Lisansüstü Süreçlerde Otomasyon: İTÜ E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi

... konulu sunumlar: "Lisansüstü Süreçlerde Otomasyon: İTÜ E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi"— Sunum transkripti:

1 Lisansüstü Süreçlerde Otomasyon: İTÜ E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Süreçlerde Otomasyon: İTÜ E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi Prof. Dr. İsmail Koyuncu İTÜ FBE Müdürü FENBİLKON 6 – SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ

2 FENBİLKON 6 – SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Sunuş Özeti Mevcut Öğrenci ve Program Bilgisi Otomasyon Çalışmaları (E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi) Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması FENBİLKON 6 – SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ

3 Mevcut Öğrenci ve Program Bilgisi
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Mevcut Öğrenci ve Program Bilgisi

4 Üniversitelere Göre Toplam Lisans + Lisansüstü
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Üniversitelere Göre Toplam Lisans + Lisansüstü Öğrenci Sayıları ÖSYM, verileri

5 Lisansüstü Öğrenci Sayısı/Toplam Lisans+Lisansüstü Öğrenci
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Öğrenci Sayısı/Toplam Lisans+Lisansüstü Öğrenci Sayısı Yüzdesi ÖSYM, verileri

6 Üniversitelere Göre Toplam Lisansüstü Öğrenci Sayıları
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Üniversitelere Göre Toplam Lisansüstü Öğrenci Sayıları ÖSYM, verileri

7 Öğrenci Sayılarına Göre Tüm Enstitülerdeki Öğrenci Sayıları
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Öğrenci Sayılarına Göre Tüm Enstitülerdeki Öğrenci Sayıları İTÜ FBE Türkiye’de en çok öğrencisi bulunan 3. Enstitü ÖSYM, verileri

8 Üniversitelere göre Fen Bilimleri Enstitüleri Öğrenci Sayıları
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Üniversitelere göre Fen Bilimleri Enstitüleri Öğrenci Sayıları ÖSYM, verileri

9 FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
Fen Bilimleri Enstitüleri Doktora Öğrenci Sayısı/ Toplam Lisansüstü Öğrenci Sayısı Yüzdesi ÖSYM, verileri

10 Lisansüstündeki Doktora öğrenci yüzdesi – Yayın Sayısı İlişkisi
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstündeki Doktora öğrenci yüzdesi – Yayın Sayısı İlişkisi Boğaziçi, Bilkent, ODTÜ, Sabancı ve İTÜ ÖSYM, verileri

11 İTÜ Lisansüstü Öğrenci Sayıları
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ İTÜ Lisansüstü Öğrenci Sayıları TOPLAM YÜKSEK LİSANS DOKTORA İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ 11404 8365 3039 ____FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 9932 7262 2670 ____AVRASYA YER BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 67 36 31 ____SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 679 498 181 ____BİLİŞİM ENSTİTÜSÜ 357 258 99 ____ENERJİ ENSTİTÜSÜ 369 311 58 İTÜ verileri

12 İTÜ Lisansüstü Öğrenci Dağılımı
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ İTÜ Lisansüstü Öğrenci Dağılımı İTÜ verileri

13 Lisansüstü Öğrenci Sayısı
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Öğrenci Sayısı İTÜ verileri

14 FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
Doktora Öğrenci Oranı İTÜ verileri

15 FBE Anabilim Dalı ve Program Sayıları
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ FBE Anabilim Dalı ve Program Sayıları 46 Anabilim Dalı 76 Program 63 Yüksek Lisans 47 Doktora 9 Tezsiz Yüksek Lisans 119 farklı YL ve DR programı İTÜ verileri

16 FBE Programlarının Disiplinler Bazında
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ FBE Programlarının Disiplinler Bazında Dağılımı İTÜ verileri

17 Disiplinlerarası Program Yüzdesi
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Disiplinlerarası Program Yüzdesi Disiplinlerarası Program Sayısı : 15 İTÜ verileri

18 Disiplinlerarası Programlar
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Disiplinlerarası Programlar Afet ve Acil Durum Yönetimi YL Programı Deniz Ulaştırma Müh. YL ve DR Programı Gayrimenkul Geliştirme YL Programı Kıyı Bilimleri ve Müh. YL ve DR Programı Mekatronik Müh. YL ve DR Programı Polimer Bilim ve Teknolojisi YL ve DR Programı Uçak ve Uzay Müh. YL ve DR Programı Kentsel Tasarım YL Programı Savunma Teknolojileri YL Programı Mimari Tasarımda Bilişim YL ve DR Programı Uçak- Uzay Mühendisliği YL ve DR Programı Malzeme Bilimi ve Mühendisliği YL ve DR Programı Moleküler Biyoloji Genetik ve Biyoteknoloji YL ve DR Programı Raylı Sistemler Mühendisli YL Programı Proje Projeleri Yönetimi (Tezsiz) YL programı Disiplinlerarası Program Sayısı : % Oranı: 20 İTÜ verileri

