarında ilişki kurulmak istenen tablolarda aynı özelliğe sahip bir alanın olması gerekmektedir. (Örn: Hesap Kodu) Brincil tablodan ilişkiyi kurmada kullanılacak alan sürüklenerek İkincil tablodaki ilişki kurulacak alana bırakılır. 1-, 1-M(one-to-many) Bire çok ilişki KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

32 Tablolar arası ilişki kurmak
Gelen ekrandan ilişki kurulacak alanlar değiştirilebilir.Kaydı olayan hesap kodu ile işlem yapılmasını engellemek için Enforse Referential Integrityonay kutusu seçilir. Cascade Update Related Fields : Birincil tablodaki hesap kodunda yapılan değişiklikler ikincil tablodaki hesap koduna yansır. Cascade Delete Related Records : Birincil tablodaki hesap kodu silindiği zaman ikincil tablodaki ilgili kayıtlar silinir. Bu işlemden sonra Cari hesaplar tablosunda Lookup özelliğini inceleyiniz... KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

33 Query-Sorgu Hazırlamak
Daha önceki konularda, Access tablolarında yer alan kayıtlara indexlerin yardımı ile hızlı ve kolay bir şekilde ulaşılabiliyordu(Filter/Sort). Ancak bu şekilde kayıt arayıp bulmak, birçok işlem için yeterli olmaz. Kayıt seçme ve sıralama işlemine daha sonra gerek duyulabilir. Bu nedenlerden dolayı Query-Sorgu hazırlama ihtiyacı duyulmaktadır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

34 Bu işleme geçmeden önce öğrenci_kayıtları adı ile yeni bir veritabanı yaratalım. Veri tabanındaki oluşturulan tablolar ve özellikleri aşağıda verilmiştir. Öğrenci No: 10 karakter, Birincil anahtar, gerekli Adı: 20 Karakter, gerekli Soyadı: 20 karakter, gerekli, büyük harfli Bölüm Kodu: 40 karakter, gerekli, Değer listesi Fakültemizde bulunan bölümleri içermelidir. BÖTE, İNÖ, MTÖ, OÖÖ, SNÖ, TRÖ Baba Adı: 20 karakter Ana Adı: 20 karakter Doğum Yeri: 15 karakter, varsayılan Ankara Adres: 200 karakter Telefon: 11 karakter, biçim ve giriş maskesi var. Kayıt Tarihi: 4 karakter, sadece yıl Burs durumu: Evet/hayır KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

35 Aşağıdaki kayıtları Öğrenci özlük tablosuna girelim.
KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

36 Query-Sorgu Hazırlamak
1. Adım 2. Adım 3. Adım 4. Adım Bölüm Kodu BÖTE olan öğrencileri sorgulayalım! KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

37 Ekle(Add) butonu ile tablolar sorguya dahil edilir.
Bir veya daha fazla sorgudan da sorgu elde edilir. Her ikisi de kullanılabilir. Tablolar eklendikten sonra pencere kapatılır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

38 Öğrenci_Özlük tablosundan Öğrenci No, Adı, Soyadı, Bölüm Kodu alanları sorgunun içerisinde yer almaktadır. Her alanda bir veya birden fazla ölçüt belirlenebilir. Ölçüt (Criteria), Bölümü BÖTE Hazırlanan sorguya isim verilerek kaydedilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

39 Belirtilen şartlara uygun sorgu tablosu aşağıda verilmektedir.
Sorgulama sonunda bir veya birden fazla tablodan alınan kayıtlarla yeni bir tablo ortaya çıkar. Bağlı bulunduğu tabloya ait kayıtlar değişince sorgu kayıtları da değişir. Bundan dolayı sorgu sonucunda meydana gelen tablolara Kayıt Kümesi veya Dynaset adı verilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

40 Sorgu tablosuna istediğiniz alanları getiriniz.
Burslu olan öğrencileri Adı alanına göre sıralayarak veren ogrenci_burslu adında sorgu oluşturunuz. Sorgu tablosuna istediğiniz alanları getiriniz. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

41 Birden Fazla Tablo için Sorgu Hazırlamak
Ders Kodu: 7 karakter, büyük harf, gerekli Ders Adı: 50 karakter, gerekli, yineleme yok Kredisi: Sayı(Byte), ondalıksız Şube: 2 karakter, varsayılan 01 Öğretim elemanı: 30 karakter, varsayılan servis KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

42 Dersler KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

43 Öğrenci_ders Öğrenci No: 10 karakter, gerekli, Lookup(Arama) Öğrenci_Özlük tablosundan Öğrenci_no, Adı , Bölümü alanlarını alacak Ders Kodu : 7 karakter, Lookup(Arama) Dersler tablosundan Ders kodu alanı gelecek Yarırıl : 15 karakter, varsayılan 2002/2003-Bahar 1 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

44 Kayıtlar 1 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

45 Tablolar arası sorgulama
Sorguya 3 tablo dahil edilmiştir. Tablolar arası ilişkiyi kurunuz. Yukarıdaki alanlar ekrana gelmektedir. Bölüm kodu BÖTÖ olanlar listelenecektir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

46 Sorgu sonucu Aşağıdaki sorgulamaları uygulayınız.
Bölüm kodu İNÖ olan öğrencilerin aldıkları dersler, Ders Kodu ÖTÖ ile başlayan dersleri alan öğrenciler, numaralı öğrencinin aldığı dersler. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