19 Mevcut Durumda Yabancı Öğrenci Sayısı
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Mevcut Durumda Yabancı Öğrenci Sayısı (1433 Öğrenci – Yabancı öğrenci %’si: % 14,4) İTÜ verileri

20 Yabancı Öğrenci Sayısı
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Yabancı Öğrenci Sayısı İTÜ verileri

21 FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
Mezun Sayısı İTÜ verileri

22 Otomasyon Çalışmaları (E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi)
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Otomasyon Çalışmaları (E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi)

23 Otomasyon Çalışmaları
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Otomasyon Çalışmaları E-FBE altyapısının tamamlanmasına yönelik çalışmalar KÜTÜK (Elektronik Arşiv ve Belge Yönetim Sistemi) programının yenilenmesi MİMAS (Anabilim Dalları ve Programları Haberleşme ve Bilgi Portalı) programının yenilenmesi PETEK (Akademik Programların web sayfası) web sayfasının hazırlanması E-FBE Bilgi Yönetimi Projesi

24 Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ E-FBE Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)

25 Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK) Önce Sonra

26 Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)

27 Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)

28 Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK) İTÜ Fen Bilimleri Enstitüsü tarafından yürütülen lisansüstü programları ve öğrenci işlemleri sırasında üretilen ve tüketilen tüm belgeleri elektronik olarak tutmak; böylece bu işlemlerin daha hızlı, etkin ve doğru şekilde gerçekleştirmektir. FBE Bilgi İşlem Birimi tarafından MS Share Point 2010 üzerinde geliştirilmiştir. Onay ve değerlendirme işlemleri iş akışları aracılığıyla düzenlenmiştir. Öğrenci Dosyalarının Taranması 12409 taranan dosya sayısı Belge Sayıları Gelen Belge E-FBE’den Gelen Giden Belge 2013 19555 1761 11604 2014 6110 1119 3134

29 Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK)
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Elektronik Arşiv Ve Belge Yönetim Sistemi Projesi (KÜTÜK) Kazanımlar: Kağıt ve fotokopi masraflarında toplamda %70’e varan tasarruf sağlanmıştır. İTÜ Fen Bilimleri Ensitütüsü öğrenci, süreç ve işlem verileri daha sağlıklı tutulmaya başlanmıştır. Tüm öğrenci dosyalarına elektronik olarak ulaşım olanağı sağlanmış. Böylelikle Öğrenciye durumu hakkında anında yanıt verme veya daha kısa sürede yanıt verme olanağı sağlanmıştır. Aynı anda farklı birden fazla çalışanın aynı öğrenci dosyası üzerinde çalışabilme olanağı sağlanmıştır İşlem süreleri, iş akışları ve süreçler kısaltılmıştır. Gereksiz ve/veya artık gereği kalmayan bürokratik işlemler süreçlerden çıkartılmıştır. Belge takibi ve denetlemesi mümkün hale gelmiş ve elektronik ortamdan süreçler takip edilebilir olmuştur. Öğrenciye geri bildirim ile öğrenci memnuniyeti artırılmıştır.

30 FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
E-FBE Anabilim Dalları, Programlar ve Lisansüstü Öğrencileri Haberleşme ve Bilgi Portalı

31 FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
E-FBE

32 E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi FBE’nin anabilim dalları, programlar ve lisansütü öğrenciler ile iletişim kurduğu bir arayüzdür. FBE Bilgi İşlem Birimi tarafından geliştirilmiştir. Fen Bilimleri Enstitüsü bünyesinde yer alan 46 Anabilim Dalı ve bunlara bağlı 76 programın Enstitü ile olan bilgi alışverişinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlamaktadır. Lisansüstü öğrencilerinin dilekçe başvuruları özelleştirilmiş formlar aracılığıyla alınarak KÜTÜK (Döküman Yönetim Sistemine) aktarılır. Akademik programlara ilişkin sunulan çeşitli istatistikler ile program iyileştirme süreçlerinin elektronik olarak takibi ve sürekliliği sağlanmaktadır.