47 Parametrik sorgular Önceki örnekte Bölüm Kodu BÖTE olanların sorgusu yapılmıştı. Diğer bölümler de düşünülürse bu şekilde sorgulama pratik olmayabilir. Bunun için en uygun sorgulama türü Parametrik sorgulardır. Parametrik sorgularda sorgulama yapılacak alan ya da alanların açıklamaları köşeli parantez içerinde yazılır. Sorgu sırasında kriter yazılır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

48 Kullanıcıyı yönlendirecek parametre açıklaması yazılır.
Not: Between [Başlangıç tarihi] and [Bitiş tarihi] kriterini tartışınız. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

49 Öğrenci numarası ve adına göre desrlerini veren sorgu oluşturunuz.
Uygulama Öğrenci numarası ve adına göre desrlerini veren sorgu oluşturunuz. Girilen ders koduna göre sınıf listesini veren sorgu oluşturunuz. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

50 Sorgularda sayısal içeriği tasnif etmek, toplamak
View(Görünüm) menüsünden Totals(Toplamlar) seçilir. Liste kutusu açılarak istenilen işlemler yapılabilir. Öğrenciye ait derslerin kredisini toplar KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

51 Çapraz Sorgulama (Crostab Query)
Yeni bir sorgu sayfası açalım. Query / Crosstab seçelim Yandaki çekilde satır ve sütün başlıklarını, değeri belirleyelim Sonuç: Bölümlere göre görülen numaradaki öğrencilerin toplam kredileri KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

52 Tablo oluşturma sorguları
Accessde sorgulardan yararlanarak yeni tablolar hazırlama imkanı bulunmaktadır. Yeni sorgu oluşturalım. Tablo ekleyelim. Alanları ve kriteri belirledikten sonra Query/Make Table seçelim. Tablo adı verelim. Query /Run seçimi ile tablo görüntüsü ekrana gelmektedir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

53 Ayrıca Sorgu ekranında bulunan
Query/Delete: Belirtilen koşula göre birden fazla kayıtı siler. Query/Append: Yapıları aynı olan bir tablodan başka bir tabloya kayıt yapılır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

54 Uygulama örnekleri KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

55 Öğrenci_özlük tablosuna form hazırlayalım.
Form Hazırlamak 3. Adım 4. Adım 2. Adım 1. Adım Öğrenci_özlük tablosuna form hazırlayalım. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

56 Formalara düğme ekleme
Adım Command buton seçilir. 3. Adım Görev tanımlaması yapılır. 2. Adım Ekrandaki yeri belirlenir 4. Adım İşlem devam eder. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

57 Form sayfasını aşağıdaki gibi oluşturunuz.
KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

58 Yapılan İşlemler Form boyutu ekrana göre büyüldüldü.
Görünüm-Alt bilgi\Üst bilgi (View-Form Header\Fooder)’ den üst bilgiye araç çubuklarından label kullanılarak başlık yazıldı. Alanlar forma aktarılarak düzenleme yapıldı. Bölüm kodu sağ tıklama Değiştir (Change to) ile Combo box durumuna getirildi. Yine burs durumu onay kutusu (Check box) durumuna getirildi. Araç çubuğu (Toolbox) yardımı ile command butonları oluşturuldu (Form kapat, önceki kayıt, sonraki kayıt...). KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

59 Ana\Alt Form Hazırlamak
Aynı pencerede birbirleri ile ilişkili olan iki tabloya ait iki formun olması çok daha işlevsel olabilmektedir. Bunun için ana ve alt form hazırlanmaktadır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

60 Örnek: 1.. Alt form hazırlama: Öğrenci_ders tablosunun formunu Autoform: Tabular olarak hazırlayınız ve öğrenci_ders_alt olarak kayıt ediniz. 2.. Ana form hazırlama: Dersler tablosuna, form sihirbazı yardımı ile bir form hazırlayınız. 3.. İki formu birleştirme: Dersler tablosunun form design ortamında iken; Toolbox penceresinden SubForm’u seçiniz(Toolbox’da Autowizard seçili olmalıdır). Alt formun yerini ekranda belirleyiniz. Gelen ekranda Form seçeneğini işaretledikten sonra öğrenci_ders_alt formunu seçiniz. Gelen ekranlarda farklı işlem yapmayacaksanız next ile geçiniz. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

61 Ana form ve alt form tasarım görünümü
Sub form hazırlama işleminde gelen pencerelerden bir tanesinin görünümü Ana form ve alt form tasarım görünümü KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

62 Form Görünümü KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

63 Şimdi hazırladığımız formları aşağıdaki şekilde giriş formu oluşturarak bu forma bağlayalım.
KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

64 Rapor Hazırlamak Form aracılığı ile tablolara veri girişi yapıldıktan sonra, ekran çıktısı veya yazıcı çıktısı almak amacı ile rapor hazırlanmaktadır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

65 Öğrenci_özlük tablosuna rapor hazırlayalım.
Rapor Hazırlamak 2. Adım 3. Adım 1. Adım Öğrenci_özlük tablosuna rapor hazırlayalım. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

66 Rapor Hazırlamak * Sayfa üst bilgisine araç çubuklarından etiket bilgilerini yazalım. * Fields List’den istenilen alanları ayrıntılara yerleştirelim * Altbilgi yazılabilir. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

67 Rapor Baskı Önizleme Görünümü
KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

68 Makro Hazırlamak 2. Adım 3. Adım 1. Adım Makroda, Öğrenci_özlük tablosuna erişim için ileti kutusu ve tablo aç öğeleri yer almaktadır. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