33 Program ve Anabilim Dalı İşlemleri
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Program ve Anabilim Dalı İşlemleri Program bilgileri ve akademik kadro yönetimi Lisanstü danışman atama işlemleri YL, DR tez savunma ve DR tez izleme jüri belirleme ve değişim işlemleri. Program ders listesi yönetimi ve dönemlik ders programı oluşturulması Dönemlik ön koşul, kontenjan bilgilerinin tanımlanması Mülakat bilgilerinin tanımlanması DR Yeterlik sınavı bilgilerinin ve yeterlik jürilerinin belirlenmesi Program Koordinatörü  Anabilim Dalı Başkanı  Enstitü Yönetimi (Bilgi Girişi) (Görüş Bildirimi) (Onay)

34 Program ve Anabilim Dalı İşlemleri
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Program ve Anabilim Dalı İşlemleri Lisanstü danışman atama işlemleri

35 Program ve Anabilim Dalı İşlemleri
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Program ve Anabilim Dalı İşlemleri YL, DR tez savunma ve DR tez izleme jüri belirleme ve değişim işlemleri.

36 Program ve Anabilim Dalı İşlemleri
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Program ve Anabilim Dalı İşlemleri Program ders listesi yönetimi ve dönemlik ders programı oluşturulması

37 Program ve Anabilim Dalı İşlemleri
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Program ve Anabilim Dalı İşlemleri Ön koşul, kontenjan ve mülakat bilgilerinin tanımlanması

38 Program ve Anabilim Dalı İşlemleri
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Program ve Anabilim Dalı İşlemleri DR Yeterlik sınavı bilgilerinin ve yeterlik jürilerinin belirlenmesi

39 Lisansüstü Öğrenci İşlemleri Öğrenci FBE Personeli KÜTÜK
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Öğrenci İşlemleri Genel Dilekçe Talepleri Askerlik, Ders, Öğrenci Belgeleri, Öğrenci İstemleri Yüksek Lisans İşlemleri YL Dilekçeleri YL Tez Teslim Başvurusu Doktora İşlemleri DR Dilekçeleri Yeterlik Sınavı Başvurusu DR Tez Öneri Raporu İşlemleri DR Tez Çalışma Raporu İşlemleri Öğrenci FBE Personeli KÜTÜK (Bilgi Girişi, Talep) (Bilgi Kontrolü) (İş Akışları)

40 Lisansüstü Öğrenci İşlemleri
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Öğrenci İşlemleri Genel Dilekçe Talepleri

41 Lisansüstü Öğrenci İşlemleri
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Öğrenci İşlemleri Doktora Tez Çalışma Raporu İşlemleri

42 Raporlama ve İstatistik
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Raporlama ve İstatistik Program süreçleri takibi ve raporlama Ders Programları, Danışman Atama, Jüri Belirleme v.b. Programlara ilişkin rapor ve istatistikler Öğrenci Listeleri, Mezun Listeleri Akademik kadro detayı Öğrenci Sayıları v.b. Öğretim Üyelerine ilişkin raporlama Danışmanlık yükleri Ders yükleri Yayın detayları Proje detayları

43 Raporlama ve İstatistik
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Raporlama ve İstatistik Program süreçleri takibi ve raporlama

44 Raporlama ve İstatistik
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Raporlama ve İstatistik Program Aktif Öğrenci Listesi

45 Raporlama ve İstatistik
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Raporlama ve İstatistik Program Akademik Kadro Detayı NTP = 0.5 x TDP x S5YP x TYP x HINDP

46 Raporlama ve İstatistik
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Raporlama ve İstatistik Öğretim Üyesi Detayı

47 FBE Akademik Programları Bilgi Portalı (PETEK)
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ E-FBE FBE Akademik Programları Bilgi Portalı (PETEK)

48 FBE Akademik Programları Bilgi Portalı (PETEK)
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ FBE Akademik Programları Bilgi Portalı (PETEK)

49 FBE Akademik Programları Bilgi Portalı (PETEK)
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ FBE Akademik Programları Bilgi Portalı (PETEK) FBE Akademik programları için standart bir web sayfası hazırlanmıştır. FBE Bilgi İşlem Birimi tarafından geliştirilmiştir. Bilgileri E-FBE’den otomatik olarak alan PETEK, sürekli kendi kendini yenileyen bir canlı web sayfasıdır. Bu şekilde programların web sayfalarının güncellenme problemi ortadan kalkmıştır. PETEK deki program web sayfaları, program hakkında bilgi, başvuru şartları ve kontenjan bilgileri, akademik personel hakkında bilgi, dersler ve ders katalog bilgilerini içermektedir. Program akademik kadrosunda yer alan öğretim üyelerinin yayın ve proje detaylarını tanımlayabildikleri arayüzler.

50 Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması

51 Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması FBE bünyesinde faaliyet gösteren akademik programların yenilenmesi ve ders kataloglarının sanallaştırılması hedeflenmiştir. İlk çalışma 2010 yılında LESKİS adı altında fiziksel dosyalar üzerinden gerçekleştirilmiştir. Enstitü otomasyon projeleri sayesinde daha fazla vakit ayırma şansı doğmuş ve işlemlerin web ortamında takip edilebilirliği sağlanmıştır. Akademik programlar tüm detyalarıyla incelenmiş, dünayda eşleniği olan programlar ile kıyaslanmış ve ders içerikleri yenilenerek katalog fomrları oluşturulmuştur. Yenileme sürecinin sanal ortama taşınması ile sürekliliği sağlanmıştır.

52 Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması Yapılacak çalışma adımları aşağıda örnekleri ile gösterilmiştir. US News and reports World's Best Universities sıralamasında ilk 50 üniversite alınabilir. World University Rankings 2012 listesinden de ilk 50 Üniversite tespit edilebilir. Bölüm bazında sıralamaya geçilecek Arama yapılan program alanında meşhur üniversiteler taranacak ve en az 5-6 üniversite programı incelenmelidir. 4.Adımdaki programlarda açılan yüksek lisans ve doktora derslerine ait (sadece kendi programındakiler değil ilgili yakın programlardaki dersler de dahil edilecek) ders içerikleri, kredisi, ön şartları ve ders kodları gibi bilgiler çıkarılacak Programın İTÜ’deki dersleri belirlenecek Diğer programlarda bulunan ve faydalı bulunan dersler programın dersler listesine eklenecek. Karşılaştırma yapılarak İTÜ’de olmayan dersler belirlenecek Bu dersleri verebilecek öğretim üyeleri araştırılacak Dersi verecek öğretim üyesi bulunamıyorsa bu derslerin (programın kendi dersleri + yakın programdaki dersler) açılabilmesi için öğretim üyesi temin edilmek üzere Fen Bilimleri Enstitüsüne (Rektörlüğe) dersler bildirilebilir.

53 Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması Ders Kıyaslama Tablosu. UM UT Illinois UCLA TAMU VT UMem UF CEE 520. PhysicalProcesses of Land-SurfaceHydrology x CEE 525. TurbulentMixing in BuoyantFlows CEE 526. Design of HydraulicSystems CEE 529. HydraulicTransients I CEE 621. FreeSurfaceFlow CE 394K - EngineeringHydrology CE Hydrodynamics of PropulsorsandDynamicPositioningSystem CE 386M - Design of WaterandWastewaterTreatmentPlant Design CEE 450 SurfaceHydrology CEE 452 Hydraulic Analysis and Design CEE 553 RiverMorphodynamics CEE 557 GroundwaterModeling 150. IntroductiontoHydrology. 151. IntroductiontoWaterResourcesEngineering. 250A. SurfaceWaterHydrology. 250C. Hydrometeorology. 251B. Contaminant Transport in Groundwater 252. EngineeringEconomic Analysis of WaterandEnvironmental Planning.

54 Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması Ders Katalog Formu

55 Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması Ders Katalog Formu

56 Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması Değerlendirme: Ders Dağılımları

57 Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Lisansüstü Programları Sürekli İyileştirme Çalışması Değerlendirme: Program Çıktısı Ders Katkı Dağılımı

58 FENBİLKON 6 – SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Sonuçlar İTÜ E-FBE Bilgi Yönetim Sistemi ile iş yoğunluğu azalmıştır. İş akışları daha sağlıklı bir ortamda yapılmaya başlanmıştır. Zaman kaybı önlenmiştir. Lisansüstü programları sürekli iyileştirme çalışmaları için daha çok vakit ayrılmaya başlanmıştır. Lisansüstü programları sürekli iyileştirme çalışmalarının E-FBE üzerinden yapılması ile takip sistemi verimliliği artmıştır. FENBİLKON 6 – SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ

59 Teşekkür FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
Doç. Dr. Şule Itır Satoğlu (Enstitü Müdür Yardımcısı) Hatice Ekem (Enstitü Sekreteri) Yüh. Müh. Mustafa Çoban (Bilgi İşlem Birimi) Yük. Müh. Erdem Çiçek (Bilgi İşlem Birimi) Yük. Müh. Zafer Eren (Bilgi İşlem Birimi) FENBİLKON 6 – SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ

60 FENBİLKON 6 – SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ
FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Teşekkürler FENBİLKON 6 – SÜLEYMAN DEMİREL ÜNİVERSİTESİ